ACTIVIDADES DE CONTROL

Anlisis Situacional de Muebles S.A

Anlisis Interno
La empresa Muebles S.A tiene como actividad principal la fabricacin de muebles
para el hogar y comercializarlos, el enfoque de la empresa est dirigido hacia la
venta de estos muebles, ya sea de contado o de crdito a plazos, para lo cual usa
un solo formato de facturas.
reas Ventas y Distribucin
El rea de ventas es una de las presentes en el organigrama de esta empresa,
pues es un rea fundamental de la empresa, pues de sta depende en gran
manera la rentabilidad de la empresa. Esta rea cuenta con un personal
compuesto por 5 personas, un responsable y cuatro vendedores. El sistema de
ventas de Muebles S.A, tiene como funcin ubicar en el mercado la variedad de
productos, con el objetivo de satisfacer las necesidades de los consumidores. La
estrategia de la empresa para poder colocar en las mejores condiciones el
producto tanto a nivel de detallista y consumidor final dentro de las reas que
distribuye sus productos, las cuales son Nueva Guinea, El Almendro, San Carlos,
El Coral, Muelle de Los Bueyes, y el Rama cuenta con un sistema de distribucin.
Distribucin
Muebles S.A tiene un sistema de distribucin estructurado de la siguiente manera:
Es un proceso capaz de llevar hasta el punto de venta o hasta el cliente el
producto mediante el levantamiento de pedidos que realizan los vendedores en
cada una de las ciudades mencionadas en el prrafo anterior, luego en las oficinas
centrales, las cuales se encuentran en Nueva Guinea, se facturan los pedidos
realizados para posteriormente hacerle llegar el producto al cliente con su factura
correspondiente.
Para lograr que Muebles S.A sea una empresa proyectable y competitiva, es
necesario crear controles que ayuden a realizar de una mejor manera las
actividades y para ello se propone el diseo del control interno para el rea de
venta, crdito y cobranza.
rea de Cartera
Muebles S.A cuenta con un rea de cartera, compuesto por un Responsable del
rea y dos cobradores.
Las cuentas por cobrar, son derechos legtimamente adquiridos por la empresa
que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibir a cambio
efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios. El control interno desde este
punto de vista debe atender los siguientes aspectos:
Separacin de Funciones

Depuracin de Clientes

Control sobre Cobros

De las polticas de ventas

a.

Deben existir personas exclusivas con la responsabilidad de realizar las

ventas.

b.

Las ventas de crdito deben ser autorizada por la responsable del rea de
ventas.

c.

Las ventas pueden ser de contado y de crdito.

d.

Las ventas deben realizarse en moneda nacional y extranjera (Dlar de los

EE:UU)

e.

Las ventas deben ser registradas en el sistema en el mismo momento en que

estas ocurren.

f.

Hacer llegar al consumidor un producto en buenas condiciones

g.

Poner en el mercado el producto a tiempo.

h.

Tener rutas debidamente mapeada y estructurada.

i.

Ofrecer al cliente un servicio de calidad al entregar el producto.

Del control de las ventas

a.

Por toda venta, deben elaborarse facturas, las que deben ser legales es decir
que contenga la razn social de la empresa, direccin, nmero de telfono,
nmero de RUC, nmero consecutivo, tipo de factura, cantidad, nombre del
producto o servicio, unidad de medida, precio unitario, total, separacin de los
montos brutos, descuentos, IVA, Subtotal y monto total y pie de imprenta.

b.

Se debe utilizar formatos de facturas diferentes para las ventas de contado y

de crdito.

c.

Las facturas deben ser pre-numeradas consecutivamente.

d.

Toda factura anulada, se le debe estampar un sello con la leyenda ANULADO.

e.

Si la empresa decide ubicar ms de un punto de venta, las facturas deben

separarse por serie, contado y de crdito.

f.

Las facturas de contado deben ser en original y dos copias, la original debe
ser entregada al cliente y la segunda copia para el archivo consecutivo y
enviada a contabilidad y la tercera como archivo del rea de ventas.

g.

Una vez cancelada la factura de contado, la responsable de recibir el efectivo

debe estamparle sello de cancelado y entregado, sello que debe contener
Cancelado y firma.

h.

Las facturas deben separar el importe de las ventas del impuesto del valor
agregado (IVA).

De las ventas al crdito

Para las ventas al crdito deben existir polticas de crdito definiendo claramente
los mecanismos y procedimientos. Polticas que peridicamente deben estarse
revisando y actualizando, por el momento se detallan las ms importantes:
a.

Todo crdito debe estar respaldado por una solicitud con la informacin del
cliente como nombre, nmero de cdula, nmero de telfono, Direccin
exacta de su domicilio, nombre de la persona que autoriza la compra y
nombre de la o las personas autorizadas para retirar un bien o servicio y el
tiempo propuesto para la cancelacin.

b.

Toda venta a crdito debe estar respaldado por un pagar a la orden firmado
por el cliente (firma original).

c.

Toda venta a crdito deben ser autorizados por el o la responsable de ventas.

d.

Las facturas de crdito deben describir claramente la forma y el tiempo en que

debe ser cancelada.

e.

La factura de crdito debe llevar el sello de entregado.

De las ventas efectuadas por pedido

a. Toda venta ya sea de contado o de crdito por pedido debe estar soportada
por un formato de pedido firmado (firma original) por el cliente.
b. Pedir una copia de cdula de identidad al cliente que certifique que recibi
el producto.
c. Exigir que las facturas estn con el recibido del cliente, es decir con su
rbrica y nmero de cdula.
rea de Crdito y Cobranza
De las polticas de Crdito y Cobranza
a.

Es responsabilidad de la direccin ejecutiva velar por la recuperacin en el

tiempo que ha sido pactado crdito con el cliente o usuario.

b.

Es responsabilidad del o la responsable de la cartera de crdito llevar

registro y control de los crditos otorgados,

c.

Es responsabilidad de la contabilidad llevar control de los registros de

crditos, abonos y cancelaciones.

d.

Es responsabilidad de la direccin ejecutiva y el rea de cartera revisar

mensualmente el estado de la cartera y buscar alternativa de cobranza para
que los usuarios caigan en mora.

e.

Es responsabilidad del responsable de la cartera llevar ordenados los

expedientes de los usuarios de crditos. La direccin ejecutiva debe
asegurar que as sea.

f.

Se deber implementar un efectivo sistema de cobranzas, que permita

mantener una Cartera sana, con las recuperaciones de manera oportuna y
evitar que los saldos de los crditos, caigan a vencidos.

Del control de las cuentas y documentos por cobrar

a.

A todo cliente que se le otorgue crdito se le debe confeccionar un

expediente, el cual debe contener: copia de la cdula, solicitud del crdito,
resolucin, adems debe contener cancelaciones, solicitud y aprobacin de
nuevos crditos, abonos y saldo o si es crdito cancelado.

b.

Debe haber un archivo de los clientes pasivos, los activos y vencidos; los
pasivos son los clientes que adquirieron un crdito pero que fue debidamente
cancelado y los activos son los clientes que poseen crditos activos, es decir
que no han cancelado.

c.

Es responsabilidad de la direccin ejecutiva y cartera vigilar los saldos de

cuentas por cobrar y de gestionar los cobros.

d.

Se debe entregar Estados de cuentas al momento de realizar una venta

crdito para su debido archivo.

e.

Se debe realizar avisos de cobros peridicos a los clientes que observen

atrasos en los pagos, para ello se debe utilizar despus de los 10 das de la
fecha de vencimiento, tres llamadas de recordatorio, si el cliente no acude al
pago, se proceder al aviso de cobro, deben ser tres avisos de cobros.

f.

Se enviarn Cartas dirigidas de manera personal en caso de que el cliente

caiga en mora.

g.

Visitas de la persona encargada de Cobros (Responsable de cartera) si el

cliente se desiste de pagar

h.

Se debe realizar amonestaciones por parte de la Responsable de Crdito.

i.

Como ltima instancia se pueden realizar visitas del Abogado de la empresa

contratado para tal fin (ayudar a mantener la Cartera Sana), lo que podr
resultar en arreglos extrajudiciales.

j.

EL La Responsable de Crdito, deber preparar mensualmente un informe

que contenga los datos siguientes:

a) Monto y nmero de crditos otorgados durante el mes

b) Monto mximo y mnimo
c) Monto de pagos recibidos por cliente.
d) Cantidad y nmero de clientes trasladados a pasivos, Cobro Judicial
(vencidos).
Supervisin
La supervisin es el ltimo componente definido en este sistema de control interno
el cual asegura que el sistema reaccione gil y flexible de acuerdo con las
circunstancias.
Dada la interrelacin y dinamismo que existente entre los diferentes componentes
definidos, permite a la administracin estar claro que el sistema de control interno
no es un proceso lineal en serie donde un componente influye exclusivamente al
siguiente, sino que es un proceso interactivo y multidireccional, donde cualquier
componente influye en el otro.
No es nicamente el diseo de una buena organizacin, sino tambin la vigilancia
constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo, de
acuerdo con los planes. La supervisin en la empresa se ejerce en diferentes
niveles por diferentes Directivos, funcionarios y empleados y en forma directa e
indirecta.
Una buena planeacin y sistematizacin de procedimientos, un buen diseo de
registros, formas e informes, permite la supervisin casi automtica de los
diversos aspectos del control interno.

Como medidas de control y supervisin el rea de contabilidad debe aplicar

procedimientos de control de forma sorpresivas entre estos procedimientos
se tienen: arqueos de caja y conteo fsico de inventarios.
De la misma forma la junta directiva y la gerencia general est facultada
para aplicar procedimientos de control, que contribuyan a mantener un
orden en la empresa

Formatos

RECIBO OFICIAL DE CAJA

Ruc: J0310000183010

N 19599
Da

Mes

Recibido Por:

Ao

Recibimos de: _________________________________________________________

La cantidad de: ________________________________________________________
En concepto de: _______________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Cheque No.__________ Bco. ____________________ Cta._____________________
Efectivo_______________________________________________________________
________________________

Nota importante:
Este recibo no debe contener enmendaduras

Cajero

AVISO DE COBRO
Fecha: _________________

A: ___________________________________________

Nos dirigimos a ud. (es), para recordarles que su apreciada cuenta arroja
un saldo a nuestro favor
de;__________________________________________________________________,
cuyo importe corresponde a la (las) facturas N
_______________________________________
Y en la (las) cual (les) se indicaba, mediante las condiciones de pago, su
liquidacin al
_________________________________________________________________________
_____
No dudamos que esta demora ser debida a un error involuntario de su
parte, por lo que le rogamos que sirva hacer efectiva a la mayor
brevedad posible la cantidad indicada

Atentamente,

____________________________________
Resp. De Cartera

Pagar a la orden