28 TOPDESK MAGAZINE - SEPTEMBER 2016

Patrick Mackaaij
is marketeer in team Worcade.

TOPDESK-OMGEVINGEN
KOPPELEN VIA WORCADE
Als u samenwerkt met een interne of externe partij die ook TOPdesk gebruikt, wilt
u dubbel werk voorkomen. Via Worcade kunt u TOPdesk-omgevingen koppelen. Zo
voorkomt u vertragingen en het handmatig overnemen van gegevens.

Wat is Worcade?

instellingen van TOPdesk. Vervolgens kunt u

De andere partij ontvangt een e-mailbericht

Worcade is een samenwerkingsplatform

vanaf iedere melding op het tabblad Worcade

ter notificatie van een nieuw Worcade-

voor serviceprofessionals waarop klanten

een gesprek starten met een andere partij.

gesprek. Dit e-mailbericht bevat een link

en leveranciers gemakkelijker, leuker en

efficinter communiceren.
Dankzij de naadloze integratie van TOPdesk

naar het gesprek in Worcade. Reacties van

Hoe werkt Worcade?

de andere partij komen bij u direct op het

tabblad Worcade binnen.

met Worcade start u vanuit TOPdesk met n

Worcade maakt gebruik van gegevens die u al

druk op de knop een gesprek met een andere

in de melding heeft ingevuld, zoals een korte

in TOPdesk, kan deze het gesprek aan een

partij. Of deze nu TOPdesk gebruikt of niet.

omschrijving of de naam van een leverancier.

nieuwe TOPdesk-melding koppelen. De andere

Reacties over en weer komen direct op het

Met een simpele muisklik deelt u aanvullende

partij ziet dan, net als u, het gesprek op het

tabblad Worcade op de meldingkaart binnen.

informatie uit de TOPdesk-melding. Denk

tabblad Worcade op een melding.

Het hele gesprek staat zo overzichtelijk bij

hierbij aan: verzoek, actie, object, locatie

elkaar, waardoor u de regie houdt.

en bijlagen.
dat u niets hoeft af te stemmen met andere

Automatisch Worcadegesprekken koppelen

Worcade werkt out of the box. Dit betekent

Worcade activeren

Als de andere partij ook Worcade activeert

partijen over de werkwijze of de inrichting

Als u van uw klant Worcade-gesprekken

Gesprekken voeren vanuit TOPdesk via

van TOPdesk. Alle partijen kunnen op hun

ontvangt via e-mail, dan kunt u daarvan

Worcade is als standaardfunctionaliteit

eigen manier blijven werken en onafhankelijk

automatisch een nieuwe TOPdesk-melding

beschikbaar in alle uitvoeringen van de

van elkaar aanpassingen doorvoeren in

laten aanmaken. Hiervoor stelt u de TOPdesk-

nieuwe TOPdesk. U activeert Worcade met

TOPdesk, zonder dat de ander daar last

mailimport in. Normaliter werkt mailimport

een druk op de knop via de Functionele

van heeft.

kaarten bij op basis van het TOPdesk-

SLIMMER WERKEN

Send

kaartnummer in het onderwerp van een

U kunt ervoor kiezen het veld Status

e-mailbericht. Worcade voorziet TOPdesk

van de meldingskaart bij te werken en zo

E-mailnotificaties vanuit
TOPdesk sturen

van speciale e-mailberichten om een nieuwe

automatisch bijgewerkte meldingen van de

Worcade wijst deelnemers aan een gesprek

melding aan te maken, die direct gekoppeld

status gereed of afgemeld af te halen. De

standaard op nieuwe en bijgewerkte

is aan het Worcade-gesprek. Hierdoor is

opzoeklijst Status kunt u hiervoor aanvullen

gesprekken. Het e-mailbericht van Worcade

geen onderlinge afstemming tussen klant en

met bijvoorbeeld Bijgewerkt via Worcade.

bevat een link naar de website van Worcade.

leverancier nodig.
De mailimport van TOPdesk voegt

Verder verandert TOPdesk de datum en

Met behulp van de mailimport van TOPdesk,

tijd van de betrokken meldingskaart. Met de

kunt u behandelaars een notificatie sturen

standaard het onderwerp, de geadresseerden

module Gebeurtenissen en Acties kunt u op

vanuit uw eigen TOPdesk-omgeving. U bepaalt

en eventuele tekst waarop is gereageerd toe

al deze gewijzigde velden reageren.

dan zelf wanneer u wel of geen notificatiemail

aan het veld Actie. Deze gegevens kunt u

wilt sturen. Daarnaast bepaalt u de inhoud

omwille van de leesbaarheid weglaten.

van het bericht. U kunt ervoor kiezen om het

Als u wilt rapporteren hoeveel meldingen

bericht te voorzien van meer informatie uit

u via Worcade heeft ontvangen, kunt u

de melding en een link naar de melding in

het veld Binnenkomst aanvullen met de

TOPdesk toevoegen.

waarde Worcade.

Meldingen bijwerken in TOPdesk

TOPdesk-beheerders kunnen ervoor kiezen
een eigen behandelaarskaart te koppelen
aan de mailimport, hierdoor is in TOPdesk
zichtbaar welke kaarten door mailimport
zijn aangemaakt of gewijzigd. Behandelaars
kunnen zo in hun to-dolijst zien welke kaarten
zijn gewijzigd door iemand anders. Deze
worden cursief weergegeven.

CC

30 TOPDESK MAGAZINE - SEPTEMBER 2016

Colofon
TOPdesk Magazine downloaden?
Ga naar www.scribd.com/topdesk

Begin vandaag nog met Worcade

TOPdesk Magazine, ht servicemanagement-platform van

Vanuit TOPdesk start u met n druk op de knop een

Nederland, behandelt onderwerpen die spelen in de wereld

gesprek met uw leverancier. Of deze nu TOPdesk gebruikt

van professionele servicedesks bij IT-, facilitaire, HR- en

of niet. Activeer Worcade in de Functionele instellingen

overige dienstverlenende organisaties. TOPdesk Magazine is

van TOPdesk en start een gesprek op het tabblad Worcade.

bedoeld voor managers, servicedeskmedewerkers, facilitaire

medewerkers, gemeenteloket-medewerkers en iedereen die in

Een stap voor stap instructie voor het instellen van de

de dagelijkse praktijk te maken heeft met het ondersteunen

mailimport, opzoeklijsten en Gebeurtenissen en Acties

van klanten.

in TOPdesk kunt u vinden op worca.de/1e9db.

TOPdesk Magazine is een uitgave van TOPdesk,

Heeft u vragen over de mogelijkheden van Worcade?

+31 (0)15 270 09 00, info@topdesk.com

Neem contact met ons op via hello@worcade.com.

Hoofd- en eindredactie: Milou Snaterse, Nicola van de Velde
Redactionele medewerkers: Acacia Kooij, Leo Kranenburg,
Niek Steenhuis, Luke van Velthoven
Aan dit nummer werkten mee: Rob Haaring,
Fiona IJkema, Patrick Mackaaij, Martijn Poll, Wolter Smit,
Annemarie Wolfrat
Vormgeving: Denise van Rijst
Illustratie: Frank van Klink, Martin de Rooij
Fotograe: Aad Hoogendoorn, Menno van der Bijl
Adverteren? In TOPdesk Magazine is ruimte voor
advertenties en advertorials. Meer informatie:
redactie@topdesk.nl
Oplage: 10.000 exemplaren
Verschijningsfrequentie: 4 x per jaar
Talen: Nederlands, Engels
Copyright 2016 TOPdesk. Hoewel dit tijdschrift met
de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaarden
schrijver(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid

Mocht uw leverancier een andere

voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of

servicemanagement-applicatie

onvolkomenheden in deze uitgave.

gebruiken, dan kijken we graag samen

met u wat de mogelijkheden zijn.

Officile partners van TOPdesk: 3Fifty, AskRoger!, Bomgar,

DDC, Delta-N, Gartner, IBIS Software, Mavim, Nexthink,

OGD, Okta, Partners in Technology, RES Software,
Servitect, Scope4mation, Snow Software, Testersuite,
The Backbone, TimeTell, Tools4ever, Victa