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MANUALES
Integrante:
Jess Armando Rojas Rangel C.I 25316110.
Seccin: S0.
Esc.: 47.
Asignatura: Sistemas y Procedimientos Administrativos.
MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Segn Graham Kellog: "El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala
el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar
para ejecutar algn trabajo".
Para Continolo G. un manual es: "Una expresin formal de todas las
informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es
una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del
personal operativo".
Duhat Kizatus Miguel A. en www.gooegle.com, lo define como: "Un documento
que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre
historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se
consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo".
Los manuales administrativos son documentos de carcter informativo e inclusive
instructivo, que poseen la descripcin de las actividades que deben realizar dentro de una
unidad administrativa; y sirven como medios de comunicacin y coordinacin en las
decisiones administrativas a tomar, por ello se relaciona y ataen al empleado directamente,
es decir, orientando a los miembros de la organizacin. Por lo tanto los manuales reflejan
las funciones administrativas que realiza y debe ejecutar la institucin, por ende cumplen
con el propsito de registrar y sealar en forma sistemtica la informacin administrativa
de una organizacin.
Importancia
Los Manuales constituyen una de las herramientas ms utilizadas por las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son
indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones,
los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopcin
de tecnologas avanzada para atender adecuadamente la dinmica organizacional.
Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento que todos
tengan de este, contribuye con una buena comunicacin entre todos los empleados de la
organizacin, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicacin.
Ventajas
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla
en una organizacin, elementos stos que por otro lado seran difciles de reunir.
La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento
sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs
del tiempo.
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en
las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza
la decisin o ejecucin.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y
evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir
un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.
Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en
funciones a las que hasta ese momento no haba accedido
Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan
ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Ubican la participacin de cada Componente de la organizacin en el lugar que le
corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de
cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el
manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en
procedimientos homogneos y metdicos.
Desventajas.
Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse.
Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean
tiles y suficientemente flexibles.
Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Comnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de
manuales de aplicacin, entre ellos tenemos:
A.- Manual de Organizacin.
B.- Manual de Polticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propsito mltiple.
Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen un
cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser
desarrolladas por los miembros de la organizacin y los procedimientos a travs de los
cuales esas actividades son cumplidas
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o
instrucciones se transmiten a travs de comunicados internos. Si bien el propsito de
transmitir informacin se cumple por medio de estos ltimos instrumentos, no se logra el
objetivo de que constituyan un cuerpo orgnico, por lo que resultar difcil en un momento
Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco
de referencia para tomar decisiones cotidianas.
puede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de crdito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
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Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional
determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad
administrativa responsable de la actividad y como informacin general para el
personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de Manual tcnico de
auditoria administrativa, y el Manual tcnico de sistemas y procedimientos.
Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros
del personal de asesora.
Manuales Generales
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:
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Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de
la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen
lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a
condiciones generales.
Manuales Especficos
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