RESUMEN T.5.

Gestin por procesos

1. La gestin por procesos est vinculada a la gestin de la
calidad
Gestin por procesos: la organizacin usa sistemas que plantean la
gestin en base a funciones diferenciadas (por ejemplo un proceso
para hacer una tortilla es de batir los huevos, otro proceso consiste
en pelar las patatasy entre ellos no tienen relacin, cada proceso se
ocupa de lo suyo)
Gestin de la calidad: el mercado valora la gestin de los procesos de
una forma global (la tortilla se hace teniendo en cuenta las normas de
calidad que exige el mercado). Para esta gestin de la calidad hay
normas de aseguramiento (la ms conocida la ISO9000 que dice que
la forma ms eficiente de alcanzar un resultado es usando un
proceso) y modelos de excelencia (por ejemplo el modelo EFQM que
habla de que las organizaciones excelentes responden de manera gil
y eficiente a las oportunidades y amenazas)
2. -Un proceso es una secuencia de actividades que transforma
inputs en outputs con mayor valor aadido (destinado a los
terceros interesados o stakeholdersclientes, accionistas,
empleados)
-Un procedimiento es una descripcin formal sobre la manera
en la que se tienen que ejecutar las actividades para conseguir
siempre un resultado parecido (por ejemplo para conseguir una
tortilla siempre igual se han de detallar los ingredientes, cmo
hacerla, etc). Puede referirse al detalle de una actividad o a una
secuencia global. Pueden desarrollarse para un servicio o una
actividad de produccin.
-Protocolo de actuacin slo se usa para servicios.
-La instruccin tcnica detalla de forma exhaustiva los procesos
para que puedan ser entendidos por los especialistas que hagan
uso del software, de maquinaria especial, etc.
-Un manual de procedimientos establece los elementos que
necesita la empresa para funcionar, la maquinaria a usar, los
documentos necesarios, etc.

3. Un mapa de procesos es una representacin grfica que

clasifica los distintos procesos que desarrolla la empresa, que
pueden ser:
1bsicos operativos o claves: representan las actividades
normales de la empresa
2 estratgicos: representan las decisiones a medio o largo
plazo para la empresa
3 de apoyo: ayudan de manera indirecta sobre todo a los
procesos clave

4. Hay 3 tipos de relacin o interdependencia entre tareas:

mancomunadas (los integrantes de la organizacin realizan
cada uno sus tareas y slo comparten los recursos, lo cual slo
requiere que se vigile la disponibilidad de los recursos),
secuenciales (cada integrante del proceso depende de su
inmediatamente anterior, es ms difcil de supervisar que la
mancomunada ya que todos los procesos han de ser correctos),
en bucle o recprocas (si las tareas no estn bien hechas se
repiten hasta que estn bien)
5. En el mapa de procesos, el proceso debe tener: una
denominacin resumida con su codificacin en el mapa de

procesos, el primer proceso tiene de tener (Ed.00), si hay algn

cambio en algn proceso debe ir al histrico de cambios, las
ediciones obsoletas deben ser conservadas en la documentacin
de la organizacin, se debe establecer una finalidad en el
proceso intentando no repetir la denominacin del primer
proceso, la fecha de aprobacin de la edicin del proceso, el
propietario de un proceso debe recaer sobre un cargo concreto
y debe tener un rango jerrquico suficiente para supervisar el
proceso, el alcance que indique los productos y servicios a los
que se aplica as como su mbito geogrfico y la tarea por la
que empieza y finaliza, los departamentos donde se realizan los
procesos, las normas aplicables a cada proceso concreto, los
cdigos asignados a las instrucciones tcnicas o su descripcin
completa, los documentos que certifican las entradas y salidas
6. Para diagramar un proceso previamente es conveniente realizar
una relacin de tareas secuencial
7. Un diagrama de flujo no es ms que una representacin del
proceso.
8. Los indicadores controlan y miden cualquier magnitud en los
procesos. Tiene que medirse con l lo que realmente
desebamos medir, es decir, que sea vlido (por ejemplo si se
quiere saber el n de das que dura el proceso usamos el
indicador de la diferencia de das entre el ltimo y el primer
proceso), el indicador tiene que ser fiable (por ejemplo si el
indicador es de 1 mes, la diferencia entre el ltimo y el primer
proceso ha de ser de 1 mes, y no de 6 das porque 6 das no
dejara rastro en el indicador) y tiene que ser factible, es decir,
que cada proceso tenga la facilidad de obtener su indicador. Los
indicadores pueden ser de entrada (aquellos que controlan los
inputs, consiguiendo as que el proceso empiece como se
desea), de salida (controlan los resultados para conocer la
eficacia del proyecto) y de proceso (controlan las tareas
intermedias por ejemplo el n de fallos que tiene una mquina
que se usa en un proceso intermedio, sirven para evitar
malgastar recursos del proyecto).
La ficha del proceso debe tener las siguientes casillas al
indicador: casilla 1: un nombre, un cdigo; casilla 2:si no tiene
una formulacin difcil se ha de poner N=denominacin de la
variable; casilla 3:una periodicidad correspondiente al ciclo que
est midiendo quitando los periodos excepcionales dentro de
ese ciclo (periodos vacacionales, trabajo temporal, etc.); casilla
4:se tienen que establecer un valor lmite para cada indicador

(con las mismas unidades de medida que este, ej: cm) que
indique que si se sobrepasa o no llega al valor requerido habra
una tendencia en el proceso anmala que habra que cambiar a
travs de decisiones de los directivos correspondientes, en el
casillero correspondiente a valor lmite habra que indicar por
ejemplo 15en caso de no haber un valor lmite anterior o
histrico se establecer un valor basado en la intuicin; casilla
5: que se marque un objetivo con un valor determinado en las
mismas unidades del indicador, el cul si no se consigue
alcanzar no requiere una intervencin del directivo como en el
valor lmite; casilla 6:el responsable de medicin que se
encarga de realizar los clculos para obtener el indicador y
aparece en la casilla con un puesto distinto del Responsable de
Seguimiento; casilla 7: el responsable de seguimiento que ser
superior jerrquicamente al responsable de medicin y vigilar
que el indicador es objetivo, no tiene sesgos revisando los
resultados del indicador; casilla 8: una tabla de comprobacin
con todos los nombres, fechas y firmas relacionadas a la
elaboracin, revisin y aprobacin del proceso