You are on page 1of 2

64f82799-ec074c5586459594460c1b72

NARZDZIA INFORMATYCZNE

Pi krokw
do wyboru najlepszego
oprogramowania
Maciej Majewski

Prezes Zarzdu Pentacomp SA


Pytania: czytelnicy.controlling@infor.pl

Analitycy firmy Gartner przewiduj,


e warto wiatowego rynku IT
w 2012 r. wzronie o 3,7%.
Cho w Europie Zachodniej
proces ten ma by spowolniony
ze wzgldu na kryzys w strefie euro,
nie naley zapomina o korzyciach
pyncych z wdroenia
nowoczesnych technologii.

ozwizania IT s przeznaczone nie tylko dla


korporacji, ale rwnie dla maych i rednich
przedsibiorstw. Wspomagaj ich dziaanie i podnosz konkurencyjno na rynku. Dlatego warto
wiedzie, jak dobra waciwe oprogramowanie.
W tym opracowaniu wskazujemy pi kwestii, na
jakie warto zwrci uwag, mylc o wdroeniu
nowego systemu.

Pi krokw
do waciwego oprogramowania
1. Jasno okrelone cele to podstawa
Zasadniczym punktem procesu wyboru waciwego oprogramowania jest okrelenie celw i priorytetw biznesowych firmy oraz dobranie do nich typu
oprogramowania, ktry pozwoli te cele zrealizowa.
Podstaw ich wyznaczenia jest znajomo obecnych
moliwoci przedsibiorstwa i jego sabych punktw
stojcych na przeszkodzie wykorzystaniu potencjalnych okazji na rynku. Fundamentalnie wana jest
rwnie znajomo rynku, skali zapotrzebowania na
usug czy produkt, jaki oferuje firma, oraz moliwo jej rozbudowania.

36

www.econtrolling.infor.pl

NARZDZIA INFORMATYCZNE

Wyznaczenie obszarw dziaalnoci organizacji, jakie naley rozwin czy zmodernizowa,


szczeglnie w duych przedsibiorstwach, warto
powierzy grupie niezalenych ekspertw. Zesp
ten bdzie odpowiedzialny za wybr oprogramowania oraz jego wdroenie. Sukces w duym
stopniu zaley od klarownoci wymaga stawianych dostawcy przez firm oraz waciwej wsppracy obu stron.

funkcjonalnoci i albo cz prac wykonamy rcznie, albo porzucimy korzystanie z oprogramowania i wrcimy do starych metod.
Drosze oprogramowanie zapewne bdzie posiadao wszystkie potrzebne nam funkcjonalnoci,
a poza nimi wiele innych, z ktrych od razu nie
bdziemy korzysta. Dlatego cz wydatkw pjdzie na marne. Kwesti decydujc musi by dobr
funkcjonalnoci oprogramowania do potrzeb firmy.

2. Wielko ma znaczenie

4. Oprogramowanie i co jeszcze?

Po zaweniu obszaru poszukiwa oprogramowania do konkretnego typu naley ustali, jakie


funkcje ma spenia. W zalenoci od potrzeb
modernizowanego obszaru dziaalnoci bdzie to
jedna prosta funkcja (np. gromadzenie danych) lub
poczenie wielu zada (np. gromadzenie danych,
analiza i raportowanie operacyjne lub zarzdcze).
W tym przypadku naley poszuka takiego oprogramowania, ktre poradzi sobie z nimi wszystkimi. Drug kwesti jest liczebno uytkownikw
oprogramowania, tzn. ile zakadw, jednostek
organizacyjnych, stanowisk bdzie wyposaonych
w system. Od tego zazwyczaj rwnie uzaleniona
jest cena za licencj na oprogramowanie.
Jeli zaley nam na przyspieszeniu obiegu
informacji w przedsibiorstwie i wyeliminowaniu
bdw w tworzonych do tej pory rcznie raportach, bdzie potrzebne oprogramowanie klasy
Business Intelligence (BI). W takim przypadku
naley wybra rodzaj oprogramowania, ktry
bdzie odpowiada liczbie uytkownikw systemu
i danych, jakie bdzie przechowywa. Sie kilku
restauracji w ssiadujcych miastach nie bdzie
potrzebowaa tak rozbudowanego systemu jak
sie pizzerii w kilku wojewdztwach.
W sytuacji gdy chcemy zoptymalizowa zarzdzanie majtkiem przedsibiorstwa, naley wybra
taki system EAM, ktry bdzie odpowiada wielkoci przedsibiorstwa i rodzajowi zasobw, jakimi
dysponuje. W zalenoci od tego, czy firma posiada
wiele nieruchomoci, czy moe du flot samochodw, funkcjonalnoci systemu bd si rni.
Uzalenione s rwnie od wielkoci i stopnia
skomplikowania struktury przedsibiorstwa.

Oferta dobrego dostawcy oprogramowania nie


koczy si na samym systemie i licencji na niego.
Dla przedsibiorcy istotn kwesti powinna by
pomoc przy wdroeniu oprogramowania, opieka
merytoryczna ze strony dostawcy oraz dobra
wsppraca z serwisem. W sytuacjach gdy rozwizania typowe nie daj si zastosowa w organizacji lub zaspokajaj jedynie cz potrzeb, cenna
staje si elastyczno dostawcy. Firmy, ktre same
tworz oprogramowanie, mog stworzy system
odpowiadajcy indywidualnym potrzebom klienta.
Warto rwnie zwrci uwag, czy dostawca
jest w stanie wprowadza zmiany do oprogramowania i jak szybko. Czsto zdarza si potrzeba
dostosowania oprogramowania do zmian w prawie lub nowej sytuacji w organizacji, np. rozbudowania jej o dodatkow ga dziaalnoci.
Istotn kwesti jest rwnie, jakie dodatkowe
koszty wi si z wprowadzeniem nowego oprogramowania. Cena samego oprogramowania to
zaledwie kilkanacie procent wszystkich kosztw.
Licencje, dodatkowy sprzt, szkolenia pracownikw oraz ich udzia w pracach wdroeniowych to
elementy, bez ktrych wdroenie i pniejsze
osignicie celw biznesowych nie ma szans
powodzenia. A przecie ponosimy te koszty tylko
po to, aby osign te wanie cele.

3. Cena nie jest najlepszym doradc


Przy wyborze oprogramowania cena nie moe
by najistotniejszym kryterium.
Tasze oprogramowanie przynosi oszczdnoci
jedynie w momencie zakupu. Zazwyczaj podczas
jego uytkowania okazuje si, e ma ograniczone

5. Zakup oprogramowania to nie koniec


Zakup oprogramowania nie jest ostatnim etapem
na drodze do celu. W tym momencie istotne jest
waciwe przeprowadzenie wdroenia, podczas ktrego firma powinna egzekwowa wszelkie zapisy
umowy z dostawc. Jeli jednak pojawi si nieprzewidziane zmiany sytuacji na rynku czy w firmie
cenn cech obu stron wsppracy staje si elastyczno i umiejtno dostosowania do zmian.
Od pomysu na zakup nowego oprogramowania
do jego uytkowania jest duga droga, ale im lepiej
przyoymy si do waciwego wyboru systemu,
tym mniej problemw pojawi si pniej.
n

Controlling nr 5, maj 2012

37

You might also like