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 Recomendaciones para la elaboración de EE.

FF, Flujo de Caja y Presupuestos en Excel


Dr. CPC Francisco Villón Bustamante
fvillon@tecnologiadegestion.com

Recomendaciones para la elaboración de EE.FF, Flujo


de Caja y Presupuestos en Excel
1. Conceptos de Excel

 Como toda hoja electrónica, se basa en una matriz de celdas organizadas


en coordenadas (columnas y filas).
 Las celdas muestran datos formateados.
 O, resultados de fórmulas referenciadas a otras columnas.
 Hay direcciones absolutas y relativas.
COLUMNAS

FILAS

CELDA: H19

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2. Dirección Absoluta y Relativa

Dirección Relativa:
 B4: 500
 B5: 300
 B6: =SUMA(B4:B5)
 Si se mueve la celda B6 siempre seguirá sumando las dos celdas superiores.

Dirección Absoluta:
 B10: 500
 B11: 300
 B12: =SUMA($B$4:$B$5)
 Si se mueve celda B12 siempre seguirá sumando las celdas B10 y B11.

Nota: Aproveche los asistentes de Excel para formato, gráficos, funciones, son
muy buenos.

SE COPIO
FORMULA DE B6
SUMA CELDAS E4
Y E5

SE COPIO FORMULA
DE B6 SUMA CELDAS
B10 Y B11

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3. Concepto de Base de Datos

 Conjunto de registros que tienen la misma organización lógica.


 Nombre de Campo: denominación arbitraria del elemento lógico.
 Atributos: característica del campo.
NOMBRE DE LOS
CAMPOS, CADA
CAMPO ES UNA
COLUMNA

CADA FILA ES UN REGISTRO,


TIENE LA MISMA
ORGANIZACIÓN LOGICA QUE
TIENE OTRO REGISTRO

UN CONJUNTO DE
REGISTROS
FORMAN LA BASE
DE DATOS

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4. Generando Tablas Dinámicas

4.1. Usando el Menú Datos / Informe de tablas y gráficos dinámicos:

 Ponga el cursor en la primera celda de una hoja de cálculo con datos


ordenados como se mostró en “3. Concepto de Base de Datos”.
 Haga clic en el menú Datos / Informe de tablas y gráficos dinámicos, de la
parte superior del Excel.
 El asistente lo guiará paso a paso. Por defecto se pone en Lista de Base de
Datos de Microsoft Excel y en Tabla Dinámica.
 Haga clic en siguiente.

OPCION POR DEFECTO


EN “Lista de Base de
Datos de Microsoft Excel,
“ SIGNIFICA QUE LOS
DATOS ESTAN EN LA
HOJA DE CALCULO.

PRIMERA
CELDA DEL
AREA DE
DATOS

POR DEFECTO VA A GENERAR


CUADRO DE TABLA DINÁMICA

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4.2. Confirme los datos que va a usar:

 Si puso el cursor en la primera celda del área de datos, el asistente


automáticamente marcará toda el área de datos.
 Es importante que no deje líneas en blanco entre los registros, ni tenga
columnas en blanco entre los campos.
 El determinar el área de datos es como marcar el área a imprimir.

RANGO QUE EL ASISTENTE ESTA


TOMANDO COMO AREA DE DATOS.
VERIFÍQUELO DESPLAZÁNDOSE EN LA
HOJA. HAGA CLIC EN SIGUIENTE SI EL
AREA DE DATOS ES CORRECTA

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4.3. Escoja Hoja Nueva:

 Siempre escoja en Hoja Nueva, de lo contrario tratará de reemplazar la hoja del


área de datos, o poner la tabla en un costado.
 En una hoja nueva podrá formatear con libertad el reporte y deshacer la tabla
dinámica con la seguridad de no afectar los datos.
 Haga clic en finalizar.

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4.4. Construyendo el cuadro:

 Haga clic y arrastre los campos a filas y columnas como requiera clasificar el
reporte.
 Puede poner varias filas para clasificar los datos, pero tenga en cuenta la
jerarquía lógica de la clasificación, por ejemplo: primero el año, luego, el mes.
Excel genera automáticamente combo box desplegables para que escoja el
dato.
 En el centro debe poner el dato a ser tabulado, generalmente numérico.

COLUMNAS PARA
CLASIFICACION

FILAS PARA
CLASIFICACION

HAGA CLIC SOBRE ESTE TABLERO


PARA ARRASTRAR LOS CAMPOS Y
USARLOS PARA CLASIFICAR EN AQUÍ ARRASTRE UN
FILAS O COLUMNAS CAMPO NUMERO, POR
EJEMPLO MONTO U.S.$

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4.5. Reporte final:

 En nuestro ejemplo, para obtener un reporte de los importes comprados por


materia prima, clasificados por año, mes y linea hacemos lo siguiente:
a) Para nuestro ejemplo estamos clasificando un registro de compras que
tiene los siguientes campos:
 ANNO: año al que corresponde el registro
 COMP_ID: Nro. O/C
 IT: Item
 FECHA: Fecha de la O/C
 DESCRIPCION_CORTA: Nombre del Proveedor
 ESTADO: Estado
 MONEDA_ID: Moneda
 PRODUCTO_ID: Código de la Materia Prima
 PRODUCTO: Nombre de la Materia Prima
 CANTIDAD: Cantidad de la Materia Prima
 PRECIO: Precio Unitario de la Materia Prima
 IMPORTE_ME: Monto total en US$
 LINEA: Línea de la Materia Prima
 MES: Mes de la O/C
b) Arrastramos año a la celda A1, la primera posición para clasificar el
cuadro.
c) Arrastramos línea a la celda A2. Nótese que este orden sigue una
clasificación lógica

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AQUÍ SE ESTA ARRASTRANDO EL CAMPO LOS CAMPOS PARA CLASIFICACIÓN


LÍNEA, AL HACER EL ARRASTRE, SE SE PONEN EN ORDEN JERARQUICO
GENERA ESTA LINEA DONDE VA A UNO DEBAJO DE OTRO EN ESTA
APARECER EL CAMPO. PARA COMPLETAR AREA. AUTOMÁTICAMENTE
LA OPERACIÓN SUELTE EL BOTON APARECERA UN COMBO BOX
IZQUIERDO DEL MOUSE.

PARA ARRASTRAR UN CAMPO HAGA CLIC


SOBRE EL NOMBRE DEL CAMPO, Y CON
EL BOTON IZQUIERDO DEL MOUSE
APRETADO LLEVE EL PROMPT DEL
MOUSE A DONDE QUIERE QUE
APAREZCA EL CAMPO EN EL REPORTE,
LUEGO SUELTE EL BOTON IZQUIERDO.

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d) Arrastre el campo producto al área de campos de fila.


e) Arrastre el campo producto al área de campos de columna.
f) Arrastre el campo importe_me al área de coloque datos aquí.
g) Puede poner más de un campo en el área de filas y de columnas
siguiendo un orden lógico, por ejemplo: proveedor, producto, etc.

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h) Los datos, se pueden contar, promediar, etc.


i) Puede que excel, interprete que usted quiere solo contar las datos y no
sumar el campo importe_me .
j) Para corregir esto, ponga el prompt del mouse sobre el área de datos y
haga clic con el botón derecho, aparecerá un menú de propiedades.
k) Haga clic sobre la opción suma y aparece el dato como lo queremos.
l) Este menú de contexto, nos permite formatear el campo a dos
decimales, hacer operaciones sobre el campo, quitar subtotales, etc.

HAGA CLIC CON EL BOTON DERECHO DEL


MOUSE SOBRE ESTA AREA PARA QUE
HAGA CLIC AQUÍ PARA
APAREZCA LAS OPCIONES DE
QUE EXCEL MUESTRE LA
CONFIGURACIÓN DE CAMPO
SUMA DEL CAMPO
IMPORTE_ME

EXPLORE LAS OTRAS


OPCIONES DE
CONFIGURACIÓN DEL CAMPO

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m) Use los combo box para filtrar información si es necesaria.


n) Automáticamente excel hace las sumas verticales, horizontales y sub-
totales.
o) Si necesita saber como excel agrupo una cifra, haga doble clic sobre el
dato, excel automáticamente creara una nueva hoja mostrando los
registros que dieron lugar al dato que esta mostrando.

UN CLIC AQUÍ DESPLIEGA LAS


OPCIONES DE CLASIFICACION

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5. Consejos sobre Tablas Dinámicas:

 Haga en papel un esquema del reporte que desee obtener.


 Acomode sus datos en una base de datos en excel que permita generar el
reporte con facilidad, incorporando campos que permitan la clasificación por
mes, año, vendedor, etc.
 Los datos pueden ser llevados a excel desde cualquier otra aplicación, access,
sql, oracle, etc. En estos casos pida al personal de sistemas que genere la base
de datos en excel con los campos que Ud. Solicita, haga el reporte Ud. mismo,
es una forma práctica de verificar que no haya errores de cálculo en los
sistemas de la empresa.

6. Ejemplo de Flujo de Caja con Tablas Dinámicas:

 Se utiliza una base de datos con los siguientes campos:


o FECHA_DIG: Fecha de digitación del registro.
o GRUPO: Ingresos / Egresos.
o CONCEPTO: Agrupa las operaciones, por Ventas, Planillas, etc.
o DESCRIPCIÓN: Glosa del registro.
o MONTO US$: Los ingresos en positivo, los egresos en negativo.
o VCTO.: Fecha de vencimiento o de cobro.
o SEMANA: Semana para la que se clasifica el movimiento.
o PENDIENTE: S/N Permite separar lo pendiente.
o FCH_PAGADO: Fecha de pago, se usa para control.

 Esta es una muestra de los registros:

FECHA_DIG GRUPO CONCEPTO DESCRIPCION MONTO US$ VCTO. SEMANA PENDIENTE FCH_PAGADO
01/07/2003INGRESOS LETRAS X COBR EMP.XXXX 6594.19 29/08/200325/07 S
01/07/2003EGRESOS CHQ. DIFERIDOS TUXXX -4224.40 10/08/200308/08 S
01/07/2003EGRESOS CHQ. DIFERIDOS RAXXX -9440.00 05/08/200308/08 S
01/07/2003EGRESOS LETRAS X PAGAR CLAUXXXX -266.79 03/08/200301/08 S
01/07/2003EGRESOS CHQ. DIFERIDOS CXXX -1073.05 01/08/200301/08 S
01/07/2003Ingresos FACT. POR COBRAROXIGENO XXXX 2500.00 01/08/200301/08 S

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BARRA DE TABLAS DINAMICAS, SE


MIENTRAS TENGA EL PROMPT ARRASTRAN A ESTA POSICIÓN PARA
DENTRO DEL CUADRO DE TABLAS TRABAJAR MEJOR

BOTÓN PARA
ACTUALIZAR LOS BOTÓN QUE HACE APARECER EL CUADRO
DATOS CLASIFICADOR DE CAMPOS. SI DESAPARECE
VAYA POR EL MENU DATOS / INFORME DE
TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS

CONSULTAS:

Dr. CPC Francisco Villón Bustamante


Teléfono (511) 265-4629, 99-966-8601
fvillon@tecnologiadegestion.com
www. tecnologiadegestion.com

Lima, 09 de Febrero del 2010.

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