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Administracin de Empresas III

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y METODOS

DEFINICIN
La Organizacin y Mtodos, conocida como O y M, es una funcin especializada
conformada por un conjunto de tcnicas que tienden a aumentar la eficiencia de los
sistemas de informacin, procedimientos administrativos y el control de operaciones
dentro de una organizacin.
IMPORTANCIA
La organizacin y mtodos, a travs de la aplicacin de diferentes tcnicas, permite
simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en
tiempo, energa, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia
en la operacin del sistema (algunos autores dicen que son tcnicas de
simplificacin del trabajo). La O y M nace mucho antes que el estudio de los
sistemas de informacin Computarizados, desde el inicio de la administracin
cientfica. O y M se encargaba del estudio de los sistemas de informacin de las
organizaciones. El desarrollo de los sistemas de informacin computarizados no
excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de informacin, muy
por el contrario, un sistema de informacin computarizado que no sea desarrollado
en forma armnica con la parte manual que lo alimenta y a la cual proporciona
informacin, no puede funcionar eficientemente.
OBJETIVOS
El objetivo bsico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a
travs de la simplificacin de las operaciones y eliminacin de aquellas actividades
que se consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el
conjunto de las mismas.
LAS FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M SON LAS SIGUIENTES
1. Anlisis del sistema general de informacin. 2. Estudio de los Procedimientos. 3.
Anlisis de las funciones. 4. Elaboracin de Manuales. 5. Diseo, evaluacin y
administracin informacin. 6. Anlisis y diseo de los sistemas de informacin
(especial los archivos manuales). 7. Estudio de la estructura organizada. 8.
Ordenamiento o distribucin de oficinas (aplicacin de nuevas tecnologas). 9.
Participacin en estudios sobre automatizacin de oficinas.. Estudiaremos cada una
de estas funciones en detalle.
ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN
Implica los siguientes aspectos o campos de desarrollo: a) Levantamiento o
determinacin del sistema de informacin general. b) Diseo del nuevo sistema. c)
Establecer un sistema de informacin contable compatible con el sistema general de
informacin y orientado a la toma de decisiones. d) Anlisis de los medios de
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procesamiento de datos. e) Revisin, adaptacin y diseo de los procedimientos a


utilizar en funcin del esquema general.
ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los aspectos a estudiar dentro de esta funcin son: a) Consideraciones de las
interacciones entre diferentes procedimientos dentro de un sistema de informacin,
sealando superposiciones, interrupciones, etc., esto se facilita a travs de la
modularidad del anlisis estructurado. b) Revisin de procedimientos vigentes y
proposicin de las modificaciones necesarias para aumentar la eficacia
(cumplimiento del objetivo) y eficiencia (cumplirlo con economa de recursos). c)
Estudio de procedimientos nuevos par aquellas unidades administrativas que se
creen, o para satisfacer nuevos objetivos o funciones. Con el actual boom de la
Calidad Total(CT), es necesario hacer notar que una de las premisas bsicas de la
CT es el mantener la fluidez de los procesos, bien, esta es una de las funciones de
O y M que debe ser cumplida a travs de la revisin constante de los procedimientos
organizacionales.
ANLISIS DE FUNCIONES
El estudio de las funciones comprende: A) Anlisis y determinacin de las funciones
de los rganos o unidades actuales y de aquellas que se vayan a crear. B)
Descripcin de los cargos necesarios para cumplir las actividades y tareas. C)
Establecer las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo las funciones. D)
Fijar las relaciones entre cada cargo y los dems y con el exterior de la organizacin.
En este aspecto la caracterstica modular del anlisis estructurado facilita la tarea.
Esta funcin es muy importante en la actualidad ya que cada vez que se sustituye un
procedimiento manual por uno computarizado, se estn pasando funciones (conjunto
de actividades) del hombre a la mquina, esto presenta problemas tales como: d.1
Eliminacin de funciones y/o cargos. d.2 Aparicin de nuevas funciones y cargos
(manejo de equipos, transcripcin de datos, responsable de sistemas, etc.) d.3
Variaciones en los manuales de organizacin y cargos.
ELABORACIN DE MANUALES
Aun cuando este punto se estudia en detalle en otro mdulo, es conveniente indicar
que la funcin correspondiente a manuales se concreta en los siguientes aspectos:
a) Preparacin de manuales que contienen disposiciones sobre: estructura,
funciones, procedimientos, normas, operaciones, comunicacin, legislacin,
sistemas, etc. Los manuales pueden ser especficos sobre uno de los tpicos o
generales, que contienen varios tpicos simultneamente. b) Anlisis de los
manuales existentes para verificar su coherencia interna, grado de vigencia,
intensidad de uso y adecuacin a la organizacin. c) Recopilacin y sistema de
distribucin y/o divulgacin de los manuales aprobados y en vigencia dentro de la
organizacin y en todos aquellos que se sancionen en el futuro. d) Proponer
diferentes formas de elaboracin y consulta de manuales con uso de la tecnologa
disponible (bases de procedimientos, manuales en medios magnticos, etc.)

DISEO Y ADMINISTRACIN DE FORMULARIOS


Es necesario tener en cuenta como parte de la funcin: a) La fijacin de reglas para
diseo de los mismos. b) Proponer las modificaciones necesarias. c) Compatibilidad
entre formularios que intervienen en procesos manuales en procesos electrnicos de
datos. d) Elaboracin, mantenimiento y actualizacin de los diagramas de
procedimientos o flujos de formularios (Flow Charts). e) Determinar los lugares de
mantenimiento, respaldo, mtodos de archivo, procedimientos de control y
reimpresin de todos los formularios que se usan en la organizacin (o al menos en
el sistema). f) Estudio y recomendacin para la sustitucin de las formas preimpresas por las llamadas formas inteligentes (o formas con inteligencia agregada o
formas con inteligencia aadida).
SISTEMA DE ARCHIVOS
Sobre los archivos magnticos y su organizacin tendrn injerencia directa los
especialistas, pero siempre deber ser una accin conjunta con la organizacin de
los archivos manuales, de modo que se establezcan claramente aspectos tales
como: a) Sistemas de codificacin vlidos para toda la organizacin. b) Pautas
acerca de la conservacin, mantenimiento y purga de archivos. c) Pautas acerca de
la desincorporacin, codificacin, etc., de los llamados archivos muertos. d) Mtodos
tcnicas y lineamientos para el respaldo de documentos. e) Lineamientos y
operaciones para seguridad de los archivos. f) Entrenamiento del personal que
maneje archivos manuales sobre clasificacin, codificacin, almacenamiento y
recuperacin de documentacin.
ESTUDIOS DE LA ESTRUCTURA
Cada cambio estructural, ya sea por crecimiento vertical u horizontal de la
organizacin, o por simple modificacin o cambio de ubicacin de unidades, implica
aspectos tales como: a) Cambio de funciones b) Aparicin de nuevas funciones c)
Desaparicin de funciones d) Creacin, eliminacin o ajustes en los cargos e)
Modificacin de las relaciones entre las unidades existentes. f) Estudio, anlisis y
evaluacin de las variables que afectan a la estructura. Todos estos aspectos son
atinentes a la Organizacin y Mtodos.
ORDENAMIENTO DE OFICINAS
En la actualidad al disear un sistema de informacin es necesario tener en cuenta:
a) La distribucin espacial de las oficinas, equipos, centros de recepcin de
documentos. b) Ubicacin de archivos y centro de procesamiento, flujos de
documentos dentro de las unidades y entre las unidades. c) Tipos de documentos
que circularan y tipos de documentos que se almacenaran y recuperaran por
terminales de computacin, microfilms, microfichas, etc. d) Porcentaje de variabilidad
de la disposicin de muebles peridicamente, modularidad de los equipos y facilidad
de disposicin en los espacios. e) Utilizacin de secretarias individuales, colectivas,
por jerarquas a los llamados pules (pools) de secretarias. Todos estos aspectos
estn orientados a procurar: a) La reduccin de demoras. b) Eliminacin de cuellos
de botellas. c) Reducir el ciclo de tiempo para completar un crculo administrativo. d)
Mejorar el control de las operaciones. e) Mejorar las comunicaciones. f) Reducir las
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llamadas telefnicas internas y los memorandos de la misma naturaleza. g)


Optimizar el uso de mquinas y equipos. h) Maximizar el uso de iluminacin natural.
i) Disminuir los niveles de ruido. j) Otros.
PARTICIPACIN EN ESTUDIOS SOBRE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
Deber tratar aspectos como: a) Niveles d mecanizacin: a.1. Una sola operacin?
a.2. Varias Operaciones? a.3. Subsistemas o procedimientos? b) Cules
subsistemas conviene mecanizar o automatizar?. c) Organizacin de los flujos de
informacin. d) Centralizacin o descentralizacin? En cada uno de estos aspectos
deber tomar parte la unidad o departamento de O y M ya que su interaccin con los
analistas de sistemas permitir una buena instrumentacin o puesta en marcha de
los sistemas y procedimientos que se elaboren.
UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS
En organizaciones pequeas generalmente las labores de O y M recaen sobre los
gerentes (Dueos), los administradores, o sobre cualquier persona del cuerpo
administrativo. Lo ms comn es que nadie se ocupe de estas funciones y tareas,
sino que todo lo referente a estructura, formularios, procedimientos, manuales (si
existen), etc., surja y se lleve a cabo de manera casual, anrquica y con prdidas de
beneficios para la organizacin. A medida que las organizaciones crecen, se
complican, y de pronto un jefe de nivel medio, y en algunos casos un gerente al
nivel mximo comiencen a preocuparse por el desorden, las tensiones y contraten o
designen a alguien para que se ocupe de los manuales de procedimientos o de los
formularios, o de disear sistemas parciales. En las grandes organizaciones debe
existir una unidad encargada de las funciones de O y M, la cual tiene caractersticas
de Staff o asesora, y puede estar ubicada dentro de una gerencia o divisin de
servicios a la cual le compete todo lo referente a investigacin de operaciones,
procesamiento de datos, estudio del trabajo y la organizacin y mtodos. Otra forma
de ubicacin es dentro del rea de planificacin. En las instituciones educativas de
nivel superior, por ejemplo, es recomendable que la oficina de O y M forme parte de
la direccin de planificacin y sta a su vez sea un rgano asesor del nivel
estratgico. De esta forma el mbito de accin es toda la organizacin y no una
parcela o conjunto de funciones de la misma. O y M Nunca debe concebirse la
unidad de O y M como dependiente de un rgano directivo que no tenga
competencia sobre todos los aspectos y mbitos de la organizacin, ni como una
unidad ejecutora o deliberante. En cualquier caso la unidad de O y M debe estar
ntimamente relacionada con aquellas que desempean funciones de planificacin,
organizacin y desarrollo e implementacin de sistemas. Es muy comn en las
organizaciones modernas, ubicar la unidad de organizaciones y Mtodos como una
parte de la unidad de informtica.

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