Foqus Quality Software para sistemas de gestin de la calidad

Manual del usuario

Foqus INI Mdulo de Carga Inicial del
Sistema foqus

Foqus INI, Mdulo de Carga Inicial del Sistema.

INDICE
Introduccin ............................................................................................................................................................................................................ 1
Instructivo de operacin .................................................................................................................................................................................... 2
Como llenar la hoja de Excel. ........................................................................................................................................................................... 7
Plantas................................................................................................................................................................................................................... 7
Departamentos.................................................................................................................................................................................................. 8
Categoras de Puestos .................................................................................................................................................................................... 9
Puestos ............................................................................................................................................................................................................... 10
Empleados ......................................................................................................................................................................................................... 11
Categoras ......................................................................................................................................................................................................... 12
Temas .................................................................................................................................................................................................................. 13
Procesos ............................................................................................................................................................................................................. 14
Tipo de Documento ...................................................................................................................................................................................... 15
Documentos ..................................................................................................................................................................................................... 16
Origen de las no conformidades .............................................................................................................................................................. 19
Clasificacin de las no conformidades .................................................................................................................................................. 20
Plantillas Ishikawa........................................................................................................................................................................................... 21
Documentos para expediente del empleado ...................................................................................................................................... 22
Competencias requeridas al empleado ................................................................................................................................................. 23
Requisitos para el control de registros .................................................................................................................................................. 24
Proceso de elaboracin de registros ...................................................................................................................................................... 26
Proceso de aprobacin de registros ....................................................................................................................................................... 27

Foqus INI, Mdulo de Carga Inicial del Sistema.

Introduccin
Foqus INI Carga inicial del sistema nos facilita el proceso de cargar el sistema foqus desde una estructura de hojas
de Excel que nos permiten recopilar la informacin requerida y cargarla al sistema, ahorrando una cantidad de
tiempo considerable y aprovechando la informacin existen en la empresa para facilitar este proceso.

Este mdulo viene a dar respuesta a las necesidades que nos planteaban nuestros clientes al momento de cargar el
sistema foqus de hacerlo de una manera sencilla, que les permitiera utilizar la informacin que ya tenan en su
organizacin, principalmente en hojas de Excel, y que cuando queran cargar el sistema foqus tenan que capturar
manualmente, llevndose una cantidad de tiempo considerable.

Por tal motivo se tom la decisin de crear esta herramienta, en la que en hojas de Excel, ya sea desde la aplicacin
o por fuera, se llena la informacin requerida por el sistema foqus y una vez que tenemos toda la informacin
ejecutamos el proceso para cargarla, validando que la informacin cumpla con las especificaciones requeridas por
foqus, en caso no cumplir genera un reporte indicando cual fue el problema por el que no pudo cargar dicha
informacin para que la corrija y volva a ejecutar el proceso hasta que toda la informacin cargue sin problemas.

Esta herramienta ha sido de gran ayuda, disminuyendo hasta en un 50% el tiempo requerido para cargar un sistema
lo que nos ha facilitado el proceso de implementacin del sistema foqus y permitido dar resultados rpidamente,
ya que una vez que se carga la informacin el sistema esta listo para utilizarse por los usuarios.

Pgina

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Instructivo de operacin
Para iniciar la carga del sistema, debemos identificar el acceso al mdulo de carga inicial en el Escritorio de la
computadora, para iniciar el mdulo desde el escritorio, hacer clic en el icono de Informacin Inicial, as como se
muestra en la imagen.

Al ingresar por primera vez se muestra la siguiente pantalla:

Dar clic en Ejecutar, esta ventana de confirmacin de inicio de la aplicacin nicamente se muestra la primera vez
que se ingresa al sistema o cuando hay una actualizacin.

Inmediatamente despus que termine la descarga del programa, se abre la pantalla de inicio de la aplicacin:

Pgina

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En la pantalla de Inicio, se debe ingresar en el Usuario Foqus y la Contrasea Foqus, damos clic en Aceptar y se
mostrara la siguiente pantalla:

Pgina

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En esta pantalla se muestra el archivo en Excel que nos permitir recopilar la informacin necesaria para cargar el
sistema foqus, para ello debe de ingresar a cada una de las pestaas en la parte inferior de la pantalla, en ellas debe
colocar la informacin solicitada de acuerdo a los mdulos que haya contratado. Para ms informacin ir al apartado,
Como llenar la Hoja de Excel.

Se cuenta con las opciones de Importar y Descargar, esto sirve para facilitar la captura de informacin

Descargar. De ser requerido, la hoja de Excel puede descargarse a su computadora y trabajar en ella fuera
de Foqus.

Importar. Si ha llenado la hoja de Excel de carga inicial fuera de Foqus, con esta opcin puede volver a
subirla en el sistema.

Cuando la hoja de Excel tenga la informacin requerida, ya sea que la capturo directamente o la genero por fuera y
luego la importo, debe de dar clic en Aceptar, se muestra la siguiente pantalla:

En esta pantalla se puede seleccionar la informacin que se desea subir, seleccionado la casilla del apartado deseado,
por default aparecen todas las casillas de todos los mdulos contratados.

Pgina

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Para cargar la informacin de la Hoja de Excel a Foqus, debe de dar clic en Aceptar para que inicie el proceso, al
terminar de cargar la informacin de la hoja deber de mostrar una palomita verde
correctamente y una tache

en los apartados que cargo

en las que tuvieron problema como se muestra en la siguiente pantalla:

Para ver el error debe de dar doble clic en la

del apartado donde dio el error, al hacerlo se muestra la siguiente

pantalla con la informacin del error:

Pgina

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Ejemplo:
1.

El error que se muestra, pertenece a la pestaa de Deptos.

2.

El error se encuentra en el departamento VTA-1.

3.

La descripcin del error aparece en la ltima columna o al hacer doble clic en el rengln se muestra as:

4. La descripcin dice que contiene caracteres invlidos en la columna KEY-DEPTO, se muestran los caracteres
que acepta.
5. Corregir la informacin de la columna que tiene problemas.
6. Hacer el proceso de carga del sistema hasta conseguir que todos los apartados de los mdulos aparezcan
con una

Pgina

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Como llenar la hoja de Excel.
Para llenar la hoja de Excel se explica cada uno de los apartados o pestaas con los datos que deben llevar en cada
una de sus columnas, la informacin debe de llenarse en la manera como estn organizadas las pestaas, ya que
estn ordenadas en una secuencia lgica para la carga del sistema.

Plantas

PLANTAS

Se capturan las plantas que tiene la empresa, solo aplica si contrato la opcin de plantas,
en caso contrario no debe capturar esta informacin.
Eje: P001 Len, P002 Quertaro

KEY-PLA

Clave o cdigo con el que se identifica la planta, acepta nmeros, letras o combinacin de
ambos con un mximo de 5 caracteres
Nombre completo de la planta, acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un
mximo de 80 caracteres
Nombre corto de la planta, una abreviacin que ayude a describir el departamento, acepta
nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo de 20 caracteres.

PLANTA
NOMBRE CORTO

Pgina

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Departamentos

DEPTOS

Se capturan los departamentos o reas en las cuales est organizada la empresa.

Eje: VTA Ventas, COM Compras

KEY-DEPTO

Clave o cdigo con el que se identifica el departamento, acepta nmeros, letras o

combinacin de ambos con un mximo de 5 caracteres
Nombre completo del departamento, acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con
un mximo de 80 caracteres
Nombre corto del departamento, una abreviacin que ayude a describir el departamento,
acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo de 20 caracteres.

DEPARTAMENTO
DES_CORTA

Pgina

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Categoras de Puestos

CAT PUESTOS

Se capturan los niveles en los que se puede agrupar un puesto,

Eje: GER- Gerentes, JEF Jefatura

KEY-CAT-PUE

Clave o cdigo con el que se identifica el nivel que puede tener el puesto, acepta nmeros
o letras o combinacin de ambos con un mximo de 5 caracteres.
Nombre del nivel del de puesto, acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un
mximo de 80 caracteres
Nombre corto del nivel del puesto, una abreviacin que ayude a describir el nivel, acepta
nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo de 20 caracteres

CATEGORIA
DES_CORTA

Pgina

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Puestos

PUESTOS

Se capturan los puestos o funciones que los empleados pueden desempear en el SGC.
Eje: VTA01-Gerente de compras, SGC02-Coordinador de documentos

KEY-PUE

Clave o cdigo con el que se identifica el puesto, acepta nmeros o letras o combinacin
de ambos con un mximo de 5 caracteres.

PUESTO

Nombre del puesto, acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo de 80
caracteres

KEY-DEPTO

Se captura KEY-DEPTO que se defini en la hoja DEPTOS para indicar que el puesto
pertenece a este departamento.

KEY-CAT-PUE

Se captura KEY-CAT-PUE que se defini en la hoja CAT PUESTOS para indicar el nivel al que
corresponde el puesto.

KEY-PUE-JEFEINMEDIATO

Se captura KEY-PUE que se define en esta hoja para indicar el puesto del jefe inmediato.

DISTRIBUYE
JEFE
INT

Indica si al puesto se le pueden distribuir documentos, SI o NO.

Indica si el puesto es jefe o encargado del departamento relacionado, SI o NO.
Indica si el puesto agrupa personal interno de la empresa, Si o No.

PLANTAS

Plantas que aplican al puesto en cuestin, anota el cdigo que se asign a la planta y si es
ms de una, separados por coma.

Pgina

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Empleados

EMPLEADOS

Se capturan los empleados que se desea agregar al sistema.

Eje: 001-J Olaf Resndiz Camacho

KEY-EMP
EMPLEADO
PUESTO

Clave o cdigo con el que se identifica al empleado.

Nombre completo del Empleado, acepta hasta 50 caracteres.
Nombre del puesto que desempea el empleado, debe estar escrito igual que en la hoja
PUESTOS.

Tipo Movimiento

Tipo de movimiento que se realiza con el empleado:

A= Alta Cuando el empleado es de nuevo ingreso.
B= Baja Cuando el empleado se va dar de baja.
R= Reingreso Cuando el empleado se ha vuelto a ser contratado y es reactivado en el
sistema.
P= Cambio de Puesto Cuando el empleado cambia de puesto.
Fecha en la que se realiza el movimiento.

Fecha
Movimiento
Puesto Anterior

Nombre del puesto anterior que tena el empleado, se usa cuando el tipo de movimiento es
P= Cambio de puesto, si no aplica dejar en blanco.

Contrasea

Contrasea temporal de acceso que el empleado utilizar para ingresar al sistema, acepta
letras, nmeros y guion medio y bajo.

Email
TELEFONO
PLANTAS

Correo electrnico del empleado al que se le enviaran los avisos del sistema.
Nmero de telfono del empleado (Opcional)
Plantas en las que est asignado el empleado en cuestin, anota el cdigo que se asign a
la planta y si es ms de una, separados por coma.

Pgina

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Categoras

CATEGORIAS

Se captura los criterios por los que queremos agrupar los documentos del sistema.
Eje: ISO9001, ISO14000, etc

KEY-CAT

Clave o cdigo con el cual se identifica la criterio para agrupar los documentos, acepta
nmeros o letras o combinacin de ambos con un mximo de 5 caracteres.

CATEGORIA

Nombre de la categora, acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo
de 80 caracteres.

DES_CORTA

Nombre corto de la categora, una abreviacin que ayude a describir la categora, acepta
nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo de 20 caracteres.

OBSERVACIONES
DE LA CATEGORIA

Cualquier comentario que quiera agregar a la categora, acepta letras, nmeros con un
mximo de 60 caracteres.

CON-DOCTO

Define si la categora cuenta con un documento publicado para que se pueda ver desde
la consulta de documentos, Si o No.

CODIGO
DOCTO

DEL

Clave o cdigo con el cual se identifica el documento que se va a consultar, debe ser igual
al CODIGO de la hoja DOCUMENTOS, acepta nmeros o letras o combinacin de ambos
con un mximo de 30 caracteres.

Pgina

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Temas

TEMAS

Se capturan los criterios por los que agrupamos una categora de documentos.
Eje: 4.2.3 Control de Documentos.

KEY-CAT
KEY-TEMA

Se captura KEY-CAT de la hoja CATEGORIAS.

Clave o cdigo que identifica al tema en el que se agrupa el documento, acepta letras
y nmeros con un mximo de 10 caracteres.

DESCRIPCION DEL
TEMA

Descripcin del tema, acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo
de 60 caracteres.

DES_CORTA

Descripcin corta del tema, una abreviacin del tema, acepta nmeros, letras y algunos
signos de puntuacin (. , - _ :) con un mximo de 20 caracteres.

OBSERVACIONES

Cualquier comentario que quiera agregar al TEMA, acepta letras, nmeros con un
mximo de 60 caracteres.

PAG
REQUISITO DE LA
NORMA

Capture el nmero de pgina en que se encuentra este tema en el documento

publicado.
Texto del requisito de la CATEGORIA, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin
con un mximo de 4,000 caracteres.

DOCUMENTOS
RELACIONADOS

Capturar todos los CODIGOS de DOCUMENTOS que se relacionan con este tema
separados por (,)

Pgina

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Procesos

PROCESOS

Se capturan los procesos definidos en el sistema de gestin.

Eje: VTA-Ventas.

KEY-PROC

Clave o cdigo que sirve para identificar el proceso, acepta letras, nmeros y guiones bajo
y medio, con un mximo de 10 caracteres.

PROCESO

Nombre del proceso, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin, con un mximo de
80 caracteres.

DES_CORTA

Descripcin corta del proceso, una abreviacin del nombre del proceso que sirva para su
identificacin, acepta letras, nmeros y guion medio y bajo, con un mximo de 20
caracteres.
Indica si es un proceso o subproceso, P=Procesos, S=Subproceso.

TIP-PROCESO
KEY-RUT-ICO

Clave o cdigo que identifica la ruta donde se guardara el icono que se relacione con el
proceso, el valor por default es 4.

RUTA Y NOMBRE
DE ICONO ORIGEN

Ruta y nombre del archivo que tiene la imagen que se utilizar para el proceso.

Pgina

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Tipo de Documento

TIPO DOCTO

Capture los tipos de documentos en los que clasifica los documentos del sistema de
gestin.
Eje: PR-Procedimiento, IN-Instructivo.

KEY-TIPO-DOCTO

Clave o cdigo que identifica el tipo de documento, acepta letras y nmeros, con un
mximo de 5 caracteres.

TIPO DE DOCTO

Nombre del tipo de documento, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin, con un
mximo de 50 caracteres.

DES_CORTA

Descripcin corta del tipo de documento, una abreviacin que ayuda a identificar el tipo
de documento, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin, con un mximo de 20
caracteres.

UBICACION FISICA
DOCUMENTO

Lugar donde se guardan las copias controladas distribuidas en papel de este tipo, acepta
letras, nmeros y signos de puntuacin, con un mximo de 80 caracteres.

VIG

Vigencia en meses que tendrn los documentos de este tipo de documentos, en caso que
el tipo de documento no requiera revisin, poner 0.

KEY-RUTA

Clave o cdigo de la ruta donde se guardan los documentos originales, el valor por default
es 1 a menos que se indique lo contrario.

Pgina

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EXT

Extensin de los documentos de acuerdo a la aplicacin en que se utiliza el documento,

acepta letras y nmeros con un mximo de 15 caracteres.

APLICACION
UTILIZADA

Aplicacin utilizada para crear el documento.

ARC

Se considera el CODIGO del documento para formar el nombre del documento, Si o No.

VER

Se considera la VERSION del documento para formar el nombre del documento, Si o No.

TIT

Se considera el TITULO del documento para formar el nombre del documento, Si o No.

SEP

Separador entre cdigo, versin y ttulo.

Documentos

DOCUMENTOS

Se capturan los documentos que se van a cargar al sistema.

CODIGO

Cdigo con el cual se identifica el documento, acepta letras, nmeros y -. _ / con un

mximo de 30 caracteres.

VER

Versin del documento, pueden ser nmero y letras.

Ejemplo A, B, C. etc o 1, 2, 3. Etc

Pgina

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VER-ANT

Anotar la versin anterior del documento, cuando existen versiones previas del
documento, si no hay que dejar en blanco.

TITULO

Nombre del documento.

ESTADO

Estado del documento:

P= Pendiente El documento se menciona en otros documentos pero no se est
desarrollando actualmente.
B= Borrador El documento se encuentra en proceso de desarrollo.
L= Liberado El documento se encuentra en uso en el sistema.
O= Obsoleto El documento se cambi de versin dejando la versin anterior obsoleta.
R= Retirado El documento ya no se usa en el sistema.

FEC-VERSION

Fecha de la versin del documento.

FEC-VIGOR

Fecha a partir de la cual se debe utilizar esta versin del documento quedando sin efecto
la versin anterior del documento. Se utiliza cuando por efectos de logstica no lo
podemos implementar en la fecha de la versin y definimos un tiempo en el cual mientras
se termina de implementar el documento el sistema muestra las dos versiones.

FEC-LIBERACION

Fecha en la cual fue liberado por primera vez el documento.

FECREVALIDACIN

Fecha en la cual se debe hacer una revisin a la versin del documento, si aplica.

FEC-RETIRO

Fecha en la cual el documento deja de utilizarse en el sistema.

DOC-EXT

Indica si el documento es de origen externo.

DIST-OBL

Indica si se distribuye el documento a los usuarios.

VIG

Nmero de meses en que se debe hacer una revisin al documento, poner 0 (cero) si el
documento no se tiene que revisar.

UBICACIN FISICA
DEL DOCUMENTO

Lugar donde los usuarios deben guardar las copias controladas en papel que les entregan,
si conoce en donde van a quedar en caso contrario dejar en blanco.

KEY-PUE-RESP

Clave del puesto del responsable del documento.

KEY-DEPT0

Clave del Departamento al que pertenece el documento.

KEY-TIPO-DOCTO

Clave del tipo de documento al que corresponde el documento.

DIST-GRL

Indica si el documento se distribuye a todos los empleados de la empresa.

IMP

Si distribuye el documento a todos los empleados de la empresa indica si el documento

se puede imprimir

GUARDAR

Si distribuye el documento a todos los empleados de la empresa indica si el documento

se puede guardar.

PLANTAS

Plantas que aplican al documento en cuestin, anota el cdigo que se asign a la planta
y si es ms de una, separados por coma.

DESCRIPCION DEL
CAMBIO

Anotar los cambios que se realizado al documento o indicar que es la primera versin.

Pgina

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MOTIVO
DEL
RETIRO
RUTA DEL ARCHIVO
ORIGEN A CARGAR

Anotar la razn por la cual el documento ya no se usa en el sistema, si aplica.

NOMBRE
DEL
ARCHIVO ORIGEN

Nombre del archivo que se va a cargar para mostrar cuando lo soliciten.

APLICACIN
UTILIZADA

Aplicacin en la que est hecho el documento (Word, Excel)

EXPORTA A PDF

Indica si el documento se quiere exportar a formato PDF para que el sistema lo convierta.
Solo aplica para documento de Office versin 2007 en adelante.

RUTA DEL ICONO

ORIGEN

Lugar donde se encuentra el icono o imagen que se va a relacionar con el documento.

NOMBRE
DEL
ICONO ORIGEN

Nombre del icono o imagen que se va a relacionar con el documento.

REFERENCIAS
DOCUMENTOS

Capturar los cdigos de los documentos que se mencionan dentro del documento
separados por comas (,).

PROCESOS
RELACIONADOS
PUESTO
DISTRIBUIR

Lugar donde se encuentra guardado en la computadora el archivo que se desea cargar en

el sistema.

Anotar las claves de los procesos relacionados con el documento separados por comas (,).
A

Anotar las claves de los puestos a los que se les distribuye el documento electrnicamente
con la siguiente estructura:
Estructura: Imprime, Guarda, Clave de puesto 1, Clave de puesto 2,...| Imprime, Guarda,
Clave de puesto 1,...
* I=Imprime / NA=No Aplica
* GR=Guarda Red / GC=Guarda Comn / NA=No Aplica
I,GR,SGC01,SGC02 Indica que se distribuye el documento a los puestos SGC01 y SGC02
y les permite imprimir y guardar.
NA,NA,SGC01,SGC02 - Indica que se distribuye el documento a los puestos SGC01 y
SGC02 y no les permite imprimir y guardar.
Nota: NO APLICA si tiene distribucin general

DISTRIBUCIN
PAPEL

EN

Anotar las distribuciones que se realizan en papel siguiendo la siguiente estructura:

Clave del empleado, Clave del Puesto, Fecha de la distribucin, Nmero de copia 1, Lugar
donde se archiva la copia 1, Numero de copia 2, Lugar donde se archiva la copia 2, ... |
Clave del empleado, Clave del Puesto, Fecha de la distribucin, Nmero de copia 1, Lugar
donde se archiva la copia 1, Numero de copia 2, Lugar donde se archiva la copia 2, ...

001, SGC01, 12/05/15, 1, Carpeta del sistema de gestin de la calidad, 2, rea de trabajo
Indica que al empleado 001 con el puesto SGC01 el 12/05/15 se le distribuyo la copia 1
y la tiene archivada en la carpeta del sistema de gestin de la calidad y que se le entreg
la copia 2 y la tiene en el rea de trabajo.

Pgina

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Origen de las no conformidades

ACP ORIGEN

Capturar el origen que puede tener una No Conformidad.

Eje: AUI-Auditoria Interna, QUE-Quejas.

KEY-ORI

Clave o cdigo con el que se identifica el origen de la no conformidad, acepta letras y

nmeros con un mximo de 3 caracteres.

ORIGEN

Descripcin del origen de la no conformidad, acepta letras, nmeros y signos de

puntuacin, mximo 120 caracteres.

DES_CORTA

Descripcin corta del origen de la no conformidad, acepta letras y nmeros con un

mximo de 10 caracteres.

Pgina

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Foqus INI, Mdulo de Carga Inicial del Sistema.

Clasificacin de las no conformidades

ACP
CLASIFICACION

Capturar la clasificacin que se puede asignar a una No Conformidad.

Eje: MAY- Mayor, MEN-Menor.

KEY-CLA

Clave o cdigo con el que se identifica la clasificacin de la no conformidad, acepta letras

y nmeros con un mximo de 3 caracteres.

CLASIFICACION

Descripcin de la clasificacin de la no conformidad, acepta letras, nmeros y signos de

puntuacin.

Pgina

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Plantillas Ishikawa

PLANTILLA
ISHIKAWA

Capturar la estructura del diagrama de Ishikawa que utilizara en el anlisis de causa.

KEY-ISH

Clave o cdigo con el que se identifica la plantilla de Ishikawa, acepta nicamente

nmeros, ej. 1, 2, 3, etc

DIAGRAMA

Nombre dado a la plantilla del diagrama, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin.

DESCRIPCION_DEL_
DIAGRAMA

Descripcin del diagrama de Ishikawa.

ESPINA_1

Ttulo para la espina principal nmero 1 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.

ESPINA_2

Ttulo para la espina principal nmero 2 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.

ESPINA_3

Ttulo para la espina principal nmero 3 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.

ESPINA_4

Ttulo para la espina principal nmero 4 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.

ESPINA_5

Ttulo para la espina principal nmero 5 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.

Pgina

21

Foqus INI, Mdulo de Carga Inicial del Sistema.

ESPINA_6

Ttulo para la espina principal nmero 6 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.

Documentos para expediente del empleado

CAP DOCUMENTOS

Capture los documentos que se solicitaran a los empleados para integrar su expediente.

KEY-DOCTO

Clave o cdigo con el que se identifica el documento, acepta nicamente nmeros, ej. 1,
2, 3, etc

DOCUMENTO

Nombre del documento requerido, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin, con
un mximo de 80 caracteres.

STS

Estatus del documento requerido.

Pendiente= Cuando el documento es requerido y no ha sido entregado an.
Entregado= Cuando el documento ha sido entregado satisfactoriamente.
No aplica= En ciertos casos cuando el documento no necesita ser entregado.
El documento se solicita en papel, Si o No.
El documento es solicita en electrnico, Si o No.

PAPEL
ELE

Pgina

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Competencias requeridas al empleado

CAP COMPETENCIAS

Capture las competencias que se podrn solicitar a los empleados

COMPETENCIA

Descripcin de la competencia, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin, con un

mximo de 255 caracteres.

REQ

Nmero u orden del detalle o requisito de la competencia, acepta solo nmeros.

REQUISITO

Descripcin del detalle o requisito de la competencia, acepta letras, nmeros y signos de

puntuacin con un mximo de 255 caracteres.

PRI

Prioridad, solo nmeros.

STS

Estatus de la competencia.
Cumple= Se ha demostrado el cumplimiento del requisito.
No Cumple= No ha demostrado el cumplimiento del requisito.
No aplica= No requiere demostrar cumplimiento al requisito.
La evidencia del cumplimiento del requisito es requerida en formato impreso u original
del documento.

PAPEL
ELE

La evidencia del cumplimiento del requisito es requerida en formato electrnico del

documento.

Pgina

23

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Requisitos para el control de registros

REG PROPIEDAD

Capture la informacin necesaria para el control del registro

CODIGO

Cdigo con el cual se identifica al registro (formato, etc), que se usa para completar un
registro, acepta letras, nmeros y -. _ / con un mximo de 30 caracteres.

TIPO DE REGISTRO

Indica el tipo de registro, el cual puede ser:}

Electrnico.
Papel.
Ambos.
Indica el tiempo de retencin que tendr el registro electrnico en archivo, ej. 1, 2, 3, etc
el nmero se relacionara con la siguiente columna (UNIDAD DE TIEMPO ARCHIVO)

EN ARCHIVO
UNIDAD
ARCHIVO

TIEMPO

EN
ARCHIVO
MUERTO

La unidad de tiempo para retencin del registro electrnico en archivo, se define como:
Sem.
Mes.
Ao.
*el valor acepta 3 caracteres.
Indica el tiempo de retencin que tendr el registro electrnico en archivo muerto. Ej. 1,
2, 3, etc el nmero se relacionara con la siguiente columna (UNIDAD DE TIEMPO
ARCHIVO MUERTO).

Pgina

24

Foqus INI, Mdulo de Carga Inicial del Sistema.

UNIDAD
TIEMPO
ARCHIVO MUERTO

FECHA DE INICIO

DISPOSICION

ELABORAR

AUTORIZAR

COMO SE ARCHIVA
DONDE
ARCHIVA

SE

La unidad de tiempo para retencin del registro electrnico en archivo muerto, se define
como:
Sem.
Mes.
Ao.
*el valor acepta 3 caracteres.
Fecha a partir de la cual se toma en cuenta para definir las fechas de control del registro
electrnico, puede ser:
Fecha de alta.
Fecha de registro (da en que se defini como registro).
Que debe hacerse con el registro electrnico una vez finalizado su ciclo de vida en el
archivo.
Eliminar.
Respaldar.
Indica si el registro electrnico lleva un proceso de elaboracin (completar, llenar un
formato y revisar).
Si Entonces el registro lleva un control de quien elabora y quien revisa.
No Entonces el registro no requiere revisin y/o autorizacin.
Indica si el registro electrnico requiere un proceso de autorizacin.
Si El registro elaborado o llenado se enviara a la persona designada para su
autorizacin.
No El registro elaborado no necesita autorizacin.
Manera de archivar los registros en papel, Ej. Orden cronolgico, alfabtico, etc
Lugar o espacio fsico para guardar los registros en papel.

EN ARCHIVO PAPEL

Tiempo que se deben guardar los registros antes de pasar al archivo muerto.

EN
ARCHIVO
MUERTO PAPEL

Duracin de los registros en archivo muerto.

DISPOSICION
PAPEL

Que se hacer con los registros en papel que ya cumplieron su ciclo en el archivo muerto.
Ej. Destruir, Reciclar, etc

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Foqus INI, Mdulo de Carga Inicial del Sistema.

Proceso de elaboracin de registros

REG ELABORA

Establece el flujo que debe seguir un registro para crearlo, esto es til cuando intervienen
muchos empleados en el proceso de llenado del registro.

CODIGO

Cdigo con el cual se identifica al registro (formato, etc), que se usa para completar un
registro, acepta letras, nmeros y -. _ / con un mximo de 30 caracteres.

SECUENCIA

Orden de eventos en el proceso de elaboracin. Ej. 1,2, etc.

ACTIVIDAD
REALIZAR

CODIGO
EMPLEADO

DEL

Actividad que realizar la persona responsable del evento en la secuencia.

Cdigo (nmero o clave) del empleado responsable del evento en la secuencia.

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Foqus INI, Mdulo de Carga Inicial del Sistema.

Proceso de aprobacin de registros

REG APRUEBA

Permite establecer una secuencia de aprobacin cuando se requiere que alguien firme
el registro electrnicamente.

CODIGO

Cdigo con el cual se identifica al registro (formato, etc), que se est autorizando,
acepta letras, nmeros y -. _ / con un mximo de 30 caracteres.

SECUENCIA

Orden de eventos en el proceso de elaboracin. Ej. 1,2, etc.

ACTIVIDAD
REALIZAR

CODIGO
EMPLEADO

DEL

Actividad que realizar la persona responsable del evento en la secuencia.

Cdigo (nmero o clave) del empleado responsable de autorizar.

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