16 TOPDESK MAGAZINE - SEPTEMBER 2016

Martijn Poll
is accountmanager bij TOPdesk. Zijn expertise ligt
bij HR-projecten en -implementaties.

IN- EN UITDIENSTTREDING:
GOED GEREGELD?
Hoe zorg je ervoor dat een nieuwe medewerker op dag n alles heeft om direct aan
het werk te kunnen? Over die vraag bogen mensen van HR, IT en Facility zich tijdens
een rondetafelgesprek op SEE. Hun conclusie: het moet samen.

Is een nieuwe medewerker in uw organisatie direct operationeel?

aan die verantwoordelijk is voor het hele proces. Wie dit is, maakt niet

Heeft hij alles wat hij nodig heeft voor zijn functie, zoals een werkplek,

zoveel uit. Een HR-adviseur is logisch, omdat die hier sowieso veel voor

toegangspas en inlogaccount? Bij veel organisaties is dit niet het geval.

werk moet doen. Een IT-medewerker is ook een optie, omdat die vaak al

Een van de redenen hiervoor is dat HR-, IT- en facilitaire afdelingen te

toegang heeft tot privacygevoelige informatie.

veel langs elkaar heen werken. Daarom nodigde TOPdesk managers

en medewerkers van deze drie afdelingen uit op SEE, om zich tijdens
uitdienstproces zo goed mogelijk regelen? Hieronder de vraagstukken

Hoe voorkom ik dat het proces stokt als er iemand

ziek is?

die ze behandelden en de oplossingen waar ze mee kwamen.

Piet regelt altijd de CRM-accounts, maar die was ziek. Dat is een van

een rondetafelgesprek te buigen over de vraag: hoe kun je het in- en

de vele voorbeelden die werd genoemd toen we vroegen naar waar

Wie is er verantwoordelijk voor een goed

indiensttredingproces?

het misgaat bij het indiensttredingproces. De oplossing: zorg dat

werk overdraagbaar is. Leg vast welk proces er bij indiensttreding
gevolgd moet worden en communiceer dat naar de desbetreffende

Na deze vraag bleef de groep stil. Iedere afdeling had zijn eigen

medewerkers. Om dit proces vast te leggen, waren sommige

deelverantwoordelijkheid op zich genomen, maar niemand had echt

organisaties bezig met het opstellen van functieprofielen, maar

zicht op het totaalplaatje. Maar daar bleek wel behoefte aan. IT- en

dit bleek in de praktijk niet te werken. Er waren simpelweg te veel

facility managers gaven aan dat ze vaak te laat worden genformeerd

uitzonderingen. Wat wel werkt, in de woorden van een aanwezige:

over nieuwe medewerkers, waardoor ze ander werk moeten laten

zorg dat je tachtig procent standaardiseert, houd de rest flexibel.

vallen om dingen te regelen. Het voorstel uit de groep: wijs iemand

TOPDESK MAGAZINE - SEPTEMBER 2016 17

ZORG DAT JE TACHTIG PROCENT

STANDAARDISEERT, HOUD DE
REST FLEXIBEL.
Geregeld?
1 verantwoordelijke
Maak werk overdraagbaar
Deel nodige informatie
Bied 1 portaal

Hoe waarborg je de privacy van

medewerkersgegevens als je met meerdere
afdelingen in n tool werkt?
Een veelgehoorde zorg. Een HR-afdeling behandelt immers vaker
gevoelige informatie dan een IT- of facilitaire afdeling, bijvoorbeeld
over bijzonder verlof of het functioneren van medewerkers. Dit soort
informatie mag doorgaans alleen door HR-adviseurs worden ingezien.
Tijdens deze sessie bleek echter dat de aanwezigen voor processen als
een indiensttreding juist mr gegevens wilden delen, zoals of iemand
een rijbewijs heeft of een mobiele telefoon krijgt. Dit kan doorgaans
prima worden gedeeld zonder afbreuk te doen aan de privacy.

In welk systeem moet ik mijn verstrekkingen

beheren of een selfserviceportaal aanbieden?
Dat maakt niet zo gek veel uit, zo blijkt. Of je bedrijfsmiddelen nu
vastlegt in een FMIS, ITSM-tool of HR-systeem, het is vooral belangrijk
n bron te kiezen en ervoor te zorgen dat andere systemen hiervan

Meepraten?

gebruik kunnen maken. Voor een selfserviceportaal geldt: welk systeem

Speelt dit onderwerp ook in uw organisatie?

je kiest maakt niet veel uit, zolang je de klant maar n portaal

Discussieer dan mee tijdens de HR-themasessies

aanbiedt waar hij met al zijn vragen terecht kan. Dan kun je aan de

die we gaan organiseren. Houd voor de data

achterkant doorlinken naar de juiste systemen.

onze agenda in de gaten op www.topdesk.nl/

agenda. Of neem vrijblijvend contact op voor een
orinterend gesprek.