Centro Comercio y Servicios

TALLER 3 TCNICO EN SISTEMAS

Gua # 1
Regional Tolima

Instructora: Norma Constanza Rubiano

Sistema de Gestin de la Calidad

Competencia: 220501900
Resultado de aprendizaje: 22050104603

CONOCIMIENTOS EN ACCESS
Temas: Formularios, Subformularios, botones de comando, cuadros combinados, botones de
opcin, casillas de verificacin, orden de tabulacin.

FORMULARIOS.
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los
datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos,
como qu campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten
ver slo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos
usuarios un formulario con slo esos campos, les ser ms fcil usar la base de datos. Asimismo, se
pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones
frecuentes.

1. Ingrese a Microsoft Access y cree un a Base de datos llamada COLEGIO.

2. Utilizando Vista Diseo, cree las siguientes tablas (asigne las claves principales a las tablas,
verifique si es necesario alguna clave principal compuesta dependiendo del tipo de relacin):
TABLA: ESTUDIANTES.
TIPO
TAMAO

CAMPO
CodEstud
NomEstud

Texto
Texto

FecIngreso

fecha

CAMPO

FORMATO

4
30
corta

TABLA: ASIGNATURAS
TIPO
TAMAO

CodAsigna

Texto

NomAsigna

Texto

20

Aula

Texto

Competencia

memo

CAMPO
Ing. Norma Constanza Rubiano O

TABLA: RESULTADOS.
TIPO
TAMAO

FORMATO

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Competencia: 220501900
Resultado de aprendizaje: 22050104603

Consecutivo
CodEstud
CodAsigna
Puntaje

Automerico
Texto
Texto
Numrico

4
4
Simple

Porcentaje

3. Cree las relaciones entre las tablas mediante el campo en comn.

4. Cree un formulario en Vista Diseo para la tabla ESTUDIANTES, aplique los estilos y colores de su
preferencia, guarde con el nombre Datos de Estudiantes.

El formulario aparece de la siguiente forma: desde esta ventana podemos cambiar los estilos y el
color al formulario y a los elementos que lo conforman.

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Debemos ir a la opcin Agregar Campos existentes, de tal forma que podamos ir agregando los
campos de la tabla ESTUDIANTES en este caso

Podemos organizar nuestro formulario de una forma personal o de acuerdo a la necesidad.

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Para observar cmo nos est quedando nuestro formulario vamos a la opcin: ver

Damos clic en vista formulario:

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Despus de organizarlo lo guardamos.

5. Cree un formulario en Vista Diseo para la tabla ASIGNATURAS, aplique los estilos y colores de su
preferencia, guarde con el nombre Datos de Asignaturas.
6. Ingrese 10 registros a cada formulario que acab de disear.
7. Cree un formulario utilizando Asistente, para la tabla RESULTADOS y personalice las propiedades
de acuerdo a su preferencia. Guarde con el nombre Resultados.
Ubicamos la opcin Asistente para Formularios desde la opcin crear que se encuentra en la
cinta de opciones.

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Se genera una ventana con las siguientes caractersticas:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este
ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para
obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic
sobre el botn

o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos equivocamos de campo pulsamos el botn

seleccionados.

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y el campo se quita de la lista de campos

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Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn

o deseleccionar todos

los campos a la vez haciendo clic sobre el botn

.
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente
pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.

A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana:

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que
tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr
el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima
pantalla del asistente para formularios:

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En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre
asignado al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del
formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

o bien

Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de
formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

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Ya queda nuestro formulario listo para utilizar.

8. Ingrese 10 registros al formulario que acab de disear. Teniendo en cuenta que debe utilizar en
los campos CodEstud y CodAsigna, los creados en los formularios correspondientes.
9. Cree un formulario en Vista Diseo para la tabla ASIGNATURAS,
con los campos CodAsigna y
NomAsigna. Asigne Autoformato. Guarde con el nombre. Lista de Asignaturas.
10. Utilizando el asistente para formularios cree un formulario que muestre cada asignatura y un
subformulario donde se vern los estudiantes que asisten a esa materia. (Distribucin: Hoja de
Datos, Estilo: Flujo, Ttulo del Formulario: Asignaturas, Ttulo del Subformulario: EstdiantesSubf).
Ubicamos la opcin Asistente para Formularios desde la opcin crear que se encuentra en la cinta
de opciones.

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En la primera pgina del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, seleccionamos una
tabla o consulta. En este caso, para crear un formulario que muestre cada asignatura y un
subformulario donde se vern los estudiantes que asisten a esa materia, seleccionamos Tabla:
Asignaturas (el lado "uno" de la relacin uno a varios).
Hacemos doble clic en los campos de esta tabla o consulta que deseamos incluir.

En la misma pgina del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, seleccionamos

otra tabla o consulta de la lista. En este caso, seleccionamos la tabla Estudiantes (el lado
"varios" de la relacin uno a varios).

Hacemos doble clic en los campos de esta tabla o consulta que deseamos incluir.

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Cuando hacemos clic en Siguiente, suponiendo que hemos definido correctamente las
relaciones antes de iniciar el asistente, ste nos pregunta Cmo deseamos ver los datos?, es
decir, por qu tabla o consulta. En este ejemplo, para crear el formulario Asignaturas, hacemos
clic en Por Asignaturas. El asistente mostrar un pequeo diagrama del formulario. El cuadro
de la parte inferior del formulario representa el subformulario.

En la parte inferior de la pgina del asistente, seleccionamos la opcin Formulario con

subformularios y hacemos clic en Siguiente.
En la pgina Qu distribucin desea aplicar al subformulario? del asistente, hacemos clic en
Tabular o en Hoja de datos dependiendo del diseo que deseamos para el subformulario.
Ambos estilos de diseo ordenan los datos del subformulario en filas y columnas, pero un
diseo tabular se puede personalizar con ms facilidad. Se puede agregar color, grficos y otros
elementos de formato a un subformulario tabular, mientras que una hoja de datos es ms
compacta, como la vista de hoja de datos de una tabla. Una vez hecha la seleccin, hacemos
clic en Siguiente.

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En la pgina Qu estilo desea aplicar? del asistente, seleccionamos un estilo de formato para
el formulario. Si elegimos Tabular en la pgina anterior, el estilo de formato que elijamos
tambin se aplicar al subformulario. Una vez hecha la seleccin, hacemos clic en Siguiente.
Para nuestro caso utilizaremos la opcin flujo.

En la pgina final del asistente, escribimos los ttulos que deseamos para los formularios. Access
asigna nombres a los formularios segn los ttulos que escribamos, y etiqueta el subformulario
de acuerdo con los ttulos que escribamos para el subformulario.

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Tambin en esta pgina, especificamos si deseamos abrir el formulario en la vista Formulario

para que podaos ver o introducir informacin, o si deseamos abrir el formulario en la vista
Diseo para que podamos modificar su diseo. Una vez hecha la seleccin, hacemos clic en
Finalizar.
Access crea dos formularios: uno para el formulario principal que contiene el control de
subformulario y otro para el propio subformulario.
11. Modifique el diseo de la tabla ESTUDIANTES adicionando los siguientes campos: TelefEst y
RH_Est. En el campo RH_Est, utilice asistente para bsquedas. Escribiendo los valores, con una
columna y asigne a cada celda un grupo sanguneo.
12. Abra el formulario Datos de Estudiantes en Vista Diseo y agregue los nuevos campos, guarde y
cambie a Vista Formulario y adicione datos en dichos campos.
13. Cree una tabla llamada DOCENTE, con los siguientes campos (asigne clave principal):
CAMPO
CedDocente
NomDocente
ApeDocente
FecIngreso
ProfDocente
CodAsigna
TelDocente

TIPO
Texto
Texto
Texto
Fecha
Texto
Texto
texto

FIRMATO

corta

14. Relacione la tabla DOCENTE con la tabla ASIGNATURA.

15. Cree un formulario para esta tabla utilizando Asistente, agregando todos los campos de la tabla,
Distribucin: en columna, asignando un Autoformato y Ttulo Hoja de Vida de Docentes.
16. Ingrese datos al formulario hasta completar 10 registros, teniendo en cuenta que el campo
CodAsigna utilice los mismos datos creados en la tabla ASIGNATURAS.
17. Cargar el archivo a la plataforma LMS con el nombre del aprendiz y le agregan 5.3 al final

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