Material de Capacitacion de Excel

Material de Excel
Funciones
Estas funciones nos permiten realizar operaciones ms complejas y de forma
sencilla, tanto con valores numricos o valores de texto.
Matemticas: sumar si
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango: es el rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios
especificados. Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres,
matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de

texto no se tienen en cuenta.
Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las
celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32" ">32" o "manzanas".
Rango_suma: son las celdas reales que se deben sumar si las correspondientes
celdas incluidas en el rango cumplen los criterios. Si se omite el argumento
rango_suma, las celdas del rango se evaluarn segn los criterios y se sumarn si
cumplen los criterios.
Observaciones
No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamao y forma que rango. Las
celdas reales que se deben sumar se determinan utilizando la celda superior
izquierda de rango_suma como la celda inicial e incluyendo las celdas que
corresponden con el tamao y la forma del rango. Por ejemplo:
Si rango
es
y rango_suma es
las celdas reales

sern
A1:A5
B5:B15
B5:B15
A1:A5
B1:B3
B5:B15
A1:B4
C1:D4
C1:D4
A1:B4
C1:C2
C1:D4
En los criterios se puede utilizar los caracteres comodn de signo de interrogacin

(?) y asterisco (*). El signo de interrogacin corresponde a un solo carcter
cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea
buscar un signo de interrogacin o un asterisco reales, escriba una tilde (~) antes
del carcter que desea buscar.
Ejemplo
A
Valor de propiedad
Comisin
100.000
7.000
200.000
14.000
300.000
21.000
400.000
28.000
Frmula
Descripcin (resultado)
=SUMAR.SI(A2:A5;">160000")
Suma las comisiones correspondientes a los valores de propiedad

superiores a 160.000 (63.000)
=SUMAR.SI(A2:A5;">160000")
Suma los valores de propiedad superiores a 160.000 (900.000)
=SUMAR.SI(A2:A5;"=300000";B
2:B3)
Suma las comisiones correspondientes a los valores de propiedad iguales a

300.000 (21.000)
Estadstica: contar si
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen los
criterios especificados.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango: es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener nmeros, o
nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y
los de texto no se tienen en cuenta.
Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto,
que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden
expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
Observacin
En los criterios se puede utilizar los caracteres comodn de signo de interrogacin
(?) y asterisco (*). El signo de interrogacin corresponde a un solo carcter
cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea
buscar un signo de interrogacin o un asterisco reales, escriba una tilde (~)
delante del carcter que desea buscar.
Ejemplo 1: frmulas CONTAR.SI comunes
2
Datos
3
4
5
manzanas
32
naranjas
54
melocotones
75
manzanas
86
Frmula
=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas")
Nmero de celdas con manzanas en la primera columna

anterior (2)
=CONTAR.SI(A2:A5;A4)
Nmero de celdas con melocotones en la primera columna

anterior (1)
=CONTAR.SI(A2:A5;A3)+CONTAR.SI(A2:A5;A2
)
Nmero de celdas con naranjas y manzanas en la primera

columna anterior (3)
=CONTAR.SI(B2:B5;">55")
Nmero de celdas con un valor superior a 55 en la segunda

=CONTAR.SI(B2:B5;"<>"&B4)
Nmero de celdas con un valor distinto de 75 en la segunda

=CONTAR.SI(B2:B5;">=32")CONTAR.SI(B2:B5;">85")
Nmero de celdas con un valor superior o igual a 32 e inferior o

igual a 85 en la segunda columna anterior (3)
Ejemplo 2: frmulas CONTAR.SI que usan caracteres comodines y tratan con

valores vacos
A
Datos
Datos
manzanas
Yes
naranjas
NO
melocotones
No
manzanas
YeS
Frmula
=CONTAR.SI(A2:A7;"*es")
Nmero de celdas que acaban con las letras "es" en la primera

=CONTAR.SI(A2:A7;"?????es")
Nmero de celdas que acaban con las letras "es" y tienen

exactamente 7 letras en la primera columna anterior (2)
=CONTAR.SI(A2:A7;"*")
Nmero de celdas que contienen texto en la primera columna

anterior (4)
6
7
=CONTAR.SI(A2:A7;"<>"&"*")
Nmero de celdas que no contienen texto en la primera columna

anterior (2)
=CONTAR.SI(B2:B7;"No") / FILAS(B2:B7)
El nmero medio de votos negativos, incluidas las celdas vacas

de la segunda columna anterior, con el formato de porcentaje sin
cifras decimales (33%)
=CONTAR.SI(B2:B7;"S") / (FILAS(B2:B7)
-CONTAR.SI(B2:B7; "<>"&"*"))
El nmero medio de votos positivos, excluidas las celdas vacas

de la segunda columna anterior, con el formato de porcentaje sin
cifras decimales (50%)
Nota
Puede ver el nmero como un porcentaje. Seleccione la celda y, a
continuacin, en la ficha Hoja, en el grupo Nmero, haga clic en Porcentaje
Hora y fecha:
da
Devuelve el da de una fecha, representada por un nmero de serie. El da se
expresa como un nmero entero comprendido entre 1 y 31.
Sintaxis
DIA(nm_de_serie)
Nm_de_serie es la fecha del da que intenta buscar. Las fechas deben
especificarse utilizando la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o
funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008.
Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
Observaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para
que se puedan utilizar en clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de
enero de 1900 es el nmero de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el
nmero de serie 39448, porque es 39.448 das posterior al 1 de enero de 1900.
Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado

diferente.
Los valores que devuelven las funciones AO, MES Y DIA sern valores
gregorianos independientemente del formato de presentacin del valor de fecha
suministrado. Por ejemplo, si el formato de presentacin de la fecha suministrada
es Hijri (calendario Hijri: calendario lunar que se utiliza en los pases islmicos
(tambin conocido como calendario de la Hgira).), los valores devueltos para las
funciones AO, MES Y DIA sern valores asociados con la fecha gregoriana
equivalente.
Ejemplo
A
Fecha
15-abr2008
Frmula
=DIA(A2)
Da de la fecha anterior
(15)
DIA.LAB
Devuelve un nmero que representa una fecha que es el nmero de das
laborables antes o despus de una fecha (la fecha inicial). Los das laborables
excluyen los das de fin de semana y cualquier fecha identificada en el argumento
festivos. Use DIA.LAB para excluir fines de semana o das festivos cuando calcule
fechas de vencimiento de facturas, las fechas de entrega esperadas o el nmero
de das de trabajo realizado.
Sintaxis
DIA.LAB(fecha_inicial;das_lab;festivos)
Importante Las fechas deben especificarse mediante la funcin FECHA o como
resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23)
para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se
escriben como texto.
Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial.
Das_lab es el nmero de das laborables (das que no sean fines de semana ni
das festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor
positivo para el argumento das_lab produce una fecha futura; un nmero
negativo produce una fecha pasada.
Festivos es una lista opcional de una o varias fechas que deben excluirse del
calendario laboral, como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser
un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial (matriz:
utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que
funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un
rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un
grupo de constantes utilizadas como un argumento.) De los nmeros de serie que
representen las fechas.
Observaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para
que se puedan utilizar en clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de
enero de 1900 es el nmero de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el
nmero de serie 39448, porque es 39.448 das posterior al 1 de enero de 1900.
Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado
diferente.
Si uno de los argumentos no es una fecha vlida DIA.LAB devuelve el valor de
error #VALOR!.
Si el argumento fecha_inicial ms el argumento das_lab produce una fecha no

vlida, DIA.LAB devuelve el valor de error #NUM!.
Si el argumento das_lab no es un entero, se trunca.
Ejemplo
A
Descripcin
01-10-2008
Fecha inicial de un proyecto
01-03-2009
Fecha final de un proyecto
26-11-2008
Da festivo
04-12-2008
Da festivo
21-01-2009
Da festivo
Frmula
Descripcin (Resultado)
=DIAS.LAB(A2;A3)
Nmero de das laborables entre las fechas inicial y final

anteriores (108)
=DIAS.LAB(A2;A3;A4)

anteriores, excluido el primer da festivo (107)
=DIAS.LAB(A2;A3;A4:A
6)

anteriores, excluidos todos los das festivos (105)
Notas
Para convertir el rango de celdas utilizado en el ltimo ejemplo para los das
festivos en una constante matricial, seleccione A4:A6 y presione F9.
Texto:
Concatenar: Concatena dos o ms cadenas en una cadena de texto.
Sintaxis
CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirn en un
elemento de texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto,
nmeros o referencias a celdas nicas.
Observaciones
Tambin puede utilizar el operador de clculo smbolo de "y" comercial (&) en
lugar de la funcin CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo
=A1&B1 devuelve el mismo valor que =CONCATENAR(A1;B1).
Ejemplo
A
1
2
3
4
Datos
trucha de ro
especie
32
Frmula
Descripcin
=CONCATENAR("La densidad de poblacin de

la ";A3;" ";A2;" es ";A4;"/kilmetro")
Concatena una frase a partir de los datos anteriores (La densidad

de poblacin de la especie trucha de ro es de 32/kilmetro).
Sustituir sustituye texto_nuevo por texto_original dentro de una cadena de texto.

Use SUSTITUIR cuando desee reemplazar texto especfico en una cadena de
texto; use REEMPLAZAR cuando desee reemplazar cualquier texto que aparezca
en una ubicacin especfica dentro de una cadena de caracteres.
Sintaxis
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo; nm_de_instancia)
Texto es el texto o la referencia a una celda que contiene el texto en el que se
desea sustituir caracteres.
Texto_original es el texto que se desea reemplazar.
Texto_nuevo es el texto por el que se desea reemplazar texto_original.
Nm_de_instancia
especifica la instancia de texto_original que se desea
reemplazar por texto_nuevo. Si se especifica el argumento nm_de_instancia,
slo se remplazar esa instancia de texto_original. De lo contrario, todas las
instancias de texto_original en texto se sustituirn por texto_nuevo.
Ejemplo
A
1
2
3
4
Datos
Datos de ventas
Trimestre 1, 2008
Trimestre 1, 2011
Frmula
=SUSTITUIR(A2; "Ventas";
"Costo")
Sustituye Ventas por Costo (Datos de costo)
=SUSTITUIR(A3; "1"; "2"; 1)
Sustituye la primera instancia de "1" por "2" (Trimestre 2,

2008)
=SUSTITUIR(A4; "1"; "2"; 3)
Sustituye la tercera instancia de "1" por "2" (Trimestre 2,

2012)
Bsqueda y referencia
BUSCARV
Busca un valor especfico en la primer columna de una matriz de tabla y
devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.
La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los
valores de comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de
los datos que desea buscar.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado
Valor que se va a buscar en la primera columna de la
matriz (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios
resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas
y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de
matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) de tabla.
Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al
menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV
devuelve al valor de error #N/A.
Matriz_buscar_en Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o
un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son
los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o
valores lgicos. Las maysculas y minsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas Nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1,
la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el
valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si
indicador_columnas es:
Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
Si es superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el
valor de error #REF!
Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia
exacta o aproximada:
Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o
aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente
valor ms alto inferior a valor_buscado.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados
segn un criterio de ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible que
BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para obtener ms informacin, vea
Ordenar datos.
Si es FALSO, BUSCARV slo buscar una coincidencia exacta. En este caso, no es
necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay
dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizar el
primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se
devolver el valor de error #N/A.
Observaciones
Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegrese
de que los datos de sta no tienen espacios al principio ni al final, de que no hay
un uso incoherente de las comillas rectas ( ' o " ) ni tipogrficas ( o ), y de que
no haya caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede devolver un
valor inesperado o incorrecto. Para obtener ms informacin, vea LIMPIAR y
ESPACIOS.
Al buscar valores de fechas o nmeros, asegrese de que los datos de la primera
columna de matriz_buscar_en no se almacenen como valores de texto, ya que, en
ese caso, BUSCARV puede devolver un valor incorrecto o inesperado. Para
obtener ms informacin, vea Convertir nmeros almacenados como texto en
nmeros.
Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden utilizar los
caracteres comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el argumento
valor_buscado. El signo de interrogacin corresponde a un solo carcter
cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que
desea buscar es un signo de interrogacin o un asterisco, escriba una tilde (~)
antes del carcter.
Ejemplo 1
En este ejemplo, se busca en la columna Densidad de una tabla de propiedades
atmosfricas los valores correspondientes de las columnas Viscosidad y
Temperatura (los valores se refieren a aire a 0 grados Celsius al nivel del mar, o 1
atmsfera).
Viscosidad
Temperatura
0,457
3,55
500
0,525
3,25
400
0,616
2,93
300
0,675
2,75
250
0,746
2,57
200
0,835
2,38
150
0,946
2,17
100
1,09
1,95
50
1,29
1,71
Frmula
=BUSCARV(1;A2:C10;2)
Utilizando una coincidencia aproximada, busca el

valor 1 en la columna A, busca el mayor de los valores
que sea inferior o igual a 1 en la columna A, que es
0.946, y despus devuelve el valor de la columna B en
la misma fila (2,17).
=BUSCARV(1;A2:C10;3;VERDADER
O)

0.946, y despus devuelve el valor de la columna C
en la misma fila (100).
=BUSCARV(0,7;A2:C10;3;FALSO)
Utilizando una coincidencia exacta, busca el valor 0,7

en la columna A. Como en la columna A no hay
ninguna coincidencia exacta, devuelve un error
(#N/A).
=BUSCARV(0,1;A2:C10;2;VERDAD
ERO)

valor 0,1 en la columna A. Como 0,1 es inferior al
menor de los valores de la columna A, se devuelve un
error (#N/A).
=BUSCARV(2;A2:C10;2;VERDADER
O)

1,29, y despus devuelve el valor de la columna B en
la misma fila (1,71).
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
BuscarH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz (matriz: utilizada para
crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un
grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz
comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de
constantes utilizadas como un argumento.) de valores y, a continuacin, devuelve
un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use
BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la
parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se
encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuando los

valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los
datos que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos.
Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto,
nmeros o valores lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en
deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO,
VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto. Si
ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener
ms informacin, vea Ordenar datos.
Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe
devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la
primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la
segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor
que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor
que el nmero de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error
#REF!
Ordenado es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver una
coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta,

devolver el siguiente valor mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO,
BUSCARH encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna,
devolver el valor de error #N/A.
Observaciones
Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea
menor que valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de
matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden usar los
caracteres comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el argumento
valor_buscado. El signo de interrogacin corresponde a un solo carcter
cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que
desea buscar es un signo de interrogacin o un asterisco, escriba una tilde (~)
antes del carcter.
Ejemplo
A
Ejes
Cojinetes
Pernos
10
11
Frmula
=BUSCARH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO)
Busca Ejes en la fila 1 y devuelve el valor

de la fila 2 que est en la misma columna
(4)
=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;FALSO)
Busca Cojinetes en la fila 1 y devuelve el

valor de la fila 3 que est en la misma
columna (7)
=BUSCARH(" B";A1:C4;3;VERDADERO)
Busca F en la fila 1, y devuelve el valor de

la fila 3 que est en la misma columna.
Debido a que F no es una coincidencia
exacta, se utiliza el siguiente valor menor
que F: Ejes. (5)
=BUSCARH("Pernos";A1:C4;4)
Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor

de la fila 4 que est en la misma columna
(11)
=BUSCARH(3;
{1;2;3\"a";"b";"c"\"d";"e";"f"};2;VERDADERO)
Busca 3 en la primera fila de la constante

matricial y devuelve el valor de la fila 2 en
la misma columna (c)
Auto esquema
Un esquema podramos definirlo como un resumen preciso que refleja los
conceptos ms importantes o de mayor trascendencia del documento
esquematizado.
As pues, un esquema puede ser perfectamente un ndice de un libro, donde
vemos todos los puntos tratados en el libro, tambin podemos ver como ejemplo
de esquema el ndice de este curso, el cual contiene los puntos ms importantes
que se tratan en l y adems est estructurado por niveles de profundizacin
sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos

contenidos en el tema.
Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos
aspectos.
- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un
esquema. Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarqua
o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las
precipitaciones ocurridas a lo largo del ao en toda Espaa con las
precipitaciones mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos
candidatos a formar un esquema. Pero si nicamente tenemos datos sobre los
gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por Producto--Precio, no disponemos de niveles suficientes para hacer un esquema.
- En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema
sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
- Para crear esquemas automticamente debemos preparar la hoja con un
formato adecuado como veremos ms adelante.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automtica.
Creacin automtica de esquemas

La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente,
puesto que tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear
automticamente el esquema:
- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos,
nunca entremezclados.
Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos
veremos obligados a definir el esquema manualmente.
En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11,
B20, C20, D20 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas
donde se encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de los
subtotales.
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas,
puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y
se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas).
Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.
Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opcin
Autoesquema del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.
Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuacin:
En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona
izquierda de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.
Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican
cuntos niveles tiene el esquema.
Por columnas podemos ver que existen dos
niveles:
- La tabla desplegada por completo
- y la tabla con los datos trimestrales.
Por filas tenemos tres niveles:
- La tabla desplegada completamente
- Por autonomas
- y solo por Espaa.
Para comprimir y expander el esquema slo tenemos que hacer clic en los
smbolos - y + de cada nivel.
Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer
trimestre, comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles
de cada autonoma, el esquema se nos quedara como podemos ver en la imagen.
Consolidar
Agrupamiento de datos de varias hojas en una sola.
Consolide por frmula

En la hoja de clculo maestra, copie o escriba los rtulos de columna o fila que
desee para los datos de consolidacin.
Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidacin.
Escriba una frmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de
cada hoja de clculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea
consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos
siguientes:
Si los datos que se van a consolidar estn en celdas diferentes de otras hoja de
clculo
Escriba una frmula con referencias de celda a las otras hojas de clculo, una por
cada hoja de clculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas
de clculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing
(en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de clculo maestra, tendra que escribir
lo siguiente:
Sugerencia Para especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una

frmula sin escribir, escriba la frmula hasta el punto en el que necesite la
referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de clculo y, a continuacin, haga
clic en la celda.
Si los datos que se van a consolidar estn en las mismas celdas de otras hojas de
clculo
Escriba una frmula con una referencia 3D que utilice una referencia a un rango
de nombres de hojas de clculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas
A2 desde Ventas hasta Marketing inclusive, en la celda A2 de la hoja de clculo
maestra tendra que escribir lo siguiente:
Nota Si el libro est configurado para calcular frmulas automticamente, una

consolidacin por frmula siempre se actualiza automticamente cuando cambian
los datos de las hojas de clculo independientes.
Listas
Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a
determinados elementos que define el usuario, puede crear una
lista desplegable de entradas vlidas que se compila a partir de
las celdas de otra parte de la hoja de clculo. Cuando se crea
una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en
dicha celda. Para escribir informacin en esta celda, haga clic en la flecha y, a
continuacin, en la entrada que desee.
Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando
Validacin de datos del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.

Haga clic en la ficha Configuracin.
En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
Para crear una lista de entradas vlidas para la lista desplegable, escriba las
entradas en una fila o columna nica sin celdas en blanco. Por ejemplo:
A
1
Ventas
Finanzas
I+D
MIS
Nota Puede que desee ordenar los datos en el orden en el que desea que
aparezcan en la lista desplegable.
Si desea utilizar otra hoja de clculo, escriba la lista en dicha hoja de clculo y, a
continuacin, defina un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que
representa una celda, rango de celdas, frmula o valor constante. Utilice nombres
fciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difciles de entender,
como Ventas!C20:C30.) para la lista.
Cmo definir un nombre
Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes (seleccin no
adyacente: seleccin de dos o ms celdas o rangos que no se tocan. Cuando
trace selecciones no adyacentes en un grfico, asegrese de que las selecciones
combinadas constituyen una forma rectangular.) a los que desee asignar un
nombre.
Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de
frmulas (barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de
Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o
grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda
activa.).
Escriba el nombre de las celdas, por ejemplo, DptosVlidos.

Presione ENTRAR.
Nota No puede asignarse un nombre a una celda mientras se est cambiando el
contenido de la misma.
Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
Para especificar la ubicacin de la lista de entradas vlidas, siga uno de los
procedimientos siguientes:
Si la lista est en la hoja de clculo actual, escriba una referencia a la lista en el
cuadro Origen.
Si la lista est en otra hoja de clculo, escriba el nombre definido para la lista en
el cuadro Origen.
En ambos caso, asegrese de que la referencia o el nombre est precedido del
signo igual (=). Por ejemplo, escriba =DptosVlidos.
Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista
desplegable.
Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla
de verificacin Omitir blancos.
Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Cmo mostrar un mensaje de entrada
Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
Asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al
seleccionar la celda est activada.
Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).
Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se
especifiquen datos no vlidos.
Cmo especificar una respuesta para los datos no vlidos
Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegrese de que est activada la casilla
de verificacin Mostrar mensaje de error si se escriben datos no vlidos.
Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no
vlidos, haga clic en Informacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos
no vlidos, haga clic en Advertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, haga clic en Detener.
Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).
Nota Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser
"Microsoft Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede
escribir ciertos valores en esta celda".
Notas
El ancho de la lista desplegable est determinado por el ancho de la celda que
tiene la validacin de datos. Puede que tenga que ajustar el ancho de esa celda
para evitar truncar el ancho de las entradas vlidas que son mayores que el
ancho de la lista desplegable.
El nmero mximo de entradas que puede tener en una lista desplegable es
32.767.
Si la lista de validacin est en otra hoja de clculo y desea evitar que los
usuarios la vean o realicen cambios en ella, piense en ocultar y proteger dicha
hoja de clculo.
Validaciones
La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer
restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una
celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios
escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban
datos no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin
puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en
una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los
errores.
Las opciones de validacin de datos se encuentran en el grupo Herramientas de
datos.
La validacin de datos se configura en el cuadro de dilogo Validacin de datos.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir
nicamente nmeros de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios
seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:
Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no vlidos en la

celda, como un nmero de dos o de cinco dgitos, puede mostrarles un mensaje
de error especfico.
En un escenario un poco ms avanzado, podra usar la validacin de datos para
calcular el valor mximo permitido en una celda segn un valor que se encuentra
en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dlares
en la celda E7, lo cual supera el lmite mximo especificado para comisiones y
bonificaciones.
Si se aumentara o redujera el presupuesto de nmina, el mximo permitido en E7

tambin aumentara o se reducira automticamente.
Cundo es til la validacin de datos?

La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con
otros miembros de la organizacin y desea que los datos que se escriban en l
sean exactos y coherentes.
Puede usar la validacin de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:
Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede
limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y
TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de
celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener ms informacin,
vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.
Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico Por

ejemplo, puede especificar un lmite mnimo de deducciones de dos veces el
nmero de hijos en una celda especfica.
Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo
especfico Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo entre la fecha
actual y los 3 das siguientes.
Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico
Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno
entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas despus.
Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto
permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede
establecer la longitud especfica de un campo de nombre completo (C1) en la
longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), ms
10 caracteres.
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar
la validacin de datos para establecer un lmite mximo para comisiones y
bonificaciones de 3.600 dlares, segn el valor de nmina proyectado general. Si
los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en la celda, aparecer un
mensaje de validacin.
Mensajes de validacin de datos
Lo que los usuarios vern al escribir datos no vlidos en una celda depende de
cmo se haya configurado la validacin de datos. Puede elegir mostrar un
mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje
aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse
visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.
Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios
acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda.
Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que slo aparecer cuando el
usuario escriba datos no vlidos.
Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icono
Tipo
Se usa para
Detener
Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener
tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.
Advertencia
Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide
escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic
en S para aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.
Informacin
Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide
escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece un mensaje de
alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no vlido
o en Cancelar para rechazarlo.
Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige
no hacerlo, los usuarios vern un mensaje predeterminado.
Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se escriben
directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:
El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido.
Una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar
tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacin de Visual Basic
para Aplicaciones.) especifica datos no vlidos en la celda.
Sugerencias para trabajar con la validacin de datos
En la siguiente lista, encontrar sugerencias para trabajar con la validacin de
datos en Excel.
Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de clculo o un libro para
impedir que los usuarios puedan ver o tener acceso a los elementos de la hoja o
del libro especificados.) la hoja de clculo o el libro, hgalo despus de haber
terminado de configurar la validacin. Asegrese de desbloquear cualquier celda
validada antes de proteger la hoja de clculo. De lo contrario, los usuarios no
podrn escribir en las celdas.
Si tiene previsto compartir el libro, hgalo nicamente despus de haber acabado
de configurar la validacin y la proteccin de datos. Despus de compartir un
libro, no podr cambiar la configuracin de validacin a menos que deje de
compartirlo, pero Excel continuar validando las celdas que haya designado
mientras el libro est compartido.
Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito datos.
No obstante, Excel no le notificar automticamente que las celdas existentes
contienen datos no vlidos. En este escenario, puede resaltar los datos no vlidos
indicando a Excel que los marque con un crculo en la hoja de clculo. Una vez
que haya identificado los datos no vlidos, puede ocultar los crculos
nuevamente. Si corrige una entrada no vlida, el crculo desaparecer
automticamente.
Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la celda

y, a continuacin, abra el cuadro de dilogo Validacin de datos (ficha Datos,
grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuracin, haga clic en Borrar
todos.
Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos, en la
ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a
continuacin, en Validacin de datos. Una vez que haya encontrado las celdas
que tienen validacin de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuracin de
validacin.
Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha
Frmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que
contiene la lista. Despus de crear la lista en otra hoja de clculo, puede ocultar
la hoja de clculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no
tengan acceso a la lista.
Si la validacin de datos no funciona, asegrese de que:
Los usuarios no estn copiando datos ni rellenando celdas. La validacin de
datos est diseada para mostrar mensajes y evitar entradas no vlidas slo
cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se
copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los
usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operacin de arrastrar y
colocar, desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y
las celdas (cuadro de dilogo Opciones de Excel, opciones Avanzadas) y, a
continuacin, proteja la hoja de clculo.
La actualizacin manual est desactivada. Si la actualizacin manual est
activada, las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen
correctamente. Para desactivar la actualizacin manual, en la ficha Frmulas, en
el grupo Clculo, haga clic en Opciones para el clculo y, a continuacin, haga clic
en Automtico.
Las frmulas no contienen errores. Asegrese de que las frmulas de las celdas
validadas no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasar por alto la
validacin de datos hasta que se corrija el error.
Las celdas a las que se hace referencia en las frmulas son correctas. Si una
celda a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una frmula de una
celda validada calcula un resultado no vlido, no aparecer el mensaje de
validacin de la celda.
Subtotales
La funcin de subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata

filas con los totales de la informacin que tenemos en nuestra hoja de clculo. Por
ejemplo, suponiendo que tenemos una hoja con los gastos personal que hemos
realizado podemos tener el subtotal de lo gastado por cada rea de nuestro
gasto.
Para utilizar la funcin de subtotales en Excel, lo primero que requerimos es tener
una hoja con datos ordenados por columnas, usamos un archivo que podrs bajar
aqu pero puedes usar cualquier archivo que tenga los datos por columnas, tal
como este:
Una vez que hemos elegido nuestro archivo de datos, vamos a definir el resultado
que queremos tener. Si ests utilizando el archivo de ejemplo, vers que tiene
una lista de vendedores y productos vendidos por regin. Lo que queremos tener
es la suma del monto vendido en cada regin.
Lo primero que vamos a hacer es ordenar nuestra lista por el campo que
deseamos cada corte de subtotal, es decir por la columna regin.
Ya que esta ordenado este campo, lo que hacemos es seleccionar todas las celdas
dnde tenga datos. Un mtodo abreviado para hacer esto es presionar las teclas
Ctrl+Inicio con lo que nos colocaremos en la primera celda de la hoja y luego
presionamos las teclas Shift+Ctrl+Inicio.
Al estar seleccionados los datos, vamos la pestaa Datos y presionamos el botn
Subtotal (En versiones de Excel anterior a 2007 vamos al men Datos y
seleccionamos la opcin Subtotal).
Aparecer un cuadro del dilogo como el siguiente:
En este cuadro de dilogo en el cuadro de opcin "Para cada cambio en:" vamos
a seleccionar Regin,
En el cuadro de opcin "Usar funcin: " seleccionamos Suma
En la lista de "Agregar subtotal a:" marcamos nicamente la opcin Total
Revisamos que estn seleccionadas las opciones Reemplazar subtotales actuales
y Resumen debajo de los datos. y hacemos clic en Aceptar
Veremos que en nuestra hoja de clculo aparecen 3 cuadritos numerados del 1 al

3 del lado derecho de nuestra hoja, esto es porque ha agrupado la informacin de
nuestro archivo en 3 niveles, una (la nmero 1) que incluye todos los datos de
nuestra hoja, la nmero2 es por regin y por ltimo, la nmero 3 que nos muestra
todos los datos que tenemos.
Al hacer clic en el cuadrito marcado con el nmero 2 podemos ver que se ocultan
las lneas con datos y nos quedan solo las de subtotales, es decir, la venta por
regin, de igual manera podemos hacer clic en el nmero 1 y nos mostrar solo el
total general de ventas.
Filtros
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en
la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por
nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.
Utilizar el Filtro.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las
cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa
Datos marcando o desmarcando el botn Filtro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del

campo 1er Apellido, nos aparece un men
desplegable como este, donde nos ofrece una serie
de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si slo marcamos Moreno, Excel
filtrar todos los registros que tengan Moreno en
el 1er apellido y las dems filas 'desaparecern' de
la lista.
Otra opcin, es usar los Filtros de texto, donde se
despliegan una serie de opciones:
En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos

condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos.
Excel evaluar la condicin elegida con el texto que escribamos, y si se cumple,
mostrar la fila. Usaremos el carcter ? para determinar que en esa posicin
habr un carcter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o
no un grupo de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo 1er Apellido

tenga una o en el segundo carcter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia
de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin
(Seleccionar Todo), reaparecern todos los registros de la lista. Tambin
podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro
en la pestaa Datos.
Utilizar Filtros avanzados.
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja,
utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos
tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.
Si deseas saber ms sobre cmo definir criterios de filtrado, haz clic aqu
Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado,
pulsaremos en
en la seccin Ordenar y
filtrar.
Rango de la lista: Aqu especificamos los
registros de la lista a los que queremos aplicar el
filtro.
Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila
donde se encuentran los criterios de filtrado (la
zona de criterios).
Tambin podemos optar por guardar el resultado
del filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin
Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de
celdas que recibirn el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas
con exactamente los mismos valores) desaparecern.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos Filtro - Mostrar todo.
Para
ms
informacin
del
tema
se
puede
consultar
http://lqrexceltotal.blogspot.com/2009/03/el-filtro-avanzado-introduccion.html.
Importar datos
En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos
procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo
que ello implica ms el riesgo de introducir errneamente los datos al
introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
Para importar datos externos a Excel disponemos bsicamente de dos opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicacin
externa y pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato
Excel.
La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms
laboriosa y tediosa.
La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de
compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.
Si todava no ests familiarizado con el funcionamiento del Portapapeles, visita
nuestro bsico.
El problema fundamental de la importacin de datos externos, hemos dicho que
es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada
aplicacin genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el
contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls no solamente
guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato
especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe
exactamente dnde estn las frmulas, qu formato esttico tiene el documento,
etc.
Adems de esto, al importar datos de una aplicacin externa debemos tener en
cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:
- Algunas de las frmulas no ajustan correctamente.
- El formato no se ajusta al original.
- Las frmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una
importacin y despus comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que
la cantidad de datos no sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el
portapapeles.
Utilizar el asistente para importar texto
Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no

tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos
de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf) tienen otra forma de
importarse a Excel que veremos ms adelante.
Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos
formas distintas:
- Podemos acceder a la pestaa Datos y seleccionar uno de los tipos de orgenes
de datos que podemos encontrar en esta seccin.
- O acceder mediante el Botn Office - Abrir y donde pone Tipo de datos

seleccionar Todos los archivos (*.*).
A continuacin en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de dilogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas
correspondientes al asistente para importar texto.
En la ventana del Asitente para importar texto -Paso 1 , aparecen varias opciones:
Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que
Excel sepa donde empieza un campo y dnde acaba.
Podemos indicar a partir de qu fila queremos importar por si queremos descartar
ttulos, por ejemplo.
Y tambin podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>.
En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos.
Por defecto viene marcado el separador de Tabulacin. En la imagen podemos
ver que lo que hay en cada lnea lo incluye en un slo campo, esto es debido a
que no hay signos de tabulacin en el texto por lo que todo lo escrito lo pone en
un slo campo.
Si hubieramos seleccionado Espacio, el carcter espacio en blanco delimitara los
campos es decir que nos apareceran varias columnas (varios campos), en la
primera estara los nmeros que empiezan cada lnea (13, 2, 28,...), en la
segunda la primera palabra de cada lnea (fantasmas, policias, dias, dias,
segundos), en la siguiente otra palabra (nada, rebeldes, despues, y, nada) y as
sucesivamente.
Cuando utilizamos esta opcin (separar con espacios en blanco), es conveniente
activar Considerar separadores consecutivos como uno solo, esta opcin
hace que si por ejemplo se encuentran dos o ms caracteres separadores juntos,
los considera como uno slo. En el ejemplo anterior, vamos a suponer que en la
primera lnea tenemos dos espacios en blanco entre 13 y FANTASMAS, si
activamos Espacio y dejamos desactivada la casilla Considerar separadores
consecutivos como uno solo, Excel colocar 13 en la primera columna y
FANTASMAS en la tercera, mientras que si activamos la casilla Considerar
separadores consecutivos como uno solo, la palabra FANTASMAS se colocar
en la segunda columna, como podemos apreciar en la siguiente imagen.
Para continuar con el asistente pulsamos sobre Siguiente>.
En la tercera y ltima pantalla del asistente, podemos seleccionar el Formato de

los datos. Normalmente Excel puede determinar el tipo de los datos de una
columna por los valores contenidos en ella, pero podemos cambiar ese formato si
no nos parece el ms adecuado.
Para ello slo tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla (aparece
con fondo negro), y seleccionar el formato en la seccin Formato de los datos en
columnas. Esta seccin tambin nos sirve si no queremos importar la columna en
nuestra hoja (No importar columna (saltar)).
En el botn Avanzadas podemos completar cietas caractersticas para los
nmeros como los separadores de decimales y millares y la posicin del signo en
los negativos.
Una vez hayamos completado o comprobado la definicin, pulsamos sobre
Finalizar para que termine el asistente e importe los datos. Si de lo contrario,
creemos que se nos ha olvidado algo, podemos volver a las pantallas anteriores
pulsando el botn <Atrs.
Nos aparece un cuadro de dilogo preguntndonos dnde deseamos Importar los
datos.
Marcamos Hoja de clculo existente y la celda =$A$1, para que los importe a
partir de la celda A1 o bien podemos importar los datos en una nueva hoja dentro
del libro.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecern los datos importados en la hoja.
Herramientas de anlisis
Si tiene que desarrollar anlisis estadsticos o tcnicos complejos, puede ahorrar
pasos y tiempo si utiliza las Herramientas para anlisis. Cuando utilice una de
estas herramientas, deber proporcionar los datos y parmetros para cada
anlisis y la herramienta utilizar las funciones de macros estadsticas o tcnicas
correspondientes para realizar los clculos y mostrar los resultados en una tabla
de resultados. Algunas herramientas generan grficos adems de tablas de
resultados.
Las Herramientas para anlisis incluyen las herramientas que se describen a
continuacin. Para tener acceso a estas herramientas, haga clic en Anlisis de
datos en el grupo Anlisis de la ficha Datos.
Si el comando Anlisis de datos no est disponible, deber cargar el programa de

complemento Herramientas para anlisis.
Cargar Herramientas para anlisis
Haga clic en el Botn Microsoft Office
y, a continuacin, haga clic en Opciones
de Excel. Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccione
Complementos de Excel.
Haga clic en Ir. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de
verificacin Herramientas para anlisis y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Sugerencia Si Herramientas para anlisis no aparece en la lista del cuadro

Complementos disponibles, haga clic en Examinar para buscarlo.
Si se le indica que Herramientas para anlisis no est instalado actualmente en el
equipo, haga clic en S para instalarlo.
Buscar objetivo con una variable
Las herramientas de anlisis de varianza proporcionan distintos tipos de anlisis

de la varianza. La herramienta que debe usar depende del nmero de factores y
del nmero de muestras que tenga de la poblacin que desee comprobar.
=VAR(rango datos)
Es la esperanza del cuadrado de la desviacin de dicha variable respecto a su
media. Se trata de una medida de la dispersin de dicha variable aleatoria.
ESCENARIOS.
Esta herramienta avanzada nos permitir analizar las variaciones de
determinadas variables dentro de un informe sobre unos resultados finales o
intermedios.
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y sustituye en nuestro
informe. Utilizaremos los escenarios para observar la variacin en el resultado de
nuestro modelo. Tenemos la posibilidad de crear y guardar diferentes grupos de
valores, en distintos escenarios y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos
nuevos escenarios para ver distintos resultados. En definitiva es el anlisis normal
de un modelo, financiero o no, con varios escenarios posibles.
Activaremos esta herramienta avanzada escenarios desde el men
Herramientas > Escenarios, activando as el administrador de escenarios, desde
el cual crearemos todos nuestros escenarios.
Lgicamente, el paso previo ser disponer de un modelo en nuestra hoja de

clculo sobre el que analizar la variacin de algunas celdas resultantes segn la
variabilidad
de
otras
celdas
vinculadas.
Propondremos el siguiente modelo presupuestario, sencillo, para explicar el uso
de los escenarios.
En este ejemplo disponemos de una distribucin de gastos clasificados como fijos

y variables, as como unos ingresos que dependen del nmero de unidades
vendidas y su precio unitario, todos ellos estimados para el ejercicio 2010.
Seguramente cualquier controller financiero necesitara analizar en qu forma
varan el total de gastos o ingresos, o simplemente el resultado final de acuerdo a
la modificacin de algunas de las premisas establecidas en este primer modelo.
En primer lugar activamos el Administrador de Escenarios y creamos un Escenario
que llamaremos normal, y que resume la situacin tal cual la hemos planteado,
es decir, consideramos los valores asignados en nuestro informe como una
Situacin
inicial.
Es muy importante tener muy claro desde un principio cules sern las
variables a estudiar que en uno u otros escenarios de los que en un futuro se
vayan a generar; ya que es muy til para realizar las comparaciones entre los
diferentes escenarios.
Desde el administrador podremos agregar todos los Escenarios que necesitemos

(podremos ejecutar este administrador de manera independiente en cada Hoja de
clculo
de
nuestro
libro).
Los pasos son dar un nombre al Escenario. Identificar las celdas cambiantes, es
decir, cules son las variables de estudio. Detallar, si es necesario, una
descripcin del escenario creado. Y por ltimo asignar valores a esas variables.
y desde este cuadro dilogo cambiaremos los valores de las variables a analizar.
Del mismo modo agregaremos a nuestro Administrador tantos Escenarios como

sean necesarios. Para nuestro ejemplo crearemos tres escenarios, un Escenario
Normal, un Escenario Optimista y un Escenario Pesimista; en todos ellos
analizaremos cmo cambian nuestros resultados en funcin a la variacin de los
Costes Fijos del 3T/2010 y del precio unitario de cada unidad vendida del mismo
trimestre, ya que entendemos ser un trimestre complicado en cuanto a costes
estructurales y sabemos que de alguna manera afectar al precio unitario final de
cada
unidad
vendida.
Una vez generados nuestros escenarios podremos visualizar sobre nuestro
modelo
la
variabilidad
definida.
Por ltimo mencionar la posibilidad de ver en una hoja resumen todos los
escenarios con sus distintos valores por cada variable definida, y cmo afecta a
las celdas de resultado seleccionadas. Hemos aprovechado la funcionalidad de
Asignar nombres a rangos para dar nombre a las celdas cambiantes (variables) y
las celdas de resultado, con el fin de identificar en esta hoja resumen qu
corresponde a que.
Existen dos tipos de informes, sin embargo, el ms clarificador de las situaciones,

a mi modo de ver, es el tipo Resumen, en vez del tipo Tabla dinmica.
Solver
Forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis Y si (anlisis Y si: proceso de cambio de los valores de celdas para ver
cmo afectan esos cambios al resultado de frmulas de la hoja de clculo.
Por ejemplo, variar la tasa de inters que se utiliza en una tabla de amortizacin
para determinar el importe de los pagos.). Con Solver, puede buscarse el valor
ptimo para una frmula (frmula: secuencia de valores, referencias de celda,
nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor
nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) de una
celda, denominada celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver trabaja con el
grupo de celdas que estn relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula
de la celda objetivo. Solver ajusta los valores de las celdas variables que se
especifiquen, denominadas celdas ajustables, para obtener el resultado
especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse
restricciones (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de Solver.
Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda de destino u otras celdas
que estn directa o indirectamente relacionadas con la celda de destino) para
restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones
pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula de la celda
objetivo.
Informacin general
Utilice Solver para determinar el valor mximo o mnimo de una celda cambiando
otras celdas. Por ejemplo, puede cambiar el importe del presupuesto previsto
para publicidad y ver el efecto sobre el margen de beneficio.
Ejemplo de una evaluacin de Solver
En el siguiente ejemplo, el nivel de publicidad de cada trimestre afecta al nmero

de unidades vendidas, determinando indirectamente el importe de los ingresos
por ventas, los gastos asociados y los beneficios. Solver puede modificar los
presupuestos trimestrales de publicidad (celdas B5:C5), con una restriccin total
mxima de 20.000 $ (celda F5), hasta que el valor total de beneficios alcance el
importe mximo posible. Los valores en las celdas ajustables se utilizan para
calcular los beneficios de cada trimestre, por tanto los valores estn relacionados
con la frmula en la celda objetivo F7, =SUMA(Q1 Beneficios:Q2 Beneficios).
Celdas ajustables
Celda restringida
Celda objetivo
Una vez ejecutado Solver, los nuevos valores son los siguientes:
Formatos condicionales
Breve: Con el formato condicional puedes hacer que tus datos numricos ofrezcan
informacin grfica adicional.
Descripcin: Si necesitas ofrecer una mejor visualizacin de tus datos numricos
en tus hojas de clculo sin tener que recurrir a los grficos, estas de suerte, Excel
2007 ofrece un gran nmero de posibilidades en esta rea.
Desde el botn Formato Condicional del Grupo Estilo correspondiente a la
Ficha Inicio tienes disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una
visualizacin grfica de los valores numricos en las propias celdas.
Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el
color que quiere utilizar. Como ver en la Fig. 1 su rango de celdas ofrece la
misma informacin que antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional
es mucho ms sencillo identificar la informacin numrica global.
Fig. 1 Uso de barras de colores para destacar grficamente el valor de cada celda
Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional seleccione la opcin "Escalas de color" y dentro de ella el
rango de colores que quiere utilizar Fig. 2.
Fig. 2 Uso de escalas de colores para destacar grficamente el valor de cada

celda
Por ltimo seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del
botn Formato Condicional seleccione la opcin Conjunto de Iconos y dentro
de ella el rango de iconos que quiere utilizar Fig. 3.
Fig. 3 Uso de iconos para destacar grficamente el valor de cada celda

Adicionalmente puede marcar grficamente conjuntos de celdas que cumplan
determinadas condiciones ( Opciones : Resaltar Reglas de Celdas, Reglas de la
Parte Superior e Inferior).
Asistente para suma condicional
En este artculo se muestra cmo utilizar al Asistente para suma condicional en
Microsoft
Excel.
El Asistente para suma condicional le ayuda a calcular la suma de valores que
cumplan las condiciones especificadas. Se incluye con Microsoft Excel 97 y
versiones
posteriores.
El complemento descrito en este artculo se proporciona tal como est. Microsoft
no garantiza que se pueda utilizar en todas las situaciones. Si bien los
profesionales de soporte tcnico de Microsoft pueden ayudar con la instalacin y
la funcionalidad de este complemento, no modificarn el complemento para
ofrecer otra funcionalidad.
Las ayudas de Asistente para suma condicional en escribir frmulas que se
suman...
Las ayudas de Asistente para suma condicional en escribir frmulas que se suman
un conjunto de valores que cumplan las condiciones especificadas. Es uno de
varios complementos que se incluyen con Excel, pero que no se cargan de forma
predeterminada.
sta es una descripcin detallada de cada paso del asistente, seguido de una
descripcin de cmo instalar el asistente y un ejemplo de su uso.
Paso 1: Identificar el rango de datos
En este paso, especifique el rango de celdas que contienen los datos que se
utilizar para la suma condicional. Este intervalo debe incluir encabezados de
columna y las celdas que contiene datos que se va a sumar, as como definir las
condiciones para su inclusin en la suma de datos. La mayora de los casos, esto
significa seleccionar una lista completa de la hoja de clculo.
Como la mayora de las herramientas de datos de Excel, el asistente identifica

una lista de datos automticamente si la celda seleccionada est dentro de la
lista cuando se inicia el asistente. Si la celda seleccionada est fuera de la lista,
deber identificar mediante la seleccin del intervalo correcto con el mouse o
escribir
la
descripcin
de
intervalo
adecuado.
Nota: es importante tener encabezados de columna en el rango de datos
especificado en este paso. Los encabezados de columna se utilizan en los
siguientes pasos del asistente.
Paso 2: Identificar los datos que se van a sumar y las condiciones para inclusin
En primer lugar, deber seleccionar la columna que contiene los valores de suma
si se cumplen las condiciones especificadas; utilizan una lista de seleccin que
contiene los encabezados de columna del rango de datos que especific en el
paso
1.
En segundo lugar, es necesario especificar las condiciones de la suma. Cada
condicin tiene un parmetro de condicin (un encabezado de columna), un
operador y un valor. Se proporcionan listas de seleccin para los parmetros y los
operadores y puede seleccionar el valor de la condicin de la lista proporcionada
o
puede
escribir
un
valor
que
no
aparece
en
la
lista.
Puede establecer hasta siete condiciones. Despus de configurar cada condicin,
haga clic en Agregar condicin para agregarlo a la lista de condiciones. Si comete
un error o si necesita cambiar una condicin, haga clic en Eliminar condicin para
revisar la lista.
Paso 3: Elegir el tipo de salida
Puede elegir uno de los dos tipos de salida que el Asistente para suma
condicional:
Copiar slo la frmula en una sola celda. Esta opcin est seleccionada de forma
predeterminada.
-o bien Copie
los
valores
de
frmulas
y
condicionales.
De esta forma copiar la frmula, as como los valores de los parmetros de
condicin en la hoja de clculo. Si elige esta opcin, puede cambiar los valores de
los parmetros de condicin sin tener que modificar la frmula o vuelve a
ejecutar el asistente.
Paso 4: Identificar las celdas de resultado
La informacin necesaria en este paso depende de la opcin elige en el paso 3.
Realice uno de los siguientes pasos:
Si elige la primera opcin (es decir, si ha copiado slo la suma el resultado de los
parmetros actuales), en este paso es necesario proporcionar la direccin de
celda para el resultado de la suma condicional en la hoja de clculo. Puede
seleccionar la celda con el mouse o puede escribir la referencia de celda.
-o bien -
Si eligi la segunda opcin en el paso 3 (es decir, incluye parmetros actuales as

como el resultado de la hoja de clculo), deber proporcionar las referencias de
celda para todos los parmetros de condicin as como para el resultado. Puede
seleccionar la celda con el mouse o puede escribir la referencia de celda.
Encontrar un paso adicional para cada condicin que especific en el paso 2.
Nota: con el Asistente para suma condicional no aumenta el lmite de siete
funciones si anidadas en Microsoft Excel. El asistente deshabilita el botn Agregar
condicin cuando llega al lmite de siete condiciones.
Cmo cargar al Asistente para suma condicional
El Asistente para suma condicional no est cargado de forma predeterminada.
Para determinar si se ha cargado, en el men Herramientas, busque el elemento
de men Asistente. Lo no est presente, o si cuando seala, el elemento Suma
condicional
no
est
presente,
deber
cargar
el
complemento.
Para cargar al Asistente para suma condicional, siga estos pasos:
En el men Herramientas, haga clic en complementos
En la lista Complementos disponibles, seleccione Asistente para suma
condicional y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Para obtener informacin adicional acerca de cmo descargar un archivo desde
servicios en lnea, haga clic en el nmero de artculo siguiente para verlo en
Microsoft Knowledge Base:
119591 Cmo obtener Archivos de soporte tcnico de Microsoft desde los
servicios en lnea
Ejemplo de cmo utilizar al Asistente para suma condicional
En una nueva hoja de clculo de Microsoft Excel, inserte lo siguiente, con la
etiqueta zona en la celda A1:
1.
Zona Fecha
Sur
Oest
e
Nort
e
Oest
e
Occi
d
Nort
e
Sur
1-Jan-96
1-Jan-96
5-Jan-96
9-Jan-96
9-Jan-96
9-Jan-96
9-Jan-96
occid 13-Jan-
Total Ventas
$
103.476,98
$
57.400,35
$
95.375,34
$
143.564,60
$
200.359,85
$
204.014,46
$
98.435,12
$
Vendedore
s
John Smith
John Smith
Mary Jones
John Smith
Mary Jones
Mary Jones
Mary Jones
John Smith
Occi
d
Oest
e
Nort
e
Oest
e
Nort
e
Sur
96
14-Jan96
23-Jan96
23-Jan96
25-Jan96
31-Jan96
31-Jan96
65.678,41
$
138.357,60
$
69.189,58
$
40.781,30
$
89.053,68
$
85.462,12
$
199.980,15
John Smith
John Smith
Mary Jones
Mary Jones
John Smith
Mary Jones
2. Asegrese de que la celda seleccionada est en la lista, en el men

Herramientas, elija Asistente y, a continuacin, haga clic en Suma
condicional.
3. En el cuadro de dilogo paso 1 de 4, el intervalo $ A $ 1: $ D $ 15 deben
identificarse. Si no est, escriba el intervalo correcto y, a continuacin, haga
clic en siguiente.
4. En el cuadro de dilogo paso 2 de 4, en el cuadro columna a suma,
seleccione el Total de ventas.
5. En el cuadro columna, seleccione el Representante de ventas; en el cuadro
es, seleccione = ; en el cuadro este valor, seleccione Mary Jones; y, a
continuacin, haga clic en Agregar condicin.
6. En el cuadro columna, seleccione fecha; en el cuadro es, seleccione >; en el
cuadro este valor, escriba 10-Ene-96; y, a continuacin, haga clic en
Agregar condicin.
7. Haga clic en siguiente.
8. En el cuadro de dilogo paso 3 de 4, seleccione Copiar slo la frmula a
una sola celda. Observe que el resultado muestra $ 329,815.13 y, a
continuacin, haga clic en siguiente.
9. En el cuadro de dilogo paso 4 de 4, escriba la direccin de celda F1 y, a
continuacin, haga clic en Finalizar.
Tablas dinmicas
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a
varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada
que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite
ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los
datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo ms parecido a una
consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya
tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos
dinmicos.
Supongamos que tenemos
una coleccin de datos de los
artculos del almacen con el
nmero de referencia y el
mes de compra, adems
sabemos
la
cantidad
comprada y el importe del
mismo.
Vamos a crear una tabla
dinmica a partir de estos
datos para poder examinar
mejor las ventas de cada
artculo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin
podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear
un grfico dinmico).
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu

podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y
el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de

celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde
otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos
seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en
la tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente
estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del
Importe para cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar
los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a

a
y finalmente el campo IMPORTE a la seccin
, el campo MES
.
Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el

campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y
en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:
El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento

podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y
obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la
siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:
Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la

seccin Valores el rtulo
aparecer en una las secciones de rtulos, si te
aparece en Rtulos de columna despliega la lista asociada a l y selecciona la
opcin Mover a rtulos de fila.
Eliminar una tabla dinmica.
Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su
totalidad y presionar la tecla Supr.
Aplicar filtros a una tabla dinmica
Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es
permitir filtrar los resultados y as visualizar
nicamente los que nos interesen en un momento
determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el
volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en
la tabla estn acompaados, en su parte derecha,
de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo
Rtulos de columna nos aparece una lista como
vemos en la imagen con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de
verificacin en cada uno de ellos para indicar si los
queremos ver o no, ms una opcin para marcar
todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero,
los otros meses desaparecern de la tabla, pero
no se pierden, en cualquier momento podemos
visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar

todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar
y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms
complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artculos con referencia 1236
de Abril.
Obtener promedios en una
tabla dinmica
Por defecto, al crear una tabla
dinmica, Excel nos genera
unos totales con sumatorio,
puede interesarnos modificar
esas frmulas por otras como
pueden ser sacar el mximo o
el mnimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos
situarnos en cualquier celda de
la zona que queremos rectificar
y hacer clic con el botn
derecho del ratn, nos aparece
un
men
emergente
con
diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo de
valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen,
mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn
pestaa Opciones.
de la
Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el
botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.
Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o
nos convenga ms segn los datos que tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all
deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en
el tema de grficos.
Seguridad y Proteccin en Excel

Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y proteccin para controlar
quin puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.
Para conseguir una seguridad ptima, debe proteger todo el archivo de libro
mediante una contrasea (contrasea: modo de restringir el acceso a una hoja de
clculo, una hoja de datos o parte de una hoja de clculo. Las contraseas de
Excel pueden tener hasta 255 letras, nmeros, espacios y smbolos. Debe escribir
correctamente las letras maysculas y minsculas cuando defina y especifique
contraseas.), lo cual permite que slo los usuarios autorizados puedan ver o
modificar los datos.
Para lograr proteccin adicional de datos especficos, puede proteger ciertos
elementos de la hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se
utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se
organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un
libro.) o del libro, con o sin una contrasea. Use la proteccin de elementos para
evitar que alguien pueda modificar, mover o eliminar datos importantes
accidental o premeditadamente.
Proteger un archivo de libro
Puede ayudar a restringir quin puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos
exigiendo una contrasea para ver el archivo y guardar los cambios que se
realicen.
La seguridad mediante contrasea en el nivel del archivo de libro usa cifrado
avanzado (un mtodo estndar para proteger el contenido de un archivo) para
proteger el libro frente a accesos no autorizados. Se puede establecer una
contrasea en la ficha Seguridad del cuadro de dilogo Opciones (men
Herramientas, comando Opciones). Puede especificar dos contraseas
independientes que deben escribir los usuarios para: Abrir y ver el archivo Esta
contrasea est cifrada para proteger los datos frente a accesos no autorizados.
Modificar el archivo
Esta contrasea no est cifrada y slo est destinada a
conceder permiso a usuarios especficos para que editen los datos del libro y
guarden los cambios en el archivo.
Estas contraseas se aplican a todo el archivo del libro. Para conseguir una
seguridad ptima, es mejor asignar siempre una contrasea para abrir y ver el
archivo, y especificar que los usuarios con permisos para modificar los datos
escriban ambas contrasea.
Proteger elementos especficos de la hoja de clculo o libro

Al compartir un archivo de Excel para que otros puedan colaborar en los datos,
puede evitar que los usuarios realicen cambios en elementos especficos del libro
o la hoja de clculo protegiendo (o bloqueando) ciertas partes del archivo.
Tambin puede especificar una contrasea para permitir que los usuarios
individuales modifiquen elementos especficos.
Los siguientes tipos de proteccin son:
1. Proteccin de elementos de la hoja de clculo
Al proteger una hoja de clculo, todas sus celdas se bloquean de forma

predeterminada, y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda
bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato
a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qu
elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de clculo.
Para proteger una hoja de clculo, seleccione Proteccin en el men
Herramientas y, a continuacin, haga clic en Proteger hoja. Puede controlar el
acceso a elementos individuales de la hoja de clculo u hoja de grfico si activa o
desactiva las siguientes casillas de verificacin.
Opciones de hoja de clculo

Casilla de
verificacin
Si est desactivada, impide que los usuarios puedan
Seleccionar celdas
bloqueadas
Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificacin Bloqueado en la ficha Proteccin
del cuadro de dilogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar
celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas
desbloqueadas
Mover el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de verificacin Bloqueado en la ficha
Proteccin del cuadro de dilogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden
seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas
desbloqueadas de una hoja de clculo protegida.
Formato de celdas
Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de dilogo Formato de celdas o Formato
condicional. Si aplic formatos condicionales antes de proteger la hoja de clculo, el formato seguir
cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condicin diferente.
Formato de
columnas
Usar cualquiera de los comandos del submen Columna del men Formato, incluido cambiar el ancho de
columna u ocultar columnas.
Formato de filas
Usar cualquiera de los comandos del submen Fila del men Formato, incluido cambiar el alto de fila u
ocultar filas.
Insertar columnas
Insertar columnas.
Insertar filas
Insertar filas.
Insertar
hipervnculos
Insertar nuevos hipervnculos, incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas
Eliminar columnas. Observe que si Eliminar columnas est protegida e Insertar columnas no est
tambin protegida, un usuario podra insertar columnas que no puede eliminar.
Eliminar filas
Eliminar filas. Observe que si Eliminar filas est protegida e Insertar filas no est tambin protegida, un
usuario podra insertar filas que no puede eliminar.
Ordenar
Usar cualquiera de los comandos Ordenar del men Datos, o los botones Ordenar de la barra de
herramientas Estndar. Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de
clculo protegida, independientemente de esta configuracin.
Usar Autofiltro
Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro de un rango autofiltrado. Los usuarios no pueden crear
ni quitar rangos autofiltrados en una hoja de clculo protegida, independientemente de esta configuracin.
Usar informes de
tabla dinmica
Aplicar formato, cambiar el diseo, actualizar, o modificar de algn otro modo informes de tabla dinmica,
o crear nuevos informes.
Modificar objetos
Efectuar cambios en los objetos grficos, incluidos mapas, grficos incrustados, formas,
cuadros de texto y controles, que no se bloquearon antes de proteger la hoja de clculo. Por ejemplo,
si una hoja de clculo tiene un botn que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botn para
ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botn.
Efectuar cambios, por ejemplo de formato, en un grfico incrustado. El grfico sigue
actualizndose cuando cambian sus datos de origen.

Agregar o editar comentarios.
Modificar
escenarios
Ver escenarios que ha ocultado, realizar cambios en escenarios protegidos frente a modificaciones y
eliminar dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas
no estn protegidas y agregar nuevos escenarios.
Nota Si ejecuta una macro que afecta a un elemento que est protegido en la
hoja de clculo, aparece un mensaje y la macro deja de ejecutarse.
Opciones de hoja de grfico

Casilla de
verificacin
Si est activada, impide que los usuarios puedan
Contenido
Efectuar cambios en elementos que forman parte del grfico, por ejemplo series de datos, ejes y leyendas. El
grfico contina reflejando los cambios que se efectan en sus datos de origen.
Objetos
Efectuar cambios en objetos grficos, incluidas formas, cuadros de texto y controles, a menos que desbloquee
los objetos antes de proteger la hoja de grfico.
2. Permiso para tener acceso a reas especficas de una hoja de clculo

protegida
Antes de proteger una hoja de clculo, puede desbloquear los rangos en los que
desea que los usuarios puedan cambiar o introducir datos. Puede:
Desbloquear celdas para todos los usuarios en la ficha Proteccin del cuadro de
dilogo Formato de celdas (men Formato, comando Celdas).
Desbloquear celdas para usuarios especficos en el cuadro de dilogo Permitir que
los usuarios modifiquen rangos (men Herramientas, submen Proteccin,
comando Permitir que los usuarios modifiquen rangos).
Los usuarios que especifique en el cuadro de dilogo Permisos para rango (botn
Permisos) pueden modificar el rango automticamente sin escribir la contrasea.
A los dems usuarios se les pedir la contrasea cuando deseen modificar el
rango.
Tenga en cuenta lo siguiente:
Si una celda pertenece a ms de un rango, los usuarios que tengan autorizacin
para modificar cualquiera de los rangos podrn modificar la celda.
Si un usuario intenta modificar varias celdas y slo tiene autorizacin para
modificar algunas de ellas, aparecer un mensaje indicndole que debe
seleccionar y modificar las celdas una a una.
Si especifica rangos en el cuadro de dilogo Permitir que los usuarios modifiquen
rangos sin asignar una contrasea, dichos rangos se desbloquearn para todos
los usuarios.
3. Proteger elementos de la hoja de clculo
1. Seleccione la hojas de clculo que desea proteger.
2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan
modificarlos, haga lo siguiente:
a. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
b. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en

Formato de celdas.
c. En la ficha Proteccin, desactive la casilla de verificacin Bloqueada y, a

continuacin, haga clic en Aceptar.
3. Para ocultar las frmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:
a. En la hoja de clculo, seleccione las celdas que contienen las frmulas
que desea ocultar.
b. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en
Formato de celdas.
c. En la ficha Proteccin, active la casilla de verificacin Oculta y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
4. En la ficha Revisin, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.
5. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, seleccione los

elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.
6. En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja, escriba una contrasea
para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a escribir la
contrasea para confirmarla.
4. Proteger elementos del libro
1. En la ficha Revisin, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.
2. En Proteger en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificacin
Estructura.
Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamao y
posicin cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificacin
Ventanas.
3. Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del libro, en el cuadro
Contrasea (opcional), escriba una contrasea, haga clic en Aceptar y
vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.
5. Proteccin de la estructura y la ventana del libro

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen
o eliminen hojas de clculo, o que muestren hojas de clculo ocultas. Tambin
puede impedir que los usuarios cambien el tamao o la posicin de las ventanas
que ha configurado para mostrar un libro. La proteccin de la estructura y la
ventana del libro se aplica a todo el libro.
Para proteger un libro, seleccione Proteccin en el men Herramientas y, a
continuacin, haga clic en Proteger libro.
Puede elegir qu elementos desea proteger (estructura, ventanas del libro, o
ambos) activando o desactivando las siguientes casillas de verificacin.
Opciones de libro
Casilla de
verificacin
Estructura
Si est activada, impide que los usuarios puedan

Ver hojas de clculo que haya ocultado.
Mover, eliminar, ocultar o cambiar los nombres de las hojas de clculo.
Insertar nuevas hojas de clculo u hojas de grfico. (Sin embargo, los usuarios pueden agregar
grficos incrustados a las hojas de clculo existentes ejecutando el Asistente para grficos).
Mover o copiar hojas de clculo en otro libro.
En informes de tabla dinmica, mostrar los datos de origen de una celda en el rea de datos, o
mostrar pginas Campo de pgina en hojas de clculo independientes.
Para escenarios, crear un informe de resumen de escenario.
En el complemento Herramientas para anlisis, usar las herramientas de anlisis que colocan los
resultados en una nueva hoja de clculo.
Grabar nuevas macros.
Nota Si ejecuta una macro que incluye una operacin que no se puede realizar en un libro protegido,
aparecer un mensaje y la macro dejar de ejecutarse.
Ventanas
Cambiar el tamao y la posicin de las ventanas del libro cuando ste se abre.
Mover, cambiar el tamao o cerrar las ventanas. (Sin embargo, los usuarios pueden ocultar o
mostrar ventanas).
Macros
En esta unidad estudiaremos qu son las Macros, en qu nos pueden ayudar y
cmo crear macros automticamente. Esta unidad tratar de manera muy
sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de
programacin utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que
esto ocupara un curso entero y se sale del objetivo del curso.
Introduccin
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido
con una serie de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el
color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares,
perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas
hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en

una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l
realice todas esas tareas.
Crear una macro automticamente
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador
de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que
posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar
posteriormente si tenemos conocimientos de programacin.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa
Vista y despliega el submen Macros y dentro de este
submenu seleccionar la opcin Grabar macro...
Adems de esta opcin en el men podemos encontrar
las siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las
macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos
referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la
celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opcin Grabar
macro..., lo primero que vemos es el
cuadro de dilogo Grabar macro
donde podemos dar un nombre a la
macro (no est permitido insertar
espacios en blanco en el nombre de
la macro).
Podemos
asignarle
un
Mtodo
abreviado: mediante la combinacin
de las tecla CTRL + "una tecla del
teclado". El problema est en
encontrar una combinacin que no
utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos
seleccionar guardar la macro en el
libro activo, en el libro de macros
personal o en otro libro.
En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier
otro dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a
continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn en
la barra de estado donde tenemos la opcin de detener la grabacin.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es

conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si
seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la
seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el
botn Detener
haciendo clic en
de la barra de estado, o accediendo al men de Macros y

.
Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro
que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden
afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las
celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de
ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos
acceder al men Ver Macros...,
que se encuentra en el men
Macros de la pestaa Vista, y nos
aparece el cuadro de dilogo
Macro como el que vemos en la
imagen donde tenemos una lista
con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro
deseada y pulsar sobre el botn
Ejecutar. Se cerrar el cuadro y
se ejecutar la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de
dilogo sin realizar ninguna
accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro
instruccin
por
instruccin
abriendo
el
editor
de
programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el
cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los que sepan programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de
mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la macro
sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.
Crear una macro manualmente

Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de
programacin en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de
programacin en el que se basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base puedes
saltarte este punto del tema.
Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinacin de
teclas Alt + F11.
Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un mdulo de trabajo
que es donde se almacena el cdigo de las funciones o procedimientos de las
macros. Para insertar un mdulo accedemos al men Insertar Mdulo.
A continuacin debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una funcin (en
el caso que devuelva algn valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no
devuelve ningn valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al men Insertar
Procedimiento...
Nos aparece un cuadro de dilogo como
vemos en la imagen donde le damos el
Nombre: al procedimiento/funcin sin
insertar espacios en su nombre.
Tambin escogemos de qu Tipo es, si es
un Procedimiento, Funcin o es una
Propiedad.
Adems podemos seleccionar el mbito de
ejecucin. Si lo ponemos como Pblico
podremos utilizar el procedimiento/funcin
desde cualquier otro mdulo, pero si lo
creamos como Privado solo podremos
utilizarlo dentro de ese mdulo.
Una
vez
seleccionado
el
tipo
de
procedimiento y el mbito presionamos
sobre Aceptar y se abre el editor de Visual
Basic donde escribimos las instrucciones
necesarias para definir la macro.
Guardar archivos con
Macros
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se
almacenen con el resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de
archivo diferente.
Para ello deberemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar como.
Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En el desplegable Guardar como

tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
Dale un nombre y el archivo se almacenar.

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar
este anuncio bajo la banda de opciones:
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn
compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para
nuestro equipo.
Si confas en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado t
pulsa el botn Opciones para activarlas.
Aparecer este cuadro de dilogo:
Selecciona la opcin Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.

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matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de

las celdas reales

En los criterios se puede utilizar los caracteres comodn de signo de interrogacin

Suma las comisiones correspondientes a los valores de propiedad

Suma los valores de propiedad superiores a 160.000 (900.000)

Suma las comisiones correspondientes a los valores de propiedad iguales a

Nmero de celdas con manzanas en la primera columna

Nmero de celdas con melocotones en la primera columna

Nmero de celdas con naranjas y manzanas en la primera

Nmero de celdas con un valor superior a 55 en la segunda

Nmero de celdas con un valor distinto de 75 en la segunda

Nmero de celdas con un valor superior o igual a 32 e inferior o

Ejemplo 2: frmulas CONTAR.SI que usan caracteres comodines y tratan con

Nmero de celdas que acaban con las letras "es" en la primera

Nmero de celdas que acaban con las letras "es" y tienen

Nmero de celdas que contienen texto en la primera columna

Nmero de celdas que no contienen texto en la primera columna

El nmero medio de votos negativos, incluidas las celdas vacas

El nmero medio de votos positivos, excluidas las celdas vacas

Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado

Si el argumento fecha_inicial ms el argumento das_lab produce una fecha no

Fecha inicial de un proyecto

Fecha final de un proyecto

Nmero de das laborables entre las fechas inicial y final

Nmero de das laborables entre las fechas inicial y final

Nmero de das laborables entre las fechas inicial y final

=CONCATENAR("La densidad de poblacin de

Concatena una frase a partir de los datos anteriores (La densidad

Sustituir sustituye texto_nuevo por texto_original dentro de una cadena de texto.

Sustituye Ventas por Costo (Datos de costo)

=SUSTITUIR(A3; "1"; "2"; 1)

Sustituye la primera instancia de "1" por "2" (Trimestre 2,

=SUSTITUIR(A4; "1"; "2"; 3)

Sustituye la tercera instancia de "1" por "2" (Trimestre 2,

Utilizando una coincidencia aproximada, busca el

Utilizando una coincidencia aproximada, busca el

Utilizando una coincidencia exacta, busca el valor 0,7

Utilizando una coincidencia aproximada, busca el

Utilizando una coincidencia aproximada, busca el

encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuando los

coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta,

Busca Ejes en la fila 1 y devuelve el valor

Busca Cojinetes en la fila 1 y devuelve el

Busca F en la fila 1, y devuelve el valor de

Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor

Busca 3 en la primera fila de la constante

sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos

Creacin automtica de esquemas

Consolide por frmula

Sugerencia Para especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una

Nota Si el libro est configurado para calcular frmulas automticamente, una

Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.

Escriba el nombre de las celdas, por ejemplo, DptosVlidos.

La validacin de datos se configura en el cuadro de dilogo Validacin de datos.

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no vlidos en la

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nmina, el mximo permitido en E7

Cundo es til la validacin de datos?

Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico Por

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la celda

La funcin de subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata

Aparecer un cuadro del dilogo como el siguiente:

Veremos que en nuestra hoja de clculo aparecen 3 cuadritos numerados del 1 al