Manual Excel 2010 Nivel II

Microsoft Excel 2010
Nivel II
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Microsoft Excel 2010 Nivel II
Bienvenido a Delfos:
El Centro de Capacitacin DELFOS fue creado en 1995 por un grupo de
jvenes universitarios que decidieron unir sus capacidades para formar y liderar
un equipo docente multidisciplinario especializado en el servicio de clases de
apoyo en todas las materias y niveles de enseanza. As nace la Divisin
Estudiantes del Centro de Capacitacin. Ms tarde, en 1999 se crea la Divisin
Informtica que nace como consecuencia de la creciente demanda del pblico
por capacitacin en el manejo de Computadoras Personales (PC). En poco
tiempo se agregaron cursos en otras ramas de la informtica como ser Diseo
Grfico, Diseo y Programacin Web as como cursos de instalacin de PC y
Redes, Reparacin de PC y Perifricos para aquella franja de personas que
buscaba una salida laboral directa. Para poder asistir a las Empresas en la
bsqueda de soluciones formativas que respondieran a las necesidades de sus
trabajadores y aportaran conocimientos que pudieran ser transferidos al puesto
de trabajo en forma inmediata y efectiva, en el transcurso del ao 2001 creamos
la Divisin Empresas.
Durante 2007, desarrollamos la Divisin de Capacitacin a Distancia para

brindar soluciones a medida y de calidad en el mbito de la capacitacin a
distancia.
As, vamos construyendo nuestra historia, con esfuerzo sostenido,

preparndonos cada da para prestar servicios que excedan las expectativas de
quienes depositan su confianza en nosotros: alumnos, padres, empresas.
Nuestra historia es el reflejo de nuestra visin: un fuerte compromiso con la
calidad de enseanza
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Le damos la bienvenida a nuestro Centro de Capacitacin.
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cual pueden dirigirse por cualquier inquietud que les surja durante el curso.
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SECCIN DE
Matrices y referencias externas

1. FRMULAS DE MATRIZ
ormalmente, las funciones producen un nico resultado. Sin

embargo, a veces resulta interesante tener funciones que
calculen varios resultados a la vez. Estas funciones se llaman frmulas
de matriz o matriciales, y su resultado puede ocupar varias celdas.
Las frmulas de matriz tambin se usan para ahorrar tiempo
cuando escribimos frmulas, ya que puedes sustituir varias frmulas
distintas por una sola frmula de matriz.
Por ejemplo, en una hoja de clculo puedes usar una frmula de
matriz para aplicar la misma frmula sobre distintos datos. En el
siguiente caso, si no utilizas frmulas de matriz, puedes calcular el total
de dinero ingresado por la venta de coches multiplicando el nmero de
coches vendidos por su precio (fila SUBTOTAL) y sumando esas
cantidades (celda B9):
En lugar de realizar todas estas operaciones, podramos haber

combinado todos los clculos en uno solo, usando una frmula de
matriz o matricial:
Copyright Computer Aided Elearning, S.A.
En este caso, en la celda B8 tenemos la siguiente frmula de

matriz:
{ =SUMA(B5:C5*B6:C6)}
Las frmulas de matriz se muestran encerradas entre llaves ( { } ),
para diferenciarlas del resto de frmulas, y para introducirlas debemos
.
aceptar la frmula escrita con
+
+
De esta forma, despus de introducir la frmula de matriz y pulsar
esta combinacin de teclas, Excel la colocar automticamente entre
llaves ( { } ).
En el ejemplo anterior, si tras introducir la frmula de matriz,
modificas esta frmula y aceptas con
, ten en cuenta que Excel no
introducir una frmula de matriz, sino que se tratar de una frmula
"normal". Recuerda la combinacin de teclas que tienes que pulsar para
aceptar la frmula de matriz.
Hemos dicho que una frmula de matriz o matricial puede
devolver un resultado o varios; en este segundo caso, estos
resultados se pondran en varias celdas. El rango de celdas
donde se colocarn los resultados de la frmula de matriz se
llama rango matricial.
Ten en cuenta que todas las celdas del rango matricial
compartirn la misma frmula de matriz, por lo que no puedes
eliminar celdas de un rango matricial.
2. CONSTANTES MATRICIALES
n las frmulas simples, puedes introducir referencias a celdas

o valores constantes.
Pues bien, en las frmulas de matriz o matriciales tambin tenemos

una forma de introducir valores constantes. A estos valores constantes
en las frmulas matriciales se les denomina constantes matriciales.
Para incluir una constante matricial en una frmula:
Escribe los valores directamente en la frmula entre llaves ( { } ).
Como separador de columnas, tienes que utilizar el smbolo de
barra invertida ( \ ).
Para separar las filas, utiliza el punto y coma ( ; ).
SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL NICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Por ejemplo, para incluir la siguiente matriz como constante matricial:

10
30
20
40
deberas escribir {10\20;30\40}.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una frmula de
matriz que se ha introducido en las celdas C1:D2:
Segn esta frmula matricial, hemos sumado las celdas A1:B2 y la

matriz {10\11;20\21}. Cmo ha hecho Excel esta suma?
Las operaciones de las frmulas matriciales se hacen celda a celda,

dentro del rango seleccionado. Por ejemplo, en este caso se sumara el
valor de la celda A1 ms 10, el valor de la celda B1 ms 11, el valor de
A2 ms 20 y el de B2 ms 21. Puedes ver el resultado de estas
operaciones en la hoja de clculo.
Si introduces
una constante
matricial en
una frmula
"normal" (no
de matriz),
solo se tendr
en cuenta para
los clculos
el primer
elemento de
la constante
matricial.
Recuerda que las frmulas de matriz no tienen nada que ver con las
operaciones matemticas sobre matrices, son dos cosas distintas. Por
ejemplo, aqu podras multiplicar una matriz de (2x3) por otra de (2x3),
produciendo un resultado de (2x3), cosa que no puedes hacer con las
operaciones matemticas de matrices.
En el ejemplo que acabamos de ver, el rango matricial estara
formado por las celdas C1:D2 (es donde estn los resultados de la
frmula de matriz). Si intentas eliminar el contenido de una de estas
celdas individualmente, Excel te mostrar un mensaje diciendo que no
puedes hacer eso.
Adems de eliminar celdas, otras operaciones que no se pueden
realizar en celdas pertenecientes al rango de una matriz son:
z Cambiar el contenido de las celdas.
z Mover celdas que forman parte de la matriz.
z Insertar celdas en un rango matricial.
Algunas de las operaciones que s estn permitidas son las
siguientes:
z Dar formato a cada una de las celdas del rango de forma
individual.
z Copiar y pegar celdas de un rango matricial.
Por lo tanto, si cambias una celda que pertenece a un rango
matricial, debes tener en cuenta que no puedes hacer operaciones que
cambien nicamente esta celda: tienes que cambiar todo el rango
matricial, como si se tratase de una nica celda.
Para seleccionar un rango matricial de una frmula de matriz,
puedes utilizar el comando Ir a Especial del men del botn
(o, lo que es lo mismo, seleccionar la opcin Ir a de este men y pulsar
el botn Especial). En la ventana que aparecer, selecciona la opcin
Matriz actual.
Cuando se trabaja con frmulas de matriz, cada elemento de la
frmula tiene que tener el mismo nmero de filas y de columnas. Si esto
no es as, Excel expande las frmulas de matriz. Por ejemplo, la frmula
={1\2\3}*{2;3} se transformara en ={1\2\3;1\2\3}*{2\2\2;3\3\3}.
Para introducir una frmula de matriz, tienes que seleccionar un
rango de celdas igual al de la matriz resultante. Si no existe un valor
expansible, aparecer el valor de error #N/A.
Por otra parte, si el resultado matricial es ms grande que el rango

seleccionado, los valores sobrantes no se mostrarn en la hoja de
clculo.
Tambin hay varias cosas que tienes que tener en cuenta al
trabajar con constantes matriciales:
Pueden ser nmeros, texto, valores lgicos o incluso valores
de error.
Si introduces texto, debe ponerse entre comillas.
En una misma constante matricial se puede incluir distintos
tipos de valores. Por ejemplo: {1\VERDADERO\2;
"hola"\55\10}.
No pueden estar formadas por frmulas.
Todas las filas y todas las columnas de una constante
matricial tienen que tener la misma longitud. Es decir, no
puedes tener una fila con cinco elementos y otra con tres.
No pueden tener smbolos
smbolos de porcentaje.
de
moneda,
parntesis
ni
Una de las ventajas de las frmulas matriciales es que pueden

realizar operaciones complejas, sin necesidad de usar otras frmulas
intermedias. Adems, pueden aadir coherencia y seguridad a las hojas,
al no poder modificar o eliminar nicamente una celda que pertenece a
un rango matricial. Muchas veces tambin pueden reducir el tamao del
archivo, en comparacin al uso de varias frmulas distintas para
calcular los mismos resultados.
Por contra, como desventajas podemos decir que en ocasiones
pueden ser ms difciles de entender por parte de otros usuarios que
puedan trabajar con el libro y que, dependiendo del tipo de frmula
matricial y de la memoria del ordenador, en ocasiones pueden hacer ms
lentos los clculos.
3. REFERENCIAS EXTERNAS (VNCULOS)
a sabemos que, en una celda, podemos hacer referencia a

celdas que se encuentran en hojas de clculo distintas, dentro
de un mismo libro de trabajo.
Excel tambin permite la creacin de vnculos o referencias
externas entre dos o ms libros, de forma que la informacin que veas
en un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro libro. Es
decir, que un vnculo o referencia externa es una referencia a una celda
o a un rango de celdas que estn en una hoja de clculo de otro libro.
Por ejemplo: podemos incluir los resultados de varios libros en un

libro resumen, de forma que se puedan comparar los resultados de cada
uno de ellos de una forma rpida; adems, podemos hacer que cualquier
cambio en los libros fuente se refleje en el libro de resultados.
Tambin tienes que tener en cuenta que, al trabajar con libros

pequeos, stos son ms fciles de editar y ms rpidos de abrir, guardar
y calcular. De esta forma, podemos tener los datos en un libro y
analizarlos en otro libro distinto, asegurndonos de que los datos
originales no van a ser modificados.
Hay una serie de conceptos que tienes que conocer:
Libro de origen (o fuente): es aquel libro que contiene los datos
a los que hace referencia una frmula que est en otro libro, a
travs de una referencia externa.
Libro de destino (tambin llamado libro dependiente o
vinculado): es el libro que tiene los vnculos con el otro libro y
que, por lo tanto, depende de los datos de este ltimo.
Referencia externa (o vnculo): en un libro de Excel, es
cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas o a un
nombre de otro libro de trabajo.
En resumen, que en el libro de destino o dependiente hay una

referencia externa a una o varias celdas que estn en el libro origen. O
sea, que, a travs de esta referencia, en el libro destino podemos ver y
trabajar con los datos que hay en el libro origen.
Para que lo tengas ms claro, podemos ver las relaciones que
se establecen a travs de una referencia externa o vnculo entre
un libro de origen y un libro de destino en la siguiente imagen:
El libro de destino es donde se ha insertado el vnculo o

referencia externa, mientras que el libro de origen es realmente
el que tiene los datos, es decir, la informacin que se muestra a
travs del vnculo.
Para crear referencias externas, primero tenemos que indicar la

ruta o posicin del archivo en el disco, seguido del nombre del libro
entre corchetes ( [ ] ).
A continuacin figura el nombre de la hoja. Si el nombre de la hoja
de clculo o del libro de la referencia tienen caracteres no alfabticos,
estos elementos figuran entre apstrofos o comillas sencillas ( ' ).
Luego aparece el smbolo de exclamacin ( ! ) y, a continuacin, la
celda o rango de celdas al que hacemos referencia.
Al introducir
las referencias
a las celdas
pulsando con
el ratn, nos
evitamos el
tener que
teclear textos
muy largos,
evitando as la
posibilidad de
que se produzcan errores al
escribir estas
referencias.
Aunque puede parecer complicado, la verdad es que la mayora de

veces no tendrs que escribir toda la referencia externa, ya que se puede
introducir directamente pulsando con el ratn.
Para seleccionar mediante el ratn celdas que estn en otros libros,
podemos tener abiertos los dos libros (el de origen y el de destino o
vinculado) y organizarlos en ventanas dentro de Excel (por ejemplo,
desde el botn
de la ficha Vista de la Cinta de
opciones).
Luego iramos escribiendo la frmula adecuada en el libro de
destino: escribiramos el signo igual ( = ) e iramos introduciendo los
distintos elementos de la frmula (valores constantes, operadores,
referencias a celdas...).
Para introducir una referencia externa, pulsaramos en la celda o
celdas del libro de origen o fuente. Excel ir construyendo la frmula
con la sintaxis correcta.
Por supuesto, tambin podemos poner referencias externas con
funciones, como si se tratara de referencias a celdas del mismo libro.
Si el libro al cual est vinculado el libro actual est cerrado, la
referencia externa se muestra en la barra de frmulas con la ruta de
acceso completa, tal como hemos indicado. En cambio, si el libro de
origen o fuente est abierto, la referencia externa se muestra sin la ruta
de acceso.
Si haces doble
clic en la separacin entre
la barra de
frmulas y las
celdas de la
hoja de clculo
(cuando el
cursor cambie
a
), el
tamao de la
barra de
frmulas se
ajustar automticamente
al nmero de
lneas que se
necesite para
ver todo el
contenido de
la celda.
Cuando trabajes con celdas con mucho texto o que tengan frmulas
largas (como en ocasiones ocurre con las referencias externas), puede
ser interesante cambiar el tamao de la barra de frmulas, para poder
ver todo el contenido de la celda. Si pulsas el botn Expandir barra de
frmulas , que est en la parte derecha de la barra de frmulas, esta
barra se har ms grande, mostrando tres o ms lneas.
Tambin puedes cambiar el tamao de la barra de frmulas

arrastrando la separacin entre esta barra y las celdas de la hoja de
clculo, cuando el cursor del ratn te lo indique .
Por otro lado, puedes cambiar el ancho de la barra de frmulas y del

cuadro de nombres, arrastrando la zona entre estos dos elementos
,
cuando el cursor del ratn cambie a una flecha
. De esta forma, si lo
necesitas, puedes hacer ms ancho el cuadro de nombres y ms estrecha
la barra de frmulas o al revs, para ajustarlos a tu gusto o forma de
trabajar.
En las referencias externas, ten en cuenta la ruta que se
mostrar en el caso de que tengas los documentos (es decir, los
libros) en la biblioteca o carpeta Documentos del usuario.
En Windows 7, la biblioteca Documentos es distinta para
cada usuario del sistema (en Windows Vista se habla de la
carpeta Documentos, ya que el concepto de biblioteca se
introdujo en Windows 7, aunque el funcionamiento para el
caso que estamos viendo es similar). Para cada uno de los
distintos usuarios que pueda haber definidos, su biblioteca o
carpeta Documentos se almacena dentro de la carpeta Users\
nombre_de_usuario del disco duro, y normalmente suele
hacer referencia a una carpeta real de nombre Documents (en
la carpeta Users\nombre_de_usuario, aparte de guardarse
esta carpeta, tambin se almacenan imgenes, favoritos y otros
archivos y configuraciones propias de cada usuario).
Por lo tanto, si seleccionas una referencia externa de un libro
que est en la biblioteca o carpeta Documentos, vers algo
parecido a esto:
Si el libro de origen est en otra carpeta, vers la ruta adecuada

en la referencia externa:
En Windows XP, la carpeta con los documentos propios del

usuario se denomina Mis documentos, y est almacenada
dentro de la carpeta Documents and Settings\nombre_de_
usuario, mientras que, en versiones anteriores de Windows, la
carpeta Mis documentos se guardaba directamente en el
directorio raz del disco duro: C:\Mis documentos.
Finalmente, indicarte tambin que, al abrir un libro que tiene

vnculos o referencias externas (es decir, el libro de destino), aparece
una barra de mensajes debajo de la Cinta de opciones, que te indica
que, por razones de seguridad, se ha desactivado la actualizacin
automtica de los vnculos.
Desde el botn Habilitar contenido de esta barra podramos

habilitar la actualizacin automtica de los vnculos, de forma que se
actualizaran los datos desde el libro de origen, si esta informacin
hubiera cambiado.
4. TRABAJO CON REFERENCIAS EXTERNAS
D
Si desde dentro de Excel,
con la opcin
Guardar como,
cambias el
nombre del
libro de origen
o fuente, debes
tener el libro
de destino
abierto, para
que este
cambio de
nombre se
refleje automticamente
en las referencias externas
que tenga.
10
el mismo modo que se pueden hacer referencias externas a

celdas, tambin podemos utilizar nombres en las referencias.
La sintaxis utilizada es la misma que la vista hasta ahora, con la

nica diferencia de que se utiliza el nombre en lugar de las referencias.
Por ejemplo: ='C:\Trabajo\[Ventas.xls]Hoja3'!Total_Este.
Cuando trabajas con libros vinculados y quieres guardarlos,
normalmente se debe guardar el libro de origen antes de guardar el de
destino. De esta forma, nos aseguraremos de que todos los datos del
libro de destino estn actualizados.
En la ficha Datos de la Cinta de opciones, el botn
del grupo de comandos Conexiones proporciona
algunas herramientas y utilidades para el trabajo con vnculos. Por
ejemplo, podemos cambiar o actualizar los vnculos de un libro de
destino en cualquier momento.
Ten en cuenta
que la accin
de Romper
vnculo no se
puede deshacer, por lo
que es recomendable que
guardes una
copia del libro
antes de hacerla, por si te
equivocas o
quieres volver
a tener el
libro como lo
tenas antes.
La opcin predeterminada
de este cuadro
(Permitir que
los usuarios
elijan mostrar
o no la alerta)
hace que se
muestre o no
se muestre el
mensaje de
actualizacin
segn lo que
est indicado
en el cuadro
de las Opciones de Excel,
en la casilla
Consultar al
actualizar
vnculos
automticos
de la seccin
Avanzadas.
En el cuadro de dilogo que aparece al pulsar este botn podrs ver

los distintos vnculos que hay en el libro actual, adems de hacer ciertas
operaciones relacionadas con ellos.
Para cambiar el libro de origen de los datos, pulsa en el botn
Cambiar origen. En el cuadro de dilogo que aparecer en este caso
podremos seleccionar el nombre del archivo que ser el nuevo fichero
de origen o fuente al cual el libro actual est vinculado.
Si quieres acceder al libro de origen y ste no est abierto, con el
botn Abrir origen podras hacerlo. Al editar el libro de origen y tener
abierto el libro de destino, los cambios se reflejarn en este ltimo.
Con Actualizar valores podrs realizar una actualizacin manual
de la informacin vinculada, mientras que Romper vnculo romper los
vnculos, poniendo en las celdas que tengan vnculos el valor que tengan
en ese momento.
A travs del botn Comprobar estado comprobaremos los
vnculos del libro: Excel nos dir, en la columna Estado del cuadro de
dilogo, si el vnculo est bien, si no encuentra el archivo o la hoja de
origen, si los valores de los vnculos no estn actualizados, etc.
Por ltimo, con el botn Pregunta inicial podremos indicar si, al
abrir el libro, se actualizarn automticamente o no los vnculos sin
preguntar nada, o si se preguntar al usuario si quiere actualizarlos.
Al trabajar con libros vinculados, tienes que procurar no perder los

vnculos establecidos. Para ello, trata de guardar los libros vinculados en
la misma carpeta.
Si, por cualquier motivo, los guardas en carpetas distintas, guarda
el libro de origen antes de guardar el libro de destino.
Si, al abrir un libro de destino, Excel no encuentra el libro de
origen, te mostrar un mensaje indicndolo.
11
A veces, tambin puede suceder que un libro de destino ocupe

mucho espacio en disco o tarde mucho tiempo en abrirse. Esto
puede ser debido a que, en este libro de destino, se guardan las
copias de los valores contenidos en el libro de origen junto con
los datos de este libro de destino (esto suele pasar si tienes
referencias externas a muchos rangos de celdas del libro de
origen y se trata de rangos grandes).
Puedes hacer que esto no sea as accediendo al cuadro de las
Opciones de Excel (accesible desde la vista Backstage) y, en
la seccin Avanzadas, desactivar la casilla de verificacin
Guardar valores de vnculos externos. As podrs reducir el
espacio en disco y el tiempo que se tarda en abrir la hoja de
clculo.
12
Listas
1. CONCEPTOS BSICOS
n esta leccin vamos a ver cmo Excel nos puede ayudar a la

hora de introducir y trabajar con una serie de datos en forma
de lista.
Las listas permiten almacenar datos en una hoja de clculo. Podras

entender una lista como una base de datos simple, donde las filas de la
hoja de clculo seran los registros de la base de datos y las columnas
constituiran los campos.
En una lista, los datos de los distintos registros se organizan por

filas, mientras que los distintos tipos de informacin estn organizados
por columnas (por ejemplo, en una lista de personas, en una columna
puede estar el nombre, en otra los apellidos, en otra el telfono, etc.).
Las listas que podemos manejar con Excel tienen algunas
caractersticas comunes:
z Las celdas de la misma columna tienen datos similares.
z Normalmente, en la primera fila estn situados los ttulos de las
columnas.
z Las filas de la lista tienen la misma estructura y tienen datos similares.
Al almacenar los datos en forma de lista, Excel proporciona varias
operaciones para ayudarnos y facilitar el trabajo con la informacin.
Entre las operaciones que podemos hacer con las listas estn:
Organizar los datos para obtener subtotales.
Utilizar un formulario para aadir, editar y eliminar registros de la
lista.
Ordenar la lista de forma alfabtica, numrica o cronolgica.
Filtrar los datos. Es decir, elegir solo aquellas filas que cumplan
unos determinados criterios.
Crear informes de resumen.
Listas
Otra posibilidad en Excel es convertir un rango de celdas en una

tabla. Esto te puede ayudar a trabajar con los datos, ya que en una tabla
se aaden automticamente listas desplegables para ordenarla o filtrarla,
puedes aplicar un formato predefinido a la tabla, aadir una fila de
totales, etc.
Veremos el trabajo con las tablas ms adelante; ahora vamos a
centrarnos en las caractersticas bsicas de las listas de datos en Excel.
2. AUTOCOMPLETAR
l introducir una serie de datos en una lista, si Excel reconoce

que ests creando una lista, te ayudar en la introduccin de
los componentes de la misma.
Cuando creamos una lista, normalmente la primera fila de dicha
lista representar las categoras de informacin que se almacenan en
esta lista.
Por ejemplo, en una lista de clientes, la primera fila podra estar
compuesta por ttulos como Nombre, Apellidos, Domicilio, etc.; una
lista de libros podra tener los rtulos Ttulo, Autor, Editorial, etc.
Adems, normalmente se suele diferenciar estos rtulos del resto

de la lista. Para ello se puede utilizar un tipo de letra, una alineacin, un
formato o cualquier otra caracterstica que diferencie esta fila del resto.
Al ir introduciendo los distintos registros de una lista, podrs hacer
uso de la capacidad que tiene Excel para autocompletar las entradas de
la lista con las entradas introducidas anteriormente: cuando ests
introduciendo un dato en una celda de la lista, Excel te sugiere las
entradas que hayas hecho anteriormente en la misma columna y que
empiecen por la letra o letras que hayas escrito.
Por ejemplo, si, en la lista anterior te pones en la celda A8 y
escribes la letra L, Excel te sugerir la entrada Lozano Martn para esta
celda. De la misma forma, si te pones en la celda C8 y escribes la letra
A, Excel te sugerir la entrada Albacete.
2
Listas
Si la sugerencia de Excel es lo que quieres introducir en la celda,

bastar con aceptar esta sugerencia (de cualquiera de las maneras que
, tecla
o el botn Introducir
), lo que
permite Excel: tecla
te evitar el tener que teclear todo el texto.
Adems, tambin podrs elegir el valor directamente de una lista
formada por los valores que has escrito antes en la misma columna. Esto
te ser de gran ayuda cuando la lista que quieras crear tenga entradas
repetidas en algunas columnas, ya que te evitar el teclearlas cada vez y
facilitar el proceso de introduccin de datos en la lista.
Otra forma de
mostrar la
lista creada
por Excel para
cada columna
y elegir el
valor que
queramos sin
necesidad de
teclearlo es
ponerse en la
celda adecuada y pulsar
las teclas
+
Para acceder a esta caracterstica, muestra el men contextual de la

celda (haciendo clic en ella con el botn derecho del ratn) y elige la
opcin Elegir de la lista desplegable. Excel te mostrar la lista
adecuada para que elijas la nueva entrada de la celda.
Puedes activar o desactivar esta caracterstica de autocompletar a

travs de la casilla de verificacin Habilitar Autocompletar para
valores de celda, que se encuentra en la categora Avanzadas del cuadro
de dilogo de las Opciones de Excel (accesible desde la vista Backstage).
Listas
3. FORMULARIOS
xcel permite mostrar las distintas filas de una lista en un

formulario de datos; es decir, en un cuadro donde cada una de
las columnas es tratada como un campo de la lista.
Mediante este formulario de datos podemos aadir, buscar,
eliminar o cambiar datos de la lista.
El comando que permite mostrar una lista de datos como un
formulario de datos no se encuentra en ninguna ficha de la Cinta de
opciones, pero podemos aadirlo a la barra de herramientas de
acceso rpido. Recuerda que, para esto, debes acceder a la categora
Barra de herramientas de acceso rpido del cuadro de las Opciones
de Excel (desde la opcin Ms comandos del botn Personalizar
o desde la vista
barra de herramientas de acceso rpido
Backstage), seleccionar el comando en la lista de la izquierda y
agregarlo a la barra de herramientas de acceso rpido.
Ten en cuenta
que, para
poder utilizar
un formulario
de datos, la
lista tiene que
tener ttulos
de columna
en la primera
fila de esta
lista. Excel
utilizar estos
rtulos o
ttulos para
crear los
campos del
formulario.
Pues bien, el comando que permite mostrar una lista como un

. Si te pones en una celda de la
formulario es el botn Formulario
lista y pulsas este botn, aparecer un cuadro de dilogo con los
distintos campos de la lista y los datos del primer registro.
En la parte izquierda estn los campos que forman los registros de la

lista. Los campos de datos con valores constantes se pueden editar, mientras
que los campos con valores calculados (es decir, que su valor se ha calculado
con una frmula) simplemente se muestran, no puedes cambiarlos.
Los nombres de los campos se crean a partir de los ttulos de las
columnas de la primera fila de la lista. Si quieres cambiar algn nombre
de campo, tendrs que cambiarlo en la primera fila de la lista.
4
Listas
Mediante la barra de desplazamiento, situada a la derecha de los

campos del formulario, podemos pasar hacia delante o hacia atrs por
los diferentes registros que hay en la lista.
En la parte superior derecha del formulario se indica el nmero de
registro en la lista. Adems del nmero del registro en el que ests
tambin aparece el nmero total de elementos de la lista.
Luego aparece una serie de botones:
Despus de
introducir
un criterio,
los botones
Buscar anterior y Buscar
siguiente solo
se movern por
los registros
que cumplan
el criterio.
Para volver a
tener acceso a
toda la lista,
vuelve a pulsar
en el botn
Criterios y
despus en
Borrar.
z Nuevo: aade un nuevo registro a la lista. Tras pulsar este botn,

al finalizar,
debers rellenar los campos, pulsando la tecla
para que se aada el nuevo registro al final de la lista.
z Eliminar: elimina el registro mostrado en el formulario.
z Restaurar: deshace los cambios realizados en el registro.
z Buscar anterior: presenta el anterior registro de la lista. Si has
introducido algn criterio de bsqueda, mostrar el anterior
registro que cumpla el criterio.
z Buscar siguiente: presenta el siguiente registro de la lista. Si has
introducido algn criterio de bsqueda, accede al siguiente
registro que cumpla el criterio.
z Criterio: al pulsar este botn, se transforman los campos del
formulario en campos donde debes introducir los criterios de
bsqueda. Estos criterios pueden ser una cadena de caracteres a
igualar o bien una expresin de comparacin.
4. ORDENAR LISTAS
na de las acciones que se suele realizar con las listas es

ordenar los registros, de forma que sea ms fcil el localizar y
utilizar los datos ms adelante.
Para ordenar una lista, lo primero que tenemos que tener claro es
sobre qu columna de datos haremos la ordenacin. Adems de
introducir el criterio de ordenacin, tambin podemos indicar el orden
en que se realizar: ascendente o descendente.
Ejemplos de ordenacin ascendente son: nmeros del 1 al 9, texto
de la A a la Z, fechas en orden cronolgico (12/02/2011, 23/02/2011,
6/03/2011...), etc. Por otro lado, ejemplos de ordenacin descendente
son: nmeros del 9 al 1, texto de la Z a la A, fechas de la ms actual a la
ms antigua (6/03/2011, 23/02/2011, 12/02/2011...), etc.
Listas
La forma ms rpida de ordenar una lista es ponerte sobre una celda

de la columna por la que quieres ordenar la lista y seleccionar la opcin
Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A del men del botn
segn quieras ordenar ascendente o descendentemente.

Dependiendo del tipo de dato de la celda que selecciones, estas
opciones cambiarn, adaptndose a dicho dato. Por ejemplo, si la
columna de la lista contiene nmeros, estas opciones cambiarn a
Ordenar de menor a mayor y Ordenar de mayor a menor, mientras
que, si tiene fechas, las opciones sern Ordenar de ms antiguos a
ms recientes y Ordenar de ms recientes a ms antiguos.
Al ordenar una lista, Excel detectar la fila de ttulos o rtulos de
las distintas columnas de la lista, y no incluir esta fila dentro de la
ordenacin realizada.
Otra forma de ordenacin, que ampla las posibilidades de
ordenacin de listas, est disponible desde la opcin Orden
personalizado del botn
En este caso, te tienes que situar previamente en cualquier celda de

la lista. Al seleccionar esta opcin Orden personalizado, Excel
seleccionar automticamente la lista y utilizar la fila de ttulos de
columna para ayudarte a elegir los criterios de ordenacin.
A travs del
botn Opciones
puedes indicar
si en la ordenacin se
distinguir las
maysculas de
las minsculas,
o si vas a
ordenar de
arriba a abajo
(es decir,
ordenar las
filas segn los
valores de una
o ms columnas) o de
izquierda a
derecha (o
sea, ordenar
las columnas
segn los valores de una o
ms filas).
En este cuadro de dilogo Ordenar se establecen los criterios de

ordenacin y el orden en que se aplicarn. Tambin puedes indicar si
existen encabezados en la lista.
Lo primero es indicar la columna que quieres utilizar para realizar
la ordenacin. En caso de que no existieran ttulos o rtulos en la lista,
en esta lista se indicara Columna A, Columna B, etc.
Listas
Si seleccionas
Lista personalizada como
criterio de
ordenacin,
podras indicar
un orden
personalizado
para realizar
la ordenacin
(como ene,
feb, mar...).
Si has aplicado un formato condicional a las celdas de la columna,

en la siguiente lista puedes indicar si quieres ordenar segn el color de
relleno de las celdas, su color de fuente o su icono, en lugar de por los
valores de las celdas.
Finalmente, en la tercera lista se indica el criterio de ordenacin.
A veces, los datos del campo elegido como criterio se repiten en
varios registros de la lista. Es por esto por lo que se tiene la posibilidad
de incluir otros niveles de criterios para precisar ms la ordenacin.
Por ejemplo, si tienes una lista con distintas empresas y las
personas que trabajan en ellas, puedes ordenar primero por la empresa
(para agrupar a todas las personas de la misma empresa) y, despus,
ordenar por el nombre de las personas (para que estn ordenadas
alfabticamente las personas dentro de cada empresa).
En este caso, puedes pulsar el botn Agregar nivel e indicar otro
campo o columna y otro criterio de ordenacin. Puedes tener hasta 64
niveles de ordenacin.
Mediante los otros botones del cuadro puedes copiar o eliminar el

nivel de ordenacin seleccionado, as como cambiarlos de orden (los
niveles que estn encima se aplican primero, mientras que los niveles
ms bajos realizan la ordenacin despus).
En la ordenacin de listas tienes que tener cuidado cuando la
columna por la que ordenas tiene nmeros y nmeros con
letras; en esto caso, deberas asignar a todas estas celdas el
formato de texto, ya que, de lo contrario, Excel ordenar
primero los nmeros y luego ordenar los nmeros con texto.
Recuerda que, para poner el formato de texto, puedes acceder
al cuadro de dilogo del Formato de celdas y, en la ficha
Nmero, indicar Texto en la lista de la categora. Es
importante que establezcas este formato de texto antes de
escribir los datos en las celdas, para que se realice
correctamente la ordenacin.
Listas
Si, una vez has hecho la ordenacin, no te gusta como queda o

quieres volver a como lo tenas antes, puedes deshacerla mediante el
botn Deshacer
de la barra de herramientas de acceso rpido.
5. VALIDACIN DE DATOS
i los datos que se sitan en la lista van a ser introducidos por

ms de una persona, es conveniente asegurarse de que todos lo
harn de la misma forma.
Con Excel puedes definir las entradas vlidas que puede tener una
determinada celda. Ten en cuenta que esta caracterstica no se utiliza
solo cuando trabajas con listas, sino que puedes validar la informacin
que contiene cualquier celda de la hoja de clculo.
Con la validacin de datos podrs:
Restringir las entradas de las celdas a rangos o tipos de datos
especficos, como nmeros enteros o decimales, horas y fechas.
Mostrar en las celdas listas desplegables con las posibles entradas,
de forma que el usuario tenga que elegir uno de los elementos de
estas listas desplegables.
Limitar el nmero de caracteres de la celda.
Mostrar mensajes de ayuda o de informacin cuando se
seleccionen celdas o mensajes de error cuando el dato introducido
en la celda sea incorrecto.
Al seguir las reglas a la hora de introducir los datos en una lista,
despus podremos extraer resultados de esta lista de una forma ms
sencilla, ya que nos aseguramos de que todos los datos siguen una cierta
forma o son de un mismo tipo.
Para indicar reglas de validacin, selecciona la celda o celdas
donde se introducirn los datos que quieres validar y pulsa en el botn
, que est en el grupo de comandos Herramientas
de datos, en la ficha Datos de la Cinta de opciones.
A travs del cuadro de dilogo que aparecer podremos establecer
cules son los valores vlidos de las celdas y, adems, tendremos la
posibilidad de mostrar mensajes que ayuden al usuario a la hora de
introducir estos valores. Incluso podrs mostrar un mensaje de error que
advierta al usuario que ha introducido un valor incorrecto para la celda.
Listas
Ten en cuenta
que la validacin de datos
solo funcionar
si insertas datos
directamente
en la celda. Si
insertas datos
copiando o
rellenando o
cuando una
frmula calcula un resultado
no vlido, no
se tendr en
cuenta la
validacin de
datos ni
aparecer el
mensaje de
validacin que
hayas indicado.
En la ficha Configuracin se indican los valores que se pueden

introducir en la celda o conjunto de celdas. Puedes indicar la naturaleza
del dato que puede tener la celda en la lista Permitir (nmero entero,
texto, fecha, etc.), as como caractersticas propias del tipo de
informacin permitida (rango de valores permitidos, valor mximo, valor
mnimo, fecha mnima, fecha mxima, longitud en caracteres, etc.).
Si eliges la opcin Cualquier valor, estars indicando que no hay
ninguna restriccin para la celda o celdas seleccionadas.
Para crear una lista con los posibles valores para la celda, elige la
opcin Lista en el campo Permitir. Podrs indicar los elementos de la
lista escribindolos (separando las distintas opciones con el signo de
punto y coma entre ellas) o bien, si tienes estos valores en la hoja de
clculo, hacer referencia a los mismos.
Listas
De esta forma, al situarnos en la celda, podremos utilizar la lista

desplegable para indicar el valor que introduciremos en la celda.
En la ficha Mensaje de error puedes indicar qu mensaje quieres

que aparezca cuando se intente introducir un valor errneo, es decir, que
no cumpla la condicin de validacin especificada en la ficha
Configuracin. Si no introduces ningn mensaje personalizado, Excel
mostrar el mensaje que tiene por defecto.
En la lista Estilo puedes seleccionar el icono del mensaje que

aparecer y cmo se comportar Excel al introducir datos no
vlidos:
Si seleccionas Detener, aparecer el mensaje y no se
permitir la introduccin de estos datos no vlidos segn la
ficha Configuracin.
Si eliges Advertencia, se mostrar un mensaje de
advertencia, pero el usuario podr introducir el dato no
vlido en la celda. En este caso, desde el cuadro de dilogo
del mensaje el usuario puede aceptar la entrada no vlida,
editarla o cancelar la entrada de datos.
Si seleccionas la opcin Informacin, simplemente
aparecer un mensaje informativo, y tampoco se impedir la
introduccin del dato no vlido.
10
Listas
En la ficha Mensaje de entrada puedes introducir un mensaje que

aparecer en el momento en que el usuario se site en dicha celda, antes
de introducir cualquier valor en ella. Por ejemplo, esto te puede servir
para dar instrucciones al usuario acerca de cmo se tienen que
introducir los datos en la celda o el formato que deben seguir estos
datos.
Si no quieres que aparezca este mensaje, no tienes ms que

desactivar la casilla situada en la parte de arriba de la ficha.
Ten en cuenta que si nicamente pones un mensaje de entrada, el
usuario podra introducir cualquier valor, ya que no restringimos los
valores que puede tomar la celda, sino que simplemente se incluye un
mensaje que aparece cuando la celda es seleccionada.
Con la validacin de datos Excel permite definir los valores

correctos de una celda, indicando su naturaleza (enteros, fechas,
decimales, etc.) u otras caractersticas (tamao mximo, rango de
valores, etc.), as como la posibilidad de incluir un mensaje que
aparezca en el momento de seleccionar la celda o cuando se introduzca
un valor incorrecto.
11
Listas
6. EXTENDER FORMATOS Y FRMULAS
ara acabar la leccin, veremos una caracterstica de Excel que

permite extender el formato y las frmulas utilizadas en una
lista al aadir nuevas filas al final de sta.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja de clculo
en la que hay una lista con seis elementos que mantienen un mismo
formato:
Adems, la ltima columna obtiene su valor a partir de una sencilla

frmula: multiplicar el valor de la celda de la izquierda por 40,25. Esta
frmula es la misma para toda la columna D.
Para que se
pueda aplicar
la caracterstica
de extender el
formato, al
menos tres de
las anteriores
cinco filas de
la lista deben
tener el formato y las frmulas que quieres
extender. Si no
es as, Excel
no extender
el formato ni
las frmulas.
12
Si quieres continuar aadiendo elementos a la lista, lo lgico es

que quieras que se mantenga tanto el formato como la frmula de la
ltima columna.
Excel tambin piensa de la misma forma, por lo que, al aadir
nuevos datos en la fila de debajo de la lista (en este caso, la fila 8),
aplicar el formato de las filas anteriores en esta fila. Adems, tambin
extender la frmula de la columna D, por lo que, en la celda D8 se
pondr automticamente la frmula adecuada, sin necesidad de
escribirla ni copiarla.
De esta forma, al incorporar filas al final de una lista, se mantiene
la coherencia con el resto de sus elementos.
Puedes activar o desactivar esta caracterstica de Excel a travs de
la casilla de verificacin Extender formatos de rangos de datos y
frmulas, en la seccin Opciones de edicin de la categora
Avanzadas del cuadro de las Opciones de Excel.
Filtros y tablas
1. FILTRAR DATOS
n esta leccin vamos a seguir viendo ms caractersticas que

tiene Excel para ayudarnos a trabajar con listas de datos.
Recuerda que utilizamos las listas para almacenar datos de una

forma estructurada en una hoja de clculo. Las distintas filas de la hoja
de clculo son los registros de la lista, mientras que las distintas
columnas son los campos de informacin.
Si trabajas con listas de datos largas, puede ser muy til el tener
algn mtodo que permita seleccionar un conjunto de datos dentro de la
lista, para verlo o hacer operaciones con estos datos.
Para extraer un cierto subconjunto de registros de una lista,
estableciendo criterios que permitan seleccionar los registros que
queremos, Excel dispone del filtrado de datos.
Para activar el filtrado de datos, selecciona la opcin Filtro en el

men del botn
, que est en la ficha Inicio de la Cinta de
opciones. Este comando Filtro permite filtrar los elementos de una lista
de una manera rpida.
Cuando seleccionas esta opcin, Excel busca en la lista activa de la
hoja la fila que contiene los ttulos de las columnas y coloca flechas
desplegables
en cada uno de estos ttulos o rtulos de los campos de
la lista.
Filtros y tablas
Al pulsar sobre estas flechas, se despliega una lista con todos los
datos distintos que aparecen en una misma columna. Puedes activar o
desactivar las casillas que aparecen en los elementos de esta lista, para
mostrar u ocultar, respectivamente, las filas que tengan dicho valor en
esa misma columna.
Desde el
men de los
filtros tambin
puedes ordenar de manera
ascendente o
descendente
la lista segn
los valores de
la columna de
que se trate,
as como ordenar por color
de celda, de
fuente o por el
icono (en caso
de que hayas
aplicado un
formato
condicional).
Observa las casillas en los distintos elementos. La opcin

(Seleccionar todo) permite seleccionar o deseleccionar las casillas de
todos los valores, para, a continuacin, poder elegir los adecuados.
Al pulsar el botn Aceptar, se cerrar el men y se aplicar el

filtro. De esta forma, al seleccionar un determinado valor o varios, se
ocultarn las filas de la lista que en la columna correspondiente no
tengan dicho valor o valores.
La lista puede filtrarse an ms eligiendo otro criterio de una

columna diferente. Es decir, los filtros son aditivos: cada filtro se basa
en el filtro actual, reduciendo el subconjunto de datos que se muestran.
Filtros y tablas
Cuando pasas
el ratn por
encima de la
flecha de una
columna
filtrada
aparece una
etiqueta con
informacin
del filtro que
se ha aplicada
a la columna
(por ejemplo,
"Igual a 15" o
"Mayor que 21").
Cuando se trabaja con listas filtradas, Excel indica el modo en el

que se est trabajando cambiando de color los ttulos de las filas y las
flechas de aquellas columnas que se han utilizado como criterios de
filtrado . Adems, en la barra de estado, se indica la cantidad de filas
que cumplen los criterios elegidos.
Para eliminar los criterios de filtrado de una columna, selecciona la
opcin Borrar filtro en el men de esa columna.
Para encontrar filas con celdas vacas, activa la opcin (Vacas) en
la lista desplegable de la columna elegida. Si lo que quieres es encontrar
filas que contengan datos en una columna en concreto, activa
(Seleccionar todo) y, a continuacin, desactiva la casilla de (Vacas).
Estas dos opciones solo aparecern cuando la columna por la que vayas
a filtrar tenga celdas vacas.
Para visualizar la lista completa, quitando los filtros aplicados a
.
todas las columnas, elige la opcin Borrar en el men del botn

Desde el campo
de bsqueda
del men de
los filtros puedes escribir un
texto o nmero,
de forma que
solo aparecern los elementos que contengan dicho texto
o nmero. De
esta forma puedes encontrar
ms rpidamente los
elementos de
la columna
por los que
quieres filtrar
la lista.
Para quitar las flechas de filtrado (quitando tambin los filtros aplicados),
desactiva la opcin Filtro de este mismo men.
Al utilizar el filtro, tambin es posible indicar que el filtrado se
haga en base a unos criterios personalizados. En el men del filtro que
se muestra al pulsar el botn
, desde las opciones del submen
Filtros de texto puedes crear filtros para encontrar los registros cuyo
valor en esta columna sea igual o sea distinto de uno dado, comience o
termine de una determinada manera o contenga o no contenga lo que
indiques.
Dependiendo del tipo de dato de la columna, este submen se
denominar de manera diferente (por ejemplo, Filtros de nmero o
Filtros de fecha) y sus opciones cambiarn.
Filtros y tablas
Si quieres
filtrar una lista
utilizando solo
algunas de las
columnas,
selecciona los
ttulos de las
columnas
antes de elegir
el comando
Filtro. Entonces, las flechas
de los campos
solo aparecern en aquellas columnas
seleccionadas.
Por ejemplo, para nmeros puedes indicar que el valor sea mayor o
menor que otro dado, que est entre dos valores, que est en los valores
superiores o inferiores, por encima o por debajo del promedio; para
fechas, antes o despus de una fecha, en esta semana o mes, en la
anterior o siguiente semana o mes, etc.
Con la opcin Filtros de nmero - Diez mejores podrs filtrar la
lista de forma que seleccione aquellas entradas superiores o inferiores
(numricamente) sin tener que ordenarla.
Desde la ventana que se muestra con esta opcin podrs indicar el

nmero de filas que quieres mostrar y si quieres mostrar las que tengan
un valor ms alto o ms bajo.
Con la opcin Filtro personalizado de estos submens se mostrar
un cuadro donde podrs indicar las caractersticas del filtro a aplicar.
Incluso podemos introducir dos criterios de seleccin, para ajustar ms
el filtro (por ejemplo, que un campo sea mayor que un valor y menor
que otro).
Si indicas dos criterios en el campo, tendrs que seleccionar la

opcin Y o la opcin O, segn quieras que los dos criterios se cumplan
o que lo haga al menos uno de ellos.
Fjate cmo, a travs de este cuadro de dilogo, no es posible
establecer ms de dos condiciones para un campo.
Tambin puedes utilizar caracteres comodn para indicar los
criterios de comparacin en los filtros personalizados. Recuerda
que un carcter comodn es un smbolo que indica que puede
ser cualquier letra o conjunto de letras:
4
Filtros y tablas
El signo ? representa un nico carcter individual que est

en la posicin donde pongamos este signo. Por ejemplo
?alencia encontrara Valencia y Palencia.
El signo * representa cualquier grupo o serie de caracteres. Por
ejemplo, N*este encontrara Nordeste, Noroeste y Neste.
Para introducir alguno de estos caracteres como parte del texto por
el que queremos filtrar, pon una tilde (~) delante del signo: ~?,
~*. Si quieres indicar una tilde en el texto a filtrar, escribe ~~.
2. FILTRO AVANZADO
emos visto cmo, con la opcin Filtro, podemos poner

criterios personalizados. Sin embargo, no puedes introducir
criterios demasiado complejos.
El Filtro avanzado permite introducir filtros ms complejos. En
este caso, no se muestran las listas desplegables en las columnas, sino
que tenemos que introducir los criterios en un rango de criterios en la
hoja de clculo; este rango estar fuera de la lista a filtrar.
Existen dos tipos de criterios complejos:
z Criterios de comparacin: hacemos una comparacin con
valores concretos o comprobamos que el valor est dentro de unos
lmites determinados.
z Criterios calculados: comparan el resultado de una columna de la lista
con datos que no estn en la lista. Se introducen mediante una frmula
y, si su resultado es VERDADERO, se muestra la fila correspondiente.
Se recomienda
que el rango
de celdas
donde introduces los criterios
est situado
por encima o
por debajo de
la lista, para
que estos criterios no queden
ocultos cuando
se filtre la lista.
Para introducir los criterios de comparacin en un rango de

criterios, tienes que introducir una fila con los ttulos de los criterios y,
al menos, una fila de criterios. Los ttulos de los criterios deben
coincidir con los ttulos de las columnas de la lista.
Filtros y tablas
Por ejemplo, en la imagen anterior, el rango de criterios de la hoja

indica que se seleccionen solo aquellas filas que contienen el valor
Murcia en el campo Ciudad.
Para ejecutar el comando Filtro avanzado tenemos que situarnos
en una celda que pertenezca a la lista. A continuacin, pulsa el botn
, que est en el grupo de comandos Ordenar y filtrar de la
ficha Datos de la Cinta de opciones (desde este grupo de comandos
tambin puedes ordenar una lista o filtrarla de la forma que hemos visto
antes).
Aparece un cuadro de dilogo

en el que debes indicar el rango de
la lista a filtrar (Excel lo introduce
automticamente, pero puedes
cambiarlo si quieres) y dnde estn
los criterios de filtrado, es decir,
las celdas del rango de criterios
(acurdate de incluir los ttulos de
los criterios en este rango de
criterios).
Si no sabes con exactitud la referencia del rango de criterios, pulsa
y seala las celdas con el ratn.
el botn Minimizar dilogo
Tambin podra ser una buena idea crear un nombre para el rango de
criterios y utilizarlo en lugar de las referencias a las celdas.
Tras aceptar el cuadro se realiza el filtrado, con lo que nicamente
se muestran en la lista las filas que cumplan los criterios indicados.
Para eliminar un filtro avanzado, al igual que con Filtro,
selecciona la opcin Borrar (a travs del botn
Inicio o pulsando el botn
de la ficha
en esta ficha Datos).
Tambin podemos introducir ms de un criterio en la misma fila.

En este caso, estaremos indicando que se tiene que cumplir cada uno de
los criterios.
En el siguiente ejemplo, estamos indicando que queremos
seleccionar las filas de la lista cuya columna Ciudad sea igual a Murcia
y cuyo valor de Das sea mayor que 15.
6
Filtros y tablas
Si ponemos los criterios en filas distintas, se indica que el filtrado

se debe llevar a cabo de forma que solo es necesario que se cumpla una
de las filas.
En la imagen anterior, el filtrado se llevara a cabo tanto si se

cumple uno o ms de un criterio. Fjate cmo, en este ejemplo, vemos las
filas cuya Ciudad sea Murcia o cuyo valor de Das sea mayor que 15.
Por ltimo, en el ejemplo que ves a continuacin, al poner los
criterios en distintas filas, indicaremos que se seleccionen las filas cuya
Ciudad sea Murcia o Madrid.
Para introducir criterios calculados en un rango de criterios, tienes

que seguir estas normas:
Introducir una frmula que d como resultado valores lgicos (es
decir, VERDADERO o FALSO).
Filtros y tablas
La frmula introducida se debe referir por lo menos a una

columna de la lista.
El ttulo del criterio calculado, en caso de existir, debe ser un texto
que no coincida con el de una columna existente.
Cuando utilizas
el filtro avanzado, tienes la
posibilidad de
ocultar las
filas con datos
duplicados.
Para ello,
despus de
introducir los
criterios y el
rango en el
cuadro de
dilogo Filtro
avanzado,
activa la
casilla de
verificacin
Slo registros
nicos.
Tendras que hacerlo igual

que antes: introducir los criterios
en el rango de criterios, seleccionar
una celda de la lista y pulsar el
botn
. En el cuadro
de dilogo, indica el rango donde
est situada la lista y el rango
donde se encuentran los criterios.
Por ejemplo, en el siguiente caso hemos introducido la frmula

=$A$2<Das en la celda B2 (la referencia Das de esta frmula
corresponder al rango de celdas F5..F13). Como en la celda A2 hemos
introducido el valor de 15, al hacer el filtro avanzado se mostrarn las
filas cuyo nmero de Das sea mayor que el valor que hay en la celda
A2 (es decir, las filas que cumplan la frmula escrita en B2):
Observa que, aunque la frmula de la celda B2 produce un error, el

filtrado se lleva a cabo correctamente.
Por otra parte, ten en cuenta que, si cambias los criterios en el rango
de criterios y haces de nuevo el filtrado, ste se realizar sobre todas las
filas, y no solo sobre las que ves tras haber hecho el anterior filtrado.
Ten en cuenta estos aspectos al crear la frmula para utilizar el
Filtro avanzado:
No pongas el ttulo o rtulo de una columna de la lista como
rtulo en el rango de criterios: no pongas ningn rtulo en los
criterios o utiliza un rtulo distinto al que utilizas en la lista.
Por ejemplo, en las imgenes anteriores los rtulos de los
criterios son Lmite y Duracin, que no son iguales a
ningn rtulo de la lista.
8
Filtros y tablas
La frmula que hay en el rango de criterios tiene que utilizar

una referencia relativa para hacer referencia al campo
correspondiente del primer registro o utilizar el rtulo de la
columna. Las dems referencias de la frmula deben ser
referencias absolutas.
En nuestro ejemplo, hemos utilizado el rtulo de columna
Das para hacer referencia a las celdas de la lista que estn
situadas en esta columna. Tambin hubiramos podido
utilizar la referencia relativa F5, para hacer referencia al
campo correspondiente del primer registro de la lista (en
este caso, la frmula sera =$A$2<F5).
El resultado de la frmula debe ser VERDADERO o FALSO.
Para cada elemento de la lista, si se cumple la frmula (es
decir, si la frmula devuelve VERDADERO), la fila se
mostrar, mientras que si no se cumple la frmula (su
resultado es FALSO), esta fila de la lista no se mostrar al
hacer el filtro.
Te recomiendo que utilices el Filtro avanzado si vas a establecer

criterios en dos o ms columnas, con tres o ms condiciones en alguna
columna o si quieres introducir valores calculados en los criterios. En
caso contrario, es ms sencillo y rpido utilizar el Filtro.
3. COPIAR DATOS FILTRADOS
tilizando la opcin Filtro avanzado, tambin puedes copiar

automticamente las filas que cumplen los criterios
introducidos en otro lugar de la hoja de clculo.
Si has filtrado una lista con el Filtro, la lista resultado se puede
copiar y pegar mediante estos comandos. El comando Copiar silo
copiar los datos de la lista que se ven como resultado del filtrado.
En el cuadro de dilogo del
Filtro avanzado, en el apartado
Accin, podemos indicar que el
resultado del filtrado se copie en
otro lugar. Al seleccionar esta
opcin, se activa el campo Copiar
a, donde se indica el rango destino
de la lista filtrada.
Al indicar el rango destino en Copiar a, si especificas una sola
celda, las filas que cumplan los criterios se copiarn a partir de esa
celda, incluyendo los ttulos de las columnas.
Filtros y tablas
Ten cuidado
al indicar una
sola celda
como destino,
ya que, si no
hay espacio
suficiente, las
celdas que
existen sern
reemplazadas
con los nuevos
valores sin
ningn tipo de
aviso.
Si introduces un rango en el campo Copiar a, se copian todas las

celdas que quepan en ese rango y, si no hay espacio suficiente, Excel
pregunta si se desea pegar las filas restantes.
Si el rango que indicas en el campo Copiar a del cuadro del Filtro
avanzado tiene algunos de los ttulos de columna de la lista, Excel
copiar solo aquellas columnas que coincidan con esos ttulos.
Si quieres copiar datos en otra hoja de clculo, la forma ms fcil
es filtrar la lista en el mismo lugar y despus copiar los datos filtrados
utilizando el comando Copiar.
Para copiar datos en otra hoja distinta en la que est la lista
mediante el Filtro avanzado, primero debemos ponernos en la hoja
donde queremos que se copien los datos y elegir la orden Filtro
avanzado; despus indicaremos en el cuadro de dilogo el rango donde
est situada la lista y el rango de los criterios, incluyendo la referencia a
la hoja origen.
Recuerda que, en el cuadro de dilogo del Filtro avanzado,
puedes indicar los distintos rangos de celdas a travs del botn
; tras pulsar este botn, puedes ponerte en otra
Minimizar dilogo
hoja e indicar el rango de celdas adecuado. De esta forma,
seleccionando directamente los rangos de celdas con el ratn, es ms
sencillo establecer estos rangos.
4. TRABAJAR CON LISTAS FILTRADAS
uando ests trabajando con listas filtradas, algunas de las

operaciones de Excel trabajan solo con las filas visibles.
Por ejemplo, al imprimir una lista desde la seccin Imprimir de la

vista Backstage, se imprimen solo los datos visibles de la lista.
Las operaciones que estn afectadas por el modo filtrar son:
z La asignacin de un formato a las celdas (mediante los controles
de la ficha Inicio de la Cinta de opciones o desde el cuadro del
Formato de celdas) solo afecta a las celdas visibles.
z Operaciones de Borrar
, Eliminar
solo actan sobre las celdas visibles.
y Copiar
z Al insertar celdas copiadas, solo se pueden insertar filas enteras.
10
Filtros y tablas
Otra operacin que se modifica es la suma automtica (Suma

o Autosuma
), ya que cuando se est trabajando sobre una
lista filtrada, se calcula el total de las filas que se ven. Si luego cambias el
criterio de filtrado y, como resultado de esto, cambian las filas visibles,
Excel vuelve a calcular el total para ajustarse a la nueva situacin.
Al trabajar con listas filtradas, puede resultar interesante ordenar la
lista (por ejemplo, para insertar subtotales automticos). Si la lista est
filtrada, solo se ordenan las filas visibles, mientras que las filas que no
se muestran no se mueven de su posicin inicial.
Para ordenar una lista, como ya sabes, nicamente hay que
seleccionar la columna y elegir la opcin adecuada del botn
(en la ficha Inicio) o el comando correspondiente en el grupo de
comandos Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
5. TRABAJAR CON TABLAS
tra posibilidad es convertir un rango de celdas con datos

relacionados en una tabla, que no es ms que un conjunto de
filas y columnas con datos dispuestos en forma de lista.
Hay varias ventajas y que obtenemos al crear una tabla, que hacen
ms fcil el trabajo con los datos, entre las que destacan:
En la fila de encabezado se aaden automticamente las listas para
filtrar u ordenar los datos.
Puedes aplicar un estilo de tabla predefinido, para cambiar el
formato de la lista rpidamente.
Se puede aadir una fila de totales al final de la tabla,
Para designar un rango de
celdas como una tabla, ponte en una
celda de la lista y pulsa el botn
, que est en la ficha Insertar
de la Cinta de opciones. En el
cuadro de dilogo que se muestra
puedes indicar el rango de celdas que forman la tabla, y si esta lista
tiene una fila con los ttulos o rtulos de las columnas.
11
Filtros y tablas
Al seleccionar una tabla, aparece en la Cinta de opciones la ficha

contextual Diseo, que tiene varios comandos para trabajar con esta tabla.
Lo primero que nos puede llamar la atencin al indicar a Excel que

este rango es una tabla, es que activa automticamente el Filtro para las
distintas columnas de la tabla.
Para cambiar
el tamao de
una tabla
tambin
puedes utilizar
el botn
de la ficha
Diseo de la
Cinta de
opciones,
desde el que
se abrir un
cuadro de
dilogo donde
indicar el
nuevo rango
de celdas que
utilizars en
la tabla.
Para aadir una nueva fila o columna a la celda, simplemente

tienes que introducir un valor o un texto en una celda que est situada
debajo o a la derecha de la tabla.
Al pulsar
en la ltima celda de la tabla se aade una nueva fila
en blanco al final de la tabla; si te pones en cualquier celda de la ltima
, tambin se aadir una fila a la tabla. Si la tabla tiene
fila y pulsas
fila de totales, puedes aadir una nueva fila utilizando la tecla
.
Para cambiar el tamao de la tabla puedes arrastrar el controlador de
tamao , que est en la esquina inferior derecha de la tabla, hacia arriba,
abajo, derecha o izquierda, con lo que podras incluir o excluir filas y
columnas de la tabla. El cursor del ratn te indicar cuando cambiars de
tamao al arrastrar este controlador de tamao, cambiando a .
Otra caracterstica de las tablas es que disponen de opciones
adicionales para seleccionar filas y columnas, aparte de la
seleccin de celdas que ya conoces (arrastrando con el ratn o
pulsando en los nombres de filas y columnas de la hoja, por
ejemplo):
Si pulsas en el borde superior de una columna de la tabla
),
(cuando el cursor del ratn te lo indique cambiando a
seleccionars todos los datos de dicha columna de la tabla.
Si vuelves a hacer clic, seleccionars, adems de los datos
de la columna, el encabezado de la misma.
12
Filtros y tablas
Si pulsas en el borde izquierdo de una fila de la tabla

), se seleccionar
(cuando el cursor del ratn cambie a
toda la fila de la tabla.
Si haces clic en la esquina superior izquierda de la tabla (en
), seleccionars
este caso, cuando el cursor cambie a
todas las celdas de datos de la tabla. Si haces clic otra vez,
se aadir a la seleccin la fila de encabezados de la tabla.
Tambin puedes seleccionar toda la tabla (incluida la fila de
encabezados), pulsando en cualquier borde externo de la misma
(cuando el cursor del ratn te lo indique cambiando a
).
En el grupo de comandos Opciones de estilo de tabla de esta ficha

Diseo dispones de varias opciones que puedes activar o no, segn
quieras que se muestre la tabla.
Con la casilla Fila de totales puedes mostrar u ocultar la fila

Total. Esta fila te permite mostrar el total (u otras funciones) en las
columnas de la lista.
Para indicar la funcin que se mostrar en cada columna de la fila
Total, ponte en la celda adecuada de esta fila Total, despliega la lista
que aparece (pulsando en la flecha de la derecha de la celda
) y
selecciona la funcin que quieras.
La opcin Ninguno no muestra ninguna funcin, mientras que con
Ms funciones puedes elegir la funcin que quieras mostrar en la fila
Total.
13
Filtros y tablas
La opcin Fila de encabezado de la ficha Diseo de la Cinta de

opciones permite mostrar u ocultar la fila de encabezado de la tabla.
Desde el botn
(que est en
la ficha Inicio
de la Cinta de
opciones)
puedes crear
una tabla a
partir de un
rango de
celdas de una
hoja de clculo,
aplicando al
mismo tiempo
el estilo de
tabla que
selecciones.
Las opciones Primera columna y ltima columna muestran estas

columnas con un formato especial, para diferenciarlas del resto,
mientras que Filas con bandas y Columnas con bandas muestran
bandas en las filas o columnas, para que sea ms fcil de leer la tabla.
Desde el grupo de comandos Estilos de tabla puedes seleccionar
un estilo visual predefinido para la tabla, cambiando el formato de las
celdas de la misma (colores, bordes, etc.).
El botn
permite quitar filas duplicadas de la
tabla; en este caso, debers indicar la columna o columnas en los que se
buscar informacin duplicada.
Finalmente, para que Excel deje de tratar al conjunto de celdas
como una tabla, pulsa el botn
, con lo que se
convertir la tabla en un rango de datos.
Como has visto, al crear tablas a partir de rangos de celdas, Excel
facilita el trabajar con estos datos, ya que proporciona acceso rpido a
varias herramientas y comandos que se suelen utilizar.
14
Subtotales
1. SUBTOTALES AUTOMTICOS
a sabes cmo introducir datos en listas y hacer operaciones para

trabajar con estos datos: ordenar los datos, verlos con un
formulario de datos, filtrar los datos segn las condiciones que quieras, etc.
En esta leccin vamos a ver otra herramienta ms de Excel que
puedes usar en tus listas de datos: los subtotales automticos.
En ocasiones te puede interesar calcular los totales parciales y
totales globales de una determinada columna de una lista. Podras
calcular estos valores a travs de frmulas y funciones, pero Excel te
proporciona una opcin automtica para realizar estos clculos: al
utilizar subtotales automticos, se insertan y se escriben
automticamente los ttulos y las frmulas en las filas de totales.
Excel presenta estos resultados en forma de esquema y nos permite

desplazarnos a distintos niveles en este resumen de datos. Este esquema
que muestra Excel permite agrupar las filas de la lista, para mostrar la
informacin de manera resumida.
Subtotales
Por ejemplo, en la hoja de la pgina anterior puedes ver una lista

de clientes de una determinada empresa, con su ciudad, la fecha en que
empezaron a comprarnos y la cantidad de dinero que nos han pagado
por sus compras. En este caso, a travs de los subtotales automticos
podemos obtener, de una manera rpida y sencilla, la cantidad de dinero
ingresada en cada ciudad, por ejemplo.
Para crear los subtotales automticos en una lista, lo primero que
tenemos que hacer es ordenar la lista respecto al campo para el que
queramos obtener los resultados.
Recuerda que puedes ordenar la lista desde las opciones adecuadas
del men del botn
(en la ficha Inicio de la Cinta de opciones)
o desde los botones Ordenar de A a Z
, Ordenar de Z a A
(que estn en la ficha Datos).
Ten en cuenta
que, para
calcular los
subtotales,
tienes que
ponerte en
una celda de
la lista, para
que Excel
pueda identificar la lista
sobre la que
trabajar.
Una vez ordenada la lista,

ponte en una celda de la misma y
pulsa el botn
, que est
en el grupo de comandos
Esquema de la ficha Datos, con
lo que aparecer el cuadro de
subtotales.
En la lista Para cada cambio
en indicars la columna por la que
quieras agrupar los datos de la
lista y calcular los subtotales.
En la lista Usar funcin debers indicar la funcin que vas a usar
para calcular los subtotales.
Las funciones que puedes usar para crear subtotales son:
Suma: suma los valores de las celdas.
Cuenta: sirve para contar el nmero de datos que hay en
las celdas.
Promedio: calcula el valor medio de los datos.
Mx, Mn: obtiene
respectivamente.
el
valor
mximo
el
mnimo,
Producto: el resultado de esta funcin es el producto o

multiplicacin de los datos.
2
Subtotales
Contar nmeros: esta funcin devuelve el nmero de datos

de las celdas que son nmeros.
Desvest: calcula una estimacin de la desviacin estndar,
donde la muestra es un subconjunto de toda la poblacin. La
desviacin estndar es una medida que indica lo que se
alejan los valores respecto a su valor medio.
Desvestp: calcula una estimacin de la desviacin estndar,
donde la muestra son todos los datos que van a resumirse.
Var: calcula una estimacin de la varianza, donde la
muestra es un subconjunto de toda la poblacin.
Varp: obtiene la varianza, donde la muestra son todos los
datos que van a resumirse.
Consulta la ayuda de Excel si quieres obtener ms informacin
sobre estas funciones o sobre cmo se calculan sus resultados.
En el cuadro Agregar subtotal a se indica la columna que tiene

los valores sobre los que vamos a aplicar la funcin seleccionada (es
decir, la columna que tiene los valores que vamos a sumar, a contar,
calcular la media, etc.).
La casilla Resumen debajo de los datos hace que los subtotales se
muestren debajo de las filas sobre las que se calculan. Si la desactivas,
los subtotales aparecern encima de las filas.
Tambin es
posible utilizar
ms de una
columna para
calcular los
subtotales.
Para esto solo
tienes que
seleccionar los
ttulos de las
columnas o
campos correspondientes
en Agregar
subtotal a, en
el cuadro de
dilogo
Subtotales.
Al aceptar el cuadro de dilogo, Excel calcula los subtotales con la

funcin elegida, creando filas poner estos subtotales. Adems, tambin
crea una fila para poner el total general.
Tambin es posible anidar subtotales; esto significa incluir grupos
de subtotales ms pequeos dentro de otros grupos mayores.
dos veces, eligiendo cada vez
Para ello, ejecuta la orden
una columna distinta en Para cada cambio en y desactivando la casilla de
verificacin Reemplazar subtotales actuales la segunda vez que se llama
a la orden, con lo que se aadir otro nivel al esquema de subtotales.
Ten en cuenta tambin que tienes que ordenar la lista, como segundo
criterio de ordenacin, por el campo que crea el subtotal anidado.
Por ejemplo, en la hoja que puedes ver en la siguiente pgina se
han calculado los subtotales para cada ciudad y, dentro de cada ciudad,
para cada ao.
Para hacer esto, hemos ordenado la lista por la ciudad y luego por
el ao (a travs del cuadro Ordenar, accesible a travs del botn
de la ficha Datos o desde
en la ficha Inicio).
3
Subtotales
A continuacin hemos creado los subtotales automticos por la

ciudad y, tras aceptar la ventana, hemos vuelto a crear los subtotales,
pero esta vez por el ao y desactivando la casilla Reemplazar
subtotales actuales.
Otra cosa que podemos hacer es utilizar ms de una funcin en los
subtotales. Para ello tendremos que ejecutar dos veces la orden
, eligiendo cada vez una funcin distinta y desactivando la
opcin Reemplazar subtotales actuales la segunda vez.
Ten en cuenta que, siempre que la casilla de verificacin

Reemplazar subtotales actuales est activada, se cambiarn todos los
clculos y subtotales al aceptar el cuadro de dilogo de Subtotales.
4
Subtotales
Para eliminar los subtotales, podemos ejecutar el comando

y pulsar el botn Quitar todos. Adems, recuerda que,
cuando trabajas con listas filtradas, los subtotales solo tienen efecto
sobre las filas visibles.
Ten en cuenta que los valores de los totales generales siempre
se calculan a partir de los datos detallados y no de las filas de
subtotales. Por ejemplo, si utilizas la funcin para calcular la
media de los datos (funcin Promedio), la fila de totales
mostrar el promedio de todos los datos detallados (es decir, el
promedio de los valores de todas las filas), y no el promedio de
los valores de los subtotales.
Adems, los valores de los totales y subtotales se vuelven a
calcular automticamente al editar los datos detallados, es
decir, los valores de las distintas columnas de las filas.
2. ORGANIZACIN DE SUBTOTALES
l mostrar los subtotales automticos, Excel pone en forma de

esquema la lista, agrupando las distintas filas con cada fila de
subtotal asociada y las filas de subtotales con la fila del total general.
Para ocultar
todas las filas,
pulsa el botn
del primer
nivel
. Para
que se vean
todas las filas,
haz clic en el
botn del
nivel que est
ms a la
derecha (por
ejemplo, si
tienes tres
niveles
,
pulsa en
).
En el esquema con los subtotales, puedes mostrar u ocultar los

distintos datos de la lista a travs de los botones que hay en la zona
izquierda de la hoja, a la izquierda de los nmeros de fila.
Los botones que estn en la parte superior de esta zona
permiten desplazarse por los distintos niveles del esquema. Debajo de
se presenta un esquema
estos botones de smbolos de esquema
del estado actual de la hoja.
Los cuadros con el smbolo
en su interior indican que se puede
ampliar su contenido, para ver todas las filas que forman dicho subtotal.
Si pulsas sobre los botones con el signo , el efecto ser el contrario,
ocultando las filas del grupo y llegando a un mayor nivel de resumen.
De esta forma, puedes hacer un resumen de los datos de la hoja,
mostrando solo los subtotales que te interesen en cada momento.
Subtotales
Cuando trabajas con subtotales, tambin puedes ordenar los

resultados como lo haras con cualquier otra lista. Para ordenar la lista
de subtotales, primero elige el nivel de detalle que muestra solo los
resultados de los subtotales y despus utiliza el comando de ordenacin
adecuado.
Cuando se ordena una lista de subtotales con las filas de mayor
detalle ocultas, las filas ocultas se ordenan con las filas de subtotales
asociadas.
Por ltimo, puedes ocultar la zona izquierda, donde estn los
smbolos del esquema, desactivando la casilla Mostrar smbolos de
esquema si se aplica un esquema, que est en la seccin Mostrar
opciones para esta hoja de la categora Avanzadas del cuadro de las
Opciones de Excel (accesible desde la vista Backstage). Para volver a
mostrar los smbolos del esquema, activa esta casilla.
3. GRFICOS CON SUBTOTALES
l trabajar con subtotales, podemos utilizar estilos para asignar

el formato de las celdas del esquema. De esta forma, puedes
crear unos estilos a partir de las filas del esquema y luego modificarlos,
para personalizar el aspecto del mismo.
del grupo de
Si pulsas el Iniciador de cuadro de dilogo
comandos Esquema, aparecer un cuadro que sirve para establecer
algunas opciones de creacin de esquemas.
Desde aqu puedes indicar, por ejemplo, si las filas de subtotales

estarn debajo de las filas asociadas o encima de ellas (deseleccionando
la casilla).
Para crear unos estilos para las filas de subtotales automticos del
esquema, activa la casilla Estilos automticos y pulsa el botn Crear.
Estos estilos aparecern en el men del botn
, que
est en la ficha Inicio de la Cinta de opciones.
Subtotales
Al crear los
subtotales en
una lista, tambin puedes
hacer que se
inserten saltos
de pgina entre los distintos
grupos de
subtotales, con
la opcin Salto
de pgina
entre grupos
del cuadro de
dilogo de
Subtotales. De
esta forma,
cada grupo se
imprimir en
una pgina
distinta.
Excel crea estilos como NivelFila_1 y NivelFila_2 y los aplica en

las filas del esquema. Si quieres, puedes modificarlos desde el men del
botn
, para adaptar las celdas correspondientes a
como quieras que se muestren.
Recuerda que puedes modificar las caractersticas de un estilo
haciendo clic con el botn derecho sobre dicho estilo en esta lista y
seleccionando la opcin Modificar. Los cambios realizados se vern
reflejados automticamente en las celdas que sigan dicho estilo, que en
el esquema sern las filas de subtotales.
De esta forma, podemos cambiar los estilos para personalizar el
aspecto del esquema, de forma que los datos sean ms legibles.
Tambin es interesante crear un informe de resumen con un
grfico, para mostrar o analizar los datos de un modo sencillo. Para
crear un grfico a partir de los subtotales, oculta primero las filas de
detalle y qudate solo con las filas de subtotales.
Luego selecciona las celdas de la
lista sobre las que quieres crear el
grfico y utiliza la opcin adecuada de
la ficha Insertar para crearlo.
Si es necesario, recuerda que con el botn
de la ficha
contextual Diseo (que aparece al seleccionar el grfico) puedes

seleccionar los datos que quieres que se representen en el grfico, para
que se muestren en dicho grfico los datos que quieras.
Subtotales
Por otra parte, si quieres personalizar el grfico, puedes utilizar las

distintas opciones de las fichas contextuales Presentacin y Formato.
Ten en cuenta que los datos que se presentan en el grfico se
refieren a los que se ven en la lista. Al aumentar o disminuir el detalle
de los datos resumidos, el grfico se actualiza.
As pues, hacer un informe a partir de los datos de una lista,
utilizando todas las posibilidades que proporciona Excel, puede
convertirse en una tarea sencilla.
4. TOTALES AVANZADOS
asta ahora hemos visto cmo realizar clculos de forma

automtica. Pero, a veces, interesa hacer clculos de celdas o
filas que cumplan solo ciertos criterios.
Estos clculos se pueden realizar mediante el uso de funciones en
las frmulas y, por tanto, puedes poner los resultados en cualquier lugar
de la hoja de clculo.
Vamos a ver algunas de las funciones que tiene Excel para realizar
totales avanzados:
z SUMAR.SI(rango;criterio;sum_rango).
Esta funcin sirve para realizar un clculo parcial sobre los datos de
una lista: sumar solo los valores de la lista que cumplan cierto criterio.
8
Subtotales
En el primer argumento se indica el rango de la lista a evaluar, es

decir, la columna donde estarn los datos que compararemos con
el criterio. En el segundo argumento indicamos el criterio a seguir
en la evaluacin, que aplicaremos sobre el rango indicado en el
argumento anterior. Por ltimo, el tercer argumento se utiliza para
indicar el rango que contiene los valores que quieres sumar.
Por ejemplo: =SUMAR.SI(D4:D15;"<15/04/2009";F4:F15)
Esta funcin comprueba, para cada una de las filas entre la 4 y la
15, si los valores de las celdas que estn en la columna D son
anteriores al 15/04/2009 y, si lo son, suma el contenido de las
celdas de la columna F, obteniendo el resultado total de esta
columna.
z CONTAR.SI(rango;criterio)
Esta funcin se utiliza para saber qu nmero de filas cumplen un
determinado criterio.
En el primer argumento se indica el rango de evaluacin, en el que
vas a contar las celdas, y en el segundo, el criterio. Dicho de otra
forma: esta funcin devuelve el nmero de celdas del rango que
cumplen el criterio.
Por ejemplo: =CONTAR.SI(D4:D15;"<15/04/2009")
Esta funcin contar el nmero de celdas entre D4 y D15 que
cumplan que tienen un valor de antes del 15/04/2009.
z CONTAR.BLANCO(rango)
Mientras que con la funcin anterior contbamos celdas que
cumplan un determinado criterio, con esta podremos calcular las
celdas en blanco dentro de una lista.
En este caso solo tenemos un argumento, en el que indicaremos el
rango del que queremos contar el nmero de celdas en blanco.
Los operadores que se pueden utilizar en los criterios de las
funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI son:
=: igual a
<: menor que
<=: menor o igual que
<>: distinto
>: mayor que
>=: mayor o igual que
El criterio en la funcin puede ser un nmero, un texto o una

expresin con estos operadores; en estos dos ltimos casos, lo tendremos
que encerrar entre comillas dobles (por ejemplo: ">56" o "Madrid").
Subtotales
Recuerda que, si no quieres utilizar los rangos directamente sobre

las frmulas, puedes asignar nombres a los rangos de las columnas de la
lista para despus utilizar estos nombres como referencias.
Para realizar clculos ms complejos, utiliza funciones de bases de
datos. Para usar estas funciones, debers crear un rango de criterios,
como hiciste al utilizar filtros avanzados.
En los argumentos de estas funciones de bases de datos, tendrs
que indicar: el rango de la lista de datos (incluyendo la fila de ttulos), el
ttulo de la columna a resumir segn la funcin de que se trate y el
rango de celdas donde est situado el criterio.
Para obtener ms informacin o utilizar estas funciones, puedes
, seleccionando la categora de
utilizar el comando Insertar funcin
Base de datos.
Tambin puedes utilizar este botn para insertar las funciones de
totales avanzados que hemos descrito (la primera se encuentra entre las
funciones matemticas y trigonomtricas, mientras que CONTAR.SI y
CONTAR.BLANCO estn entre las funciones estadsticas). En
cualquier caso, el cuadro de dilogo te informar sobre los argumentos
necesarios y sobre el funcionamiento de cada funcin.
Las funciones que tiene Excel en la categora de bases de datos son:
BDPROMEDIO: calcula el promedio o media de una serie de
nmeros.
BDCONTAR: cuenta el nmero de celdas que tienen nmeros.
BDCONTARA: cuenta el nmero de celdas que tienen algn
valor (es decir, que no estn en blanco).
BDEXTRAER: obtiene un nico registro de la lista, segn los
criterios. Si hay ms de un registro que cumple los criterios
o no hay ninguno que los cumpla, la funcin devuelve un
valor de error.
BDMAX: encuentra el valor mximo.
BDMIN: encuentra el valor mnimo.
BDPRODUCTO: multiplica los valores de una columna de la
lista.
BDDESVEST: calcula la desviacin estndar, teniendo en
cuenta que los datos de la lista son una muestra de la
poblacin total.
BDDESVESTP: calcula la desviacin estndar, basndose en
toda la poblacin de datos.
BDSUMA: suma los nmeros de una columna de la lista.
BDVAR: calcula la varianza, basndose en una muestra de
la poblacin.
BDVARP: calcula la varianza, teniendo en cuenta que los
datos de la lista representan el total de la poblacin.
10
Trabajo con frmulas

1. ERRORES EN LAS FRMULAS
n esta leccin vamos a trabajar con frmulas y funciones de

Excel, viendo algunas herramientas que tiene Excel para
ayudarnos en este aspecto.
Ya sabes que Excel te puede avisar cuando cree que has cometido
algn error al introducir valores en las celdas, dndote informacin de
dicho error para que lo puedas solucionar. Por ejemplo, si introduces un
nmero como texto en una celda (poniendo un apstrofo ( ' ) delante),
Excel te avisar, por si se trata de un error.
En el caso de las frmulas, Excel te indica si no ha podido obtener
el resultado de la frmula, sealndote el posible error.
Recuerda los valores de error que puede mostrar
Excel al introducir frmulas:
#DIV/0!: error de divisin por cero, en la frmula se ha
puesto una divisin que divide un nmero por cero.
#N/A: se produce cuando un valor no est disponible para
una frmula.
#NOMBRE?: se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce.
#NULO!: se ha indicado una interseccin no vlida de dos
reas.
#NUM!: nmero usado de forma incorrecta o no vlida.
#REF!: referencia a una celda no vlida.
#VALOR!: operando o argumento equivocado. Aparece si
los valores que acompaan a los operadores de una frmula
no se pueden convertir al tipo correcto.
######: es un marcador de columna, que indica que el
tamao de la columna es demasiado pequeo para que
quepan los datos que hay. Tambin aparece cuando se
utiliza una fecha o una hora negativas.
Adems de estos errores, Excel tambin te avisar en otros casos,

en los que, aunque no hay ningn error en la frmula y se puede
calcular el resultado, Excel observa algo extrao y cree que puede ser
una equivocacin.
Por ejemplo, puedes tener una serie de celdas que tengan frmulas
semejantes. Si Excel detecta que alguna de las frmulas no sigue el
modelo de las otras frmulas, te avisar de esto.
En la hoja de la siguiente imagen, las frmulas de la columna D
multiplican el valor de la celda correspondiente de la columna B por el
de la columna C.
Trabajo con frmulas
Sin embargo, la frmula de la celda D7 es distinta, por lo que

Excel nos lo indica con un pequeo tringulo verde en la esquina
.
superior izquierda de la celda
Adems, si nos ponemos en esa celda, aparece un icono de
advertencia
al lado de la celda. Al pulsar en este icono de advertencia
aparece un men, en el que se indica, en su parte superior, el tipo de
error que ha detectado Excel (en este caso, indica que la frmula es
incoherente, es decir, que no sigue la misma relacin de frmulas de las
celdas que estn junto a ella).
Con las opciones de este men puedes obtener ayuda sobre este
tipo de error, corregir el posible error (copiando la frmula de la celda
de arriba), omitir el error (indicando que la frmula es correcta) o
modificar la frmula directamente en la barra de frmulas.
Por otro lado, Excel permite ver ms claramente las celdas que
intervienen en una frmula. Para esto, ponte en una celda que tenga una
frmula y pulsa la tecla
.
2
Trabajo con frmulas
Tambin
podras incluir
ms o menos
celdas en una
referencia que
fuera un rango
de celdas
pulsando y
arrastrando
en una de las
esquinas del
recuadro de
color que aparece rodeando
al rango al
editar la celda
con la frmula.
De esta forma, las celdas o los rangos de celdas que intervienen en

la frmula se ven sealados con un rectngulo de color; el color del
rectngulo de cada celda o rango de celdas es del mismo color con el
que se ve la referencia de la celda o celdas en la frmula.
Esto te puede ayudar a saber qu es lo que hace la frmula, al
identificar ms claramente las celdas que intervienen en ella.
Si quieres cambiar alguna de las referencias de la frmula, puedes
hacerlo moviendo el recuadro de color de la celda que quieras cambiar
hasta la nueva celda. Por supuesto, tambin puedes cambiar la celda
escribiendo directamente en la frmula la nueva referencia.
Vamos a ver ahora una herramienta de Excel que te puede ayudar
para corregir errores o para entender cmo funciona una funcin
anidada (recuerda que una funcin anidada es una funcin que se
encuentra en el interior de otra funcin, y cuyo resultado sirve como
argumento a la otra funcin): la ventana de Evaluar frmula.
La ventana de Evaluar frmula te ser til sobre todo cuando una
funcin anidada d como resultado un valor errneo o inesperado, ya
que podrs utilizarla para poder seguir el clculo paso a paso y ver
dnde puede estar el fallo.
En la ficha Frmulas de la Cinta de opciones se encuentra el
grupo de comandos Auditora de frmulas, donde existen varios
comandos y opciones para trabajar con frmulas, que te pueden ayudar
a encontrar y solucionar los posibles errores que puedan existir.
Pues bien, para mostrar la ventana de Evaluar frmula debes
pulsar el botn Evaluar frmula
.
Trabajo con frmulas
Por ejemplo, imagina que

tenemos la siguiente hoja, en la
que hemos introducido la frmula
=SI(A3+A4+A5>=15;"Hay
15
puntos o ms";"Hay menos de
15 puntos") en la celda A7.
Si nos situamos en esta celda A7 y pulsamos en el botn Evaluar

aparecer esta ventana, que muestra las distintas partes de
frmula
la frmula, permitindote comprobar cmo se va calculando la frmula
con los distintos valores de las celdas.
Si la parte
subrayada es
una referencia
a otra frmula,
el botn Paso
a paso para
entrar te
permite ver el
contenido de
la otra frmula
en esta ventana, para ver
qu es lo que
hace. Esta
otra frmula
tambin podrs
examinarla,
viendo cmo
se calcula
paso a paso,
con el botn
Evaluar.
En el cuadro de Evaluacin puedes ver la primera referencia

subrayada. Si pulsas el botn Evaluar, Excel cambiar la referencia
subrayada por el valor que tenga.
Pulsando sucesivas veces Evaluar, se ir calculando cada vez la
parte subrayada, hasta obtener finalmente el resultado de la frmula.
Trabajo con frmulas
Para acabar el captulo, describiremos la funcin SI. Esta funcin

sirve para mostrar una cosa u otra, segn se cumpla una condicin o no,
y se encuentra en la categora de funciones Lgica:
z SI(condicin;valor_si_se_cumple;valor_si_no_se_cumple)
En esta funcin se analiza primero la condicin; si la condicin se
cumple, la funcin devuelve como resultado lo que haya en su
segundo argumento, mientras que, si no se cumple, la funcin
devuelve lo que tenga en el tercer argumento.
Por ejemplo, en este caso, el primer argumento (es decir, la

condicin que va a evaluar la funcin SI) es comprobar si la suma
de las celdas A3, A4 y A5 es mayor o igual (>=) que 15.
Si se cumple la condicin, la funcin devolver lo que hay en el
segundo argumento (es decir, el texto "Hay 15 puntos o ms"),
mientras que si no se cumple la condicin, devolver el tercer
argumento (es decir, el texto "Hay menos de 15 puntos").
2. AUDITORA DE FRMULAS
tra posibilidad de Excel es ver de una manera grfica las

relaciones que establecen las frmulas entre las distintas celdas.
del grupo de comandos Auditora de

El botn
frmulas permite encontrar las celdas precedentes de la celda actual,
mostrando flechas que van desde estas celdas precedentes a la celda actual.
Las celdas precedentes son las celdas que proporcionan datos a la
frmula de otra celda. En una frmula, las celdas a las que se hace
referencia son las celdas precedentes de esa celda. Por ejemplo, si la
celda C2 tiene la frmula =A2+A3+A4, las celdas A2, A3 y A4 son
celdas precedentes de la celda C2.
Trabajo con frmulas
El botn
seala las celdas dependientes de la
actual, para ver qu celda o celdas hacen referencia a la celda actual.
Las celdas dependientes son las celdas que dependen del valor de
otra celda. Las celdas que tienen frmulas que hacen referencia a una
celda son las celdas dependientes de sta. Por ejemplo, si la celda C2
tiene la frmula =A2+A3+A4, la celda C2 es celda dependiente de la
celda A4 (ya que depende del valor que tenga la celda A4); la celda C2
tambin sera celda dependiente de la celda A2 y de la celda A3.
Si pulsas
directamente
el botn
,
desaparecern
todas las
flechas de
rastreo que se
ven en la hoja
de clculo,
mientras que,
si despliegas
el men de
este botn
(pulsando en
la flecha de su
derecha
),
podrs elegir
si quieres quitar las flechas
precedentes o
dependientes
de la celda
actual.
Las flechas que aparecen en la hoja de clculo al rastrear las celdas

precedentes o dependientes se llaman flechas de rastreo, y muestran
grficamente la relacin entre la celda activa y las celdas relacionadas.
Para quitar las distintas flechas
de rastreo que se muestran en una
celda,
utiliza
el
botn
.
El botn
de este grupo de comandos abre una ventana
desde la que puedes ver las celdas y sus frmulas, aunque las celdas
estn en otro lugar del libro.
Trabajo con frmulas
Si aades en
la Ventana
Inspeccin
celdas que
tienen vnculos
a otros libros,
solo podrs
ver toda la
informacin
en la Ventana
Inspeccin si
el libro al que
hacen referencia est abierto.
En esta ventana tendrs que indicar las celdas que quieres

inspeccionar a travs del botn
. Entonces podrs
ver el valor de estas celdas en la Ventana Inspeccin, aunque te
encuentres en otra hoja del libro.
Incluso, si hemos asignado un nombre a estas celdas, este nombre
tambin aparecera en la Ventana Inspeccin. De esta forma podramos
identificar ms claramente las celdas.
Si haces doble clic en una celda de la Ventana Inspeccin, te
desplazars automticamente a dicha celda, mientras que, si quieres
quitar una celda de esta ventana, selecciona dicha celda y pulsa el botn
.
3. INSERTAR COMENTARIOS Y ECUACIONES
tra caracterstica que te puede resultar de ayuda en ocasiones

es la posibilidad de insertar comentarios en las celdas.
Un comentario es un texto o una nota que puedes poner asociada a

una celda, de forma independiente de lo que tenga la celda. Puedes
utilizar los comentarios para anotaciones propias o para informar de
ciertos aspectos a otros usuarios del libro; por ejemplo, puedes poner
indicaciones de qu significa el valor de una celda, de cmo funciona
una determinada frmula...
Para crear y trabajar con los comentarios se utilizan los botones del
grupo de comandos Comentarios, en la ficha Revisar de la Cinta de
opciones.
Desde el botn
puedes introducir un comentario en la
celda actual.
En la parte de arriba del comentario que introduzcas en una celda
aparecer tu nombre, para que, junto con el comentario, tambin est el
nombre de la persona que lo ha escrito. De todas formas, puedes
cambiar o eliminar el nombre en un comentario, modificndolo o
borrndolo directamente en dicho comentario.
Trabajo con frmulas
Puedes dar
formato al
texto del
comentario
(tipo de letra,
tamao, estilo
negrita o cursiva...) desde
los controles
del grupo de
comandos
Fuente, en la
ficha Inicio de
la Cinta de
opciones.
Para aceptar la introduccin del comentario, pulsa fuera del cuadro

del mismo.
Las celdas que tienen comentarios se muestran marcadas con un
pequeo tringulo rojo en su esquina superior derecha
.
Para mostrar un comentario, sita el puntero del ratn sobre una
celda que tenga uno.
Si te pones en una celda con un comentario, el botn
hace que este comentario permanezca
visible de manera continua. El botn
hace
visibles todos los comentarios de todas las celdas de la hoja.
Si seleccionas una celda con un comentario, el botn
transformar en
se
, el cual te permitir modificar el comentario
existente.
Para eliminar un comentario de una celda, selecciona el comando
o utiliza el men contextual de la celda.
Desde el men contextual de las celdas tambin puedes insertar
comentarios en ellas, modificar los comentarios existentes o eliminarlos.
Tambin puedes cambiar el tamao o la posicin de un comentario,
pulsando el botn
y, a continuacin, arrastrando alguno
de los controladores de tamao del comentario o arrastrando el

borde del cuadro del comentario, respectivamente.
8
Trabajo con frmulas
Otra posibilidad es hacer clic con el botn derecho del ratn en

el borde del comentario y seleccionar la opcin Formato de
comentario, con lo que se abrir un cuadro de dilogo desde el
que podrs cambiar la fuente de texto de todo el comentario, la
alineacin, el color de texto o de fondo y otras propiedades del
cuadro del comentario.
Otra posibilidad es insertar ecuaciones matemticas en las hojas de

clculo, situndolas dentro de cuadros de texto u otras formas. Por
ejemplo, el aadir ecuaciones puede ser til para mostrar en la hoja de
clculo alguna frmula que has utilizado en alguna celda bloqueada, de
forma que, aunque el usuario no pueda seleccionar la celda y ver la
frmula, pueda saber a travs de la ecuacin insertada dicha frmula.
Si pulsas en
el botn
podrs crear
tu propia
ecuacin,
mientras que
con la lista
que aparece
al pulsar en la
flecha de su
derecha
podrs elegir
alguna ecuacin predefinida de Excel
(aunque podrs
modificarla
despus).
del grupo de
Para aadir ecuaciones, utiliza el botn
comandos Smbolos, en la ficha Insertar de la Cinta de opciones.
Puedes escribir la ecuacin ayudndote de los distintos controles y
listas de la ficha contextual Diseo: aadir fracciones, superndices o
subndices, matrices, logaritmos, etc.
Tambin podrs mover el cuadro de texto en el que se enmarca la

ecuacin o cambiarle de tamao, e incluso asignarle una forma distinta
o cambiar su contorno, relleno, efectos u otras caractersticas desde la
ficha Formato.
4. CONTROL DEL CLCULO
l aceptar las frmulas que introduces en las celdas, se presenta

el resultado de computar la frmula; a este proceso se le
denomina clculo.
Excel actualiza solamente aquellas celdas afectadas por la
introduccin de nuevos valores o si cambias algn valor, evitando
clculos innecesarios. Tambin se actualizan las celdas al abrir el libro.
Trabajo con frmulas
Por defecto, cada vez que introduces una nueva frmula, modificas
alguna frmula existente o alguna de las celdas de las que depende la
frmula, se vuelven a calcular automticamente la frmula.
En la ficha Frmulas de la Cinta de opciones, el grupo de
comandos Clculo tiene varias opciones que sirven para configurar
cundo se realiza el clculo en los libros de Excel.
Tambin puedes establecer

estas opciones
a travs del
cuadro de las
Opciones de
Excel, desde
la categora
Frmulas.
Si eliges la opcin Manual

en el men que aparece al pulsar
el botn
, entonces
sers t mismo quien decida

cundo quieres que se recalculen
las frmulas de la hoja.
Esto puede ser adecuado en grandes libros con muchas frmulas o
muy complejas, para que no se pierda demasiado tiempo por simples
cambios en algunas de las celdas.
Mientras Excel est calculando, se pueden introducir datos y elegir
comandos. Para ello, Excel interrumpe momentneamente el clculo y
luego lo reanuda de nuevo.
Si decides establecer el clculo manual, entonces debers ejecutar
el comando Calcular ahora
de este mismo grupo de comandos o
cuando quieras que se vuelvan a calcular las
pulsar la tecla
frmulas.
El comando Calcular ahora
o la tecla
vuelven a
calcular las frmulas de todos los libros abiertos, mientras que
o con
+
solo se calcularn las
con Calcular hoja
frmulas de la hoja actual. Estas dos opciones solo calculan las
frmulas que han cambiado desde el ltimo clculo; si quieres
calcular todas las frmulas de todos los libros abiertos, hayan
cambiado o no, pulsa
Por otra parte, ya sabes que los clculos que Excel realiza estn
basados en los valores internos almacenados en cada celda. Recuerda
que los valores se almacenan con una precisin de 15 dgitos y, sin
embargo, se presentan segn el formato de la celda en la que estn.
10
Trabajo con frmulas
Si el formato de presentacin de la celda tiene menor precisin que

el valor utilizado para los clculos, se redondearn los nmeros al
mostrarlos en la celda.
En ocasiones, puedes querer hacer los clculos utilizando los
valores que se ven en las celdas, en lugar de usar los valores realmente
almacenados en la hoja de clculo. Por ejemplo, si decides que no se
muestre ninguna posicin decimal en los nmeros, entonces los
resultados de las frmulas pueden ser errneos.
En el siguiente ejemplo, hemos introducido las frmulas que te
indico en las celdas de la hoja, y hemos asignado a las celdas de la
columna A el formato General y a las celdas de la columna B el
formato de Nmero sin decimales.
Observa que la suma de B3 no es correcta, ya que se han utilizado

los valores internos y se ha redondeado el resultado, al indicar que no se
utilicen decimales.
11
Trabajo con frmulas
Debes tener
cuidado con
esta caracterstica, ya que,
una vez seleccionas la opcin
Establecer
Precisin
de pantalla,
los valores
constantes
almacenados
del libro
cambian a los
valores presentados y no se
podrn recuperar los valores
originales.
Para utiliza la precisin de pantalla, activa la casilla Establecer

Precisin de pantalla, que est en la categora Avanzadas del cuadro
de las Opciones de Excel (al que puedes acceder a travs de la vista
Backstage).
Ten en cuenta que el calcular con precisin de pantalla afecta a los

clculos de todo el libro, siempre que las celdas no estn en el formato
General.
Al trabajar con frmulas, tambin tenemos la opcin de
reemplazar la frmula por su resultado.
Para ello, copia la celda que tiene la frmula y utiliza la opcin
Pegar valores
del men del botn
(o la opcin Valores del
cuadro Pegado especial, accesible desde este mismo men). De esta

forma, la frmula desaparece y se reemplaza por su valor.
Este proceso tambin sirve para eliminar vnculos a otros libros,
sustituyndolos por el valor que tienen en ese momento.
Otra de las opciones que tiene Excel es la de reemplazar parte de

una frmula por su resultado. En este caso, debers seleccionar la parte
de la frmula a calcular en la barra de frmulas y pulsar la tecla
(observa que es la misma que se utiliza con el clculo manual; en
realidad, lo que se hace es calcular la frmula que se tiene seleccionada
en ese momento).
12
Trabajo con frmulas
Otro aspecto relacionado con los clculos es la utilizacin de

referencias circulares en las frmulas. Estas referencias ocurren
cuando dos frmulas dependen entre s para obtener sus
resultados; dicho de otra forma, que una frmula hace referencia
a su propia celda, directa o indirectamente. Cuando Excel detecta
una referencia de este tipo, presenta un mensaje de aviso.
Para las frmulas que requieran este tipo de referencia, accede al
cuadro de las Opciones de Excel y, en la ficha Frmulas,
activa la casilla Habilitar clculo iterativo. De manera
predeterminada, Excel detiene los clculos cuando se sobrepasan
las 100 iteraciones (una iteracin es el clculo repetido de una
hoja de clculo hasta que se cumple una determinada condicin
numrica), o bien cuando la diferencia entre una iteracin y la
siguiente sea menor que 0,001; si lo necesitas, puedes modificar
estos valores desde este cuadro de Opciones de Excel.
5. FUNCIONES DE BSQUEDA
ara acabar la leccin, veremos algunas funciones que te pueden

ser tiles. Las funciones de bsqueda que se encuentran en la
categora de funciones de Bsqueda y referencia proporcionan
informacin a partir de los valores que se les pasan como parmetros.
De esta forma, puedes utilizar una frmula de la hoja de clculo
para buscar en las celdas valores que estn asociados con otros dentro
de la misma lista.
Una de las funciones de bsqueda ms utilizadas es la funcin
CONSULTAV, que realiza una bsqueda de un elemento en la primera
columna de una lista y, si lo encuentra, devuelve el valor que tenga
asociado dicho elemento en otra columna de la lista.
Por ejemplo, en la siguiente hoja, en la celda G6 tenemos la
frmula =CONSULTAV(G5;A3:C10;2;FALSO). Esta frmula busca
el elemento que est situado en G5 (en este caso, el valor F-210) en el
rango de celdas A3:C10 y, si lo encuentra, devuelve el valor que hay en
la columna 2 de esa lista (en este caso, la descripcin del artculo).
13
Trabajo con frmulas
El ltimo parmetro de la funcin se utiliza para indicar si la lista

est ordenada o no, ya que, si la lista est ordenada y el valor a buscar
no existe, Excel puede proporcionar como resultado el valor ms
aproximado. Para indicar que est ordenada y buscar un valor
aproximado, introduce el valor VERDADERO.
Cuando el elemento buscado no aparece en la lista, se produce un
valor de error (#N/A).
Otras funciones de bsqueda que tambin puedes utilizar para
buscar valores en listas son COINCIDIR e INDICE. Consulta la ayuda
de Excel si necesitas ms informacin sobre estas u otras funciones.
COINCIDIR(Valor_buscado;Matriz_buscar_en;Tipo_
de_coincidencia)
COINCIDIR compara el valor de bsqueda (primer
argumento) con el rango de celdas que le pasamos como
segundo argumento, y devuelve el ndice del registro en la
lista (es decir, la posicin que ocupa en esta lista de celdas).
Por ejemplo, si escribimos la funcin =COINCIDIR("F-210";
A4:A10;0), devolver el valor 3, porque el valor F-210 es
el tercero en el rango de celdas A4:A10.
INDICE(Matriz;Nmero_de_fila;Nmero_de_columna)
Devuelve el valor de la celda, a partir del rango de celdas
que le pasamos como primer argumento y segn el nmero
de fila y de columna que indiquemos.
Por ejemplo, la funcin =INDICE(A3:C10;4;2) devolvera
Ferrari-V.40, porque este es el texto que est en la fila 4 y
en la columna nmero 2 del rango de celdas A3:C10.
Si introdujramos =INDICE(A4:A10;6), en este caso
devolvera V-110, porque este es el valor de la celda que
est en el sexto lugar (el argumento nmero de fila es 6) en
el rango A4:A10.
Estas tres funciones que hemos visto suelen ser las ms utilizadas,
pero en la categora de Bsqueda y referencia hay ms funciones
de bsqueda que te pueden ser tiles en determinados casos.
14
Temas avanzados sobre grficos

1. GRFICOS TRIDIMENSIONALES Y PLANTILLAS DE GRFICO
a sabes cmo puedes crear un grfico a partir de los datos que

se encuentran en una hoja de clculo, a travs de los botones
adecuados del grupo de comandos Grficos de la ficha Insertar.
Una vez creado un grfico, puedes modificarlo a travs de las
fichas contextuales Diseo, Presentacin y Formato, que aparecen al
seleccionar un elemento de este tipo.
Recuerda que puedes incrustar el grfico en la misma hoja de
clculo o crear una hoja de grfico. Adems, tambin sabes cmo
agregar datos al grfico sin necesidad de volver a crearlo.
Ahora veremos cmo realizar tareas que necesitars cuando quieras
conseguir grficos ms complejos.
Sin duda, el cambio ms radical que podemos hacer sobre un
grfico es cambiar el tipo de grfico. Cada uno de los tipos de grficos
que existe tiene sus propias caractersticas, que hacen que sea ms o
menos adecuado para los datos que vayamos a representar.
Para cambiar el tipo de grfico, selecciona el grfico (pulsando en uno
de sus lados o en una zona libre del mismo, es decir, sin elementos) y pulsa
el botn
de la ficha contextual Diseo, en la Cinta de opciones.
Desde el cuadro de dilogo que aparecer puedes cambiar el tipo

de grfico. Puedes cambiar el grfico a un subtipo del tipo actual o a un
tipo totalmente distinto.
Puedes seleccionar el tipo en la lista de la parte izquierda del

cuadro y, a continuacin, seleccionar el subtipo adecuado en la parte
derecha o seleccionar directamente el nuevo tipo de grfico desde todos
los disponibles en la parte derecha de la ventana.
En la mayora de tipos existen subtipos de dos y de tres dimensiones,
con lo que tienes una gran variedad de posibilidades a elegir.
Ten en cuenta que, en muchos casos, para comprobar el efecto

producido al cambiar el tipo de grfico o verlo correctamente, ser
necesario variar las dimensiones del grfico o, por lo menos, las de su
rea de trazado.
y
del
Con los botones
grupo de comandos Fondo de la ficha Presentacin de la Cinta de
opciones puedes configurar el formato de estos elementos, que se
muestran en la parte de detrs y en la parte de debajo del grfico
tridimensional.
Adems, en los grficos tridimensionales, tienes la posibilidad de
cambiar la orientacin y perspectiva del mismo, lo que puede ayudar a
una mejor comprensin del grfico. Para esto, pulsa el botn
.
Los controles X, Y y Z definen la orientacin o giro: X representa
al eje vertical, Y al eje horizontal y Z a la profundidad.
Al cambiar algo de este cuadro de dilogo, el grfico cambiar
automticamente. Puedes mover el cuadro para poder ver el grfico y el
cuadro al mismo tiempo.
2
Un valor
pequeo en el
campo Perspectiva muestra el grfico
tridimensional
como si tuviramos una
cmara paralela, mientras
que valores
mayores
producen una
perspectiva o
profundidad
ms exagerada, similar a la
que producira
una cmara de
gran angular.
Una vez has creado y configurado un grfico, puedes querer

utilizar el mismo tipo y formato en otros grficos. Para esto, puedes
crear una plantilla de grfico.
Para crear un
grfico desde
una plantilla
de grfico,
pulsa el botn
Iniciador de
cuadro de
dilogo
del
grupo de
comandos
Grficos de la
ficha Insertar
(o selecciona
la opcin Todos los tipos
de grficos en
los mens de
los botones de
este grupo)
para abrir el
cuadro de
dilogo con
los tipos de
grfico y selecciona la plantilla desde ah.
De esta forma, cuando ests creando otros grficos en otras hojas o

en otros libros, podrs utilizar la plantilla de grfico, con lo que el
grfico tendr automticamente el aspecto adecuado: tipo, elementos
que se muestran, colores, etc.
Para crear una plantilla de grfico, selecciona el grfico que tenga
el aspecto que quieres guardar en ella y pulsa el botn
, que
est en la ficha contextual Diseo.

Al pulsar este botn, se abrir un cuadro en el que introducir el
nombre del archivo donde se almacenar la plantilla de grfico. Este
tipo de plantillas se guardan en archivos con la extensin crtx en la
carpeta de plantillas de grficos del Office.
Puedes aplicar una plantilla de grfico desde la misma opcin que
utilizas para cambiar el tipo de grfico (botn
), seleccionando
la categora Plantillas en la parte izquierda del cuadro.
Mediante
el botn
Administrar
plantillas
abrirs la
carpeta de las
plantillas de
grficos del
disco duro,
desde donde
podrs eliminar
las plantillas
personalizadas
de grficos
que tengas all.
En esta seccin Plantillas aparecern las plantillas personalizadas

que hayas creado. Tambin puedes obtener nuevas plantillas de grficos
desde otros usuarios o desde el sitio web Office.com.
Una vez has cambiado el tipo de un grfico o lo has modificado de
alguna forma, puedes volver a como lo tenas antes a travs del
comando Deshacer
. Sin embargo, si deseas aplicar un tipo de
grfico diferente, podrs hacerlo directamente, sin necesidad de
deshacer la aplicacin del tipo actual.
2. ELEMENTOS DEL GRFICO

Otra posibilidad para mostrar u ocultar
los elementos
del grfico es
seleccionar un
diseo de grfico desde la
ficha Diseo;
cada diseo
tiene unos
elementos configurados de
una determinada manera
(ttulo del grfico, leyenda,
tabla de datos,
etc.), de forma
que el grfico
mostrar estos
elementos de
la forma correspondiente.
ara mostrar, ocultar o cambiar los elementos del grfico puedes

utilizar los controles de la ficha contextual Presentacin.
Por ejemplo, desde el botn
puedes incluir un ttulo al
grfico, encima de ste o superpuesto en su parte superior, sin cambiar

el tamao del mismo.
Desde las opciones de
podrs indicar si deben aparecer
etiquetas en los ejes vertical y horizontal del grfico, que sirvan para
describir lo que se representa en cada uno de estos ejes.
El botn
sirve para ocultar o mostrar la leyenda,
indicando la situacin donde aparecer: debajo del grfico, encima de
ste, a su izquierda, etc. (recuerda que la leyenda es un cuadro que sirve
para identificar los colores o diseos que se han asignado a las distintas
series de datos o categoras del grfico, es decir, que se utiliza para
saber cmo interpretar las series del grfico).
Recuerda, sin embargo, que puedes seleccionar la leyenda y
situarla en el lugar que quieras arrastrndola con el ratn.
Desde el men del botn

puedes mostrar
etiquetas en las distintas series de datos, que muestran el dato que se
est representando en cada punto de datos del grfico.
Si el grfico
est incrustado
en una hoja de
clculo, no se
suele mostrar
la tabla de
datos; si se
trata de una
hoja de grfico,
puede ser que
te interese
mostrar los
datos que
estn siendo
representados.
De todas formas, recuerda
que puedes
mostrar la
tabla de datos
en cualquier
tipo de grfico.
Si antes de mostrar las etiquetas seleccionas una serie de datos del

grfico, solo se aadirn etiquetas de datos a esta serie. De todas
formas, podras seleccionar la etiqueta o etiquetas que quisieras y
eliminarlas, pulsando la tecla
.
Ten en cuenta tambin que tanto los rtulos como las etiquetas de datos
son elementos del grfico, por lo que si quieres podras cambiar el lugar
donde aparecen, para que no se superpongan los textos con otros elementos
del grfico o para que se siten exactamente en el sitio que quieras.
podrs indicar si se debe mostrar o no
Mediante
la tabla de datos debajo del grfico, es decir, los datos que estn siendo
representados.
Desde el botn
puedes indicar si se va a mostrar o no en el
grfico un determinado eje. En determinados tipos de grficos

tridimensionales tambin se incluir el eje Z o de profundidad.
Desde
puedes hacer que el grfico muestre ms o menos
lneas de divisin, tanto horizontales como verticales. Estas lneas

ayudan a situar los valores que estn siendo representados en el grfico,
aunque, si existen demasiadas divisiones, el grfico puede llegar a ser
confuso.
Recuerda que, en ocasiones, al aadir o eliminar elementos al

grfico, puede ser conveniente ajustar el tamao del grfico o de estos
elementos, para el conjunto se vea de la mejor manera posible.
Desde el botn
tienes acceso a varias opciones relativas al
anlisis del grfico, que te pueden servir para entender mejor el grfico
o para obtener conclusiones a partir de la representacin grfica de los
datos.
Por ejemplo, si aades una lnea de tendencia puedes mostrar en el
grfico cul ha sido la tendencia de los datos a lo largo de un perodo de
tiempo. En este caso, tras seleccionar la opcin adecuada, se mostrar
un cuadro desde el que podrs elegir la serie en la que quieres crear la
lnea de tendencia.
6
Despus de elegir los elementos que quieres mostrar o no en el

grfico, puedes configurarlos y cambiar su formato. Para esto,
selecciona el elemento y utiliza los controles de la ficha Formato.
Otra forma de
cambiar el
formato del
elemento
seleccionado
es a travs del
cuadro de
dilogo que
aparece al
pulsar el botn
del grupo de
comandos Seleccin actual.
Este cuadro
tambin aparece al acceder
a la opcin
Ms opciones,
dentro del
men del elemento adecuado, en los botones de la ficha
Presentacin.
Recuerda que puedes seleccionar un elemento del grfico haciendo

clic en l o eligindolo desde la lista Elementos de grfico, que est en
la parte superior del grupo de comandos Seleccin actual.
para
A continuacin, puedes utilizar el botn
elegir el relleno o fondo del elemento (puedes seleccionar un color, un
degradado, una textura, etc.), el botn
para
configurar la lnea de contorno (grosor, color y tipo de lnea), etc.
Desde el grupo de comandos Estilos de WordArt puedes cambiar
el color de relleno y de contorno del texto, adems de poder seleccionar
un estilo visual o un efecto a aplicar en el texto (sombra, resplandor, etc.).
Desde la ficha Alineacin del cuadro del Formato puedes indicar
un ngulo con el que se presente el texto escrito. Esto puede ser til en
ocasiones si tienes poco espacio en el grfico y quieres aprovecharlo al
mximo, sin que el texto ocupe demasiado lugar.
Adems, los textos de un grfico tambin pueden ser modificados
como cualquier otro que exista en la hoja de clculo: cambiar la fuente o
el tamao, aplicar ms o menos realces, alineacin, etc.
3. DATOS EN UN EJE SECUNDARIO
tra caracterstica que ya conoces sobre los grficos es la

posibilidad de aadir series al grfico, de forma que tambin
sean representadas en el mismo, sin necesidad de crear de nuevo el grfico.
La forma ms rpida y cmoda de hacer esto suele ser cambiar el
tamao del rectngulo que seala el rango de celdas representadas en el
grfico, que aparece en la hoja de clculo al seleccionar el grfico.
Por otro lado, en ocasiones puedes tener en un grfico una
determinada serie de datos cuyos valores distan mucho de los de las otras
series. Si las representas todas juntas, es posible que la escala de los ejes
impida ver la serie que tiene los valores mucho ms pequeos que el resto.
En este caso, es posible incluir dicha serie en un eje secundario. Para
esto, seleccinala (pulsando sobre ella, a travs de la lista Elementos de
grfico o con las teclas del cursor) y accede a su cuadro de Formato (por
ejemplo, pulsando el botn
).
Desde este
mismo cuadro
Formato puedes cambiar el
tipo o color
del contorno o
relleno, la
sombra, iluminacin o el
formato tridimensional de
nicamente la
serie seleccionada, sin
modificar el
resto de series
del grfico.
En este caso, desde la seccin Trazar serie en este cuadro puedes

indicar que la serie se represente respecto a un eje secundario.
En estos casos, para diferenciar el eje secundario, puede ser
conveniente cambiar el tipo de grfico solo para esa serie de datos. Por
ejemplo, puedes cambiar la serie de datos a un grfico de lneas. Para esto,
tras seleccionar la serie de datos adecuada, utiliza el botn
Al tener seleccionada una nica serie de datos y no el grfico

completo, este botn cambia nicamente el tipo de grfico de dicha
serie. Si tuvieras seleccionado todo el grfico y no solo una serie, el tipo
de grfico seleccionado se aplicara a todo el grfico.
De esta forma conseguiras combinar ms de un tipo de grfico en

el mismo grfico. Esto ser posible siempre que se combinen distintos
tipos de grficos bidimensionales: no puedes utilizar esta opcin si has
aplicado un tipo de tres dimensiones.
4. USAR IMGENES EN GRFICOS
tra caracterstica de los grficos de Excel que puedes usar para

mejorar la presentacin de tus grficos es usar imgenes en sus
elementos. Recuerda que, al igual que en otras ocasiones, lo primero que
tienes que hacer es seleccionar el elemento que vayas a cambiar.
Tras seleccionar el elemento adecuado, ya hemos comentado que
puedes indicar el formato del borde
desde el botn
o contorno de dicho elemento, mientras que desde
indicars el aspecto de su rea o relleno. Estos dos botones estn en la
ficha Formato de la Cinta de opciones.
puedes seleccionar
cualquier color para el relleno del elemento. Con la opcin Ms colores se
abrir una ventana desde la podrs elegir exactamente el color que quieras,
si no se encuentra entre los que aparecen inicialmente en este men.
Desde el
cuadro de
Formato, que
aparece al
pulsar el botn
,
tambin
podrs elegir
y configurar
todas estas
opciones de
contorno,
relleno y
efectos.
En el submen Degradado dispones de ms opciones, como rellenar

las columnas con un degradado formado por uno o dos colores o elegir
algn degradado preestablecido por Excel. La opcin Ms degradados
permite personalizar a tu manera el degradado que quieres utilizar.
Desde las opciones de Textura podrs elegir entre distintas
texturas o tramas para el relleno del elemento seleccionado.
Adems de todas estas posibilidades, tambin puedes utilizar una imagen

que tengas en tu ordenador como relleno de los elementos del grfico. Para
esto, selecciona la opcin Imagen en el men del botn
o indcalo en el cuadro de Formato, en la categora Relleno.
10
Desde este cuadro de dilogo Formato, adems de poder

seleccionar la textura o imagen que quieres utilizar, puedes establecer
ciertas opciones sobre la misma, por ejemplo, el nivel de transparencia o
crear un mosaico con la imagen.
5. MINIGRFICOS
Los grficos
son objetos de
Excel, mientras
que los minigrficos no
son objetos,
sino que son
pequeos
grficos
visuales que
se muestran
en el fondo de
una celda.
tra posibilidad relacionada con los grficos es la utilizacin de

minigrficos, que son pequeos grficos que se ajustan en el
interior de una celda, especialmente tiles para mostrar tendencias de
los datos en un espacio reducido.
Para crear minigrficos se utilizan las opciones
del grupo de comandos Minigrficos de la ficha
Insertar de la Cinta de opciones.
Primero tenemos que seleccionar una o varias celdas vacas donde
se aadir el minigrfico o los minigrficos y, a continuacin, pulsar en
el botn correspondiente al tipo de minigrfico que quieras crear,
aunque ms adelante siempre podrs cambiar este tipo.
Aparecer un cuadro de dilogo donde se indicar el rango de
celdas que contienen los datos que se utilizar en el minigrfico o
minigrficos que ests creando, adems de la celda o celdas donde se
situarn los minigrficos.
11
Tras indicar estos datos y aceptar el cuadro, aparecer el

minigrfico o minigrficos en las celdas seleccionadas.
Desde la ficha contextual Diseo que aparece al seleccionar uno o

varios minigrficos dispones de varias herramientas para trabajar con
los minigrficos, que permiten cambiar su diseo, su formato, su estilo,
establecer varias opciones, etc.
Desde las casillas de verificacin del grupo de comandos Mostrar
puedes resaltar los puntos inicial, final, los valores negativos, mnimos y
mximos de los datos que se representan en los minigrficos
El botn
permite cambiar el origen
de datos del
minigrfico,
es decir, las
celdas que
tienen los
datos que se
muestran, as
como su ubicacin en la
hoja de clculo.
12
Desde el grupo de comandos Estilo puedes cambiar el color de los

elementos de los minigrficos (en este caso, lneas y puntos de
marcador), mientras que desde
tienes distintas opciones para los
ejes de los minigrficos (mostrarlo o no, si ser automtico o con un

valor mnimo manual, etc.).
Los minigrficos pueden ser tiles para mostrar patrones o
tendencias de unos determinados datos. Al igual que los grficos, los
minigrficos cambian al modificar los datos desde los que se crean, de
forma que reflejan los valores adecuados en cada momento.
6. IMPRESIN DE GRFICOS
ntes de imprimir los grficos, es conveniente observar qu

resultados se obtendran, para comprobar que la impresin
ser la adecuada.
Ten en cuenta que existen algunas diferencias a la hora de imprimir
grficos, dependiendo de si los grficos son incrustados o si estn
situados en una hoja de grfico.
En primer lugar, si el grfico es incrustado, se puede cambiar su
tamao o posicin simplemente mediante la seleccin y el arrastre con
el ratn. Los grficos incrustados se imprimen con el tamao, las
proporciones y la posicin que tienen en la hoja de clculo.
Desde la seccin Imprimir desde la vista Backstage puedes ver la
vista preliminar de la impresin y establecer las opciones de la misma.
Si solo quieres
imprimir un
grfico incrustado, puedes
seleccionar el
grfico en la
hoja de
clculo antes
de acceder a
la opcin de
Imprimir.
Puedes desactivar el botn Toda la pgina

que est en la
esquina inferior derecha, para ver lo que se imprimir ms de cerca.
Si quieres cambiar el tamao del grfico o su posicin, puedes
hacerlo desde la vista normal de la hoja o desde la vista previa de salto
de pgina.
En cuanto a los grficos que estn en una hoja de grficos, por
defecto, la configuracin del grfico est predeterminada para una
orientacin horizontal.
13
Desde en el enlace Configurar pgina podrs acceder a un cuadro

de dilogo donde configurar ms aspectos de la impresin.
Por ejemplo, desde la ficha Mrgenes de este cuadro puedes

cambiar los mrgenes de la pgina impresa. Recuerda que, si activas el
botn Mostrar mrgenes
de la vista preliminar que se ve en la
vista Backstage podrs ver los mrgenes en esta vista previa y
modificarlos si quieres.
Si cambias los mrgenes, es posible que tambin tengas que
cambiar el tamao del grfico, para adaptarlo al nuevo tamao de
impresin.
Necesitars una impresora que admita el color para que la
impresin sea en color. En caso contrario, Excel transformar los
colores a una escala de grises que permita diferenciar una serie de otra.
Esto lo podrs ver en la presentacin preliminar.
Si tu impresora admite el color y quieres imprimir el grfico en
blanco y negro, activa la casilla Imprimir en blanco y negro de la
ficha Grfico. Esta casilla aparece desactivada por defecto si tu
impresora es en color, de forma que el grfico se imprime en color.
Como hemos visto en esta leccin, podemos cambiar y configurar
los grficos de muchas maneras, adaptndolos totalmente a nuestro
gusto, configurndolos de la forma que queramos en cada momento.
14
Acceso a datos externos (I)

1. ACCESO A ARCHIVOS DE TEXTO
veces es necesario trabajar con datos que no tenemos en

nuestro ordenador o que han sido creados con otras
aplicaciones distintas a Excel.
Por ejemplo, podras tener un archivo de base de datos donde has
ido almacenando informacin sobre los pedidos realizados en una
empresa. Este archivo podra haber sido creado con una aplicacin de
bases de datos, como Access o dBase.
Pues bien: Excel nos permite acceder a un gran nmero de
formatos de datos distintos: ficheros de texto, bases de datos, etc.
Al acceder y trabajar con los datos desde Excel, podemos hacer uso
de todas sus herramientas para obtener ms informacin de estos datos:
hacer clculos, mostrar la informacin en un grfico, filtrar los datos, etc.
Incluso podemos acceder a informacin proveniente de pginas
web, bien sea desde un sitio de Internet o desde una intranet.
Adems, Excel tambin permite, al acceder a datos almacenados en
bases de datos, seleccionar la informacin a extraer con consultas, de
forma que solo obtengamos y trabajemos con el conjunto de datos que
realmente nos interesa.
Empezaremos viendo cmo utilizar los datos almacenados en
archivos de texto. Los archivos de texto son un medio de compartir
informacin entre aplicaciones informticas y entre usuarios muy
utilizado, ya que son archivos que se pueden leer desde varios programas.
Excel permite acceder a los datos almacenados en archivos de texto
de una forma muy sencilla, pero la informacin que hay en estos
archivos deber estar delimitada de alguna forma para que tenga sentido
en la hoja de clculo.
Para importar datos desde un archivo de texto, selecciona la ficha

A travs de
este botn
Datos de la Cinta de opciones y pulsa el botn
,
adems de a
archivos de
texto, podremos acceder a
la mayora de
datos externos
que necesitemos, incluidos
los distintos
formatos de
bases de
datos.
El men de este botn tiene varias opciones de

Excel para trabajar con datos externos,
importndolos desde distintas fuentes.
En el caso que nos ocupa,
debemos seleccionar la opcin
Desde texto de este men.
A continuacin tenemos que indicar el origen de los datos, es decir,
el archivo de texto al que vamos a acceder para obtener los datos.
Una vez aceptado este cuadro de dilogo, Excel te proporciona un

asistente, que te ayudar a indicar cmo debe importarse la informacin
almacenada en el archivo de texto.
Como ya hemos dicho, lo ms importante en este caso es que la
informacin del archivo de texto est delimitada de alguna forma, para
que Excel pueda situarla en distintas columnas de la hoja de clculo.
Los distintos campos de informacin del archivo pueden estar
separados por algn carcter o tener un ancho fijo, alineados en
columnas.
2
En el apartado Tipo de los datos originales del primer paso del

asistente podremos indicar cmo estn estructurados los datos en el
archivo de texto, as como la lnea del archivo desde la que
comenzaremos a obtener los datos.
En el siguiente paso del asistente indicars los caracteres que

separan los campos o la anchura de los campos, en funcin de lo que
hayas seleccionado en el paso anterior del asistente.
En la muestra inferior del cuadro de dilogo vamos viendo el
resultado de la importacin de estos datos.
En el tercer y ltimo paso puedes establecer el formato de los datos

para cada campo, es decir, indicar qu formato de nmero, fecha o de
texto deseamos aplicar en Excel.
Podrs poner
los datos en la
celda que
indiques de la
hoja actual,
en otra hoja
de clculo o
incluso en una
hoja de
clculo nueva.
Pulsando en el botn Avanzadas incluso podemos indicar qu

separador se utiliza para la parte decimal, cul para los miles y el
formato de los nmeros negativos.
Al finalizar el asistente,
tendrs que indicar a Excel la
celda que actuar como esquina
superior izquierda para el rango
de datos que se va a crear.
Una vez has obtenido los datos del archivo, esta informacin
aparece en Excel a la espera de que realices cualquier anlisis con ellos.
Puedes aplicar cualquier proceso de los que conoces sobre esta

informacin (grficos, ordenacin, filtrado, operaciones con los datos,
etc.).
2. BASES DE DATOS DE ACCESS
i tenemos mucha informacin y adems est relacionada entre

s, no solemos tener los datos en archivos de texto, sino que
utilizamos programas para crear y gestionar esta informacin.
Tambin puedes importar
datos de archivos accde, que
son archivos
de bases de
datos de Access
en modo de
solo ejecucin
(lo que en
anteriores
versiones eran
archivos mde).
Entre otras
caractersticas,
estos archivos
no permiten
crear o modificar el diseo
de formularios
e informes ni
ver o modificar
el cdigo de
Visual Basic
para Aplicaciones (VBA),
aunque s ver
los formularios
e informes y
ejecutar el
cdigo.
Entre otros, podemos trabajar con la informacin a travs de

programas de bases de datos. Entre estos programas de bases de datos
est Microsoft Access, que est entre los programas pertenecientes a
Microsoft Office.
Para acceder desde Excel a la informacin que tengamos en una

base de datos de Microsoft Access utilizaremos tambin el botn
, seleccionando esta vez la opcin Desde Access.
Las bases de datos de Access 2010 y Access 2007 tienen extensin

accdb (Access Database), aunque tambin podemos importar datos de
otras versiones de Access (que tendrn extensin mdb).
El proceso hasta ahora es prcticamente igual al que hemos visto
antes al acceder a los datos de archivos de texto: nos situamos en la
ubicacin del archivo externo y seleccionamos este archivo.
Tras seleccionar el archivo de base de datos de Access, aparecer

un cuadro con las tablas y consultas que tiene dicha base de datos,
donde simplemente debes seleccionar dnde se encuentran los datos que
quieres mostrar en Excel.
En este caso, adems de

poder
incluir
los
datos
directamente en la hoja, tambin
podemos ver los datos en Excel
como una tabla dinmica o
como una tabla y un grfico
dinmicos
(ms
adelante
veremos en qu consisten y
cmo
se
utilizan
estos
elementos).
De la misma forma que antes, al aceptar el cuadro ya tendremos la
informacin disponible en Excel. Como los datos ya estn organizados
de forma estructurada (estaban en una tabla de Access), Excel sabe
cmo distribuirlos en filas y columnas al realizar la importacin.
En este caso, Excel crea una tabla para distribuir los datos, de forma
que te sea ms fcil trabajar y analizar estos datos, al poder cambiar el
formato, ordenar y filtrar ms fcilmente estos datos relacionados.
6
Otra forma de utilizar los datos de Access en Excel es utilizar las

opciones de Copiar y Pegar: muestra en Access los datos en forma de
hoja de datos (bien sean los datos de una tabla, de una consulta o de un
formulario), selecciona los registros que quieras, cpialos, ponte en
Excel y pega la informacin copiada.
Ten en cuenta, tanto en este ltimo caso como al importar archivos
de texto, que si cambias los datos en Excel, estas modificaciones no se
reflejarn en los datos originales, que seguirn igual.
Por otra parte, desde Access puedes exportar objetos a Excel.
De esta forma, Access guardar los datos de la tabla, consulta,
formulario o informe seleccionado como un documento de Excel
(es decir, con extensin xlsx), pudiendo abrir desde Excel este
documento y ver los datos.
Adems, desde Access tambin puedes vincular los datos que
tengas en un libro de Excel, de forma que los vers en Access
como si se tratara de una tabla. De esta forma, si modificas los
datos desde Excel, tambin se vern estos cambios desde el
vnculo existente en Access.
3. ACTUALIZAR LOS DATOS
i el archivo de texto o la base de datos sobre la que has

importado los datos se modifica, es posible que quieras que
estas modificaciones se vean reflejadas en la hoja de Excel.
Los controles
para actualizar
y ver las
propiedades
del rango de
datos que
estn en este
grupo de comandos Datos
externos
tambin estn
disponibles
desde la ficha
Datos, en el
grupo de
comandos
Conexiones.
Por ejemplo, si has importado datos desde una base de datos,

creando una tabla en Excel, a travs del grupo de comandos Datos
externos de tabla, en la ficha contextual de la tabla, tienes siempre la
posibilidad de actualizar los datos importados, haya ocurrido o no
alguna modificacin en los mismos.
Esto es posible porque Excel guarda en el libro de trabajo la

informacin sobre el archivo (y la consulta, en caso de que hayas
utilizado alguna) que ha proporcionado los datos, de forma que pueda
acceder de nuevo a ellos cuando quieras actualizarlos.
se mostrar un
Si pulsas el botn Propiedades del rango de datos
cuadro de dilogo en el que podrs establecer algunas de las caractersticas
que afectan al modo en que Excel trabaja con los datos externos.
Por ejemplo, desde el apartado Diseo y formato de datos puedes

activar distintas opciones que influyen en el aspecto de los datos
importados, como si se deben incluir nmeros de fila en los distintos
registros, se debe ajustar el ancho de las columnas al dato ms ancho o
se deben mantener el formato de las celdas.
Las opciones de la parte inferior del cuadro indican el
comportamiento al actualizar los datos desde la base de datos, en caso
de que cambie el nmero de registros.
En el caso de importar datos desde un archivo de texto, este cuadro
de la ficha Datos. En
es accesible desde el botn
este caso, adems de estas opciones, existe la casilla Guardar
definicin de consulta; si la desactivas, Excel no podr volver a
actualizar los datos externos desde el archivo de texto original, ya
que stos sern guardados como un rango esttico de datos:
Si pulsas el botn Propiedades de conexin

aparecer otro
cuadro de dilogo, en el que tienes ms opciones sobre la conexin con
los datos externos y su comportamiento respecto a la actualizacin de
datos.
Tambin
puedes
acceder a este
cuadro de
Propiedades
de conexin
desde la opcin
Propiedades
de conexin
del men del
botn
o, equivalentemente, desde
el men del
botn
de la ficha
Datos).
Si quieres que los datos importados se actualicen automticamente

cada cierto periodo de tiempo, activa la casilla Actualizar cada e indica
cada cuntos minutos Excel actualizar automticamente estos datos.
Con Actualizar al abrir el archivo, los datos se actualizarn
desde el archivo externo al abrir el libro de Excel. Si activas esta ltima
opcin, la casilla Quitar datos del rango de datos externo antes de
guardar el libro hace que se guarde en el libro solo la definicin de la
consulta, pero no los datos externos.
En la ficha Definicin puedes ver informacin sobre la conexin y
su origen.
se eliminar la conexin con el
Si pulsas el botn Desvincular
rango de datos externo, permaneciendo los datos en la hoja de Excel.
As tendrs los datos en la hoja de clculo de una forma independiente,
como si los hubieras introducido directamente en Excel.
De esta forma, Excel no podr volver a actualizar los datos externos,
ya que stos estarn almacenados como un rango esttico de datos.
Indicarte tambin que en una misma hoja de clculo puedes tener

ms de un rango de datos externos.
Con el botn
de la Cinta de opciones actualizars los
datos importados desde la base de datos en la que te encuentres. Si

hubiera cambiado algo en estos datos, podras ver las modificaciones en
los datos de la hoja de clculo.
Si quieres actualizar todos los datos que hayas importado en el libro
actual, aunque provengan de archivos o consultas distintas, podrs hacerlo
a travs de la opcin Actualizar todo, en el men de este botn
Si hubieras cambiado algn dato de los importados desde Excel, al

actualizar los datos, se perderan estas modificaciones, mostrando los
datos tal como se encuentran en ese momento en los archivos originales.
4. ACCESO A DATOS DE LA WEB
inalmente, veamos cmo podemos acceder a datos

provenientes de pginas web, ya sea desde algn sitio de
Internet o publicadas en una intranet (por ejemplo, en una intranet de
una empresa u organizacin).
Para esto, utiliza al comando Desde web del men del botn
, desde la ficha Datos de la Cinta de opciones.
De esta forma se abre una ventana que funciona como un
navegador de Internet, desde el que puedes ir hasta la pgina que tenga
los datos a importar.
La pgina web debe mostrar los datos en forma de tablas, para que
Excel los reconozca y los importe correctamente en la hoja de clculo.
Tras acceder a la pgina web deseada, deberemos marcar lo que
queremos importar. Excel seala las distintas tablas que hay en la
pgina con flechas de color amarillo .
Utiliza estas flechas amarillas
para indicar lo que quieres
importar. Si quieres importar toda la pgina, pulsa en la flecha amarilla
que aparece en la esquina superior izquierda de la misma.
10
Si no ves las
flechas amarillas
junto
a las tablas de
la pgina,
activa el botn
Mostrar ico(en la
nos
parte de arriba
del cuadro de
dilogo) para
mostrarlas. Si
pulsas este
botn cuando
puedes ver
las flechas
amarillas de
las tablas, se
ocultarn
estas flechas.
Tambin podemos establecer algunas opciones interesantes a la

hora de importar los datos desde una pgina web. Para ello, pulsa en el
botn Opciones de la parte superior del cuadro de dilogo.
Por ejemplo, puedes indicar que Excel respete el formato que se

muestra en la pgina web en los datos importados en la hoja de clculo,
activando la opcin Formato HTML completo.
Una vez establecidas las opciones y seleccionadas las tablas a
importar, pulsa en el botn Importar, con lo que Excel incorporar la
informacin en la hoja de clculo.
Recuerda que, para poder realizar este proceso, los datos se deben
mostrar en forma de tablas en la pgina web, estructurados
adecuadamente en filas y columnas.
11
A continuacin podras trabajar con esta informacin aplicando

todos tus conocimientos de Excel (copiar o cortar, cambiar el formato,
ordenar, filtrar, etc.).
12
Acceso a datos externos (II)

1. ACCESO A BASES DE DATOS
a sabes que desde Excel puedes acceder a archivos externos.

Entre otros, puedes acceder a los datos que tengas en archivos
de bases de datos (archivos creados desde una aplicacin de bases de
datos, que permite trabajar con una serie de datos relacionados, como,
por ejemplo, Access o dBase).
Adems de poder ver los datos de estos archivos, desde Excel
tambin podemos realizar consultas sobre dichos datos, utilizando el
complemento Query, de forma que solo importemos a Excel el
conjunto de datos que realmente nos interese.
Una consulta es un mtodo para extraer los datos que indiquemos
de una base de datos. El resultado de la consulta ser enviado a Excel,
donde podrs realizar cualquier proceso que necesites con estos datos.
Para poder acceder mediante Query a una determinada base de datos,

es necesario haber instalado el controlador de bases de datos que permita
acceder a dichos datos. El controlador es un software que se instala como
extensin de un programa (en este caso, de Excel), y que sirve para ver o
utilizar en este programa datos creados con otras aplicaciones.
Por ejemplo, si quieres acceder a ficheros de bases de datos creados
con dBase, debers tener instalado en tu equipo un controlador dBase
para ello. En Excel se incluyen distintos controladores de bases de datos,
de forma que puedas acceder a esos tipos de archivos de bases de datos.
Entre los distintos controladores que se incluyen en
Excel para acceder a datos estn:
Bases de datos de Microsoft Access.
Bases de datos de dBase.
Bases de datos de un servidor SQL (SQL Server).
Bases de datos en formato de texto.

Listas creadas en Microsoft Excel.
Bases de datos de Microsoft FoxPro.
Bases de datos de Paradox.
Bases de datos de Oracle.
Si quieres acceder a otro tipo de bases de datos, tendrs que
conseguir e instalar su controlador, para que Excel pueda
acceder a la informacin de ese tipo de archivos.
Vamos a ver cmo podemos acceder directamente a una base de

datos, sin hacer ninguna consulta sobre ella.
Recuerda que desde el botn
, que est en la ficha
Datos de la Cinta de opciones, podemos seleccionar el origen de datos

externo desde el que queremos obtener los datos.
Desde las opciones que aparecen al pulsar en De otras fuentes

podemos importar datos externos desde otros orgenes de datos (SQL
Server, archivos XML...). Para obtener datos desde una base de datos,
selecciona la opcin Desde el Asistente para la conexin de datos.
El primer paso es indicar el origen de los datos, es decir, la base de
datos a la que vamos a acceder. A continuacin, dependiendo de la
opcin que seleccionemos, aparecern distintas opciones, para que
podamos configurar el origen de datos de que se trate.
2
La opcin Otro
o avanzado te
permite definir
y personalizar
el origen de
datos, especificando varios
parmetros de
conexin
avanzados.
Por ejemplo, si seleccionas el tipo DSN (nombre de origen de

datos) de ODBC, podras seleccionar el origen de datos y, a continuacin,
el directorio en el que est la base de datos a la que quieres acceder.
Despus de introducir toda
la informacin necesaria, indica
la celda que actuar como
esquina superior izquierda para
el rango de datos que se va a
importar desde la base de datos.
Con esto tendremos la
informacin de la base de datos
en forma de tabla de Excel.
Como ves, es bastante sencillo obtener datos desde una base de
datos de la que Excel dispone su controlador.
2. CREAR UN ORIGEN DE DATOS
ara seleccionar cierta informacin de una base de datos, es

necesario crear una consulta que defina claramente el conjunto
de datos a los que queremos acceder.
Al realizar la consulta, estaremos extrayendo la informacin que
queramos a partir de un origen de datos. Para crear la consulta,
selecciona la opcin De otras fuentes - Desde Microsoft Query del
men del botn
El primer paso para la realizacin de la consulta es indicar el

origen de los datos, es decir, entre otras cosas, la base de datos a la que
vamos a acceder.
Lo podemos indicar de la misma forma que hemos hecho antes,
pero, si necesitas especificar caractersticas especiales a la hora de
conectarse a la base de datos (por ejemplo, incluir una contrasea o
especificar el directorio donde buscar los archivos), puedes crear un
origen nuevo de datos y almacenarlo, de forma que lo puedas utilizar
cuando lo necesites.
Para crear un nuevo origen de datos, selecciona la opcin
correspondiente en la lista y acepta el cuadro. En el siguiente cuadro
que aparecer, primero tendrs que indicar el nombre que asignars a
dicho origen, que te servir para utilizar dicho origen de datos
posteriormente, cuando quieras acceder a la informacin que est en l.
En la lista del segundo campo tienes que indicar el controlador de
bases de datos que se utilizar para acceder a la base de datos. En
definitiva, estars indicando el tipo de base de datos al que vamos a
acceder.
Incluso, la
base de datos
puede no estar
en el propio
equipo, sino
ser necesario
acceder a ella
a travs de
una conexin
de red. Tambin, en ocasiones, puede
ser necesario
el tener que
introducir
alguna contrasea para
acceder a la
base de datos.
Finalmente, tienes que indicar la informacin necesaria para

acceder a la base de datos, entre la que destaca la ubicacin de la base
de datos. Esta informacin depende del tipo de base de datos; por
ejemplo, podra ser necesario introducir una contrasea a la hora de
conectarse a la base de datos.
Una base de datos se compone de una o ms tablas, adems de
otros elementos. Si quieres utilizar una de dichas tablas como
predeterminada para la creacin de consultas que se realicen a travs de
este origen de datos, puedes indicarlo en el cuarto campo de este cuadro
de dilogo.
Recuerda que, en una tabla de una base de datos, la informacin se
almacena de forma parecida a una lista de Excel; es decir, las columnas
son los campos (categoras de informacin) y las filas son los registros.
Tras indicar todos los datos adecuados y aceptar la ventana,
habremos creado el nuevo origen de datos. En definitiva, con esto
indicamos las caractersticas necesarias para que Microsoft Query
pueda acceder a la informacin almacenada en una determinada base de
datos.
A continuacin puedes crear consultas sobre dicho origen de datos,
de forma que accedas a la informacin que realmente te interese.
3. CREAR UNA CONSULTA
En la mayora
de ocasiones
ser suficiente
el uso del
Asistente para
consultas. Sin
embargo, si la
consulta es
ms compleja
que las que
puedes hacer
con el asistente,
puedes utilizar
Query para
realizarla.
la hora de crear una consulta tienes dos posibilidades:

acceder directamente a Microsoft Query y realizarla en esta
aplicacin o utilizar el Asistente para consultas, que te guiar paso a
paso en la creacin de la consulta.
Recuerda que el origen de datos puede estar relacionado con un
gran conjunto de datos, mientras que una consulta simplemente es una
forma de acceder a un subconjunto particular de dichos datos.
Lo primero que tenemos que hacer al crear la consulta es indicar a
qu origen de datos queremos acceder.
En la parte inferior del cuadro de dilogo Elegir origen de datos
aparece una casilla de verificacin, a travs de la que podremos indicar
si queremos o no utilizar el Asistente para consultas. Esta casilla
aparece inicialmente activada, indicando que utilizaremos este asistente.
Tras indicar el origen de datos, nos encontraremos en el primer

paso del Asistente para consultas. En este paso debes indicar qu
columnas o campos de las tablas de datos quieres extraer.
En muchos casos no ser necesario importar todos los campos que

tiene una tabla, sino solo algunos, que sern los que realmente nos
interesan para cada caso en concreto.
Pulsa en el signo que aparece a la izquierda de una tabla para
poder ver todos los campos de dicha tabla, mientras que, para agregar
.
un campo a la consulta, seleccinalo y pulsa el botn
En este paso del asistente puedes indicar filtros para las columnas.
Es decir, indicar qu registros son los verdaderamente interesantes. Por
ejemplo, en una determinada tabla de una base de datos te podra
interesar solo "los clientes de Espaa".
Puedes establecer ms de un criterio para definir la consulta.
Podras indicar si debe cumplirse cada una de las condiciones
(activando la casilla y) o que solo sea necesario que se cumpla una de
ellas (activando la casilla o).
6
En el siguiente paso puedes indicar qu columnas son las que

establecern el orden en que aparecern los datos resultado de la
consulta (como puedes ver, trabajamos con conceptos que ya hemos
visto al trabajar con Excel: filtrar, ordenar, etc.)
Finalmente, el asistente te preguntar si quieres enviar los datos
resultado de la consulta a Excel o acceder a Microsoft Query con el fin
de establecer otras caractersticas de la consulta.
Tambin podras guardar la consulta. Al guardar una consulta,
estars almacenando su definicin, pero no los datos que aparezcan
como resultado de la misma. Esto es as para que, cada vez que ejecutes
la consulta, sta devuelva los datos actualizados y no los que se
consigui en el momento de la creacin de la consulta.
Al finalizar, Microsoft Query ejecutar la consulta sobre el origen
de datos, obteniendo los registros que cumplan los criterios indicados.
Una vez tienes la informacin en Excel, puedes hacer el anlisis o

las operaciones que quieras con estos datos.
Si quieres modificar la consulta, es decir, volver a mostrar el Asistente

para consultas y cambiar algo, accede al cuadro de las Propiedades de
conexin (a travs de la opcin del botn
o pulsando Propiedades
y, a continuacin, Propiedades de conexin

del rango de datos
ponte en la ficha Definicin y pulsa Editar consulta.
),
4. TRABAJAR CON MICROSOFT QUERY
l Asistente para consultas es una herramienta muy til

cuando queremos realizar consultas sencillas. Sin embargo, si
la consulta es ms compleja, ser necesario trabajar en Microsoft
Query directamente.
Para ello, accede al comando De otras fuentes - Desde Microsoft
Query del botn
y, en el momento de indicar el origen de
datos, desactiva la casilla Usar el Asistente para consultas.

De esta forma indicaremos a Excel que queremos acceder a
Microsoft Query para realizar la nueva consulta, en lugar de utilizar el
Asistente para consultas.
El funcionamiento es parecido al del asistente. Lo primero es
indicar sobre qu tablas se realizar la consulta. Una consulta puede
realizarse sobre una nica tabla o sobre ms de una tabla.
Si quieres
incorporar
todos los
campos de una
tabla, puedes
hacer doble
clic en el
asterisco (*)
que est al
principio de la
lista de
campos, en el
panel de la
tabla.
Una vez agregada la tabla o tablas, aparecer la ventana de

Microsoft Query. En la parte superior de esta ventana se sitan las
tablas que estn incluidas en la consulta; en el interior de cada panel de
tabla puedes ver los campos de la misma.
En la zona inferior es donde se van ubicando los campos que intervienen
en la consulta. La forma de establecer estos campos es seleccionarlos en el
panel de la tabla y arrastrarlos hasta esta seccin de la ventana.
Al ir aadiendo los distintos campos, Query presenta
automticamente la informacin almacenada en la base de datos. Esto es
as gracias a que el botn Consulta automtica
est activado. Si
estuviera desactivado, sera necesario pulsar el botn Ejecutar
para ver el resultado de la misma.
consulta
Incluso se
puede aadir
un criterio de
seleccin sobre
un campo que
no se mostrar
finalmente en
los datos
resultado de
la consulta.
Si la informacin
mostrada no es la que
quieres, lo normal es que
necesites incluir criterios de
seleccin, como hiciste en el
Asistente para consultas.
Para ello, utiliza el comando
Agregar criterios del men
Criterios.
Al agregar un criterio, pasars a la vista de Consulta de seleccin,
.
accesible tambin a travs del botn Ocultar o mostrar criterios
En esta vista podras agregar ms criterios si quisieras.
Recuerda que, al agregar criterios, estamos indicando cules son

los datos del origen de datos que realmente nos interesan.
Al situar los criterios en columnas distintas, estars indicando que
se deben cumplir ambos para que el registro entre en el resultado de la
consulta.
Si quieres utilizar dos o ms criterios alternativos, utiliza la fila o, bajo

la de Valor, e incluye el valor optativo. En este caso, un registro entrar en
el resultado de la consulta si cumple como mnimo uno de los dos criterios.
Por otra parte, tambin podras ver la definicin de la consulta

en el lenguaje SQL (Structured Query Language, Lenguaje
Estructurado de Consultas), que es un lenguaje utilizado
justamente para crear consultas sobre bases de datos. Este
lenguaje pretende ser una forma estndar de acceso a las bases
de datos relacionales, de forma que, a travs de l, puedas
acceder a cualquier tipo de base de datos, sin importar el tipo
de la misma o con qu aplicacin fue creada.
Si ests
seguro de lo
que quieres
hacer y quieres
cambiar un
dato tanto en
el origen de
datos como en
la consulta,
utiliza el
comando
Permitir
modificacin
en el men
Registros.
10
Con este lenguaje (que est fuera del objetivo de este curso)
podras crear consultas ms complejas y personalizadas.
Si intentas modificar alguno de los datos que aparecen como

resultado de la consulta, comprobars que no puedes hacerlo.
Inicialmente los datos estn protegidos, ya que un cambio en una
consulta podra implicar el mismo cambio en la base de datos origen.
Una vez realizada la consulta, no queda ms que devolver los datos
a Excel, tal como hicimos con el Asistente para consultas. Para ello,
pulsa el botn Devolver datos
o accede a la opcin de men
Archivo - Devolver datos a Microsoft Excel.
En este captulo hemos visto cmo a realizar consultas desde
Query, sin la ayuda del Asistente para consultas. Todo lo que puedas
hacer a travs del Asistente para consultas podrs realizarlo en Query:
grabar la consulta, ordenar el resultado de la misma, establecer
mltiples criterios, etc.
El Asistente para consultas es adecuado cuando necesites realizar

una consulta simple, en la que intervengan pocas tablas y en la que los
criterios de seleccin sean sencillos. En otros casos ser necesario
acudir a Microsoft Query y realizar la consulta como hemos visto
ahora.
Si necesitas ms informacin, acude a la ayuda de esta aplicacin
Microsoft Query.
5. CONSULTAS CON PARMETROS
n tipo de consulta que solo puedes crear si trabajas

directamente en Query es el de consulta con parmetros.
En este tipo de consultas, el valor que se establece en alguno de los

campos que determinan el criterio de la seleccin de registros no es un
valor fijo, sino que lo proporcionas cada vez que ejecutas la consulta.
Por ejemplo, puedes tener una consulta que te permita obtener la
informacin referente a los registros que cumplan el criterio que el
campo PAIS sea igual a Espaa.
Pero, qu sucede si quieres realizar la misma consulta, pero para
un pas distinto? Lo mejor sera que el valor del campo PAIS fuera un
parmetro que le proporcionramos cada vez que ejecutramos la
consulta. De esta forma, te ahorraras el tener que definir la consulta
cada vez.
Si te encuentras en Excel, recuerda que puedes modificar una
consulta a travs de la ficha Definicin del cuadro de las Propiedades
de conexin, pulsando en el botn Editar consulta. Entonces volvera a
aparecer Microsoft Query, donde podras hacer las modificaciones que
quisieras.
Para que se pida un valor en un campo a la hora de ejecutar la
consulta, escribe, en la fila del Valor del campo adecuado y entre
corchetes, el texto que quieras que aparezca al ejecutar dicha consulta.
Ten en cuenta que este texto que escribas entre corchetes no debe
coincidir exactamente con el nombre del campo afectado.
11
Entonces, al ejecutar la
consulta, se te pedir que
introduzcas el valor de dicho
parmetro, y se realizar la
seleccin de los registros de la
base de datos respecto de
dicho valor.
Al actualizar los datos del origen de datos desde Excel (desde el
botn
o la opcin equivalente de la ficha Datos de la Cinta de
opciones), Excel tambin te preguntar los valores de los parmetros.
La flexibilidad que ofrecen los parmetros hace que una misma

consulta pueda servir para obtener distinta informacin en cada caso, sin
necesidad de modificar la consulta para ello.
12
Tablas y grficos dinmicos

1. CREAR TABLAS DINMICAS
na tabla dinmica permite presentar desde distintos puntos de

vista una misma informacin, usando para ello funciones de
resumen, como la suma o el promedio.
Una tabla dinmica funciona de una forma interactiva, de forma
que, una vez creada, puedes resumir y organizar de distintas formas la
informacin mostrada.
Cuando se modifican los datos origen de la tabla, se puede volver a
calcular esta tabla dinmica. Adems, tambin puedes mostrar el nivel
de detalle que quieras en cada momento.
Para construir una tabla dinmica, hay que indicar los campos que
queremos incluir y la forma en que se van a organizar.
En una tabla dinmica, entendemos por campo una categora de
datos. Por ejemplo: en la hoja de clculo que te muestro a continuacin,
Ao, Mes y Producto seran campos.
Un elemento es una subcategora o un integrante de un campo. Por
ejemplo: 2009, Feb, Mar..., son elementos. Es decir, que los elementos
representan las entradas nicas de los campos en los datos de origen.
Estos campos y elementos de los datos de origen aparecen tambin

representados en las tablas dinmicas que crees a partir de ellos.
Por otra parte, una tabla dinmica utiliza dos tipos de campos:
z Campos que se utilizarn como ttulos del campo de fila, columna
y campos de filtro de la tabla. Estos campos suelen contener texto.
z Campos de valores que se utilizarn para realizar los clculos
(tambin se llaman, en ocasiones, campos de datos). Estos
campos suelen tener datos numricos.
Para crear tablas dinmicas, pulsa el botn Insertar tabla

dinmica
, que est en la ficha Insertar de la Cinta de
opciones. Desde las opciones del men de este botn
, puedes
crear, adems de tablas dinmicas, grficos dinmicos.

Si antes de pulsar este botn estabas situado en una celda de una
lista de datos, Excel establece automticamente el rango de datos que
utilizar para crear la tabla dinmica.
2
Incluso podras utilizar

un rango de
datos externo
(por ejemplo,
procedente de
una base de
datos), a travs
de una conexin, para
crear la tabla
dinmica a
partir de estos
datos externos.
De todas formas, si quieres (por ejemplo, si el rango de datos

establecido por Excel no es correcto), puedes cambiarlo a travs del
campo Tabla o rango, indicando el libro y la hoja donde estn los
datos, si fuera necesario.
En la seccin inferior del cuadro puedes indicar dnde se crear la tabla
dinmica: en una hoja nueva o en una hoja que ya exista en el libro (que
puede ser la misma hoja en la que estamos trabajando u otra cualquiera).
Al acepta el cuadro de dilogo se crear el esquema de la tabla en
la hoja de clculo. Entonces tendremos que establecer su diseo,
indicando los campos que actuarn como categoras de informacin,
aqullos para los que resumiremos la informacin, etc.
En la parte derecha de la ventana aparece el panel Lista de campos de

tabla dinmica, desde el que indicars los distintos campos que se incluirn
en la tabla, as como la funcin que tienen que desempear en la misma.
Al ir seleccionando campos, Excel los aade en el rea

predeterminada de la seccin de diseo del informe, aunque siempre
puedes organizar estos campos, cambiando el rea en el que se
encuentran o su posicin dentro del rea.
Vamos a ver cmo se distribuyen los campos en la tabla
dinmica, segn el rea en la que se encuentren en el panel
Lista de campos de tabla dinmica.
1. Los datos que queremos representar pueden estar en una

hoja de clculo o proceder de un origen de datos externo.
2. Los campos que estn en el rea Filtro de informe se
situarn como filtro de informe en la tabla dinmica.
3. Los campos que estn en el rea Etiquetas de columna se
situarn como campo de columna en la tabla dinmica.
4. Los campos que estn en el rea Etiquetas de fila se
situarn en el rea de los campos de fila en la tabla dinmica.
5. Los campos que estn en el rea Valores se convertirn en
campos de valores en la tabla dinmica.
Para mover un
campo de un
rea a otra
tambin
puedes pulsar
sobre l y
arrastrarlo entre las reas;
si lo arrastras
fuera de las
zonas de las
reas se
eliminar
dicho campo
de la tabla
dinmica.
Si, en alguna de las reas del panel

Lista de campos de tabla dinmica,
pulsas en algn campo, se mostrar un
men. Las primeras opciones de este
men permiten mover el campo dentro
del rea en que se encuentra, para
situarlo en la posicin adecuada
respecto al resto de campos del rea.
Las otras opciones sirven para mover
el campo a otra rea de la tabla dinmica,
quitarlo de la tabla dinmica o establecer
ciertas caractersticas del mismo.
Para aadir un nuevo campo a la tabla, indicando a la vez el rea en
el que se colocar, puedes utilizar el men contextual del campo, en la
seccin Seleccionar campos para agregar al informe. Otra posibilidad
es arrastrar el campo desde esta seccin hasta el rea adecuada.
Al ir colocando los distintos campos en los lugares adecuados, la

tabla dinmica resumir la informacin que presenta el rango de datos
seleccionado. De esta forma es ms sencillo el analizar los datos.
Si sitas un
campo en el
rea Filtro de
informe, la
tabla dinmica
solo mostrar
los datos de un
solo elemento
de este campo
a la vez, es
decir, que este
campo actuar
como un filtro
para la tabla.
Adems, se calculan los totales generales, tanto por filas como por
columnas; de todas formas, esta es una caracterstica que podemos
cambiar a travs de las opciones de la tabla, como veremos ms adelante.
que aparece en la parte superior derecha del
El botn Ver
panel Lista de campos de tabla dinmica permite cambiar la vista de
este panel, mostrando de distintas formas la lista de campos y las reas
de colocacin. Para ocultar o mostrar este panel, desactiva o activa,
, que est en la ficha
respectivamente, el botn
contextual de la tabla dinmica Opciones.
2. TRABAJO CON TABLAS DINMICAS
ras crear con una tabla dinmica, podemos personalizarla para

que realice y presente todo aquello que nos sea de inters. Al
seleccionar una tabla dinmica, aparecen las fichas contextuales
Opciones y Diseo en la Cinta de opciones, a travs de las que
podemos realizar acciones sobre ella.
Por ejemplo, ya hemos visto que el botn

permite
mostrar u ocultar este panel, desde el que podras aadir o quitar
campos de la tabla dinmica.
Desde los controles del grupo de comandos Ordenar y filtrar
puedes ordenar la informacin mostrada en la tabla dinmica, segn el
campo que tengas seleccionado.
Desde las opciones
del men del botn
puedes realizar ciertas
acciones sobre el campo
seleccionado en la tabla.
Con las opciones Contraer todo el campo o Expandir todo el
campo podrs ocultar las filas de detalle del campo activo o mostrarlas,
respectivamente. De esta forma puedes ocultar y mostrar ciertos
elementos en cada momento, para observar los que te interesen con
mayor claridad.
El botn
de la Cinta de
opciones permite ocultar o
mostrar, alternativamente,
estos botones
y que
aparecen en
los elementos
de la tabla
dinmica.
Para ocultar o mostrar filas de detalle de un determinado elemento

puedes hacer doble clic en dicho elemento o, lo que es lo mismo, utilizar
los botones y que aparecen a la izquierda del elemento de que se trate.
Desde el cuadro de dilogo que aparece al seleccionar
Configuracin de campo, en el men del botn
, puedes
establecer algunas configuraciones de formato, diseo, impresin y

subtotales para el campo de la tabla dinmica.
6
La casilla
Insertar salto
de pgina
despus de
cada elemento
hace que se
cambie de
pgina tras
cada elemento,
al imprimir la
tabla dinmica.
Por ejemplo, desde esta seccin Subtotales puedes indicar si

quieres mostrar algn subtotal en el campo o no, pudiendo incluso
seleccionar la funcin o funciones de subtotal que quieres mostrar.
En cuanto a la ficha Diseo e impresin, si muestras los elementos
del campo en forma de esquema, puedes seleccionar si quieres mostrar
los subtotales en la parte superior y si los elementos del campo siguiente
estarn en la misma columna que el campo actual.
Por otra parte, puedes insertar una lnea en blanco a continuacin de
cada elemento del campo y mostrar o no los elementos que no tengan datos.
En el caso de los campos de valores, puedes elegir la funcin de
resumen que se aplicar a los elementos de la tabla.
A travs de la
ficha Mostrar
valores como
puedes utilizar
un clculo
personalizado,
mostrando los
valores como
la diferencia
respecto de
otro, el porcentaje de otro u
otros clculos.
Desde el botn Formato de nmero puedes cambiar el formato de

los nmeros del campo de valores, lo que puede servir para apreciar
mejor los distintos datos.
Por otra parte, aparte de configurar las propiedades de cada campo,
tambin existen algunas caractersticas de la tabla dinmica en general
que se pueden ajustar. Para esto, pulsa el botn
para mostrar su
men y pulsa en Opciones.

Como ves, existen muchas opciones de la tabla que se pueden

configurar. El nombre de las opciones suele ser bastante explicativo; de
todas formas, si necesitas ms informacin, accede a la ayuda de Excel.
Por ejemplo, desde la ficha Totales y filtros puedes ocultar la
columna y la fila de los totales generales, que aparecen en la parte
derecha y en la parte inferior de la tabla dinmica, respectivamente.
Entre otras posibilidades, a travs de otros comandos disponibles en la
ficha Opciones podemos cambiar los datos de origen de la tabla dinmica
o moverla a otra ubicacin en el libro
Desde la ficha contextual Diseo puedes establecer varias opciones

relativas al diseo de la tabla: mostrar u ocultar los subtotales o los
totales generales, ajustar el diseo del informe, poner una lnea en blanco
despus de cada elemento, cambiar el estilo visual de la tabla, etc.
Otra cosa que puedes hacer en una tabla dinmica es comprobar los
datos a partir de los cuales se ha calculado una celda en concreto del
rea de datos. Para ello, haz doble clic sobre la celda. Excel presentar
los datos fuente usados para calcular la celda en una nueva hoja, justo
antes de la hoja actual.
8
Ten en cuenta que los datos que aparecen en esta nueva hoja son
una copia de los datos originales; si cambias cualquier cosa aqu, esta
modificacin no se ver reflejada en los datos originales ni en la tabla
dinmica.
3. SEGMENTACIN DE DATOS
La segmentacin proporciona una manera de filtrar

los datos de una
tabla dinmica
parecida al
filtro de
informe y
dems filtros
de la misma,
pero facilita el
realizar este
filtrado y permite ver si se
estn filtrando
los datos de
una manera
ms rpida que
con los filtros
de informe.
tra herramienta relacionada con las tablas dinmicas es la

segmentacin de datos, que permite filtrar los datos que se
muestran en una tabla dinmica.
La segmentacin utiliza botones para filtrar los datos, de forma
que es muy sencillo ver si se estn filtrando los datos o elegir la manera
de filtrarlos, porque se hace de una forma muy visual.
Tras situarte en una tabla
dinmica, utiliza el botn Iniciar
Segmentacin
de
datos
de
la
ficha
contextual Opciones de la Cinta de

opciones para crear una segmentacin
de dicha tabla.
A continuacin debes activar el
campo o campos de la tabla
dinmica por los que quieras filtrar
la informacin.
La segmentacin consiste en una ventana con una serie de botones

que puedes seleccionar o no, para indicar si los elementos
correspondientes se incluyen o no en el filtro. Es decir, que para filtrar
los datos de la tabla dinmica, simplemente tenemos que seleccionar los
botones adecuados.
Cuando se selecciona un elemento en esta ventana de la
segmentacin, se filtra segn este elemento, por lo que solo se muestran
en la tabla los datos que corresponden a dicho elemento.
Puedes
cambiar el
tamao o la
posicin de la
ventana de la
segmentacin
arrastrando
desde los bordes o desde el
interior de la
misma. Desde
el grupo de
comandos
Tamao de la
Cinta de
opciones tambin puedes
establecer el
tamao de la
ventana,
mientras que
desde Botones
puedes establecer el tamao
de los botones
de seleccin
que aparecen
en la misma.
para seleccionar ms de un botn, o el

Puedes utilizar la tecla
botn Borrar filtro
para quitar el filtro y mostrar todos los datos en
la tabla dinmica.
Puedes crear una o ms de una segmentacin de datos asociada a
una misma tabla dinmica. En caso de que exista ms de una
segmentacin de datos, aparecer ms de una ventana, cada una
correspondiente a un campo por el que se filtra.
Desde la ficha contextual Opciones de la ventana de la
segmentacin de datos puedes aplicar un estilo a esta ventana, cambiarle
el ttulo o establecer varias opciones de configuracin (por ejemplo, el
orden en que aparecern los elementos o si los elementos sin datos se
remarcarn o aparecern al final de la lista).
Desde las opciones del men contextual de la ventana de la
segmentacin tambin puedes configurar varios aspectos de la ventana
de la segmentacin (orden de los elementos, tamao, actualizar, etc.),
as como cerrar esta ventana de la segmentacin.
10
La segmentacin de datos es til para filtrar fcilmente los datos

mostrados en una tabla dinmica segn alguno o algunos de sus campos.
Es especialmente prctica cuando existen muchos elementos en el
campo o campos por los que queremos filtrar, ya que de un vistazo
podemos ver si se est filtrando y los elementos seleccionados.
4. ACTUALIZACIN Y GRFICOS DINMICOS
i se modifican los datos a partir de los cuales se form la tabla,

se puede actualizar la tabla sin tener que volver a crearla.
del
Para actualizar la tabla, utiliza el botn Actualizar

grupo de comandos Datos de la ficha contextual Opciones.
Los cambios que se pueden realizar son:
Cambios en los datos de un campo de datos en la tabla de

datos fuente.
Campos o elementos eliminados de la tabla de datos fuente.
Elementos nuevos o modificados en las filas o campos
actuales de la tabla fuente.
Cuando se actualiza la tabla, Excel solo mira los datos originales que
se utilizaron en la creacin de la tabla. Si se han aadido nuevas filas en
.
los datos iniciales, habr que indicar el nuevo rango desde
En la ficha Datos del cuadro de las Opciones de tabla dinmica

existe la casilla Actualizar al abrir el archivo, que hace que Excel
actualice la tabla dinmica automticamente cada vez que se abre en
libro en el que se encuentra.
Ten en cuenta
que, para que
los grficos
dinmicos
sean fciles
de entender,
la tabla
dinmica no
debe tener
ms de dos
campos de
filas y dos de
columnas.
Otro asunto importante es la posibilidad de crear grficos

dinmicos. Es la misma idea que se tiene a la hora de crear tablas
dinmicas, pero con un grfico.
Puedes crear un grfico dinmico a partir de un rango de datos desde la
opcin Grfico dinmico del men del botn
de la ficha Insertar.
Otra posibilidad es crear el grfico partiendo de una tabla dinmica ya

existente, a travs de la opcin Grfico dinmico del botn
11
Tras seleccionar el tipo de grfico, se crear dicho grfico

dinmico; es dinmico porque puedes cambiar la forma de presentar la
informacin. Puedes mostrar este tipo de grficos dinmicos como
grficos incrustados o en una hoja de grfico independiente.
Si expandes o contraes elementos en la tabla dinmica de la que
procede el grfico, tambin se expandir o contraer en el grfico.
Puedes crear
filtros sencillos
para el grfico,
eligiendo los
elementos que
quieres mostrar, o filtros
ms avanzados,
mediante las
distintas
opciones de
los submens
Filtros de etiqueta y Filtros
de valor. Adems, desde
aqu tambin
puedes ordenar
el campo.
En este tipo de grficos, te puede llamar la atencin las listas que

aparecen en ellos, que permiten filtrar la informacin que se muestra en el
grfico, permitiendo elegir los elementos que quieres ver en cada momento.
Hay algunas
diferencias entre los grficos
dinmicos y los
no dinmicos:
por ejemplo,
hay algunos
tipos de grficos que no
puedes usar
en un grfico
dinmico y no
puedes mover
con el ratn ni
cambiar el tamao del rea
de trazado, la
leyenda y los
ttulos del
grfico o de
los ejes.
12
Los distintos campos que se representan en el grfico dinmico

aparecen como listas desplegables. Con estas listas de campos puedes
elegir los elementos que quieres mostrar en el grfico.
Como puedes comprobar con estos filtros y con la segmentacin, el
hecho de que se llamen grficos o tablas dinmicas no es casualidad:
puedes conseguir la informacin que realmente te interesa en cada caso,
sin necesidad de volver a crear ni la tabla ni el grfico.
Aparte de las fichas contextuales correspondientes a los grficos,
en los grficos dinmicos aparece la ficha Analizar, que permite
actualizar los datos y borrar los filtros aplicados al mismo.
El botn Lista de campo
de esta ficha Analizar permite
mostrar u ocultar el panel de Lista de campos de tabla dinmica,

desde el que puedes aadir, eliminar o cambiar el rea en el que estn
situados los distintos campos del grfico.
Este tipo de
filtros obtiene
los mismos
resultados que
la segmentacin de datos,
con la diferencia que con la
segmentacin
se hace el
filtrado de
una forma
ms visual.
Gran parte de las posibilidades que hay a la hora de trabajar con

grficos tambin estn disponibles cuando creas un grfico dinmico.
Podrs cambiar el tipo de grfico, mostrar u ocultar distintos elementos,
establecer distintas opciones de formato, cambiar la ubicacin del
grfico, etc.
De la misma forma que en los grficos dinmicos, en una tabla
dinmica tambin puedes utilizar las listas desplegables de los campos
para mostrar solo la informacin que selecciones. Los campos en los
que hay aplicados filtros se indican con un icono especial en el botn
que sirve para desplegar su lista , distinto al icono normal .
Al crear un grfico dinmico desde un rango de datos tambin se
crea la tabla dinmica asociada al mismo. De esta forma, estos dos
elementos (tabla y grfico dinmicos) estn enlazados, de forma que los
filtros aplicados en una se tienen en cuenta tambin en el otro.
5. CONSOLIDACIN DE DATOS
ambin podemos resumir datos que tenemos en distintas hojas

de clculo, con distribuciones similares y con rtulos de fila
iguales, consolidando la informacin en una hoja maestra.
Por ejemplo, podemos tener en un libro los datos para dos zonas de
venta (Levante y Madrid) de una misma empresa, referidos a los aos
2009 y 2010, distribuidos en cuatro hojas de clculo.
Fjate cmo los rtulos de fila y de columna son iguales. Ahora nos
interesa consolidar ambas zonas de venta, para obtener los datos
globales de la empresa.
13
Lo primero que tienes que hacer es colocarte en la celda a partir de

la cual se colocarn los datos consolidados y, a continuacin, pulsar el
de la ficha Datos de la Cinta de opciones.
botn
En la lista Funcin podrs seleccionar la funcin de resumen, que

es el clculo que realizaremos en los subtotales al consolidar los datos.
Los rtulos o
etiquetas que
no coincidan
con los de los
otros rangos de
datos origen
crearn filas o
columnas
independientes
en la consolidacin.
14
Luego tendrs que indicar cada rango de datos a consolidar,

agregndolos en la lista Todas las referencias.
En la seccin Usar rtulos en debes indicar dnde se encuentran
los rtulos o etiquetas en los rangos de origen, que puede ser en la fila
superior, en la columna izquierda o en estos dos sitios.
Al aceptar el cuadro de dilogo, se consolidarn todos los datos
seleccionados, con lo que logramos juntar y resumir toda la
informacin, de forma que puede resultar ms sencillo analizar los datos
y obtener conclusiones a partir de ellos.
Anlisis de datos y macros

1. BSQUEDA DE OBJETIVOS
n ocasiones, cuando trabajamos con frmulas, conocemos el

resultado que queremos alcanzar, pero desconocemos uno de
los datos de la frmula que permiten obtener el valor deseado.
Excel proporciona un mtodo para buscar un valor concreto que
cumpla una determinada frmula: el comando Buscar objetivo.
Veamos un ejemplo: en este caso, tenemos una hoja de clculo que
simula un prstamo. As, vemos que tenemos el importe del prstamo
(celda B1) y el inters anual que nos cobra el banco (es fijo, y est
indicado en la celda B2).
Sabiendo estos datos, podemos calcular la mensualidad que nos

sale a pagar, respecto al nmero de pagos que hay que realizar (meses
en los que se amortiza el prstamo, que figuran en la celda B3). Para
esto, utilizaremos la funcin PAGO en la celda B5.
Fjate en los argumentos de la funcin: la Tasa es el inters del
prstamo; como, en este caso, en la hoja tenemos el inters anual, lo
dividiremos entre 12 para obtener el inters mensual. El segundo
argumento indica el nmero total de pagos del prstamo (en este caso, el
plazo en meses), mientras que el tercero contiene la cantidad del prstamo.
En el ltimo argumento, indicamos la cantidad con el signo

negativo, para que el resultado de la funcin tenga signo positivo. Si no
pusiramos la cantidad con el signo negativo, el resultado de la funcin
sera negativo, porque indicara el dinero que pagaramos.
Con los valores actuales de las celdas B1..B3, el importe a pagar
para el prstamo es casi 287 unidades monetarias al mes, como puedes
ver en la celda B5. Imagnate ahora que solo puedes pagar 170 u.m. al
mes. Teniendo en cuenta esto, cuntos meses necesitaras para
amortizar el prstamo, manteniendo el importe y el tipo de inters?
Para encontrar el valor que resuelva una frmula (es decir, que esta
frmula d como resultado el valor que indiquemos), debes ponerte en
la celda que contiene dicha frmula y seleccionar la orden Buscar
, en la
objetivo, que se encuentra en el men del botn
ficha Datos de la Cinta de opciones.
Para ejecutar
correctamente
la orden de
Buscar objetivo, la celda
cuyo valor va
a cambiar (en
este caso sera
el nmero de
meses, celda
B3) no puede
contener una
frmula.
Adems, la
frmula debe
depender
(directa o indirectamente),
de esta celda
cambiante.
En el campo Definir la celda del cuadro de dilogo que aparecer

estar la referencia a la celda que tiene la frmula.
En el campo Para cambiar la celda tenemos que indicar la
referencia o el nombre de la celda que se tiene que modificar para
conseguir el valor deseado, que tendremos que introducir en Con el
valor.
Por ejemplo, en este caso indicaremos que vare el valor de la celda
B3 hasta que la frmula de la celda B5 alcance el valor 170.
Al aceptar el cuadro, Excel buscar el objetivo y, al terminar, se
mostrar otro cuadro indicndote si se ha encontrado alguna solucin. Si
el resultado es satisfactorio y aceptas el cuadro, las celdas se
actualizarn con los nuevos valores; si se cancela, las celdas quedarn
con los valores anteriores.
En nuestro caso, vemos que necesitaramos un poco ms de 134

meses para amortizar el prstamo si solo queremos pagar 170 u.m. al mes.
Si aceptas la solucin de la bsqueda y despus cambias de

de la
opinin, puedes deshacer la accin con el botn Deshacer
barra de herramientas de acceso rpido.
2. TABLAS DE DATOS
tra posibilidad que proporciona Excel es la utilizacin de una

tabla de datos para calcular distintos resultados en una
operacin.
Una tabla de datos es un rango de celdas en las que podemos ver
cmo cambian los resultados de una frmula segn los valores de
algunos de sus argumentos. Con las tablas de datos podemos ver y
comparar cmo influyen uno o varios argumentos sobre el resultado de
una frmula.
Existen dos tipos de tablas:
z Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar
cmo afecta un valor a una o varias frmulas.
z Tabla de dos variables: cuando se quiere comprobar cmo
afectan dos valores a una frmula.
Para utilizar una tabla de datos, selecciona el rango de celdas que
contenga la frmula y las variables a utilizar y, despus, utiliza el
comando Tabla de datos del botn
.
Por ejemplo, vamos a ver cmo variara la cantidad que pagaramos
mensualmente en el prstamo con diferentes tipos de inters.
Hemos colocado los diferentes tipos de inters en las celdas
A6..A8. La frmula que vamos a utilizar la tenemos que tener situada
una fila por encima y una celda a la derecha (en este caso, la tenemos en
la celda B5).
Entonces, para utilizar la tabla de datos, primero deberamos

seleccionar el rango de celdas A5..B8 y luego acceder al comando
Tabla de datos.
Como, en este caso, las variables las hemos introducido en una
columna (celdas A6..A8), tenemos que introducir la celda variable en el
campo Celda de entrada (columna) del cuadro de dilogo que se
mostrar; si las variables estuvieran en una fila, deberas utilizar el otro
campo.
Esta celda variable indicar la celda de la frmula que utilizaremos
para ir sustituyendo su valor por los valores de la tabla de datos.
Al aceptar el cuadro, Excel te presentar

en la hoja de clculo los
resultados para cada
uno de los valores
introducidos para la
variable indicada (en
este caso, para la
variable
Tipo
de
inters: 15%, 11% y 9%).
Tambin es posible aadir a una tabla ms de una frmula. Al
utilizar la orden Tabla de datos, los valores de la tabla se sustituirn en
la celda a variar y se realizarn los clculos para cada una de las
frmulas.
4
En este caso, debers seleccionar un marco rectangular de celdas

que incluya las variables y las frmulas.
El otro tipo de tablas son tablas de dos variables. En este caso, solo
se puede aplicar este comando sobre una frmula.
En una tabla de dos variables, tendrs que introducir los datos
en la hoja de clculo siguiendo la siguiente disposicin:
La celda que tiene la frmula deber ocupar la esquina
superior izquierda del rea que contendr el resultado de los
clculos.
Los diferentes valores de una de las variables se debern
introducir en una columna, mientras que los valores de la
otra variable se debern colocar en una fila, de forma que
los valores de una variable queden debajo de la frmula y
los valores de la otra queden a la derecha de la frmula.
En el ejemplo que ves a continuacin, variaremos tanto el inters

aplicado como el plazo de amortizacin, viendo cmo influye en la
cantidad a pagar cada mes.
Fjate cmo, al seleccionar el rango para la tabla de datos, debemos

incluir la celda que contiene la frmula resultado.
En este caso, los valores del rango A6..A8 (que estn situados en
una columna, debajo de la frmula) se sustituirn en la celda B2 y los
del rango B5..E5 (que estn en una fila) en la celda B3.
Debes tener en cuenta que el resultado obtenido de una tabla de

datos es una matriz y, por tanto, no es posible editar cada una de las
celdas resultado por separado. Para trabajar con estas celdas, debes
realizar las mismas operaciones que al trabajar con frmulas
matriciales.
3. ESCENARIOS
n escenario es un grupo de valores para celdas, denominadas

celdas cambiantes, que se guarda con un nombre. Trabajar
con escenarios es otra forma de obtener resultados cambiantes en
funcin de los datos presentes en las celdas.
Para trabajar con los diferentes escenarios, accede al
Administrador de escenarios a travs de la opcin correspondiente en
.
el men del botn
En el cuadro del Administrador de escenarios se indican las

celdas cambiantes de la hoja. Dispones de los siguientes botones:
Mostrar: muestra el escenario seleccionado, es decir, que se
presentarn los valores de estas celdas en la hoja de clculo,
recalculando las frmulas para los nuevos valores.
Cerrar: cierra el cuadro de dilogo.
Agregar: crea un escenario nuevo.
Eliminar: elimina el escenario seleccionado. Ten cuidado con
esta opcin, ya que el proceso de borrar un escenario no se puede
deshacer ni cancelar.
6
Modifica: edita un escenario existente para cambiarlo, es decir,

para cambiar su nombre, las celdas cambiantes y los valores que
tienen asignados cada una de estas celdas cambiantes.
Combinar: te permite combinar o unir los escenarios de otras
hojas de clculo en la hoja actual. Incluso puedes combinar los
escenarios de varias hojas que estn en distintos libros; para ello,
tendrs que abrir antes todos los libros que tengan los escenarios
que quieras combinar.
Al crear
escenarios,
puedes querer
conservar los
valores originales de las
celdas. Para
ello, crea un
escenario que
utilice estos
valores originales, antes
de crear otros
escenarios
que cambien
los valores. De
esta forma,
podrs volver
siempre que
quieras a los
datos originales, simplemente aplicando
el escenario
que tenga
estos valores.
Resumen: crea un resumen de

todos los escenarios existentes
en una hoja para as poder
comparar los resultados. En
este caso, en el campo Celdas
de resultado debes indicar la
referencia a la celda o celdas
cuyos valores cambian dependiendo del escenario seleccionado; puedes separar las referencias
mltiples mediante el punto y coma ( ; ).
Al crear un escenario nuevo a travs del botn Agregar, tendrs
que introducir el nombre del escenario y el rango de las celdas
cambiantes. Para indicar varias celdas cambiantes o varios rangos de
cedas, sepralas mediante el signo de punto y coma ( ; ).
Luego tendrs que introducir los valores que debe tener cada una
de las celdas cambiantes en el escenario que ests creando.
4. SOLVER
a herramienta Solver se utiliza para resolver problemas

complejos, creando un modelo de hoja de clculo con
mltiples celdas cambiantes. Solver nos ayudar en hojas y en
relaciones ms complicadas que las que hemos visto hasta ahora.
Utilizaremos Solver cuando queramos calcular el valor ptimo (es
decir, el mximo, mnimo o un valor que especifiquemos) para una
celda, ajustando el valor de las otras celdas que influyan en sta.
Solver no se instala inicialmente con Excel, a no ser que se lo

indiques expresamente.
Las Herramientas para
anlisis es
otro complemento que
permite realizar anlisis
estadsticos o
tcnicos complejos: anlisis
de la varianza,
clculo del
coeficiente de
correlacin,
prueba t y
prueba z,
anlisis de regresin lineal,
etc. Tambin
puedes cargar
este complemento
desde aqu,
apareciendo
disponible en
el grupo de
comandos
Anlisis de la
ficha Datos.
Para ello, accede al

cuadro de Opciones de
Excel a travs de la vista
Backstage y selecciona la
categora Complementos.
A
continuacin,
selecciona la opcin
Complementos de Excel
en la lista inferior, pulsa
el botn Ir y activa la
casilla correspondiente del
cuadro Complementos.
Tras activar e instalar el complemento Solver, aparece el grupo de
comandos Anlisis en la ficha Datos de la Cinta de opciones, en el que
.
puedes ver el comando
Para resolver un problema con esta herramienta, debers definir la

celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones:
La celda objetivo, que se indica en el campo Establecer

En Cambiando
las celdas de
variables puedes especificar
varias celdas
o rangos de
celdas no
adyacentes
(puedes indicar
hasta 200 celdas de variables), separando cada
uno de ellos
con puntos y
comas ( ; ).
objetivo, es aquella cuyo valor queremos maximizar, minimizar o

establecer a un cierto valor.
En el campo Cambiando las celdas de variables se indican
aquellas celdas cuyos valores se pueden cambiar para obtener el

objetivo deseado, es decir, las que utilizar Solver para encontrar
el valor deseado en la celda objetivo.
Las restricciones son limitaciones o condiciones que se aplican
sobre los valores que pueden tomar las celdas; por ejemplo, que
queden dentro de unos lmites establecidos.
Otra caracterstica que podemos indicar es el algoritmo o mtodo
de resolucin que utiliza Solver, que indica la forma en que se
encuentran las soluciones (en la parte inferior del cuadro de dilogo hay
una breve descripcin de los mtodos disponibles).
La celda objetivo debe contener una frmula, y depender directa o

indirectamente de las celdas cambiantes.
Para indicar las restricciones, pulsa el botn Agregar del apartado
de las restricciones del cuadro de Solver. Se abrir otro cuadro en el que
podrs introducir la celda y el tipo de restriccin.
Puedes
introducir
restricciones
indicando que
el valor de
una celda sea
igual, mayor o
igual o menor
o igual que
otro valor.
Tambin
puedes indicar
que el valor
de una celda
sea un valor
entero (opcin
int) o binario
(opcin bin).
Una vez introducidos todos los detalles del modelo, debemos

indicar a Excel que lo resuelva y que nos muestre el resultado, pulsando
en el botn Resolver.
El proceso consiste en sucesivas pruebas o iteraciones. En cada una
de ellas, Solver utiliza un nuevo conjunto de valores en las celdas
cambiantes para volver a calcular la hoja y examina las restricciones y
los valores de celda ptimos.
El proceso se detiene cuando se encuentra una solucin satisfactoria,
cuando ya no es posible avanzar ms o cuando alcanza el tiempo mximo
permitido o el nmero mximo de iteraciones (estas caractersticas se
pueden cambiar a travs del botn Opciones del cuadro de Solver).
Todas estas herramientas de anlisis de datos que hemos visto
(bsqueda de objetivos, tablas de datos, escenarios y Solver) se
denominan en Excel herramientas de anlisis Y si o anlisis qu si:
cambiar los valores de unas celdas para ver cmo afectan estos cambios
al resultado de ciertas frmulas de la hoja.
5. MACROS
as macros son funciones que permiten la ejecucin de distintos

comandos de forma consecutiva y automtica. Utilizars las
macros cuando tengas que hacer un mismo proceso una y otra vez y
quieras hacerlo de forma rpida.
La ficha de la Cinta de opciones que permite crear y trabajar con
macros, adems de otras opciones, es Programador.
Adems de las
opciones de
las macros,
esta ficha
Programador
tambin tiene
comandos
para trabajar
con formularios
y XML.
10
Esta ficha no se muestra por defecto; si quieres visualizarla,

indcalo desde el cuadro de Opciones de Excel, activando la casilla
Programador que se encuentra en la categora Personalizar cinta de
opciones de este cuadro.
Para grabar una

macro, pulsa el botn
del
Grabar macro
grupo
de
comandos
Cdigo. Aparecer un
cuadro de dilogo donde
tendrs que darle un
nombre a la macro y
asignarle una descripcin,
as como indicar bajo qu
combinacin de teclas se
ejecutar.
En la lista Guardar macro en podrs indicar el lugar donde se
guardar la macro, que determinar dnde puede utilizarse. Si la
guardas en el libro actual (opcin Este libro), solo estar disponible en
dicho libro, mientras que, si la guardas en el Libro de macros
personal, estar disponible siempre que trabajes en Excel, en cualquier
libro de trabajo, sin importar dnde fue creada.
Ten en cuenta
que, al grabar
una macro,
todo lo que
hagas en Excel
se registrar
en esta macro,
por lo que
tienes que tener
cuidado con
las acciones
que realices.
Al aceptar el cuadro de dilogo podrs realizar todas las acciones

necesarias que constituyan la macro, para que se vayan grabando en ella.
El botn Grabar macro
se convierte en Detener grabacin
,
que permite finalizar la creacin de la macro. Tambin puedes terminar
la grabacin de la macro pulsando el botn Detener grabacin
,
que se muestra en la parte izquierda de la barra de estado mientras ests
grabando la macro.
indica si las referencias
El botn Usar referencias relativas
que van a guardarse en la macro deben hacerse como relativas (botn
pulsado o activado) o como absolutas (sin pulsar el botn).
Una vez creada
la macro, cuando
necesites
utilizarla,
podrs ejecutarla. Para
ello, accede a la lista
de macros desde el
botn
o pulsa la
combinacin de teclas
que hayas asignado a
la macro al crearla.
11
En el cuadro de dilogo que se muestra al pulsar este botn

aparecern las macros que tienes disponibles. Desde este cuadro
simplemente debes elegir una y pulsar en el botn Ejecutar.
Las macros pueden tener virus, por lo que, a travs del botn
puedes establecer el nivel de seguridad de las
Seguridad de macros
macros, de forma que solo ejecutes las macros que procedan de fuentes
de confianza o que estn firmadas digitalmente.
Al abrir un libro que tiene macros, Excel te indica esta
circunstancia, permitindote habilitar o deshabilitarlas, por si no quieres
ejecutar macros que no ests seguro de su procedencia.
Para finalizar, indicarte que las macros son pequeos programas
que se escriben en un lenguaje comn a todas las aplicaciones de Office,
el Visual Basic para Aplicaciones.
Aunque este lenguaje de programacin no es muy difcil, debers
aprender a programar en el mismo si quieres realizar macros complejas
o modificar las ya existentes. Utilizando este lenguaje, las posibilidades
de las macros se amplan muchsimo.
12
Plantillas y vistas
1. QU SON LAS PLANTILLAS
amos a ver cmo utilizar las plantillas en los documentos de

Excel. Las plantillas son elementos de Excel que se utilizan
como base para crear libros parecidos.
En una plantilla se guardan textos, formatos de celdas, estilos,
grficos, frmulas, macros, etc. Entonces, al crear un nuevo libro
basado en esta plantilla, este libro tendr todas estas caractersticas de la
plantilla, lo que nos servir para ahorrarnos trabajo, al no tener que crear
de nuevo todos estos elementos.
Desde la categora Nuevo de la vista Backstage tienes varias

opciones para crear un libro: puedes crearlo en blanco, a partir de otro
libro existente o utilizando una plantilla, que es lo que veremos ahora.
Plantillas y vistas
Puedes utilizar las plantillas instaladas en tu ordenador por Office,

tus propias plantillas o las que te ofrece Microsoft a travs de Internet,
en su sitio web Office.com.
Si pulsas en Plantillas de ejemplo podrs ver las plantillas
instaladas en tu ordenador. Al seleccionar una plantilla podrs ver una
vista previa de la misma en la parte derecha de la vista, para que te
hagas una idea del aspecto que tendr el libro.
Tras seleccionar la plantilla adecuada, pulsa el botn Crear para

crear un nuevo libro utilizando esa plantilla.
De esta forma, el libro tendr los textos, formatos, colores,
frmulas, etc., de dicha plantilla, con lo que solo te quedara introducir
los datos en las celdas adecuadas.
Indicarte tambin que, al
igual que puedes crear nuevos
libros basados en plantillas,
tambin puedes crear nuevas
hojas en un libro basadas en una
plantilla.
Para ello, muestra el men
contextual de una hoja de
clculo y elige la opcin
Insertar.
Plantillas y vistas
Si insertas una
hoja desde las
otras opciones
(por ejemplo,
desde el botn
o desde la
ficha Insertar
hoja de clculo
, al
final de las
etiquetas de
las hojas del
libro), se
crear una
nueva hoja en
blanco, sin
darte la opcin
de elegir la
plantilla.
Desde el cuadro de dilogo que aparece podemos seleccionar la

plantilla de la nueva hoja que insertaremos en este libro. En la ficha
General aparecen varios tipos de hojas estndar, mientras que en la
ficha Soluciones de hoja de clculo estn las plantillas predefinidas por
Excel.
Aunque basemos el documento en una plantilla, al guardarlo le
tenemos que asignar un nombre.
La plantilla no se modifica al crear, modificar y guardar
documentos desde ella, permaneciendo igual. Para modificar una
plantilla, deberemos abrir el archivo de dicha plantilla explcitamente y
cambiar lo que queramos.
Indicarte tambin, para acabar el captulo, que el libro que aparece
al abrir Excel sigue la plantilla predeterminada. Si creas un libro con la
o con el botn Nuevo
(que
combinacin de teclas
+
puedes aadir a la barra de herramientas de acceso rpido), tambin se
utilizar esta plantilla predeterminada. En este caso, como ya sabrs,
esta plantilla no tiene ningn texto ni ningn formato en sus celdas.
La plantilla predeterminada de Excel se denomina Libro.xltx, y
est almacenada en la carpeta XLSTART, donde tienes
instalado Excel (normalmente, esta carpeta se encuentra en la
ruta C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office14\
XLSTART).
Por lo tanto, si quieres cambiar esta plantilla predeterminada,
de forma que, al crear nuevos libros o al abrir Excel, el libro que
aparezca tenga las caractersticas indicadas en dicha plantilla,
tendrs que crear la plantilla y guardarla en este directorio con
este nombre.
Plantillas y vistas
Por otra parte, la plantilla de hoja de clculo predeterminada,

que se utiliza al crear nuevas hojas de clculo, se llama
Hoja.xltx y tambin est en dicha carpeta.
Si quieres restaurar las plantillas de libro y de hoja que tiene
por defecto Excel, puedes eliminar los archivos Libro.xltx y
Hoja.xltx que se encuentren en este directorio XLSTART.
2. CREAR PLANTILLAS
parte de utilizar las plantillas que proporciona Excel o las que

estn disponibles en Office.com, tambin puedes crear tus
propias plantillas.
De esta forma, podras crear plantillas personalizadas para crear de
una forma rpida documentos comunes que suelas utilizar: facturas,
informes, fichas de artculos, etc.
Por ejemplo, podras crear una plantilla para un informe que suelas
hacer mensualmente. As, cada mes, simplemente tendras que crear un
nuevo libro basado en esa plantilla, con lo que ya tendras los ttulos,
formatos, colores, frmulas, etc., y solo te quedara rellenar los campos
correspondientes a dicho mes.
Para crear una plantilla, introduce en un libro los textos, formatos,
frmulas, funciones y dems elementos que quieras que tenga dicha
plantilla.
A continuacin, guarda el documento, pero indicando, en la lista
Tipo del cuadro Guardar como, la opcin Plantilla de Excel (*.xltx),
para que Excel guarde el archivo como una plantilla. Fjate que la
extensin de los ficheros de plantillas de Excel es xltx.
Si te fijas en el campo superior del cuadro Guardar como, puedes
ver que, al indicar que queremos guardar el documento como una
plantilla, Excel asigna la ruta adecuada. Tambin podras ver esta ruta
reflejada en la seccin Carpetas, en la parte izquierda del cuadro, si vas
desplegando las carpetas hasta llegar a la ubicacin actual.
Las plantillas personalizadas se guardarn en la carpeta Plantillas
de Excel para el usuario de Windows. Si utilizas Windows 7 o
Windows Vista, esta carpeta se encuentra en C:\Users\nombre_
de_usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas, mientras que, si
usas Windows XP, est en C:\Documents and Settings\nombre_de_
usuario\Datos de programa\Microsoft\Plantillas.
Plantillas y vistas
Si quieres copiar las plantillas a otro ordenador o a otra persona o

eliminar una plantilla de las plantillas personalizadas, tienes que hacerlo
desde esta carpeta.
Para crear documentos basados en las plantillas que hayas creado,
accede a la opcin para crear un nuevo libro, en la vista Backstage, y
pulsa en Mis plantillas.
En el cuadro que aparecer podrs ver las plantillas que hayas
creado; selecciona la plantilla adecuada y acepta.
Para crear
una plantilla
de una hoja,
para crear
nuevas hojas
en libros
utilizando esta
plantilla, crea
un libro con
una sola hoja
y gurdalo
como plantilla,
de la misma
forma que
hemos visto al
crear una
plantilla para
un libro.
En la plantilla tambin se guardan los mrgenes, el encabezado y

pie de pgina, etc., por lo que si en la plantilla estableces estas
caractersticas, los documentos que crees a partir de ella tambin las
tendrs definidas. Esto lo puedes utilizar para que se impriman de la
misma forma todos los documentos que crees a partir de una plantilla.
Plantillas y vistas
3. VISTAS PERSONALIZADAS
n Excel puedes guardar varias vistas dentro de un mismo

documento. Una vista es una forma de mostrar el libro; es
decir, que si nos ponemos en una celda en concreto de una hoja y
creamos una vista, siempre que volvamos a dicha vista, volveremos a
ver el libro tal como lo tenamos al crear la vista (nos pondremos en la
hoja y en la celda en la que nos encontrbamos).
De esta forma, puedes tener varias vistas guardadas de un mismo
libro, que te permiten mostrar en cada una hojas distintas, con distintos
niveles de zoom, en distintas posiciones, etc., y acceder a ellas
rpidamente.
Para trabajar con
vistas, pulsa el botn
,
que est en la ficha
Vista de la Cinta de
opciones. En el cuadro
que se abre puedes ver
las vistas que tiene
creadas el libro actual.
De esta forma,
por ejemplo,
podras tener
una vista para
imprimir una
hoja con
menos calidad
y otra con ms
calidad, una
vista para
imprimirla en
blanco y negro
(para revisin)
y otra para
imprimirla en
color, etc. As
podras imprimir el libro de
varias formas,
sin tener que
guardar copias
diferentes del
mismo.
Para crear una nueva

vista, pulsa el botn
Agregar e indica el nombre
de la misma. Establece el
nombre adecuado, de forma
que sepas a qu se refiere
dicha vista y puedas
identificarla claramente.
En el apartado Incluir en la vista puedes indicar las opciones que
quieres que se almacenen en la vista que ests creando.
Despus de crear la vista, puedes volver a ver el libro de esa forma
siempre que quieras. Para esto, accede al cuadro de las vistas
personalizadas, selecciona la vista y pulsa el botn Mostrar.
Ten en cuenta que, al volver a una vista, simplemente vuelves a ver
el libro tal como lo veas al crear la vista, no se deshacen los cambios
que hayas hecho en las hojas del libro.
Adems, en una vista personalizada tambin puedes almacenar la
configuracin de impresin, de forma que puedes tener varias formas de
imprimir una misma hoja en distintas vistas y seleccionar una u otra
segn quieras imprimir una cosa u otra.
Plantillas y vistas
4. ZOOM Y OTRAS VISTAS
amos a ver algunas opciones ms relativas al tema de las

vistas y los distintos modos de ver un libro, para acabar con
este aspecto.
Ya sabes que, desde los controles de zoom puedes acercar o alejar
la vista de la hoja de clculo, para ver ms detalles o para ver una mayor
parte de la hoja.
Para establecer el factor de zoom o de ampliacin que quieras,
puedes utilizar los botones Alejar
y Acercar
o arrastrar el
control
de la barra del zoom
hacia la izquierda
o hacia la derecha.
La opcin
Ajustar la
seleccin a la
ventana
ajusta el zoom
de forma que
la seleccin de
celdas actual
ocupe toda la
ventana. Esta
opcin es
equivalente al
comando
de la
ficha Vista de
la Cinta de
opciones.
Puedes ver el nivel de zoom actual

a la izquierda de esta barra
. Si
pulsas en este nivel de zoom, se abrir
un cuadro de dilogo, desde el que
podrs establecer el nivel de zoom que
quieras.
Puedes seleccionar un nivel de
zoom de los preestablecidos o introducir
exactamente el porcentaje de aumento
con el que quieras mostrar la hoja.
Los controles del grupo de comandos Zoom de la ficha Vista de la
Cinta de opciones tambin sirven para establecer el nivel de ampliacin
de la hoja.
El botn
muestra el cuadro de dilogo Zoom, mientras que
muestra la hoja a su tamao real, es decir, al 100% de ampliacin.

Por otro lado, ya hemos trabajado con la Vista previa de salto de
pgina, que permite ver y cambiar la situacin de los saltos de pgina
en el documento impreso.
Para acceder a esta vista puedes pulsar el botn Vista previa de
, en la parte inferior derecha de la barra de estado, o
salto de pgina
, en la ficha Vista de la Cinta de opciones.
el botn
Plantillas y vistas
Una vista relacionada con esta es la vista Diseo de pgina, que

permite cambiar e introducir datos del mismo modo que en la vista
Normal, y adems cambiar los encabezados y pies de pgina, establecer
los mrgenes, etc.; es decir, aspectos relacionados con la configuracin
de la impresin de la hoja.
Para ponerte en esta vista, haz clic en el botn
Para pasar a
esta vista
Diseo de
pgina tambin
puedes pulsar
el botn
Diseo de
pgina
,
que est en la
parte inferior
derecha de la
barra de
estado, junto
a los controles
del zoom.
, en el grupo
de comandos Vistas de libro de la Cinta de opciones.
Las reglas horizontal y vertical que aparecen en la parte superior e

izquierda de la ventana, respectivamente, te pueden ayudar a colocar los
objetos en la hoja (grficos, dibujos, imgenes, etc.). Tambin se
utilizan para cambiar los mrgenes de la pgina, pulsando y arrastrando
en sus extremos.
Para aadir o cambiar los encabezados o pies de pgina,
simplemente pulsa en el lugar adecuado (es decir, en la parte izquierda,
central o derecha de la zona superior o inferior de la pgina) y escribe el
texto que quieras.
Al igual que en la vista Normal, puedes introducir datos o editar
las celdas, modificando su contenido o su formato.
Indicarte tambin que, desde el men del botn
puedes
seleccionar si quieres mostrar o no las reglas y las lneas de la

cuadrcula en esta vista.
8
Plantillas y vistas
Para volver a la vista Normal, pulsa en el botn
de la Cinta
).
de opciones o en el botn equivalente de la barra de estado (Normal
El botn
muestra el libro en modo de pantalla
completa, en el que no se muestra la barra de ttulo de la ventana, la
Cinta de opciones, la zona de edicin (recuerda que contiene el cuadro
de nombres y la barra de frmulas) ni la barra de estado. Para salir de
este modo de pantalla completa, pulsa la tecla
.
5. PROPIEDADES DEL LIBRO
os archivos de documentos de Excel tienen unas propiedades, que

puedes utilizar para identificar ms claramente un documento.
Adems, las propiedades tambin te pueden ayudar a buscar

documentos. Por ejemplo, puedes buscar todos los libros que haya
creado una determinada persona, que traten de un tema en concreto, etc.
Desde la seccin Informacin de la vista Backstage puedes ver o
introducir las propiedades relativas al libro: un ttulo, quin lo ha
creado, categoras que clasifiquen el documento, etc.
Introduce las
distintas
etiquetas para
el libro separadas por
algn smbolo
(coma o punto
y coma, por
ejemplo) o por
espacios.
Puedes utilizar las Etiquetas (tambin denominadas en ocasiones

Palabras clave) para escribir palabras que sirvan para identificar al
libro, de forma que, ms adelante, puedas buscar todos los libros de
Excel que tengan la palabra clave factura, por ejemplo.
Plantillas y vistas
El enlace Mostrar todas las propiedades que aparece en la parte

inferior permite ver todas las propiedades del documento en esta seccin
Informacin.
Propiedades puedes mostrar el
panel de documentos (tambin
llamado panel de informacin
del documento), que aparecer en
la parte superior de la ventana del
libro, desde el que tambin puedes
ver e introducir los datos relativos a las propiedades del documento.
Con la opcin Propiedades avanzadas de este men aparece el
cuadro de dilogo de las propiedades del archivo (al que tambin puedes
acceder desde el Explorador de archivos de Windows, a travs del men
contextual del archivo), que muestra toda la informacin y propiedades
del documento.
Adems de las propiedades bsicas, desde la ficha Resumen de

este cuadro puedes introducir un asunto que defina el tema del libro, a
qu organizacin o empresa pertenece la persona que ha creado el libro
o la persona que hace de administrador del documento.
La casilla de Guardar miniaturas te permite ver lo que contiene
un documento antes de abrirlo, en el cuadro de Abrir. Esto te puede
servir especialmente al crear una plantilla, ya que, si activas esta casilla,
podrs ver la vista previa al seleccionar la plantilla.
10
Plantillas y vistas
En la ficha Estadsticas puedes ver estadsticas acerca del

documento, como la fecha en que fue creado o modificado, quin lo ha
guardado, etc. En la ficha General tambin estn las fechas de creacin
y modificacin, y adems puedes ver el tamao del archivo en disco y la
ruta donde est guardado.
Recuerda que tambin puedes usar estos campos para buscar un
archivo. Por ejemplo, podras buscar los libros que se hubieran creado
antes o despus de una fecha determinada o los que se hubieran
modificado hace dos das.
En la ficha Contenido se muestra el contenido del documento, en
este caso, las hojas de clculo de las que consta el libro.
En la ficha Personalizar puedes ver o cambiar las propiedades
personalizadas. Estas propiedades puedes crearlas t mismo. Es
decir, puedes crear una nueva propiedad y ponerle el nombre
que quieras (por ejemplo, Enviado a, que indicara a quin has
enviado el libro), y despus utilizar esta propiedad para buscar
o clasificar los documentos (por ejemplo, podras buscar todos
los libros que hubieras enviado a una determinada persona).
En la ficha Personalizar tambin hay una lista de nombres de
propiedades (Cliente, Departamento, Grupo, Proyecto, etc.),
para que puedas seleccionar uno de estos nombres para la
propiedad que crees. Si no te gusta ninguno de estos nombres
que te propone Excel, recuerda que puedes escribir el nombre
que quieras.
En estas propiedades personalizadas, adems de asignar el
nombre, tambin podrs indicar el tipo de la propiedad, es
decir, si la propiedad tendr un texto, un nmero, una fecha o
ser de tipo "S/No".
6. FIRMAS DIGITALES
tra caracterstica que puedes aplicar a los archivos de Excel es

firmarlos digitalmente. Una firma digital es una informacin
electrnica segura y cifrada, que sirve para autentificar un documento.
De esta forma, garantizas a cualquier persona que abra el libro que
dicho libro fue creado por ti y que nadie lo ha modificado. Esto se utiliza
para que la gente sepa con total seguridad quin ha creado el libro, de
forma que nadie pueda engaarlos y hacerse pasar por otra persona.
Para aadir una firma digital a un libro, accede a la seccin
Informacin de la vista Backstage y pulsa el botn Proteger libro; en
el men de este botn, selecciona la opcin Agregar una firma digital.
11
Plantillas y vistas
Ten en cuenta
que este
cuadro de
dilogo solo
aparece si
intentas firmar
digitalmente
un documento
sin disponer
de un certificado digital;
en caso de
que tengas un
certificado
instalado en
tu ordenador,
podrs elegir
el certificado y
agregar la
firma digital
al documento.
Para firmar digitalmente un archivo, lo primero que necesitas es un

certificado digital. Existen varias empresas que se dedican a
proporcionar certificados digitales, por lo que tendrs que contactar con
alguna de ellas si quieres obtener uno.
La primera opcin se conecta al sitio web de Office.com para
buscar una empresa que te proporcione este certificado digital. Una vez
has obtenido y has instalado en tu ordenador tu certificado digital, ya
podrs utilizarlo para firmar digitalmente archivos.
Otra posibilidad es crear tu propio certificado o identificador
digital, a travs de la segunda opcin de este cuadro de dilogo.
En este caso se necesita tu nombre, direccin de correo electrnico,

organizacin o empresa para la que trabajas y el lugar o pas en el que ests.
Ten en cuenta que, si creas tu propio certificado digital, podrs
comprobar la autenticidad de esta firma digital solo en el equipo en el
que lo creaste, no en otros ordenadores. Para esto, deberas obtener un
certificado digital de una empresa autorizada.
Si tienes alguna duda o necesitas ms informacin sobre este tema,
puedes consultar la ayuda que tiene disponible Excel.
De la misma manera que firmas un documento, tambin puedes
firmar una macro. De esta forma, indicaras que la macro que has
creado es segura.
12
Colaborar con otros usuarios

1. PROTECCIN DEL TRABAJO
xcel permite ciertos niveles de proteccin del trabajo que has

realizado en un libro. Cuando hablamos de proteccin, nos
estamos refiriendo a impedir que se produzcan cambios no deseados,
bien en el libro de trabajo o bien en una determinada hoja de clculo.
Existen dos niveles fundamentales de proteccin: a nivel de libro
de trabajo o a nivel de hoja de clculo. En el grupo de comandos
Cambios de la ficha Revisar de la Cinta de opciones se encuentran los
comandos que utilizaremos para proteger el libro o la hoja.
PROTECCIN DEL LIBRO:

Si pulsas en el botn
podrs proteger la estructura del libro
o las ventanas, activando la opcin u opciones correspondientes.

Para que la proteccin sea
efectiva, debers incluir una
contrasea, ya que, en otro caso,
un usuario no autorizado podra
desactivar al botn
para
desprotegerlo y para poder realizar

cualquier cambio en el mismo.
Si decides proteger la Estructura del libro, un
usuario no autorizado no podr realizar, entre otras
cosas:
Ver las hojas de clculo que estn ocultas.
Mover, eliminar, ocultar o cambiar de nombre las hojas de
clculo.
Insertar nuevas hojas de clculo u hojas de grficos. Sin
embargo, s que podra agregar grficos incrustados en una
hoja existente.
Mover o copiar hojas de clculo en otro libro.
Utilizar las herramientas para anlisis de datos que coloquen
los resultados en una hoja nueva.
Si la proteccin se realiza activando la casilla Ventanas,

entonces se incluye proteccin para impedir:
Cambiar el tamao y la posicin de las ventanas del libro
cuando ste se abra.
Mover, cambiar el tamao o cerrar las ventanas. Sin
embargo, s que podra ocultar o mostrar las ventanas.
PROTECCIN DE LA HOJA DE CLCULO:

Al proteger la hoja de clculo en s y no el libro en su totalidad, a
travs del comando
, incluirs un nivel de proteccin ms
concreto del trabajo que has hecho.

Al proteger la hoja, podremos indicar qu podrn hacer los
usuarios sobre la misma.
Para ello, el cuadro de
dilogo que aparece con este
comando se muestra una lista,
en la que podrs activar o
desactivar lo que permitirs.
Ten mucho
cuidado en no
olvidar la
contrasea
que utilices
para proteger
tu trabajo,
porque, en
caso de que la
olvides o
pierdas, ni t
mismo podras
desproteger la
hoja de clculo.
Por defecto, los usuarios

de una hoja protegida solo
pueden seleccionar las celdas,
tanto las bloqueadas como las
desbloqueadas, para poder
cambiar su contenido (a
continuacin veremos lo que
significa esto).
En cualquier caso, es fundamental introducir una contrasea. Si no
lo haces, la proteccin no tendr ningn sentido, ya que cualquiera
podra desproteger la hoja.
Muchas veces querrs proteger ciertas zonas de tu hoja de clculo
y dejar otras que s puedan ser editadas. Por ejemplo, podemos dejar que
los usuarios puedan introducir ciertos datos en determinadas celdas de la
hoja pero no cambiar otros detalles.
Por ejemplo, en la imagen que te muestro a continuacin,
podramos dejar que los usuarios introduzcan los detalles de los gastos
que se van produciendo (celdas B13 a E20), pero evitar que cambien el
perodo de gastos o la columna del importe, cuyo valor podra obtenerse
a travs de una determinada frmula.
A travs de la ficha Proteger del cuadro de Formato de celdas

puedes desproteger una determinada zona y mantener otra protegida.
Recuerda que
este cuadro de
Formato de
celdas puedes
mostrarlo a
travs de la
opcin Formato de celdas
del men
del botn
(en la ficha
Inicio), desde
el Iniciador de
cuadro de
dilogo
de
los grupos de
comandos de
esta ficha o
desde el men
contextual de la
celda o celdas
seleccionadas.
Si quieres que una celda no est bloqueada cuando se proteja la

hoja, desactiva la casilla Bloqueada (lgicamente, esta accin no puede
hacerse una vez se ha protegido la hoja de clculo). Esta casilla solo
tiene efecto cuando se ha protegido la hoja de clculo, en un nivel que
afecte a las celdas de la misma.
Como la casilla aparece activada por defecto, lo que se hace es
desactivarla en aquellas celdas donde el usuario podr introducir los
datos necesarios en la hoja protegida. Posteriormente, debers proteger
la hoja de clculo.
La casilla Oculta oculta la frmula que tenga la celda para que no
aparezca en la barra de frmulas al seleccionar la celda. Igual que la otra
opcin, esto solo tiene efecto si la hoja est protegida.
En la seccin Informacin de la vista Backstage se encuentra el
botn Proteger libro, desde el que tambin puedes proteger o
desproteger la hoja actual o el libro, adems de proporcionarte otros
niveles de proteccin del libro.
Desde el
comando
Herramientas Opciones
generales del
cuadro de dilogo de Guardar tambin
puedes indicar
una contrasea
de apertura,
de forma que
cualquier
usuario que
quiera abrir el
archivo deba
conocerla, y
una contrasea
de escritura,
para que otros
usuarios puedan abrir el
archivo pero
no modificarlo.
Por ejemplo, la opcin Cifrar con contrasea puede servirte para

proteger el archivo, de forma que solo pueda ser abierto por aquellos usuarios
autorizados (es decir, los que conozcan la contrasea correspondiente).
La opcin Marcar como final hacer que el libro se abra como solo
lectura, mostrndose un mensaje al abrirlo, para impedir modificaciones
accidentales. Ten en cuenta que esto no es una funcin de seguridad, ya
que cualquier usuario del libro puede abrirlo y desactivar esta opcin
para editarlo normalmente.
2. CREAR UN LIBRO COMPARTIDO
xcel permite que distintos usuarios utilicen al mismo tiempo

un libro y que puedan trabajar en la misma hoja de clculo.
Al crear un libro compartido, ests permitiendo que distintos

usuarios lo modifiquen al mismo tiempo y que incluso puedan ver los
cambios que otros hacen en el mismo.
Por ejemplo, fjate en la hoja de clculo que te muestro a
continuacin. Esta hoja se ha confeccionado para recoger los resultados
de una encuesta que se realiza a la salida de los colegios electorales
durante unas elecciones municipales.
Supn que tenemos un equipo de encuestadores, y cada uno de los

miembros de ese equipo se encarga de un determinado colegio electoral.
Todos ellos tienen acceso a este libro, de forma que, a medida que
vayan recogiendo datos, los tienen que ir reflejando en la hoja de
clculo.
En este caso es una buena idea el compartir el libro, para tener esta
informacin actualizada en todo momento.
Lo primero es preparar el libro para ser compartido. Por ejemplo, si
quieres proteger la hoja, debers hacerlo antes de compartir el libro.
Tambin existen otras caractersticas, como combinar celdas,
aplicar formatos condicionales, crear grficos, etc., que no estarn
disponibles una vez compartido el libro.
Para compartir el libro, pulsa en el botn
, en la ficha
Revisar de la Cinta de opciones, y activa la casilla Permitir la

modificacin por varios usuarios a la vez del cuadro de dilogo que
aparecer.
En la parte inferior de este cuadro de dilogo aparece una lista con
los usuarios que estn accediendo en estos momentos al libro.
Incluso, desde
esta ventana,
podras utilizar
el botn Quitar
usuario para
desconectar a
un determinado usuario del
libro, una vez
lo ests compartiendo.
A travs de la ficha Uso avanzado podemos establecer algunas

opciones interesantes a la hora de compartir un libro.
Por ejemplo, podremos guardar un historial con los cambios que
vayan realizndose. Esto puede venir muy bien cuando surjan
conflictos, es decir, cuando dos usuarios modifiquen una misma celda
de la hoja de clculo.
Tambin podremos indicar cada cuanto tiempo se actualizarn los
cambios que vaya sufriendo el libro (por parte de todos los usuarios).
De esta forma, podramos comprobar y actualizar los cambios cada vez
que se guarde el libro o a intervalos regulares.
Finalmente, indicaremos cul debe ser el comportamiento a seguir
por Excel cuando encuentre cambios conflictivos. Lo mejor suele ser
permitir que sea el usuario quien decida qu hacer.
Una vez aceptado el cuadro de dilogo, Excel te indicar que
guardar el libro. A partir de ese momento, en la barra de ttulo
aparecer la palabra [Compartido], para indicarnos esta circunstancia.
No debes
guardar el
libro compartido en un
servidor web,
ya que se
trata de un
libro de Excel
y no de una
pgina web.
El siguiente paso sera situar este libro en una carpeta compartida

de la red, es decir, en un lugar al que puedan acceder los distintos
usuarios que van a modificarlo.
A partir de entonces, los usuarios podrn acceder al libro y
modificarlo, para incluir los datos necesarios.
3. TRABAJAR EN UN LIBRO COMPARTIDO
medida que se trabaja en el libro compartido y, dependiendo

de cmo lo hayas configurado, irs viendo los cambios que
realiza el resto de usuarios que lo tienen abierto.
Por defecto, estos cambios se muestran cada vez que guardas el
libro. En ese momento, Excel comprueba si otro usuario ha guardado
anteriormente el libro y ha realizado cambios.
En este caso, Excel mostrar las modificaciones de los otros
usuarios en la hoja de clculo y te indicar dicha circunstancia.
Si no hay ningn conflicto entre las celdas que hayan modificado

los otros usuarios del libro y los cambios que hayas hecho t en la hoja,
la actualizacin se lleva a cabo sin ningn problema.
Pero tambin es posible que dos usuarios modifiquen las mismas
celdas de la hoja de clculo. En este caso, se produce un conflicto en el
que Excel necesita saber qu datos son los que finalmente prevalecern.
Los libros
compartidos
son una herramienta til,
pero, debido a
este comportamiento que
hemos descrito
cuando ocurre
un conflicto,
los usuarios
tienen que
saber claramente lo que
tienen que
hacer y lo que
pueden escribir
o modificar en
el libro.
Esto no debera ser muy frecuente, ya que cada usuario del libro
debe saber qu rangos de celdas puede modificar.
Cuando ocurre un conflicto debes decidir qu hacer: mantener los
datos que habas escrito t o los datos de los otros usuarios del libro.
Para ello, utiliza los botones del cuadro de dilogo.
Ten en cuenta que cualquier usuario del libro tiene la oportunidad
de decidir mantener sus datos o aceptar los que ha introducido otro. Esta
decisin la tomar el ltimo que guarde el libro y haya modificado
celdas que entren en conflicto con otros usuarios.
4. EL HISTORIAL DE CAMBIOS
n cualquier momento puedes resaltar los cambios que se han

producido en la hoja de clculo e incluso acceder al historial
de dichos cambios. De esta forma, conoceremos quin modific una
determinada celda y qu valor tena antes de hacerlo.
Para esto, pulsa el botn
opcin Resaltar cambios.
y selecciona la
En este cuadro de dilogo que aparecer indicaremos cules son los

cambios que deseamos resaltar. Las condiciones se establecen a travs
de las listas Cundo, Quin y Dnde.
El mostrar los
cambios en
una hoja
nueva suele
ser til cuando
hay muchos
cambios en un
libro o para
que puedas
estudiar y
seguir la pista
de una serie
de cambios.
Por ejemplo, podramos resaltar los cambios efectuados por un

determinado usuario o los cambios producidos en un determinado rango
de celdas.
Tambin podemos indicar si los cambios se resaltarn en pantalla,
se vern a travs de una nueva hoja de clculo o de las dos formas.
Al resaltar los cambios en pantalla, se mostrar un borde en las
celdas cambiadas y, si pones el cursor del ratn sobre la misma, se
mostrarn los detalles del cambio (quin realiz el cambio, en qu
momento, etc.).
Si muestras los cambios en una hoja nueva, Excel crear la hoja de

clculo Historial, donde mostrar toda la informacin sobre los
cambios realizados en el libro compartido: quin los realiz, en qu
momento, el contenido inicial y final de la celda y si prevaleci o fue
sustituido por otro cambio.
Aparece el filtro activado, de forma que puedas mostrar fcilmente

solo la informacin que realmente quieras. Por ejemplo, podras ver los
cambios realizados por un determinado usuario o en una determinada fecha.
Adems, gracias al historial de cambios, siempre puedes volver a
una situacin anterior de la hoja. Para ello, accede a la opcin Aceptar
.
o rechazar cambios del botn
Podrs indicar desde qu fecha quieres revisar los cambios, para

qu usuario y el rango de celdas. Excel ir pasando por cada celda que
se cambi segn lo indicado y, en cada caso, podrs volver al estado
anterior, mantener los valores actuales o seleccionar el valor adecuado,
en caso de que existan conflictos.
5. ENVIAR Y COMBINAR LIBROS
n Excel tambin puedes enviar un documento a un compaero

a travs de Internet, utilizando el correo electrnico.
Desde la seccin Guardar y enviar de la vista Backstage puedes

enviar el libro actual adjunto en un mensaje de correo electrnico a la
persona o personas que selecciones.
Adems, desde aqu tambin tienes opciones para generar un

documento de tipo PDF o XPS a partir del libro actual y enviarlo
adjunto en un mensaje de correo electrnico.
Otra posibilidad es enviar un libro a una o varias personas para que
lo revisen o completen, haciendo los cambios o comentarios que crean
oportunos. Por ejemplo, vamos a ver cmo enviar un libro a una persona
mediante el comando de revisin para que complete los datos que faltan.
Estos comandos de enviar y revisar que vamos a utilizar en esta
leccin no estn disponibles en la Cinta de opciones, por lo que, para
acceder a ellos, adelos a la barra de herramientas de acceso rpido
(recuerda que esto se hace desde la seccin Barra de herramientas de
acceso rpido del cuadro de las Opciones de Excel). Estos comandos
y Responder con cambios
.
son Enviar para revisin
A continuacin, para enviar el libro actual, pulsa el botn
de esta barra de
Destinatario de correo (para revisin)
herramientas de acceso rpido.
10
En este caso es interesante compartir el libro, porque, de esta

manera, luego podremos combinarlo con los libros modificados que
recibamos de las personas a las que se lo mandemos. Excel nos indica
esto y nos da la posibilidad de compartir el libro.
A continuacin Excel abrir el programa que tengas configurado

por defecto para el correo electrnico en tu ordenador. Por ejemplo, es
posible que tengas configurada la aplicacin Microsoft Outlook, que es
parte de Office, para enviar mensajes de correo electrnico.
En el mensaje a enviar se incluye el archivo a revisar como un

adjunto, para que lo reciban la persona o personas a las que lo enves.
En el campo Asunto se suele escribir un pequeo texto que indica
de qu trata el mensaje. Excel incluye automticamente la indicacin de
que se revise el libro, pero puedes escribir lo que quieras.
Finalmente, pulsa el botn
para mandar por correo
electrnico el mensaje.
Entonces, la persona o personas a las que hemos mandado el libro
recibirn el mensaje. Tendrn que abrir el archivo adjunto, modificar o
introducir los datos adecuados y devolvernos el libro.
11
Cuando el usuario al que has enviado el libro lo abra, se activar el

botn Remitente original
, desde el que podr volver a enviarte el
libro, una vez haya acabado de modificarlo.
Cuando recibamos el libro modificado, podemos guardarlo con
otro nombre. Para combinar los libros, de forma que se unan todas las
modificaciones realizadas en un libro, debemos utilizar el comando
, que tampoco aparece en la Cinta de
Comparar y combinar libros
opciones, por lo que debes aadirlo a la barra de herramientas de acceso
rpido.
,
Al pulsar en este botn Comparar y combinar libros
podremos seleccionar y abrir el libro revisado o modificado que hemos
recibido en el mensaje de correo, con lo que se combinarn los libros,
de forma que se unan todas las modificaciones realizadas.
Por otro lado, en la seccin Guardar y enviar de la vista
Backstage se encuentra la categora Guardar en la Web, desde la que
puedes guardar el libro en una ubicacin en Internet, utilizando el
servicio Windows Live SkyDrive. De esta manera, puedes acceder a
dicho documento desde cualquier otro equipo o compartir dicho
documento con otros usuarios a travs de esta ubicacin de Internet.
Si dispones de conexin con un servidor web que tenga los
servicios Microsoft SharePoint, puedes guardar el libro en una
biblioteca de este sitio de SharePoint, para compartirlo con otros
usuarios a travs de esta ubicacin.
De cualquiera de estas dos formas puedes compartir un libro
enviando a los distintos usuarios el vnculo que apunta a dicho libro
almacenado en Internet, de forma que estos usuarios accedan al mismo
sitio para ver o modificar el libro. Esto nos evita el tener varias
versiones o copias distintas del libro que debemos unir o sincronizar:
solamente tendremos una copia del libro almacenada en Internet, en la
cual trabajarn todos los usuarios del mismo.
12
XML y Excel
1. QU ES XML
ML (eXtensible Markup Language, lenguaje extensible de

marcado) es un meta-lenguaje que sirve para definir lenguajes
de marcado o de etiquetas que podemos usar para diversas funciones.
Qu quiere decir esto? Significa que, a travs de XML, podemos
definir una serie de documentos que almacenen informacin de forma
estructurada, de forma que nos resulte sencillo trabajar con estos datos
desde cualquier aplicacin informtica.
Es decir, que con XML crearemos los lenguajes y estructuras que
nos servirn para almacenar datos de facturas, clientes, libros, etc.
Aparte de almacenar los datos, con XML definiremos cmo se tienen
que almacenar estos datos.
Por ejemplo, en la imagen anterior puedes ver un pequeo

fragmento de lo que podra ser un listado de clientes en un archivo XML,
para que te hagas una idea de cmo est formado. Fjate que se compone
de distintas etiquetas, que estn incluidas entre los smbolos < y >.
Office 2010 dispone de soporte a XML, de forma que puedes
utilizar este formato para trabajar con datos entre aplicaciones, extraer
ciertos datos provenientes de otras fuentes, hacer pasar los datos entre
distintas personas para que cada una trabaje con ellos, etc.
XML y Excel
Adems de
XML y junto a
l, existe otra
serie de
lenguajes y
estndares
que servirn
para indicar
cmo se deben
mostrar los
datos en las
distintas
aplicaciones,
si deben sufrir
alguna transformacin al
mostrarse en
otros programas, etc.
Los formatos propios de los distintos programas de ordenador en

ocasiones son incompatibles entre s. Entonces, para compartir y
traspasar la informacin entre estos programas podemos usar XML, ya
que, de esta forma, los datos podrn ser ledos por las aplicaciones que
soportan este formato (que, en la actualidad, son muchas).
Adems, XML puede organizar los datos de una forma
relativamente sencilla y fcil de transmitir, incluso entre distintos
sistemas operativos.
Por ejemplo, un empleado podra introducir cierta informacin
desde su ordenador y almacenarla en formato XML.
Desde otro ordenador podramos acceder desde Excel a estos datos

y analizarlos, crear grficos, etc. Fjate que, en este caso, el primer
usuario (el que introduca los datos) no tiene por qu trabajar desde
Excel. Incluso podra trabajar en un sistema operativo distinto de
Windows.
Cuando acabramos de trabajar con los datos y de realizar las
modificaciones oportunas, podramos exportar los resultados a XML,
para que otro usuario los viera y trabajara con ellos desde otra
aplicacin.
2
XML y Excel
Adems, el XML es un lenguaje relativamente simple, por lo que

los documentos XML son sencillos de crear. A pesar de esto, los
documentos XML estn estructurados o formalizados perfectamente.
Recuerda tambin que el formato por defecto que utiliza Excel para
guardar sus libros est basado en XML, y se denomina Microsoft
Office Open XML.
El uso de un formato XML en los archivos de Office proporciona
varias ventajas, entre las que figuran:
Reduccin del tamao de los archivos.
Mejoras en la recuperacin de datos en archivos daados.
Ms control sobre la informacin personal.
Mayor seguridad.
De esta forma, tambin se facilita el compartir datos entre
distintos programas y sistemas operativos, ya que el archivo en
formato XML puede ser ledo por otro programa, accediendo a
la informacin almacenada.
Recuerda que la extensin de los archivos de libros de Excel es
xlsx, mientras que la extensin xlsm indica un libro que
contiene macros.
2. ASIGNACIONES XML
ara trabajar con datos XML en Excel, utilizamos lo que se

llama asignacin XML.
Una asignacin XML sirve para asignar a celdas o rangos de

celdas a elementos del documento XML. Para que entiendas mejor esto,
primero te explicar lo que significan los esquemas XML.
En un documento XML podemos tener almacenados una serie de
datos. Tambin existe otra serie de documentos, que sirven para
especificar la estructura que tiene que seguir este documento XML: los
distintos elementos que tendr, el tipo de datos que podr almacenar, etc.
Esta estructura del documento XML se puede almacenar en DTD
(Document Type Definition, definicin del tipo de documento) o en
esquemas XML (XML Schemas).
XML y Excel
Los esquemas
XML son ms
potentes que
los DTD, ya
que permiten
especificar
ms cosas.
Adems, usan
la misma sintaxis que XML,
mientras que
los DTD no.
Por ejemplo, en la siguiente imagen te muestro el aspecto que

podra tener un documento XML que almacena la informacin de una
serie de libros. Como ves, se almacena informacin sobre el cdigo del
libro, el ttulo y autor, el ao, etc.
Un DTD que defina la estructura de este documento XML podra

ser el que te muestro a continuacin:
XML y Excel
Y el siguiente esquema XML tambin sirve para especificar la

estructura de este mismo documento XML:
Fjate cmo, tanto en el DTD como en el esquema XML,

indicamos los distintos campos de informacin que tiene cada libro.
Esta ficha
Programador
no aparece
por defecto en
el entorno de
Excel; recuerda
que puedes
mostrarla a
travs del
cuadro de las
Opciones de
Excel, activando la casilla
adecuada en
la categora
Personalizar
cinta de
opciones.
Pues bien, Excel utiliza los esquemas XML para definir la estructura
de los documentos XML. A partir de un esquema XML dado se crear una
asignacin XML, que ser con la que trabajaremos en Excel.
En el grupo de comandos XML de la ficha Programador de la
Cinta de opciones se encuentran los comandos que utilizaremos en el
trabajo con datos y archivos XML.
Con el botn
se abre el panel de tareas Origen XML, desde
el que podremos trabajar con documentos XML y realizar varias

acciones relativas a este tipo de documentos.
Si pulsas el botn Asignaciones XML, que est en la parte inferior
del panel Origen XML, se abrir una nueva ventana, desde la que
podrs ver, aadir o eliminar las asignaciones XML del libro actual.
Para aadir una asignacin XML, pulsa el botn Agregar y
selecciona el archivo del esquema XML que define la estructura del
documento XML que quieres crear.
XML y Excel
A partir del esquema XML, Excel crea una asignacin XML y la

muestra en el panel de tareas Origen XML.
Fjate tambin
que Excel
establece un
formato de
tabla en los
datos de la
hoja de clculo,
mostrando la
ficha contextual Diseo con
los comandos
y opciones
relativos a la
misma al
situarte dentro
de ella.
Entonces puedes usar esta asignacin XML para relacionar las

celdas de la hoja de clculo con los elementos del documento XML.
Para asignar los elementos XML a la hoja de clculo, arrstralos
desde el panel Origen XML hasta la posicin en que se sitan en la
hoja de clculo. De esta forma puedes asignar los distintos campos de
una lista de campos que tengas en una hoja de Excel con los distintos
elementos de un documento XML.
A continuacin podras exportar los datos que tienes en la hoja de
clculo a un documento XML siguiendo el esquema indicado. De esta
forma, podras utilizar estos datos directamente desde cualquier
programa que pueda leer documentos XML, sin necesidad de hacer
ninguna transformacin ni ninguna conversin.
de la ficha Programador de la
Para esto, pulsa el botn
Cinta de opciones e indica el nombre del archivo XML que se crear
con los datos exportados.
XML y Excel
Puedes
comprobar si
Excel podr
exportar los
datos XML a
travs de la
asignacin XML
actual antes
de proceder a
esta exportacin, pulsando
el botn
Comprobar
asignacin
para exportar,
que est en la
parte inferior
del panel
Origen XML.
Uno de los muchos programas que actualmente soportan el formato

XML es Internet Explorer, por lo que incluso podras ver los datos
exportados desde este navegador.
Adems, puedes utilizar el lenguaje XSL para indicar cmo se
debe de mostrar el documento en los programas en los que veas el
documento XML.
El lenguaje XSL (Extensible Style Language, lenguaje de hojas
de estilo extensible) permite definir cmo se mostrar un
documento XML. Puedes tener varias hojas de estilo XSL, una
para cada formato (HTML, PDF, RTF, etc.). Entonces, al abrir el
documento XML con una aplicacin, se aplicar la hoja de estilo
adecuada al formato.
Por lo tanto, podemos decir que XSL es un lenguaje que
transforma un documento XML, para poder verlo de una
determinada forma en un determinado formato.
Si conoces el lenguaje CSS (Cascade Style Sheets, hojas de
estilo en cascada), que se utiliza para las pginas web de
Internet, es parecido a XSL, en el sentido que CSS indica cmo
mostrar los diferentes elementos de la pgina en el navegador.
Sin embargo, XSL es mucho ms potente que CSS, ya que
tambin puedes utilizarlo para filtrar los datos segn ciertas
condiciones, ordenarlos, permite ejecutar bucles, operaciones
lgicas, etc. Adems, la salida no est limitada a ser mostrada
en un navegador, sino que puede ser en muchos formatos. XSL
se parece ms a un lenguaje de programacin que CSS, pero
tiene la desventaja de que es ms complejo y consume ms
recursos que CSS.
XML y Excel
Ten en cuenta que en cualquier momento podras aadir o

modificar los datos desde Excel y volverlos a exportar a XML, porque
ya tienes definida la asignacin adecuada.
Al establecer una asignacin XML, tambin puedes guardar la hoja
de clculo actual como un archivo de datos XML, seleccionando el tipo
Datos XML (*.xml) en el cuadro de dilogo de Guardar como.
Ten en cuenta que de esta forma guardars el libro como archivo
de datos XML, por lo que perders muchas de las caractersticas de
Excel. En este caso, puede ser muy til el que conserves una copia del
archivo en formato de Excel.
3. IMPORTAR DATOS XML
tra de las funciones existentes en Excel a la hora de trabajar

con documentos XML es importar la informacin que se
encuentre en un archivo XML a una hoja de clculo de Excel.
Por ejemplo, supn que queremos crear una factura de una empresa
en Excel. Sin embargo, los datos de la factura los introduce otro
empleado desde un terminal donde no dispone de Excel.
En este caso, una solucin a este problema es que el empleado
almacene la informacin de la factura en formato XML. Posteriormente
importaremos los datos a Excel, desde donde podremos trabajar con
ellos como ya sabemos.
Lo primero que tendramos que hacer es crear el modelo de factura
en una hoja de clculo de Excel, utilizando las herramientas que ya
conoces.
A continuacin tendramos que establecer la asignacin XML que
utilizaremos para enlazar los campos del documento XML que
contendr los datos de la factura con las celdas de la hoja de clculo.
Para ello, muestra el panel Origen XML (a travs del botn
de la ficha Programador de la Cinta de opciones) y aade una
asignacin XML al libro de Excel. Recuerda que tendremos que haber
creado previamente el esquema XML, que ser el que se habr
utilizado para la creacin del documento XML, al introducir los datos
desde el otro equipo.
XML y Excel
Luego tendrs que asignar las celdas de la hoja de clculo a los

elementos del esquema XML, arrastrando los campos XML desde el
panel Origen XML hasta las celdas correspondientes de la hoja de
clculo.
Al arrastrar los campos, en ocasiones aparecer la etiqueta

al lado de la celda. Desde el men que
Opciones de encabezado
aparece al pulsar en ella puedes indicar si Excel incluir un encabezado
a la izquierda o encima de la celda a la que has asignado el campo
XML.
En los iconos
de la lista de
campos del
panel Origen
XML, el
smbolo de la
estrella
indica que ese
es un campo
requerido, es
decir, obligatorio, mientras
que el icono
de una flecha
hacia abajo
indica que es
un campo
repetido.
Si en la asignacin XML tienes un campo repetido, es decir, que

puede haber varias lneas con los mismos datos (por ejemplo, los
distintos artculos de una factura o de un pedido), puedes asignarlo a la
celda que representa al rtulo o encabezado de la lista, de forma que
Excel asignar los campos adecuados a las celdas correspondientes.
Una vez asignes todos los campos XML a las celdas, puedes
guardar el documento en formato de libro de Excel (con extensin xlsx),
para que te pueda servir de modelo para los documentos XML que
recibas.
Antes de importar los datos puedes indicar alguna opcin relativa a
este aspecto, a travs del botn
, que est en
la ficha Programador de la Cinta de opciones.
XML y Excel
Por ejemplo, una opcin interesante es la de Validacin del

esquema XML, que indicar si Excel validar los datos con la
asignacin XML al importar o exportar datos. De esta forma, te puedes
asegurar de que los datos cumplen el esquema XML que has utilizado.
Desde el apartado Al actualizar o importar los datos podrs
indicar si, al importar o actualizar los datos XML, los datos que haya en
las celdas de la hoja de clculo se sustituirn con los del archivo XML o
si los datos del archivo XML se aadirn a los que haya en la hoja de
clculo.
Si quieres que se mantenga el ancho de las columnas de la hoja de
clculo al importar los datos, desactiva la opcin Ajustar el ancho de
la columna.
Una vez recibas los datos, lo hars en forma de un documento
XML; entonces podrs importarlos al libro de Excel. Para esto, utiliza el
de la ficha Programador, seleccionando el archivo
botn
que tenga los datos.
De esta forma podrs ver los datos de este archivo en la hoja de
Excel y podrs hacer cualquier clculo u operacin con estos datos,
crear grficos, etc.
Otra posible utilidad de esta caracterstica de Excel es completar
la informacin de un archivo XML.
Por ejemplo, imagnate que en el archivo XML de origen con los
datos de una factura (nmero, cliente, direccin, artculos, etc.)
no estuviera disponible la informacin de los totales de la
factura (subtotal, impuestos, total de la factura, etc.).
10
XML y Excel
En este caso, en las celdas de totales de la hoja de Excel

tendras las frmulas que los calculasen, y tendras que tener en
cuenta que no deberas asignar los campos de los totales del
esquema XML a las celdas de la hoja de clculo.
Cuando hubieras importado los datos, podras ver en las celdas
de totales de la hoja los valores correspondientes, que habran
sido calculados por Excel.
Si a continuacin quisieras exportar estos datos calculados
junto al resto de datos del archivo XML, tendras que asignar los
campos XML a las celdas de totales y exportar los datos, con lo
que estos datos calculados por Excel se exportaran al formato
XML y podran ser vistos y utilizados por otras aplicaciones que
soportaran el formato XML.
4. ABRIR DOCUMENTOS XML
ara acabar con la leccin, veremos otra de las posibilidades de

Excel: abrir documentos en formato XML.
El formato de
los archivos
de la versin
anterior (Excel
2007) tambin
est basado en
XML, mientras
que los de
versiones ms
antiguas no.
El formato por defecto de los documentos de Excel 2010 est

basado en XML, por lo que, al abrir un libro guardado de esta manera,
se abrir directamente en Excel, mostrando el contenido del documento.
Sin embargo, si abres documentos XML "normales", podrs hacerlo de
varias maneras.
Al abrir un documento XML desde Excel (es decir, con extensin
xml), desde la opcin Abrir desde la vista Backstage, aparecer el
siguiente cuadro de dilogo:
Si utilizas el panel de tareas Origen XML (o sea, seleccionando la

tercera opcin del cuadro de dilogo), debers ver los datos del archivo
XML como acabamos de ver: arrastrando los elementos a las celdas de
la hoja de clculo para asignarlos a celdas e importando los datos.
Si, por el contrario, abres el archivo como un libro de slo lectura
(segunda opcin), podrs ver los datos directamente en Excel, pero
perders la estructura del archivo.
11
XML y Excel
La primera opcin (abrir el archivo como una tabla XML) abre el

archivo en un libro nuevo de Excel, creando automticamente el
esquema XML y su correspondiente asignacin XML, en caso de que el
archivo XML no haga referencia a ningn esquema XML ya existente.
Entonces podrs trabajar con estos datos, crear grficos o

resmenes con ellos, exportarlos, importar nuevos datos desde otro
archivo XML que siga esta misma estructura, etc.
de la ficha Programador sirve para
El botn
actualizar los datos de la asignacin XML, obteniendo estos datos del
ltimo fichero importado, mientras que con
eliges el archivo
XML del que obtendrs los datos.
12
Formularios
1. ELEMENTOS DE FORMULARIOS
a sabes que Excel puede mostrarte los datos de una lista a

travs de un formulario de datos. Este formulario de datos es
un cuadro de dilogo donde cada columna de la lista es tratada como un
campo, mientras que cada una de las filas se trata como un registro.
Para mostrar una lista de datos como un formulario, utiliza el botn
. Recuerda que este botn no se encuentra en ninguna
Formulario
ficha de la Cinta de opciones, pero que puedes aadirlo a la barra de
herramientas de acceso rpido si lo necesitas.
A travs del formulario de datos que aparecer al pulsar este botn
puedes desplazarte entre los distintos elementos de la lista, aadir o
cambiar datos, y tambin es posible eliminar una fila de la lista. Incluso
puedes indicar algn criterio o criterios de bsqueda, que te servirn
para buscar un registro en concreto.
Adems de este formulario integrado, tambin puedes crear tus
propios formularios en una hoja de clculo, de forma que puedas
utilizarlos para realizar ciertas acciones en la misma.
Estos formularios podrn incluir varios elementos (listas
desplegables, botones de opcin, casillas de verificacin, barras de
desplazamiento, etc.), y podrs disearlos como desees para adaptarlos a
lo que quieras hacer, de forma que los usuarios de la hoja de clculo los
podrn utilizar para rellenar los datos u obtener ciertos resultados.
Por ejemplo, podras crear un formulario en Excel que tuviera el
aspecto y actuara como un cuadro de dilogo. Los usuarios de la hoja
podran introducir o seleccionar ciertos datos desde este formulario y
obtendran otros valores en funcin de la informacin introducida.
Para crear formularios en una hoja de clculo de Excel se utilizan
las opciones del grupo de comandos Controles, en la ficha
Programador (recuerda que puedes mostrar esta ficha en la Cinta de
opciones desde el cuadro de las Opciones de Excel).
El botn
de este grupo de
comandos Controles tiene los controles que

puedes aadir a tu formulario. En este mbito
de los formularios, un control es un objeto de
interfaz grfica que puede utilizar el usuario
para introducir datos u opciones, seleccionar
una opcin o leer un dato (por ejemplo,
cuadros desplegables, botones de opcin, etc.).
Formularios
Para insertar
un control
tambin
puedes pulsar
y arrastrar en
la hoja de
clculo, de
forma que se
crear el
control con el
tamao que
indiques al
arrastrar.
Para aadir un control, haz clic en el botn correspondiente del

men de este botn y pulsa en la posicin de la hoja de clculo donde
quieras insertarlo.
Vamos a ver los distintos tipos de controles que podemos usar en
Excel. Para seleccionar un elemento entre varios se suele usar un cuadro
. Este control tiene una lista desplegable, desde la que
combinado
podremos seleccionar el elemento que aparecer en el cuadro de texto.
Una vez tenemos el control en la hoja de clculo, tenemos que

establecer sus propiedades. Para ello, pulsa el botn
de la
ficha Programador o elige Formato de control en el men contextual
del control.
En la ficha Control del cuadro de dilogo que se abrir aparecern
unos campos que dependern del tipo de control de que se trate y, a
partir de ellos, podrs indicar ciertas caractersticas sobre su
funcionamiento o su relacin con celdas de la hoja.
Por ejemplo, en un control de tipo cuadro combinado, el campo

Rango de entrada indicar el rango de celdas que tendr los valores
que se mostrarn en la lista desplegable.
2
Formularios
Recuerda que, siempre que tengas que indicar una celda o un rango
de celdas, puedes hacerlo escribiendo la referencia directamente en el
de dicho campo
campo o utilizando el botn Minimizar dilogo
para indicar la celda o celdas con el ratn.
La casilla
Sombreado
3D tambin
aparece en
prcticamente
todos los tipos
de controles, y
sirve para
mostrar el
control de que
se trate con
un efecto de
sombreado
tridimensional.
El campo Vincular con la celda se encuentra en casi todos los

controles y sirve para devolver, en la celda indicada, un valor, segn lo
que hayamos seleccionado o indicado en el control.
Por ejemplo, en el caso de un cuadro combinado, en la celda
indicada en Vincular con la celda se mostrar un nmero, que ser el
ndice del elemento seleccionado en la lista desplegable del control. Es
decir, que si seleccionamos el primer elemento de la lista, en la celda se
mostrar un 1; si seleccionamos el segundo, en la celda aparecer un 2,
y as sucesivamente.
Luego podremos utilizar este nmero en una frmula de otra celda
para realizar los clculos que queramos.
El campo Lneas de unin verticales indica el nmero de lneas
que se mostrarn en la lista desplegable a la vez. Si hay ms elementos a
mostrar, aparecer una barra de desplazamiento vertical.
El control Cuadro de lista
muestra una lista de elementos.
Es parecido a este control Cuadro combinado
que
acabamos de ver, pero no se muestra ningn cuadro de texto.
Adems, en las propiedades de este control, puedes indicar el

modo de seleccin de los elementos de la lista: puedes indicar
si solo se puede seleccionar un elemento a la vez (opcin
Simple) o varios (opciones Mltiple o Extendida).
Con la opcin Mltiple se seleccionarn los elementos de la
lista simplemente pulsando en ellos; para deseleccionar un
elemento, pulsa de nuevo sobre l. La opcin Extendida hace
que, al pulsar en un elemento de la lista, se deseleccionen los
dems; para seleccionar ms de un elemento, utiliza la tecla
o la tecla
En estos dos ltimos casos, la celda que indiques en Vincular

con la celda no se tiene en cuenta, por lo que no puedes
utilizarla para obtener el elemento o elementos seleccionados
en la lista.
Formularios
2. MARCAR OPCIONES
amos a describir ahora otro tipo de controles, que servirn

para sealar o marcar ciertas opciones. Ms adelante veremos
cmo podemos, en funcin de las opciones elegidas en los controles,
realizar unas acciones u otras en la hoja de clculo.
El primero de estos controles son los botones de opcin. Estos
botones suelen estar agrupados, de forma que solo podemos seleccionar
un botn de los existentes en un grupo. Al seleccionar un botn de un
grupo, se deselecciona el resto de botones de opcin de ese mismo grupo.
Por lo tanto, primero hay que aadir a la hoja un control del tipo
cuadro de grupo, que servir para agrupar a los botones de opcin. Para
ello, utiliza la opcin Cuadro de grupo
del men del botn
Hay algunos controles, como este de tipo

cuadro de grupo, que tienen un texto. Para
cambiar este texto, haz clic en l mientras est
seleccionado el control o muestra el men
secundario del control y elige Modificar texto.
Por otra parte, en el control de cuadro de grupo solo puedes
establecer la propiedad del Sombreado 3D, indicando si se ver con un
efecto tridimensional.
Tras crear el cuadro de grupo puedes aadir los controles del tipo
botn de opcin , colocndolos en el interior del cuadro de grupo.
Formularios
Si seleccionas
el primer botn de opcin
de un grupo,
se mostrar
en la celda
vinculada el
nmero 1, si
seleccionas el
segundo botn, el nmero
2, y as sucesivamente.
En las propiedades de este control puedes indicar, en Vincular con

la celda, la celda en la que se devolver la opcin seleccionada y, en el
apartado Valor, el estado inicial del botn de opcin: si estar activado
(opcin Activado) o desactivado (opcin Sin activar).
Al seleccionar un control, en la barra de frmulas se puede ver y
cambiar la celda a la que est vinculado el control.
Si pones dos o ms botones de opcin en un mismo grupo y

estableces la celda vinculada a uno de ellos, automticamente Excel
asigna la celda vinculada a los otros botones del grupo. Es decir, que
para que dos o ms botones de opcin pertenezcan al mismo grupo,
tienen que tener la misma celda en su campo Vincular con la celda.
Por otro lado, ten en cuenta que, una vez has creado un control, si
haces clic sobre l no lo seleccionars, sino que se producir el efecto
que se debe producir al usar el control.
Si quieres seleccionarlo, puedes pulsar con el botn derecho del
para cerrar el men contextual.
ratn sobre l y pulsar la tecla
Otra forma es pulsar sobre l manteniendo pulsada la tecla
.
Esto aadir el control sobre el que pulses a la seleccin actual; entonces
puedes quitar la seleccin del control anterior de la misma forma.
Una vez has seleccionado un
control, puedes moverlo o cambiar
su tamao, arrastrndolo hasta su
nueva ubicacin o arrastrando los
controladores de tamao que
aparecen en las esquinas del control.
Formularios
Al mover un
control o
arrastrarlo, si
mantienes
pulsada la
tecla
, el
control se
alinear con
las lneas de
divisin de las
celdas de la
hoja de
clculo.
Si mantienes pulsada la tecla

al mover un control, solo lo
movers horizontal o verticalmente, mientras que si mantienes pulsada
esta tecla al cambiar su tamao a travs de un controlador de tamao de
esquina, el tamao cambiar manteniendo las proporciones.
Si quieres dejar de seleccionar un control, al terminar de modificarlo,
puedes pulsar la tecla
o pulsar en cualquier celda de la hoja de clculo.
Otra forma de marcar opciones es a travs de una casilla de
verificacin. Este control es parecido a los botones de opcin, pero, a
diferencia de los anteriores, estos controles se usan cuando s que puede
estar activa ms de una opcin a la vez.
3. OTROS CONTROLES
tro control existente en Excel que puedes utilizar en tus hojas

de clculo es el control de nmero o de giro.
Utiliza la opcin Control de nmero

para insertar un
control de este tipo. Este control sirve para ir aumentando o
disminuyendo un valor, segn pulses en la flecha hacia arriba
o hacia abajo.
En las propiedades de este tipo de control, aparte de los tpicos campos
de Vincular con la celda y Sombreado 3D, puedes introducir el valor
mximo y mnimo que podrs indicar con el campo, cunto aumentar o
disminuir el valor al pulsar en las flechas (Incremento) y el valor actual.
Formularios
Tambin
puedes asociar
una macro
al resto de
controles, de
forma que
sta se ejecute
al hacer clic en
ellos o al cambiar el valor
del control.
Para esto, utiliza la opcin
Asignar macro
del men
contextual del
control.
Otros controles que puedes insertar en la hoja son etiquetas o

(que simplemente muestran un texto), barras de
rtulos
(que sirven para elegir un valor de forma parecida al
desplazamiento
control de nmero) o botones .
En el caso de un botn
que se ejecute al pulsar en l.
, tendrs que asociarle una macro para
Las opciones Campo de texto

y Cuadro combinado desplegable
, Cuadro combinado de lista

son de controles de versiones
anteriores de Excel; se incluyen en el men del botn
para que
puedas trabajar con hojas de dilogo de la versin 5.0 de Excel.
4. TRABAJAR CON FORMULARIOS
na vez tenemos el formulario creado con todos los controles

necesarios, hay que aadirle la funcionalidad; es decir, que, al
seleccionar o indicar los valores en el formulario, obtengamos la
informacin que necesitamos.
Por ejemplo, podemos crear un formulario para que el usuario de la
hoja de clculo seleccione ciertos datos (destino, personas, temporada,
etc.), a partir de los cuales obtener el precio de unos billetes de avin, en
funcin de estos datos y segn una lista de precios.
Para ello, utilizaremos las celdas vinculadas con los controles del
formulario para, a partir de los valores que tengan estas celdas, hacer
una cosa u otra.
Formularios
Para obtener informacin a partir del elemento seleccionado en un

cuadro combinado se suele utilizar la funcin INDICE, que se
encuentra en la categora de funciones de Bsqueda y referencia.
Ya conoces esta funcin; recuerda que sirve para devolver un valor
de una matriz o de un rango de celdas en funcin del nmero de fila y
de columna que indiquemos.
Como al seleccionar un elemento en la lista de un cuadro
combinado se muestra en la celda vinculada el ndice de dicho
elemento, utilizaremos este valor en la funcin INDICE.
z INDICE(Matriz;Nmero_de_fila;Nmero_de_columna)
Te recuerdo los argumentos de la funcin: en el primer argumento
indicamos la matriz o el rango de celdas de donde vamos a
obtener la informacin, mientras que en los otros dos argumentos
indicamos el nmero de fila y nmero de columna en ese rango
del que se va a devolver el valor.
Si el primer argumento solo tiene una fila o una columna, solo
hace falta indicar la columna o la fila de la que obtendremos el
dato; el otro argumento es opcional.
Por ejemplo, si en un cuadro combinado hemos seleccionado el
destino de un viaje (obtenido desde las celdas A4:A13 de una hoja) y
queremos obtener el precio a partir de los datos de esa misma lista,
podemos introducir en una celda la frmula =INDICE(B4:B13;F3),
donde B4:B13 es el rango de celdas desde donde obtendremos la
informacin y F3 es la celda vinculada al cuadro combinado (fjate
cmo F3 indicar el nmero de fila del que obtendremos el precio).
De esta forma, en la celda en la que hemos escrito la frmula

tendremos el precio del viaje al destino seleccionado.
Formularios
Ten en cuenta que la funcin INDICE tiene dos sintaxis. En el

caso que nos ocupa, para obtener informacin a partir de la seleccin de
un cuadro combinado, hemos utilizado la primera de ellas.
Consulta la ayuda de Excel si quieres ms informacin sobre la

otra sintaxis de esta funcin.
En el caso de botones de opcin o casillas de verificacin, se suele
utilizar la funcin SI. Esta funcin realiza una accin u otra, en funcin
de si se cumple una condicin dada o no.
Primero se analiza la condicin indicada en el primer argumento.
Si se cumple, la funcin devuelve lo que se indique en el segundo
argumento; si no se cumple la condicin, devuelve lo que se
indique en su ltimo argumento.
En la celda vinculada de un grupo de botones de opcin, se
muestra el valor 1 si seleccionas el primer botn de opcin del grupo, 2
si seleccionas el segundo botn del grupo, 3 si seleccionas el tercero, y
as sucesivamente.
Por lo tanto, en una funcin SI para comprobar lo que hemos
seleccionado en un grupo de botones de opcin podemos comprobar el
valor de la celda vinculada y realizar una accin u otra.
Por ejemplo, la frmula =SI(C2=1;15;0) comprobar si hemos
seleccionado la primera opcin de un grupo de botones de opcin, en
cuyo caso devolver el valor 15. Si no hemos seleccionado la primera
opcin, en la celda en la que est la frmula se ver el valor 0.
Formularios
Si queremos introducir una frmula para comprobar la opcin

seleccionada en caso de que existan ms de dos posibles opciones en el
grupo, tenemos que anidar varias funciones SI: en cada una de ellas
comprobamos un valor posible, devolviendo el valor adecuado en caso
de que hayamos seleccionado esa opcin y ejecutando otra funcin SI
en caso de que no hayamos seleccionado esa opcin, hasta comprobar
todas las posibilidades.
La funcin SI en este caso podra ser de la siguiente forma:

=SI(D2=1;0;SI(D2=2;8,64;13,17)). Primero comprobamos si la celda
D2 (la celda vinculada de los botones de opcin) es igual a 1 (es decir,
hemos seleccionado la primera opcin), en cuyo caso devolveremos el
valor 0. En caso contrario, hay otra funcin SI, donde se comprueba si
la celda vinculada es igual a 2, lo que significar que hemos
seleccionado la segunda opcin y devolvemos el valor 8,64.
En caso contrario, significar que la celda D2 no es igual ni a 1 ni a

2, por lo que la nica opcin que nos queda es que hayamos
seleccionado la tercera opcin, y devolvemos el valor 13,17.
En el caso de una casilla de verificacin, en la celda vinculada se
muestra el valor VERDADERO, si activamos la casilla, o el valor
FALSO, si no la activamos.
En funcin de este valor, puedes escribir una frmula en una celda
que realice una cosa u otra.
10
Formularios
Una vez has diseado el formulario, has introducido las frmulas y

has comprobado que todo funciona correctamente, puedes realizar las
mejoras en cuanto a la presentacin que consideres oportunas (tamaos,
colores, posicin, etc.). Tambin puedes, por ejemplo, ocultar las lneas
de divisin de la hoja de clculo (recuerda que esto se puede hacer
desde la ficha Diseo de pgina de la Cinta de opciones).
Para mejorar ms la presentacin del formulario tambin puedes
poner las celdas vinculadas a los controles en otra hoja distinta a la que
est el formulario, para no sean visibles por el usuario. Finalmente,
podras proteger los elementos que quisieras que los usuarios no
modificaran, compartir el libro...
Aparte de estos controles de formulario,
en el men del botn
existe otro
tipo de controles, llamados controles

ActiveX.
Este tipo de controles son parecidos a
los
controles
de
lenguajes
de
programacin
(como
el
lenguaje
Microsoft Visual Basic) y se les tiene que aadir la funcionalidad
a travs de macros o secuencias de comandos escritas en el
lenguaje Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Este tipo de controles tambin puede responder a eventos del
usuario (es decir, que pueden hacer acciones cuando el usuario
coloque el cursor del ratn sobre ellos, cuando el cursor salga
de encima de ellos, cuando se pulse en ellos, etc.). Cuando un
usuario utiliza un control ActiveX, se ejecutar el cdigo que
hayas indicado para procesar todos los eventos que sucedan.
Al hacer clic con el botn derecho sobre un control ActiveX,
aparece el comando Propiedades y no se muestra la opcin
Asignar macro. De esta forma puedes distinguir un control
ActiveX de un control de formulario. Si no aparece ningn
men contextual al pulsar con el botn derecho sobre un
control, entonces tambin se trata de un control ActiveX.
11
Uso de funciones comunes (I)

1. VARIAS FORMAS DE HACER LO MISMO
amos a ver varias hojas de clculo "tpicas", que servirn para

ilustrar problemas que te puedes encontrar en tu trabajo diario.
Estudiaremos varias funciones comunes que se suelen usar en estos

casos. Algunas de ellas ya las conoces, por lo que esto te puede servir
para repasarlas o para ver otros posibles usos.
Por ejemplo, vamos a ver cmo podramos crear una hoja de
clculo para reflejar un extracto de una cuenta corriente bancaria. La
hoja debera mostrar de alguna forma los conceptos y su fecha, adems
del importe que se debe reflejar en la cuenta.
Podramos disear una hoja similar a la siguiente:
Si el importe es a ingresar en la cuenta, en la columna Importe

figurar con signo positivo, mientras que si el importe es a extraer de la
cuenta, aparece con signo negativo.
Ahora tendramos que introducir en las celdas de la columna Saldo las
frmulas necesarias para calcular el saldo de la cuenta en cada momento.
Empezaramos con la frmula de la celda D9 y, despus,
podramos utilizar el controlador de relleno para extender esa frmula
en el resto de celdas de la columna.
Como ya podrs suponer, el saldo en esta celda es el saldo que
tena la cuenta en la fila anterior sumado a la cantidad que figura en la
columna Importe de la fila actual.
Esta frmula tambin servira en las filas que restan una cantidad
del saldo, ya que el signo negativo del importe hara que se restara el
importe del saldo.
De esta forma, en la celda D9 podras introducir la frmula
=D8+C9 y copiar la frmula en las celdas de debajo con su controlador
de relleno, para poder ver el saldo en cada fila.
Como las referencias de las celdas en la frmula son relativas, al

arrastrar el controlador de relleno la frmula se ir actualizando en cada
fila.
Sin embargo, quiero llamar tu atencin sobre un aspecto: sta no es
la nica forma en la que podemos disear y crear nuestra hoja de clculo.
Por ejemplo, otra forma en la que podemos reflejar la misma
informacin es distribuir los importes en dos columnas, segn sean a
ingresar o restar de la cuenta. En este caso, tenemos los importes a
aadir en la cuenta en la columna Importe haber, mientras que los
importes a extraer de la cuenta estn en Importe debe.
La frmula que calculara el saldo en una fila tendra que obtener el
saldo anterior, sumarle el importe de la columna haber actual y restar el
importe de la columna debe actual.
La frmula de la celda E9 es =E8+D9-C9 y, de la misma forma
que antes, puedes copiarla en el resto de celdas utilizando su controlador
de relleno.
2
Evidentemente, el resultado de la columna Saldo es el mismo que

en el caso anterior.
Incluso se nos puede ocurrir otra forma para solucionar el mismo
problema: indicar, en una columna Debe/Haber, si el importe se debe
sumar al saldo (con una h: haber) o se debe restar al saldo (con una d:
debe).
En este caso, utilizaremos la funcin SI en esta celda para

comprobar si debemos sumar o restar el dato de la columna Importe al
saldo anterior.
En la funcin SI, la condicin que comprobaremos es si el valor de la

celda de la columna Debe/Haber es igual a h (haber), en cuyo caso
sumaremos el importe al saldo anterior. Si no se cumple esta condicin, el
importe es a extraer de la cuenta, por lo que lo restaremos del saldo anterior.
Otra cosa que podramos hacer es mejorar el aspecto de la hoja. Por

ejemplo, podramos hacer que, si el importe es a extraer de la cuenta, se
muestre de otra forma. Para esto utilizaremos el formato condicional.
Recuerda que para esto debers seleccionar las celdas en las que
quieres aplicar el formato y acceder a la opcin adecuada del men del
botn
, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones.
Por ejemplo, podras crear una nueva regla en la que indicaras una
condicin parecida a la utilizada en la funcin SI, pero, en este caso,
comprobando si el importe es a extraer de la cuenta (en la columna
Debe/Haber habr una d), para aplicar otro formato en este caso (por
ejemplo, mostrar el importe en color rojo y en cursiva).
Lo que quiero que veas en estos ejemplos es que podemos hacer lo

mismo de varias formas, con unas funciones u otras, dependiendo de
nuestros gustos o de aquello a lo que estemos ms acostumbrados.
En los ejemplos que te he mostrado hemos obtenido el saldo en
cada momento, pero en cada uno hemos utilizado unas frmulas
diferentes, dependiendo del diseo y de la organizacin de los datos.
Adems, ten en cuenta que, cuando tengas que crear una hoja de
clculo para realizar algn trabajo, primero debers plantearte su diseo
y los datos que necesitars, ya que, en funcin de cmo la diseemos,
deberemos introducir unas frmulas u otras.
Un mal diseo inicial de la hoja de clculo puede hacer que no
podamos o que nos sea muy difcil obtener los resultados deseados.
2. CONTAR CELDAS EN BLANCO
amos a ver una funcin que te puede ser til en algunos casos:
la funcin CONTAR.BLANCO.
Para explicar el uso de esta funcin, supondremos que queremos

crear un libro de Excel para llevar un control de las pistas de tenis que
reservan los socios en un club de tenis.
Se disponen de cuatro pistas en el club y, cuando una persona
reserva una pista para una determinada hora, lo apuntamos en este libro.
En este libro tendremos una hoja para cada da de la semana (lunes,

martes, mircoles...), con el mismo diseo que la que te muestro.
Pues bien, en funcin de los datos que hayamos introducido en las
hojas de las reservas diarias, queremos obtener un resumen de las pistas
libres que tenemos durante la semana.
Aparte de las
celdas en blanco, la funcin
CONTAR.
BLANCO tambin cuenta
las celdas con
frmulas que
devuelven
texto vaco (" ").
Por otra parte,
las celdas que
tienen un
valor cero (0)
no se cuentan.
Para ello utilizaremos la funcin CONTAR.BLANCO, que sirve

para contar las celdas en blanco que hay en un determinado rango de
celdas, que le pasamos como argumento. Esta funcin se encuentra en la
categora de funciones Estadsticas.
Por ejemplo, en la celda B6 la funcin debera contar las celdas en
blanco que hay en la fila correspondiente de la hoja del lunes para
obtener las pistas libres en ese horario.
Recuerda
tambin que,
si el nombre de
la hoja tiene
algn espacio
en blanco o
algn carcter
que no sea
letra ni nmero
(el signo -,
algn signo de
puntuacin,
etc.), hay que
poner el nombre de la hoja
entre comillas
sencillas (por
ejemplo:
=CONTAR.
BLANCO('Hoja
del martes'!
B4:E4)).
Esta funcin CONTAR.BLANCO solo tiene un argumento, que

es el rango de celdas donde buscar para contar las celdas en blanco.
Introduciendo las frmulas en las celdas y utilizando el controlador
de relleno para extenderlas, podrs obtener la informacin deseada.
Puedes introducir las frmulas como ms te guste. Si conoces la
ubicacin de las celdas o rangos de celdas, puedes escribirlas
directamente, pero recuerda que tambin puedes utilizar el ratn para
sealar las celdas que utilices en la frmula.
Recuerda cmo hacemos referencia a las celdas de otra hoja:
ponemos el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamacin (!) y
de la celda o celdas.
Una vez tienes las funciones CONTAR.BLANCO en las celdas

adecuadas, puedes calcular el nmero total de pistas libres por das y
por horarios con la funcin de suma automtica de Excel (recuerda que
esto se puede hacer desde el botn Suma
de la ficha Inicio o con
de la ficha Frmulas).
En este caso, para obtener las sumas en las filas y las columnas a la
vez, debers seleccionar las celdas que tienen los datos a sumar y las
celdas en blanco donde se colocarn los resultados antes de pulsar
cualquiera de estos dos botones (en esta hoja deberas seleccionar el
rango de celdas B6..G13).
De esta forma podremos ver un resumen de las pistas libres. Esto
nos puede ayudar a ver de un vistazo qu da hay alguna pista libre para
un determinado horario, en qu horario se suelen usar ms las pistas, etc.
Aparte de esta funcin, tambin estn disponibles en Excel las
funciones CONTARA, que cuenta el nmero de celdas que no
estn vacas en el rango que le pasemos como argumento, y
CONTAR, que cuenta el nmero de celdas que tienen nmeros
(es decir, que no contar las celdas vacas, texto, valores
lgicos o valores de error).
Otras funciones que te pueden ser tiles son la funcin ES.PAR
y ES.IMPAR, que sirven para comprobar si el nmero que le
pasamos como argumento es par o impar, respectivamente.
Por otro lado, tambin dispones de las funciones ES, que sirven
para comprobar el tipo del argumento que le pasamos y devolver
VERDADERO o FALSO. Entre estas funciones tenemos:
ESBLANCO(valor): devuelve VERDADERO si el argumento
valor se refiere a una celda vaca.
ESNUMERO(valor): devuelve VERDADERO si valor se
refiere a un nmero.
ESTEXTO(valor): comprueba si su argumento se refiere a
un texto.
ESNOTEXTO(valor): devuelve VERDADERO si su argumento

se refiere a cualquier elemento que no sea texto (por ejemplo,
un nmero, un valor de error, e incluso una celda vaca).
ESLOGICO(valor): en este caso se comprueba si valor se
refiere a un valor lgico.
ESERROR(valor): comprueba si el argumento se refiere a
algn valor de error.
3. CONSOLIDAR CON REFERENCIAS 3D
tro tipo de problema comn que nos podemos encontrar

trabajando con Excel es consolidar los datos que tenemos en
distintas hojas de clculo.
Cuando decimos consolidar, nos referimos a reunir, resumir o
juntar en un solo lugar la informacin que tenemos colocada en distintos
sitios (por ejemplo, en distintas hojas de clculo), para poder mostrar o
analizar de un vistazo toda esa informacin. Es decir, reunir o resumir
en una hoja los datos que hay en otras hojas distintas.
Ya sabes que puedes consolidar datos de distintas hojas de clculo
utilizando el comando
, que est en la ficha Datos de la
Cinta de opciones. Sin embargo, otro mtodo potente y flexible para
consolidar datos es utilizar frmulas que hagan referencia a cada rango
de celdas que vayamos a combinar.
Por ejemplo, imagnate que tenemos un libro en el que
almacenamos, en distintas hojas, las notas de una serie de exmenes de
los alumnos de una clase.
Si el diseo de las hojas donde tenemos las notas (en este caso, las
hojas Examen 1, Examen 2 y Examen 3) es igual, podemos consolidar,
en la hoja Resumen, estos datos de una forma sencilla.
Para calcular las notas medias de los alumnos podemos utilizar la

funcin PROMEDIO.
Lo primero que se nos puede ocurrir es ir indicando las distintas
celdas que intervendrn en el clculo de la media.
As, en la celda D7 podramos introducir la frmula
=PROMEDIO('Examen 1'!D7;'Examen 2'!D7;'Examen 3'!D7), en la
que indicamos cada una de las notas del primer alumno en las distintas
hojas, para que se calcule la media de todas ellas.
Una referencia
3D se indica
poniendo
primero el
rango de
hojas, con el
signo de dos
puntos (:)
entre la primera y la ltima,
seguido del
signo ! y la
celda o rango
de celdas a
que hacemos
referencia.
Sin embargo, ahora veremos otra forma de hacer esto mismo, a travs
de referencias 3D. Recuerda que una referencia 3D es una referencia a una
celda o a un rango de celdas en un rango de hojas de un libro.
Por ejemplo, una referencia a la celda B8 desde la Hoja1 a la Hoja4
de un libro sera Hoja1:Hoja4!B8. Esto hara referencia a la celda B8 de
las hojas que estn entre las hojas Hoja1 y Hoja4, ambas inclusive.
De esta forma, en la celda D8, por ejemplo, podramos introducir
la frmula =PROMEDIO('Examen 1:Examen 3'!D8). Fjate cmo en
el argumento de la funcin PROMEDIO indicamos la referencia a la
celda D8 en las tres hojas de notas.
Si lo hacemos as y aadimos una hoja ms entre la hoja Examen 1
y la hoja Examen 3, el contenido de la celda D8 de esta nueva hoja
tambin se tendra en cuenta para calcular la nota media.
4. ANIDAR FUNCIONES SI
ara completar la hoja resumen de las notas, nos falta obtener

los datos de la columna Evaluacin. En esta columna
pondremos un texto que indique el resultado final de la evaluacin del
alumno, en funcin de la nota media de los exmenes.
Si la nota media es menor que 5, la evaluacin ser Insuficiente, si
la nota media es mayor que 5 pero menor que 6, la evaluacin es
Suficiente, si est entre 6 y 9, la evaluacin es Notable, mientras que si
es mayor que 9, ser Sobresaliente.
10
Ya te imaginars que vamos a utilizar la funcin SI para obtener el

valor de la Evaluacin a partir de la Nota media. En estos casos en que
hay varias condiciones, podemos encadenar una funcin SI tras otra, de
forma que vayamos comprobando todos los casos posibles.
Puede ser til que dibujes un esquema para ver todas las
posibilidades. De esta forma, podrs seguir los pasos y comprobar que
las condiciones son las correctas y que no te dejas ninguna opcin,
adems de ayudarte en la creacin de la frmula.
En este caso, podemos empezar viendo qu ocurre si la nota media

es menor que 5. En este primer paso, la evaluacin es Insuficiente.
En caso contrario (es decir, si la nota media es mayor o igual que
5), tendramos dos posibles casos ms: si la nota media es menor que 6,
la evaluacin es Suficiente, mientras que si es mayor o igual que 6,
tenemos que seguir con el esquema.
Si hemos llegado hasta este paso, podemos dividir los casos
posibles en dos (nota media menor que 9 o mayor o igual que 9), cada
uno de los cuales tiene su evaluacin correspondiente (Notable y
Sobresaliente, respectivamente).
Una vez tenemos el esquema completo, podemos crear la frmula
que calcule la evaluacin, utilizando las funciones SI que sean
necesarias.
Por ejemplo, para obtener la evaluacin en la celda E7, teniendo en
cuenta que la nota media est en la celda D7, la frmula podra ser
=SI(D7<5;"Insuficiente";SI(D7<6;"Suficiente";SI(D7<9;"Notable";
"Sobresaliente")))
11
Fjate en la frmula: primero comprobamos si la nota media es

menor que 5, en cuyo caso la evaluacin es Insuficiente (esto
equivaldra al primer paso del esquema): =SI(D7<5;"Insuficiente";...
Ten en cuenta
que podemos
anidar hasta
64 funciones
SI, introduciendo funciones SI en
los distintos
argumentos
de una funcin
SI (tanto en su
argumento
valor_si_se_
cumple como
en valor_si_
no_se_cumple).
De esta forma
podemos
crear pruebas
bastante
complejas.
En caso contrario (es decir, si la nota media es mayor o igual que

5), seguimos con el esquema y con la frmula. La siguiente funcin SI
sera la relacionada con el segundo paso del esquema, en el que
comprobamos si la evaluacin es Suficiente, en cuyo caso devolvemos
este valor: ...SI(D7<6;"Suficiente";...
La ltima funcin SI comprueba la ltima condicin del esquema
que hemos dibujado: ...SI(D7<9;"Notable";"Sobresaliente")))
Si tienes algn problema para entender esta frmula, recuerda el
comportamiento de la funcin SI: comprueba la condicin y, si se
cumple, devuelve lo que indica el argumento valor_si_se_cumple;
si no se cumple, devuelve lo que indica su tercer argumento.
Para terminar de entenderlo, te aconsejo que intentes comprobar el
funcionamiento de la frmula, viendo qu ocurre para diferentes valores
de la nota media. Sigue el esquema para cada valor a probar, tras lo que
puedes comprobar el resultado de la frmula.
Una vez que ya hemos averiguado la frmula, solo nos faltara
introducirla en la celda adecuada; recuerda que despus podrs utilizar
el controlador de relleno para copiar la frmula de una celda en el resto
de celdas de la columna.
Si escribes la frmula directamente, puede serte til la caracterstica

que tiene Excel que hace que, al cerrar un parntesis, se resalte durante un
momento el parntesis de apertura relacionado con el que acabas de
escribir. Esto te puede ayudar para comprobar que escribes correctamente
la frmula y que los parntesis estn adecuadamente emparejados.
12
Uso de funciones comunes (II)

1. CALCULAR TOTALES CON FRMULAS
n esta leccin seguiremos estudiando el uso de frmulas y

funciones que te servirn para resolver distintos tipos de
problemas comunes en hojas de clculo.
En este caso, supn que tenemos una tabla de datos con la
informacin que una empresa de venta de ordenadores y material
informtico ha ido introduciendo al realizar las distintas ventas, a lo
largo del primer trimestre del ao.
Como ves, en la tabla figura la fecha de la venta, los datos del

artculo vendido, la cantidad de artculos vendidos y el precio total de
dicha venta. Fjate que hay distintos tipos de artculos: ordenadores,
impresoras, consumibles, etc.
Podramos obtener ciertos resmenes acerca de estos datos filtrando
la lista o utilizando la herramienta de subtotales de que dispone Excel.
Por ejemplo, podramos calcular qu cantidad hemos ganado vendiendo
artculos del grupo de impresoras o durante el mes de enero.
Una forma ms flexible de hacer esto es utilizando funciones. De
esta forma se podrn obtener subtotales de la forma que deseemos.
Vamos a ver cmo podramos mostrar los subtotales de ventas en

la hoja Resumen de este libro, a partir de los datos de la tabla anterior.
Por ejemplo, en la celda B5 tendramos que mostrar el total de
ventas realizadas para todos los artculos del grupo Ordenadores. Para
esto podramos utilizar la funcin SUMAR.SI.
z SUMAR.SI(rango;criterio;sum_rango)
Recuerda el funcionamiento y los argumentos de esta funcin: se
utiliza para sumar solo los valores de un rango de celdas que
cumplen un determinado criterio. En el primer argumento se
indica el rango de celdas a evaluar segn el criterio indicado en el
segundo argumento, mientras que el tercer argumento indica el
rango de celdas que tiene los datos que vamos a sumar.
Es decir, que las celdas que se indican en el argumento
sum_rango se van a sumar solo si las celdas correspondientes del
rango (primer argumento) cumplen el criterio.
Si introducimos esta funcin en la celda B5, y tal como tenemos
distribuidos los datos en el libro, tendramos que indicar los siguientes
argumentos:
El primer argumento debe indicar el rango de celdas a evaluar, es

decir, las que tienen los datos por los que vamos a filtrar o a seleccionar
los registros que se sumarn. Este rango de celdas ser el conjunto de
celdas que tiene los grupos de artculos vendidos, en la hoja
correspondiente (Artculos vendidos).
En el segundo argumento podramos escribir directamente el texto
Ordenadores, para que filtrara segn este texto. Sin embargo, como
tenemos indicado este texto en la celda de la izquierda (la celda A5),
podemos incluir una referencia a dicha celda.
En el tercer argumento se indican las celdas a sumar, en caso de

que se cumpla la condicin. Estas celdas se encuentran en la columna
Subtotal de la lista de la hoja Artculos vendidos, que es la columna G.
Otra forma
para que las
referencias a
las celdas no
se actualicen
al copiar la
frmula puede
ser asignando
nombres a
los rangos de
las columnas
de la lista y
utilizar estos
nombres como
referencias en
la frmula.
Por ejemplo:
=SUMARSI
(RangoGrupo;
A5;RangoSubtotal).
Ten en cuenta una cosa: si en este momento utilizamos el

controlador de relleno para copiar la frmula en las celdas de debajo,
las referencias a las celdas y rangos de celdas se actualizaran, con lo
que los rangos del primer y tercer argumento cambiaran, cuando esto
no debe ser as.
Para solucionar esto, podemos transformar las referencias a estos
rangos de celdas de relativas a absolutas. Recuerda que podemos hacer
esto situndonos en la referencia adecuada de la frmula y pulsando la
tecla
hasta que la referencia sea la adecuada.
De esta forma, la frmula de la celda B5 se quedara como
=SUMAR.SI('Artculos
vendidos'!$C$4:$C$58;A5;'Artculos
vendidos'!$G$4:$G$58), y podramos utilizar el controlador de relleno
para extender esta frmula a las celdas inferiores.
Una funcin similar a esta es SUMAR.SI.CONJUNTO, que

suma las celdas que cumplan varios criterios, en lugar de uno
solo. La sintaxis de esta funcin es:
SUMAR.SI.CONJUNTO(sum_rango;rango1_criterio;
criterio1;rango2_criterio;criterio2...)
Al igual que en la funcin SUMAR.SI, el argumento
sum_rango indica el rango de celdas que tiene los datos a
sumar, aunque ten en cuenta que, en este caso, aparece en
primer lugar.
A continuacin aparecen los rangos de celdas a evaluar y sus
criterios correspondientes. Como ves, es muy parecida a la
funcin
SUMAR.SI,
salto
que
esta
funcin
SUMAR.SI.CONJUNTO permite introducir varios criterios;
cada celda de sum_rango solo se sumar si todos los
criterios correspondientes son verdaderos para dicha celda.
Ten en cuenta tambin que cada uno de los argumentos
criterio debe tener el mismo tamao y forma que el
argumento sum_rango.
2. TOTALES CON CRITERIOS
magnate que ahora queremos obtener, en nuestra hoja de

resumen, los subtotales de ventas por meses, en lugar de por
grupos de artculos.
En este caso, el criterio por el que tenemos que filtrar los registros
a sumar es un poco ms complejo que en el caso anterior: ya no se trata
de sumar los registros cuyo valor en cierto campo sea igual a otro valor
dado, sino que tiene que estar comprendido entre dos valores (en el
primer caso, entre el primer y el ltimo da del mes de enero).
Ahora ya no nos valdra la funcin SUMAR.SI, sino que tenemos
que utilizar una funcin que permita unos criterios ms complejos:
usaremos la funcin BDSUMA.
4
Recuerda que esta funcin pertenece al grupo de funciones de

bases de datos, que seleccionan los registros a travs de un rango de
criterios existente en la hoja de clculo, similar al usado en los filtros
avanzados.
Aqu te indico todas las funciones de que dispone Excel en la
categora de bases de datos:
BDPROMEDIO: calcula el promedio o media de una serie de
nmeros.
BDCONTAR: cuenta el nmero de celdas que tienen
nmeros.
BDCONTARA: cuenta el nmero de celdas que tienen algn
valor (es decir, que no estn en blanco).
BDEXTRAER: obtiene un nico registro de la lista, segn los
criterios. Si hay ms de un registro que cumple los criterios
o no hay ninguno que los cumpla, la funcin devuelve un
valor de error.
BDMAX: encuentra el valor mximo.
BDMIN: encuentra el valor mnimo.
BDPRODUCTO: multiplica los valores de una columna de la
lista.
BDDESVEST: calcula la desviacin estndar, teniendo en
cuenta que los datos de la lista son una muestra de la
poblacin total.
BDDESVESTP: calcula la desviacin estndar, basndose en
toda la poblacin de datos.
BDSUMA: suma los nmeros de una columna de la lista.
BDVAR: calcula la varianza, basndose en una muestra de
la poblacin.
BDVARP: calcula la varianza, teniendo en cuenta que los
datos de la lista representan el total de la poblacin.
Todas estas funciones tienen tres argumentos, que indican el
rango de celdas de la lista o base de datos que contiene los
datos, incluyendo la fila de ttulos, el ttulo de la columna de
dicha lista o base de datos del campo que queremos resumir
(sumar, promediar, calcular el valor mximo, etc.) y el rango de
celdas donde estn situados los criterios.
Por lo tanto, primero tienes que introducir en la hoja de clculo el

rango de criterios. Recuerda que en un rango de criterios tienes que
escribir una fila con los ttulos de los criterios y, por lo menos, una fila
con criterios. Estos ttulos de criterios deben ser iguales a los ttulos de
las columnas de la lista con la que vamos a trabajar.
Como en este caso vamos a seleccionar los artculos a sumar segn

la fecha, puedes ver que el ttulo de la columna en la tabla de la hoja
Artculos vendidos es, justamente, Fecha, por lo que el rango de
criterios podra quedar como sigue:
Si pones los
criterios en
distintas filas,
indicars que
se debe cumplir
uno u otro: con
que se cumpla
uno ya ser
suficiente para
que se incluya
en los datos a
sumar.
Tambin puedes introducir

en el segundo
argumento de
la funcin
BDSUMA un
nmero, que
indicar la
posicin en la
lista o tabla
de datos de
la columna:
1 para la
primera columna, 2 para
la segunda
columna, etc.
Al introducir los criterios en la misma fila, indicamos que se deben

cumplir todos ellos. O sea, que la fecha de venta del artculo deber
estar incluida entre estas dos fechas.
A partir de estos criterios ya podemos introducir la funcin
BDSUMA con los argumentos adecuados en la celda E5.
El primer argumento es el rango de celdas que contiene los datos,

incluyendo la fila de ttulos; como ves, se indica un rango que engloba a
toda la tabla de datos.
El segundo argumento es el nombre de la columna que tiene los
datos que quieres sumar (en este caso, sumaremos los datos que hay en
la columna Subtotal de la tabla de datos), mientras que en el tercer
argumento indicamos el rango de criterios (fjate que los hemos
colocado en la parte inferior de la hoja).
Para obtener los subtotales para el resto de meses tendramos que
actuar de la misma forma: creando un rango de criterios e indicrselo en
la funcin BDSUMA.
En estos tres casos, lo nico que cambiara en la frmula de cada
celda sera el rango de criterios que se tendran en cuenta en la funcin
BDSUMA. Segn sean los criterios, sumaremos unos artculos u otros y
obtendremos el valor deseado.
En la celda E9 simplemente sumamos todas las cantidades. Da lo

mismo sumar las cantidades de la venta por grupos o por meses: el
resultado es el mismo.
3. CONDICIONES
l siguiente ejemplo nos servir para describir otra situacin

"tpica" en las hojas de clculo.
En la hoja Artculos de este libro tenemos una lista de artculos,

agrupados segn su grupo o categora.
Fjate en que cada artculo tiene un cdigo diferente, que identifica

claramente al artculo en cuestin. Utilizaremos este cdigo ms
adelante para hacer referencia a los artculos.
La tarea que nos proponemos ahora es crear un modelo de factura
para nuestra empresa en el que podamos introducir estos artculos.
Por ejemplo, podramos introducir los textos, formatos e imgenes
adecuados para crear una factura similar a la que te muestro a
continuacin. Tras esto nos faltara introducir las frmulas en las celdas
adecuadas; vamos a ver cmo lo podramos hacer.
Empezaremos viendo la frmula de las celdas de la columna Total.

En la celda E10 crearamos una frmula que multiplique la cantidad por
el precio unitario del artculo para obtener el total de dicho artculo.
Si introducimos la frmula =A10*D10 en esta celda, logramos el
objetivo adecuado. Sin embargo, esta frmula tiene el inconveniente de
que, si no hemos introducido ningn artculo en la fila, se muestra el
valor 0 en la columna Total.
Ten en cuenta
que podemos
solucionar este
problema de
varias formas:
utilizando una
frmula que
haga lo indicado o con
otra frmula
distinta, pero
cuyo resultado
final sea el
mismo, a
travs de un
formato personalizado, etc.
La factura no quedar muy bien si en las filas en las que no hay

artculos aparece un cero en esa columna. Por lo tanto, vamos a corregir
la frmula para que el resultado final sea ms esttico.
Una forma de arreglar este problema es utilizar la funcin SI. Por
ejemplo, podemos comprobar si hay algn valor introducido en la
columna de la cantidad. Si hay algn dato, efectuamos la operacin
adecuada; si no lo hay, no hacemos nada.
Con esto, la frmula de la celda E10 quedara como sigue:
=SI(A10<>"";A10*D10;""). Es decir, si el contenido de la celda A10
(que indica la cantidad) es distinto de una cadena vaca, significa que
hemos escrito alguna cosa, por lo que hacemos la operacin.
En este caso, si no introducimos ningn artculo, la celda
adecuada de la columna Cantidad (la columna A) estar vaca. En
la funcin SI, como no se cumple la condicin, se ejecuta el
argumento valor_si_no_se_cumple, por lo que no aparecer nada
en la celda de la columna Total (la columna E).
Una vez introducida esta frmula en la celda E10, podemos utilizar
el controlador de relleno para copiarla en el resto de celdas de la
columna.
Cuando rellenemos la factura con los datos de los artculos e

introduzcamos un valor en la columna Cantidad, entonces se realizar
la operacin indicada en el segundo argumento de la funcin SI,
calculndose el total para cada artculo.
4. BUSCAR REGISTROS
l rellenar la factura, tenemos que introducir los datos de los

artculos de la misma: cdigo, descripcin y precio unitario.
Sin embargo, como hemos dicho antes, con el cdigo podemos

identificar al artculo. Es decir, que podramos hacer que solo
tuviramos que indicar el cdigo y que Excel buscase en la lista y
colocase en la factura la descripcin y el precio del artculo.
Empezaremos viendo la funcin que permite obtener la descripcin
del artculo a partir de su cdigo, que introduciremos en la celda C10.
Esta funcin es CONSULTAV, que se encuentra entre las funciones de
la categora Bsqueda y referencia.
z CONSULTAV(valor_a_buscar;rango;columna;ordenada)
Recuerda lo que hace esta funcin: busca el elemento situado en
su primer argumento en la primera columna de un rango de celdas
(indicado en el segundo argumento) y devuelve el valor que hay
en dicha fila en la columna indicada en el tercer argumento.
Si indicamos
en el ltimo
argumento de
la funcin
VERDADERO,
la lista con los
datos a buscar
debe estar ordenada segn
los valores de
la primera
columna; en
este caso, si no
se encuentra
exactamente el
valor buscado,
se utiliza el valor ms grande
que sea menor
o igual al valor
buscado. Si
este argumento es FALSO,
la funcin
buscar una
coincidencia
exacta.
10
El valor a buscar ser el que indiquemos en la columna Cdigo de

la factura; en el caso de la celda C10, este valor est en la celda B10.
El rango de celdas donde buscaremos ser la lista de artculos que
se encuentra en la hoja Artculos, incluyendo los ttulos de las columnas.
En el tercer argumento indicamos la columna de la que queremos
obtener la informacin, que, en este caso, es la tercera columna de la
lista de artculos.
Para acabar, en el ltimo argumento indicamos FALSO, para que
la funcin busque una coincidencia exacta.
Si introducimos directamente esta funcin, en la celda se mostrar

el valor #N/A. Este valor de error se produce cuando el elemento que
buscamos no se encuentra en el rango de celdas especificado; como an
no hemos indicado ningn cdigo de artculo (celda B10), se muestra
este tipo de error.
Podemos solucionar esta circunstancia de una manera parecida a
como hemos hecho en la frmula de la columna Total: utilizando la
funcin SI para comprobar si hemos introducido algn valor en la
columna del cdigo del artculo.
Tambin es conveniente que cambiemos las referencias al rango de

celdas, de relativas a absolutas, porque de esta manera no tendremos
ningn problema en copiar la frmula en las celdas de debajo de ella
con el controlador de relleno.
11
En la columna Precio escribiramos una frmula prcticamente

igual. Lo nico que cambiara sera la columna que devolvera la
funcin CONSULTAV, que en ese caso sera la cuarta (la que tiene el
precio del artculo).
Para acabar, solo faltara comprobar que realmente funciona todo,

introduciendo la cantidad y el cdigo de algunos artculos en la factura.
Al introducir el cdigo del artculo, las columnas Descripcin y Precio
mostraran automticamente la informacin adecuada. Adems, se
calculara el total en la columna correspondiente.
12
Incluso podras mejorar la hoja protegiendo las celdas de las

columnas Descripcin, Precio y Total y las de los totales de la factura,
para que no las pudiera modificar el usuario. El usuario solo tendra que
introducir los datos de la cantidad y del cdigo del artculo, y la hoja de
clculo se encargara del resto.
Otra funcin similar a esta que hemos utilizado es CONSULTAH:
CONSULTAH(valor_a_buscar;rango;fila;ordenada)
En este caso, busca el valor valor_a_buscar en la fila
superior del rango de datos y devuelve el valor de la
columna correspondiente que hay en la fila indicada en el
tercer argumento.
Usa CONSULTAH cuando los valores que quieras buscar estn
en la fila de arriba de la tabla de datos, mientras que utiliza
CONSULTAV cuando los datos a buscar estn en la primera
columna de la izquierda de la tabla de datos.
Como habrs podido intuir, la H de la funcin CONSULTAH
significa Horizontal, mientras que la V de CONSULTAV significa
Vertical.
Con esto acabamos el curso dedicado a Excel 2010. Espero que te

haya servido para conocer todas las posibilidades de que dispone de esta
hoja de clculo para crear tus propios libros.
13

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ormalmente, las funciones producen un nico resultado. Sin

En lugar de realizar todas estas operaciones, podramos haber

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En este caso, en la celda B8 tenemos la siguiente frmula de

n las frmulas simples, puedes introducir referencias a celdas

Pues bien, en las frmulas de matriz o matriciales tambin tenemos

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Por ejemplo, para incluir la siguiente matriz como constante matricial:

deberas escribir {10\20;30\40}.

Segn esta frmula matricial, hemos sumado las celdas A1:B2 y la

Las operaciones de las frmulas matriciales se hacen celda a celda,

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Por otra parte, si el resultado matricial es ms grande que el rango

Una de las ventajas de las frmulas matriciales es que pueden

3. REFERENCIAS EXTERNAS (VNCULOS)

a sabemos que, en una celda, podemos hacer referencia a

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Por ejemplo: podemos incluir los resultados de varios libros en un

Tambin tienes que tener en cuenta que, al trabajar con libros

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En resumen, que en el libro de destino o dependiente hay una

El libro de destino es donde se ha insertado el vnculo o

Para crear referencias externas, primero tenemos que indicar la

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Aunque puede parecer complicado, la verdad es que la mayora de

Tambin puedes cambiar el tamao de la barra de frmulas

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Por otro lado, puedes cambiar el ancho de la barra de frmulas y del

Si el libro de origen est en otra carpeta, vers la ruta adecuada

En Windows XP, la carpeta con los documentos propios del

Finalmente, indicarte tambin que, al abrir un libro que tiene

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Desde el botn Habilitar contenido de esta barra podramos

4. TRABAJO CON REFERENCIAS EXTERNAS

el mismo modo que se pueden hacer referencias externas a

La sintaxis utilizada es la misma que la vista hasta ahora, con la

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