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Manual de Uso de Adobe Acrobat 7.

0 para crear el
archivo .pdf
Una vez que haya instalado el software Adobe Acrobat 7.0 Standard que vienen en el CD
de Trabajo de Grado, puede crear el documento .pdf siguiendo los pasos que se le muestran a
continuacin

1. Poner los documentos del Trabajo de Grado bajo formato


Lo primero que debe hacer es colocar todos los documentos del Trabajo de Grado en una carpeta,
enumerarlos segn el orden de impresin, bajo formato establecido en el documento de entrega
del CD de Trabajo de Grado, como se muestra en el siguiente ejemplo:

En la imagen anterior se muestra todos los archivos de una Adscripcin, enumerados del 001 al
011, bajo formato establecido, sin el uso de espacios en blanco; una vez que se tengan todos los
documentos enumerados, debe continuar con el siguiente paso. Si tiene todo su documento de
Trabajo de Grado en un solo archivo puede pasar directamente al siguiente paso.

2. Impresin de los documentos a archivos PDFs


Como ya tiene los archivos bajo formato, debe ahora abrir cada uno con el software con el cual lo
desarrollo, Ej.: si tiene archivos .doc abrir con Microsoft Word, archivos .xls abrir con Microsoft
Excel, etc. Continuando con el ejemplo anterior, lo primero que se debe hacer es abrir el primer
archivo del Trabajo de Grado en este caso el archivo 001-Caratula-Caratula.doc, la imagen
anterior no muestra la extensin de los archivos, pero eso no quiere decir que no la posea,
muchos cometen el error de nombrar los archivos de la siguiente forma
001-CaratulaCaratula.doc.doc, debido a que el explorador de Windows no muestra la extensin, se les pide
tener cuidado en este punto, si usted crea un documento con Word o Excel, el software aumenta
de forma automtica la extensin al nombre que usted pone al archivo y el explorador le oculta
mencionada extensin, lo nico que le pedimos es que cambie el nombre y tenga cuidado al tratar
de aumentar la misma extensin a los documentos que entregar.

En la siguiente imagen mostramos como proceder en el paso dos, abra cada archivo con el
programa con el cual lo cre, para el archivo 001-Caratula-Caratula.doc primero abrimos
Microsoft Word y despus abrimos el mencionado documento.

Una vez que posea el documento abierto debe mandarlo a imprimir, pero buscando entre sus
impresoras una que tendr el nombre de Adobe PDF, para el ejemplo que manejamos una vez
que abrimos el documento que contiene la cartula, lo mandamos a imprimir pero seleccionando
entre las impresoras disponibles la que crea los documentos pdf, como se muestra en la siguiente
imagen:

Despus de seleccionar la impresora para convertir archivos en formato PDF, verifique el tamao
de hoja a imprimir haciendo clic en el botn Propiedades, ubicado al lado derecho de la
impresora seleccionada como se ve en la imagen

Al hacer clic en esa opcin le aparecer otra ventana emergente donde debe seleccionar en la
opcin Adobe PDF Page Size el tamao de pgina correcto Letter y despus hacer clic en
Aceptar como se muestra en la siguiente imagen (en el caso de planos en esa opcin
determine el tamao correcto de los mismos no los imprima en tamao carta).

Despus de seleccionar la impresora, verificar el tamao de pgina seleccionado y una vez que
mande a imprimir el documento, lo que le pedir el software es guardar el archivo generado en su
disco duro, es decir se abrir una ventana con el nombre Save PDF File As, usted primero
debe seleccionar el lugar a guardar, segundo colocar el nombre del archivo (le sugerimos no

cambiar el nombre que aparecer por defecto), y como ultimo paso presionar el botn aceptar, en
nuestro ejemplo guardamos el documento creado en la raz donde estn todos los documentos del
Trabajo de Grado, con el mismo nombre. Como se muestra en la imagen siguiente:

Una vez creado el documento, le sugerimos verificar que se creo que forma correcta el nuevo
archivo, revisar sobre todo formato, si imprimi el documento en el mismo tamao de pgina, que
no se perdieron imgenes, etc. Para el ejemplo con el explorador vamos al lugar donde
guardamos el archivo como se muestra en la siguiente imagen:

Y lo abrimos para verificar que en el proceso de creacin del documento, no se perdi el formato
que tenia en el documento de Microsoft Word, como se muestra en la siguiente imagen:

Como se creo de forma correcta el documento, debe repetir el punto 2 segn el nmero de
archivos que tenga para imprimir, hasta que todos tengan su equivalente en PDF como se
muestra en la imagen siguiente:

3. Armado del documento .pdf


Como ya tiene todos los archivos de su Trabajo de Grado impresos en documentos .pdf, el
siguiente paso es unirlos todos en un solo archivo.
Para colocar todos los archivos .pdf en uno solo debe abrir el primer documento en PDF. Para el
ejemplo Seleccionamos el archivo 001-Caratula-Caratula.pdf, como se muestra en la siguiente
imagen:

Despus de encontrar el primer archivo, se lo debe abrir, como se muestra a continuacin:

Una vez que abri el primer documento debe hacer lo siguiente: primero seleccionar en la parte
superior Document y despus la que dice Insert Pages, o de manera mas rpida
presionar las teclas Ctrl+Shift+I, para el ejemplo le mostramos la imagen correspondiente:

Una vez que hace clic en Insert Pages.. le mostrara una ventana llamada Select File To
Insert, lo que debe hacer es buscar en su disco duro el lugar donde se encuentra el siguiente
documento del Trabajo de Grado, para el ejemplo necesitamos encontrar siguiente archivo del
Trabajo de Grado, que en nuestro ejemplo es 002-Indice-Indice.doc, como se muestra en la
siguiente imagen:

Una vez seleccionado el archivo que desea insertar, le aparecer una segunda ventana llamada
Insert Pages, en esa ventana debe hacer lo siguiente, primero seleccionar en la parte de
Location la opcin After, segundo en la opcin Page, debe seleccionar Last, y por
ultimo presionar el botn OK, esos tres pasos aseguran que el archivo a insertar se pondr al
final del que abri, los pasos indicados anteriormente se ilustran a continuacin:

Despus de haber incluido el archivo, verifique que la inclusin se realizo de forma correcta yendo
al final del documento y viendo que el archivo que selecciono para ser incluido se posiciono en la
parte final, para nuestro ejemplo debemos verificar que el ndice se coloco despus del archivo
que contena la Cartula como muestra la siguiente imagen:

Despus de verificar que el documento se aadi con xito, repetir el proceso de insercin de
archivos hasta tener todo el Trabajo de Grado junto, una vez terminado de aadir el ltimo
documento, debe guardarlo como TrabajoDeGrado.pdf (este nombre es temporal al finalizar deber
renombrarlo segn formato solicitado), para ello va a File y despus a Save As.. para guardar el
archivo con el nombre que se desea, de forma mas rpida presione Ctrl+Shift+S, le mostramos
la imagen correspondiente a continuacin:

Despus que haga clic en Save As.., para el ejemplo guardamos el archivo en el mismo
directorio donde estn los archivos .doc y sus respectivos archivos .pdf como se le muestra a
continuacin:

Una vez guardado el archivo debe verificar que se guard de forma correcta como se muestra a
continuacin:

Le recomendamos abrir el documento y verificar que el contenido este completo.


Nota: Le recordamos que este manual solo gua en el proceso de creacin del documento .pdf,
despus debe usar el documento de creacin del CD para ubicar todos los archivos segn el
formato solicitado, y tambien se le informa que al momento de guardar el Trabajo de
Grado no debe bloquear ningn permiso del documento, por ejemplo el de modificar,
etc.

4. Creacin de los BookMarks


Primeramente los BookMarks son marcas que se colocan en los archivos electrnicos como
indicadores, en el caso de archivos PDF usted crea un BookMark en una posicin del archivo, para
poder volver cualquier momento a esa posicin solo haciendo clic en el BookMark que creo.

4.1. Abrir documento .pdf


Lo primero que debe hacer es abrir el
TrabajoDeGrado.pdf (le recordamos que este es
haber finalizado debe renombrarlo segn formato
Trabajo de Grado), como se muestra en la siguiente

documento que estructur llamado


un nombre temporal y que despus de
del CD de Requisitos para defensa de
imagen:

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4.2. Abrir la seccin de bookmarks


Para abrir mencionada seccin debe ir a la parte superior izquierda de la interfaz de Adobe
Acrobat 7, y hacer clic en la pestaa horizontal BookMarks, como se aprecia en la siguiente
imagen

Una vez que haga clic en la pestaa BookMarks, se desplegara mencionada seccin hacia
la derecha, como se puede apreciar en la siguiente imagen

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4.3. Crear un nuevo BookMark


Para crear un nuevo BookMark puede presionar Ctrl+B o puede hacer clic en el icono de
creacin de nuevo BookMark en la parte superior izquierda en la pestaa que despleg en le
paso anterior, como se muestra en la imagen siguiente:

Una vez que hace clic en ese icono, le mostrara un nuevo BookMark con nombre Untitled,
como se muestra a continuacin:

Debe reemplazar el titulo Untitled por el de INICIO para el primer BookMark que har
referencia a la cartula del documento, le recordamos que para crear cualquier BookMark
primero debe posicionarse en el lugar al cual desea que el BookMark haga referencia y
despus crear el BookMark. Por ejemplo para el primer BookMark debe posicionar el
documento en la primera plana que es la cartula y despus crear el BookMark INICIO, y
sin importar en que lugar que se encuentre dentro el documento si hace clic en el enlace del
BookMark INICIO, de forma automtica se le mostrara la primera plana del Trabajo de Grado
que precisamente es la cartula. Como se ve en la imagen:

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Como se ve en el imagen se creo el bookmark estando en la primera pagina que es la


cartula, usted puede moverse a la pagina 50, 120, 200, pero cada vez que haga clic en
INICIO, de forma automtica se dirigir hacia la cartula.

4.4. Borrar un bookmark


Antes de seguir explicando como entregar el archivo .pdf, le mostraremos algunas otra
funciones que le sern de mucha ayuda, como borrar, renombrar y definir nuevo destino
para un bookmark.
Para borrar un bookmark tiene varias opciones una de ellas, primero debe seleccionar el
bookmark y despus en su parte superior existe un icono con forma de basurero haciendo
clic en el podr borrarlo, le mostramos los dos pasos explicados a continuacin

Tambien puede seleccionar el bookmark a eliminar y posicionndose sobre el bookmark con


el Mouse, presiona el botn derecho para que le muestre una lista de opciones sobre ese
bookmark, seleccione la opcin Delete, para borrar el bookmark seleccionado. Puede ver los
pasos explicados con ms detalle en la siguiente imagen ejemplo:

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Una vez que haya usado una de las dos opciones para borrar el archivo, habr eliminado con
xito el bookmark.

4.5. Modificar destino del bookmark


Puede ser que al trabajar cometa el error de dar a algn bookmark un destino que no es el
correcto, como le decamos al crear un bookmark, ese bookmark har referencia a la
posicin en donde estaba el documento al momento de crearse, a continuacin le mostramos
un ejemplo que explicara de forma mas clara lo mencionado anteriormente.

En la imagen que se muestra en parte superior, se cometi el error de crear el bookmark


Agradecimientos estando el documento ubicado en la seccin donde estn las
Dedicatorias, lo que se debe hacer en este caso es primero avanzando en el documento
llegar hasta la parte en la cual se encuentra los Agradecimientos(se les recuerda que un
bookmark no se crea solo para el principio del documento, puede ser creado para mostrar de
forma directa desde la mitad de una plana o el ultimo prrafo) como se ve en la siguiente
imagen:

Ya estando en el lugar correcto del documento, debe dirigirse con el Mouse a la posicin del
bookmark que tiene destino errneo, en nuestro ejemplo ya estamos en la
Agradecimientos en la parte del documento, y vamos al bookmark Agradecimientos,
estando ah hacemos clic con el botn derecho del Mouse y se despliega una seria de
opciones, buscamos en mencionadas opciones una que tenga el ttulo de Set
Destination, y hacemos clic en ella, lo que estaremos haciendo es definir el nuevo destino
para el bookmark cambiando el que tena, por la posicin en la que se encuentra en el
documento de Trabajo de Grado. Ver imagen a continuacin:

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Una vez que haga clic en Set Destination, le mostrara un mensaje de confirmacin, el
cual debe aceptar para finalizar, y con esa ltima operacin el cambio de destino estar
realizado. Le mostramos la imagen correspondiente a continuacin:

4.6. Renombrar bookmarks


Cuando no nombre un bookmark con el nombre correcto, lo que debe hacer es
primeramente posicionarse sobre el bookmark con el Mouse y hacer clic en el botn
derecho, le mostrara una lista de opciones del bookmark, despus debe seleccione la opcin
Rename, como se muestra a continuacin:

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Una vez que haga clic en Rename, se le habilitara el nombre para que pueda hacer las
modificaciones del mismo, como se muestra a continuacin:

Cambie el nombre actual al que desea colocar y presione Enter para guardar los cambios
como se ve a continuacin:

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4.7. Mover bookmarks


En el punto 4.3 creamos el primer obligatorio bookmark llamado INICIO, que hace
referencia a la primera pgina del Trabajo de Grado que obligatoriamente es la cartula,
despus procedemos a crear el segundo de la misma forma, en nuestro ejemplo es
Dedicatorias, creamos ese bookmark posicionndonos en la pagina donde se encuentras
las dedicatorias, despus creamos el bookmark como se muestra en la siguiente imagen:

Ahora obligatoriamente debe mover Dedicatoria dentro de INICIO, para mover mencionado
bookmark debe posicionarse con el Mouse en el icono con la forma de hoja que se encuentra
alado de cada bookmark, como se muestra a continuacin:

Una vez que esta sobre el icono con forma de hoja como se muestra en la imagen superior,
presionando el botn izquierdo del Mouse lo debe arrastrar hasta la hoja del bookmark del
cual quiera que dependa, en nuestro ejemplo arrastramos el bookmark Dedicatoria hasta el
bookmark INICIO, como se puede apreciar en la siguiente imagen:

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La posicin final del bookmark debe ser como la que se le muestra a continuacin:

Para dominar el arrastrar de bookmarks debe solo ver en qu lugar se est posicionando la
, como se ve en el ejemplo siguiente:
siguiente imagen gua:

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Como se ve en el caso 1, si la imagen gua inicia en el borde derecho del bookmark superior
este se coloca dentro el mismo, y como se aprecia en el caso 2, si la imagen gua se inicia en
el borde izquierdo del bookmark superior este se coloca a la misma altura del mismo.

4.8. Forma De Trabajar Con los bookmarks


Como se le explic todas las funciones importantes relacionadas a bookmarks (crear,
renombrar, eliminar, mover y cambiar de destino), usted debe usar todas esas funciones
para crear todos los bookmarks del Trabajo de Grado. La forma ms fcil de trabajar es la
siguiente:
Paso Nro 1. Ir al lugar a donde debe hacer referencia el nuevo bookmark a
crearse.- Debe posicionarse en el lugar correspondiente en su documento donde
se creara el bookmark como se ve en el punto 1 de la imagen siguiente y despus
si es que no selecciono la opcin Select Tool en la barra superior de
herramientas debe hacerlo como se muestra en el punto 2 de la imagen siguiente:

Paso Nro 2. Marcar el nombre del nuevo bookmark.- Una vez seleccionada la
opcin Select Tool en la barra de herramientas con el mouse marque el texto del
subtitulo del cual quiere crear un bookmark como se ve en el punto 1 en la imagen
siguiente, despus con el mouse debe ir a la opcin Nuevo Bookmark como se
ve en el punto 2 de la imagen siguiente:

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Paso Nro 3. Crear el nuevo bookmark con la direccin y el nombre


correcto.- Una vez que selecciono el texto del nuevo bookmark, y se posiciono con
el mouse en la opcin New Bookmark del men del costado izquierdo, debe
hacer clic en esa opcin para que se cree el nuevo bookmark en la direccin
correcta y con el nombre correspondiente seleccionado anteriormente como se
muestra en la imagen siguiente:

Paso Nro 4. Repetir los pasos 1, 2 y 3.- Para seguir creando los dems
bookmarks de forma rpida debe repetir los anteriores pasos mover su documento
al lugar donde quiere crear el bookmark, seleccionar el texto ir a la opcin New
Bookmark para que se creer el bookmark correspondiente y as sucesivamente
hasta tener todos los bookmarks de sus distintos ndices.

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Paso Nro 5. Ordenado de los bookmarks creados.- Una vez que haya creado
todos los bookmarks o a medida que los va creando, los puede estar ordenando de
tal forma que al final se deben ver como muestra la imagen inferior, tambin puede
consultar los ejemplos que se le entregan en el CD o DVD de trabajo de grado.

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En la anterior imagen mostramos como debe estructurarse los bookmarks del Trabajo de
Grado, para no cometer errores debe tener en cuenta los siguientes puntos:
1. El primer bookmark debe ser INICIO y debe hacer referencia a la primera plana
del Trabajo de Grado, la cual siempre debe ser la cartula.
2. Los siguientes bookmarks: Dedicatoria, Agradecimientos y Ficha Resumen (o
cualquier bookmark que debe crear antes de colocar el ndice), deben estar
incluidos como parte del bookmark INICIO, como se ven en la imagen anterior, es
decir todos los bookmarks deben ser ramificados desde INICIO.
3. Debe crear el bookmark ndice General como se ve en la imagen superior,
haciendo referencia a la pgina donde se encuentra el ndice del documento,
mencionado ndice debe ser una ramificacin de INICIO, como se ve en la imagen
superior.
4. Una vez creado el ndice General (todos los bookmark siguientes deben
ramificarse desde el ndice), debe crear un bookmark por cada referencia que tiene
en el ndice de su documento, estructurando todos los bookmarks como se ve en la
imagen superior.
5. Si cuenta con otros ndices, como por ejemplo, ndice de figuras, tablas, etc., cada
ndice debe ser creado dentro de INICIO, y debe contar con bookmarks que hagan
referencia a sus respectivas posiciones dentro el documento, en la imagen superior
se puede ver los ndices de Figuras y Tablas.

4.9. Guardado del documento con bookmarks


Antes de guardar el documento debe habilitar los bookmarks para que se muestren al abrir
el archivo .pdf, para habilitar mencionada opcin debe ir en la parte superior a File, una vez
que se muestren las opciones del men File, debe ir a Document Properties.., le
mostramos la imagen que muestra los pasos explicados a continuacin:

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Una vez que le muestre la ventana Document Properties.., debe seleccionar la pestaa
Initial View, despus en la opcin Show debe seleccionar Bookmarks Panel and
Page, y despus presionar el botn OK para finalizar con ese cambio permitir que se
muestren los bookmarks al abrir el documento, todo lo mencionado se ilustra en la siguiente
imagen:

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Despus para guardar el documento debe ir a File y hacer clic en la opcin Save, o de forma
ms rpida usar el acceso directo Ctrl+S. como se muestra a continuacin:

Guardando el documento termina de preparar el documento .pdf, despus debe colocar


todos los archivos segn formato y entregar el CD/DVD del Trabajo de Grado.

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