CREACIN DE UNA MACRO

SENCILLA EN EXCEL PARA

TAREAS RUTINARIAS
09/03/2012
BY BRAIS KOECKLIN
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Excel es una potente herramienta de

hoja de clculo, diseada para lo que su nombre indica calcular, pero siempre,
lo que ms tiempo nos roba, es la introduccin de datos y el diseo de los mismo,
es decir: cmo los mostramos finalmente.
Uno de los principales enemigos con los que tendremos que batallar es la
importacin de datos desde otro programa. Veamos un ejemplo: trabajamos con
una aplicacin en la que una serie de vendedores nos van indicando el nmero de
ventas que realizan, y al finalizar el mes, tenemos que pasarle a nuestro superior
una tabla informativa, pero la aplicacin que usan los vendedores no es Excel,
aunque s nos permite exportar a dicho formato.
Aunque no sea el mejor ejemplo del mundo, es claro para todos. Continuemos.

La maravillosa aplicacin que utilizan los comerciales, vendedores, etc. nos

extrae esta tabla, que como veris, slo nos muestra los datos, sin ningn tipo de
formato, y esto, por as decirlo: no es presentable a nadie.

Y lo que hacemos mes a mes, es enviarle algo as a nuestro superior:

Ms bonito, visual, corrigiendo los formatos de fechas, y aadiendo un promedio

de ventas/da en cada vendedor, con un formato condicional para que muestre los
semforos en relacin a las ventas entre ellos (Verde: ms ventas; Rojo: menos
ventas; mbar: la media). Para que este promedio salga correctamente, hemos
tenido que eliminar los 0 en los fines de semana (das en los que no hay
servicio de ventas).
Todas estas acciones, que hacemos mes a mes, realmente no nos comen mucho
tiempo, no ms de 5 minutos salvo que nos lo pidan diario o semanal,
tengamos varios grupos de vendedores Estoy seguro de que este pequeo
tutorial te ser de mucha ayuda para tus tareas.
Vamos con algo de accin.
Localicemos la pestaa de Programador en Excel 2007. Si no la tienes activa, haz
clic en este otro enlace para ensearte a hacerlo en Office 2007 y 2010.

Y ahora, a la izquierda, veremos varias opciones la que nos interesa: Grabar

Macro.
Es cierto que hay mucha gente que programa sus macros para tareas ms
complejas, pero este tutorial no es para esa gente es para todo el mundo que
empieza con excel o que no tiene muchas tablas en el asunto. La mejor manera de
empezar es grabando una Macro.

Antes de grabar la Macro, vamos a preparar un poco nuestra tabla simplemente

vamos a bajar los datos, salvo los ttulos, dejando 3 filas vacas encima de los
datos de los vendedores. De la siguiente forma:

Motivo? Simple las semanas comienzan en lunes, y el primer da del que

tenemos datos es jueves, as que dejamos espacio para esos das. En este mes no
nos servir para nada, pero s para futuros meses, ya le dejamos espacio. En el
futuro, slo tenemos que pegar los datos empezando en el da que sea necesario.
Ahora s, vamos con la Macro.
Cuando pulsamos el botn Grabar Macro, nos aparecer esta ventana:

Vamos a ponerle el nombre. Para esto, Office es un poco especialito, dado que:
El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra.
Los dems caracteres pueden ser letras, nmeros o caracteres de
subrayado.
No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un _
como separador de palabras.
No puedes utilizar un nombre de macro que tambin sea una referencia de
celda; de lo contrario puede aparecer un mensaje indicando que el nombre
de la macro no es vlido.
Llamemos a nuestra macro: Estilo_informe, y le indicaremos que nos lo guarde
en Libro de macros personal, as lo tendremos disponible en cualquier hoja de
Excel que abramos.

Desde el momento en que pulsemos el botn Aceptar, Excel comenzar a grabar

todas nuestras acciones, que sern las que programen nuestra macro, as que
vayamos con cuidado para no tener que repetir acciones, o borrar la macro.
Sigamos estos pasos:
1. Le damos formato a la fecha, para que se muestre como ms te guste (si
indicas que te muestre el nombre, podrs identificar rpidamente los fines
de semana).
2. Coloreamos la tabla a nuestro gusto. Yo diferencio das de la semana y fin
de semana, para ver grupos de das ms cmodamente. Tambin le pongo
las celdas que no uso en color blanco para darle un aspecto ms limpio
pijadas personales.
3. Quitamos los 0 de los fines de semana para que el promedio nos salga
correctamente.
4. Aadimos una nueva tablita, debajo de la grande, que sea resumen del
nmero de ventas y el promedio de ventas/da de cada vendedor. A la
derecha de la tablita aadimos los totales. Como el mes que hemos
escogido es de 31 das, en el futuro no tendremos que mover la tabla, dado
que no habr meses de ms de 31 das.
5. Coloreamos esta tablita en el estilo de la tabla superior.
Hemos terminado, ahora le damos al botn Detener Macro, y listo.
Ahora, cada vez que queramos dar forma a nuestra tabla extrada del programa de
los vendedores, lo nico que tendremos que hacer ser dejar X filas vacas
encima de los datos en relacin al da de la semana con que empiece el mes, y

llamar a nuestra macro para que haga su trabajo. Nos vamos a la Pestaa
Programador y le damos al botn de Macros, y escojemos la nuestra de la lista.
Puede que tengas que desplegar el men de Macros en:.

Si nos damos cuenta, lo nico que hemos hecho a mayores de la preparacin de

nuestro informe ha sido grabar una Macro que ha guardado todas las acciones
que hemos hecho.
Cada uno le encontrar una utilidad diferente, y programar una macro diferente
dependiendo de sus necesidades, pero desde luego todos coincidirn en que es
una herramienta imprescindible para el ahorro de tiempo en las tareas ms
rutinarias.
Podemos programar macros para eliminar contenido en un clic.

o Por ejemplo, si el programa de vendedores extrae las tablas

perfectas, podemos simplemente eliminar los 0 y aadir nuestra
tabla resumen.
Podemos programar macros para dar un formato determinado.
Podemos programar macros para que nos creen grficos obteniendo datos
de un rango determinado.
Podemos asignar una macro a un botn o una imagen para no tener que
buscarla en la Pestaa Programador.
Podemos
Podemos hacer lo que todos queremos hacer hacer ms en menos tiempo, e
invertir el restante en cosas ms placenteras o productivas al fin y al cabo, la
procrastinacin est ah para hacer uso de ella de vez en cuando, no va a ser todo
trabajar o estudiar, no?