SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Qu es el sistema de control interno?

El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de acciones,
actividades, planes, polticas, normas, registros, procedimientos y mtodos,
incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a
cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una
organizacin, con la finalidad de:
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institucin
Verificar la razonabilidad y la confiabilidad de los informes contables y
administrativos
Promover la adhesin a las polticas administrativas establecidas.
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados

OBJETIVOS DE LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Al realizar la evaluacin del sistema de control interno, se debe incluir todos los
procedimientos y mecanismos que permitan la evaluacin del sistema como
una medida de previsin, para lo cual se tendr en cuenta los siguientes
objetivos:
El establecimiento de la confianza en el propio sistema; es decir debido a
que no pueden inspeccionar los registros de todas las operaciones
realizadas en el periodo bajo examen, por el contrario se debe confiar en
la eficiencia del sistema contable con la eficacia de sus propios controles
internos relacionados con los registros apropiados de las operaciones y
la
elaboracin
de
Estados
Financieros
que
reflejen
estos
acontecimientos.
Aplicar las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, ajustando
todos los procedimientos de evaluacin a estas, con el fin de obtener los
resultados satisfactorios.
Mejorar y fortalecer el Sistema de Control Interno, al haber analizado y
detectado insuficiencias, formulando las correcciones necesarias, las
cuales sern presentadas a la gerencia para su correccin.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE

COMPRAS
El sistema de control interno de compras comprende la estructura, las polticas,
el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos de la
empresa, dirigidos a asegurar el suministro de recursos necesarios en el
momento adecuado para cumplir con sus actividades.
Un control interno adecuado para las adquisiciones de recursos requiere que la
funcin de compras est segregada tanto de la recepcin de, como del registro
de la compra y de su pago subsecuente.
Un departamento de compras especializado deber poseer amplias facultades
y exclusividad en la colocacin de rdenes de compras relacionadas con los
activos, una vez que las rdenes hayan sido debidamente autorizadas en su
origen, y luego aprobadas.
QU FUNCIONES CUMPLE EL REA DE COMPRAS EN LA EMPRESA
PILADORA Y COMERCIALIZADORA DE ARROZ?

Determinar la necesidad de un recurso de cualquiera de las reas de la

empresa.
Formular un plan de programacin de las posibles compras a realizar en
el perodo teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las reas
de la empresa.
Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo
sus
condiciones precios,
servicios, informacin general
y
dems
informaciones necesarias.
Tramitacin de las requisiciones y solicitudes para adquisicin de
artculos y servicios que se requieren en las diversas reas.

 Estar muy atentos a que los artculos o insumos solicitados por las reas
o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las
requeridas, as como su calidad y presentacin.
Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.
Participacin activa en la negociacin con proveedores para obtener
calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto.
Trabajar coordinadamente con los departamentos de produccin, ventas,
tesorera, bodegas, almacn, etc.
Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las reas
o secciones de la empresa hacen, as como el proceso de devolucin.
Para aquella mercanca especializada hay necesidad del cerciorarse de
su recibo total en almacn, calidad, cantidad y servicios por parte del
departamento de control de calidad.

PROCESO
DE
COMPRA
EN
COMERCIALIZADORA DE ARROZ

LA

EMPRESA

PILADORA

Los siguientes pasos estn involucrados en un debido control interno de las

compras.

Necesida
d de
compra
Facturas
de los
proveedo
res y
Pago

Recepci
n

La
requisici
n de
compra

La Orden
de
compra

Necesidad de compra: Identifica la necesidad de algn recurso por parte

de las diferentes reas de la empresa.
La requisicin de compra. El departamento o persona que solicite un
artculo deber enviar una requisicin debidamente autorizada al
departamento de compras. Es mediante la requisicin de compras que
se inicia el trmite por parte del departamento de compras para la
adquisicin del artculo solicitado.
La Orden de compra. Despus de la aprobacin por el funcionario
indicado, el departamento de compras coloca el pedido al proveedor
(agricultor de arroz en cscara) de acuerdo con la poltica de la
compaa referente a la calidad, precio y cantidad. Las rdenes de
compra debern estar numeradas anticipadamente y en forma
consecutiva, manteniendo un control sobre el nmero de todas ellas y si
un pedido fuese cancelado o bien si fuese rechazado por el proveedor,
todas las copias debern recobrarse y archivarse.
Recepcin. Todos los insumos comprados debern ser entregados a un
departamento centralizado de recepciones en donde se cuentan y se
inspeccionan de acuerdo con las especificaciones.
Facturas de los proveedores y Pago. Las facturas debern ser
comparadas con la copia de la orden de compra e informe de recepcin
y contabilidad verificar las sumas y datos consignados en ella. Antes de
pagar una factura sta y toda la documentacin relacionada con la

compra debern ser aprobadas por la persona encargada de autorizar

los desembolsos de efectivo.

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COMPRAS:

1. Obtener informacin confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena
toma de decisiones.
2. Prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad.
3. Promover la eficiencia del personal de compras.
4. Localizar errores administrativos, contables y financieros.

CONTROLES DEL CICLO DE COMPRAS:

Los aspectos del control a tener en cuenta en el ciclo de compras van a ser los
siguientes:
a) Asignacin de responsabilidades y de autoridad a personas apropiadas y de
acuerdo con las polticas establecidas con el objeto de :
Seleccionar a proveedores y acordar las condiciones en cuanto a precios,
descuentos por volumen, crdito y disponibilidad de las entregas. Es
conveniente que exista una verificacin peridica, por una persona
externa o independiente al ciclo, de que los proveedores seleccionados
son los autorizados, con ello se evita que se efecten compras a
proveedores no autorizados o se paguen productos o servicios ms altos
que los acordados.
Determinar los tipos de mercaderas a comprar, sus lmites y las
especificaciones de calidad de las mismas. todas las ordenes de compras
estarn aprobadas por el responsable de compras y se evitaran los
excesos en inventario a lo establecido, salvo los expresamente
autorizados por la direccin de la empresa, con ello se tiene la seguridad
de solicitar el producto que se necesita, evitar compras anticipadas o
con demasiada tardanza y que las mercancas renen las
especificaciones de calidad definidas por la empresa.
Preparar pedidos, aceptar o rechazar la entrada de mercancas, emitir
las notas de abono y aprobar las facturas recibidas.

b) Segregacin de funciones en las diferentes fases de solicitud y ejecucin de

pedidos, recepcin, pagos y funciones de contabilidad:
Segregacin de las funciones de compra con pagos y contabilizacin.
Segregacin en la preparacin, firma y entrega de cheque.
De esta manera se disminuye la posibilidad de errores no detectados o
situaciones irregulares al estar el proceso dividendo por personas distintas
en las diferentes etapas de la transaccin.
c) Formalizacin de los pedidos de compra nicamente cuando tienen la
oportuna aprobacin. Son necesarios los siguientes controles:
Evidencia de la revisin y aprobacin del pedido por personal autorizado.
Control de documentos pre numerados.
Peridicas inspeccin para comprobar que los pedidos de compra estn
completos y autorizados (claves, productos, cantidad, cdigo,
proveedores, etc.)
Seguimiento de pedidos autorizados no recibidos a travs de un registro
de pedidos.
Con esto se asegura la inclusin de proveedores autorizados, calidad de las
mercaderas, los pedidos necesarios y precios acordados y autorizados.
d) Aceptacin de mercaderas recibidas previas solicitud y autorizacin de las
mismas.
Se tendrn en cuenta:
Numeracin correlativa de los documentos generales en la recepcin.
Confeccin de un registro de entradas de mercaderas reflejando una
numeracin de cada documento recibido.
Comprobacin de las mercaderas recibidas con las rdenes de compra
autorizadas correspondientes.
Actualizacin del registro de entradas de mercaderas pendientes de
facturar (control de inventarios y de cuentas a pagar).
Supervisin del responsable de la recepcin y evidencia constatada de
su aprobacin que se generan.
e) Registro de los pasivos adeudados a proveedores una vez comprobada y
aprobada la documentacin de los mismos, as como las facturas recibidas
correspondientes.

Se controlar:
Verificacin de las cantidades, precios y condiciones de las facturas
recibidas con las rdenes de pedidos autorizadas, parte de entradas y
albaranes de entrada aprobados. Aprobacin de las facturas recibidas.
Comprobacin de los clculos aritmticos utilizacin de registros
cronolgicos de recepcin de suministros y su reconocimiento dentro del
periodo contable correcto.
Consideracin de mercaderas en trnsito.
Verificacin de utilizacin de cdigos de proveedores y numeraciones de
cuentas contables correctas.
f) Verificaciones del inventario permanente. Se considerarn:

Recuentos parciales a base de muestreos aleatorios.

Recuentos totales una vez al ao como mnimo
Anlisis de diferencias entre inventarios fsicos y registros contables.
Supervisin de las verificaciones por el personal designado.
Inspeccin del correcto funcionamiento de altas y bajas para el control
de existencias.

g) Custodia de los registros de compras, entradas de mercancas y pagos, as

como toda la documentacin generada. Para ello se mantendrn:
Los archivos de la documentacin en lugares adecuados, con la
seguridad y proteccin necesaria.
Copias de seguridad y restricciones en su acceso.
Custodia pre numerada de documentos.
Supervisin del responsable designado.

IMPLATANCION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EN EL REA DE COMPRAS DE LA EMPRESA MOLINO
ESPIGA DEL NORTE S.R.L.
Para la implementacion de un Sistema de Control Interno la empresa ha
considerado las siguintes etpas:

Planificacin
del sistema
de control
interno en
compras
Ejecucion del
sistema de
control
interno

Evaluacion
del sistema
de control
interno

1) PLANIFICACIN
COMPRAS

DEL

SISTEMA

DE

CONTROL

INTERNO

EN

La fase de planificacin tiene por finalidad desarrollar un plan de trabajo que

permita a la entidad implementar progresivamente su SCI, para esto se
plantean, entre otros, algunos procedimientos que facilitarn la elaboracin
de un diagnstico de la situacin actual de la entidad.
En esta fase se considera la importancia de establecer el compromiso de
todos los niveles organizacionales de la entidad y se plantea la formalizacin

de dicho compromiso mediante documentos que reflejen las acciones a

seguir para la implementacin.
Entre las acciones sugeridas en esta fase, estn la formulacin de un
Diagnstico de la situacin de la entidad, lo que facilitar la posterior
elaboracin de un Plan de Trabajo. Este comprende las acciones
apropiadas que deben seguirse para la implementacin del SCI que asegure
razonablemente su efectivo funcionamiento.
1.1)

SITUACIN ACTUAL DEL AREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA

MOLINO ESPIGA DEL NORTE E.I.R.L ( DIAGNOSTICO)

PREGUNTAS
Cuenta con un sistema de control
interno en el rea de compras?
Cuenta con un presupuesto de
compras?
Cuenta
con
una
cartera
de
proveedores estables?
Cuenta con el personal adecuado para
el desarrollo de sus actividades?
Tiene en cuenta la calidad y el precio
de los bienes adquiridos?
Cuenta con un control adecuado de
inventarios?
Supervisa que todos los recursos
adquiridos lleguen en buen estado?
Cuenta
con
la
documentacin
necesaria que sustente la compra y
entrada de los bienes adquiridos?
Cumple con todos los objetivos
trazados para el rea de compras?

NO
X

X
X
X
X
X
X
X

DIAGNOSTICO: La empresa no cuenta con sistema eficiente y eficaz de

compras, por lo que se pueden identificar una serie de deficiencias en el
rea que necesitan de controles adecuados para el buen funcionamiento
del departamento de compras.
1.2)

PLAN DE TRABAJO: Acciones a realizar que contribuirn al desarrollo

del departamento de compras:
ACCIONES A REALIZAR

PERSONAL DESIGNADO

JEFE DE COMPRAS
Programar las posibles compras a
realizar en el perodo teniendo en
cuenta las necesidades de cada
una de las reas de la empresa.
Seleccionar
a
proveedores
y
acordar las condiciones en cuanto
a precios
Determinar los tipos de insumos a
comprar,
sus
lmites
y
las
especificaciones de calidad de las
mismas
Elaborar
documentos
que
contribuyan a sustentar la compra
de los bienes
Cotejar
las
cantidades
y
descripciones de los insumos
recibidas con las rdenes de
pedidos autorizadas
Implementar un kardex para mayor
control
Supervisar el cumplimiento de las
actividades del departamento de
compras

JEFE DE COMPRAS

DESIGNADO
COMPRAS

POR

EL

JEFE

DE

DESIGNADO
COMPRAS

POR

EL

JEFE

DE

DESIGNADO
COMPRAS

POR

EL

JEFE

DE

DESIGNADO POR
COMPRAS
JEFE DE COMPRAS

EL

JEFE

DE

2) EJECUCIN
Se pondra en marcha lo planificado en la primera etapa, para ello se
ha designado el personal correspondiente para cada actividad,
adems se implementarn los procesos, tcnicas y documentacin
necesaria que contribuya a la disminucin de riesgos en el rea de
compras.

3) EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CONTROL GENERAL EN EL REA

DE COMPRAS

SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE

VENTAS
El departamento de ventas juega un papel importante en la instalacin de un
sistema de contabilidad. El control interno de las ventas comprende
procedimientos y mtodos con el fin de lograr polticas adecuadas para la
empresa, y de esta manera salvaguardar los recursos invertidos y obtenidos en
el rea central y razn de ser la compaa.
El control interno de ventas tiene por objeto obtener informacin segura,
oportuna confiable y promover la eficiencia de las operaciones de ventas.
PRINCIPIOS
separacin de funciones de ventas, cobro y registro en contabilidad.
Ninguna persona que interviene en ventas debe tener acceso a los
registros contables que controlen su actividad
La funcin de registro de operaciones de ventas ser exclusivo del
departamento de contabilidad.

OBJETIVOS
Prevenir fraudes en ventas.
Localizar errores administrativos, contables y financieros
Obtener informacin segura, oportuna y confiable de ventas.
Promover la eficiencia del personal de ventas.

CICLO DE VENTAS
El flujo de operaciones y procesos que forman parte del ciclo de ventas son los
siguientes:
1. Captacin del pedido:
a) Solicitud pedido de clientes: Fase provisional a la confeccin definitiva a la
orden de pedido para despachar. Deber ser aprobada por el Departamento de
ventas y notificada al departamento de crditos.
b) Aprobacin del pedido: No habr nunca un pedido sin la aprobacin del
departamento de ventas y la autorizacin del departamento de crdito. Ventas
tendr la labor de la aceptacin del pedido en cuanto a la fijacin de precios,
control de envos, etc.

c) Nota de pedido: Se genera a raz de la aprobacin de la solicitud de pedido,

y es la orden que recibe el almacn para servir.
d) Control y seguimiento: El pedido aprobado y autorizado llevar una
numeracin correlativa y se incluir dentro de un registro de pedidos de
clientes pendientes de suministrar y se ir actualizando.

2. Despacho del pedido:

a) Preparacin del pedido: El almacn recibe todas las relaciones de pedidos

autorizados para servir a clientes.
b) Conformacin inspeccin: La nota de pedido, una vez preparadas las
mercancas debe reflejar evidencia de la preparacin del mismo y a la vez se
anotar cualquier tipo de anomala que se detecte. Las notas de pedido sern
supervisadas y firmadas por el responsable.
c) Suministro de la mercanca: Los productos despachados deben detallarse en
un registro de pedidos servidos generando as una gua de salida. Este
documento debe coincidir con lo reflejado en la nota de pedido preparada,
adecuadamente, firmada y supervisada. Estas guas debern siempre estar
firmados por el cliente o transportista una vez entregadas las mercancas y
posteriormente, sern archivados y unidos junto con la factura de venta que se
emita.
d) Baja de inventario de existencias: Una vez comprobada y ejecutada la salida
se darn de baja en el inventario de existencias.
e) Control y seguimiento Tras la anotacin en los registros contables de las
facturas y notas de abono autorizadas, se controlar y clasificar las facturas
mediante el archivo de las mismas en un orden numrico secuencial. Adems
de manera peridica se realizarn conciliaciones del saldo contable de ventas
con los registros de facturas emitidas.
La composicin de los procesos de una venta, con los flujos de documentos y
los principales controles sera esquemticamente as: las facturas mediante el
archivo de las mismas en un orden numrico secuencial. Adems de manera
peridica se realizarn conciliaciones del saldo contable de ventas con los
registros de facturas emitidas.
La composicin de los procesos de una venta, con los flujos de documentos y
los principales controles sera esquemticamente as:
En el ciclo de ventas los controles fundamentales a tener en cuenta son:

a) Asignacin de responsabilidades y de autoridad a personas apropiadas y de

acuerdo con las polticas establecidas con el objeto de:
Lograr definir los requisitos que deben cumplir los clientes para su
seleccin y su posterior aprobacin del crdito tomando como base su
estabilidad financiera.
Determinar precios de venta, los mismos que tendrn que ser aprobados
por la Direccin, siendo recomendable que existan revisiones peridicas
por personal independiente al ciclo. Con ello se excluye el riesgo e
aceptar pedidos de clientes a precios o condiciones no autorizadas.
Aceptar los pedidos de los clientes, controlar el despacho, devoluciones
y reclamaciones de productos.
Autorizar situaciones especficas o anmalas que impliquen ajustes en
las polticas previamente definidas.
b) Segregacin de funciones en las diferentes actividades de registro de
pedidos, crditos, despacho de mercancas, facturacin, cobros y
contabilizacin:
c) Formalizacin y preparacin de pedidos de clientes solamente cuando exista
la oportuna aprobacin de los mismos. Se tendr en cuenta:
Al captarse un pedido, se deber tener la aprobacin (precio,
condiciones, descuentos y despacho); adems de la autorizacin de
crdito.
La utilizacin de documentos pre-numerados.
Inspecciones sistemticas de las notas de pedido y seguimiento de la
preparacin de pedidos.
d) Prestacin de servicios de mercancas de una manera correcta y siempre con
las autorizaciones correspondientes. A considerar:
Confeccin de guas de remisin con numeracin.
Verificacin de que las mercancas preparadas para enviar son las que
constan en las rdenes de entrega.

CONTROLES FUNDAMENTALES A TENER EN CUENTA EN EL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE VENTAS
En el ciclo de ventas los controles fundamentales a tener en cuenta son:
a) Asignacin de responsabilidades y de autoridad a personas apropiadas y de
acuerdo con las polticas establecidas con el objeto de:

 Lograr definir los requisitos que deben cumplir los clientes para su seleccin
y su posterior aprobacin del crdito tomando como base su estabilidad
financiera.
Determinar precios de venta, los mismos que tendrn que ser aprobados por
la Direccin, siendo recomendable que existan revisiones peridicas por
personal independiente al ciclo. Con ello se excluye el riesgo e aceptar pedidos
de clientes a precios o condiciones no autorizadas.
Aceptar los pedidos de los clientes, controlar el despacho, devoluciones y
reclamaciones de productos.
Autorizar situaciones especficas o anmalas que impliquen ajustes en las
polticas previamente definidas.
b) Segregacin de funciones en las diferentes actividades de registro de
pedidos, crditos, despacho de mercancas, facturacin, cobros y
contabilizacin:
c) Formalizacin y preparacin de pedidos de clientes solamente cuando exista
la oportuna aprobacin de los mismos. Se tendr en cuenta:
Al captarse un pedido, se deber tener la aprobacin (precio, condiciones,
descuentos y despacho); adems de la autorizacin de crdito.
La utilizacin de documentos pre-numerados.
Inspecciones sistemticas de las notas de pedido y seguimiento de la
preparacin de pedidos.
d) Prestacin de servicios de mercancas de una manera correcta y siempre con
las autorizaciones correspondientes. A considerar:
Confeccin de guas de remisin con numeracin.
Verificacin de que las mercancas preparadas para enviar son las que
constan en las rdenes de entrega.

IMPLATANCION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EN EL REA DE VENTAS DE LA EMPRESA MOLINO
ESPIGA DEL NORTE S.R.L.