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Gestin de datos (IV).

Tablas dinmicas al 100%


ADRINFOR S.L.

Gestin de datos (IV). Tablas dinmicas al 100%

ndice
8 - Gestin de datos (IV): Tablas dinmicas al 100%.
Objetivos del captulo.
Tablas dinmicas: Introduccin.
Creacin de una tabla dinmica.
Tablas tridimensionales.
Modificar el diseo de una tabla dinmica.
Desde la Lista de campos de tabla dinmica.
Desde la ficha Opciones.
Cambiar la funcin de resumen.
Mostar valores como.
Ordenar y actualizar una tabla dinmica.
Borrar, seleccionar y mover una tabla dinmica.
Grficos dinmicos.
Frmulas en las tablas dinmicas.
Opciones de diseo de una tabla dinmica.
Funcin Importardatosdinamicos.
Qu debemos saber ahora.
Ejercicios
Ejercicio 1.

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100%.
Continuamos procesando datos desde Excel. Las tablas dinmicas son mecanismos avanzados que
merecen un desarrollo detenido. Por ese motivo dedicamos un captulo entero a su estudio. Merece
mucho la pena dominarlas y saber utilizarlas y aplicarlas. Al finalizar el estudio de este captulo
sabremos como obtener el dato necesario, el resultado exacto, o la informacin certera extrados de una
base de datos, tenga la dimensin que tenga y la cantidad de datos que tenga.
RECOMENDACIN IMPORTANTE: Una correcta forma de asimilar los conceptos
desarrollados a continuacin es practicar cada uno de ellos a pi de programa
disponiendo de bases de datos de ejemplo para comprender plenamente sus
posibilidades reales. Para ello recomendamos descargar desde <<AQU>> el libro
Excel que dispone en varias hojas diferentes bases de datos. La descarga es de un
archivo .RAR que contiene el libro Excel con las bases de datos tanto en formato
Excel 2007 -.xlsx- como en formato compatible con versiones anteriores -.xls-.
Una vez guardado y abierto en el equipo, trabajar a partir de l con cada una de las
posibilidades que nos aporta Excel en este terreno.

Objetivos del captulo.


Conocer TODAS las posibilidades de trabajo que ofrecen las tablas dinmicas de Excel.
Saber utilizar sus variantes as como saber aplicar cada una de sus opciones para resolver
situaciones y necesidades de trabajo concretas.
Saber utilizar eficazmente las tablas dinmicas como herramienta de anlisis certera de los
datos gracias a las cuales podremos efectuar tomas de decisin acertadas.

Tablas dinmicas: Introduccin.


Tambin llamadas Pivot Table, las tablas dinmicas de Excel suponen una de las ms valiosas
herramientas de anlisis de que dispone el programa. Muy verstiles y con una practicidad enorme a
nivel gerencial y de observacin de datos, son sin duda imprescindibles cuando se manejan grandes
bloques de datos: Bases de datos.
Las tablas dinmicas son las estructuras de anlisis de datos ms potentes y espectaculares que tiene
Excel. Se utilizan para elaborar tablas de resumen que permiten analizar grandes cantidades de datos
procedentes de una base de datos introducida en Excel o bien en otra fuente de base de datos con origen
no Excel (aunque ya sabemos como "traer" a Excel incluso con vinculacin datos procedentes de otros
formatos externos).
Teniendo en cuenta que el trmino dinmico implica movimiento, lo ms interesante de estas tablas es
que la tabla resumen obtenida es dinmica; esto significa que arrastrando mediante el ratn elementos
de ella a otra lugar de la misma, los resultados son presentados bajo otro punto de vista distinto y el
anlisis de los mismos mucho ms verstil y amplio (se pueden analizar y estudiar los datos as como
datos de resumen desde mltiples puntos de vista).
A partir de una base de ventas de marcas de vinos en diferentes bodegas, la siguiente tabla dinmica,

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A partir de una base de ventas de marcas de vinos en diferentes bodegas, la siguiente tabla dinmica,
resume las ventas por marcas a lo largo de los aos, pudiendo elegir desde el desplegable de la esquina
superior izquierda una determinada bodega para visualizar los datos de las ventas por una u otra
bodega. La actualizacin del contenido de la tabla se hara en tiempo real y automticamente. Queda
sealada en la imagen , la SUMA TOTAL de las ventas de la MARCA-B en el AO 2007 desde
TODAS las BODEGAS:

Se trata de una tabla de referencias cruzadas que por un lado, como ttulos de fila resume las
marcas, que por otro lado como ttulo de las columnas resume los aos y que en una zona exterior
permite filtrar por bodega. Los datos que se resumen en la parte central de la tabla dinmica son
las ventas totales habiendo aplicado la funcin Suma -la funcin a aplicar en el resumen la puede
elegir el usuario al disear la tabla dinmica-.
Obtener ese certero dato a partir de una base de datos donde pudiramos tener -por ejemplo- 200 lneas
de detalle de ventas, llevara tiempo. Confeccionando una tabla dinmica, cualquier resultado
necesitado se puede aportar en segundos.
Vamos a estudiar cmo se crea una tabla dinmica.

Creacin de una tabla dinmica.


Vamos a partir para desarrollar esta explicacin, de una base de datos con las ventas de unos vendedores
por regiones, aos y meses, por familias de productos. Tomaremos para ello el archivo BASES DE
DATOS.xlsx -que se puede descargar desde <<aqu>>- . Los datos se encuentran en la hoja
VENDEDORES.
NOTA: Si al abrir el archivo aparece una advertencia de seguridad, deberemos hacer
clic en el botn Opciones y elegir la opcin Habilitar el contenido:

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NOTA: La practicidad de las tablas dinmicas se aprecia claramente por parte del
usuario cuando se trabaja con cientos o quizs miles de registros en la base de datos.
En este primer ejemplo, vamos a crear una tabla resumen -tabla dinmica- que nos cruce o resuma las
ventas de los vendedores por familias de productos y vendedores, es decir, una tabla en la que en el
lateral izquierdo y como ttulos de fila presente los nombres de los vendedores, en el flanco superior y
como ttulos de columna las familias de productos, y en el centro de la tabla como resumen, la suma de
las ventas de cada vendedor. Deseamos poder filtrar la tabla tambin para cada familia de artculo.
Esta tarea de disear esta tabla "a mano" nos llevara horas. Con ayuda de las tablas dinmicas la tarea
se puede resolver en muy poco tiempo:

Para poder disear esta tabla dinmica seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionaremos el rango correspondiente a toda la base de datos, o bien nos
posicionaremos dentro de su rea de datos con el cursor.
2. En la ficha Insertar, dentro del grupo izquierdo Tablas, seleccionaremos la opcin Tabla
dinmica
, desde su zona inferior desplegable. Excel ofrece dos posibilidades: Crear
una tabla dinmica o directamente un Crear un grfico tambin dinmico que resume la
informacin necesitada pero en forma de grfico, no de tabla de datos numricos. (de pulsar
directamente en la parte central del botn crea una tabla dinmica sin dar opcin de elegir
entre tabla o grfico):

3. Se accede al cuadro de dilogo de Crear tabla dinmica, donde especificaremos el origen de

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3. Se accede al cuadro de dilogo de Crear tabla dinmica, donde especificaremos el origen de


los datos en los que se basar la tabla dinmica que vamos a crear: Rango de la base de datos
situada en la hoja actual, o bien una fuente de datos externa. De desear elegir una base de
datos externa, ser preciso elegir una conexin a datos externos previamente creada o bien es
tambin posible definirla en ese momento. Tambin indicaremos en la parte inferior del panel
dnde deseamos situar la tabla dinmica resultante, si en la hoja actual "junto a los datos" (hoja
de clculo existente), o bien en otra hoja del presente libro:

Una vez establecidos estos parmetros pulsamos sobre el botn Aceptar para crear la tabla dinmica
correspondiente. en principio consta de una estructura vaca.
EN VERSIONES ANTERIORES: En versiones de Excel hasta la 2003, el asistente
para crear tabla dinmicas desembocaba-en su paso 3 de 3-, en un panel en el que
desde el botn Diseo permita estructurar la tabla dinmica resultante de una forma
muy intuitiva mediante arrastres.

4. Si escogemos ubicar la tabla dinmica en una hoja nueva, se habr creado una nueva hoja de
clculo, en la que se abre a la derecha un panel con la lista de campos. Adems, en la cinta
de opciones contamos ahora con dos fichas contextuales ms desde donde poder manejar a
posteriorii cualquier opcin o posibilidad para con ESA tabla dinmica: La ficha Opciones y
la ficha Diseo, correspondientes ambas, al nuevo grupo de fichas: Herramientas de tabla
dinmica.

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El aspecto del panel derecho de tablas dinmicas puede ser diferente segn se elija en el desplegable de
seleccin de modo para la seccin de campos y de reas:

4. Para agregar un campo a un rea, podemos utilizar varios mtodos con el mismo fin:

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4. Para agregar un campo a un rea, podemos utilizar varios mtodos con el mismo fin:
FORMA-1: ste es el mtodo ms intuitivo: Dentro del panel que aparece a la
derecha de la tabla, seleccionamos -arriba- el campo que queremos utilizar y lo
arrastraremos hasta el rea correspondiente en el que debe aparecer dentro de la
tabla: Como rtulo de fila, como rtulo de columna, como campo exterior a la tabla
por el que poder aplicar filtros al contenido de la tabla, o bien como campo por el
que resumir datos -el que aparecer en la parte central de la tabla-.

FORMA-2: Seleccionando el campo a insertar, pulsamos el botn derecho y


elegimos dentro de su men contextual el destino del mismo dentro de la
tabla dinmica (los mismos cuatro que por el mtodo anterior):

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En nuestro ejemplo colocaremos el campo producto en el rea de columnas, el vendedor en el rea de


filas y las ventas en el rea de datos -deseando la suma, que es la operacin de resumen que se propone
por defecto-.
En el caso de estar diseando la tabla arrastrando los campos a la zona correspondiente y no se
manifieste inmediatamente en la tabla de la hoja dicha modificacin en el diseo, ser porque se
encuentra activada la casilla inferior de verificacin de Aplazar la actualizacin del diseo. En este caso
habr que actualizar el diseo explcitamente haciendo clic en el botn Actualizar:
Al final y de esta manera obtendremos la siguiente tabla:

Se observa como haciendo clic en la zona de la tabla dinmica, sta toma el control y aparecen las fichas
contextuales desde donde poder trabajar con ESA tabla dinmica. Aparece tambin en el lateral derecho
de la pantalla Excel, el panel de tablas dinmicas desde donde poder cambiar dinmicamente (mediante
arrastres) el aspecto y el modo de resumir qu informacin por parte de la tabla. Clic dentro o clic fuera
de la tabla, por lo tanto, permite trabar con ella o trabajar con el resto de las celdas del libro
normalmente.
Con la tabla obtenida podremos dar respuesta rpida y certera a cuestiones tales como:
- Qu cifra de ventas ha conseguido Juan Gonzlez de Verduras? 51.810

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- Qu cifra de ventas ha conseguido Juan Gonzlez de Verduras? 51.810


- Cunto ha vendido en total Andrs? 98.531
- Qu cifra de ventas hemos logrado entre nuestros dos vendedores en todos los productos? 182.983
- Teniendo en cuenta que el objetivo de ventas para la carne era de 40.000, Hemos logrado los
objetivos para este producto? S.
Para terminar esta introduccin a las tablas dinmicas vamos a observar algunos aspectos interesantes:
ASPECTO-1: Con la tabla dinmica en pantalla es posible visualizar u ocultar cualquier valor
mostrado tanto en la zona de rtulos de fila como de columna. Pensemos que esta tabla dinmica la
vamos a poder ubicar, por ejemplo en una diapositiva de PowerPoint, y ante un determinado colectivo
no nos interesa visualizar cierta informacin.
Para ello haremos clic en el selector de desplegable en el campo de rtulo pertinente:

Podremos deseleccionar un valor, o todos, o cambiar el orden de visualizacin...


Es posible tambin, desde este desplegable aplicar filtros por etiqueta y filtros por valor de cara a la
visualizacin de los datos en la tabla dinmica:
- Los filtros por etiqueta disponibles son (se recomienda leerlos para saber las posibilidades):

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- Los filtros por etiqueta disponibles son (se recomienda leerlos para saber las posibilidades):

- Los filtros por valor disponibles son (se recomienda leerlos para saber las posibilidades):

La forma de saber que hay un filtro aplicado es observando el icono con un embudo suplantando el
triangulo de desplegado a la derecha del campo (rtulo de fila o de columna):

ASPECTO-2: Al sobrevolar un valor de la tabla dinmica aparece un pequeo cartel que presenta
informacin sobre el valor sobrevolado:

ASPECTO-3: Al hacer doble clic sobre alguno de los valores de una tabla dinmica, Excel inserta

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ASPECTO-3: Al hacer doble clic sobre alguno de los valores de una tabla dinmica, Excel inserta
una nueva hoja en el libro, y crea una tabla a modo de lista, con los registros de la base de datos que
aportan ese resultado. En este caso las ventas que corresponden con ese dato resumen. Presenta los
registros seleccionados, y a su rango le ha adjudicado un nombre. Este procedimiento se puede llevar a
cabo explcitamente por parte del usuario de la misma manera, seleccionando un rango y acudiendo a la
ficha Insertar - Tabla:

En resumen, las tabla dinmicas aportan un gran potencial para los resmenes basados en bases de
datos.
Pensemos en si no hubiramos tenido esta herramienta de tablas dinmicas, cuanto tiempo emplearamos
para obtener estas respuestas.
Tablas dinmicas

Tablas tridimensionales.
Las tablas dinmicas son, en su forma ms bsica, estructuras bidimensionales (planas) de forma
rectangular que presentan unos datos de resumen a partir de los datos contenidos en una base de datos.
Adems de los campos ubicados en la zona de rtulos de fila y de columna, es posible incorporar otros
campos de la base de datos a una zona fuera de la propia tabla dinmica. Esta zona, en versiones
anteriores se denominaba zona de pgina.
Con estos campos de pgina, ahora llamados campos de filtro, una tabla dinmica aportar la
informacin que satisfaga el criterio de filtrado impuesto por eleccin de valor, desde estos campos. Son
campos por los que poder filtrar la informacin de la tabla. Segn elijamos un valor y otro para ese o
esos campos, la tabla mostrar la informacin que dentro de la base de datos de origen cumpla ese
criterio, ese filtro. Es posible colocar varios campos en a zona de pgina con lo que las posibilidades de
estudio y anlisis de los datos aumentan.

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Para incorporar campos a la zona, exterior de pgina (o de filtros), deberemos desde la lista de campos
arrastrarlos al rea inferior denominada Filtro de informe. Como hemos comentado, es posible
"bajar" ms de un campo. Eso repercute automticamente en que los campos aparecen encima de la
tabla dinmica posibilitando el filtrado:

En la relacin de campos aparece el icono de un embudo, y en los campos de filtro bajo los cuales se ha
impuesto un criterio de filtrado aparece otro embudito suplantando al tringulo tpico de desplegado.
La tabla dinmica cambia y actualiza sus valores y muestra los que satisfacen el o los filtros:

En el desplegable de campo de filtro, es posible seleccionar ms de un valor como criterio, o Todas


(valor por defecto), marcando la casilla inferior de verificacin:

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El resultado de utilizar filtros equivale a disponer segn los valores elegidos en esos filtros, no de una
tabla sino de varias para los diferentes valores de esos campos de filtro. El resultado pues, obedece al
siguiente esquema:

... Por este motivo hablamos en este caso de tablas tridimensionales, ya que conforman una estructura
de "cubo" de datos.
La cantidad de informacin mantenida en dicho cubo puede ser enorme. Podra compararse pero en
pequeo y en modo local con los cubos OLAP ubicados en servidores:

Modificar el diseo de una tabla dinmica.


Desde luego, a partir de una base de datos se pueden disear tantas tablas dinmicas y grficos
dinmicos como se desee ubicndolos en diferentes partes de nuestro libro. Pero existe una cmoda
posibilidad para estudiar los datos de resumen bajo el prisma que se desee. Efectuar mltiples
modificaciones sobre la tabla creada.
Una tabla dinmica puede ser modificada tras su creacin, utilizando para ello y tras posicionarnos en la
tabla creada, las fichas contextuales de Opciones y Diseo que aparecen en la parte superior de la cinta
de opciones.

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Los pasos son por lo tanto:


1. Situarse sobre alguna celda de la tabla dinmica a modificar.
2. De forma automtica aparecer a la derecha de la pantalla el panel de Lista de campos de
tabla dinmica, as como las fichas de Herramientas de Tabla dinmica, en la cinta de
opciones.
3. En el caso de que no se active de manera automtica el panel derecho de la lista de campos al
colocarnos sobre alguna zona de la tabla dinmica, podremos activarlo manualmente pulsando
sobre el botn Lista de campo
, que aparece disponible dentro del grupo de
opciones Mostrar o ocultar de la ficha Opciones de Herramientas de tablas dinmicas.
4. Realizaremos ahora las modificaciones necesarias en la tabla siguiendo los mismos
procedimientos explicados para la creacin de la misma.

Desde la Lista de campos de tabla dinmica.


Podremos desde el panel derecho de lista de campos modificar la estructura de la tabla de forma global:
- Es posible eliminar un campo colocado en la tabla, solo con seleccionarlo y, sin soltar el botn del
ratn, arrastrarlo fuera de la misma.
- Del mismo modo se puede desplazar un campo de un apartado a otro.
- Arrastraremos de igual forma con el fin de insertar nuevos campos a la estructura de tabla dinmica.
Por ejemplo, observemos el siguiente nuevo planteamiento para con la misma base de datos en el que
agregamos a los rtulos de fila los aos de las ventas y a la zona central de valores la suma de las
comisiones. Apreciar en rtulos de columna como se agrega un elemento automticamente de
sumatorio de valores.
La forma de la tabla resumen es ahora distinta y ms completa:

Desde la ficha Opciones.


Desde la ficha contextual de Opciones de la tabla dinmica, mediante sus diferentes botones podremos
variar el contenido de la tabla. Unas opciones sern ms interesantes que otras. Pasemos a recorrer los
botones de esta ficha:

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Desde el primer botn Tabla dinmica podremos cambiar el nombre a la tabla dinmica
as como otros aspectos generales u opciones sobre la misma:

Opciones de diseo y formato: Comportamientos de formato, forma en la que se muestran "afuera" los
campos de filtro, como mostrar las celdas con valores cero, anchura de las celdas al actualizar...
Totales y filtros: Si mostrar o no totales generales por fila y por columna...
Mostrar: Forma de visualizar los datos, ordenados segn el origen de los datos o no...
Impresin: Si se deben imprimir o no los botones triangulares de expansin de campos, si se deben
repetir ttulos de fila en todas las pginas del informe en caso de ocupar ms de una pgina, si imprimir
los ttulos de la tabla...
Datos: Otras opciones sobre los datos que conforman la tabla.

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Nos permite diferentes opciones segn estemos situados sobre un valor de la tabla dinmica o
bien sobre un rtulo de fila o bien de columna.
A) Situados sobre un valor de la tabla dinmica:
Permite alterar tanto el nombre bajo el cual se visualiza el ttulo para el campo activo, o sea, para el
campo que se corresponde con el valor sobre el cual tenemos situado el cursor en un determinado
momento.

Cambiar la funcin de resumen.


Si nos encontramos situados en el total de ventas del 2008 de Andrs, el campo actual ser el campo
total de ventas, del cual hemos cambiado su nombre a TOT VENTAS, pero podemos alterar tambin
otros importantsimos aspectos tales como la funcin a aplicar -recordemos que por defecto es la
funcin suma-, as como la forma de calcular el resultado que se presenta en la tabla dinmica -por
defecto est en Normal-:

Por lo tanto es posible resumir la tabla, adems de por la suma de un campo, por otros tipos de
funcin resumen tales como para establecer el mximo o el mnimo, el promedio, la desviacin, contar
el nmero de valores...
Para ello seguiremos los siguientes pasos:
Nos situaremos en la tabla dinmica sobre uno de los valores del panel sobre el campo que se
desea resumir.
Dentro de la ficha Opciones de Herramientas de tabla dinmica, nos encontramos con la
opcin Configuracin de campo activo.

Tambin podemos acceder a esta misma opcin desde el men contextual que aparece en el panel de las

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Tambin podemos acceder a esta misma opcin desde el men contextual que aparece en el panel de las
tablas dinmicas, para aquel campo que hemos introducido dentro del campo valor.

De esta manera conseguimos que se despliegue el siguiente cuadro de dilogo de Configuracin de


campo de valor:

Dentro de la pestaa Resumir por, seleccionaremos el tipo de clculo que se desea hacer
con los datos del campo seleccionado, de entre los que aparecen en el listado.
Esta opcin nos permite analizar resultados como:
- Suponiendo que por cada venta se anotase un registro en la base de datos, Cuantas ventas ha
realizado Andrs de lcteos en los ltimos 4 aos?.
- Cul es la venta media por producto de las ventas globales de nuestra empresa?
- Cul ha sido la mayor venta realizada y a que vendedor corresponde?
- Cul ha sido la venta de menos importe?

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Mediante el botn inferior izquierdo de


podremos elegir el formato bajo el
cual se ven resumidos los datos en la tabla dinmica: Moneda, contabilidad, general,
personalizado...
Desde la ficha Mostrar valores como, se abre un interesante abanico de posibilidades que
inciden en la forma final de observar los resultados de la tabla dinmica:

Mostar valores como.


Los datos presentados en una tabla dinmica pueden ser observados de mltiples maneras en pro de
obtener la informacin para anlisis ms interesante.
Desde el panel de Configuracin de campo de valor se ofrecen las siguientes alternativas:
- Normal: es la opcin predeterminada y resume los valores segn la funcin elegida obteniendo el
dato real de resultado analizado "al cruce" en la tabla dinmica.
- Diferencia de: Permite elegir para uno de los campos involucrados en la tabla dinmica como rtulo

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- Diferencia de: Permite elegir para uno de los campos involucrados en la tabla dinmica como rtulo
de fila o de columna uno de sus valores, de tal modo, que ese elemento queda fijado como eje de
comparacin y los valores que muestra la tabla dinmica son los diferenciales respecto a los valores de
ese elemento. Por ejemplo, analicemos las ventas de los productos pero comparadas respecto a los
lcteos:

El resultado sera:

Ese -10.596 significa que Juan, de carne, ha vendido 10.596 menos que de lcteos y sin embargo,
ha vendido 30.191 ms de verduras que de lcteos. Es cuestin de comparar estos datos frente a
cuando se muestran los valores como Normal. Obtiene la diferencia respecto a.
Otros ejemplos: Podra servir esta opcin de diferencia de, tambin para mostrar las ventas de los
vendedores comparadas con las de Luis, comercial ms experimentado de la empresa que sienta base de
comparacin. Podramos haber definido tambin en la base de datos un vendedor ficticio llamado
OBJETIVOS, con el cual comparar las ventas de cada vendedor frente a los objetivos marcados para
ese trimestre, ao, etc. pensar tambin que podramos estar representando estos datos en un grfico
dinmico.
- % de: Permite observar los datos comparados frente a uno de los valores de un campo de rtulo de
fila o de columna pero en tantos por ciento. Los valores de ese elemento se consideran como el 100%
de la referencia y los valores que superen ese 100% estarn por encima y los que "no lleguen, estarn
por debajo. Vemos esta opcin para el mismo ejemplo anterior de ventas comparadas frente a los
lcteos:

Ese 50,99% significa que de carne (para el vendedor Juan), si de lcteos se supone el 100%, se ha

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Ese 50,99% significa que de carne (para el vendedor Juan), si de lcteos se supone el 100%, se ha
vendido poco menos de la mitad y sin embargo de verduras ms de el doble que de lcteos.
- % de la diferencia de: Interesante opcin que permite analizar de forma exacta el porcentaje de
valores comparados respecto a un determinado valor de un elemento de la tabla. Si ese elemento de
comparacin es el modelo a seguir, el objetivo, el valor patrn, el 100%, se presenta el diferencial
respecto a ese 100% pero expresado no en valores absolutos sino en porcentajes:

En nuestro ejemplo ese -49,01% significa que de carne, Juan ha vendido un 49% menos que de lcteos
y de verduras un 139% ms que de lcteos.
-Total en: Esta opcin muestra en la tabla valores acumulados elemento a elemento o bien para uno
de los valores de rtulo de fila o bien de rtulo de columna. Es interesante o tiene ms sentido su uso
cuando mostramos en uno de los lados de la tabla, evoluciones cronolgicas en meses, aos,
trimestres...
Vamos a cambiar la forma de la tabla dinmica para ver el sentido prctico de esta opcin. en este caso
analizaremos por vendedor y producto su evolucin en ventas ao a ao, mostrando la suma de las
ventas.
Por ejemplo Andrs ha vendido a lo largo del 2007 y 2008 un total de 98.531 :

Si cambiamos la opcin de mostrar valores como a Total en:

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... Utilizando como campo base el campo Ao, observamos que en el 2007, Andrs haba vendido
16.233 y que para el 2.008 llevaba un acumulado (entre 2.007 + 2.008) de 36.636:

Este tipo se observa mejor en su practicidad cuando tenemos ms variedad de aos medidos...
- % en fila: Representa la suma de los valores porcentuales de cada fila horizontal de la tabla dinmica
como el 100% y a partir de ah, cada valor de esa fila lo porcenta respecto a ese todo que es la suma de
los valores de esa fila.
As por ejemplo, observamos en la siguiente imagen que Andrs vendi en el 2007 el 53,30% de las
ventas totales que l mismo ha conseguido a lo largo de los dos aos representados (2007 y 2008) y que
las ventas de Juan en carne en el 2008 supusieron el 75,81% de las ventas en los dos aos
representados:

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- % en columna: Representa la suma de los valores porcentuales de cada columna vertical de la tabla
dinmica como el 100% y a partir de ah, cada valor de esa columna lo porcenta respecto a ese todo
que es la suma de los valores de esa columna.
As por ejemplo, observamos en la siguiente imagen que las ventas de Andrs en 2007 representan un
17,51% de todas las ventas de ese ao realizadas por el equipo de dos vendedores (Andrs y Juan).
Por otro lado observamos que las ventas totales de Juan en el 2008 supusieron el 53,17% de las ventas
de ese ao realizadas por el equipo de dos vendedores:

- % del total: Representa la suma de los valores porcentuales de los totales, tanto por fila como por
columna como el 100% global, de modo que tanto cada valor totalizado en fila como en columna,
representa un porcentaje respecto a ese total general (tambin llamado global):

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- ndice: Esta opcin es muy til e interesante y se utiliza para medir la importancia relativa de los datos
de fila frente a los datos de columna dentro de una tabla dinmica. Calcula un ratio de valor a modo de
promedio ponderado que permite analizar unos resultados no desde el punto de vista del valor sino del
peso, de la importancia que tiene ese valor dentro de un grupo de valores. Aplica la frmula siguiente:
Valor de la celda X Valor de la Suma Total / Suma Total Fila X Suma Total Columna
Para poder estudiar con ms claridad la forma ndice, supongamos los siguientes datos:

Se trata de una base de datos que presenta las cifras de venta producidas desde varias provincias
espaolas de diferentes variedades de frutas.
- Si elaboramos una tabla dinmica mostrando los datos Normal, obtenemos:

En esta tabla observamos que la mayor venta de limones corresponde a Valencia, con mucha diferencia
respecto, por ejemplo a La Rioja.
- Si elaboramos la misma tabla pero observando los datos en forma de % del total, obtenemos:

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De lo cual se deduce que el porcentaje que corresponde a la venta de limones en la Rioja es un 1,52% y
en Valencia un 15,15% de las ventas totales...
- Pero si la misma tabla la visualizamos en forma de ndice, la lectura que se hace de las ventas de
limones en La Rioja es la siguiente:

Observamos que el ndice para La Rioja es 2,53 mientras que el de Valencia es tan solo del 1,2. Esto
significa que si bien las ventas de limones desde Valencia son muy superiores a las efectuadas desde La
Rioja, las ventas de limones en La Rioja son muy importantes respecto a las ventas totales de fruta de La
Rioja.
La frmula aplicada es:
Valor de la celda X Valor de la Suma Total / Suma Total Fila X Suma Total Columna
50 X 3300 / 650 X 100 = 2,5384
En el ejemplo inicial de ventas de los vendedores el resultado de aplicar ndice es el siguiente:

2.- Desde cualquier valor de la fila o columna de rtulos.


Si nos encontramos situados sobre alguno de los valores de los rtulos de fila o bien rtulos de columna
de una tabla dinmica, las opciones del botn Campo activo, adems de ofrecer las posibilidades que
acabamos de desarrollar, dispone tambin de la posibilidad de Expandir todo el campo o bien
contraerlo para poder hacer un estudio ms detallado y esquematizado de cada uno de los valores de
rtulo de columna o bien de fila:

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Al elegir la opcin de expandir todo el campo, se posibilita el expandir por cualquiera de los
OTROS campos implicados en la tabla dinmica. En nuestro caso, si nos encontramos situados
sobre una localidad, nos permitir expandir respecto a las frutas o las ventas.
La tabla pasa de ser:

Eligiendo por frutas:

A verse en forma de esquema plegable o expandible mediante el pequeo icono del signo +:

Ordenar y actualizar una tabla dinmica.


Una vez ubicada una tabla dinmica en una hoja Excel, mediante las fichas contextuales Opciones y
Diseo permiten editar dichas tablas.
Continuamos estudiando las posibilidades que se ubican en los botones de la ficha Opciones:
- Desde el grupo Ordenar se permite clasificar ascendente o descendentemente el contenido de la tabla
dinmica de cara a localizar ms fcilmente un resultado o bien analizar valores mximos y mnimos:

- Desde el grupo Datos, disponemos de la opcin de Actualizar los datos de la tabla dinmica respecto

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Gestin de datos (IV). Tablas dinmicas al 100%

- Desde el grupo Datos, disponemos de la opcin de Actualizar los datos de la tabla dinmica respecto
a su origen de datos, as como modificar o Cambiar el origen de datos, es decir, la ubicacin y/o
rango de los datos de la base de datos de origen:

Cambiando los datos de origen, podramos alternar la visualizacin de la tabla dinmica entre la que
representa los datos reales de la empresa con la que representa otros datos estimados, por ejemplo.
MUY IMPORTANTE: Es MUY IMPORTANTE saber que las tablas dinmicas NO
se actualizan automticamente al modificar la base de datos a la que est asociada,
por lo que ser preciso actualizarla tras cualquier cambio realizado en la misma. Para
ello deberemos actuar del siguiente modo:
1. Situarse sobre alguna celda de la tabla dinmica.

2. Seleccionar la opcin Actualizar


de tabla dinmica.

de la ficha Opciones de Herramientas

Tambin desde el men de contexto en cualquier posicin de la tabla dinmica se


ofrece la posibilidad de Actualizar.

Borrar, seleccionar y mover una tabla dinmica.


- Desde los botones del grupo Acciones podremos:

- Borrar la tabla dinmica (borrar todo). Tambin, para borrar por completo una tabla dinmica
bastar con seleccionarla por completo utilizando cualquier sistema de seleccin, o bien mediante el
botn Seleccionar toda la tabla dinmica del grupo Acciones y ficha Opciones:

Y pulsaremos la tecla de SUPRIMIR.

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- Seleccionar toda la tabla: Teniendo la tabla seleccionada, el botn seleccionar habilita la posibilidad
de seleccionar sus etiquetas y valores, solo las etiquetas o solo los valores:

- Tambin podremos desplazar moviendo la tabla dinmica a otro lugar de la hoja activa o bien a
otra nueva hoja (que se crea en ese instante), ubicando en el mismo rango de celdas pero de ese nueva
hoja, la tabla dinmica.
NOTA: Tambin se puede desplazar la tabla dinmica tras seleccionarla,
arrastrndola a "punta de ratn" desde su borde de seleccin:
- A otro lugar de la misma hoja.
- A otra hoja diferente si mientras se arrastra sobre la solapa de la hoja de destino se
mantiene pulsada la tecla ALT.

- Los botones del grupo Herramientas permiten crear un grfico dinmico a partir de la tabla
dinmica actual (en la que tengamos ubicado el cursor en ese momento), o bien desde el botn
desplegable Frmulas, definir un nuevo campo conformado por una expresin de frmula en la que
aparecen otros campos de la base de datos.

Grficos dinmicos.
Desde luego, los resultados que arroja una tabla dinmica son resmenes excepcionales en los que
encontrar "al cruce" generalmente, la informacin de resumen que se desea. Sin embargo, sacar
conclusiones rpidas "con una mirada" solo se consigue visualizando un grfico basado en datos. si
adems, el grfico tiene propiedades de dinamismo, ser todava ms verstil si cabe.
Es posible, a partir de una base de datos generar tanto una tabla dinmica como un grfico dinmico...
o las dos opciones... Una buena alternativa es primero crear una tabla dinmica y posteriormente
representar esos datos en forma de grfico.
Para crear un grfico dinmico a partir de una tabla dinmica, bastar con situarse en cualquier lugar de
la tabla y pulsar el botn Grfico dinmico del grupo Herramientas de la ficha contextual Opciones de
la tabla.
Aparece en pantalla un panel desde donde elegir el tipo de grfico que se desea:

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Tras Aceptar, aparece el grfico "flotante" en la hoja actual. Aparece tambin un panel (de los que se
pueden acoplar en un lateral de la pantalla) desde donde filtrar la informacin que el grfico
representa:

Desde el panel de filtros del grfico dinmico podemos desde el botn superior (el indicado mediante la

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Desde el panel de filtros del grfico dinmico podemos desde el botn superior (el indicado mediante la
flecha), mostrar el panel derecho de campos de tabla dinmica:

Si agregamos algn campo ms a las reas inferiores del panel de campos, estaremos cambiando la
fisonoma de la tabla dinmica y en consecuencia del grfico dinmico:

Si aadimos el campo regin a la zona de eje de categoras del grfico ste cambiar:

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Gestin de datos (IV). Tablas dinmicas al 100%

Si aadimos el campo regin a la zona de eje de categoras del grfico ste cambiar:

Este grfico se comportar como cualquier grfico Excel. Mientras se encuentre seleccionado,
aparecern en la parte superior derecha de la cinta de opciones las nuevas fichas contextuales al grfico:

Por tratarse de un grfico dinmico aparece una ficha final de Analizar que, en los grficos "normales"
no aparece.
El dinamismo y control del grfico se controlan desde la lista de campos y el panel de filtrado,
adems de desde las fichas adicionales que acabamos de mencionar.

Frmulas en las tablas dinmicas.


Definir campos calculados en tablas dinmicas es una nueva opcin que permite agregar a la lista de
campos propia de la base de datos en la que se basa la tabla dinmica, otros campos resultado de
involucrar en una expresin a otros campos de la propia base de datos. Disponiendo en la lista de
campos ahora de stos nuevos, podremos incorporarlos a la tabla dinmica como si de un campo propio
de la base de datos se tratase.
Como sabemos, es frecuente incorporar como columna de trabajo aquella que genera el resultado,
quizs intermedio para otros clculos posteriores, que necesitamos. Por ejemplo en nuestra base de datos
de ventas podemos generar el campo comisin resultado de aplicar un 3% sobre los valores de las
ventas:

Pero tambin es posible generar ese campo de clculo, sin necesariamente formar parte de la base de

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Pero tambin es posible generar ese campo de clculo, sin necesariamente formar parte de la base de
datos, cmo? Veamos:
Estando situados en la tabla dinmica, desde la ficha contextual Opciones y bajo el grupo Herramientas
est el botn Frmulas:

Al desplegar el botn frmulas, se permiten las opciones siguientes:


- Campo calculado.
- Elemento calculado.
- Orden de resolucin.
- Crear lista de frmulas.
Pasemos a estudiar estas opciones mediante ejemplos:
- Campo calculado. Si nos encontramos posicionados en la zona de resultados de la tabla dinmica
solo se permite esta opcin. Permite crear un nuevo campo en la tabla dinmica. Es posible crear otro
campo utilizando en la expresin otro campo calculado.
Si bien la tabla dinmica normal presenta las ventas totales (Suma de ventas) por vendedores y por aos:

Vamos a generar el campo que obtenga la venta neta es decir, las ventas menos las comisiones:

Ese nuevo campo de clculo resuelve la expresin de frmula ventas - comisin y por defecto se
incorpora a la zona de valores de resumen. Se puede eliminar, llevar a otra rea si procediera, etc... Se
comporta como un campo ms. Mediante el botn Sumar, se agrega el nuevo campo a la lista
inferior, y mediante Aceptar se cierra el panel:

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Gestin de datos (IV). Tablas dinmicas al 100%

Si se vuelve a entrar mediante el botn campo calculado, desde el desplegable se observan todos los
campos calculados existentes y, abajo aparece junto a los dems, involucrable en una frmula ulterior...

Desde el botn Eliminar se puede borrar un campo calculado.


NOTA: En las frmulas generadas en tablas dinmicas no se permite referencias ni a
matrices ni a referencias de celda. Solamente a campos de la base de datos. el mensaje
que aparece de intentarlo es el siguiente:

- Elemento calculado. Solo si nos encontramos posicionados en la zona de rtulos de fila o de columna

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- Elemento calculado. Solo si nos encontramos posicionados en la zona de rtulos de fila o de columna
se activa esta opcin que posibilita insertar un elemento calculado dentro de aquel campo en el que nos
encontremos posicionados.
Ejemplo-1: si nos encontramos posicionados en un ao, nos permite agregar un nuevo elemento a
los aos, resolviendo la expresin de clculo que se desee: As pues, si en aos, tenemos 2007 y 2008
podremos incorporar otro elemento llamado "PREVISIN 2009" esperando que las ventas se
incrementen como objetivo de la empresa un 10%. Adems podremos observar los totales de este
trienio incluida la previsin

Estas expresiones no aparecen en la relacin de campos como un campo ms.


Ejemplo-2: Por el lado de los elementos de fila, tambin podramos insertar un elemento llamado
"DOBLE DE PRODUCCIN TOTAL" que sumara las producciones de lcteos, verduras y carne y la
multiplicase por 2. Para ello nos situaremos en cualquier elemento de rtulos de fila e insertamos un
nuevo elemento calculado:

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- Orden de resolucin. Es la opcin, que creados campos de clculo en una tabla dinmica, para el caso
de que el clculo de uno de ellos interfiriera sobre el clculo de otro, en qu orden se deberan ejecutar
los clculos. El panel presentado permite ordenar la secuencia de clculo:

- Crear lista de frmulas. Genera en una hoja nueva que se crea, un detallado e interesante informe
resumen de los campos de clculo que se mantienen en la tabla dinmica actual.

NOTA: La opcin de Herramientas OLAP (on-line analytical procedure o


procedimiento de anlisis en lnea), de no tener abierta ninguna conexin a archivo
externo de datos con estructura de tabla cbica OLAP -archivo .CUB-, aparece
desactivada.
Un cubo OLAP es una base de datos multidimensional en la que la informacin se
almacena en vectores (tablas) de varias dimensiones. Esas dimensiones vienen dadas
por unos parmetros en virtud de cuyos valores hacen que el vector arroje una
informacin u otra.
El ltimo grupo Mostrar u ocultar de la ficha contextual Opciones, permite desde sus tres botones
respectivamente:
- Visualizar o no la lista de campos con las zonas definidoras de la tabla dinmica.

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- Visualizar o no la lista de campos con las zonas definidoras de la tabla dinmica.


- Mostrar o no para permitir desplegar o replegar subelementos de otro dentro de los rtulos de fila
o columna para el caso en que se haya involucrado ms de un campo en la zona de rtulos de fila y/o de
columna.
- Mostrar o no los encabezados con desplegable de los campos que aparecen como rtulos de
columna y de fila.
Observar la siguiente imagen para saber qu parte de la tabla dinmica es afectada por estos tres botones:

Opciones de diseo de una tabla dinmica.


Desde la ficha contextual de diseo, se puede mejorar la apariencia esttica de una tabla dinmica.
- Desde el primer grupo Diseo, podremos:

Desde el botn Subtotales, activar la aparicin de resmenes parciales (en el caso de que existen varios
campos como rtulos de fila o columna) llamados subtotales.
Mediante el botn Totales generales indicaremos la aparicin o no de los totales generales en la tabla
dinmica (que por defecto aparecen).
Desde el botn Diseo de informe, tambin, y de haber definido ms de un campo en una de las zonas
de rtulos, indicaremos la forma de visualizar la tabla: Con forma compacta, en forma de esquema
sangrado o con estructura tabular.
Filas en blanco permite insertar separaciones entre los elementos de la tabla.
- Desde el segundo grupo Opciones de estilo de tabla dinmica, podremos:

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Activar o desactivar los encabezados, visualizar las filas con bandas de sombreado de fondo para
leer ms certeramente las filas de la tabla (sobre todo tras ser imprimida), o bien el mismo efecto para las
distintas columnas de la tabla dinmica.
- Desde el tercer grupo Estilos de tabla dinmica, podremos:

Elegir entre una amplia galera de estilos de tabla (desde su botn de desplegado), de cara a aplicar en
una sola accin diferentes formatos a nuestras tablas dinmicas.
Es recomendable "dar un paseo" por algunos de ellos de cara a encontrar los que vayan mejor con
nuestros gustos, ya que solo con pasar por el cursor por encima de los diferentes estilos, la tabla actual
se ve modificada en tiempo real:

Funcin Importardatosdinamicos.
Si se necesita obtener un dato concreto de la tabla dinmica en una celda del libro, a partir de valores
aportados que sirven para "mirar" al cruce dentro de ella y obtener el resultado buscado, existe una
funcin capaz de obtener un dato de resultado como consecuencia de aportar parejas de Campo Valor, al menos dos, para poder observar el dato cruzado de resultado buscado dentro de una tabla
dinmica.
La funcin es IMPORTARDATOSDINAMICOS, y su sintaxis es la siguiente:

=IMPORTARDATOSDINAMICOS("campo_de_resumen";celda_ubicacin_tabla;"campo1";valor1;"Camp
NOTA: Para ampliar informacin sobre la sintaxis detallada, aplicacin y forma de
trabajar de la funcin importardatosdinamicos, revisar el contenido del captulo 3 del
presente curso.

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RESUMEN: Cuando se dispone de una gran base de datos organizada correctamente,


es posible confeccionar tablas resumen que cruzan datos para dos o ms campos de
dicha tabla.
Esa operacin, se realiza creando una tabla dinmica. Lo ms importante para ello, es
saber que tabla es la que se desea crear, es decir, dibujar mentalmente la estructura de
l a tabla, de manera que podamos especificar correctamente los elementos
intervinientes, as como el lugar de la tabla dinmica donde los colocaremos, y por
que campo (generalmente de contenido numrico) queremos resumir; para ello
disponemos de diversos tipos de operaciones como contar, sumar o promediar...,
visualizar los datos de diversas formas, crear grficas basadas en su contenido,
intervenir en la informacin que genera dicha tabla, as como modificar su diseo o
bien, aplicar funciones que actan sobre sus datos.

Otros aspectos importantes sobre tablas dinmicas

Qu debemos saber ahora.


Disponiendo de una base de datos en formato Excel y en la hoja actual de un libro abierto deberemos:
Saber crear una tabla dinmica basada en la informacin de la base de datos.
Cambiar la opcin de resumen de dicha tabla a otra funcin.
Cambiar el formato numrico de los datos que resume.
Modificar la forma de ver los resultados de la tabla dinmica en cuanto a el clculo que
representa.
Insertar campos de clculo en las tablas dinmicas.
Modificar sus caractersticas iniciales en busca de la informacin de resumen que
necesitemos.
Generar grficos dinmicos basados en las tablas dinmicas.
Extraer
informacin
de las tablas
IMPORTARDATOSDINAMICOS.

dinmicas

ayudados

de

la

funcin

En suma, trabajar y saber aplicar la extraordinaria potencia y versatilidad de estas


estructuras de resumen, anlisis y de bsqueda de conclusiones.

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Ejercicios
Ahora sabemos que con las herramientas de manejo de bases de datos y un diseo adecuado de tablas
dinmicas, podemos sintetizar y obtener cualquier dato resoluble a partir de una base de datos sea de la
magnitud que sea.

Ejercicio 1.
A partir de la base de datos con informacin de un club de golf (descargable desde <<AQU>> -se trata
de un archivo .rar que contiene la base de datos, tanto para trabajar con Excel 2007 como con Excel
2003 o versiones anteriores-), obtener como resultados concretos los siguientes datos:
Pregunta-1: Definir una tabla dinmica donde como ttulos de fila obtengamos los niveles de juego,
como ttulos de columna los estados civiles y permita filtrar por localidad. La informacin mostrada ser
la recaudacin derivada de las cuotas (suma de cuota) por nivel de juego y por estados civiles.
Pregunta-2: Edad media de los socios de nivel NO principiante de Logroo. Nota: La edad no la
tenemos en la base de datos por lo que habr que generar una columna (un nuevo campo en la base de
datos) con las edades.
Pregunta-3: Cuota media de federados y no federados por estados civiles. Se permitir filtrar por
localidad y estado civil.
Pregunta-4: Cunto de ms o de menos facturan los dems estados civiles respecto a los solteros, en
porcentajes. Nota: El resumen ser del tipo % de la diferencia.
Pregunta-5: Cul es la localidad entre cuyos socios menos se recauda.
Pregunta-6: Cuntos socios hay en el club que NO sean de la provincia de La Rioja.
Pregunta-7: Cuntos socios hay de la localidad de ARNEDO.
Pregunta-8: Definir una tabla dinmica que presente por localidades el nmero total de socios (cuntos
socios hay en cada localidad), permitiendo filtrar por estados civiles y niveles de juego.

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