ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

GERENTE GENERAL

GERENTE DE ADMINISTRACION
GERENTE DE SISTEMAS INFORMATICOS
GERENTE DE OBRAS
Jefe de Contabilidad

Jefe de Sistemas

GERENTE DE COMERCIAL
GERENTE DE PROYECTO DE INGENIER

Jefe de Control de Calidad

Asistente de Contabilidad

Jefe de Procesos Administrativos

Asistente en RR.HH

Jefe de Logstica
Almacenista
Asistente en Compras

Jefe de Diseo y Arquitectura

Asistente en Arquitectura

Jefe de Prevencin de Riesgos

Asistente Administrativo

Jefe de Recursos Humanos

Jefe de Ventas

Jefe de Ingeniera
Tcnico en Topografa

Jefe de Supervisin

 GERENTE EN ADMINISTRACION
Funcin:
Planear, supervisar, coordinar, controlar y optimizar el desarrollo de todos los proyectos, programas
y actividades relacionados con la administracin de recursos humanos, procesos administrativos,
logstica y la parte contable.

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

Funciones:
Garantizar una buena comunicacin entre todos los niveles de la organizacin, lo cual permita mantener
un ambiente organizacional adecuado donde sea ms armnica la comunicacin y las jornadas laborales,
proporcionando mayor productividad del Recurso Humano y por ende de la empresa.
- Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, seleccin, ingreso e induccin del personal, a fin de
asegurar la eleccin de los candidatos ms idneos para los puestos de la organizacin, mediante la
aplicacin de los procedimientos formales programados para facilitar al nuevo trabajador toda la
informacin necesaria acerca de la estructura organizacional.
- Proyectar y coordinar programas de capacitacin y entrenamiento para los empleados, a fin de cumplir con
los planes de formacin, desarrollo, mejoramiento y actualizacin del personal, a travs de la deteccin de
necesidades de adiestramiento, con el fin de asegurar el mximo aprovechamiento del talento humano y
promover la motivacin al logro.
- Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo (vacaciones, anticipos
de prestaciones sociales, fideicomiso, etc.) y liquidaciones de prestaciones sociales.
-

Asistente en RR.HH
Funciones:
-

Aplica instrumentos de registro de informacin de cargo, para el anlisis de cargos.

Verifica las referencias de los aspirantes a los cargos.

Mantiene actualizados los archivos del personal que ha recibido adiestramiento.

Recibe solicitudes de pagos de beneficios contemplados en los convenios colectivos.

Chequea el cumplimiento de los requisitos exigidos para el otorgamiento de los beneficios

tales como: primas, bonificaciones, becas, pensiones, jubilaciones y otros contenidos en
los convenios colectivos.

Realiza clculos sobre las clusulas de proteccin socio-econmicas: Bono nocturno,

horas extras, vacaciones, reposos pre y post natal y otros de conformidad con la Ley de
Carrera Administrativa, Convenios Colectivos y la Ley Orgnica del Trabajo.

Determina a travs del estudio de los expedientes y otros documentos del personal,
antigedad o tiempo de servicio del trabajador en la Universidad y/o en otras Instituciones
pblicas o privadas.

Actualiza y registra en los expedientes del personal, reposos, permisos, inasistencias y

dems informacin relacionada con el personal de la institucin.

Registra la asistencia del personal de la dependencia.

Realiza clculos sencillos de datos para el boletn estadstico del rea.

Chequea diariamente el control de asistencia y detecta fallas.

Participa con el analista en la elaboracin, organizacin y ejecucin de programas y/o

actividades de previsin social, higiene y seguridad en el trabajo, recreacin y bienestar
social para el trabajador.

Disea y elabora cartelera de informacin general y de adiestramiento.

Rinde cuenta a su superior inmediato de las actividades realizadas cuando as lo requiera.

JEFE DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Funciones:
- Ejecutar los procesos administrativos del rea, aplicando las normas y procedimientos
definidos, elaborando documentacin necesaria, revisando y realizando clculos, a fin de
dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar
la prestacin efectiva del servicio.
Asistente Administrativo
Funciones:
-

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Participa en el estudio y anlisis de nuevos procedimientos y mtodos de trabajo.
Recopila, clasifica y analiza informacin para los planes y programas.
Llena formatos de rdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a
proveedores, pagos de servicios, aportes, asignaciones, avances a justificar, incremento o
creacin de fondos fijos, especiales y de funcionamiento, alquileres, y otras asignaciones
especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para su cancelacin oportuna.
Controla los pagos efectuados al personal administrativo por diversos beneficios.
Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo,
avance a justificar, caja chica, etc.
Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a
justificar.
Elabora y enva a la unidad de contabilidad memorndum con los factores de justificacin de
los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.
Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos
especiales y caja chica.
Elabora y tramita solicitudes de autorizacin de modificacin presupuestaria.
Entrega cheques correspondientes a la nmina y revisa los recibos y enva al archivo
general.
Suministra materiales y equipos de trabajo al personal, controla la existencia de los mismos
y reporta cualquier anomala.
Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones,
mquinas y/o equipos de la dependencia.
Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
Brinda apoyo logstico en actividades especiales.
Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.

JEFE DE CONTABILIDAD
Funciones:
- Coordinar los Cierres Contables a Nivel Nacional mensualmente hasta la emisin de los
Estados Financieros para la Junta Directiva

Determinar la situacin econmico-financiera de la empresa y sus filiales, a travs del control

de los registros, la clasificacin y resumen de las transacciones de la empresa, a fin de
garantizar a la Directiva.

Asistente de Contabilidad
Funciones:
- Realiza tareas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Esto incluye la recepcin y
conciliacin de todas las facturas. El asegura que cada factura se pague a tiempo.
- Se encarga en entra en contacto con proveedores de servicios externos con respecto a los
errores de facturacin.
- Cuando se han recibido fondos, el asistente contable les deposita en las cuentas de banco
apropiadas.
- Prepara y presenta informes a la direccin. Usando cualquier software de contabilidad u de
creacin de hojas de clculo como Microsoft Excel, l crea documentos que destacan toda
la informacin solicitada, tales como ingresos brutos, dbitos mensuales y saldos de
cuentas.
- Mantener los registros financieros actuales y archivados de cada empleador que tiene
polticas especficas y procedimientos.
JEFE DE LOGSTICA
Funciones:
-

Coordinar, supervisar, controlar y asegurar las actividades de recepcin, despacho,

almacenamiento y distribucin de materias primas, productos terminados, empaques,
suministros diversos para los clientes externos e internos de la compaa.
Supervisar los despachos de productos para clientes externos locales y/o a nivel nacional,
gestionando la contratacin del transporte para cada caso.
Emitir y remitir en forma oportuna los reportes requeridos por la gerencia.
Realizar inventarios, preparar informes y reportes sobre movimientos, estado e
incidencias relacionadas al almacn.
Manejo del rea Logstico sobre sus requerimientos manejando Costos sin alterar la
calidad.
Coordinacin con Proveedores y Programacin de los Pedidos.
Coordinar con operadores logsticos de transporte el envo de la carga.
Emitir y recibir guas, facturas, Notas de Crdito, Notas de Dbito y Letras de los clientes.
Dar solucin rpida y oportuna a los clientes en casos de inconvenientes con los tiempos
de despacho y condiciones de entrega.
Emitir informes diarios, semanales o mensuales de acuerdo a la necesidad de la gerencia.
Revisar mensualmente los traslados de mercadera realizados por los vehculos, a fin de
calcular el pago a favor de los transportistas.

Asistente en compras
Funciones:
-

Se encarga de la elaboracin y la actualizacin del registro de los proveedores de la

empresa y suministrar la informacin al Jefe de Ventas.

Solicita las cotizaciones para la compra de equipo, mercancas y material requerido para
verificar cual es el mejor precio sin tener que sacrificar la calidad del producto.

Elaborar y tramitar las rdenes de compra aprobadas; una vez aprobado la venta por la
Gerencia ya puede proceder a obtener el material a cambio de lo monetario.

Se encarga de recibir y revisar todo el producto comprado; estos productos deben contar
con la calidad esperada y cantidad estipulada en los pedidos.

Realizar es de buscar nuevos proveedores para la empresa. Por ende debe de coordinar
citas para que el encargado de compra pueda ir a visitar a las nuevas empresas
contactadas para llegar a un posible acuerdo para que puedan trabajar con la empresa.

Almacenista
Funciones:
-

Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan
al almacn.

Verifica que las caractersticas de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que
ingresan al almacn se correspondan con la requisicin realizada y firma nota de entrega y
devuelve copia al proveedor.

Codifica la mercanca que ingresa al almacn y la registra en el archivo manual (kardex)

y/o computarizado.

solicitada al almacn.

Lleva el control de las salidas de mercanca en el almacn registrndolo en el archivo

manual (kardex) y/o computarizado.

Clasifica y organiza el material en el almacn a fin de garantizar su rpida localizacin.

Elabora guas de despacho y rdenes de entrega y despacha la mercanca

Elabora inventarios parciales y peridicos en el almacn.

Elabora saldos de mercanca que quedan en existencia e informa a su superior inmediato.

Realiza trmites ante la Direccin de Transporte a fin de conseguir la asignacin de

vehculos para el traslado de la mercanca.

GERENTE DE SISTEMAS DE INFORMACION

Funcines:
- Planear, organizar, Dirigir y Controlar, el funcionamiento del rea de Sistemas.
- Determina normas y procedimientos del uso de HW y SW.
- Coordina y supervisa la elaboracin de manuales, instructivos y formularios para HW y SW.
- Propone, elabora e implanta nuevos sistemas necesarios en la empresa.
- Supervisa y revisa la elaboracin de proyectos de organizacin, mtodos y procedimientos,
organigramas estructurales, funcionales y de niveles jerrquicos.
- Realiza flujogramas de procesos, normas y procedimientos de Sistemas.
- Mantener al da las copias de la Seguridad de la Informacin en la Institucin.
- Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
- Supervisa el trabajo del personal a su cargo

 JEFE DE SISTEMAS
Funciones:
-

Dirigir, supervisar y proponer la formulacin y evaluacin del plan estratgico, plan operativo y
convenido de gestin de JCSOFT, en coordinacin con las dems unidades organizativas.

Formalizar el plan de sistemas y establecer los objetivos. Recomendar aplicaciones no

existentes o mejoras en las existentes.

Disponer y supervisar la elaboracin, mejoramiento y actualizacin permanente de los

procedimientos, directivas e instructivas de JCSOFT, a ser aplicadas en la sede central,
unidades operativas y de apoyo, proponiendo su aprobacin a gerencia general.

Dirigir la formulacin y evaluacin del plan estratgico de tecnologas de informacin,

proponiendo polticas y normas del mbito informtico.

Dirigir los mantenimientos de comunicacin informtica, redes de informacin, entre otros.

Realizar presupuestos y reportar a los diversos gerentes sobre los proyectos en ejecucin.

Dirigir programas de desarrollo profesional, administrar polticas de salario, evaluar nuevos

desarrollos en el marco de negocios.

GERENTE DE OBRAS
Funcin:
Coordinar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes materiales e
inmuebles, las inspecciones de obras y los trabajos de construccin, ampliacin y modificacin de
las mismas, planificando, controlando, coordinando y supervisando la elaboracin y ejecucin de la
obra, a fin de satisfacer las necesidades de las dependencias de la Institucin.

JEFE DE CONTROL DE CALIDAD

Funciones:
-

Organizar, Implementar y Controlar el plan de Gestin de Calidad en Obra.

Coordinar los procesos de certificacin de la obra.

Promover la Mejora Continua del Sistema Integrado de Gestin.

Elaborar el Plan de Seguridad y Medio Ambiente.

Supervisar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas del proyecto, as como los

requisitos contractuales referentes a control y aseguramiento de calidad.

Elaborar los reportes requeridos por el sistema de gestin.

Supervisar los ensayos de concreto, suelos y todos los necesarios para controlar la calidad de
la obra.

Solicitar certificados de calidad de los materiales, equipos y/o ensayos de laboratorio, y

verificar la veracidad de los datos contenidos.

Desarrollar, evaluar y controlar proveedores de materiales y servicios generales, visando

mejorar el resultado.

Coordinar y desarrollar acciones de capacitacin al personal en las actividades identificadas

como crticas.

JEFE DE PREVENCIN DE RIESGOS

Funciones:
Verificar el cumplimiento del Plan de SST homologado con la Supervisin.
Guiar, direccionar y plantear alternativas de solucin en campo para el cumplimiento de la
normativa vigente aplicada al sector construccin y legislaciones correspondientes.
Realizar inspecciones de obra, auditoras internas, informes y anlisis estadsticos que permitan
evaluar el SG aplicado por la constructora en la obra designada.
Elaborar, implementar, mantener y controlar los programas asociados a la Seguridad y Salud
Ocupacional de las personas y del Medio Ambiente, de manera permanente y coordinada con una
retroalimentacin permanente hacia todos los niveles de la Empresa.
Gestionar todas las medidas tendientes a la proteccin y desarrollo sustentable del medio
ambiente.
Gestionar permanente la cultura preventiva y de autocuidado, a travs de capacitaciones en
terreno y en aula, inspecciones y observaciones planeadas y no planeadas.
Otras funciones, acorde a su puesto y designados por sus inmediatos superiores.
JEFE DE SUPERVISIN
Funciones:
-

Verificar y validar el proyecto de la obra, aportando si fuera el caso, las modificaciones que
considere oportunas, en acuerdo con el propietario de la obra y el(los) profesional(es) que
efectuaron el Diseo.

Verificar el cronograma de ejecucin de la obra presentado por la empresa constructora.

Verificar el cumplimiento de la normativa vigente en el tema de seguridad para los trabajadores

de las obras.

Verificar el cumplimiento de la normativa laboral vigente y la normativa ambiental.

Controlar que la empresa constructora ejecute los trabajos en estricto cumplimiento de los
diseos y especificaciones tcnicas.

En caso de existir discrepancias entre los diseos, especificaciones tcnicas y reglamentacin

vigente, como primer paso deber informar inmediatamente de la situacin al propietario de la
obra.

Para posteriormente coordinar con los diseadores, entidades reguladoras de las normas, y
otros respecto a las modificaciones en el diseo a realizar.

Aprobar progresivamente el inicio los trabajos a ser desarrollados, controlando en todo

momento la calidad de las mismas, y una vez concluidos, certificar, la calidad y las cantidades
ejecutadas autorizando el pago de las mismas.

GERENTE COMERCIAL
Funcin:
-

Identificar oportunidades de negocio y gestionar la atraccin de proyectos.

Supervisar la presupuestacin oportuna de obras con el responsable del proceso de

construccin para la preparacin de ofertas.

Preparar ofertas de servicios de construccin para clientes del sector privado y pblico
(licitaciones).

Procurar el cierre efectivo de ventas de proyectos. Proveer servicio postventa a los clientes
posterior a la ejecucin de los proyectos.

Preparar, ejecutar y dar seguimiento en conjunto con el dpto. de mercadeo del grupo, el plan
de mercadeo anual y los planes de accin especficos en esta rea.

Mantener y actualizar la base de datos de clientes actuales y potenciales.

Mantener actualizados, dar seguimiento, analizar y evaluar desviaciones de los indicadores

(KPIs) del proceso comercial.

JEFE DE VENTAS
Realiza funciones de Pre venta y Post Venta
Funciones de Pre-Venta
- Realizara una asesora completa
- Tendr 1 proyecto como responsabilidad directa en ventas
- Deber negociar los precios de las unidades inmobiliarias con los clientes potenciales
segn las polticas de las empresas.
- Deber realizar las coordinaciones con el rea legal a fin de preparar el contrato de
compra venta del cliente.
- Deber realizar las coordinaciones con bancos a fin conseguir financiamiento, fianzas
para los clientes finalistas.
- Deber coordinar con las notaras para firma de contratos y escrituras.
- Deber coordinar las tasaciones con las instituciones que el banco envi.
- Deber preparar y trabajar con documentacin confidencial
- Deber involucrarse en la cotizacin de partidas adicionales de los inmuebles que sufran
modificaciones, asi tambin como con la cobranza, ejecucin y satisfaccin total del
cliente.
- Realizar la entrega de los departamentos a los clientes en las fechas programadas
- Deber entregar los manuales de uso de departamento, reas comunes y equipamiento
general.
- Deber revisar el avance y culminacin sobre trmites de independizacin, devolucin o
ampliacin de cartas fianza, levantamiento de hipotecas, exoneracin del pago de
alcabala e inscripcin de la propiedad a nombre del cliente.
- Deber presentar diariamente el cuadro de Ventas y Seguimiento de Cobranzas por
proyecto
- Deber presentar diariamente el cuadro de Ventas y Clientes por proyecto

Presentar memorandums o cuadros necesarios para cumplir su funcin.

Funciones de Post Venta

Deber atender todos los reclamos generados por los clientes despus de entregados
Deber levantar Actas de Reclamos y coordinar las reparaciones con los profesionales de
la empresa y los contratistas.
Deber levantar Actas de Atencin y Satisfaccin a Reclamos.
Deber coordinar las reparaciones con proveedores si en caso procediera o encaminar al
propietario para entrar en contacto con el proveedor.
Presentar memorandums y cuadros.

GERENTE DE PROYECTOS DE INGENERIA

Funcin: Coordinar proyectos arquitectnicos y de ingeniera, planificando, supervisando,
controlando y evaluando la ejecucin de obras civiles, a fin de desarrollar una planta fsica ajustada
a las necesidades de la Institucin.

JEFE DE INGENIERA
Funciones:
- Planea la disposicin real del proyecto de construccin, los ingenieros civiles
tambin deben tener en cuenta las consideraciones de costos y seguridad de las
estructuras.
- Revisa y estudia las propuestas de trabajo y los subcontratos.
- Crea los horarios de trabajo para cumplir con los plazos establecidos para el
proyecto.
- Disear y analiza los equipos usados en la construccin o trabajar para las ciudades
en el diseo de carreteras y otros servicios pblicos.
- Organiza de los diversos grupos de personas y el cumplimiento de las restricciones
presupuestarias y de tiempo.
- Realizan el manejo del personal para todas las fases del proyecto, incluyendo la
contratacin, la asignacin de los trabajos de otros ingenieros y tcnicos y revisan
que el sitio de trabajo tenga los materiales adecuados.
- Capacidad de leer y seguir cuidadosamente los requisitos del contrato.
- Representan a la empresa con los clientes, clientes potenciales, colegas de la
industria y el pblico.

Tcnico en Topografa
Funciones:
-

Levantar inventarios de archivo de planos existentes, revisando existencia fsica-digital,

ubicacin y numeracin, registrando antecedentes en sistema disponible y
sistematizando informacin de planos faltantes, de acuerdo a normativa vigente en el
ministerio.

Evaluar conservacin de planos, analizando su estado y legibilidad segn criterio

experto, gestionando su eliminacin si corresponde, de acuerdo a normativa vigente en
el Ministerio.

Gestionar solicitud de planos faltantes, y copiar a nivel central si corresponde, o realizar

requerimiento de elaboracin de plano a la unidad, asegurando la mantencin del
archivo de planos.

Actualizar archivo de plano en papel y digital, ingresando copias con numeracin

respectiva en archivo correspondiente, resguardando plano original en lugar pertinente,
de acuerdo a los procedimientos establecidos por rea

Evalar condiciones de almacenamiento, evaluando sistema de archivo, estantera,

condiciones ambientales y ubicacin, realizando observaciones y recomendaciones e
informando a jefatura correspondiente, de acuerdo a normativa vigente.

Realizar estudio antecedentes del sector del inmueble, recabando antecedentes a

travs del sistema catastral vigente, evaluando lmites con inmuebles colindantes de
acuerdo a normas tcnicas de mensura vigente en el Ministerio.

Planificar mensura, analizando antecedentes recabados y decidiendo si la mensura

ser interna o externa, identificando equipo tcnico e instrumental a utilizar, plazos en la
ejecucin, de acuerdo a los procedimientos establecidos por el rea.

Ejecutar mensura si corresponde (levantamiento topogrfico plano en terreno),

midiendo deslindes, cabida, y superficie e identificando propiedades colindantes
(propietarios, calles o accidentes naturales), considerando los requerimientos
establecido en el oficio o revisando trabajo.

Confeccionar plano y minuta de deslinde, bajando informacin del instrumental tcnico

al sistema informtico, procesando la informacin segn criterio tcnico y elaborando
plano con los antecedentes recabados y minuta de deslinde con los colindantes de la
propiedad, de acuerdo a normas tcnicas de mensura vigente en el Ministerio.

Elaborar informe tcnico si corresponde, registrando la situacin de ocupacin del

inmueble considerando constatacin de mejoras, cierres perimetrales tiempo de
ocupacin entre otros, conforme a lo establecido en el manual de normas tcnicas de
mensura vigente.

Ingresar al sistema de catastro resolucin o decreto de acto administrativo (arriendo,

venta, concesin de uso), ingresando informacin y actualizando catastro al sistema
catastral vigente resguardando la documentacin en sus tres reas: administrativo, legal
y fsico, de acuerdo a los procedimientos establecidos por el rea.

JEFE DE DISEO Y ARQUITECTURA

Funcion:
Coordina la ejecucin de obras financiadas, a travs de organismos nacionales, regionales o
por convenios interinstitucionales.
Asistente en Arquitectura
Funciones:
-

Debe comprender lo que especific el Arquitecto y asistirlo en las tareas de diseo que
sean necesarias.

Entendimiento del problema (que se logra entendiendo los requerimientos y la

arquitectura construida por el Arquitecto) y en ingeniera de software

Tener claridad de expresin para transmitir de manera clara el diseo.