Memorias

Curso INTENSIVO de Gestin de la Informacin con Microsoft Excel

2010
Facilitador: Ricardo Andrs Becerra Agudelo

Curso INTENSIVO de Gestin de la Informacin con Microsoft Excel 2010

MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel es un sistema para la creacin de hojas de clculo, cuyas
posibilidades de trabajo, clculo y presentacin son amplias.
La
posibilidad de utilizar frmulas y funciones son mayores que en las
versiones anteriores de dicho programa. As como tambin permite la
creacin de grficos que se modificarn automticamente al cambiar los
datos en su hoja de clculo. Permite tambin el trabajo con bases de
datos. Excel trabaja con hojas de clculo que estn encuadernadas en libros
de trabajo.

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Libro de Trabajo
Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo, almacenadas en un
slo archivo, cuya extensin es .xlsx el cual por defecto activa solamente 3
hojas de clculo, pero brinda la posibilidad de insertar 252 hojas de clculo
ms en un solo libro de trabajo, para un total de 255 hojas de clculo.

Hojas de Clculo
Es una cuadrcula compuesta por 1.048.576 Filas (en forma horizontal) y
16.384 Columnas (enumeradas desde la A hasta la XFD, en forma vertical).
Cualquier problema que involucre una serie de datos y un conjunto de
operaciones a realizar sobre ellas, puede ser resuelto de una manera ms
rpida y efectiva a travs de la hoja de clculo de Excel.

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TRABAJO CON LAS HOJAS DE CLCULO

Seleccionar hojas de un libro
Para seleccionar
Una sola hoja
Dos o ms hojas
adyacentes
Dos o ms hojas NO
adyacentes
Todas las hojas de un
libro.

Realice lo siguiente

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin,

mantenga presionada la tecla Shift y haga clic en la etiqueta de la
ltima hoja.
Ctrl + Shift + Re Pg o Av Pg
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin,
mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en las etiquetas de las
dems hojas.
Haga clic con el botn secundario del Mouse (ratn) y, a
continuacin, elija Seleccionar todas las hojas en el men
contextual.
Haga doble clic en una etiqueta de las hojas que estn
seleccionadas. (Se utiliza esta opcin cuando estn todas las hojas
seleccionadas).
Haga clic en una de las hojas que no est seleccionada.
Haga clic derecho sobre las hojas seleccionadas y elija Desagrupar.

Para quitar la seleccin

de las hojas

seleccionadas

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Renombrar hojas de clculo
a)

Hoja de clculo

Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a

renombrar.
Del men contextual seleccione la opcin
Cambiar Nombre
Escriba el nuevo nombre de la hoja de
clculo
Presione Enter
b)
Doble clic en la etiqueta de la hoja a
renombrar.
Escriba el nuevo nombre.
Presione Enter.
c) Clic en la Ficha Inicio
Ubicarse en el grupo de Iconos Celdas
Clic en el cono Formato
Clic en la opcin Cambiar el nombre de la
hoja
Digitar el nuevo nombre y Enter

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Insertar hojas de clculo

Una sola hoja

a)

Haga clic en el icono que aparece despus

de la ltima etiqueta

b)
-

Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja.

Seleccione del men contextual la opcin
Insertar...
Seleccionar Hoja de Clculo.
Aceptar.

Varias Hojas de clculo

c) Seleccione la cantidad de hojas que desea

insertar.
Realice alguno de los pasos anteriores.

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Mover hojas de clculo
a)

Una o varias hojas

Clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja a

mover.
Arrastre la etiqueta hasta el nuevo lugar
que sta ocupar.
b) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a
mover y seleccionar Mover o copiar.
- De la lista de hojas, seleccione la hoja de
clculo que quedar antes de la que
estamos moviendo.
- Clic en Aceptar.
Nota: Se puede mover a un libro ya existente o a
uno nuevo, seleccionndolo de la lista que
aparece en la opcin Al Libro.

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Copiar o duplicar hojas de clculo
a)

Una o varias hojas

Clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja a

copiar.
Arrastre la etiqueta presionando la tecla
Ctrl. hasta el nuevo lugar que ocupar la
copia.
b) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a
copiar y seleccione Mover o copiar.
De la lista de hojas, seleccione la hoja de
clculo que quedar antes de la que
estamos copiando.
Active la opcin Crear una copia.
Clic en Aceptar.
Nota: Se puede copiar a un libro ya existente
(ste debe estar abierto para recibir la hoja) o a
uno nuevo, seleccionndolo de la lista que
aparece en la opcin Al Libro.

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Eliminar hojas de clculo
Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a
eliminar. Y seleccione Eliminar del men de
opciones.
Seleccione la hoja de clculo que desea eliminar.

Una o varias hojas

Clic en ficha Inicio.

Clic en Eliminar
Clic en Eliminar hoja

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EDICIN DE UNA HOJA DE CLCULO

Proceso de autollenado
Es la capacidad que tiene Excel para percibir y seguir tendencias en los datos. Slo
se escribe el primero o los dos primeros valores, datos o textos y el autollenado
completa la serie. A travs de est utilidad se pueden obtener varios efectos:

Copia normal de informacin en celdas continuas

Esta opcin permite crear una lista repetitiva de un nmero o texto, con solo digitar
el dato.

Digite el dato.
Ubique el cursor en el extremo inferior derecho de la celda a copiar (cuadrito
negro) y cuando el cursor se convierta en una cruz pequea, arrastre y suelte
cuando haya sealado el rea de copia, esto se llama autollenado.

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Obtener una secuencia de nmeros a partir de uno dado
Ingrese en la celda el nmero que da comienzo a la secuencia de la
serie.
Ubique el cursor en el cuadrito negro y presione la tecla control (Ctrl),
aparece un signo ms pequeo sobre la cruz negra.
Arrastre (Clic y Ctrl presionado) y cubra el rea deseada.

Obtener una secuencia a partir de dos nmeros dados

Ingrese en las celdas los nmeros que dan comienzo a la secuencia de la
serie.
Seleccione ambas celdas, ubique el cursor en el cuadrito negro.
Arrastre y cubra el rea deseada.

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FRMULAS Y FUNCIONES
Tipos de datos
Alfabticos

Es cualquier entrada que Excel no es capaz de interpretar como un nmero

o como una frmula. Estos datos estn conformados por los caracteres de
la A hasta la Z y los caracteres especiales (*, , # ), que conforman los
ttulos o encabezados de filas y columnas. Estos datos por defecto son
desplazados a la izquierda de la celda.
Numricos
Estn formados por cualquiera de los 10 dgitos (del 0 al 9).
Alfanumricos
Es la combinacin de los datos numricos con los datos alfabticos, y se
ubican a la izquierda de la celda.

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Frmulas
Es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores
que producen un nuevo valor a partir de valores existentes. Las frmulas deben
comenzar siempre con el signo IGUAL (=) o el signo MAS (+) y deben inicializarse en
la celda donde se desea que aparezca el resultado. Las frmulas se clasifican as:
Directas: Son aquellas que se indican directamente con las cifras, combinando
nmeros y operadores matemticos. Ejemplo: =3+5-4
Aclaracin: No se recomienda trabajar con este tipo de frmulas.
Indirectas: Son aquellas que se indican directamente con las referencias de las
celdas donde se encuentran las cifras, haciendo una combinacin de estas
referencias de celdas con operadores matemticos. Ejemplo: =A4/C4+L3*D5
Aclaracin: Se recomienda trabajar con este tipo de frmulas porque en el momento
de hacer una correccin, el resultado se actualiza automticamente.

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Operadores matemticos
Un operador matemtico es el smbolo o clave que indica el tipo de operacin que
se ejecuta.
Tenga en cuenta: Con respecto a el signo porcentaje (%) al final de un nmero,
permite que el nmero se denote como porcentual y opera en su funcin respectiva,
es decir si usted digita en una celda 10%, as se introduce y si hace alguna operacin
matemtica con ella asume 0.1, que es el equivalente a este valor.
Operador
+
*
/
%
^

Significado
Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Porcentaje
Exponente

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Jerarqua de operadores
Estos operadores manejan una jerarqua, la cual tiene unas prioridades para la solucin de
frmulas, esta es:
1.
Exponenciacin
^
2.
Multiplicacin y divisin
* /
3.
Suma y resta
+
Ejemplo: 10 + 5 * 6
El resultado sera: 90
El resultado en Excel sera: 40

Nota: Si una frmula est entre parntesis ( ) se anulan las anteriores prioridades y la primera
operacin que realiza es la que se encuentra entre parntesis ( ), luego contina con las
dems prioridades.
Ejemplo: aplicarle parntesis a la siguiente frmula para que en Excel su resultado sea 90.
10 + 5 * 6
Solucin: (10 + 5) * 6
parntesis)
15 * 6
90

(Excel primero realiza la operacin que se encuentre entre

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Funciones Bsicas
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms
valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida.

Las funciones manejan las siguientes sintaxis:

=Nombre de la funcin(DatoInicial:DatoFinal) cuando los datos son consecutivos.
=Nombre de la funcin(Dato1;Dato3;Dato5;...;DatoN) cuando los datos no son
consecutivos.
Ejemplos: =SUMA(A1:B6)
El operador : nos identifica un rango de celdas, as A1:B6 indica todas las celdas
incluidas entre la celda A1 y la B6, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6

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Funcin suma
Calcula la suma de una lista de nmeros.
Sintaxis: =Suma(DatoInicial:DatoFinal) - Consecutivo
=Suma(Dato1;Dato3;Dato7) - No consecutivo
Funcin promedio
Determina la media aritmtica de los datos. La media aritmtica se calcula sumando
todos los nmeros dividendo por el nmero de datos.
Sintaxis: =Promedio(DatoInicial:DatoFinal) - Consecutivo
=Promedio(Dato1;Dato3;Dato7) - No consecutivo
Funcin mximo
Determina el nmero mayor de un rango o de una lista de datos. Si no hay nmero
devuelve cero. Ignora las celdas sin valores numricos.

Sintaxis: =Max(DatoInicial:DatoFinal) - Consecutivo

=Max(Dato1;Dato3;Dato7) - No consecutivo

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Funcin mnimo
Determina el nmero menor de un rango o de una lista de datos.
Sintaxis: =Min(DatoInicial:DatoFinal) - Consecutivo
=Min(Dato1;Dato3;Dato7) - No consecutivo

Funcin contar nmeros

Calcula el nmero de celdas de un rango que contiene nmeros, incluyendo fechas y
frmulas. Tenga en cuenta que:
Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de nmeros
se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede
traducirse a nmeros se pasan por alto.
Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error de la
matriz o de la referencia.
Sintaxis: =Contar(DatoInicial:DatoFinal) - Consecutivo
=Contar(Dato1;Dato3;Dato7) - No consecutivo

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Funcin hoy
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de
fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora.

Sintaxis

=HOY( )

Funcin ahora
En una misma celda puede almacenar fechas, horas o ambas simultneamente
siempre que las introduzca en el formato adecuado. Si en la misma celda se desean
que aparezcan ambos formatos, stos deben ir separados por un espacio en blanco.
Sintaxis
=AHORA( )

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Referencias relativas , absolutas y mixtas
Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas en la hoja de clculo,
las cuales se forman de acuerdo al nombre de la celda, por ejemplo: la referencia B4
se refiere a la celda que est en la columna B y la fila 4. Hay dos tipos de
referencia: Relativas, Absolutas y Mixtas. La diferencia de una y otra se observan al
copiarlas o moverlas de posicin.

Referencias relativas
Modifica la referencia de las frmulas en base a la posicin que ocupe la nueva celda
cuando se copia una frmula.
En este caso slo se realiza la primera
frmula, se hace autollenado hacia las
siguientes celdas y automticamente se
copiar la misma frmula pero utilizando
las celdas correspondientes.

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Referencias absolutas
Son aquellas direcciones de celda donde se hace necesario inmovilizarlas para que en el
momento de hacer el autollenado, esta direccin permanezca constante. La referencia
absoluta se determina colocando un signo de pesos ($) antes de la letra de la columna y
antes del nmero de la fila. Ejemplo: $B$1. (Presionar la tecla F4)
En este caso se hace necesario
inmovilizar la celda B2, ya que cada
venta se debe multiplicar por el 16%.

Referencias mixtas
Son aquellas direcciones de celda donde se hace necesario inmovilizar una fila A$1 o
una columna $A1
En este caso se hace necesario inmovilizar
la columna A as $A2 y la fila 1 as B$1

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Funcin SI
Es una funcin lgica llamada Si Condicional, se utiliza para evaluar o comprobar una
condicin, si esta se cumple da como resultado un valor Verdadero, si no se cumple
da como resultado un valor Falso.
Sintaxis:

=SI(Prueba lgica; Verdadero; Falso)

Prueba lgica: Es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como verdadero o
falso. Por ejemplo, A10=100 es una expresin condicional; si el valor de la celda A10
es igual a 100, la expresin se evala como verdadero. De lo contrario, la expresin se
evala como falso. Este argumento puede utilizar cualquier operador de
comparacin.
Una Condicin se compone de tres partes:
Primera Parte
Celda
Valor
Lista de
caracteres

Segunda Parte
Operadores de
comparacin
>, <, =, >=, <=, <>

Tercera Parte
Celda
Valor
Lista de
caracteres

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Verdadero: Es el resultado de la funcin Si cumple la condicin y puede ser:
Celda
Frmula
Valor
Lista de caracteres
Falso: Es el resultado de la funcin Si NO cumple la condicin y puede ser:
Celda
Frmula
Valor
Lista de caracteres

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GRFICOS
Los datos numricos que se encuentran en la hoja, pueden visualizarse a travs
de grficos que trae incorporados la hoja electrnica Excel. A continuacin
veremos el diseo de una grfica de columnas.

Para crear un grfico se deben seleccionar los datos a graficar, incluyendo los
ttulos, y presionar la tecla F11. Automticamente, Excel crea el grafico en una
hoja nueva y activa 3 cintas nuevas: Diseo, Presentacin y Formato.

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Partes de un grfico:

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Ficha Diseo
En esta ficha se encuentran los siguientes iconos:
Permite cambiar el tipo de grfico.

Permite cambiar los datos del eje.

Es decir, los datos que se
colocaron en el eje X se cambian
para el eje Y, y viceversa.

Permite
grfico.

cambiar

el

diseo

del

Permite modificar el estilo visual

(colores) del grafico.

Mueve el grafico a una hoja

existente del libro o a una hoja
nueva.

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Ficha Presentacin
En esta ficha se encuentran los siguientes iconos:

Agrega o elimina los ttulos del grfico

Inserta o elimina los ttulos de las etiquetas de

cada eje.

Permite eliminar o cambiar de posicin la leyenda

del grfico.
Permite agregar o quitar las etiquetas de los
datos, con el fin de mostrar el valor de cada
etiqueta del eje.
Inserta la tabla de datos al grfico.

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Ficha Formato
En esta ficha se encuentran los siguientes iconos:

Cambia el estilo visual a las lneas del grfico.

Agrega un color de relleno slido, degradado,

imagen o textura a la forma seleccionada.
Especifica el color, ancho y estilo de la lnea del
contorno de la forma seleccionada.

Cambia el ancho y alto de la forma seleccionada.

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Agregar datos a un grfico
a. Seleccione los datos de la columna que desea agregar, incluyendo su ttulo.

b. Presionar las teclas Ctrl + C

c. Ubicarse en el Grfico y presionar las teclas Ctrl + V

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MANEJO DE DATOS
Formato Condicional
Permite cambiar el formato a unas celdas determinadas que cumplan con una
condicin especfica.
Pasos:
Seleccione las celdas a las que se desea aplicar formato.
Clic en la ficha Inicio Grupo de Iconos Estilos, clic en el Icono Formato
condicional
Seleccionar administrar reglas
Clic en nueva regla
Seleccionar la opcin: aplicar formato solo a las celdas que contengan
Indicar la condicin o criterio y elegir los formatos a aplicar
Aceptar
Aceptar

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Funcin sumar.si
Suma el rango de las celdas seleccionadas que cumplen con el criterio o condicin
que se determine.
Sintaxis
=Sumar.Si(Rango;Criterio;RangoSuma)

Rango: Es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina qu
celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como
32; "32"; ">32"; "manzanas".
Rango suma: son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en
RangoSuma se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el
criterio. Si rango suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento
rango.

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Funcin contar.si
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el
criterio o condicin especificado.
Sintaxis
=Contar.Si(Rango;Criterio)

Rango: Es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn
en blanco.
Criterio: Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las
celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse
como 32; "32"; ">32" o "manzanas".

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Ordenar datos
Es una herramienta fundamental en el manejo de bases de datos, ya que nos
permite clasificar en forma ascendente o descendente por un campo especial.
- Ordenar una lista por una sola columna
Permite ordenar los datos de una lista para facilitar la bsqueda de algn dato.

Active una celda perteneciente a la columna por la cual desea llevar a cabo la
ordenacin.
Clic en la ficha Datos
Clic en los botones:
Orden Ascendente u
Orden Descendente segn el
caso.

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Filtros
Los filtros permiten visualizar las filas que cumplen unas determinadas condiciones,
mientras que oculta las dems. Para poder filtrar una lista, sta debe poseer ttulos
en las columnas. Las filas filtradas se pueden copiar en otra hoja de clculo del libro
de trabajo actual, si se desea.
Para activar los filtros se hace clic en la ficha Datos y se hace clic en el icono Filtro
Automticamente en cada campo de la primera fila de la base de datos aparecen los
filtros, as:

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Cada filtro contiene las opciones para realizar
la bsqueda de los datos que cumplan con
alguna condicin.
Por ejemplo si se requiere filtrar a todos los
empleados que viven en Medelln, se debe:
Desplegar el filtro de Ciudad
Desactivar la opcin Seleccionar todo
Activar Medelln y aceptar.
Automticamente, Excel mostrar solamente
los registros que cumplen con la condicin,
ocultando los dems.
Para eliminiar el filtro se debe desplegar las
opciones de la columna por la cual se filtr y
elgir la opcin Borrar filtro de

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Excel permite personalizar los filtros de acuerdo al tipo de datos que se tengan digitados
en la base de datos. Para los textos, Excel cuenta con las siguientes opciones:
Al seleccionar alguna de las
opciones que ofrece Excel,
aparece un cuadro de texto
para
realizar
la
personalizacin del filtro.

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Excel cuenta con una serie de filtros de nmero que se
filtros en columnas que contengan valores numricos.

utiliza para personalizar

Al seleccionar filtro de
numero, Automticamente
se activa un cuadro de
dilogo, donde se debe
digitar el valor por el cual se
desea realizar el filtro

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Funciones de bases de datos
Permite realizar clculos matemticos y estadsticos en registros seleccionados de la
base de datos. Cada una de las funciones denominadas BD, usan tres argumentos:
base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los
rangos de la hoja de clculo empleados en la funcin base de datos.
Base_de datos: Es el rango de celdas que compone la base de datos.
Nombre_de_campo: Indica el campo que se utiliza en la informacin.
Nombre_de_campo puede ser texto con rtulo encerrado entre comillas dobles, como
por ejemplo Edad o Campo, o como un nmero que represente la posicin de la
columna en la lista, 1 para la primera columna, 2 para la segunda columna y as
sucesivamente.
Criterios: Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificas para obtener el
resultado de la frmula. El criterio debe copiarse en una columna despus de la base de
datos y debe incluir: el titulo de la columna y una celda debajo el rtulo de la condicin.

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Las funciones de bases de datos mas utilizadas son:
Funcin BDSUMA: Suma los nmeros de una columna de una lista o base de datos
que concuerden con las condiciones especificadas
Sintaxis:
=BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Funcin BDPROMEDIO: Calcula el promedio de los valores de una columna, lista o
base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
Sintaxis:
=BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Funcin BDMIN: Devuelve el valor mnimo de una columna en una lista o base de
datos que concuerde con las condiciones especificadas
Sintaxis:
=BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

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Funcin BDMAX: Devuelve el valor mximo dentro de un campo o columna de una
base de datos, los registros que coincidan con los criterios especificados.
Sintaxis:
=BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Funcin BDCONTAR: Cuenta las celdas que contiene un nmero en una columna de
una lista o base de datos y que concuerdan con los criterios especificados.
Sintaxis:
=BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Funcin BDCONTARA: Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco dentro

de los registros que cumplan con los criterio especificados.
Sintaxis:
=BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Funcin BDEXTRAER: Extrae un nico valor de la columna de una lista de datos que
concuerde con las condiciones especificadas
Sintaxis
=BDEXTRAER(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

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Tablas dinmicas
Los informes de tablas dinmicas permiten crear en cuestin de segundos nuevas
vistas de los datos de hojas de clculo. Nota: Reciben el nombre de Dinmicas
porque permiten manipular los datos de diferentes formas.
Los informes de tablas dinmicas organizan y resumen los datos de modo que no
slo formen parte de una hoja de clculo. Estos informes comparan y analizan la
informacin mostrando diferentes vistas de los datos y permitiendo una mejor
presentacin y facilidad de interpretacin de stos.
Para insertar una tabla dinmica se debe seleccionar alguna de las celdas que hacen
parte de la base de datos que se desea resumir y hacer clic en la cinta Insertar, hacer
clic en el icono Tabla dinmica y elegir la opcin Tabla dinmica.

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Automticamente Excel selecciona el
rango de celdas donde se encuentran
digitados los datos de la base de
datos.

Si esta seleccin es correcta, se hace

clic en Aceptar. De lo contrario, se
debe seleccionar manualmente el
rango de celdas y hacer clic en
aceptar.

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Excel inserta una nueva hoja al libro donde aparecer el resumen de los datos. En esta
nueva hoja aparecen dos opciones:

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Excel inserta una nueva hoja al libro donde aparecer el resumen de los datos. En esta
nueva hoja aparecen dos opciones:
Lista de
dinmica

campos

de

tabla

En esta opcin se deben

seleccionar los datos que se
desean resumir e indicar su
ubicacin en la tabla dinmica.
Po defecto Excel ubicar los
datos en la opcin Rtulos de fila
y los datos numricos los
colocar en la opcin Valores.

rea de diseo de la tabla dinmica

En esta opcin aparecen los datos
resumidos, dependiendo de la seleccin
que se realice en la lista de campos.

Dependiendo del resumen que

se desee obtener, se pueden
colocar datos en las columnas,
para ello se debe arrastrar el
campo hasta la opcin Rtulo de
columna.