INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE MEDICINA

Academia de Informtica Mdica

Laboratorio de Informtica Mdica

Excel 1
Introduccin
Excel es una Hoja de Clculo. A pesar de su nombre, esta clase de programas puede
usarse para efectuar operaciones de diversos tipos no slo con nmeros, sino tambin
con palabras y fechas. Las operaciones se pueden realizar manualmente o programarse en la hoja para que se lleven a cabo en forma automtica. Tambin incluye funciones lgicas, capacidad para elaborar Grficas y funciones para administracin de Bases
de Datos.
Arrancar Excel
Al igual que el resto de las aplicaciones de Microsoft, Excel se puede arrancar de varias
formas:
Haciendo clic Inicio Programas Excel.
En el botn de acceso directo del escritorio o la barra de Office.
Con doble clic sobre cualquier archivo de Excel. (*.xls)

1. Arranca Excel con cualquiera de los mtodos indicados

Elementos bsicos de Excel
Los elementos bsicos de la ventana de Excel son los mismos de todas las aplicaciones Windows: barra de ttulo, barra de mens, barra de herramientas estndar y formato, barras de desplazamiento y barra de estado. Adems, Excel tiene caractersticas y
herramientas propias de la aplicacin.
1. Apunta a los conos de las herramientas que no hayas encontrado en Word o PowerPoint, para que conozcas sus nombres.
2. Emplea la misma tcnica para identificar el Cuadro de nombres, la Barra de frmulas y las etiquetas de hoja.
Libros y Hojas de clculo
Cuando se arranca el programa, se abre un Libro de Excel. Cada libro puede tener
una o ms Hojas de clculo. La pantalla muestra la hoja de clculo activa, en la que
se pueden escribir datos o realizar operaciones. Las hojas de clculo estn divididas en
Filas y Columnas. Las filas estn marcadas con nmeros del 1 al 65 536, en la columna de color gris del lado izquierdo de la ventana y las columnas con letras de A hasta IV
en la fila superior, tambin de color gris. La interseccin de una fila y una columna formaov/mlvm/ene-06

Excel

ma una Celda. Cada hoja de clculo tiene un total de 16 777 216 celdas. Cada celda
representa una direccin de memoria de la computadora y se identifica con la letra de la
columna, y el nmero de la fila correspondientes. En cualquier momento, existe una
Celda Activa, que se puede reconocer porque tiene un marco grueso alrededor, con un
pequeo cuadro en la esquina inferior derecha, como se muestra en la figura siguiente,
y porque su nombre aparece en el Cuadro de nombres.

La celada activa es el lugar donde se escribirn los datos que introduzcas.

El apuntador del ratn
En Excel, el apuntador del ratn tiene diferente aspecto, dependiendo del sitio de la
ventana en que se encuentre, Los ms frecuentes se muestran en la figura siguiente.

1. Mueve el apuntador por la ventana, para que identifiques en que sitio adquiere cada
una de las formas de la figura anterior.
Movimiento en la hoja
Para poder introducir datos, modificarlos y emplearlos en operaciones, es necesario llegar a la celda donde vas a escribir, para ello debes conocer los comandos que te permiten moverte en la hoja.
1. Mueve el apuntador a cualquier celda de la hoja de clculo y haz clic. La celda seleccionada se convierte en la celda activa.
2. Haz clic dentro del cuadro de nombres, escribe G10 y presiona <Enter>. Ahora la
celda G10 es la celda activa.
3. Presione <Abajo>. La celda activa cambia a G11.
4. Prueba el efecto de las teclas <Arriba>, <Derecha>, <Izquierda>, <Inicio>, <Tabulador>, <Av Pag> y <Re Pag>.
5. Tambin se usan combinaciones de las teclas <Control> y <Shift>, con las teclas de
cursor para seleccionar la celda activa. Regresa a G10 y prueba las combinaciones
de las teclas de los incisos 3 y 4 con <Control> y <Shift>.
Movimiento en el libro
1. Encuentra las etiquetas de las hojas de clculo, que estn en la parte inferior de la
ventana de Excel.
2. Para cambiar la hoja activa, basta hacer clic en la etiqueta deseada.
3. Tambin se pueden usar combinaciones de teclas siguientes <Ctrl> + <AvPg>, para
ir a la pgina siguiente y <Ctrl> + <RePg>, para pasar a la anterior.
maov/mlvm/2

Excel

Seleccin
Muchas de las tareas que se pueden realizar en Excel requieren de la seleccin de celdas individuales, en grupos, o toda la hoja de clculo. Ahora practicaremos las formas
seleccin de Excel.
Seleccin de celdas
1. Para seleccionar una celda. Coloca el apuntador del ratn sobre la celda F13 y haz
clic. La celda queda seleccionada y adems se convierte en la celda activa.
2. Para seleccionar celdas no adyacentes. Mantn presionada la tecla <Control> mientras haces clic consecutivamente en las celdas A4, C8 y H20. La ventana debe verse como en la figura siguiente.

3. Las cuatro celdas quedan seleccionadas, pero la celda activa siempre es la ltima
seleccionada.
4. Esta y cualquier otra seleccin, se borran haciendo clic en cualquier lugar de la hoja
de clculo. Haz clic A1 para deshacer la seleccin.
Seleccin de rangos de celdas
1. Coloca el apuntador del ratn en la celda B2 y arrstralo hasta la celda C10. Mientras arrastras el ratn, observa que en el cuadro de nombres aparece el nmero de
filas (L) y columnas (C) seleccionadas. Todas las celdas quedan marcadas, pero slo hay una celda activa, C10.
Otra forma de seleccionar un rango es con las teclas de cursor.
maov/mlvm/3

Excel

2. Haz clic B2, mantn presionada la tecla <Shift>. Con la tecla <Derecha>, marca hasta la columna C. Por ltimo, con <Abajo>, marca hasta la fila 10 y suelta la tecla
<Shift>.
3. Observa que ambas maniobras son equivalentes, la celda activa es la misma.
En Excel, los rangos se representan escribiendo la celda superior izquierda del rango,
dos puntos y la celda inferior derecha. El rango seleccionado en el inciso anterior sera
B2:C10. Tambin se puede seleccionar un rango de celdas escribiendo su representacin en el cuadro de nombres.
1. Haz clic A1 para borrar la seleccin.
2. Haz clic en el cuadro de nombres, escribe B2:C10 y presiona <Enter>
3. Como puedes ver, se selecciona el mismo rango, pero ahora la celda activa es B2.
Rangos no adyacente
1. Arrastrando el ratn mientras mantienes presionada la tecla <Control>, selecciona
los rangos E10:G15 e I2:I15. El resultado de tu seleccin debe verse como el de la
figura siguiente.

Modificar un rango de celdas seleccionado

1. Selecciona el rango B2:C10.
2. Manteniendo presionada <Shift>, haz clic B6. El rango seleccionado cambia a
B2:B6.
maov/mlvm/4

Excel

3. Mantn presionada <Shift> y haz clic E1, el nuevo rango es B1:E2.

4. Tambin se combinan las teclas de cursor y la tecla <Shift>, para cambiar el tamao
de la seleccin. Prueba a cambiar el tamao con <Shift> + las teclas del cursor. Al
terminar borra la seleccin.
Seleccionar columnas
1. Una columna. Haz clic sobre la letra C del encabezado de la columna. Usando las
flechas de la barra de desplazamiento vertical, comprueba que se selecciona toda la
columna. La celda activa es la primera de la columna (C1).
2. Columnas adyacentes. Manteniendo presionada <Shift>, selecciona la columna F.
3. Columnas no adyacentes. Mantn presionada <Control> y selecciona las columnas
A y H. El resultado debe verse como el de la figura siguiente.

Tambin se puede seleccionar una sola columna usando una combinacin de teclas.
4. Haz clic C5 y despus presiona <Control> + <Espacio>. Esta forma de seleccin de
columnas no es equivalente a la anterior, ya que la celda activa es diferente, en este
caso es E5.
Seleccionar filas
1. Una fila. Haz clic sobre el nmero de la fila 3. Usa la barra de desplazamiento horizontal para comprobar que se ha seleccionado toda la fila. La celda activa es la primera de la fila.
2. Filas adyacentes. Mantn presionada <Shift> y haz clic nmero de la fila 12.
maov/mlvm/5

Excel

3. Filas no adyacentes. Mantn presionada <Control> y selecciona las filas 19 y 23,

haciendo clic sobre los nmeros correspondientes. El resultado de tu seleccin debe
verse como el de la figura siguiente.

Existe una combinacin de teclas para seleccionar una sola fila.

4. Haz clic C3 y despus presiona <Shift> + <Espacio>. Esta forma de seleccin de filas no es equivalente al anterior, ya que la celda activa es diferente, es C3.
Seleccionar una hoja completa
En la esquina superior izquierda de la hoja de clculo, a la izquierda del encabezado de
la columna A y arriba del nmero de etiqueta de la fila 1, se encuentra un botn gris sin
marca, que sirve para seleccionar la hoja completa.
1. Haz clic en el botn de seleccin de hoja. Con las barras de desplazamiento, comprueba que se ha seleccionado toda la hoja.
Tambin se puede usar una combinacin de teclas para seleccionar la hoja completa.
2. Haz clic C3. Presiona <Control> + <Shift> + <Espacio>. Esta forma de seleccin de
hojas no es equivalente al anterior, ya que la celda activa es diferente. Con el botn
la celda activa siempre es A1, con las teclas, la celda activa no cambia de la posicin actual del cursor.
Captura de datos
En Excel, la captura de datos consta de tres pasos:
Seleccionar la celda donde se va a introducir el dato.
maov/mlvm/6

Excel
Escribir el dato, sea texto, nmero, fecha, etc.
Aceptar el dato escrito.

1. Utiliza alguno de los mtodos que ya conoces para seleccionar la celda A1 y escribe:
Tamao del Cerebro e Inteligencia. Datos de Willerman y cols. (1991)
2. Observa que el texto escrito aparece simultneamente en la barra de frmulas y la
celda activa.
3. Para aceptar el dato puedes usar cualquiera de las opciones siguientes:
o Presiona <Intro>.
o Cambia la celda activa, en cualquiera de las formas que ya conoces.
o Haz clic Introducir
que aparece junto a la Barra de frmulas, cuando se escribe algo en la celda activa.
4. Como puedes ver, el dato desaparece de la Barra de frmulas y slo queda en la
celda correspondiente.
Cuando la longitud del contenido de la celda ocupa un espacio mayor al tamao de esta, se puede leer completo s como en este caso, la celda que est a la derecha est
vaca, cuando no es as, queda oculto debajo del contenido de esta, pero no se borra.
Editar datos
1. S cometes un error antes de aceptar un dato, puedes corregirlo, borrando los caracteres a la izquierda del cursor con la tecla <Regresar>, y los que estn a la derecha
con <Supr>.
2. Para cancelar la introduccin de un dato, en cualquier momento, presiona la tecla
<Esc> o haz clic Cancelar
, junto a la Barra de frmulas. Si la celda contena
algn dato, cualquiera de estas operaciones lo regenera.
3. Para corregir un error que descubres despus de aceptar el dato, regresa a la celda
respectiva y escribe el dato correcto; Excel borra el contenido de la celda automticamente, al escribir el nuevo dato.
Tablas de datos
Las celdas de Excel pueden contener datos de diversos tipos, con los que se pueden
realizar una amplia gama de operaciones, pero primero se deben capturar en forma organizada. Al conjunto de datos organizados en una hoja de clculo se le denomina Tabla. Una hoja de clculo puede contener una o ms tablas, dependiendo del tamao de
estas y del uso que se desea darles.
1. Escribe los enunciados siguientes, que sern los encabezados de la tabla, en cada
una de las celdas que se indica. Cuando se escribe en celdas de una misma fila, la
forma ms fcil de cambiar la celda activa es con la tecla de <Tabulador>, para ir a
la derecha o la combinacin <Shift>+<Tabulador>, para ir hacia la izquierda.
maov/mlvm/7

Excel

Celda
A2
B2
C2
D2
E2
F2
G2
H2
I2

Enunciado
No.
Sexo
IQ Total
IQ Verbal
IQ Habilidad
Peso/kg
Estatura/cm
Tamao del cerebro/pixeles
Fecha de Nacimiento/dd-mm-aa

Como ya se explico antes, el contenido de algunas celdas no se visualiza completo, sin

embargo, existen formas de verlo.
1. Selecciona la celda H2. En la Barra de frmulas se lee el contenido de la celda: Tamao del Cerebro / pixeles. La Barra de frmulas siempre refleja el contenido de la
celda activa.
2. Selecciona toda la fila 2.

3. Haz clic Formato Columna Autoajustar a la seleccin. El ancho de las columnas se ajusta a la longitud del texto.
El problema con esta forma de visualizar el texto, es que la tabla se vuelve demasiado
ancha y en tablas muy grandes, el trabajo es lento. Haz clic Deshacer
gresar la hoja a su forma original.

, para re-

4. Haz clic Formato Celdas; se abre la ventana Formato de celdas.

maov/mlvm/8

Excel

5. Selecciona la pestaa de Alineacin, activa la casilla Ajustar texto y haz clic Aceptar. La altura de las celdas se ajusta para poder visualizar todo el texto.

Para capturar los conjuntos de datos, primero asignaremos los nmeros de la columna
A, usando las series predefinidas de Excel, con las cuales basta indicar dos valores
consecutivos para que el programa complete la serie, de la siguiente manera.
6. Selecciona la celda A3 y escribe: 1.
7. Selecciona la celda A4 y escribe: 2.
8. Selecciona el rango A3:A4.
9. Coloca el apuntador del ratn sobre la esquina inferior derecha del rectngulo seleccionado y cuando adquiera la forma de un signo de suma
jo.

, arrstralo hacia aba-

10. Observa la etiqueta amarilla que aparece, indicando cuantas celdas se han seleccionado.

maov/mlvm/9

Excel

11. Contina arrastrando y suelta el botn al llegar a cuarenta. El conjunto de celdas se

llena con la serie del 1 al 40.
Antes de continuar la capturar de datos, podemos configurar el programa para realizar
la tarea en la forma ms rpida posible.
12. Haz clic Herramientas Opciones... y selecciona la pestaa Modificar, si es necesario, activa la casilla Mover seleccin despus de ENTRAR. En el cuadro de Direccin: selecciona Abajo. Haz clic Aceptar.
13. Selecciona la celda B3 en la columna de Sexo y escribe:
Femenino
14. Con <Tabulador> pasa a C3 y escribe:
133
Como observaste en la celda B3, cuando el dato que se introduce es texto, se justifica
a la izquierda en cambio s es nmero como en C3, se justifica a la derecha. Esta
forma de alineacin es til par detectar errores en la captura de datos. La alineacin de
los datos se puede modificar segn convenga.
15. Usando siempre <Tabulador>, para cambiar a la celda siguiente, completa el primer
rengln de la tabla, escribiendo en las celdas indicadas los valores siguientes:
D3 = 132, E3 = 124, F3 = 53.6, G3 = 163.8, H3 = 816932, I3 = 18-04-70.
16. Despus de introducir el ltimo valor, presiona <Enter>, automticamente la celda
activa cambia a B4.
Guardar un libro de trabajo
Para guardar un libro de Excel se usan los comandos Guardar o Guardar como... del
men Archivo, en la misma forma que en Word y PowerPoint. Tambin se puede usar
el botn Guardar de la barra de herramientas estndar, sujeto a las mismas condiciones que en las otra aplicaciones de Office.
1. Guarda el libro de trabajo con el nombre Excel1 en una carpeta de nombre Excel,
que debes crear en Mis documentos.
2. Cierra el archivo.
maov/mlvm/10

Excel

Formato de Tablas
Aplicando un formato adecuado a una tabla de datos, puedes hacerla mas clara y fcil
de leer. Aunque el formateo no es indispensable, es til para el anlisis e interpretacin
de datos.
1. Descarga el archivo Material para Excel.zip, desde el vnculo de la hoja de guas
de prctica, a Mis documentos y desempcalo. Se crea la carpeta Material para
Excel.
2. Abre el archivo Tabla de datos.pdf que se encuentra en la carpeta Material para
Excel de Mis documentos. Realiza la captura con cuidado ya que esta es la tabla
de datos que usaremos en el resto del ejercicio y por lo tanto, es importante que te
asegures que los valores sean correctos, pues el resultado de todos los ejercicios
depende de que as sea.
3. Guarda el archivo, sin cambiar el nombre.
4. Selecciona el rengln 2.
5. Haz clic Formato Columna Autoajustar a la seleccin, el ancho de las columnas se ajusta al texto de los encabezados.

6. En este modo de presentacin, notaras varios detalles que conviene modificar.

o El ancho de la columna B, oculta parcialmente los valores de la variable Sexo.
o Los valores de Estatura sin decimales, se justifican a la derecha y se pueden confundir con valores ms pequeos.
maov/mlvm/11

Excel

o El nmero de pixeles del Tamao del Cerebro es muy grande y difcil de leer.
o Los encabezados no son claros, debido a la alineacin que tienen.
7. Para ajustar el ancho de columna, selecciona la columna B, haciendo clic sobre la
letra del botn de encabezado. Haz clic Formato Columnas Autoajustar a la
seleccin. La columna se ajusta al dato ms grande en ella.
8. El formato de nmeros con decimales se cambia de la siguiente manera. Selecciona
las columnas F y G. Haz clic Formato Celdas... aparece la ventana Formato de
celdas.
9. Selecciona la pestaa de Nmero; en el cuadro Categora: selecciona Nmero. En
la ventana Posiciones decimales selecciona 1 y haz clic Aceptar. Ahora todos los
nmeros de esas columnas, tienen una cifra decimal.

10. Para dar un formato ms claro a los nmeros grandes: selecciona la columna H y
haz clic Formato Celdas... nuevamente aparece la ventana Formato de celdas.
11. Selecciona la pestaa Nmero en el cuadro Categora selecciona Personalizada.
En el cuadro Tipo: escribe alguno de los formatos siguientes:
###,###,### ### ### ###
12. Haz clic Aceptar. Con el primer formato los millares quedan separados por comas y
con el segundo, por espacios.

maov/mlvm/12

Excel

En forma similar, se cambia el formato de los encabezados.

13. Selecciona el rengln 2 y haz clic Formato Celdas... y en la pestaa alineacin
del la ventana Formato de celdas.
14. En el apartado Alineacin del texto selecciona Centrada, para Horizontal: y Vertical: y haz clic Aceptar. Los encabezados quedan centrados en sus celdas.
15. Coloca el apuntador del ratn sobre la lnea que divide las columnas C y D. Cuando
adquiera la forma de flecha doble, arrstralo hacia la izquierda de la pantalla, hasta
que la lnea punteada quede sobre la ltima letra de la palabra Total y sultalo, IQ
debe quedar arriba y Total abajo, como en la figura siguiente.

16. Repite esta maniobra, para los encabezados IQ Verbal, IQ Habilidad y Peso / kg,
hasta lograr que IQ y Peso queden arriba y el resto del encabezado abajo.
17. El resultado de todas estas modificaciones debe ser igual a la tabla de la figura siguiente.

maov/mlvm/13

Excel

Cambiar el nombre de una hoja de clculo

1. Haz clic Formato Hoja Cambiar nombre. La etiqueta de la hoja activa queda seleccionada.

2. Escribe:
Tabla de Datos
3. Presiona <Intro>. El nombre se escribe en la pestaa.

4. En forma alterna, puedes seleccionar el nombre de la hoja haciendo doble clic sobre
la pestaa correspondiente, y despus escribir el nuevo nombre.
5. Guarda el archivo, sin cambiar el nombre.
Ordenar datos
Una vez que los datos han sido capturados, se pueden procesar de muchas formas para obtener informacin, una de ellas es ordenarlos.
1. Haz clic F3 - Orden ascendente.
2. Los datos de la tabla se presentan en orden ascendente de peso. Con este ordenamiento es fcil ver que el peso menor es de 48.1 kg y el mayor de 87.2 kg.
maov/mlvm/14

Excel

3. Para ordenar una variable a la inversa, se usa el botn Orden descendente

Si es necesario, se puede usar ms de un criterio para ordenar los datos.
4. Selecciona la celda E3, haz clic Datos Ordenar... aparece la ventana Ordenar.

5. Si es necesario, en el apartado La lista tiene fila de encabezamiento, selecciona el

botn S
6. En Ordenar por, selecciona Estatura y la opcin Descendente.
7. Como segundo criterio, en Luego por, selecciona Fecha de Nacimiento y Descendente.
8. Como ltimo criterio selecciona IQ Total, Ascendente. Haz clic Aceptar. Ordenando
los datos de esta manera, encontramos que el mximo de estatura corresponde a
una sola persona, que es de sexo masculino y tiene el nmero 28.
9. Usando combinaciones de variables es posible obtener una gran cantidad de informacin.
Desplazamiento en una tabla de datos
Adems de las formas que ya conoces, algunas combinaciones de teclas se pueden
usar para moverse dentro de una tabla de datos.
1. Haz clic F11. Ahora presiona <Fin> - <Izquierda> y observa lo que sucede.
2. Repite la maniobra, <Fin> y las otras teclas del cursor y observa lo que sucede
3. Haz clic F11 y repite las maniobras anteriores, manteniendo presionada <Shift>. Se
deben seleccionar las celdas de la tabla
Operaciones aritmticas en Excel
En Excel se pueden realizar todo tipo de operaciones aritmticas, usando valores constantes o referencias a las celdas en que se encuentran los valores.
Las operaciones se realizan escribiendo Frmulas en las celdas. La escritura de frmulas tiene algunas reglas que aplicars en el ejercicio siguiente.
maov/mlvm/15

Excel

1. Ordena la tabla por Peso, de mayor a menor.

2. Las frmulas de Excel siempre se inician con un signo de igual (=) y no se debe dejar espacio entre los caracteres, sean smbolos, nmero o referencias. En la celda
F44 escribe el enunciado siguiente, exactamente como est, y presiona <Intro>.
=87.2-48.1
3. El resultado es el rango de valores de Peso y debe ser 39.1.
Otra forma de realizar este clculo es usando referencias a las celdas en que se encuentran los valores, en lugar de los valores mismos; la ventaja de este mtodo radica
en que el resultado se actualiza automticamente cuando cambian los valores.
4. En la celda F45 escribe el signo igual para indicar a Excel que vas a escribir una
frmula.
5. Usa la barra de desplazamiento vertical para llegar al inicio de la tabla y haz clic F3,
la celda seleccionada queda rodeada por una lnea discontinua. En la Barra de frmulas puedes ver que la referencia se escribe automticamente en la frmula. Este
mtodo se puede aplicar tanto a celdas individuales como a rangos de celdas.
6. Escribe el signo menos.
7. Usa la barra de desplazamiento vertical para llegar al final de la tabla, haz clic F42 y
despus presiona <Intro>. El rango calculado es el mismo pero se calcul por referencia a las celdas, si los valores en esas celdas cambian, se modificar el resultado.
8. Selecciona cualquier celda llena de la columna A y haz clic Orden ascendente.
Ahora el rango calculado por referencia es incorrecto. Podemos evitar este error
usando en la frmula algunas Funciones preprogramadas de Excel.
Las Funciones preprogramadas de Excel son frmulas, que forman parte del programa y resuelven tareas frecuentes, tediosas o demasiado laboriosas de escribir para el
usuario normal. Tambin se les da el nombre de Macros, porque con un solo nombre
se agrupan muchas instrucciones. En Excel los usuarios pueden usar las funciones
preprogramadas y tambin crear sus propias funciones.
1. En la celda F46 escribe:
=Max(
2. Selecciona el rango de celdas F3:F42 y cierra el parntesis.
3. Continua escribiendo lo siguiente:
=Max(F3:F42)-Min(
4. Recuerda que los caracteres se escriben sin espacio entre ellos.
5. Vuelve a seleccionar el rango F3:F42, cierra el parntesis y presiona <Intro>. La
frmula debe quedar como:
=MAX(F3:F42)-MIN(F3:F42)
6. El rango calculado es nuevamente correcto, 39.1.
maov/mlvm/16

Excel

La funcin MAX(Argumentos) calcula el valor mximo de sus argumentos. Los Argumentos estn formados por un conjunto de valores que se escriben dentro del parntesis. Los valores pueden ser absolutos, referencias a celdas o a rangos de celdas, como
en el ejemplo.
La funcin MIN(Argumentos) tiene el mismo tipo de argumentos, pero calcula el valor
mnimo.
Ambas funciones se evalan antes de realizar las operaciones aritmticas.
Todas las funciones de Excel tienen la misma sintaxis, un nombre seguido de uno o
ms argumentos encerrados en parntesis. Los argumentos varan segn el tipo de
funcin.
Con esta frmula, no importa el orden de los datos en la tabla pues los valores mximo
y mnimo siempre sern los mismos.
7. Ordena la tabla en forma descendente de talla y observa que el valor rango del peso
en F46 se calcula correctamente, mientras que el de F45 cambia.
Copiar una celda
Una vez que hemos escrito la frmula correcta para calcular el rango de una variable,
podemos usarla para todas las variables. Para ello, basta copiarla en las celdas correspondientes.
1. Copiar a una sola celda. Selecciona la celda F46 y haz clic Copiar. El contenido de
la celda pasa al portapapeles y la celda queda enmarcada con una lnea discontinua.
2. Selecciona la celda C46 y haz clic Pegar.
Observa en la Barra de frmulas que al pegar, las referencias de la frmula se actualizan automticamente para calcular el rango de IQ Total. Esto se debe a que escritas
as, las referencias son relativas, o sea determinan en relacin a la posicin de la celda
que contiene la frmula.
La celda F46 contina marcada, indicando que su contenido an est en el portapapeles y se puede volver a pegar.
3. Pega la frmula en I46. Como los valores son fechas, el resultado se calcula en das
entre la mayor y la menor de ellas.
Otra forma de copiar es arrastrando la esquina inferior derecha del marco de la celda
activa o del rango seleccionado.
4. Selecciona la celda C46. Arrastra la esquina inferior derecha del marco hasta que se
marque el rango C46:I46 y suelta el botn, se copia la formula y se actualizan los
valores.
Borrar el contenido de las celdas
1. Selecciona el rango F44:F46. Para borrar el contenido de las celdas puedes usar
cualquiera de las opciones siguientes:
o Presiona <Supr>.
maov/mlvm/17

Excel

o Haz clic Edicin Borrar.

o Haz clic derecho sobre la seleccin, en el men contextual que aparece haz clic
Borrar contenido.
Frmulas ms complejas
En una frmula de Excel las operaciones aritmticas se realizan en el mismo orden de
precedencia que tienen en lgebra.
funciones > potencia y raz > multiplicacin y divisin > suma y resta > comparacin
1. En la celda C44 escribe la frmula siguiente. Recuerda que no debes dejar espacios
entre los caracteres.
=max(c3:c42)+min(c3:c42)/2
2. Despus de las funciones, la precedencia mayor es de la divisin, primero se divide
el mnimo (77) entre 2 y despus se suma al mximo (144) para darnos el resultado
182.5.
3. Para cambiar la precedencia usamos parntesis. En C45 escribe:
=(max(c3:c42)+min(c3:c42))/2
4. Primero se realizan las operaciones entre parntesis, en este caso 77+144 y despus se aplica la precedencia, dividiendo el resultado entre 2 para obtener 110.5.
5. Si una frmula contiene operaciones con la misma precedencia, Excel las evaluar
de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin, la parte de la frmula
que se debe evaluar primero se escribe entre parntesis. Estas reglas funcionan para todas las frmulas.
6. Borra el contenido de las celdas de la lnea 44 en adelante.
Procesamiento de Datos
La utilidad de este programa se hace evidente cuando comenzamos a procesar los datos para obtener informacin. Usando las funciones de Excel, la capacidad para programar tareas en las hojas de clculo y la facilidad para elaborar diferentes tipos de grficos, se puede procesar datos en un gran nmero de formas diferentes.
Descripcin de muestras
Excel tiene funciones que permiten calcular rpidamente las estadsticas de un conjunto de datos. La forma ms fcil de usarlas es con el botn Pegar funcin.

1. Haz clic C44 - Pegar funcin, aparece la ventana Pegar funcin de la figura siguiente.

maov/mlvm/18

Excel

2. En el cuadro O seleccionar una categora: selecciona Estadsticas y en Seleccionar una funcin: selecciona PROMEDIO. En la parte inferior de la ventana se
muestra una breve descripcin de la funcin. Haz clic Aceptar. Se abre la ventana
de la funcin Promedio.

3. Los cuadros de Nmero se pueden llenar con nmeros, referencias a celdas o a

rangos de celdas. En Nmero1: escribe C3:C42 y haz clic Aceptar. En la Barra de
frmulas se muestra la funcin insertada y en C44 el resultado.
4. Inserta las funciones: MEDIANA, en C45; MODA, en C46; VAR, en C47 y DESVEST, en C48. Utiliza el rango C3:C42 para todas.
MEDIANA. Calcula el valor central de un conjunto de datos.
MODA. Calcula el valor ms frecuente en un conjunto de datos.
VAR. Calcula la varianza de una muestra de datos.
DESVEST. Calcula la desviacin estndar de una muestra de datos.
Como recordaras, estas estadsticas se utilizan para describir la tendencia central y dispersin de datos en una muestra. Adems el orden relativo de los valores de media,
mediana y moda, describen el sesgo de la muestra.
maov/mlvm/19

Excel

5. Copia las 5 frmulas que acabas de escribir, desde la columna D hasta la H.

6. Observa que en H46 aparece el smbolo:
#N/A
7. Esto indica que se produjo un error al resolver la frmula, en este caso, el error es
que no hay ningn valor que se repita.
8. Guarda el libro, sin cambiar el nombre.
Programacin de hojas de clculo
Las computadoras no pueden realizar tarea alguna por si mismas, necesita recibir instrucciones del usuario. El conjunto de instrucciones que se dan a la computadora para
que realice una tarea especfica, se llama Programa. La secuencia de pasos que se
deben seguir para realizar una tarea se llama Algoritmo. Para ser tiles, los algoritmos
deben tener un tiempo de ejecucin finito. La elaboracin de programas consiste en el
diseo de los algoritmos y su conversin en instrucciones que la computadora entienda.
El proceso de elaboracin de los programas se conoce como Programacin.
La programacin de una hoja de clculo de Excel, consiste en escribir en las celdas de
la hoja, las frmulas de que consta el algoritmo para resolver un problema. Si se programa en forma adecuada, la hoja de clculo se puede usar para realizar una tarea
cuantas veces sea necesario.
Como ejercicio, programaremos una hoja de Excel para que realice el anlisis de distribucin de frecuencias de un conjunto de datos ubicados en un rango definido de celdas.
El algoritmo para esta labor se puede dividir en los pasos siguientes.
A. Calcular el rango de valores de la variable.
B. Calcular el nmero de intervalos de clase de frecuencia ms adecuado.
C. Clculo del tamao de los intervalos de clase.
D. Calcular los lmites de los intervalos de clase.
E. Contar el nmero de valores de la muestra en cada intervalo.
Excel tiene funciones que nos permiten realizar todas estas tareas en forma rpida.
A. Clculo del rango de valores
1. Haz clic Hoja2 para cambiar de hoja activa.
2. Cuando un Libro de trabajo no tiene ms hojas vacas, puedes insertar una nueva
haciendo clic Insertar - Hoja de clculo. La hoja nueva se inserta antes de la hoja
activa.
3. Selecciona la celda A1 y escribe:
Distribucin de Frecuencias
4. Regresa a la hoja Tabla de Datos, selecciona el rango H2:H42 y cpialo, haciendo
clic Copiar.
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Excel

5. Selecciona la Hoja2 y haz clic A2. Pega el rango copiado haciendo clic Pegar o presionado la tecla <Intro>.
6. En la celda C2 escribe: Mximo y en D2: Mnimo. Ahora, usa las funciones MAX y
MIN que ya conoces, haciendo referencia al rango de celdas de la columna A que
contiene los valores de nmero de pixeles, para calcular el valor mximo en la celda
C3 (1 079 549) y el mnimo (790 619) en D3.
7. A continuacin, necesitamos calcular el rango de valores de la variable, que es el
valor mximo menos el mnimo. Escribe la frmula correspondiente en la celda E3,
haciendo referencia a las celdas de la hoja activa, que contienen dichos valores. El
resultado debe ser 288 930.
8. Marca el resultado escribiendo Rango en la celda E2.
B. Clculo del nmero de intervalos de clase
1. En la celda F2 escribe No. de Intervalos, y en F3 escribe la frmula siguiente, que
es la traduccin a Excel, de la Regla de Sturges1, que se usa para determinar el
nmero de intervalos de clase ptimo para una distribucin de frecuencias. Recuerda que no debes dejar espacios en blanco entre los caracteres:
=Redondear(1+3.322*log(contar(a3:a42)),0)
2. En esta frmula encontramos varias caractersticas nuevas:
o La funcin Redondear(Valor,Decimales) redondea el Valor al nmero de Decimales indicado; si como en este caso Decimales=0, se redondea al entero ms
prximo.
o La funcin log(Valor) calcula el logaritmo de base 10 del argumento Valor, que en
la frmula es el resultado de la funcin Contar.
o La funcin Contar(Rango) cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros,
dentro del Rango indicado, ignora las celdas con texto o vacas.
o El asterisco (*) despus de 3.322, es el signo de multiplicacin de Excel.
3. La frmula cuenta las celdas ocupadas por nmeros en el rango A3:A42 y calcula el
logaritmo del resultado, multiplica este valor por 3.322 y le suma 1. Por ltimo, redondea el resultado al entero ms prximo, en nuestro ejemplo 6.
C. Clculo del tamao de los intervalos de clase
1. Calculamos el tamao de los intervalos de clase con la frmula:

Tamao

Rango
Nmero de intervalos de clase 1

2. En la celda G3 escribe una frmula de Excel, equivalente a esta, haciendo referencia a las celdas donde estn los valores correspondientes. El resultado debe ser 57
786. Marca este resultado escribiendo en G2, Tamao de Intervalo.
1

Daniel, W.W. Bioestatistics: A Foundation for Analysis in the Health Sciences. 2nd edition. John Wiley & Sons.
1978.
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Excel

D. Clculo de los lmites de los intervalos de clase

1. En C6, escribe Grupos. Es costumbre dejar un intervalo vaco antes y otro despus
de los intervalos llenos, por esa razn, el primer lmite de clase se calcula como:
Lmite inferior Mnimo

Tamao de Intervalo
2

2. Escribe la frmula de Excel equivalente a la anterior en C7. El resultado debe ser

761 726.
3. El siguiente lmite de clase se forma sumando el tamao del intervalo, que est en
G3, al valor inicial que est en C7. Escribe la frmula para calcular dicho valor en
C8, recuerda que nicamente debes usar referencias a las celdas. El resultado debe
ser 819 512.
Hasta ahora hemos usado referencias relativas en las frmulas, pero en la frmula para calcular los lmites de clase siguientes, es necesario sumar siempre el mismo tamao
de rango (G3) o sea, se necesita que la referencia no cambie, esta es una referencia
absoluta.
4. Selecciona la celda C8, haz clic dentro de la Barra de frmulas y edita la frmula
insertando el signo de pesos ($) antes de la G y antes del 3. Para moverte en la frmula usa las flechas de cursor. Termina la edicin presionado la tecla <Intro> el resultado no cambia, pero la frmula debe verse:
=C7+$G$3
5. El signo de pesos antes de la letra y/o el nmero de una referencia, indica a Excel
que estas son referencias absolutas, que no se deben cambiar cuando se copia una
frmula. Es posible usar el signo para la columna o para el nmero por separado.
6. Para completar la tabla de lmites de clase, copia el contenido de la celda C8 en el
rango C9:C13. El resultado ser:

E. Contar el nmero de valores de la muestra en cada intervalo

1. En la celda D6 escribe Frecuencia.
2. Selecciona el rango D7:D14. Haz clic Insertar funcin; en la categora
Estadsticas, selecciona la funcin Frecuencia.

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3. En el cuadro Datos escribe A3:A42, que es el rango de celdas donde estn los valores a organizar, en Grupos escribe C7:C13, correspondiente al rango de celdas
donde estn los lmites de las clases.
4. Presiona la combinacin de las teclas <Shift> + <Control> + <Enter>. El rango seleccionado se llena con el nmero de valores que hay entre el lmite inferior y el lmite superior de cada clase.

Excel cuenta los valores mayores que el lmite inferior y menores o iguales que el lmite
superior de cada clase, y escribe el resultado en la fila correspondiente al lmite superior. El valor cero en D7 corresponde a los valores menores o iguales a 761 726 que es
el lmite superior del primer intervalo, y el de D14 corresponde a los valores mayores
que 1 108 442 que es el limite inferior del ltimo intervalo.
Funciones de texto
Usando funciones y operadores de texto, podemos incluir en la hoja informacin sobre
los lmites de clase.
1. En la celda E6 escribe Lmites.
2. En E7 escribe la frmula siguiente:
=< &TEXTO(C7,### ### ###)
3. Al aceptar la frmula, en la celda aparece la expresin:
< 761 726
Cuando en una frmula, un nmero, smbolo o espacio en blanco, se encierra entre
comillas, Excel lo interpreta como un texto de manera que en la frmula < , representa
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Excel

el carcter del smbolo menor que, con un espacio en blanco despus, y no el operador lgico de comparacin.
TEXTO es una funcin de Excel que convierte un nmero, una referencia a una celda
que contienen un nmero, o una frmula o funcin, con resultado numrico, en un texto
con el formato que se indica entre comillas. En este caso ### ### ###, significa que
se escribirn hasta 9 caracteres separando los millares con espacios; si hay menos caracteres las posiciones vacas se eliminan y si hay ms caracteres se escriben pero sin
formato.
Finalmente, el smbolo & es el smbolo de Concatenacin de textos que une dos cadenas de caracteres para formar una sola.
4. En E8 escribe la frmula siguiente:
=TEXTO(C7,### ### ###)& &TEXTO(C8,### ### ###)
5. El resultado es una cadena de texto con el rango correspondiente
761 726 819 512
6. Para copiar esta frmula en el resto de las celdas de la tabla selecciona E8 y haz
doble clic sobre la esquina inferior derecha del marco. Esta maniobra slo funciona
cuando la celda o rango a copiar, se encuentra junto a una columna que ya est llena.
7. Selecciona la celda E14 y escribe la frmula siguiente. Recuerda, no hace falta borrar el contenido de la celda, Excel lo sustituye automticamente.
="> "&TEXTO(C13,"### ### ###")
8. El resultado ser la expresin
> 1 108 442
9. La tabla elaborada debe indicar los lmites de clase y cuantos elementos hay en cada una, como la de la figura siguiente.

Ahora, la Hoja2 est programada para calcular la distribucin de frecuencias de cualquier variable que ocupe total o parcialmente el rango de celdas A3:A42, con un nmero de intervalos de clase definido por la frmula de la celda F3.
10. Copia el rango C2:C42 de la hoja Tabla de Datos y pgalo en A2 de la Hoja2. Podrs ver que los valores de los lmites y la distribucin de frecuencias se actualizan

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Excel

automticamente. Esto suceder con cualquiera de las variables que copies excepto
Sexo y Fecha de nacimiento.
11. Como hiciste con la Hoja1, cambia el nombre de la Hoja2 a Distribucin de Frecuencias.
12. Guarda el libro, sin cambiar el nombre.
Grficas
Excel tiene capacidad para elaborar grficas de diferentes tipos, para hacer ms fcil la
presentacin de datos. A continuacin, demostraremos como elaborar un grfico, empleando la tabla de frecuencias preparada en el ejercicio anterior.
1. Si es necesario, selecciona la hoja Distribucin de frecuencias, donde se encuentra la tabla siguiente, que corresponde a la distribucin de frecuencias del IQ total.

2. Selecciona el rango D7:D14 y haz clic Asistente para grficos.

3. Se abre la ventana siguiente, en el paso 1 de los 4 que forman el asistente.

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4. En el cuadro Tipo de Grfico: selecciona Columnas y en las opciones Subtipo de

grfico:, Columna agrupada con efecto 3D. Haz clic Siguiente, para avanzar al
paso 2.

5. Se presenta una vista previa del grfico. En la pestaa Rango de datos, el cuadro
Rango de datos contiene el rango de celdas que se est graficando y los botones
de seleccin Series en sirven para indicar al programa si los datos estn organizados en filas o columnas. Si es necesario, selecciona Columnas. Haz clic pestaa
Series, para pasar al segundo apartado.

6. El cuadro Series muestra las series de datos que se representan en el grfico, seleccionando cualquiera de ellas es posible asignarle nombre, cambiar el rango de
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Excel

valores o eliminarla. Tambin es posible Agregar series de datos, en este caso no lo

haremos. El cuadro Nombre se usa para signar un nombre a la serie seleccionada,
ya sea por referencia a una celda o escribiendo el nombre entre comillas. En el cuadro Valores, aparece el rango de celdas que contiene los datos de la serie seleccionada.
7. Haz clic en el icono del extremo derecho del cuadro Rtulos del eje de categoras
(X):

8. La ventana se reduce, y slo se ve el cuadro.

9. Selecciona el rango E7:E14 de la hoja Distribucin de frecuencias, en el cuadro

se escribe la referencia al rango seleccionado. Haz clic en el icono del extremo derecho del cuadro para regenerar la ventana. Haz clic Siguiente, para avanzar al tercer paso.

10. En el apartado Ttulos, asignamos nombres a los ejes de coordenadas. En los cuadros correspondientes escribe:
Ttulo del grfico: Distribucin de Frecuencias
Eje de categoras (X): Intervalos
Eje de valores (Z): Frecuencia
11. El eje de Y no est activo porque tenemos una sola serie.
12. En el apartado Eje se determina si queremos o no mostrar los ejes del grfico.
Cuando desactivamos uno de ellos todas sus propiedades desaparecen.

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13. Prueba a desactivar cada uno de los ejes y observa el cambio en la vista previa.
Cuando termines, activa ambos ejes. (X, Z)
14. En el apartado Lneas de divisin, seleccionamos el tipo y nmero de lneas que
deseamos que se muestren.

15. Nuevamente, experimenta activando y desactivando las casillas disponibles y observa el efecto de las modificaciones. Antes de salir del apartado activa nicamente las
Lneas de divisin principales del eje Z.
16. El siguiente apartado controla la Leyenda.

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17. Cambia la posicin de la leyenda, en Ubicacin y al final desactiva la casilla Mostrar leyenda, para que desaparezca la leyenda, no es necesaria porque se est graficando una sola serie.
18. El siguiente apartado corresponde a los Rtulos de datos. Se puede mostrar el valor de la variable graficada o el rtulo de la categora, junto a la barra correspondiente. Selecciona Ninguno.

19. Por ltimo, se tiene el apartado Tabla de datos. Activando esta opcin, en la grfica
se muestra la tabla de datos junto a la grfica. Djala desactivada.

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20. Haz clic Siguiente para llegar al ltimo paso en el cual se define la ubicacin de la
grafica.

21. Haz clic En una hoja nueva y escribe en el cuadro Grfica de Frecuencia, haz clic
Finalizar. En el libro se inserta una hoja con este nombre, que nicamente contiene
el grfico elaborado, que debe ser semejante al de la figura siguiente.

22. Como est vinculado a los datos de la hoja Distribucin de Frecuencias, el grfico
cambiar cuando cambien los datos. Prueba copiando otra variable numrica de la
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Tabla de datos al rango A2:A42 de Distribucin de frecuencias y observa los

cambios.
Edicin de Grficos
Cuando se entra a la hoja Grfica de Frecuencia, aparece la barra de herramientas
Grfico que sirve para editar cualquier parte del grfico.

1. Si no aparece, actvala con clic Ver Barras de herramientas Grfico. Revisa

los nombres de las herramientas que contiene.
2. En el cuadro Objetos del grfico selecciona Ttulo del grfico y haz clic Formato
de objeto. Se abre la ventana de Formato del ttulo del grfico.

3. Selecciona la pestaa Fuente y aumenta el tamao a 20.

4. En el cuadro Objetos del grfico, selecciona Ttulo del eje de categoras. En la
Barra de herramientas Formato de la ventana de Excel, aumenta el tamao de
fuente a 16.
5. Haz lo mismo con el Ttulo del eje de valores.
6. En el cuadro Objetos del grfico selecciona Eje de categoras. Observa los extremos del eje horizontal y vers un par de pequeos cuadros negros que sirven como
indicacin de que el eje est seleccionado. En la Barra de herramientas Formato,
asigna el tamao de la fuente a 10.
7. Haz lo mismo con el Eje de valores.
8. Ahora selecciona Serie 1 y haz clic Formato de objeto. Se abre la ventana Formato de serie de datos.

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9. Selecciona los colores que te agraden para el borde y el rea de los rectngulos.
Explora los apartados restantes y observa los efectos de las modificaciones que realices.
10. Guarda el archivo, sin cambiar el nombre.
11. Si estas trabajando en una computadora que no es la que regularmente usas, guarda una copia del archivo Excel1, en una medio mvil (disquete o memoria USB) para usarlo en tu computadora en la segunda parte de la prctica.

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