Manual de Gestin

del Conocimiento
Programa Ciudad E
Unidad de Arquitectura Empresarial

Comfama
2010

CONTENIDO
Pg.
OBJETIVO

ALCANCE

JUSTIFICACIN

ANTECEDENTES MODELO CIUDAD E

11

EL EMPRENDIMIENTO

12

LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO

13
Proceso de la Gestin del Conocimiento
Principios de la Gestin del Conocimiento
Factores crticos de xito para implementar un sistema de Gestin del Conocimiento
METODOLOGA

17

PLANEACIN

18

DIAGNSTICO
Inventario de conocimientos
Sensibilizacin
Herramientas
Formacin
Herramientas
Preincubacin
Herramientas
Incubacin
Herramientas

20

DISEO
Catlogo de herramientas de la Gestin del Conocimiento para cerrar brechas de
conocimiento
Biblioteca de Conocimiento
Pginas Amarillas
Preguntas Frecuentes

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Reseas Histricas
Lecciones Aprendidas
Mejores Prcticas
DESARROLLO
Biblioteca de Conocimiento
Pginas Amarillas
Preguntas Frecuentes
Reseas Histricas
Lecciones Aprendidas
Mejores Prcticas

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IMPLEMENTACIN

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EVALUACIN
Sensibilizacin
Indicadores
Formacin
Indicadores
Preincubacin
Indicadores
Incubacin
Indicadores

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BIBLIOGRAFA

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LISTA DE ILUSTRACIONES
Pg.
Ilustracin 1. Proceso del emprendedor
Ilustracin 2. Ecosistema de emprendimiento en Medelln
Ilustracin 3. Beneficios de poseer un modelo de Gestin del Conocimiento
Ilustracin 4. Conversin del conocimiento
Ilustracin 5. Proceso de la Gestin del Conocimiento
Ilustracin 6. Principios de la Gestin del Conocimiento
Ilustracin 7. Factores crticos de xito
Ilustracin 8. Metodologa para la gestin del cambio
Ilustracin 9. Planeacin
Ilustracin 10. Flujograma de planeacin
Ilustracin 11. Pautas para seleccionar los procesos
Ilustracin 12. Diagnstico
Ilustracin 13. Identificacin de brechas
Ilustracin 14. Flujograma de diagnstico
Ilustracin 15. Porcentaje de conocimientos en la cadena de valor
Ilustracin 16. Ciclo PHVA
Ilustracin 17. Pasos para diligenciar el PHVA
Ilustracin 18. Etapa de sensibilizacin
Ilustracin 19. Etapa de formacin
Ilustracin 20. Etapa de preincubacin
Ilustracin 21. Etapa de incubacin
Ilustracin 22. Diseo
Ilustracin 23. rbol de diseo
Ilustracin 24. Identificacin de herramientas para el cierre de brechas
Ilustracin 25. Bibliotecas de conocimiento OpenKM
Ilustracin 26. Pginas amarillas BID
Ilustracin 27. Preguntas frecuentes
Ilustracin 28. Reseas histricas electronicportfolios.org
Ilustracin 29. Lecciones aprendidas
Ilustracin 30. Mejores prcticas BID
Ilustracin 31. Desarrollo
Ilustracin 32. Diseo de un modelo de Gestin del Conocimiento
Ilustracin 33. Herramientas Ciudad E
Ilustracin 34. Flujo para la implementacin de las bibliotecas de conocimientos
Ilustracin 35. Ejemplo bibliotecas de conocimiento Ciudad E
Ilustracin 36. Flujo para la implementacin de las pginas amarillas

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Ilustracin 37. Ejemplo pginas amarillas Ciudad E

Ilustracin 38. Flujo para la implementacin de las preguntas frecuentes
Ilustracin 39. Ejemplo preguntas frecuentes Ciudad E
Ilustracin 40. Flujo para la implementacin de las reseas histricas
Ilustracin 41. Ejemplo reseas histricas Ciudad E
Ilustracin 42. Flujo para la implementacin de las lecciones aprendidas
Ilustracin 43. Ejemplo lecciones aprendidas Ciudad E
Ilustracin 44. Flujo para la implementacin de mejores prcticas
Ilustracin 45. Ejemplo mejores prcticas Ciudad E
Ilustracin 46. Implementacin
Ilustracin 47. Flujograma de la implementacin
Ilustracin 48. Pasos para minimizar los fracasos
Ilustracin 49. Evaluacin
Ilustracin 50. Flujograma de evaluacin y seguimiento

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OBJETIVO
El objetivo del presente manual es establecer y comunicar la estructura de la
composicin del sistema de emprendimiento, el cual es apoyado por el modelo de la
Gestin del Conocimiento y a su vez el objetivo es proponer algunas herramientas a
implementar para cerrar brechas existentes en el sistema.

ALCANCE
Este manual describe los elementos y la estructura del sistema de emprendimiento de
Ciudad E.
Adems el manual pretende dar a conocer algunas herramientas necesarias para
gestionar el conocimiento del sistema, con el fin de cerrar las brechas existentes.
Finalmente se describen a manera de ejemplo algunas herramientas que propone
Ciudad E, sin embargo su aplicacin y desarrollo puede ser particular para cualquier
otra unidad de emprendimiento.
Este manual contempla un desarrollo para las etapas de sensibilizacin, formacin,
Preincubacin e incubacin, como se ve en la Ilustracin 1, el proceso del
emprendedor.
Ilustracin 1. Proceso del emprendedor

JUSTIFICACIN
No se discute que en la actualidad el desarrollo del conocimiento propio es
indispensable para que una organizacin pueda competir efectivamente en medio de
un entorno cargado de nuevos retos y de informacin dispersa. La globalizacin de los
mercados, la continua evolucin tecnolgica y la tendencia desreguladora estn
cambiando de manera fundamental la estructura competitiva de los mercados.
En el nuevo contexto, las fuentes tradicionales de ventaja competitiva de las empresas
(activos fsicos, financieros, acceso privilegiado a materias primas o a segmentos de
mercado protegidos, e incluso a tecnologa) no son ya suficientes porque todos ellos
tienden a estar ms a disposicin general del pblico, en igualdad de condiciones, a
bajos precios y en mercados abiertos (Andreu & Sieber, 1999).
Medelln, por su parte, viene desde hace algunos aos fortaleciendo el
emprendimiento empresarial con objetivo de consolidar una nueva clase empresarial
que rompa con la hegemona de la violencia y la prdida de valores que queda como
secuela de los aos del narcotrfico.
El propsito conjunto de varias instituciones y del sector pblico ha sido darle un
sentido especial al emprendimiento innovador y sostenible, el cual ayude a mejorar
las estadsticas de empleo, de productividad y de competitividad de la regin. Con este
sentido nacen iniciativas como Ciudad E; un programa que integra instituciones
pblicas, instituciones privadas e instituciones de educacin superior en torno a la
necesidad de promover y acompaar a los potenciales emprendedores que surgen de
las universidades. Sin embargo, las relaciones entre estas instituciones necesitan ser
fortalecidas para hablar de una real integracin.
Existe, por ejemplo, una clara diferencia en el nivel de experiencia y conocimiento
entre los coordinadores de los centros de emprendimiento de las universidades y los
docentes de los programas de emprendimiento de las mismas. Adems, se presentan
asimetras en el estado del programa de emprendimiento entre las universidades; y
peor an, todava no existe un sistema real de emprendimiento, pues se presentan
esfuerzos aislados por parte de diferentes actores.

Ilustracin 2. Ecosistema de emprendimiento en Medelln

Como consecuencia, aparece la premura de gestionar la informacin que pueda surgir

en una red como sta, cobrando vital importancia el tema del conocimiento, como
insumo y producto central de la interaccin de las instituciones y los emprendedores.
Slo a travs de una estrategia de Gestin del Conocimiento puede lograrse una
homologacin de conceptos, de esfuerzos y de objetivos para un programa como
Ciudad E.
Adems de los beneficios de poseer un modelo de Gestin del Conocimiento en el
sistema de emprendimiento se puede ver en la Ilustracin 3.
Ilustracin 3. Beneficios de poseer un modelo de Gestin del Conocimiento

10

ANTECEDENTES MODELO CIUDAD E

En el ao 2009 Comfama y la Alcalda de Medelln contrataron un estudio el cual se
titul Diagnstico organizacional de las Unidades de Emprendimiento adscritas a
Instituciones de Educacin Superior del Valle de Aburra (Escobar, Jhon Fredy et al.,
2009), realizado por la Corporacin Incubadora de Empresas de Base Tecnolgica del
Oriente Antioqueo, GENESIS, en compaa del SENA por medio de Tecnoparque nodo
Rionegro, proyecto asesorado por el consultor internacional Doctor Eduardo Ochoa
Negrete, por la asesora en Sistemas de Informacin Geogrfico la Doctora Mnica
Zuleta, y liderado por el consultor y Magster Jhon Fredy Escobar, proyecto que tuvo
como objetivo Diagnosticar el estado de madurez organizacional y de la
implementacin del ciclo de emprendimiento de las Unidades de Emprendimiento
adscritas a Instituciones de Educacin Superior (IES) del Valle de Aburr, logrando
caracterizar el estado y el grado de madurez organizacional del ciclo de
emprendimiento.
Para este ejercicio se realiz un estudio de vigilancia tecnolgica, Modelos de
Emprendimiento Nacionales Vs Internacionales (GENESIS, 2009), cuyo objetivo fue
identificar modelos de emprendimiento en otros pases.
Una de las conclusiones ms importantes del estudio de vigilancia tecnolgica fue el
modelo de emprendimiento seleccionado:
A nivel internacional el modelo de emprendimiento y la creacin de empresas
estn sujetas al mismo modelo estructural, o cadena de Valor que se tiene a
nivel nacional. Este comprende bsicamente cuatro fases o eslabones en su
proceso: sensibilizacin, preincubacin, incubacin, post incubacin
formacin (GENESIS, 2009).
Posteriormente se realiz un diagnstico que evalo el ciclo del emprendedor en sus
diferentes etapas: sensibilizacin, preincubacin, incubacin, post incubacin y
aceleracin, adems se realiz una evaluacin del grado de madurez de los procesos
por medio de un instrumento el cual contempla la caracterizacin de cada una de
estas etapas.

11

EL EMPRENDIMIENTO
En el ao 1803, el economista francs Jean Baptista Say dio a conocer la primera
diferenciacin entre los trminos empresario y capitalista (Varela, 2001), sin embargo
en 1934 Joseph Schumpeter afirm que la funcin del empresario es cambiar el
esquema de produccin usando una tecnologa no tratada para elaborar un nuevo
bien, o con la finalidad de producir un producto viejo en una nueva forma, o abriendo
una nueva fuente de oferta de materiales, o un nuevo punto de venta o reorganizando
una industria (Schumpeter, 1934), en 1986 (Drucker, 1986) se comienza a hablar del
empresario innovador y en 1990 el trmino emprendedor se empieza a posicionar
(Timmons & Stephen, 1999).
Por ltimo en 1999 el Global Entrepeneurship Monitor defini al emprendedor como:
persona o grupo de persona capaces de percibir la oportunidad y de tomar los
riesgos existentes para abrir nuevos mercados, disear nuevos productos y
desarrollar procesos innovativos (Reynolds, Hay, & Camp, 1999).
En la dcada de los 90 se inici una modificacin en la historia de la educacin
planteando el tema de Emprendimiento Empresarial en todas las Instituciones
Educativas (Universidades, Colegios) (Fandio & Bolivar, 2008).
En Colombia, el emprendimiento empresarial ha logrado una gran acogida rompiendo
paradigmas y aumentando el nmero de conferencias, de programas de fomento
empresarial y de congresos relacionados con el tema.
El gobierno colombiano, en los ltimos tiempos ha establecido una serie de polticas
cuya finalidad es apoyar la creacin de empresas, algunas de estas polticas son: Ley
1040 de 2006 (El Congreso de Colombia, 2006), Fondo emprender (SENA, 2010),
Decreto 934 de 2003 (Ministerio de cultura, 2003), la Ley 344de 1996 (El Congreso de
Colombia, 1996), la ley 905 de 2000 (El Congreso de Colombia, 2000), la ley 905 de
2004 (El Congreso de Colombia, 2004), entre otras iniciativas que impulsan el
emprendimiento.

12

LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO

Una definicin comnmente aceptada la dan los profesores Thomas H. Davenport y
Larry Prusak "Conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, informacin y
saber hacer que sirve como marco para la incorporacin de nuevas experiencias e
informacin, y es til para la accin" (Davenport & Prusak, 1998).
En las organizaciones o equipos de trabajo, el conocimiento se constituye como un
pilar fundamental, pues es un activo crucial para el correcto desempeo de los
procesos. A travs del conocimiento es posible crear valor agregado y generar
ventajas competitivas para el producto o servicio.
Segn los profesores Probst, Steffen y Romhardt (2000) el conocimiento es
importante para las organizaciones debido a que orientan el desarrollo, permitiendo
la generacin de nuevas habilidades, productos, ideas y procesos, e igualmente,
potencializan a la organizacin para producir capacidades an no difundidas entre las
personas. Consecuentemente, dicho planteamiento lleva a afirmar que el valor del
conocimiento depende en gran medida de su utilidad y funcionalidad para el
desarrollo de las actividades organizacionales
Como lo propone Pea Vendrell (2001), basado en Nonaka & Takeuchi (1995) el
conocimiento tiene dos dimensiones: tcito y explcito. Ambos son complementarios y
se produce entre ellos una retroalimentacin continua. Segn este enfoque, un
conocimiento posibilita la existencia del otro y por lo tanto se constituyen en un ciclo.
Continuando con Nonaka & Takeuchi (1995) el conocimiento tcito no se encuentra
embebido en ningn medio informtico o documental, por lo que se vuelve un
conocimiento prctico, experiencial y reflexivo, es vivencial, interno, involucra valores
y principios, experiencias y actitudes. Es un conocimiento que surge de la experiencia
humana, los procesos de dilogo, el compartir de historias y la reflexin. Estos
conocimientos se encuentran incorporados exclusivamente en personas y su proceso
de transmisin debe ser entre individuos, bien sea por procesos de comunicacin o de
observacin.
El conocimiento explicito es aquel que puede estar parcial o totalmente registrado en
diferentes medios documentales. El conocimiento explcito es referencial, externo,
fcilmente replicable, reproducible y entregable, y se soporta en libros, enciclopedias,
bases de datos, documentos, hojas de clculo, formularios, discos compactos, software,
entre otros. No son conocimientos que necesariamente tienen que estar incorporados
13

en las personas, ms bien son potenciadores de generacin de conocimiento tcito

que apoye la prctica (Nonaka & Takeuchi, 1995).
Ilustracin 4. Conversin del conocimiento

Fuente: Nonaka & Takeuchi, 1995.

A continuacin se presentan los principios de la Gestin del Conocimiento propuestos

por el profesor Thomas H. Davenport (Davenport & Prusak, 1998), de la Universidad
de Texas.

Proceso de la Gestin del Conocimiento

El proceso de la Gestin del Conocimiento se puede observar en la Ilustracin 5, la
cual enuncia cada uno de los pasos de los que se compone una unidad de Gestin del
Conocimiento.
Ilustracin 5. Proceso de la Gestin del Conocimiento

14

Principios de la Gestin del Conocimiento

Adems de existir un proceso para realizar la Gestin del Conocimiento, se hace
necesario aplicar algunos principios bsicos para que esta pueda ser implementada,
elementos tan esenciales como la inversin para su montaje hasta reconocer que la
Gestin del Conocimiento nunca termina, los principios se pueden observar en la
Ilustracin 6.
Ilustracin 6. Principios de la Gestin del Conocimiento

Factores crticos de xito para implementar un sistema de Gestin del

Conocimiento
Luego de integrar los procesos y principios de la Gestin del Conocimiento, existen
algunas recomendaciones y mejores prcticas para implementar el presente modelo,

15

estas recomendaciones se pueden observar en la Ilustracin 7, Factores crticos de

xito.
Ilustracin 7. Factores crticos de xito

16

METODOLOGA
Para la realizacin de un modelo de Gestin del Conocimiento aplicado a las unidades
de emprendimiento de Ciudad E, se realiz un proceso que contempl las actividades
de: planeacin, diagnstico, diseo, desarrollo, implementacin y finalmente la
evaluacin y seguimiento de los procesos y conocimientos que involucra la Gestin del
Conocimiento en las Unidades de emprendimiento, esta ciclo se puede observar en la
Ilustracin 8.
Ilustracin 8. Metodologa para la gestin del cambio

17

PLANEACIN
La etapa inicial para realizar una unidad de Gestin del Conocimiento en el sistema de
emprendimiento de Ciudad E, consisti en realizar una planeacin detallada sobre las
actividades, los procesos, el alcance y la identificacin de actores involucrados, como
lo son las instituciones de educacin superior, el gobierno y otras entidades.
Posteriormente se realiz un cronograma y un listado de responsabilidades que
pretendan lograr la implementacin de algunas herramientas de Gestin del
Conocimiento, para la gestin de los conocimientos claves del sistema.
Ilustracin 9. Planeacin

Posteriormente de identificar los elementos de los que puede componer la planeacin

del sistema, se desarrollaron algunos pasos para planear correctamente el sistema,
estos pasos se pueden observar en la Ilustracin 10, Flujo de planeacin.

18

Ilustracin 10. Flujograma de planeacin

Instituciones de
Educacin Superior

Las siguientes pautas son algunas que se pueden considerar para elegir los procesos,
sin embargo pueden tenerse en cuenta otros criterios que se definan en el modelo,
como lo sera el impacto del proceso en la estrategia, entre otras.
Ilustracin 11. Pautas para seleccionar los procesos

19

DIAGNSTICO
Para ejecutar un diagnstico en las unidades de emprendimiento, el programa Ciudad
E realiz las siguientes actividades: Identificacin de conocimientos, diagnstico de
conocimientos e identificacin de brechas.
Ilustracin 12. Diagnstico

Este diagnstico permiti conocer el estado actual del sistema de emprendimiento y

adems reconocer las brechas que se deben cerrar en el sistema, por medio de las
herramientas para gestionar los conocimientos asociados a la cadena de valor
seleccionada. Estos conocimientos se describen detalladamente en el diseo del
modelo de emprendimiento.
Ilustracin 13. Identificacin de brechas

20

Para la identificacin de las brechas, fue necesario realizar una planeacin de las
actividades asociadas a esta tarea, al igual realizar entrevistas, puestas en comn,
entre otros, para validar finalmente los conocimientos asociados al modelo de Gestin
del Conocimiento, en la ilustracin 14 se pueden ver algunas actividades para
identificar las brechas.
Ilustracin 14. Flujograma de diagnstico

21

Inventario de conocimientos
El sistema de emprendimiento para la identificacin de las brechas, seleccion 71
conocimientos claves en cada una de las etapas de la cadena de valor que compone el
sistema, Sensibilizar, Formar, Preincubar e Incubar.
As mismo se identifican los porcentajes de conocimientos asociados a la cadena de
valor: el 24% de los conocimientos hacen referencia a la Sensibilizacin, mientras que
el 18% pertenece a la Formacin, el 28% de los conocimientos hacen parte de la
Preincubacin y el 30% restante se ubica en la etapa de Incubacin.
En la Ilustracin 14, se puede observar que la etapa con mayor participacin de
conocimientos es la de Incubacin, seguida de la etapa de Preincubacin.
Ilustracin 15. Porcentaje de conocimientos en la cadena de valor

El ciclo de Planear, Hacer, Verificar y Actuar - PHVA, consiste en un sistema de calidad

que da apoyo a cualquier sistema, entre estos el sistema de emprendimiento de
Ciudad E.
La descripcin de las etapas se puede ver en la ilustracin 16, donde se habla del ciclo
PHVA.
Ilustracin 16. Ciclo PHVA

22

Para diligenciar la matriz PHVA de manera efectiva, Ciudad E sugiere unos pasos los
cuales se pueden ver en la siguiente Ilustracin, estos pretenden caracterizar cada uno
de los conocimiento de la cadena de valor en cada una de las etapas del ciclo de PHVA,
en esta caracterizacin se pretende adems identificar la descripcin de la brecha y la
herramienta de Gestin del Conocimiento aplicable para las soluciones.
Ilustracin 17. Pasos para diligenciar el PHVA

23

A continuacin se har mencin a los conocimientos que hacen parte de la Cadena de

valor en cada una de las etapas.

Sensibilizacin
Los macro conocimientos respectivos a la etapa de sensibilizacin son:
Planear la movilizacin social de pblicos a travs de una programacin
secuencial y acumulativa de la gestin comunicativa.
Conceptualizar objetivos, significados y estrategias de ruta sensibilizadora.
Reconocer recursos y capacidades institucionales y del sistema para ser
aprovechados y articulados a la ejecucin de campaas sensibilizadoras.
Gerenciar programas de sensibilizacin permitiendo la articulacin con el
sistema, la creatividad y el aprendizaje de las experiencias logradas.

24

 Documentar programas y resultados de sensibilizacin que permitan su

socializacin, evaluacin, transferencia y replicacin, en otros contextos.
Generar indicadores de impacto y cobertura para la evaluacin secuencial y
acumulativa de los programas sensibilizadores.
Ilustracin 18. Etapa de sensibilizacin

Herramientas
Las herramientas que implementa la etapa de sensibilizacin son:

25

Pginas amarillas
Lecciones aprendidas
Biblioteca de conocimiento
Mejores prcticas
Lecciones aprendidas.

Formacin
En la etapa de formacin se identificaron 4 grandes conocimientos que requiere el
sistema.
Implementar programas curriculares coherentes y pertinentes a las polticas
establecidas para el sistema de emprendimiento por los actores de este.
Establecer polticas de formacin para el emprendimiento: criterios y
lineamientos de ingreso, promocin y permanencia, recurso humano, relaciones
institucionales, procesos y procedimientos operativos.
Promover y consolidar comunidades profesionales de formadores para el
emprendimiento que activen la renovacin de las estrategias de enseanzaaprendizaje, la actualizacin de contenidos y recursos y genere una prctica
permanente de construccin colectiva.
Documentar experiencias y procesos que permitan su socializacin, evaluacin,
transferencia y replicacin en el sistema o por fuera de ste.
Ilustracin 19. Etapa de formacin

26

Herramientas
Las herramientas que implementa la etapa de formacin son:

Bibliotecas del conocimiento

Mejores prcticas
Lecciones aprendidas
Resea histrica

Preincubacin
Establecer polticas claras y coherentes para la preincubacin de proyectos,
promoviendo su pertinente implementacin segn contexto: criterios,
lineamientos, rutas crticas, tiempos de acompaamiento, recursos y dems.
Gerenciar estrategias para la preincubacin de proyectos, en las reas de gestin,
administracin, control y articulacin con los actores del sistema de
27

emprendimiento, promoviendo la optimizacin de recursos y la implementacin

de prcticas eficientes.
Disear recursos y estrategias para la implementacin de polticas de ingreso,
promocin y permanencia de proyectos en el sistema, soportados en criterios de
evaluacin, control, sistematizacin y trazabilidad.
Documentar estrategias, experiencias y resultados obtenidos en los procesos de
preincubacin, que permitan su socializacin, evaluacin, transferencia y
replicacin en otros contextos.
Generar indicadores de impacto y cobertura para la evaluacin secuencial y
acumulativa de los programas de Preincubacin.
Ilustracin 20. Etapa de preincubacin

Herramientas
Las herramientas que implementa la etapa de preincubacin son:
28

Biblioteca de conocimiento
Resea histrica
Pginas amarillas
Mejores prcticas
Lecciones aprendidas

Incubacin
Los indicadores detallados para etapa de incubacin no se encuentran desagregados
al igual que en las etapas anteriores, debido a que el Diagnstico organizacional de
las Unidades de Emprendimiento adscritas a Instituciones de Educacin Superior del
Valle de Aburra (Escobar, 2009), dio como resultado la inexistencia de brechas
significativas en el sistema. Sin embargo el sistema de emprendimiento ha
demostrado tener brechas de capacidades en la etapa de incubacin, es decir los
espacios reales para emprendedores son escasos y el impacto generado por las
incubaciones no ha creado crecimiento econmico ni social real para la regin.
Ilustracin 21. Etapa de incubacin

29

Herramientas
Las herramientas que implementa la etapa de incubacin son:
Mejores prcticas
Lecciones aprendidas
Bibliotecas del conocimiento

30

DISEO
Las herramientas de la Gestin del Conocimiento estn constituidas por todos los
instrumentos o mecanismos que pueden utilizarse para cerrar las brechas de los
conocimientos, es decir, para asegurar un mayor nivel de difusin, de habilidad o de
codificacin de un conocimiento particular.
Ilustracin 22. Diseo

Para realizar el diseo del modelo de emprendimiento, se identificaron algunas de las

herramientas de la Gestin del Conocimiento para cerrar las brechas identificadas, las
cuales sern desarrolladas posteriormente en aplicaciones colaborativas, con el fin de
que el conocimiento fluya y el aprendizaje sea difundido.
Ilustracin 23. rbol de diseo

31

Catlogo de herramientas de la Gestin del Conocimiento para cerrar

brechas de conocimiento
Para la seleccin de herramientas de la Gestin del Conocimiento que buscan cerrar
las brechas es necesario, conocer los mecanismos y su funcionamiento, ya que cada
una se puede aplicar simultneamente para el cierre de diferentes brechas, en la
Ilustracin Identificacin de herramientas para el cierre de brechas, se pueden
observar las herramientas seleccionadas por Ciudad E que pretenden Gestionar el
Conocimiento.
Ilustracin 24. Identificacin de herramientas para el cierre de brechas

32

A continuacin se presentarn una breve introduccin de cada una de las

herramientas de la Gestin del Conocimiento.

Biblioteca de Conocimiento
El uso de esta herramienta en una organizacin ayuda a gestionar, de forma ms
eficiente, la inteligencia colectiva que reside en los recursos humanos de la compaa;
esto implica un incremento de la productividad a corto plazo. A travs de esta, tanto la
informacin como el conocimiento generado en la entidad, estn disponibles
globalmente en una base de datos o en un repositorio de archivos.

33

Ilustracin 25. Bibliotecas de conocimiento OpenKM

Fuente: OpenKM.

Las bibliotecas de conocimiento permiten administrar documentos crticos para la

ejecucin de las actividades asociadas a un proceso, ya que es de gran importancia que
estos documentos puedan ser consultados de manera rpida y segura por los
diferentes integrantes del grupo de trabajo.

Pginas Amarillas
La herramienta de pginas amarillas va enfocada hacia el descubrimiento de los
conocimientos que poseen algunas personas al interior de un sistema, busca
responder a la pregunta Quin posee el conocimiento?, lo cual se convierte en una de
las acciones iniciales para afrontar una situacin especfica en un contexto particular
(Galvis Prez, 2009). Tambin se destaca la importancia de poder acceder a esta
herramienta por medio de una base de datos, que permite a los interesados identificar
y localizar las personas idneas para asesorar en el tema de inters.

34

Ilustracin 26. Pginas amarillas BID

Fuente: Banco Interamericano de Desarrollo [BID], 2011

Las pginas amarillas posibilitan a los empleados encontrar y contactar personal con
habilidades y/o conocimientos especializados (Ash, 2007).
Adems permiten hacer una identificacin de la forma en que el conocimiento est
repartido en la organizacin y cmo se difunde, a su vez indican cules son las
personas que poseen el conocimiento, a cul rea o dependencia pertenecen y en qu
estado se encuentra el conocimiento, pueden incluirse personas o entidades externas
a la organizacin (proveedores, clientes, aliados estratgicos, expertos, consultores,
entes gubernamentales, entre otros).

Preguntas Frecuentes
Las preguntas frecuentes se enfocan en recolectar y empaquetar conocimiento que se
comprenden bien y que es rpidamente transferible a la audiencia, frecuentemente se
35

fundamentan en la dificultad que pueden tener los usuarios para encontrar y capturar
conocimiento con el objetivo de reusarlo.
Ilustracin 27. Preguntas frecuentes

Fuente: Fondo emprender.

Estas herramienta permiten hacer explcita y fcilmente transferible la informacin de

las preguntas y respuestas que surgen frecuentemente dentro de un grupo especfico
de personas, para un tema en particular, estas preguntas son relacionadas con las
actividades del proceso, y se constituyen en una fuente de ineficiencia o desgaste
operativo.

Reseas Histricas
Las reseas histricas se pueden nombrar storytelling organizational, buscan
transferir el conocimiento tcito (aquel que no es codificable), en algn medio
explicito (aquel que es codificado), procurando crear vnculos emocionales que
permitan retener el conocimiento (Storytelling, 2007).

36

Ilustracin 28. Reseas histricas electronicportfolios.org

Fuente: electronicportfolios.org, 2011

Esta herramienta permiten hacer explcitos los eventos histricos relevantes, con el
fin de tenerlos visibles y aprender de los mismos.
Deben ser hitos sobresalientes que, de cierta manera determinen la historia del
proceso o de la organizacin. Este tipo de herramienta se basa en la idea de quin no
conoce su historia tiende a repetirla. Adems sirven como lugar de almacenamiento y
consulta de hitos histricos importantes para la comunidad de conocimiento, hacen
referencia a una actividad especfica dentro de los procesos y permiten capitalizar
conocimiento a travs del aprendizaje que resulta de la experiencia.

37

Lecciones Aprendidas
El objetivo de las lecciones aprendidas es registrar de una manera estructurada las
experiencias ms sobresalientes que hayan resultado de proyectos, programas o
acciones emprendidas por las distintas dependencias de cada unidad del sistema de
emprendimiento.
Adems se rescata su importancia, ya que las experiencias sirven de base para futuras
acciones, programas o proyectos, y a la vez para evitar que se repitan los errores del
pasado.
Ilustracin 29. Lecciones aprendidas

Fuente: Empresas Pblicas de Medelln [EPM], 2011.

Esta herramienta para el sistema de emprendimiento permite volver explicita y

fcilmente transferible las experiencias adquiridas en el desarrollo de las actividades
del da a da y en la participacin en los diferentes proyectos, pues dan fe de aquellos
conocimientos que se adquieren de acuerdo a la experiencia.

38

Estas lecciones responden a preguntas como:

Qu se ha hecho bien?
Qu no se ha hecho bien? y Por qu?
Qu podra hacerse mejor?
El implementar las lecciones aprendidas ayuda a generar aprendizajes al interior del
proceso, a poseer mayor informacin concerniente a las dificultades u obstculos y
pueden ayudar a otros a evitar la repeticin de errores.

Mejores Prcticas
Por mejores prcticas se entiende un conjunto coherente de acciones que han rendido
buen o incluso excelente servicio en un determinado contexto y en situaciones
similares se esperarian comportamientos analogos al escenario de referencia.
Ilustracin 30. Mejores prcticas BID

Fuente: Banco Interamericano de Desarrollo [BID], 2011.

Lo que quiere decir es que algunos procesos son transferidos a otros departamentos
en la organizacin para que puedan ser utilizados en beneficio de ambos (Wilde,

39

2011). Esto a menudo incluye componentes tcitos, que son embebidos en

comportamientos y habilidades individuales.
Para identificar las mejores prcticas, es til hacerse constantemente las siguientes
preguntas:
Qu hacen bien las dems organizaciones del medio?
Qu se hace bien en otros procesos al interior de la organizacin?
Son estas prcticas adaptables al rea en la cual trabaja? Cmo podran adaptarse?
El utilizar esta herramienta ayuda a la identificacin de acciones positivas
implementadas por otras reas de la organizacin o por entes externos a la misma,
adems busca que otras personas puedan llevar a cabo su labor de una forma ms
efectiva, a partir de lo que otros han comprobado como ms til, ms productivo, ms
efectivo, ms rentable o, simplemente mejor.
DESARROLLO
En Comfama, se determin la necesidad de establecer un grupo de herramientas
sencillas y efectivas que no slo potencializarn los objetivos del sistema de la Gestin
del Conocimiento, sino que tambin permitieran crear cultura entre los
emprendedores del sistema.
Ilustracin 31. Desarrollo

40

Posterior al diseo del modelo de emprendimiento, se desarrollaron las herramientas

de Gestin del Conocimiento, sin embargo se hace necesario realizar algunas
actividades de difusin de las aplicaciones para que estas tengan impacto en el
sistema de emprendimiento, en la Ilustracin 32 se puede ver el proceso de desarrollo
del sistema de Gestin del Conocimiento.
Ilustracin 32. Diseo de un modelo de Gestin del Conocimiento

41

Posteriormente se describirn cada una de las herramientas de la Gestin de

Conocimiento a utilizar en Ciudad E*:

Para
ampliar
la
informacin
se
recomienda
visitar
el
siguiente
http://www.ciudademedellin.com/comunidades/academica/coordinador/gestiondelconocimiento

42

enlace:

Ilustracin 33. Herramientas Ciudad E

43

Biblioteca de Conocimiento
A continuacin se muestran algunos pasos para implementar la herramienta
Bibliotecas de conocimiento:
Ilustracin 34. Flujo para la implementacin de las bibliotecas de conocimientos

44

Seguidamente se presenta la herramienta desarrollada por Comfama 2010:

Ilustracin 35. Ejemplo bibliotecas de conocimiento Ciudad E

45

Pginas Amarillas
A continuacin se muestran algunos pasos para implementar la herramienta de
Pginas amarillas:
Ilustracin 36. Flujo para la implementacin de las pginas amarillas

46

Seguidamente se presenta la herramienta desarrollada por Comfama 2010:

Ilustracin 37. Ejemplo pginas amarillas Ciudad E

47

Preguntas Frecuentes
A continuacin se expresan algunos pasos para implementar esta herramienta de
Preguntas frecuentes:
Ilustracin 38. Flujo para la implementacin de las preguntas frecuentes

48

Posteriormente se presenta la herramienta desarrollada por Comfama 2010:

Ilustracin 39. Ejemplo preguntas frecuentes Ciudad E

49

Reseas Histricas
A continuacin se expresan algunos pasos para implementar esta herramienta de
Reseas histricas:
Ilustracin 40. Flujo para la implementacin de las reseas histricas

50

Posteriormente se presenta la herramienta desarrollada por Comfama 2010:

Ilustracin 41. Ejemplo reseas histricas Ciudad E

51

Lecciones Aprendidas
A continuacin se expresan algunos pasos para implementar esta herramienta de
Lecciones aprendidas:
Ilustracin 42. Flujo para la implementacin de las lecciones aprendidas

52

Seguidamente se presenta la herramienta desarrollada por Comfama 2010:

Ilustracin 43. Ejemplo lecciones aprendidas Ciudad E

53

Mejores Prcticas
A continuacin se expresan algunos pasos para implementar esta herramienta de
Mejores prcticas:
Ilustracin 44. Flujo para la implementacin de mejores prcticas

54

Posteriormente se presenta la herramienta desarrollada por Comfama 2010:

Ilustracin 45. Ejemplo mejores prcticas Ciudad E

55

IMPLEMENTACIN
En esta etapa se pretende incorporar en las actividades del da a da los
mejoramientos en los procesos y sistemas de informacin, adems de dar continuidad
a los procesos implementados con el sistema de Gestin del Conocimiento.
Ilustracin 46. Implementacin

Luego de tener implementadas las herramientas de Gestin del Conocimiento que

cerraran las brechas del sistema de emprendimiento, es necesario desarrollar
protocolos de entrenamiento de aprendizaje en el uso de las mismas, puesto que el
rechazo a nuevas herramientas informticas es muy alto, debido a la poca aceptacin
al cambio. En la Ilustracin siguiente se describen algunas actividades para que el
sistema de la Gestin del conocimiento sea exitoso en su implementacin.

56

Ilustracin 47. Flujograma de la implementacin

Para que exista menos porcentaje de fracaso en la implementacin del sistema de

emprendimiento, se deben tener en cuenta los siguientes elementos descritos en la
siguiente Ilustracin:
Ilustracin 48. Pasos para minimizar los fracasos

57

EVALUACIN
En la etapa de evaluacin se busca medir los indicadores de uso, desempeo y de
gestin, en lo que respecta al modelo de Gestin del Conocimiento, que se aplicar al
sistema de emprendimiento Ciudad E.
Ilustracin 49. Evaluacin

Para la evaluacin del sistema de emprendimiento se seguir un proceso alrededor

del ciclo de gestin del cambio, este ciclo contempla todas las actividades descritas en
la Ilustracin 50, sobre estas se efectuarn mediciones y seguimientos, luego se
identificarn las lecciones aprendidas, para que finalmente se comuniquen los logros
del sistema de la Gestin del Conocimiento y para que el ciclo vuelva a empezar.
Ilustracin 50. Flujograma de evaluacin y seguimiento

58

A continuacin se presenta una sugerencia de indicadores para la cadena de valor.

Sensibilizacin
Indicadores
Para cumplir el objetivo en esta etapa se esperan obtener 15 conocimientos
documentados, los cuales sern gestionados por medio de una plataforma en el
modelo de la Gestin de Conocimiento, cuyos resultados se conseguirn por medio de:
Talleres de plan de comunicaciones.
Sesiones individuales de trabajo.
Documentaciones de conceptualizacin de las estrategias de sensibilizacin a
partir de campaas.
Inventario detallado de cada una de las capacidades actuales en espacio fsico,
logstico, medios, oportunidades y alianzas.
Talleres de las sesiones con los grupos de trabajo.
Ejecucin de acciones para realizar los respectivos planes.

59

Formacin

Indicadores
En esta etapa se espera obtener 15 conocimientos documentados, los cuales sern
gestionados por medio de una plataforma en el modelo de gestin de conocimiento,
cuyos resultados se conseguirn por medio de:

Plan de trabajo institucional.

Pasantas metodolgicas.
Tertulias de modelos y enfoques curriculares.
Diseo de plan de formacin de docentes especializando las unidades de
emprendimiento.
Realizar ejercicios de vigilancia tecnolgica.
Promocin de estudiantes.
Promover estrategias de diseo de caja de herramientas nuevas.
Elaboracin de inventarios de recursos y su disponibilidad.
Programacin de los recursos y el control de uso.

Preincubacin
Indicadores
En esta etapa se esperan obtener 10 conocimientos documentados, los cuales sern
gestionados por medio de una plataforma en el modelo de gestin de conocimiento,
cuyos resultados se conseguirn por medio de:
Formacin de docentes (construccin de una caja de herramientas
especializada por tipologa de empresas).
Ejecucin plan estratgico (implementacin de cadena de valor).
Indicadores (para la fijacin de polticas en cada una de las fases de
preincubacin).
Caja de herramientas (se construye en dos frentes: formacin docentes y grupo
docentes ciudad e).

60

 Plan de implementacin de la estrategia de modelo de negocio de la UEDE bajo

la tutora del consultor.
Diseo del plan operativo para cada una de las IES.

Incubacin
Indicadores
En esta etapa se espera obtener 5 conocimientos documentados, los cuales sern
gestionados por medio de una plataforma en el modelo de gestin de conocimiento,
cuyos resultados se conseguirn por medio de:
Inventario detallado de cada una de las capacidades actuales en espacio fsico,
logstico, medios, oportunidades y alianzas.
Acompaamiento estratgico de consultora.
Plan de implementacin de la estrategia de modelo de negocio de la UEDE.
Acompaamiento del padrino ejecutivo para generar alianzas con los actores
del sistema.
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