10 TOPDESK MAGAZINE - SEPTEMBER 2016

TOPDESK MAGAZINE - SEPTEMBER 2016 11

SUCCESVOLLE
VERANDERING
BEGINT BIJ GOEDE
COMMUNICATIE
De centrale rol van communicatie
binnen IT-projecten

12 TOPDESK MAGAZINE - SEPTEMBER 2016

De implementatie van een nieuwe tool is voor medewerkers vaak een ingrijpende
verandering. In veel gevallen wordt bij dergelijke IT-projecten slecht gecommuniceerd,
waardoor medewerkers de nieuwe applicatie niet goed weten te gebruiken. Goede
communicatie vanaf het allereerste begin kan helpen bij een succesvolle verandering.
Tekst: Milou Snaterse Fotografie: Aad Hoogendoorn

Cora Naus is projectmanager communicatie bij Bureau DDC,

Creer een positief gevoel

solutionpartner van TOPdesk. Zij ziet in de dagelijkse praktijk veel

De introductie van een nieuwe applicatie binnen een organisatie is

organisaties worstelen met de communicatie rondom kleine en

vaak onderdeel van een groter probleem dat moet worden opgelost.

grote verandertrajecten. Meestal wordt de communicatie rondom

Een organisatie wil iets bereiken en de nieuwe applicatie kan hiervoor

een verandertraject zelfs vergeten. De introductie van een nieuwe

een goed middel zijn. Bij dergelijke grote veranderingen is het zaak dat

applicatie is voor medewerkers vaak een grote verandering, vertelt

je alle collegas meekrijgt met de verandering. Dit bereik je door een

Naus. Als hierover niet goed wordt gecommuniceerd en daardoor

positief gevoel te creren bij de verandering.

de tool later niet goed wordt gebruikt, kan dat vervelende gevolgen

Verandertrajecten roepen veelal weerstand op. Wij proberen dit om

hebben voor de organisatie. Veel organisaties proberen in zon

te buigen en de verandering een positief gevoel mee te geven, door

geval achteraf nog een mailtje te sturen, maar dit heeft vaak niet

collegas actief te betrekken bij de implementatie en de communicatie.

het gewenste effect. Goede communicatie voor, tijdens en na de

Als iedereen weet waar je mee bezig bent en waarom, zorg je voor

verandering kan helpen deze succesvol te laten verlopen.

begrip en welwillendheid mee te werken, aldus Naus. Aan het begin

Centrale rol van communicatie

Naus vertelt: In ieder project zou communicatie een centrale rol
moeten spelen. Al voordat een verandertraject van start gaat, is
het zaak medewerkers goed te informeren over de verandering die
komen gaat. Tijdens de implementatie van de nieuwe software is het
belangrijk dat de organisatie participeert in de keuzes die worden
gemaakt, bijvoorbeeld inrichtingskeuzes in de software. Feedback

EEN SUCCESVOL PROJECT

VALT OF STAAT MET GEDEGEN
COMMUNICATIE-INZET.

van eindgebruikers is enorm waardevol, want zij zijn uiteindelijk

degenen die ermee moeten gaan werken. Ook als de tool eenmaal
is gemplementeerd, blijft communicatie een belangrijk onderdeel
van het verandertraject, vertelt Naus. Activerende communicatie kan
de eindgebruiker overtuigen de nieuwe software ook daadwerkelijk

van een traject is het belangrijk eindgebruikers te informeren over

te gaan gebruiken. Zo hebben wij voor een organisatie een

de veranderingen die hen te wachten staan, zodat deze niet als een

e-learningomgeving opgezet om de medewerkers te helpen de nieuwe

verrassing komen. Vervolgens helpen goede instructies van de nieuw

applicatie goed te leren gebruiken.

te gebruiken tool eindgebruikers goed op weg. Tot slot helpt het delen

Naus vertelt dat daarnaast de communicatie binnen het projectteam

niet mag worden vergeten. Goed begrip bij alle betrokken is belangrijk
om een verandertraject te doen slagen. Helder vormgegeven
presentaties helpen de communicatie in een project te verduidelijken.
Een communicatieprofessional intern of extern kan helpen bij een
goede tekstuele en visuele ondersteuning.

van succesverhalen, als de nieuwe applicatie enige tijd in gebruik is,

het positieve gevoel vast te houden.

TOPDESK MAGAZINE - SEPTEMBER 2016 13

HET UITEINDELIJKE DOEL IS BLIJE

EINDGEBRUIKERS.

Blije eindgebruikers
Het uiteindelijke doel is een blije eindgebruiker wiens probleem is
opgelost door middel van een IT-implementatie. En blije eindgebruikers
krijg je door hen te betrekken bij de verandering en met hen te
blijven communiceren, vertelt Naus. Goede communicatie levert je
uiteindelijk minder weerstand, minder stress en minder oponthoud
in de werkzaamheden op. Stel je een bedrijf voor dat naar de cloud
gaat, maar de eindgebruikers weten van niets. Of een helpdesk waar
de telefoon roodgloeiend staat, omdat er een change is doorgevoerd
waarover niet goed is gecommuniceerd. In beide gevallen had goede
communicatie veel problemen kunnen voorkomen.
De focus in veel IT-verandertrajecten ligt nog te vaak op het
technische aspect en te weinig op de eindgebruiker die met de tool
moet gaan werken. Terwijl daar juist de nadruk op zou moeten komen
te liggen, volgens Naus. Want: Een succesvol project valt of staat met
gedegen communicatie-inzet.

Aan de slag met uw communicatie?

Bureau DDC helpt organisaties bij het ontwikkelen van
verschillende communicatiemiddelen, op basis van de doelstelling
van de klant. Aan de hand van een communicatieplan stelt
DDC een middelenmix samen, die samen met de klant wordt
uitgevoerd. Voorbeelden van communicatiemiddelen die DDC
ontwikkelt zijn websites, e-mailings, een intranet, maar ook een
e-learningomgeving.
Grote en kleine verandertrajecten bij verschillende organisaties
zijn al met de hulp van DDC succesvol afgerond. Meer weten
over de diensten van Bureau DDC of eens verder praten over de
mogelijkheden? Ga voor meer informatie naar www.bureauddc.nl.