EDICIN Y MODIFICACIN DE LA HOJA DE

CLCULO
SELECCIN DE LA HOJA DE CLCULO
Vamos a ver las diferentes formas de seleccionar los diferentes elementos de una
hoja de clculo.

Seleccionar una celda:

Como ya explicamos en otras lecciones, para hacer una celda activa, es suficiente
con pulsar sobre ella con el ratn.

Rango de celdas:

Un rango suele tener forma de rectngulo y est formado por celdas contiguas.
Para indicar un rango, seleccionamos la primera celda y, manteniendo pulsada la
tecla izquierda del ratn, lo arrastramos hasta la celda situada en la esquina
opuesta a la primera.
Otra forma es utilizar el ratn y el teclado: seleccionar una de las celdas de la
esquina del rango, mantener presionada la tecla MAYSC y pulsar sobre la celda
opuesta. De este modo se selecciona todo el rango.

Filas:

Para seleccionar una fila, debemos colocar el ratn en el identificativo de la fila, es

decir el nmero de la fila. El ratn se convierte en una flecha negra y al pulsar se
selecciona toda la fila.

Mediante el teclado: Pulsando MAYSC + Barra espaciadora, se seleccionar

la columna donde se encuentra la celda activa.

Columnas:

Al igual que con la fila, colocaremos el ratn en el identificativo de la columna, es

decir la letra de la columna. El ratn se convierte en una flecha negra y al pulsar se
selecciona toda la columna.

Mediante el teclado: Pulsando CTRL+Barra espaciadora, se selecciona la

columna donde se encuentra la celda activa.

Hoja entera:

Haciendo clic sobre en la zona situada entre el identificador de la primera columna

y el de la primera fila, en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo.

Mediante el teclado: pulsando CTRL+MAYSC+Barra espaciadora.

Si queremos seleccionar elementos no contiguos, debemos mantener pulsada la
tecla CTRL. Esta seleccin se puede realizar en celdas, columnas o filas e incluso en
hojas. Para este ltimo caso, es necesario pulsar en las etiquetas de las hojas.
Tambin podemos utilizar esta tecla para deseleccionar parte de una seleccin
previamente hecha. Por ejemplo, si tenemos un grupo de celdas seleccionadas y
queremos eliminar una de ellas, la seleccionamos con la tecla CTRL pulsada y se
elimina de la seleccin.
Si las celdas, columnas, filas u hojas que deseamos seleccionar son contiguas,
podemos utilizar la tecla MAYSC. Pulsamos en el primer elemento de la seleccin
y, manteniendo presionada la tecla MAYSC pulsamos en el ltimo elemento a
aadir la seleccin.

MODIFICACIN DE DATOS

Edicin del contenido de una celda:

Una vez introducida la informacin en una celda, podemos tener la necesidad de

modificar parte del contenido. Para ello utilizamos el modo edicin.
Podemos editar una celda de diversas formas:
Lo ms sencillo es hacer doble clic sobre la celda a editar. Luego realizamos los
cambios necesarios.
Utilizando la barra de frmulas: Desde aqu podemos modificar directamente
parte del contenido de la celda o todo el contenido. Colocaremos el punto de
insercin donde sea necesario dentro de la celda.
Otra forma sera pulsando la tecla F2, se activa el modo edicin de la celda y
podemos modificar su contenido desde la propia celda.
Si lo que queremos es reemplazar todo el contenido, se selecciona esta celda y se
escribe el valor nuevo directamente sobre ella.

Borrar el contenido de una celda o rango de celdas:

Para eliminar el contenido de una celda o rango es suficiente con seleccionar la

celda o rango y pulsar en la tecla SUPR del teclado.
Otra forma es utilizar la opcin Borrar contenido del men contextual.

La ltima opcin es utilizar el comando Borrar

ficha Inicio.

del grupo Modificar de la

Borrar todo: Elimina todo; formato, contenido y comentarios si los hubiese, de la

celda o celdas seleccionadas.
Borrar formato: Borra el formato de la celda pero no el contenido.
Borrar contenido: borra slo el contenido, equivale a pulsar la tecla SUPR.
Borrar comentarios: Borra slo los comentarios de las celdas seleccionadas.

Corrector Ortogrfico:
Es importante revisar la ortografa de los datos de nuestra hoja. Esta revisin se
puede realizar en cualquier momento aunque es importante realizarla antes de
imprimir.
Para realizar la revisin Ortogrfica, utilizaremos la opcin Ortografa, del
grupo Revisin de la ficha Revisar o pulsar F7.

Si hay algn error ortogrfico, se abre el cuadro de dilogo Ortografa.

En la siguiente imagen aparece que la palabra estuvio no est en el diccionario y

nos presenta una serie de sugerencias por si alguna nos es de utilidad. Si no se
encuentra en la lista de Sugerencias, la escribiremos directamente en el recuadro
No est en el diccionario.
El botn Omitir una vez, contina la revisin sin hacer ningn cambio.
El botn Omitir todas, contina sin hacer cambios y adems no vuelve a mostrar
esta palabra como incorrecta.

Cambiar: Sustituye la palabra por la sugerencia que seleccionemos de la lista.

Cambiar todas: Cambia todas las veces que aparece esa palabra en la hoja por
nuestra seleccin de sugerencias.
Si la palabra est bien escrita para que en futuras ocasiones no la identifique como
errnea, la agregamos al diccionario.
Autocorrecin: Adems de realizar la correccin en la hoja, la sustitucin se
aade a la lista de autocorrecciones.
Vamos a explicar que esto de la Autocorrecin. Esta opcin permite corregir
automticamente los errores ms comunes al escribir.
Para ver y poder configurar la Autocorrecin, debemos acceder al cuadro de
dilogo Autocorrecin. Para ello, pulsaremos el botn Opciones del cuadro de
dilogo Ortografa y a continuacin pulsamos en Opciones de Autocorreccin..
Tambin podemos acceder desde el botn Office>Opciones de Excel>
Revisin.

Se abre la siguiente ventana:

Corregir Dos MAYSCulas SEguidas, Nos aseguramos que en ninguna palabra

aparecern las dos primeras letras en maysculas y el resto en minscula. Si es
as lo corrige.
Poner en MAYSCula la primera letra de una oracin, Con esta opcin nos
aseguramos de que, al comienzo de una frase, la primera letra est en
maysculas.
Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte
inferior del cuadro de dilogo donde se encuentran muchos de los elementos
comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazar el texto que coincida con
alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la
derecha.
Podemos aadir algn elemento a la lista, para ello escribimos en el recuadro
Reemplazar: lo que deseamos que se corrija y en el recuadro Con: escribimos
la correccin, luego pulsamos en Agregar.
Se puede eliminar un elemento de la lista utilizando el botn Eliminar.
Cuando finaliza la revisin, Excel nos avisa con el siguiente mensaje.

Bsqueda y reemplazo
En caso de tener hojas muy extensas donde esta tarea puede resultar complicada
ya que la informacin no es visible en la pantalla, utilizaremos la opcin bsqueda y
reemplazado. Podemos buscar informacin utilizada en las frmulas, valores y
comentarios.
Si no queremos buscar en toda la hoja, primero debemos seleccionar las celdas en
las que vamos a realizar la bsqueda. De lo contrario, la bsqueda se realiza en
toda la hoja.

Para realizar esta accin, utilizamos el comando Buscar y seleccionar

del grupo Modificar de la ficha Inicio. Otra forma es pulsar la
combinacin de teclas CTRL + B

Seleccionamos dentro del men que aparece Buscar

Aparece el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar. En el mismo cuadro de

dilogo aparece la opcin Reemplazar, ambas opciones comparten el mismo
cuadro de dilogo. Dependiendo de la opcin que pulsemos para abrir el cuadro de
dilogo, se activar una pestaa u otra activa.

Ahora vamos a explicar la opcin Buscar aunque la mayora de las opciones

funcionan del mismo modo que Reemplazar.
En el cuadro Buscar, escribimos el texto que deseemos localizar. Podemos buscar
la siguiente coincidencia pulsando en Buscar siguiente o Buscar todas las
coincidencias pulsando en Buscar todos. Con esta opcin, se mostrar una lista
con todas las coincidencias que respondan a sus criterios de bsqueda.
Podemos utilizar caracteres comodn, tanto en Buscar como en Reemplazar para
sustituir caracteres de la informacin buscada.

Dichos caracateres comodn, pueden ser un asterisco (*) o un signo de

interrogacin (?). Usamos el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres y
el signo de interrogacin para buscar un solo carcter.
Por ejemplo si escribimos Co?a, puede ser cosa, cola, copa, etc.
Si escribimos *mente, valdr cualquier palabra que acabe en mente, efectivamente,
mente, duramente, etc.
Existen opcines que nos permiten llevar a cabo una bsqueda en ms detallada,
Para ello accedemos al botn Opciones

Dentro de: Seleccionamos dnde realizar la bsqueda Hoja o Libro.

Bscar: Controla el orden de la bsqueda: en columnas o en filas
Buscar dentro de: podemos limitar la bsqueda segn el contenido; Frmulas,
Valores o Comentarios.
Coincidir MAYSCulas y minsculas: Distinguimos entre maysculas y
minsculas
Coincidir con el contenido de toda la celda. Slo aparecen los resultados en
los que se produce una coincidencia exacta con lo escrito en Buscar .
Desde esta opcin, podemos especificar si queremos
Formato
buscar celdas que coincidan con un formato especfico.

Reemplazar:
Funciona del mismo modo que la opcin buscar, pero la utilizamos para localizar
caracteres que luego reemplazaremos por otros.

Las opciones son las mismas pero en este caso ser necesario especificar el valor
que desamos localizar en Buscar y el texto por el que vamos a reemplazar en
Reemplazar con:
Para reemplazar una nica coincidencia, usamos Reemplazary para reemplazar
todas las apariciones, Reemplazar todo.

INSERCIN Y ELIMINACIN
Vamos a explicar cmo insertar y eliminar los diferentes elementos de un libro.
Utilizaremos las opciones del grupo Celdas de la ficha Inicio.

Desde la opcin Insertar

, podemos aadir celdas, columnas o filas.
Primero debemos seleccionar tantos elementos del grupo, como los que deseamos
insertar. Por ejemplo, si seleccionamos cuatro filas y pulsamos insertar se
insertarn cuatro filas.

Insertar Celdas
Si elegimos est opcin aparecer la siguiente ventana:

Seleccionamos la direccin en la que se movern las celdas que rodean a la

seleccionada.
Tambin podemos utilizar la opcin Insertar del men contextual.
Nota: Para repetir rpidamente la accin de insertar una celda, haga clic en la
ubicacin donde desea insertar la celda y, a continuacin, presione CTRL+Y.
Una vez insertada la celda aparece el icono Opciones de insercin.
Seleccionamos la opcin de insercin, dependiendo de donde hayamos insertado
la celda, aparecern las opciones para fila o columnas. Estas opciones se
muestran a continuacin.

Insertar Filas

Las filas se insertan encima de fila seleccionada. Podemos

insertar una fila o un grupo de filas. Por ejemplo, para insertar
tres nuevas filas, es necesario seleccionar tres filas. Podemos
hacerlo a travs de la opcin de insercin.
Insertar Columnas

Las columnas se insertan a la izquierda de la columna seleccionada. Al igual que

con las filas, podemos insertar una o varias columnas.
Tambien es posible seleccionar las opciones de insercin.

Insertar Hojas
Inserta una hoja nueva en el libro delante de la hoja activa. Esta accin se puede
tambin llevar a cabo a travs del icono insertar hoja de la barra de etiquetas.
Eliminar
Ahora vamos a ver cmo eliminar los elementos de un libro. Usaremos las opciones
del men Eliminar , del grupo Celdas, de la ficha Inicio.

Eliminar Celdas
Si eliminamos una celda o grupo de celdas, aparace un cuadro de dilogo donde
debemos elegir la opcin deseada dependiendo de cmo queremos que se realice
la eliminacin de celdas; desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la
derecha.

Podemos observar que nos permite eliminar la fila o la columna donde est la celda
o grupo de celdas seleccionado.

Eliminar filas y columnas de una hoja

Lo primero es seleccionar las filas o columnas a eliminar y utilizar el men
Eliminar, elegiremos la opcin Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de
hoja.

Eliminar Hoja
Seleccionamos la opcin Eliminar
hoja del men Eliminar. Tambin podemos eliminar una hoja utilizando el men
contextual de la hoja en la barra de etiquetas.

Copiar,Cortar,Pegar
Para realizar estas acciones emplearemos el grupo Portapapeles de la ficha
Inicio.

stas son unas del las acciones ms usadas en Excel.

Copiar: Cuando copiamos las celdas no desaparecen del sitio en el estn, se
crea una copia que luego podemos colocar en el lugar que queramos.
Cortar: Cuando cortamos, estamos eliminando las celdas de su ubicacin para
moverlas a otro lugar.
Despus de Cortar o Copiar siempre es necesario pegar. Primero
debemos colocarnos en el lugar indicado y luego utilizamos el
portaptales para Pegar.
En el caso que las celdas destino contengan datos, stos se sustituyen por lo
pegado.

Podemos copiar y Cortar no slo en la misma hoja sino en otros libros.

Nota: Otra forma de mover celdas sin utilizar el portapapeles es utilizar el ratn,
nos situamos en el borde de la seleccin y cuando el ratn se convierta en una
cruz con 4 puntas arrastramos manteniendo pulsado el ratn a la ubicacin
deseada.

Mover hojas
Podemos cambiar la ubicacin de las hojas, utilizando la opcin Mover o copiar...
del men contextual de la hoja.

Existe una forma ms rpida para mover una hoja: seleccionaremos la etiqueta de
la hoja a mover y, con el botn del ratn pulsado, arrastraremos la hoja hasta la
posicin donde queremos colocarla.
Podemos pegar ms de una vez las celdas copiadas o cortadas, ya que el contenido
queda en el portapapeles hasta que volvemos a copiar o cortar o pulsemos
ESCAPE.
En el portapapeles se guardan hasta 24 elementos que hayamos copiado o pegado
con anterioridad, podemos acceder a ellos pulsando en el iniciador del cuadro de
dilogo del grupo Portapapeles.

Si deseamos Vaciar el Portapapeles, haremos clic botn Borrar todo

Pegado especial:
Para acceder a esta opcin debemos abrir las opciones del botn Pegar.

Aparece el siguiente cuadro de dilogo:

Existen opciones de Pegado que nos permiten hacer pegados ms complejos. Estas
opciones estn dentro de Pegado Especial.
Copiar el rango a pegar, nos colocamos donde deseamos pegar y desplegamos las
opciones del botn Pegar, seleccionamos Pegado especial y elegimos una de las
opciones.
Esta opcin slo est disponible cuando copiamos, no cuando cortamos.
Algunas de las opciones de pegado son:
Todo: Pega todo, el contenido, formato, comentarios, ect.
Frmulas: Pega las frmulas del mismo modo en que estn escritas.
Valores: Slo pega los valores como se muestran en las celdas.
Formato: Pega slo el formato de la celda copiada en la celda destino.
Comentarios: Copia los comentarios o notas de la celda.
Validacin: Se copian las reglas de validacin de entrada de datos.
En el apartado de operacin, hay una serie de opciones que podemos utilizar para
combinar los datos copiados con los datos donde vamos a pegar. Es posible
Sumar,Restar, Multiplicar y Dividir.
Si queremos que se omitan las celdas en blanco, al copiar elegiremos la opcin
Saltar blancos.
Por ltimo la opcin Transponer cambiar filas por columnas.

Algunos de los comandos ms habituales de Pegado especial aparecen al desplegar

el men Pegar.

Rehacer y Deshacer
Otras de las acciones ms tiles en Excel es Rehacer y Deshacer. Con
estas acciones podemos deshacer en un slo paso las acciones realizadas
recientemente, para ello haremos clic en Deshacer

o utilizaremos la

combinacin CTRL+Z.
Para deshacer varias acciones de una sola vez, haremos clic en la flecha
que aparece a continuacin de Deshacer

y seleccionaremos en la lista.

Microsoft Excel deshar la accin seleccionada y todas las que aparezcan

por encima de sta.
Si cambiamos de parecer, haremos clic en Rehacer
junto a Rehacer

o en la flecha situada

y seleccionaremos una opcin de la lista. Tambin

podemos Rehacer utilizando CTRL + Y.