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Universidad San Marcos

AUDITORIA OPERATIVA
Trabajo de investigacin:
Hallazgos sobre Auditoria Operativa
Contralora General

Susana Flores Gonzlez

Profesor:
Luis Guillermo Guevara Rivas

I BIMESTRE
II CUATRIMESTRE

2016

Introduccin
Con el presente trabajo se pretende ubicar los hallazgos de la Autora Interna realizada
Para la cuenta OTRAS CUENTAS POR COBRARDIFERENCIAS
TRASLADADAS AL FONDO CAPITALIZACIN LABORAL
Se trata de ser resumir y ser conciso en el objetivo.
Brevemente se seala una conclusin con la visin general de los hallazgos.

INFORME FINAL DEL ESTUDIO SOBRE OTRAS CUENTAS POR COBRAR


DIFERENCIAS TRASLADADAS AL FONDO CAPITALIZACIN LABORAL
OBJETIVO Y ALCANCE DEL ESTUDIO

RESUMEN DE HALLAZGOS:
A continuacin, detallo los comentarios de los resultados de la Auditoria
AUDITORA INTERNA RESUMEN EJECUTIVO INFORME I--AIG--0707

ACCIONES INFRUCTUOSAS Y PERODOS DE INACCIN


DE LA GESTIN DE COBRO EFECTUADA
1- PERODO DE INACCIN DE COBRO POSTERIOR A LA
INTERPRETACIN BRINDADA POR LA DIVISIN DE ASESORA Y GESTIN
JURDICA
2- ACCIONES INFRUCTUOSAS EFECTUADAS DURANTE LA PRIMERA
GESTIN FORMAL DE COBRO
3- PERODO DE INACCIN DE COBRO POSTERIOR A LAS GESTIONES
EFECTUADAS

EL SALDO DE LA CUENTA OTRAS CUENTAS POR COBRARDIFERENCIAS TRASLADADAS AL FONDO CAPITALIZACIN LABORAL
MOSTRADO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS NO ES EL CORRECTO
1-

INCORRECCIN DE ALGUNOS REGISTROS CONTABLES

2-

FALTA DE ESTABLECIMIENTO DE UNA SUMA ADEUDADA

2.1.1. PERODO DE INACCIN DE COBRO POSTERIOR A LA INTERPRETACIN BRINDADA


POR LA DIVISIN DE ASESORA Y GESTIN JURDICA.

Resumen del hallazgo


Un perodo de pasividad de cobro de 89 das hbiles, o sea alrededor de cinco meses, se
dio entre el momento en que la Unidad de Servicios Financieros program las primeras
gestiones de cobro y el recibo, en esa Unidad1, del criterio de la Divisin de Asesora y
Gestin Jurdica en relacin con el Transitorio IX de la Ley de Proteccin al Trabajador
No. 79832, mediante el cual seal el impedimento jurdica de proceder al pago de la
denominada gradualidad a servidores que hubieran cesado con el Gobierno Central
despus del 1 de marzo del 2003.
De conformidad con los expedientes de los 22 exfuncionarios que esa Unidad estableci
muestran esa condicin, es hasta el 28 de agosto de 2006 que sta procede a efectuar la
primera gestin de cobro o sea a 89 das hbiles de recibido el citado criterio.
No se actu con mayor prontitud, el lapso de tiempo, perjudica la disposicin de los
exfuncionarios a cancelar. La inactividad de 89 das.

2.1.2. ACCIONES INFRUCTUOSAS EFECTUADAS DURANTE LA PRIMERA


GESTIN FORMAL DE COBRO

Resumen del hallazgo


Las labores iniciadas en primera instancia por la Unidad de Servicios Financieros en
este proceso de gestin de cobro, presentan una serie de debilidades que incidieron
negativamente en sus resultados. As tenemos que como producto de esas acciones se
recuper solamente un 8% del total del saldo adeudado por este concepto y que, con
respecto de los 22 exfuncionarios intimados en esa oportunidad se presentaran las
siguientes situaciones:
El 27.3% (seis exfuncionarios) ignoraron dicha accin.
El 41% (nueve exfuncionarios) present un alegato o requerimiento de
informacin, ante tal intimacin. Dentro de los alegatos presentados 3 se sealan la
inconformidad, oposicin y objecin al cobro efectuado.
El 13.5% (tres exfuncionarios) efectu un nico abono mediante el cual
cancelaron solamente el equivalente al 11% del total por ellos adeudado.
El 18.2% (cuatro exfuncionarios) cancel el total de su deuda, sin embargo, ello
representa slo el 7% del total adeudado por los 22 exfuncionarios.

A lo antes expuesto se suma el hecho de que de frente a la contestacin de los


exfuncionarios que conforman ese 41% precitado, la Unidad de Servicios Financieros
informa a stos que excepten el cumplimiento de la notificacin de cobro ellos girada.
Entre las debilidades de las cuales adolecieron las acciones realizadas, con los
resultados comentadas, se tienen las siguientes:
No se dispuso, de acuerdo con los documentos ubicados por esta Auditora Interna,
de informacin clara y precisa de previo a su inicio, que permitiera establecer
criterio, factibilidad y una estrategia clara y con fundamento jurdico para
direccionar de manera efectiva y contundente los esfuerzos de recuperacin de los
citados recursos pblicos, ante las instancias correspondientes.
No se mantuvo uniformidad en cuanto al accionar, pues:
No se ubicaron oficios de solicitud de informacin a las operadoras de pensiones en
el caso de tres exfuncionarios, sin que en el respectivo expediente conste el
fundamento de tal proceder.
Ante los pretextos o requerimientos de informacin presentados respecto de la
intimacin girada, se decide dejarla sin efecto; sin embargo, tal decisin slo es
comunicada a los nueve exfuncionarios que los presentaron, sin as hacerlo con los
restantes.
Las intimaciones de cita resultan sucintas y omisas en su contenido no obstante
su importancia para el claro entendimiento de parte de los exfuncionarios y la
efectiva gestin de su cobro. As se tiene que:
Se inicia con una muestra impersonal de la operacin efectuada, la cual no solo resulta
escueta, sino que tambin es omisa en indicar con claridad las razones que se dieron
para efectuar tal pago, quin fue el beneficiario del mismo, as como en brindar
informacin fundamental sobre la citada transaccin, tal como, la fecha en que se
efectu y la operadora de pensiones ante la cual se ejecut.
Los motivos mostrados sobre la razn de cobro son muy precarios, sin precisar mayor
informacin.
En tales situaciones se entra a indicarle de lleno al exfuncionario su deber de reintegrar
el monto sealado (sin reiterar ste), as como los intereses generados a la fecha de la
gestin, ltimo sobre los cuales no se consigna informacin.

2.1.3. PERODO DE INACCIN DE COBRO POSTERIOR A LAS GESTIONES


EFECTUADAS

Resumen del hallazgo


Los saldos de las cuentas a cobrar registradas con motivo de la cancelacin
improcedente a las operadoras de pensiones a favor de exfuncionarios, derivada de la
aplicacin del perodo de gradualidad establecido por el Transitorio VIII de la Ley de
Proteccin al Trabajador No. 7983, se han mantenido desde el 31 de octubre de2006 al
31 de agosto de 2007 diez meses- sin variacin alguna, segn lo muestran los
Reportes Detalle del Balance General. Correspondientes.
Al respecto, no determin esta Auditora Interna la realizacin de acciones de cobro
para la recuperacin de las sumas adeudadas.

A ello se anan dos situaciones que no obstante sus relevancias no crearon resultados en
pro de la recuperacin de las sumas adeudadas:
La Unidad de Servicios Financieros comunic4 a los 9 exfuncionarios que
presentaron en el 2006 alegatos o requerimientos de informacin ante la
intimacin de cobro recibida que se hace necesario contar con las
recomendaciones de una investigacin interna, sobre dicha gestin, para
determinar las acciones que deber adoptar esta Contralora respecto al caso,
ajustados al ordenamiento jurdico y respetando los derechos de cualquier
persona que se pueda ver afectada..
Sin embargo, no se obtuvo evidencia de la realizacin de esa investigacin, ni constan
comunicacin alguna dirigida al respecto a los exfuncionarios que as se les haba
manifestado en aquella oportunidad.
La Gerencia de la Divisin de Desarrollo Institucional plante en setiembre del 2006
formal solicitud a la Gerencia del rea Administrativa -ante las gestiones de cobro
realizadas por la Unidad de Servicios Financieros y las respuestas de los exfuncionarios
de frente a las mismas- conjuntamente con una funcionaria de la Divisin de Asesora y
Gestin Jurdica -afn con una coordinacin ya efectuada entre las dos Divisionesrealizara una investigacin encaminada a evaluar la situacin de cada caso y
determinar las acciones que pertenezcan para atender, dar solucin apropiada y asegurar
el debido proceso en cada uno de dichos casos. Asimismo, asegurar el debido y
oportuno cumplimiento de dichas labores una vez que las mismas sean definidas..
Dicha solicitud fue objeto de reiteracin por esa Gerencia de Divisin a la Gerencia
Administrativa con motivo de la informacin por esta solicitada7.
No obstante, lo anterior, conforme a la situacin comentada en el inciso inmediato
anterior, no se generaron acciones dirigidas al recobro de las sumas adeudadas.

2.2. EL SALDO DE LA CUENTA OTRAS CUENTAS PORCOBRARDIFERENCIAS TRASLADADAS AL FONDOCAPITALIZACIN LABORAL


MOSTRADO EN LOSESTADOS FINANCIEROS NO ES EL CORRECTO
El estudio permiti determinar aspectos que afectan la razonabilidad del saldo de la
cuenta Otras Cuentas por Cobrar-Diferencias Trasladadas al Fondo
Capitalizacin Laboral mostrado en los estados financieros, en cuanto a su
propiedad, existencia, integridad, exactitud y valuacin. Dicha problemtica fue
expuesta, en aras de la oportunidad, mediante dos informes parciales a travs del
presente estudio.
Los aspectos en cuestin se citan de seguido:

2.2.1. INCORRECCIN DE ALGUNOS REGISTROS CONTABLES


Resumen del hallazgo
Se estableci la incorreccin de los registros contables ejecutados en la susodicha
cuenta, ante el reintegro de dinero efectuado por la Operadora de Pensiones del Banco
de Costa Rica con respecto a cuatro exfuncionarios.
Dichos asuntos fueron tratados mediante el Informe No. I-AIG-05-07 intitulado
Primer informe del estudio sobre Otras cuentas por cobrar- Diferencias trasladadas
al Fondo Capitalizacin Laboral del 22 de agosto de 2007, dirigido a la Unidad de
Servicios Financieros.

2.2.2. FALTA DE ESTABLECIMIENTO DE UNA SUMA ADEUDADA


Resumen del hallazgo
Se ubic la falta del establecimiento de una cuenta por cobrar adeudada por la
exfuncionaria Cinthya Vquez Ugalde y, por ende, tambin, de la conformacin del
respectivo expediente. Esta problemtica fue expuesta mediante el Informe No. I-AIG06-07denominado Segundo informe del estudio sobre Otras cuentas por cobrarDiferencias trasladadas al Fondo Capitalizacin Laboral del 11 de setiembre de 2007,
dirigido a la Unidad de servicios Financieros.
Sobre esta particular resulta de inters sealar que:
Las recomendaciones contenidas en ambos informes fueron aceptadas por la
Unidad de Servicios Financieros, la cual efectu las acciones y coordinaciones
necesarias que conllevaron a su cabal cumplimiento, estado que fue as
comprobado y comunicado por la Auditora Interna a esa Unidad mediante los
informes de seguimiento nmeros
En razn del completo cumplimiento de las mencionadas recomendaciones el
saldo de la cuenta en estudio reflejado en el estado financiero es razonable en
cuanto a su propiedad, existencia, integridad, exactitud y valuacin, al contener
sta todas las cuentas que deben ser objeto de cobro y darse el correcto ingreso a
las sumas pagadas por la operadora de pensiones en cuestin.
Estas cuentas por cobrar fueron registradas contablemente por primera vez en el
mes de agosto del 2006, en respuesta a una asesora brindada por esta Auditora
Interna a la Divisin de Desarrollo Institucional.
El establecimiento de los aspectos tratados en este punto demand esfuerzo y
recursos de esta Auditoria Interna, pues se requirieron pruebas con una cobertura
del 100% de la poblacin y, el tener que precisar el historial de dicha cuenta y su
integracin por deudor y monto, mediante el estudio exhaustivo de la
documentacin de soporte de los registros contables.

Conclusin
Se determin la pasividad e anfractuosidad en el cobro, incorreccin de registros contables
as como la falta del establecimiento de una cuenta por cobrar de este tipo y, por ende, de la no
conformacin del expediente respectivo, en deterioro del patrimonio institucional.
Esa problemtica fue expuesta mediante los citados informes parciales, cuyas recomendaciones
fueron aprobadas por la Unidad de Servicios Financieros y sobre las cuales esta Auditora
Interna
comprob su cabal cumplimiento, lo cual deviene en fundamental pues ofrece seguridad sobre
la razonabilidad de la cuenta objeto de estudio, al contener sta todas las cuentas que deben ser
objeto de cobro y darse el correcto ingreso a las sumas abonadas por la referida Operadora de
Pensiones.
En cuanto a las labores emprendidas durante la gestin de cobro efectuada al respecto, es
oportuno indicar que stas han resultado en alto grado ineficaces ante: la ausencia de
informacin clara y precisa previo a su inicio, que permitiera establecer criterio, factibilidad y
una estrategia fundamento jurdico, para direccionarlas de manera efectiva y concluyente; la
falta de uniformidad en su ejecucin y; una intimacin de cobro concisa en su contenido no
obstante la importancia de los aspectos que trataba.
Dichas operaciones provocaron la recuperacin solamente de un 8% del total del saldo deudor
por este concepto; de los 22 exfuncionarios intimados en esa oportunidad, 15 de ellos ignoraron
o bien presentaron un pretexto o requerimiento de informacin y tres efectuaron un nico abono
equivalente al 11% del total adeudado por ellos tres.
A lo anterior se suman dos perodos de inaccin de cobro de aproximadamente 15 meses, uno
de cinco meses comprendido entre el recibo en la Unidad de Servicios Financieros del criterio
mediante el cual se seal el impedimento jurdico que gener dichas cuentas a cobrar y el
inicio por parte de sta de las referidas acciones.

Bibliografa

https://cgrfiles.cgr.go.cr/publico/jaguar/Documentos/cgr/transparencia/I-AIG07-07.pdf

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