Microsoft excel

Informtica
aplicada a los
negocios
Microsoft Office - Excel

Mg. Roberto Montero Flores

pcsirmon@upc.edu.pe
Lima, setiembre de 2012

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Microsoft excel

AGENDA
A) Introduccin
B) Conceptos
C) Aprendiendo Microsoft Excel

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A. Introduccin

Microsoft excel

Excel

Microsoft Excel es uno de los programas que conforman
la suite de Microsoft Office.

Se utiliza para elaborar y manejar hojas de clculo.
Este programa es utilizado normalmente en tareas
financieras, contables, de investigacin, etc.

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A. Introduccin

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Versiones

En el ao 1987 Excel 2.0.

En el ao 1990 Excel 3.0.

En el ao 1992 Excel 4.0.

En el ao 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3).

En el ao 1995 Excel 7.0 (Office 95).

En el ao 1997 Excel 8.0 (Office 97).

En el ao 1999 Excel 9.0 (Office 2000).

En el ao 2001 Excel 10.0 (Office XP).

En el ao 2003 Excel 11.0 (Office 2003).

En el ao 2007 Excel 12.0 (Office 2007).

En el ao 2010 Excel 14.0 (Office 2010).
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B. Conceptos

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Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es
decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar
formando el libro de trabajo.Los libros de trabajo de Excel
2010 tienen la extensin .XLSX para que el ordenador los
reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se
abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de
Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en
la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers
como pone Microsoft Excel - Libro1.

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B. Conceptos

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Libro de trabajo

Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en

principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas

puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior
de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas
del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la
forma Hoja1, Hoja2...

Son una gran herramienta de organizacin, ya que por

ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o
trabajo podran agruparse en un slo libro.
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B. Conceptos

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Hoja de clculo

Una hoja de clculo es un programa que es capaz de
trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para
ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la
cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y
grficos.

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B. Conceptos

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Hoja de clculo

Es uno de los distintos tipos de hojas que puede
contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy
til para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u
operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384
columnas y 1.048.576 filas.

Las hojas de clculo estn formadas por columnas y
filas.

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B. Conceptos

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Hoja de clculo

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas
verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por
ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........XFD.

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B. Conceptos

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Hoja de clculo

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la
seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una
hoja de datos.

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B. Conceptos

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Hoja de clculo

La interseccin de una columna y una fila se denomina
Celda y se denota con el nombre de la columna a la
que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la
fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la
ventana de Excel podrs comprobar todo lo explicado
anteriormente.

Cuando el cursor est posicionado en alguna celda
preparado para trabajar con sta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece
ms remarcada que las dems.
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B. Conceptos

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Hoja de clculo

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se
encuentra la celda activa y columna activa, columna
de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de clculo
es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o
ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos
son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de
operaciones se realizan a base de rangos.

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B. Conceptos

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Tipos de datos

Valores constantes, es un dato que se introduce
directamente en una celda. Puede ser un nmero, una
fecha u hora, o un texto.

Nmeros.

Para introducir nmeros se pueden incluir los caracteres
0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e .
.

Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y

para escribir un nmero negativo ste tiene que ir
precedido por el signo (-).

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B. Conceptos

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Tipos de datos

Nmeros.

Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta
como un nmero negativo, lo cual es tpico en
contabilidad.

Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel
lo considera como smbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 ,

debes escribir primero un + y un cero para que
no se confundan con nmeros de fecha.

Si un nmero no cabe en su celda como primera
medida se pasa automticamente a anotacin
cientfica.
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Tipos de datos

Fecha u Hora

Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que
escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las
fechas y las horas tambin aparecen alineados a la
derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los
aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos
ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas
que no estn comprendidas entre dicho rango,
necesariamente deberemos introducir el ao completo.

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B. Conceptos

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Tipos de datos

Fecha u Hora

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B. Conceptos

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Tipos de datos

Texto

Para introducir texto como una constante, selecciona una
celda y escribe el texto. El texto puede contener letras,
dgitos y otros caracteres especiales.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de
texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las
adyacentes que estn en blanco a su derecha para
visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente
en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la
celda.
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C. Aprendiendo Microsoft Excel

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Excel

1) Iniciar Excel

2) Operaciones con archivos

3) Frmulas y funciones

4) Manipulado celdas

5) Formato de celdas

6) Cambio de estructura

7) Insertar y eliminar elementos

8) Imprimir

9) Grficos

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1) Iniciar Excel

Inicio del programa

Pantalla inicial

Las barras

Barra de ttulo

Barra de acceso rpido

La Banda de opciones

La barra de frmulas

La barra de etiquetas

La barra de desplazamiento

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2) Operaciones con archivos

Guardar un libro de trabajo

Crear un libro de trabajo

Empezar un nuevo libro de trabajo

Abrir un libro de trabajo ya existente

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3) Frmulas y funciones

Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el
usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un
resultado que aparecer directamente en la celda o ser
utilizado para calcular la frmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

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3) Frmulas y funciones

Siguen las siguientes reglas:

Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar
por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
parntesis.

No dejes espacios antes o despus de cada parntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero
o texto), frmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;

Un rango de celdas se separa por dos puntos :

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
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3) Frmulas y funciones

Insertar funcin con el asistente:

Una funcin como cualquier dato se puede escribir
directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel
dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos
resultar ms fcil trabajar con ellas.

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3) Frmulas y funciones

Insertar funcin con el asistente:

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C. Aprendiendo Microsoft Excel

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3) Frmulas y funciones

Utilizar expresiones como argumentos de funciones

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C. Aprendiendo Microsoft Excel

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3) Frmulas y funciones

Utilizar funciones como argumentos de funciones

Excel tambin permite que una funcin se convierta en
argumento de otra funcin, de esta forma podemos
realizaroperaciones realmente
complejas
en
una
simple celda.

Por ejemplo: =MAX(SUMA(A1:A4);B3) ,
esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la
suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma
SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el
resultado de la suma y la celda B3.

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C. Aprendiendo Microsoft Excel

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3) Frmulas y funciones

Funciones de fecha y hora

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o
el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien,
Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos
desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es
decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y
a partir de ah empieza a contar, en las funciones que
tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un
nmero o bien la referencia de una celda que contenga una
fecha.

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3) Frmulas y funciones

Funciones de fecha y hora
Funcin

Descripcin

AHORA()

Devuelve la fecha y la hora actual

AO(nm_de_serie)

Devuelve el ao en formato ao

DIA(nm_de_serie)

Devuelve el da del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)

Calcula el nmero de das entre las dos fechas

DIASEM(nm_de_serie;tipo)

Devuelve un nmero del 1 al 7

FECHA(ao;mes;da)

Devuelve la fecha en formato fecha

FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Devuelve la fecha en formato de fecha

HORA(nm_de_serie)

Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23

HORANUMERO(texto_de_fecha)

Convierte una hora de texto en un nmero

HOY()

Devuelve la fecha actual

MES(nm_de_serie)

Devuelve el nmero del mes en el rango del 1

(enero) al 12 (diciembre)

MINUTO(nm_de_serie)

Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

NSHORA(hora;minuto;segundo)

Convierte horas, minutos y segundos dados

como nmeros

SEGUNDO(nm_de_serie)

Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

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3) Frmulas y funciones

Funciones de texto

Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro
del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un
conjunto de funciones especficas para la manipulacin de
texto.

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3) Frmulas y
funciones
Funcin

CARACTER(nmero)
CODIGO(texto)

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares)
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;n m_inicial)

Funciones
de texto

ESPACIOS(texto)
EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_ini cial)
IGUAL(texto1;texto2)
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)

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Descripcin
Devuelve el carcter especficado por el nmero
Devuelve el cdigo ASCII del primer caracter del texto
Devuelve una cadena de caracteres con la unin
Redondea un nmero pasado como parmetro
Devuelve el nmero de caracteres especificados
Devuelve la posicin inicial del texto buscado
Devuelve el mismo texto pero sin espacios
Devuelve los caracteres indicados de una cadena
Encuentra una cadena dentro de un texto
Devuelve un valor lgico (verdadero/falso)
Devuelve el nmero de caracteres especificados

LARGO(texto)

Devuelve la longitud del texto

LIMPIAR(texto)

Limpia el texto de caracteres no imprimibles

MAYUSC(texto)

Convierte a maysculas

MINUSC(texto)

Convierte a minsculas

MONEDA(nmero;nm_de_decimales)

Convierte a moneda
Convierte a mayscula la primera letra del texto

NOMPROPIO(texto)
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_
caracteres;texto_nuevo)

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra

REPETIR(texto;nm_de_veces)
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_
de_ocurrencia)

Repite el texto

T(valor)

Comprueba que el valor es texto

TEXTO(valor;formato)

Convierte un valor a texto

TEXTOBAHT(nmero)

Convierte un nmero a texto tailands (Baht)

VALOR(texto)

Convierte un texto a nmero

Reemplaza el texto con texto nuevo

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3) Frmulas y funciones

Funciones de bsqueda

Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos
encontrar alguna informacin de algo no buscamos
directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos,
realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que
conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si
buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si
buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la
gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente
el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso
buscamos por otros datos que s conocemos.

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3) Frmulas y funciones

Funciones de bsqueda

Funcin

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Descripcin

AREAS(ref)

Devuelve el nmero de rangos de celdas

contiguas
Busca valores de un rango de una columna
BUSCAR(...)
o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_e Busca en la primera fila de la tabla o
n;
matriz de valores
indicador_filas;ordenado)
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_e Busca un valor en la primera
columna de la izquierda
n;
indicador_columnas;ordenado)
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_
Devuelve la posicin relativa de un elemento
en
;tipo_de_coincidencia)
COLUMNA(ref)

COLUMNAS(matriz)

Devuelve el nmero de columna de una

referencia
Devuelve el nmero de columnas que
componen la matriz

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)

Devuelve una referencia a un rango

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)

Crea una referencia de celda en forma de texto

ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)

Elige un valor o una accion de una lista de

valores

FILA(ref)

Devuelve el nmero de fila

FILAS(matriz)
Devuelve el nmero de filas
HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;no
Crea un acceso directo a un documento
mbr e_descriptivo)
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_da
tos;t
Extrae datos almacenados en una tabla dinmica
ablas_dinmicas;campo1;elemento1;campo2
;elemento2...)
Devuelve el valor de una celda en la
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)
interseccin de una fila y una columna
INDIRECTO(ref;a1)

Devuelve una referencia especificada

TRANSPONER(matriz)

Intercambia las filas por las columnas en una

matriz

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3) Frmulas y funciones

Funciones financieras

Excel es una de las herramientas ms potentes para
trabajar con informacin y clculos financieros, ofrece una
amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu
propia "caja de ahorros en casa".

Otras funciones

Adems de las funciones anteriormente mencionadas,
existe un gran abanico de funciones de diferentes
categoras que nos pueden ser de gran utilidad.

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4) Manipulando celdas

Seleccin de celdas

Seleccin de una hoja entera

Ampliar o reducir una seleccin

Copiar celdas

Pegado especial

Mover celdas

Borrar celdas

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5) Formato de celdas

Seleccin de celdas

Fuente

Alineacin

Bordes

Rellenos

Nmeros

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6) Cambios de estructura

Alto de fila

Autoajustar

Ancho de columna

Autoajustar a la seleccin

Ancho estndar de columna

Cambiar el nombre de la hoja

Ocultar hojas

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7) Insertar y eliminar elementos

Insertar filas en una hoja

Insertar columnas en una hoja

Insertar celdas en una hoja

Insertar hojas en un libro de trabajo

Eliminar filas y columnas en una hoja

Eliminar celdas de una hoja

Eliminar hojas de un libro

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8) Imprimir

Vista preliminar

Configurar pgina

Imprimir

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9) Grficos

La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la
interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice
mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.

Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por
crearlo:
- Como grfico incrustado: insertar el grfico en una hoja
normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de grfico: crear el grfico en una hoja
exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no
existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
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9) Grficos

Crear grficos:

Es recomendable tener seleccionado el rango de

celdas que se quiere que participen en el grfico, de esta
forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso
contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear
debido a un tipo de error en los datos que solicita.
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9) Grficos

Crear grficos:

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9) Grficos

Origen de datos

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GRACIAS POR SU ATENCION

FIN

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