Empremtica.

Gua 5

Facultad : Ingeniera
Escuela : Computacin
Asignatura: Empremtica

Tema: CREACIN Y FORMATEO DE HOJAS ELECTRNICAS, USO DE

FRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL 2013.

Objetivos

Identificar y utilizar las herramientas bsicas de una hoja de clculo.

Reconocer los elementos y objetos de una hoja de clculo.

Identificar los diferentes tipos de frmulas que se pueden utilizar en una hoja de clculo.

Conocer la sintaxis necesaria para la utilizacin de funciones en clculo matemticos.

Introduccin
Qu Es Excel?
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros
organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos
hipotecarios.
A continuacin vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2010, la pantalla, las barras,
etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para
qu sirven.
Excel es un programa que permite la manipulacin de libros y hojas de clculo.
En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro
puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de informacin relacionada en un nico
archivo.
Las hojas de clculo se utilizan para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los
datos simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los clculos basndose en los
datos de varias hojas de clculo.
Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la hoja de clculo con sus datos correspondientes o en
una hoja de grfico.
Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:
Texto
Valores numricos, fechas y datos horarios
Frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin
de los valores de otras celdas.
Adems, un programa como Excel 2013 contiene un gran nmero de utilidades para introducir,
formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de clculo.
Excel 2010 puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de hojas de clculo siempre que
la memoria del computador lo permita.

Empremtica. Gua 5
Distintas hojas de clculo se agrupan formando un fichero denominado libro de trabajo. Cada hoja
puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216 celdas.
Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,..., AA, AB,..., IV), mientras que las filas son
identificadas mediante nmeros (1, 2, 3,..., 65536).
Una celda se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del nmero indicativo de la
fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231.).
Como se ha mencionado, con Excel 2013 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos
numricos, textos y frmulas; dicho programa permite adems presentar rpidamente todos estos datos
mediante grficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de clculo o en otro
fichero independiente. Estos grficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos,
diagramas de barras, de lneas, de pastel.) y estar representados en dos o tres dimensiones,
dependiendo de las necesidades del usuario
La utilizacin de Excel 2013 se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno
Windows, esto es, mediante mouse (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic
para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las flechas para los
desplazamientos, la tecla Intro para accionar, Alt. + la letra subrayada de cada men o comando para
seleccionar.
Pantalla inicial de Excel.
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales,
as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el contenido de la
gua.

La Ficha Archivo.
Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

Empremtica. Gua 5

A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la
Cinta de opciones.
Contiene dos tipos bsicos de elementos:
Los que muestran un panel justo a la derecha con ms opciones, ocupando toda
la superficie de la ventana Excel. Como Informacin o Imprimir. Al situar el
cursor sobre las opciones de este tipo observars que tienen un efecto verde
oscuro. El color permanecer al hacer clic para que sepas qu panel est activo.
Los que abren un cuadro de dilogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el
cursor sobre las opciones de este tipo observars que tienen un efecto verde claro.
El color slo permanece mientras el cursor est encima, ya que al hacer clic, el
propio cuadro de dilogo abierto muestra el nombre de la accin en su barra de
ttulo.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en
otra pestaa.
Las Barras.
La barra de ttulo.
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y
le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar,
maximizar y cerrar.

La barra de acceso rpido.

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar, Deshacer
o Rehacer.

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una
opcin y aparecer marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminar de la barra.
Si no encuentras la opcin en la lista que te propone, puedes seleccionar Ms comandos....

Empremtica. Gua 5

La cinta de opciones.
La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las
opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista.
En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Pero adems, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las
fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un grfico, dispondremos de
la ficha Herramientas de grficos, que nos ofrecer botones especializados para realizar
modificaciones en los grficos.
Es posible que en la versin que tengas instalada en tu equipo de Excel 2013 visualices otras fichas
con ms opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en la computadora son
capaces de interactuar con Excel, si estn programados para ello, aadiendo herramientas y
funcionalidades.
Supongamos que tienes instalada la versin profesional de Acrobat, para crear documentos PDF. Es
muy probable que en tu programa Excel aparezca una ficha llamada Acrobat que incluya herramientas
tiles como crear un PDF a partir de la hoja de clculo o exportar como PDF y enviar por e-mail.
Esta integracin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algn momento
queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el men Archivo >
Opciones > Personalizar Cinta.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del mouse.

Empremtica. Gua 5

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros semitransparentes. Para
salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de ms espacio
de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaa. Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botn con forma de flecha, que
encontrars en la zona derecha superior
La barra de frmulas.
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo
estudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas.
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento.

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrndola con el mouse, o hacer clic en los tringulos.

La barra de estado.
Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de
tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).

Movimientos en una Hoja de Excel.

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora
de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario
moverse por el documento rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:

Empremtica. Gua 5

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir
es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de frmulas:

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de
clculo aunque el nmero podra cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de
trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja
en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3
pasars a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de
la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las ltimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de
esta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto.
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de
trabajo, como pueden ser:

Empremtica. Gua 5

En caso de tener alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un libro de trabajo,
sera aconsejable realizar el Ejercicio de desplazamiento en un libro.

Introduccin de datos en una Hoja de Excel.

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en
el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a
continuacin:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa

cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la
celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida

el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.

Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a

su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la
barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.
Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin
sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la
correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar
la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias lneas dentro de una misma celda, pero al
pulsar INTRO para realizar el salto de lnea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda
inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

Modificar datos en una Hoja de Excel.

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde,
despus de la introduccin.

Empremtica. Gua 5

Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando

la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo
retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a
validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda adecuada,
despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de
frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es
cuando podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Introducir

Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido

de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn
Cancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin
que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe
el nuevo valor directamente sobre sta.

FRMULAS EN EXCEL.
Una frmula es una ecuacin que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes.
Las frmulas pueden contener nmeros, operadores matemticos, referencias a celdas o incluso
funciones (las conocer ms adelante).
Para trabajar con frmulas tenga en cuenta:
Siempre empiezan con el signo = colocado en la celda donde quiere que aparezca el resultado
de la frmula aplicada.
Cada frmula utiliza uno o ms operadores aritmticos.
Cada frmula incluye 2 o ms valores que combinan mediante operadores aritmticos.
Cuando utiliza las frmulas, Excel puede combinar nmeros, referencias a celdas, adems de
otros valores.
FUNCIONES EN EXCEL.
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores y devuelve un
resultado que aparecer directamente en la celda donde se introdujo o ser utilizado para calcular la
frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
=nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
La insercin de funciones se rige por las siguientes reglas:
1. Siempre se utiliza la direccin de la celda (ejemplo A1, F14 o N32) para la construccin de la funcin.
Esto le da carcter universal a la funcin, permitiendo la automatizacin inmediata del resultado en
caso de modificar alguno de los datos contenidos en la celda.

Empremtica. Gua 5

2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No se debe dejar espacios antes
o despus de cada parntesis.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
4. Los argumentos deben de separarse por ";" (esto puede variar de acuerdo a la configuracin regional
del sistema operativo).
Ejemplos: = SUMA(A1:C8)
El operador " : " (dos puntos), identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar una de las ventajas de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de
la frmula.
Ejemplo: = SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan.
As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier
texto, precedida siempre del signo =.
Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de una formula.
Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos, pero puede cambiar este orden
utilizando parntesis.
Tipos de operadores.
Existen cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de texto y
referencia.
Operadores aritmticos. Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta,
multiplicacin o divisin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes
operadores aritmticos.

Operadores de comparacin. Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores.

10

Empremtica. Gua 5

Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico:
VERDADERO FALSO.
Operador de concatenacin de texto.
Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo
elemento de texto.

Operadores de referencia. Combine rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores:

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas.

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar el valor devuelto de la frmula.
Por tanto, es importante comprender cmo se determina el orden y cmo puede cambiar el orden para
obtener los resultados deseados.
Orden de clculo.
Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan
por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una
frmula.

Empremtica. Gua 5

11

Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por
operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de
cada operador de la frmula.
Prioridad de operadores.
Si se combinan varios operadores en una
nica frmula, Excel ejecutar las
operaciones en el orden que se indica en la
siguiente tabla.
Si una frmula contiene operadores con la
misma prioridad (por ejemplo, si una
frmula contiene un operador de
multiplicacin y otro de divisin), Excel
evaluar los operadores de izquierda a
derecha.

Uso de parntesis.
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular
en primer lugar.
Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes
que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y a continuacin, suma 5 al resultado.
= 5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2, luego multiplicar
el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
= (5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que
calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y
F5.
= (B4+25)/SUMA(D5:F5)

Utilizar funciones anidadas en frmulas.

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos,
denominados argumentos, en un determinado orden o estructura.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
Sintaxis de las funciones.
El siguiente ejemplo de la funcin REDONDEAR aplicado a un nmero de la celda A10 ilustra la sintaxis
de una funcin.

12

Empremtica. Gua 5

Estructura de una funcin.

1. Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de
la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por signos de punto
y coma y un parntesis de cierre.
2. Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y
presione MAYS+F3.
3. Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o
FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o
que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas; un rango de matriz
comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como
un argumento.), valores de error cmo #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto
de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda
que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3.).
El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos
pueden ser tambin constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara.
Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o
los valores resultantes de ellas, no son constantes), frmulas u otras funciones.
4. Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin, aparece una
informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos.
Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecer la informacin.
La informacin sobre herramientas slo aparece para las funciones integradas.
Errores en los datos.
Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo
del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un aspecto similar al que ves en
la figuran siguiente:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar
utilizando el botn No.
Dependiendo del error, mostrar un mensaje u otro.

Empremtica. Gua 5

13

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina
superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro con el que nos permitir saber ms sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro,
siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas
las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).
Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no, podramos utilizar
la opcin Modificar en la barra de frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la
esquina de la celda.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO
un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:
##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o
una hora negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser
sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.
Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la
esquina superior izquierda tal como:

14

Empremtica. Gua 5

Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

Autosuma y funciones ms frecuente.

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis,
pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn de Autosuma que nos permite realizar
la funcin SUMA de forma ms rpida.

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn.
Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra funcin
que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores),
Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de poder acceder al dilogo de
funciones a travs de Ms Funciones....
Para utilizar stas opciones, asegrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se
realice la operacin antes de pulsar el botn.
Cmo insertar una funcin en Excel.
Para insertar cualquier otra funcin, tambin podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una
funcin en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas.
Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Empremtica. Gua 5

15

Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la
funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn Ir,
de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que l nos
mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la
descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del
cuadro combinado O seleccionar una categora, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan
las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la
categora podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic
sobre sta.
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta
funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.
Al final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
La ventana cambiar al cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los
argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso
se eligi la funcin SUMA ().

16

Empremtica. Gua 5

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o
rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botn para que el cuadro se haga ms
pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la
celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn
izquierdo del mouse sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima
celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que
existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande
automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango.
Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin
3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones.
Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de
dos celdas (A1+A3).
El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin
sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma ((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2
respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones.

Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma
podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.
Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la
suma y el valor mximo.
Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado
de la suma y la celda B3.

Empremtica. Gua 5

Materiales y Equipo

Gua de Laboratorio N 5.
Computadora con Windows y Microsoft Word 2013.
Dispositivo de Almacenamiento (USB).

Procedimiento
EJERCICIO No.1: CMO CARGAR EL PROGRAMA MICROSOFT EXCEL.
a. Hacer clic en el botn de Inicio ubicado en la barra de tareas.
b. Elegir la opcin Programas.
c. Seleccionar Microsoft Office.
d. Dar clic en Microsoft Office Excel 2013.
EJERCICIO No.2: EDICIN DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO.
Cree la tabla tal como se le muestra a continuacin:
1.

2. En mes de venta colocar lo siguiente 01 para enero, 02 para febrero 03 para marzo y as
sucesivamente hasta llegar a 12 que ser diciembre.

17

18

Empremtica. Gua 5

3. Para colocar en el centro los ttulos realice lo siguiente, Marque de la celda correspondiente hasta
el final del recuadro, luego con el indicador del mouse posicinese sobre Combinar y Centrar y de
clic, repita estos pasos para los siguientes ttulos.

4. Escriba lo que observa.

5. Ingrese los siguientes datos a la tabla anterior e investiga en internet sobre productos y
precios acorde al rea de venta.

Empremtica. Gua 5

19

6. Uso de frmulas bsicas.

Posicinese sobre la columna de Total dando clic en ella, luego presione la tecla de = para

activar funcin
y realizaremos la siguiente formula =H10*I10*J10+I10, y
presionamos enter.
7. Luego arrastramos la frmula de la siguiente manera, se coloca sobre la celda donde

diseamos la frmula
y colocamos el indicador del mouse sobre el recuadro
verde a modo que nos aparezca una cruz delgada + presionamos clic y lo arrastramos hasta
la ltima fila del recuadro. Quedar de la siguiente manera.

8. Ya estamos listos para introducir valores a las columnas H, I y J para sacar valores, ejemplo.

20

Empremtica. Gua 5
Termine de llenar la tabla con ms valores que usted haya investigado, hasta el numeral 14.
Indique lo que observa.

Grabar este archivo con el nombre de GUIA4.XLSX

Si nos fijamos en el archivo, lo que hemos digitado ha sido ubicado en la HOJA1, ahora en la HOJA2
vamos a digitar lo siguiente:

No olvidar que debemos de actualizar nuestro archivo cada cierto tiempo, se recomienda cada 5
minutos.
Despus digitaremos lo siguiente en la HOJA3.

Empremtica. Gua 5

21

Bueno ahora realizaremos varios ejercicios para mejorar la apariencia de nuestras hojas de trabajo,
para ello nos moveremos hacia la hoja1, en la cual ejecutaremos lo siguiente:

MEJORAR APARIENCIA EN LAS CELDAS.

1. Nos ubicamos con el puntero de la celda en el dato que dice CODIGO, desde ese dato vamos a
seleccionar toda esa fila hasta llegar al dato de LIQUIDO.
Algo as:

2. Ahora nos vamos al men de la opcin Inicio y nos vamos al lado derecho y buscamos la opcin
de Estilos de celda, le damos clic a la flechita:

De la opcin de Estilo de celdas temticos, seleccionen un color de nfasis, el que ms le guste,

por ejemplo el Enfasis2 y al darle el clic, nos cambiar de forma las celdas.

22

Empremtica. Gua 5

Realizar el mismo paso pero para las celdas que tienen como dato DIAS, SALARIO, SUMATORIA y
TOTAL, que posean el mismo color.
Sin olvidar que los encabezados tienen que quedar ahora centrados dentro de las celdas.
3. Ahora vamos a seleccionar todos los datos que se encuentran debajo de los encabezados y les
vamos a colocar un borde alrededor de las celdas. As:
Seleccionar las celdas, nos vamos a buscar el botn de Bordes, le damos un clic a la flechita y
terminamos con un clic en la opcin de Todos los bordes.
4. Haremos el mismo proceso de los BORDES pero a los datos que dicen lo siguiente:

Hasta quedar todo con bordes.

EJERCICIO EXTRA:
Realizar los mismos pasos para las hojas electrnicas que se encuentran
en la Hoja2 y Hoja3

INSERTAR COMENTARIOS A UNA CELDA.

Ahora aprenderemos a colocarle comentarios a algunas celdas que sern
muy importantes en nuestras tareas cotidianas, para ello trabajaremos con
la Hoja3 de nuestra prctica.

Empremtica. Gua 5

23

1. Ubicar el puntero en la celda donde posee el dato de MAXIMO

2. Darle un clic derecho a esa celda, en la cual nos aparece el men
que observamos en la figura de la derecha.
3. Le damos un clic a la opcin de Insertar comentario.
4. Y nos aparece un recuadro, en el cual digitaremos lo siguiente: Se
refiere al valor mximo de cada columna.
5. Y damos un clic fuera del recuadro.
6. Ahora aparece un seal de color rojo dentro de la celda, que al
acercar el mouse nos aparece lo que hemos escrito.

COLOCARLES UN SIMBOLO MONETARIO A UNAS CELDAS NUMERICAS.

Ahora aprenderemos a colocarle un smbolo monetario a una serie de nmeros, para ello
seleccionaremos los nmeros que se encuentran debajo de la celda PRECIO DE VENTA, los cuales
son varios nmeros.
Despus nos vamos al men de iconos de la parte superior de la pantalla y buscamos el botn que
posee un smbolo monetario que en este caso es el dlar. All nos aparecen varios formatos pero
nosotros ocuparemos el del dlar y con esto los nmeros tendrn otro formato.

COMO INSERTAR UNA COLUMNA.

Revisando la informacin de la Hoja3, nos hemos dado cuenta
que nos falta insertar una columna antes de la ltima que es
PAGO TOTAL, para ello ubicamos el puntero de celda en la celda
que posee ese dato.
Ahora damos un clic derecho sobre la celda, nos aparece un
men desplegable, buscamos la opcin INSERTAR, le damos un
clic. Seleccionamos la opcin de Insertar toda una columna y
Aceptar y listo. Ahora esa columna se llamara DESCUENTO4.

24

Empremtica. Gua 5

COMO INSERTAR UNA FILA.

Revisando la informacin de la Hoja3, nos hemos dado cuenta
que nos falta insertar una fila arriba del dato 94 de la columna
de AO, para ello ubicamos el puntero de celda en la celda que
posee ese dato.
Ahora damos un clic derecho sobre la celda, nos aparece un
men desplegable, buscamos la opcin INSERTAR, le damos
un clic. Seleccionamos la opcin Insertar toda una fila y clic
en botn Aceptar y listo.
Ahora esa fila tendr estos datos: 98, SUBARU, MORADO,
ALESSANDRO, 30000 respectivamente en cada columna.

COMO INSERTAR UNA IMAGEN DECORATIVA A LA HOJA

DE TRABAJO.
Con sus conocimientos de Internet y de insercin de imgenes,
necesitamos buscar con la ayuda del www.google.com.sv el
logotipo de la empresa FERRARI, buscar la imagen,
descargarla, grabarla en MIS DOCUMENTOS y despus pegarla
en nuestro archivo en la posicin que se nos presenta a
continuacin.

INSERTAR UNA TEXTO WORDART DECORATIVO A LA HOJA DE TRABAJO.

Para mayor vistosidad a nuestra hoja de trabajo, necesitamos insertar
un texto tipo WordArt a la izquierda de la imagen de FERRARI, y su
texto seria la palabra FERRARRI.COM utilizando el botn de
WORDART ubicado en el men de INSERTAR.
Ver el siguiente ejemplo:

EJERCICIO No.3: Uso de frmulas y funciones en una hoja de

Excel.
Vamos a trabajar en la HOJA1 de nuestro archivo.

Empremtica. Gua 5

Segn lo explicado, utilizaremos las siguientes frmulas para llenar el cuadro anterior:
FORMULAS:
SUELDO = das laborales X salario
ISSS = sueldo X 3.1%
FSV = sueldo X 2.857%
RENTA = sueldo X 1.7663%
DESCUENTOS = isss + fsv + renta
TOTAL LIQUIDO = sueldo - sumatoria descuentos
TOTALES = la suma de todos los datos de la columna
MAXIMO = el valor mximo de la columna
MINIMO = el valor mnimo de la columna
PROMEDIO = el valor promedio de la columna
No olvidar ir actualizando su archivo cada cierto tiempo (se recomienda, cada 5 minutos).
Ahora nos trasladaremos a la HOJA2 y realizaremos las siguientes acciones:

25

26

Empremtica. Gua 5

Segn lo explicado, utilizaremos las siguientes frmulas para llenar el cuadro anterior:
FORMULAS
PROMEDIO = EL PROMEDIO DE LAS 4 NOTAS
SI EL PROMEDIO ES MAYOR O IGUAL A 6, ENTONCES SERA APROBADO
CONDICION = SINO SERA REPROBADO
SI LA NOTA2 ES MAYOR QUE 6, ENTONCES SERA "SE LO
REGALO =
GANO" SINO "A LA PROXIMA"
Y al terminar siempre darle formato al gusto de ustedes.
Nos movemos a la HOJA3.

Empremtica. Gua 5

27

Segn lo explicado, utilizaremos las siguientes formulas para llenar el cuadro anterior:
FORMULAS
SI LA MARCA ES IGUAL A VOLVO, EL PRECIO SE MULTIPLICA POR 5% SINO
DESCUENTO1 = POR 3%
SI EL COLOR ES IGUAL A VERDE, EL PRECIO SE MULTIPLICA POR 1.5%
DESCUENTO2 = SINO POR 1%
SI EL AO ES MAYOR O IGUAL A 85, EL PRECIO SE MULTIPLICA POR 2.5%
DESCUENTO3 = SINO POR EL 2.8%
PAGO TOTAL = PRECIO DE VENTA - DESCUENTO1 - DESCUENTO2 - DESCUENTO3
TOTALES = LA SUMA DE TODOS LOS DATOS DE LA COLUMNA
MAXIMO = EL VALOR MAXIMO DE LA COLUMNA
MINIMO = EL VALOR MINIMO DE LA COLUMNA
PROMEDIO = EL VALOR PROMEDIO DE LA COLUMNA
Actualizamos el archivo, le damos el formato que deseamos.

Investigacin y ejercicios complementarios.

Cmo se utilizan los grficos en Microsoft Excel?

Qu tipos de grficos me permite elaborar Microsoft Excel?

Puedo elaborar grficos personalizados en Microsoft Excel?

Bibliografa.

Gua Completa de Microsoft Office 2013 Premium. Halvorson, Michael. Young, Michael.

Office 2003. OLeary, Timothy J.; OLeary, Linda I. Editorial McGraw-Hill. OLeary Series.
2011.

28

Empremtica. Gua 5

Gua 5: Creacin y formateo de hojas electrnicas,

uso de frmulas y funciones en Excel 2013.

Hoja de cotejo:

Alumno:

Mquina No:

Docente:

GL:

4
1

Fecha:

EVALUACION
%

CONOCIMIENTO

Del 20
al 30%

APLICACIN
DEL
CONOCIMIENTO

Del 40%
al 60%

ACTITUD

Del 15%
al 30%

TOTAL
100%

1-4

5-7

8-10

Nota