MS Excel 2013

Tutorial del programa de Excel

Anazado 2013
APRENDIZAJE ELECTRNICO PARA EL CURSO DE
OFIMTICA AVANZADA
ESCUELA DEL MINISTERIO PBLICO
E LEARNING

2016

NDICE
Microsoft Excel Avanzado
Sesin 1: Funciones y Listas
Repaso de funciones (Funciones Lgicas (Condicionales))
Conceptos Bsicos
Autocompletar
Formularios
Ordenar listas
Validacin de datos
Extender formatos y formulas
Sesin 2: Filtros y Tablas
Filtrar datos
Filtros avanzado
Copiar datos al filtrados
Trabajar datos con listas filtradas
Trabajar con tablas

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"SI AMAS LO QUE HACES ,

NUNCA SER UN TRABAJO".
CONFUCIO.

FUNCIONES LGICAS, LISTAS Y VALIDACIN DE DATOS

COMPETENCIA
Crea celdas con listas desplegables, incorporando una de las opciones menos
conocidas por la mayora de los usuarios de Excel.

CONTENIDO
FUNCIONES LGICAS Y DE BSQUEDA
CONCEPTOS BSICOS
AUTOCOMPLETAR
FORMULARIOS
ORDENAR LISTAS
VALIDACIN DE DATOS

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EXTENDER FORMATOS Y FORMULAS

1. FUNCIONES LGICAS (CONDICIONALES )
FALSO
VERDADERO
SI
NO
Y
O

Devuelve el valor lgico Falso

Devuelve el valor lgico Verdadero
Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una condicin
Invierte el valor lgico proporcionado
Comprueba si todos los valores son verdaderos
Comprueba si algn valor lgico es verdadero y devuelve VERDADERO

Ejemplos Simples:
a. =FALSO( )
Devuelve el valor lgico FALSO.

b. =VERDADERO( )
Devuelve el valor lgico VERDADERO.

c. =NO (valor_lgico) Invierte el valor lgico del argumento.

Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor especfico.
Ejemplo
=NO(FALSO) es igual a VERDADERO; =NO(1+1=2) es igual a FALSO

d. =SI (prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
La funcin SI es la funcin lgica ms utilizada. Tiene tres argumentos entre

parntesis y

separados por comas:

La prueba lgica. Es una comparacin que nos permite obtener una expresin
lgica (Verdadera Falso) Ejemplo:
o Maria=Pedro esto ser Falso, 2+4=3*2 esto ser Verdadero, 10>5 esto es
Verdadero.
Valor si verdadero. Respuesta a usar cuando la Prueba lgica sea VERDADERA.
Valor si falso. Respuesta a usar cuando la Prueba lgica sea FALSA
Ejemplos de algunas funciones mencionadas
Funcin Si
Esta funcin devuelve un valor dependiendo de la condicin dada por el usuario, si es correcto
entonces cumplir con el segundo parmetro sino el tercer parmetro.
SI(Prueba_logica o Condicin, Si_verdadero, Si_Falso)

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Ejemplo 01
17
18
19
20
21
22

B
Empleado
Karla
Lourdes
Anais
Marisol
Carola

C
Sueldo
AFP
8000 =SI(C18>5000,C18*12%,C18*9%)
4600
4500
Calcular el AFP teniendo en cuenta que si el sueldo es
5200
mayor a 500 ser el 12% del sueldo Ejm.
4600
=SI(C18>5000,C18*12%,C18*9%) y en caso contrario ser
el 9% del sueldo.

Ejemplo 02
Cdigo Nombre
1 Henry
2 Hctor
3 Joel
4 Jacky
5 Jenny

Promedio Condicin
10 =SI(C3>10,Aprobado,Desaprobado)
5
12
Alumno es mayor a 10 entonces en la condicin
15
debe mostrar Aprobado en caso contrario
20
Desaprobado.

Nota
Si tuviramos ms de tres condiciones podemos utilizar la Funcin Si anidada.

Ejemplo 03
Promedio Condicin
10 =SI(E29>=17,"EXCELENTE",SI(E29>=15,"BUENO",SI(E29>=11,"REGULAR","JALADO")))
15
Si el Promedio es mayor a 17 la condicin ser Excelente.
Si el Promedio es mayor a 15 la condicin ser Bueno.
Si el Promedio es mayor a 11 la condicin ser Regular.
Caso Contrario (si no cumple con las 3 primeras) la condicin es Regular.

Nota
Los parntesis de las funciones SI
se cierran al final de las
preguntas.

Nota
Observar los videos de clase donde se explica los ejercicios, y practicarlos para su
mejor entendimiento.

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1.1. FUNCIN Y
Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin S.
Nos permite realizar varias preguntas, y muestra como resultado un valor Lgico (Verdadera
o Falso). Esta funcin se aplica dentro de la funcin SI, como Prueba lgica.

Estructura: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

Importante
La funcin Y devuelve VERDADERO, si todos los argumentos o preguntas ingresadas son
verdaderos, si uno o ms de sus argumentos es FALSO entonces devolver falso.
Ejemplo
Sintaxis
=Y(1>0,"A"="A",2+4=6)
=Y(1<0,"A"="A",2+4=6)
=Y(1<0,"A"<>"A",2+4>6)

Respuesta
Verdadero
Falso
Falso

Ejemplo con la Funcin SI:

En la celda A2, introduciremos la edad y en la B2 la estatura de la persona medida en
centmetros. En la celda C2 aparecer el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 aos
y mide ms de 1,5.
Edad Estatura
Respuesta
15
1.8
=SI(Y(A2>16,B2>1.5),Puede Pasar,No Puede Pasar)
17
1.8
=SI(Y(A2>16,B2>1.5),Puede Pasar,No Puede Pasar)
1.2. FUNCIN O
Esta funcin tambin se suele utilizar conjuntamente con la funcin S.
Con ella tambin podremos realizar varias preguntas dentro del S y muestra como resultado
un valor Lgico (Verdadera o Falso)

Estructura: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

Importante
La funcin O devuelve VERDADERO, si uno de los argumentos o preguntas ingresadas es
verdadera, si todos sus argumentos son FALSOS entonces devolver falso.
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Ejemplo
Sintaxis
=O(1>0,"A">"A",2+4<>6)
=O(1<0,"A"<>"A",2+4>6)

Respuesta
Verdadero
Falso

Ejemplo con la funcin SI: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar
si la persona es mayor de 16 aos o mide ms de 150. De esta manera con que se cumpla
una de las dos condiciones aparecer el texto "Puede pasar".

Edad Estatura
Respuesta
15
1.8
=SI(O(A2>16,B2>1.5),Puede Pasar,No Puede Pasar)
15
1.4
=SI(O(A2>16,B2>1.5),Puede Pasar,No Puede Pasar)
1.3. TABLA DE OPERADORES
Operador
Lgico

Significado

Ejemplo

Igual a

=SI(E8=C8,"Igual,"No igual")
Cuando las dos celdas son iguales, se muestra la palabra Igual". Cuando las dos
celdas no son iguales, se muestra la frase "No igual".

<

Menor que

=SI(F4<E4,E4-F4, F4-E4)
Si F4 es menor que E4, restar F4 de E4. De lo contrario, hacer la resta de la otra
forma. Esto asegura que obtenga un nmero positivo de la resta de los dos
nmeros.

>

Mayor que

=SI(C6>100,C6,100)
Si C6 es mayor que 100, mostrar C6. De los contrario mostrar 100

<=

Menor que o
igual a

=SI((B5<=10,B5,"Mximo")
Si B5 es mayor que, o igual a 10, mostrar B5. De lo contrario mostrar la palabra
"Mximo".

Mayor que o
igual a

=SI((MAX(B4:E8)>=SUMA(B4:E8)/2,MX(B4:E8), SUMA(B4:E8)/2)
Si el valor ms grande en el rango, es mayor que o igual a la mitad de la suma del
rango, entonces mostrar el valor ms grande. De lo contrario mostrar la mitad de
la suma del rango. (Estas declaraciones pueden ofrecer un aspecto realmente
desordenado!)

No igual a

=SI((B8<>D6,SI((B8<10,10,B8),D6)
Si B8 no es igual a D6, verificar para ver si B8 es menor que 10. Mostrar 10 si lo
es y B8 si no lo es. De lo contrario, mostrar D6, el que en este caso ser igual a
B8.

>=

<>

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EJERCICIO PARA PRACTICAR

Usando la funcin Y con la funcin SI
Si la edad del seor es mayor a 23, vive en el distrito de Lima y su disponibilidad es en la
maana. Entonces ser: Contratado caso contrario No contratado
Edad
23
30
22

Distrito
Lima
Barranco
Rimac

Turno
Maana
Maana
Noche

Resultado

Si el cargo es Empleado y Sexo es femenino tendr una Maternidad de un 50% del sueldo
Nombre
Cargo
Sexo
Sueldo
Maternidad
Sara
Jhony
Luis

Empleado
Empleado
Obrero

Femenino
Masculino
Masculino

3500
3500
2600

Usando la funcin O y la funcin SI

Si la Asistencia es Tarde o Falta mostrar en Descuento SI, caso contrario mostrar No.
Nombre
Sueldo
Asistencia Descuento
Empleado
Sara
T
Empleado
Jhony
F
Obrero
Luis
P
Empleado
Sara
T

Si el rea es Sistemas su Sueldo es 2000, si el rea es Ventas su sueldo es 1700, si el rea es

Administrativa su sueldo es 1600 caso contrario su sueldo es 1300.
Nombre
Cargo
Area
Sueldo
Sara
Empleado
Sistemas
Denisse
Obrero
Ventas
Jhony
Empleado
Administrativa
Luis
Obrero
Servicios

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1. LISTA DE ORIGEN DE LOS DATOS

CONCEPTOS BSICOS
Es aquella lista que servir para mostrar la informacin de ciudades, distritos, pases, etc en
una validacin de tipo lista la cual tendr como origen de los datos la lista creada esta se
presentara en un desplegable.
La lista de datos puede ser digitada en otra hoja distinta a la que contendr el desplegable.
Ejemplo.
En la hoja 1 tenemos un formulario de registro de datos.
En la hoja 2 tenemos un listado con distritos.

Se necesita que en el formulario de registro de datos el distrito muestre la lista de Distritos

que estn en la hoja 2, asi de esta manera no tenemos que escribir, sino seleccionar de una
lista.
1.1. HACER QUE LAS CELDAS PRESENTEN LA LISTA
Ahora volvemos a la hoja 1 donde se mostrar la lista con los distritos

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Desde la ficha Datos hacemos clic sobre el

botn Validacin de datos,

En el dilogo mostrado tan slo tendrs que hacer 3 cosas:

En Permitir, selecciona la opcin

Lista
Marca la opcin Omitir blancos
(opcional)

Selecciona el origen de la lista: las

que contenan los nombres de las
ciudades;
no
selecciones
el
encabezado, slo los distritos.

Haz clic sobre el botn Aceptar y

ya has finalizado.

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Las celdas seleccionadas mostrarn un desplegable para seleccionar fcilmente en lugar de

teclear el texto que contendrn.

1.2. AUTOCOMPLETAR
Permitir ahorrar tiempo en la introduccin de datos repetitivos, algo muy til en el caso de
listados extensos. Lo usaremos de modo que nos permita extraer de un listado determinados
datos.

Los datos de partida

Comienza abriendo la hoja de clculo de Excel en la que tienes ese listado de datos del que
deseas extraer informacin. Nosotros partimos de unos datos sobre productos, cuya
informacin est separada por comas. La idea es extraer algunos de ellos en columnas
paralelas adyacentes. Es decir, en las rotuladas con las letras B, C y D.
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Extrae la informacin que prefieras de manera automtica

Para empezar, selecciona la primera celda en la que deseas volcar los primeros datos. En
nuestro caso es la primera celda adyacente a aquella que que ya tiene algo escrito, es decir,
pinchamos en la celda B2. Lo primero que queremos obtener es el nombre de las categoras
de los productos de la izquierda, es decir, el dato que aparece escrito tras la primera coma,
as que empezamos a escribir la palabra correspondiente que hay escrito en la celda A2
(Frutera). Luego pulsa la tecla Intro.

Sitate en la celda inferior, y escribe el

mismo tipo de dato, pero el correspondiente a
esa segunda fila (en nuestro caso Huerto).
Excel adivina enseguida lo que quieres hacer
y te propone distintas palabras para rellenar el
resto de filas. Para lograrlo, el programa se
sirve de los trminos usados con anterioridad,
detecta que la palabra que has tecleado antes
es la que aparece tras la primera coma.

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Basta con presionar entonces la tecla Enter para que Excel 2013 se encargue de completar toda la
lista que antes haba seleccionado, tambin de manera automtica. Como ves, fcil, rpido y
cmodo.

Prueba con el resto de columnas. En la C extraers el nombre de los productos y en la del precio
de estos mismos artculos.

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1.3. FORMULARIOS EN E XCEL

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la tabla para que est
activa y pulsar en el icono Formulario

Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones, vamos a aadirla a
la Barra de acceso rpido. Para ello, nos dirigiremos al Personalizar la Cinta de opciones, y
pulsaremos Agregar el icono Formulario..., de la seccin de Comandos disponibles
Activamos las opciones de Excel.
Archivo > Opciones > Seleccionan Personalizar cinta de opciones.
1.

Seleccionan Todos los comandos

Creamos un nuevo grupo y le cambiamos el

nombre.
Luego agregamos al grupo

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AL CREAR EL FORMULARIO, DISPONEMOS DE LOS SIGUIENTES BOTONES :

Nuevo: Sirve para introducir un
nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro
que est activo.
Restaurar: Deshace los cambios
efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al
registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al
siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un
filtro de bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro y luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las
teclas de tabulacin).
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo. Excel se posicionar en un
registro vaco en el que slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o
cancelar, respectivamente.
Despus de aceptar, Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco, por si queremos
insertar varios registros. Una vez agregados los registros, haremos clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en l, podemos utilizar los botones Buscar anterior y
Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de
bsqueda.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana
en Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos
posiciona en el registro de nombre Ana.

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1.4. ORDENAR LISTAS

Ordenar datos con una lista personalizada
Con listas personalizadas integradas, puede ordenar datos por das de la semana o meses del
ao. O bien, cree sus propias listas personalizadas para ordenar por cualquier otra
caracterstica que no ordene bien alfabticamente, como alto, medio y bajo, o S, M, L, XL.
Con listas personalizadas podra ordenar esta hoja de clculo por mes de entrega o por
prioridad.

Por ejemplo, para ordenar por das de la semana o meses del ao con una lista personalizada
integrada, haga lo siguiente:
Seleccione las columnas que desea
ordenar. Para obtener los mejores
resultados, las columnas deben tener
encabezados.
Haga clic en Datos > Ordenar.
Debajo de Columna, en
el cuadro Ordenar por,
seleccione la columna
por la que desea
ordenar. Por ejemplo, si
desea volver a ordenar
el ejemplo anterior por
fecha de entrega, debajo
de Ordenar por, elija
entrega.

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Debajo de Orden, seleccione Lista personalizada.

En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que desea y, a continuacin, haga clic en
Aceptar para ordenar la hoja de clculo.

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Crear su propia lista personalizada

En una columna de una hoja de clculo, escriba los valores por los que desea
ordenar en el orden que los desee, de arriba a abajo. Por ejemplo:
Seleccione las celdas en dicha columna de lista y, a continuacin, haga clic en
Archivo > Opciones > Avanzadas.
Debajo de General, haga clic en Modificar listas personalizadas.
En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en Importar.

Para una lista breve, como alta, media y baja, puede resultar ms rpido escribirla directamente
en el cuadro Entradas de lista del cuadro de dilogo Listas personalizadas.
1.5. LA VALIDACIN DE DATOS
La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las
celdas son los adecuados, pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos
equivocamos.
Accedemos a la pestaa Datos y
Para aplicar una validacin a una celda.
pulsamos Validacin de datos.
Seleccionamos la celda que queremos validar.
Desde ah podremos escoger
Pero nos vamos a centrar en la opcin Validacin de datos.

remarcar los errores con crculos

o borrar estos crculos de
validacin

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Nos aparece un cuadro de dilogo

Validacin de datos como el que
vemos en la imagen donde
podemos elegir entre varios tipos
de validaciones.
En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin
para que el dato sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor,
Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de
texto y personalizada. Por ejemplo, si elegimos Nmero
entero, Excel slo permitir nmeros enteros en esa
celda: si el usuario intenta escribir un nmero decimal,
aparecer un mensaje de error.

Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos, donde, por
ejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 0 y 10.

Si en la opcin Permitir: elegimos Lista,

podremos escribir una lista de valores u
obtenerla de una lista diseada para que el
usuario pueda escoger un valor de los
disponibles en la lista. En el recuadro que
aparecer, Origen: podremos escribir los
distintos valores separados por comas para que
aparezcan en forma de lista.

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En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al

acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son
considerados vlidos para esa celda.
En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos
que se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

EJEMPLO DE VALIDACIN
Si desea asegurarse de que si se introducen los datos correctos en una hoja de clculo, puede
especificar qu datos son vlidos
Para cada celda o rango de celdas. Se puede restringir los datos a un tipo determinado (como
nmeros enteros, nmeros decimales o texto, etc.)
Cdigo
E001
E002
E003
E006

Nombre
Eduardo
Lourdes
Katy
Jorge

Apellidos
Arana
Rojas
Abanto
Panta

Sueldo

Categora

rea

Fecha de
contrato

N
Telefnico

1200
1100
1250
1520

En esta tabla vamos a validar los siguientes campos

Solo deber permitir el ingreso de 10 caracteres.
Nombres
Solo deber permitir el ingreso de 20 caracteres.
Apellidos
Solo deber ingresar valores entre 500 y 1800.
Sueldo
Deber desplegarse una lista en la cual se elegir la
categora del empleado.
Categora
Deber desplegarse una lista la cual muestre las diferentes
reas de la empresa.
rea
Solo se permitirn el ingreso de fechas menores o iguales
Fecha de Contrato a la fecha actual
Solo se permitirn el ingreso de 7 nmeros con el
siguiente formato
N Telefnico
Por ejemplo veremos a continuacin como validar el campo Nombres
1. Primero debemos seleccionar el rango de celdas que contiene los datos o en donde se van a
ingresar los datos.

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2. Luego nos vamos al men DATOS - VALIDACIN y aparecer la siguiente ventana.

Configuracin
Permitir
Aqu vamos a elegir el valor que se va a permitir como vern tenemos
cualquier valor, nmero entero, fecha, longitud del texto, etc.

En este caso vamos a elegir longitud del texto.

Mensaje Entrante
Es aquel que aparece al momento de posicionarse sobre la celda.

El cual lleva un Ttulo,

y el contenido del
mensaje.

Ttulo
Aqu se escribir un ttulo creado por el usuario.
En este caso hemos escrito por ejemplo Aviso.

Mensaje Entrante
Aqu se escribir el contenido del
mensaje. Definido por el usuario.

Mensaje de Error
El mensaje de Error es aquel que aparece
cuando los datos.
Que se estn ingresando no son correctos.
Tenemos tres tipos de mensaje de Error:
Lmite, advertencia, informacin.

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Lmite
Aqu llevara un ttulo y luego se
escribir el mensaje que deseamos, al
momento de ingresar un valor no
establecido en el rango, aparecer una
ventana mostrando el mensaje de
error. Este no dejara pasar si no
ingresas los datos correctos.

Informacin
Aqu tambin llevar un ttulo y un mensaje, este mensaje aparecer en caso que el usuario ingrese
un valor que no se encuentre en el rango establecido.
Esta dejara pasar pero te est informando que debes ingresar hasta 10 caracteres.

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"SI NO ESTAMOS EN PAZ CON

NOSOTROS
MISMOS ,
NO
PODEMOS GUIAR A OTROS, EN
SU BSQUEDA DE LA PAZ".
ANNIMO

FILTROS Y TABLAS

COMPETENCIA
ANALIZA LAS TABLAS DE DATOS UTILIZANDO LOS FILTROS

CONTENIDO
TABLAS
FILTRAR DATOS
FILTROS AVANZADO
COPIAR DATOS AL FILTRADOS
TRABAJAR DATOS CON LISTAS FILTRADAS

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2. TABLAS EN EXCEL
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las dems
filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos. De hecho, tambin
se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada. Por tanto, podremos
componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque, adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos:
Ordenar los registros.
Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos
CREAR UNA TABLA
Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.
Seleccionar Tabla en la pestaa Insertar.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

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Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),
activaremos la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados.
Hacemos clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa
Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece el rango

seleccionado con el formato propio de la
tabla.

Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla, podemos teclear directamente los nuevos
valores en ella o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy
bien sobre todo si la tabla es muy grande.
Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de datos (un registro).

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2.1. USO DE CARACTERES COMODINES: * E ?

Los siguientes caracteres comodn pueden usarse como criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta
o un filtro.) de comparacin para filtros, as como para buscar y reemplazar contenido.
?

Localiza un carcter nico en la misma posicin que el signo de interrogacin.

Localiza cualquier nmero de caracteres a partir de la posicin que ocupa el asterisco.

.
2.2. FILTROS AUTOMTICOS Y AVANZADOS
En Excel puede utilizarse una lista de datos como una base de datos, cuando se desea realizar
tareas de bsqueda, clasificaciones, etc. Los elementos de la lista para organizar datos son las
columnas y filas.
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que, de todos los registros almacenados en la
tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.

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Ubicarse en la celda A1.

Hacer clic en la ficha

, botn

Para un filtrado rpido, haga lo siguiente:

Haga clic en la flecha desplegable de filtro del encabezado de
tabla de la columna que desea filtrar. En la lista de opciones,
desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte superior de la
lista y, a continuacin, active las casillas de los elementos que
desea mostrar en su tabla.

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Filtrar por texto o nmeros especficos

Haga clic en la flecha desplegable de filtro del encabezado de tabla de la columna que desea
filtrar.
Si la columna tiene nmeros, haga clic en Filtros de nmero. Si la columna tiene entradas de texto,
haga clic en Filtros de texto.
Elija la opcin de filtrado que desee y, a continuacin, introduzca sus condiciones de filtrado
Opciones de Filtrado de Texto o de Nmeros.

Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos conjuntos
de cuadros y elija Y para que ambos sean verdadero y O para que cualquiera de las
condiciones sea verdadera.
Ingrese los valores segn se muestra en la grfica, para que slo se muestren los vendedores que
han vendido entre 200 y 650 dlares.

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Hacer clic en el botn Aceptar para aplicar el filtro.

Por ej. Aqu hemos accedido al campo Vendedor

en el cual buscaremos a todos los empleados
cuya primera letra del apellido comienza por P
M.

Filtrar elementos por color

Si ha aplicado diferentes colores de celda o de
fuente o un formato condicional, puede filtrar
por los colores o los iconos que se muestran en
la tabla.
Haga clic en la flecha desplegable de filtro
del encabezado de tabla de la columna que
tiene formato de color o formato condicional
aplicado.
Haga clic en Filtrar por color y, a
continuacin, elija el color de celda, el color
de fuente o el icono por el que desea filtrar.

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Los tipos de opciones de color que tendr dependern de los tipos de formato que haya aplicado.

EJERCICIO PRCTICO
Disear la siguiente tabla
Y Rellenar con ms datos
EMPLEADOS
REYNA GAMARRA, JULIA
ARTEAGA URBINA,
RAMIRO
GUTIRREZ MORN,
CSAR
PALOMINO BUENDA,
ESTHER

SEXO
F

FECHA DE
NACIMIENTO
15/10/1976

16/04/1974

ANCON

27/07/1971

21/02/1972

BARRANCO
CARABAYLL
O

VLEZ CONTRERAS, JUAN

TORRES CRUZADO,
MILAGROS
MENESES ASTOS, DORIS
PONCE ZAVALA, CECILIA
MOROCHO BALAREZO,
CHRISTIAN

21/07/1976

F
M
F
M

DISTRITO
LIMA

AREA
SISTEMAS
ADMINISTRACIO
N

N de
Hijos
5
2

PERSONAL

3
4

COMAS

SISTEMAS
ADMINISTRACIO
N

28/12/1976
16/10/1974
13/01/1974

EL AGUSTINO
LIMA
LIMA

MARKETING
SISTEMAS
SISTEMAS

2
3
5

20/07/1977

LA MOLINA

SISTEMAS

Los resultados copiarlos en otra hoja.

1. Filtrar todos los que viven en Lima
2. Filtrar los empleados que su apellido inicie con P y viva en Lima
3. Filtrar los empleados laboran en las reas de Sistemas y Marketing.
4. Filtrar los empleados que tienen menos de 3 hijos

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3.1. FILTROS AVANZADOS

Los filtros Avanzados permiten obtener datos especficos de una tabla o lista de datos, a
diferencia de los autofiltros, devuelve el resultado
en donde el usuario especifique y lo
realiza a partir de un criterio.
Filtra la lista en su sitio, no visualiza las listas desplegables de las columnas. Se debe definir
una tabla de criterios externa. Cuando se filtra la lista se oculta temporalmente todas las filas
que no cumplen con los criterios especificados. No se puede realizar filtraciones sucesivas
usando el comando Filtro avanzado. Si cambia los datos en la tabla de criterios y vuelve a
filtrarlos, Excel aplicar los criterios tanto a las filas como a las filas mostradas que aparecen
en la lista.
Para utilizar los filtros avanzados debemos seguir los siguientes pasos:
Debemos establecer un criterio, este llevar el nombre del campo y debajo el criterio veremos
los siguientes ejemplos:
EMPLEADOS
P*

Nombre del Campo

Criterio

Tambin podramos establecer criterio utilizando 2 o ms campos dependiendo de la condicin

SEXO
DISTRITO
F
Lima
Por ejemplo aqu estamos buscando a todos los empleados cuyo sexo es Femenino y que vivan en
el distrito de lima.
N de
N de Hijos
Hijos
>=3
<=5
Por ejemplo aqu estamos buscando a todos los empleados cuyo nmero de hijos esta entre 3 y 5
Una vez establecido el o los criterios, debemos posicionar
el cursor dentro de nuestra tabla o lista de datos Luego
nos vamos al men DATOS - FILTRO - FILTROS
AVANZADOS. Aparecer la siguiente ventana.

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Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran

los datos en el mismo lugar donde se encuentra la
tabla.
Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer
en un lugar especificado de la misma Hoja o en otra
Hoja de clculo.
Rango de la lista : automticamente Excel coloca el
rango done esta la lista
Rango de criterios: es el rango elegido por el
usuario para ubicar los criterios de filtrado. Copiar
a: esta opcin queda habilitada cuando se marca la
casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca
la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarn los rtulos.
Slo registros nicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos.
Ejemplo

1. El Rango de la lista. Es la tabla que contiene toda la informacin.

2. Rango de Criterios. La que contiene los campos de criterio.
3. Copar a. Rango de celdas donde se mostraran los resultados del filtro.
No hacerlo en el mismo lugar de la tabla que contiene la informacin, ya que el resultado
del filtro borrara toda la informacin de la tabla principal.

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