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OFICINA DE GESTIN PBLICA Y AUTOCONTROL

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INFORME DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL

Periodo: 12 de marzo de 2016 a 11 de julio de 2016

MARY LUZ MUOZ DURN


Jefe Oficina Gestin Pblica y Autocontrol

Bogot D.C., Marzo de 2016

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CONTENIDO

1.

OBJETIVO.......................................................................................................................................3

2.

ALCANCE........................................................................................................................................3

3.

ESTADO DE CONTROL INTERNO............................................................................................3

4.

ASESORIA Y ACOMPAAMIENTO...........................................................................................9

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1. OBJETIVO
Presentar el estado de control interno del Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE con base en
las actividades de auditoria desarrolladas durante el periodo evaluado, sin incluir las
fortalezas y debilidades reportadas en informes cuatrimestrales anteriores.

2. ALCANCE
Cumplimiento del Decreto 1474 del 2011 en su artculo 9 sobre Reportes del responsable
de control interno que modifica el artculo 14 de la Ley 87 de 1993, con base en el Modelo
Estndar de Control Interno adoptado mediante Decreto 1599 de 2005 y actualizado
mediante Decreto 943 de 2014.
Actividades de auditoria desarrolladas durante el periodo evaluado.

Periodo evaluado: de 12 de marzo de 2016 a 11 de julio de 2016.

3. ESTADO DE CONTROL INTERNO


Mdulo de Control de Planeacin y Gestin
Nueva Estructura MECI

Observaciones de auditoria

Componente
Direccionamiento
Estratgico:

Fortalezas:

Planes, programas y
proyectos.
Modelo operacin por
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El Plan Operativo Anual 2016 fue aprobando mediante


Acuerdo 001 de la Junta Directiva del Hospital Simn
Bolvar III Nivel ESE.

Los indicadores de los procesos se evidencian en las

Nueva Estructura MECI

Observaciones de auditoria

procesos.
Estructura organizacional.

caracterizaciones relacionadas por proceso en la Intranet.

El Plan de Mantenimiento Preventivo de Infraestructura


2016 y Plan de Mantenimiento Preventivo Equipo
Biomdico 2016 valorizados estn publicados en Intranet.

Se realizaron las caracterizaciones a los 20 procesos con


que cuenta el Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE.

Indicadores de gestin.
Polticas de operacin.

Debilidades y Oportunidades de Mejora:

De acuerdo con lo identificado en la actividad de auditora


de ADT Nutricin se encontr que hay oportunidades de
mejora respecto al Enfoque por Proceso dado que se not
un enfoque meramente Funcional al aceptar las
observaciones de auditoria cuya responsabilidad era
exclusiva del Servicio de Nutricin o compartida, pero no
aceptar las dems observaciones por considerarse de
responsabilidad de otras dependencias. Esto significar que
podra presentarse vulnerabilidades respecto a los puntos
de control, no definidos en los procedimientos del proceso,
necesarios para prevenir la ocurrencia de productos y
servicios no conformes relacionados con la alimentacin a
pacientes.

Se recomend dejar evidencia del cumplimiento de los


indicadores del Plan Operativo Anual ya que en algunas
oportunidades no se ha obtenido la evidencia que soporte
su cumplimiento.

La Oficina Asesora de Planeacin (OAP) informa que de 20


proyectos de la vigencia 2012 2015, seis (6) se
ejecutaron en 100%, tres (3) presentaron un avance
superior al 30%, seis (6) no presentaron avance y cinco (5)
fueron retirados del Plan Bienal de Inversiones entre las
vigencias 2015 y 2016.
Los tres (3) proyectos informados con avance superior a

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Observaciones de auditoria
30% son:

Adquisicin y Dotacin Hospitalaria para el


mejoramiento de los servicios de Salud Oral en las ESE
del distrito capital: ejecucin 75%, OAP informa que no
se da continuidad al proyecto - SDS.

Adquisicin de dotacin hospitalaria para cumplimiento


de condiciones de habilitacin y fortalecimiento de
servicios de salud: ejecucin 66%, OAP informa que no
se da continuidad al proyecto - SDS.

Implementacin Sistema de Informacin Hospitalaria en


las sedes del hospital simn bolvar: ejecucin 30%,
OAP informa que el proyecto est detenido - SDS.

La Oficina Asesora de Planeacin informa que en el Plan


Bienal de Inversiones 2016 2017 se encuentran inscritos
los siguientes proyectos activos en el Hospital a 30-Jun2016 sin porcentaje de ejecucin:
-

Ampliacin, Adecuacin y Dotacin de la Unidad de


Salud Mental en la Clnica de Medicina Fsica y
Rehabilitacin Fray Bartolom de las Casas (Proyecto
en proceso de actualizacin).

Adecuacin de las Redes Tcnicas para la Clnica de


Medicina Fsica y Rehabilitacin Fray Bartolom de las
Casas (Proyecto en proceso de actualizacin).

Reposicin de Infraestructura y Dotacin para la Nueva


Torre del Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE (en
espera de directrices por SDS para su actualizacin).

Componente Administracin Fortalezas:


del Riesgo:
La coyuntura en la que se encuentra el hospital dada por el
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Observaciones de auditoria

Polticas de administracin
del riesgo.

proceso de fusin de la Subred Norte, podra dar


alternativas de mejora en la gestin de riesgos.

Contexto estratgico.

Debilidades y Oportunidades de Mejora:

Identificacin del riesgo.

Se han presentado varias oportunidades de mejora en el


mapa de riesgos por proceso que se han reportado en
cada acta de validacin de resultados de las auditorias. En
la ltima actualizacin del mapa de riesgos (Ago-2015) no
se tuvieron en cuenta los resultados de las auditoras
realizadas por Oficina de Control Interno.

El Plan Anticorrupcin y de Atencin al Usuario y el Mapa


de Riesgos de Corrupcin se realizaron sin considerar las
recomendaciones de auditoria en cuento a la utilizacin de
las guas y documentos actualizados generados para tal
fin. El seguimiento realizado por la Oficina de Gestin
Pblica y Autocontrol est publicado en la pgina web del
hospital.

Anlisis y valoracin del


riesgo.

Componente Talento
Humano:

Fortalezas:

Normograma actualizado a Dic-2015 con oportunidad de


mejora de inclusin de las resoluciones internas. Al
respecto, desde la Oficina Asesora Jurdica se est
solicitando a las dependencias la normatividad que
consideren que se deba adicionar al normograma para su
actualizacin.

En febrero de 2016 se realizaron varias encuestas virtuales


para los servidores pblicos para conocer necesidades
relacionadas a Bienestar Social e Incentivos 2016,
Satisfaccin y Clima Organizacional. Con base en los
resultados de las encuestas el Hospital defini el Programa
de Calidad de Vida Laboral y Estmulos para la vigencia
2016 adoptado mediante Resolucin interna 055 del 4 de
marzo de 2016.

Acuerdos, compromisos y
protocolos ticos.
Desarrollo del talento
humano.

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Observaciones de auditoria
Debilidades y Oportunidades de Mejora:

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Sin acto administrativo o documento formal que adopte el


Plan Institucional de Capacitacin 2016, en el que se
consideren los resultados de las encuestas de capacitacin
y formacin realizadas a los servidores pblicos en Feb2016.

De la seleccin de dos contratistas en el primer y segundo


trimestre en el seguimiento al gasto, se generaron
observaciones de auditoria respecto a los honorarios
causados.

No se cuenta con un programa personalizado de induccin


y reinduccin que cumpla en todos los sentidos con el
Captulo II de la Ley 909 de 2004. Respecto a la induccin
y reinduccin en el Hospital se dejaron publicadas en la
pgina Web las siguientes presentaciones para ser
consultadas por los servidores pblicos y estudiantes:
Decreto 1567 de 1998, Seguridad y Salud en el trabajo,
Programa de Seguridad del Paciente, Gestin Documental,
Gestin Ambiental, Estrategia de Lavado de Manos,
Resolucin 459 de 2012 con el cual se adopta el protocolo
y modelo de atencin integral en salud para vctimas de
violencia sexual, Programa de Gestin de la Tecnologa,
IAMI Instituciones amigas de la mujer y la infancia,
Programa de Humanizacin, Gestin del Talento Humano,
Evaluacin de Desempeo y Bienestar, Poltica de
prevencin, control y vigilancia Epidemiolgica de
infecciones asociadas a la atencin en salud (IAAS),
Defensor del Ciudadano, Central nica de referencia y
contrareferencia (CURYC) y Plataforma Estratgica. En la
parte final de dicha pgina web se incluye una evaluacin
de conocimientos donde se incluyen preguntas sobre las
presentaciones publicadas para ser diligenciada y enviada
online.

Nueva Estructura MECI

Observaciones de auditoria

Se presentaron oportunidades de mejora en el Manual de


Funciones y de Competencias Laborales de la Planta de
Personal del Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE.

Mdulo Control de Evaluacin y Seguimiento


Nueva Estructura MECI
Componente
Autoevaluacin
Institucional:

Observaciones de auditoria
Fortalezas:

En cada Comit de Gestin de Calidad y Control Interno, a


nivel Directivo, y en cada reunin realizada con los
responsables de los procesos, se capacita sobre la
importancia de definir y ejecutar controles para el
fortalecimiento del sistema de control interno, y de la
importancia de ejercer el autocontrol para el cumplimiento
de objetivos institucionales.

Se desarrollan mensualmente mesas de trabajo SIG


MECI.

Autoevaluacin de control y
gestin.

Debilidades y Oportunidades de Mejora:

Componente de Auditora
Interna:

Fortalezas:

El Programa Anual de Auditora 2016 -PAA- fue aprobado


en el 1er Comit de Coordinacin de Control Interno 2016
del 15-Feb-2016.

En todos los Comits de Coordinacin de Control Interno la

Auditora de gestin.

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Se han realizado varias charlas respecto a la importancia


de tener un constante autocontrol en las labores diarias de
los servidores pblicos. Sin embargo, durante el desarrollo
de las actividades de auditoria se encontr que es
necesario fortalecer entre algunos servidores pblicos el
pilar de Autocontrol del Sistema de Control Interno.

Nueva Estructura MECI

Observaciones de auditoria
Gerencia del Hospital requiere a las Subgerencias y
Jefaturas de Oficina que se cumpla con las fechas
establecidas para entrega de informacin a la Oficina de
Control Interno, o la que hace sus veces, y que cumplan
oportunamente con la ejecucin de los planes de
mejoramiento. En el primer comit de 2016, la Gerencia
design a la Jefatura de Oficina de Gestin Pblica y
Autocontrol para que enve a investigacin disciplinaria a
quienes no cumplan con las fechas mencionadas si al
trmino de tres solicitudes no han dado respuesta
(Memorando 0056 del 12 de junio de 2014 de Gerencia).
Debilidades y Oportunidades de Mejora:

Componente Planes de
Mejoramiento:
Institucional (procesos).

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Los resultados de auditoria de la vigencia 2015 y 2016 al


proceso de Gestin del Ambiente Fsico y Tecnolgico
(Activos Fijos) fueron comunicados oportunamente. En el
26 de mayo de 2016 fue la ltima vez que se solicit a la
Subgerencia Administrativa que se entregara las actas de
cierre de auditoria formalizada, sin obtener respuesta. El 27
de junio de 2016 se hizo el ltimo seguimiento sin
respuesta.

Los resultados de auditoria de la vigencia 2015 y 2016 al


proceso de Gestin Financiera (Cartera, Tesorera,
Contratacin y Presupuesto) fueron comunicados
oportunamente. En el 26 de mayo de 2016 fue la ltima vez
que se solicit a la Subgerencia Financiera que se
entregara las actas de cierre de auditoria formalizada, sin
obtener respuesta.

Fortalezas:

El Grupo Funcional de Gestin Humana adelant acciones


de sensibilizacin a los colaboradores respecto a la
importancia de generar planes de mejoramiento individual
con base en debilidades identificadas o en proyeccin

Nueva Estructura MECI

Observaciones de auditoria
profesional.
Debilidades y Oportunidades de Mejora:

Se present bajo cumplimiento de los planes de


mejoramiento institucionales, del que se dej informe de
seguimiento por la Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol
y se cont con dos jornadas de socializacin del resultado
al seguimiento OGPA de los planes de mejoramiento por
proceso en junio de 2016.

Eje Transversal Informacin y Comunicacin


Nueva Estructura MECI

Observaciones de auditoria

Ingreso

Fortalezas:

(recepcin de informacin)

Se cuenta con un documento que estandariza las


caractersticas de las comunicaciones generadas desde el
Hospital, actualizado el 16-Dic-2015 (Cdigo GGD-DO-002
Comunicaciones Institucionales, versin 4).

Entre los medios de comunicacin ms utilizados en el


hospital estn: pgina web, carteleras, buzn de
sugerencias, perifoneo y agenda institucional.

Salida
(Emisin de informacin)

Debilidades y Oportunidades de Mejora:

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La Oficina Asesora Jurdica realiza el control de


seguimiento a la respuesta oportuna a derechos de
peticin. Sin embargo, para algunos casos no se deja
evidencia de la trazabilidad en la respuesta.

Se identifican debilidades de comunicacin interna respecto


a la definicin y control del flujo de informacin entre los
diferentes niveles y reas del proceso contable, aun cuando
se gener la resolucin 389 del 4 de diciembre de 2014

Nueva Estructura MECI

Observaciones de auditoria
acerca del cierre contable y presupuestal en su esfuerzo
por mejorar los canales de comunicacin en el proceso.
Esta observacin de auditoria se ha presentado
recurrentemente.

La publicacin del balance general y el estado de la


actividad financiera, econmica, social y ambiental en lugar
visible y de fcil acceso a la comunidad se est realizando
nicamente en la pgina Web de la entidad, aunque no con
frecuencia mensual como lo exige la Ley 734 de 2002
artculo 34 numeral 36.

4. ASESORIA Y ACOMPAAMIENTO

De conformidad con el Acuerdo 641 de 2016 por el cual se efecta la reorganizacin del
Sector Salud de Bogot, Distrito Capital, se modifica el Acuerdo 257 de 2006 y se expiden
otras disposiciones", en su artculo 2. Fusin de Empresas Sociales del Estado fusion las
siguientes Empresas Sociales del Estado en la Subred Integrada de Servicios de Salud
Norte ESE as: Las Empresas Sociales del Estado Usaqun, Chapinero, Suba. Engativ y
Simn Bolvar.
Considerando lo anterior y en el rol asesor de la Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol, se
recomienda lo siguiente:
4.1.

Se sugiere que el Hospital considere el resultado del analisis de los siguientes


numerales dentro del plan de accin a seguir en el proceso de fusin y/o de
unificacin de la operacin de la Subred:

4.1.1. Capacidad instalada por Unidad de Servicios de Salud por Especialidad y por
Servicio.
4.1.2. Complejidad de pacientes por Unidad de Servicios de Salud.
4.1.3. Complejidad de servicios por Unidad de Servicios de Salud.

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4.1.4. Tipo de contratacin ejecutada por Unidad de Servicios de Salud (ejemplo:


diferenciacin de medicamentos, insumos).
4.1.5. Tipo de riesgos a gestionar por servicio, segn su complejidad.
4.1.6. Tecnologa Biomdica y Dispositivos mdicos por Unidad de Servicios de Salud.
4.1.7. Manejo de la Historia Clnica por Unidad de Servicios de Salud (ejemplo: manual,
electrnica, digitalizada).
4.1.8. Necesidad de apoyo constante In Situ por Unidad de Servicios de Salud.
(ejemplo: para auditoria mdica, seguridad del paciente, atencin apropiada y
oportuna en visitas de EPS y entes de control en Salud).
4.1.9. Resistencia bacteriana y perfil microbiolgico por Unidad de Servicios de Salud.
4.1.10. Perfil epidemiolgico por Unidad de Servicios de Salud.
4.1.11. Resultados de los indicadores de Calidad por Unidad de Servicios de Salud
(ejemplo: Resolucin 00256 / 2016).
4.2.

Establecer e implementar el Sistema de Control Interno en cumplimiento de la Ley 87


de 1993 y la dems normatividad relacionada. Es as que mediante el Decreto 943 de
2014 se actualiza el Modelo Estndar de Control Interno, dentro del cual se decreta
que Las entidades que se creen con posterioridad a la publicacin del presente
decreto debern implementar el Modelo Actualizado siguiendo las fases sealadas
en el numeral primero; el plazo para su implementacin se contar 6 meses despus
de la creacin de su planta de personal.

4.3.

Monitoreo constante de la administracin al cumplimiento a las directrices emanadas


para ejecutar adecuadamente el proceso de fusin y/o de unificacin de la operacin
de la Subred.

4.4.

Crear e implementar el Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano de


conformidad con el artculo 76 de la Ley 1474 de 2011, y dems normatividad
relacionada.

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