Una de las reas ms trascendentes al interior de una

organizacin empresarial es el rea de compras, toda vez

que su principal objetivo es la reduccin de costos, la
obtencin de utilidades y la eficiencia en el servicio.
La tarea del rea de compras es asegurar mediante negociaciones los recursos necesarios para
que la organizacin est en condiciones de cumplir con su misin, de ah que sea relevante el
ejercicio cotidiano de un control interno del rea.
La magnitud y alcance de la gestin de compras, depende del tamao, la ubicacin o el sector
de la empresa; por ello, hay objetivos especficos que el departamento de compras debe cumplir
a partir de un principio: Cuidar los fondos de la compaa y obtener utilidades.
En este sentido, el objetivo de utilidad est implcito en el concepto de obtener:

Materiales apropiados al precio adecuado.

La calidad justa, del proveedor conveniente, en el momento preciso.

Facilidad y agilidad en los procesos de solicitud y adquisicin de materiales y servicios.

El control interno se refiere entonces, a todas aquellas polticas y procedimientos que

establece la administracin de la empresa para lograr sus objetivos, como un puente
que conecta lo planeado con lo ejecutado, y como tal, debe estar construido sobre bases slidas
para que resista todas las tormentas y huracanes que puedan presentarse.
Al tratarse de un puente que la alta direccin construye, los directivos deben ser los primeros en
cumplir con los procedimientos establecidos. No obstante, en la prctica es muy comn que esas
polticas y procedimientos se confundan con burocratismo; es entonces cuando las personas
obligadas a cumplir con dichos controles, harn lo imposible para brincarse el procedimiento,
al considerarlo innecesario.
Por ejemplo, si un procedimiento de control interno indica que compras arriba de un milln de
pesos deben ser firmadas por el gerente del rea, lo que se est intentando cuidar es que esas
compras estn consideradas en un presupuesto y flujo de efectivo; as, la gerencia tendr
tambin una mayor visin de las operaciones integrales de la empresa.
Al tener firmas como candados de seguridad, por ejemplo, se pueden detener compras de
artculos que existen en exceso en inventarios y que se convertirn en productos obsoletos, de
hacerse la compra, ya sea de materias primas o de producto terminado.
Es un disparate entonces, que las reas donde se destinan los mayores recursos y presupuestos
dentro de las empresas, sean las que tienen un mayor descuido en cuestiones de control interno.
La falta de insumos para la produccin u operacin pueden ser un obstculo de
crecimiento de las empresas sin lugar a dudas, no obstante, el personal que labora en el rea
de compras lo utiliza a menudo como argumento o como pretexto para saltarse las medidas de

control interno; muchos de ellos dicen: no importa que no tenga la firma de autorizacin si no
lo compramos en este momento, la planta se detendr y t sers el responsable; esta frase la
he escuchado miles de veces, pero la experiencia me ha dicho que nunca acaba por suceder
esto.
El rea de compras afecta as a las siguientes actividades dentro de la operacin de la
empresa:

Inventarios

Activos fijos

Suministros

Cuentas por pagar

Como las compras afectan directamente los costos estndar de las empresas, es
delicado su manejo dentro de las empresas.
Digmoslo con todas sus letras, histricamente y estadsticamente el rea de compras es una de
las principales reas donde se cometen fraudes dentro de las empresas, lo cual llega a afectar
las utilidades de la empresa hasta en nmeros de 2 dgitos.
Como los fraudes se comenten por la falta de seguimiento a los controles internos y por la falta
de supervisin en las actividades del rea, a continuacin propongo una serie
deprocedimientos que darn transparencia y confiabilidad al rea de compras:

Contar con un procedimiento para la evaluacin y aceptacin de proveedores;

debe contemplar el anlisis de la capacidad del proveedor para surtir la cantidad, calidad y
entrega oportuna de los servicios; el procedimiento debe contemplar la no dependencia de los
proveedores para las operaciones de la empresa, ya que se corre el riesgo de crear un conflicto
de intereses que podra ser desastroso para la empresa, por lo que se sugiere que el
procedimiento considere contar con ms de un proveedor por insumo. En todo momento se debe
observar que los mismos proveedores tengan sus propias polticas de comercializacin y que
stas sean ticas.

Elaborar un manual de procedimiento que filtre compras innecesarias; por

ejemplo, determinando los niveles de inventarios en mximos y mnimos.

Crear niveles de autorizacin basados en importes monetarios en congruencia con el

organigrama de la empresa.

Establecer procedimientos secuenciales como:

Elaboracin de requisiciones por parte del usuario.

Elaboracin de 3 cotizaciones con proveedores evaluados y aceptados.

Colocar la orden de compra al proveedor que tenga el mejor precio y estndares de

calidad establecidos por el rea de ingeniera de la empresa.

Una vez generada la orden de compra, para poder dar entrada al almacn, el almacenista

debe verificar que la mercanca coincida en cantidad, precios unitarios y de acuerdo

con las fechas acordadas.

No olvidemos que igual se deben aplicar procedimientos a las reas informticas;

por ejemplo, cambiar cuando menos cada trimestre los password de acceso a los sistemas de
colocacin de rdenes de compra y al sistema de autorizaciones electrnicas, asimismo, hay que
concientizar a los jefes de rea para que stos no proporcionen su password a terceras personas
aunque les ayuden a realizar autorizaciones de compras.

Una vez ingresados los productos al almacn, se debern registrar los

pasivos; para ello, se recomienda un procedimiento de conciliacin de cuentas por pagar,

adicionalmente se debe poner especial atencin a las condiciones comerciales, en donde algunos
proveedores proporcionan descuentos por prontos pagos o viceversa, penalizaciones por la falta
de pago en tiempo.

Tambin es muy recomendable realizar rotaciones de actividades dentro del

personal del rea de compras.

Se recomienda que cuando menos se realicen cambios de actividades cada 6 meses; por

ejemplo, se recomienda que las personas que realizan compra de materias primas, a los 6
meses, realicen compra de refacciones, con ello se rompen crculos que se pudiesen estar
creando con los proveedores, adems de que se le da crecimiento al personal.
De esta manera el rea de compras, una de las ms importantes y trascendentes en la
empresa, mantendr estricto apego a las polticas corporativas y ayudar a que se realice la
actividad de una forma transparente y con el cumplimiento de objetivos institucionales.