MATERIAL DE ESTUDIO

MATERIA:
INFORMTICA
DOCENTE:
LIC. ERICK ARMANDO VELIS
GRADO:
2 AO BACHILLERATO
PERIODO: I

AO:
2016

ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2013

Novedades de Access 2013
La versin 2013 de Access no supone un cambio radical como supuso el
cambio de Access 2002 a Access2007, se han introducido novedades pero
que no afectan a los usuarios bsicos.

1. Se ha variado ligeramente el aspecto esttico y sobre todo se ha

incorporado un modo de pantalla especialmente diseado para los
dispositivos tctiles.
2. La cantidad y calidad de las plantillas puestas a disposicin de los
usuarios ha aumentado notablemente.
3. Otra mejora importante de Microsoft Access 2013 es el almacenamiento
en la nube de Office 365. Al poder subir las bases de datos de Access a
la nube de Microsoft, el trabajo en equipo sale favorecido y da ms
flexibilidad al usuario para acceder desde cualquier punto a sus datos.
4. Como mayor novedad presentada por Microsoft tenemos las
aplicaciones. Desaparecen las pginas de acceso a datos y son sustituidas
por las aplicaciones. Una aplicacin web de Access es un nuevo tipo de
base de datos que se crea en Access, y que se puede usar y compartir con
otras personas como aplicacin de SharePoint en un explorador web.
5. Otra novedad menos visible pero no menos importante de Access 2013
es la mejora en el uso de SQL que permite a usuarios avanzados y
desarrolladores de bases de datos crear informes y anlisis de una manera
mucho ms eficiente.

CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

De momento vamos a crear una base de datos en blanco y luego la rellenaremos.
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la pestaa Archivo y luego elegir la opcin Nuevo de la vista
Backstage.

Se mostrarn en la zona de la derecha las distintas opciones para nuevas bases

de datos. La primera opcin permite Personalizar una aplicacin web, la
segunda crear una Base de datos del escritorio en blanco las dems son
plantillas. Nosotros veremos de momento la de base de datos en blanco.

Elijas la opcin que elijas, se abrir un cuadro de dilogo para que puedas
completar la operacin con los datos que Access que pida. En nuestro caso
aparecer esta pantalla.

Se mostrarn en la zona de la derecha las distintas opciones para nuevas bases

de datos. La primera opcin permite Personalizar una aplicacin web, la
segunda crear una Base de datos del escritorio en blanco las dems son
plantillas. Nosotros veremos de momento la de base de datos en blanco.

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde

el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base
de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrs escribir el nombre que
quieres dar a la base de datos. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrar el cuadro
de dilogo y volvers a la pantalla anterior.

Solo faltar pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access
asignar la extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office
2007 y 2010, por lo que no presentan problemas de compatibilidad excepto
algunas caractersticas avanzadas que comentaremos ms adelante.
Interfaz Grfica de Access 2013

Pantalla de inicio de Access 2013

Plantillas de Access

1. Personalizar aplicacin web

2. Base de datos del escritorio en blanco
3. Administracin de bienes
4. Contactos
5. Seguimientos de asuntos
6. Administracin de proyectos
7. Tareas de administracin
8. Base de datos de gestin de proyectos
9. Tareas
10. Canal de ventas

TIPOS DE DATOS

RELACIONES ENTRE TABLAS

En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos
redundantes. Por ejemplo, si est diseando una base de datos que realizar el
seguimiento de informacin sobre libros, podra tener una tabla denominada
"Ttulos" que almacene los datos de cada libro, por ejemplo, el ttulo, la fecha
de publicacin y el editor.
Tambin hay informacin que podra desear almacenar sobre el editor, como su
nmero de telfono, direccin y cdigo postal. Si fuera a almacenar toda esta
informacin en la tabla "Ttulos", el nmero de telfono del editor se duplicara
para cada ttulo que el editor imprimiera.
Una solucin ms conveniente es almacenar solo una vez la informacin del
editor en una tabla independiente que se llamara "Editores". Colocara entonces
un puntero en la tabla "Ttulos" que hiciera referencia a una entrada de la tabla
"Editores".
Para asegurarse de que los datos se mantienen sincronizados, puede forzar la
aplicacin de integridad referencial entre tablas. Las relaciones de integridad
referencial ayudan a garantizar que la informacin de una tabla coincida con la
de otra. Por ejemplo, cada ttulo de la tabla "Ttulos" debe estar asociado a un
editor concreto de la tabla "Editores". No se puede agregar un ttulo a la base de
datos para un editor que no exista en ella.
Las relaciones lgicas de una base de datos le permiten consultar datos y crear
informes de manera eficiente.

Tipos de relaciones de tabla

Una relacin se establece haciendo coincidir los datos de las columnas de clave,
normalmente las columnas (o campos) con el mismo nombre en ambas tablas.
En la mayor parte de los casos, la relacin conecta la clave principal (o la
columna del identificador nico de cada fila) desde una tabla a un campo de otra
tabla. La columna de la otra tabla se conoce como "clave externa". Por ejemplo,
si desea realizar el seguimiento de las ventas de los diferentes ttulos, puede
crear una relacin entre la columna de la clave principal (llammosla Id_ttulo)
de la tabla "Ttulos" y una columna en la tabla "Ventas" que se llameId_ttulo.
La columna Id_ttulo de la tabla "Ventas" es la clave externa.

Existen tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relacin que se crea
depende de cmo se definan las columnas relacionadas.
Relaciones de uno a varios
La relacin de uno a varios es el tipo ms comn. En este tipo de relacin, una
fila de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B, pero una
fila de la tabla B solo puede tener una fila coincidente en la tabla A. Por ejemplo,
las tablas "Editores" y "Ttulos" tienen una relacin de uno a varios. Es decir,
cada editor produce muchos ttulos. Pero a cada ttulo le corresponde solo un
editor.
Una relacin uno a varios se crea si slo una de las columnas relacionadas es
una clave principal o tiene una restriccin UNIQUE.
En la ventana de relaciones de Access, el lado de la clave principal de una
relacin de uno a varios se denota mediante un nmero 1. El lado de la clave
externa de una relacin se denota con un smbolo de infinito.

Relaciones de varios a varios

En una relacin de varios a varios, una fila de la tabla A puede tener muchas
filas coincidentes en la tabla B y viceversa. Este tipo de relacin se crea
definiendo una tercera tabla, denominada de unin. La clave principal de dicha
tabla de unin est compuesta de las claves externas de ambas tablas A y B. Por
ejemplo, la tabla "Autores" y la tabla "Ttulos" tienen una relacin de varios a
varios que se define mediante una relacin de uno a varios de cada una de estas
tablas a la tabla "TtuloAutores". La clave principal de la tabla "TtuloAutores"
es la combinacin de la columna Id_au (la clave principal de la tabla "Autores")
y de la columna Id_ttulo (la clave principal de la tabla
"Ttulos").

Relaciones de uno a uno

En una relacin uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener ms de una
fila coincidente en la tabla B y viceversa. Una relacin uno a uno se crea si las
dos columnas relacionadas son las claves principales o tiene restricciones
UNIQUE.
Este tipo de relacin no es comn porque la mayor parte de la informacin
relacionada de esta manera estara toda en una tabla. Podra utilizar una
relacin de uno a uno para realizar las siguientes acciones:

Dividir una tabla con muchas columnas.

Aislar parte de una tabla por razones de seguridad.

Almacenar los datos efmeros y que podran eliminarse con facilidad

eliminando la tabla.

Almacenar la informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla

principal.
En Access, el lado de la clave principal de una relacin uno a varios se denota
mediante un smbolo de clave. Un smbolo de clave denota tambin el lado de
la clave externa.