CARACTERIZACIN DE PROCESOS

OPCR004
Versin: 0
Fecha de creacin:
Fecha de aprobacin:

15/10/2014
04/11/2014

Nivel: Clave
Proceso: Gestin Comercial
Subproceso: No requerido

Autoridad del proceso/subproceso: Gerente Comercial

Definicin de la autoridad: Orientar la gestin comercial con miras de generar valor en la organizacin, facilitando estrategias para acaparar y retener
clientes.

ENTRADA
Elemento

Directrices

Proceso/Subproceso

Portafolio de Servicios

TRANSFORMACIN

CONTROL OPERACIONAL

Actividad

Responsable

Determinar condiciones para la

prestacin del servicio

Coordinador de
Operaciones Martimas

Variable

Mecanismo

Externo

Pricing

Establecer
Comercial

la

Estrategia

Gerente Comercial

Movimiento en
exportacin
Agente de carga

importacin

Elemento

Gestin Comercial

H Realizar visita al cliente

Gerente Comercial /
Ejecutivo Comercial

OPCR004 Labor Comercial

ESFT001 Evaluacin de riesgos

Portafolio de Servicios

Identificacin
de
clientes
Analisis de las estadisticas de la
potenciales reales por trafico,
base de datos para estudio de
industria, volumen o tipo de
mercado
servicio

Proceso/Subproceso

Programacin de visitas

Cliente (externo)

Cliente Externo

Seguimiento a clientes

Asignacin de clientes

Programacin de Visitas

SALIDA

Gestin estratgica

Convenio de alianzas comerciales Gestin de alianzas

Normatividad

P
H
V
A

Estudiar la industria, tipo de Reporte de visitas Software CRM

servicio y tipo de carga que
moviliza el cliente
Formato OPFT010 Registro de
Visita al Cliente
Realizar la Presentacin de los
servicios de la organizacin
Procedimiento
OPPD001
Labor
Comercial
Realizar una precotizacin de los
servicios que se le pueden prestar Tarifarios actualizados por el area
al cliente
de Pricing

Formato OPFT010 Registro

de Visita al Cliente
Cliente Externo
Reporte de visita Software
CRM

Financiero

Solicitud de Cotizacin

Identificar los servicios solicitados

por el cliente
Establecer los costos que se
pueden generar en la opoeracion
Verificar que las
encuentren vigentes
Reporte de Visita
Gestin Comercial
Solicitud Cotizacin

Realizacin
comercial

de

propuesta

Gerente Comercial /
Ejecutivo Comercial

tarifas

se

Procedimiento OPPD002 Gestin de

Tarifas

Identificar
las
fechas
de
Procedimiento
disponibilidad para la prestacin
Comecial
del servicio
Establecer
los
terminos
y
condiciones para ala prestacin
del servicio

OPPD001

Labor

Formato OPFT011
Cotizacion

Cliente (externo)

OPFT002 Circular 170 Conocimiento del cliente

Financiera

Formato OPFT011 Cotizacion

Informar las polticas de pago de

la organizacin con efectos de
liberacin
Procedimiento APPD008 Estudio de
Clientes
Formato OPFT009 Aviso privacidad
y solicitud para el tratamiento de
datos de personales

Aceptacin de propuesta
comercial

Cliente (externo)

H Estudio de Clientes

Gerente Financiera

Realizar
el
analisis
de
los
documentos entregados por el OPFT002
Circular
cliente
Conocimiento del cliente

170

Realiza el estudio de credito del Documentos a solicitar cliente:

cliente
*Camara de Comercio
*RUT
*Fotocopia
de
C.C.
*Representante Legal
*Estados Financieros
*Referencias Comerciales
*Referencias Bancarias

Todo documento impreso no garantiza su actualizacin y control

Aprobacin del cliente

del

Datos completos del cliente

Estudio de Cliente

Mail de Tarifas enviado por Pricing

Condiciones de Negociacion

Cierre de Negocio

Financiero

H Generar RO

Ejecutivo Comercial
Tarifa de Venta

Software Navesoft, Modulo NVOCC, RO

Creacin RO

Operaciones

Condiciones de negociacin
Instrucciones de Embarque

Cierre de Negocios
Gestin Comercial

V Analisis de Gestion comercial

Profit Generados

Acciones
Correctivas

Preventivas

Director Ejecutivo /
Gerente Comercial

y Gestin Integral

ESFT007 Informe de auditora

Formato ESFT020
Indicadores

Gestin

de

A Mejora Continua

Gerente Comercial

Nmero de visitas realizadas

Cotizaciones realizadas
RO Generados
Valor del Profit aproximado
Tipo de Clientes
Carga Movilizada
Clientes Nuevos
Clientes Antiguos
Presupuesto del mes siguiente

Presentacin del Comit Comercial

Formato ESFT020
Indicadores

Gestin

Identificacin de oportunidades de
mejora
Control de Oportunidades de
Mejora
Acciones Preventivas
Acciones Correctivas
No Conformidades
ESFT001_Evaluacin_de_Riesgos
Quejas y reclamos de los clientes
Resultados de la Encuesta de
Satisfaccin

Todo documento impreso no garantiza su actualizacin y control

Formato ESFT020 Gestin de

Indicadores

de Formato ESFT020 Gestin

de Indicadores

Formato APFT002 Acta

Revisin por la Direccin

Gestin Gerencial

Gestin Gerencial
Gestin Integrado