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MODULO III
QU ES EXCEL?
Excel es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office. Permite crear y aplicar formato a
libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre
aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear
modelos para analizar datos, escribir frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar
los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de grficos con aspecto profesional.
Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:
Contabilidad Se pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de Excel en muchos
informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de
ingresos o estados de resultados).
Definicin de presupuestos Ya sea que sus necesidades sean personales o
empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes
de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilacin).
Facturacin y ventas Excel tambin es til para administrar datos de ventas y
facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los formularios que se necesiten (por
ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de compra).
Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar
resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los
proyectos, que muestran la variacin entre los resultados reales y los proyectados, o que
se pueden usar para pronosticar datos).
Planeacin Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u
organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de
marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores para ayudarlo con la
planificacin de comidas semanales, fiestas o vacaciones).
Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla
de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del
trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).
Uso de calendarios Gracias a su rea de trabajo con cuadrcula, Excel se presta para
crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios acadmicos para hacer el
seguimiento de las actividades durante el ao escolar o calendarios del ao fiscal para
hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).
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Hoja de clculo.- Es el documento principal que se utiliza en la Hoja de Excel, para almacenar y
trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se
almacena siempre en un libro.
Celda.- Es la interseccin de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, nmeros,
fecha, instrucciones, funciones u otros datos. En general las celdas se representan de forma
rectangular y se ubican por un nmero/letra de fila y un nmero/letra de columna, y pueden ser
identificadas con un nombre nico, por ejemplo B2 (columna B, fila 2).
Celda activa.- es una celda que est abierta para su manipulacin. En general, cuando una celda
est activa se diferencia grficamente del resto de las celdas, mediante un marco, recuadro o
contorno ms grueso.
Los rangos de celdas suelen tener forma o abarcar espacios rectangulares. Se definen mediante
letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la
superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende
las celdas B2, B3, B4, B5, C2, C3, C4, C5, D2, D3, D4 y D5 se lo denomina B2:D5.
Fila.- Es el conjunto de celdas contenidas de forma horizontal que va desde la fila 1 hasta la fila
1048576.
Columna.- Es un conjunto de celdas dispuestas en sentido vertical que va desde la A hasta la
XFD.
Seleccin de Filas y columnas de una tabla en Excel
1. Para seleccionar una columna de tabla con o sin encabezados de tabla, haga clic sobre el
nombre de la columna.
2. Para seleccionar una fila de tabla, haga clic sobre el nmero de la fila.
3. Para seleccionar todas las filas y las columnas de la tabla, haga clic en la esquina superior
izquierda de la tabla.
Ingreso de datos
Agregar datos tipo serie
En ocasiones es muy importante que el ingreso de los datos se realice sin equivocaciones, pero
sobretodo de una manera rpida que permita optimizar el tiempo y los recursos.
Para el ingreso de datos tipo serie podremos seguir los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1
Digitemos el nmero 1 en una celda, luego proceda a copiar con el mouse (tcnica del arrastre)
desde la esquina inferior izquierda de la celda activa hacia unas cuantas posiciones ms abajo.
Ejemplo 2
Digitemos el nmero 1 en una celda, luego proceda a copiar con el mouse (tcnica del arrastre)
manteniendo presionado la tecla Ctrl, desde la esquina inferior izquierda de la celda activa hacia
unas cuantas posiciones ms abajo.
Ejemplo 3
Digitemos la palabra ENERO en una celda, luego proceda a copiar con el mouse (tcnica del
arrastre) desde la esquina inferior izquierda de la celda activa hacia unas cuantas posiciones ms
abajo.
Ejemplo 4
Digitemos el nmero 1.1.1 en una celda, luego proceda a copiar con el mouse (tcnica del
arrastre) desde la esquina inferior izquierda de la celda activa hacia unas cuantas posiciones ms
abajo.
Ordenar de A a
Ordenar de Z a
2.- En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, para ordenar en orden alfanumrico
ascendente, haga clic en
Ordenar de A a Z.
3.- Observe como los datos ya han sido ordenados en forma ascendente tomando como
referencia el campo Apellido y en el ordenamiento incluyen los otros datos
correspondientes (Nombres, Direccin y Departamento)
1.- Marque las celdas que contienen los nombres (Desde B1 hasta E10).
3.- En la siguiente ventana seleccionando la opcin Ordenar por, aparecern todos los
nombres de los campos (cabeceras de la base de datos), seleccione el campo de la columna
que desee ordenar.
4.- Observe como los datos ya han sido ordenados en forma ascendente tomando como
referencia el campo Departamento y en el ordenamiento incluyen los otros datos
correspondientes (Apellidos, Nombres y Direccin)
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Para aplicar un estilo de borde nuevo o distinto, haga clic en la flecha que aparece
junto a Bordes
y haga clic en un estilo de borde.
SUGERENCIA Para aplicar un estilo de borde personalizado o un borde diagonal,
haga clic en Ms bordes. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, en la
pestaa Borde, debajo de Lnea y Color, haga clic en el estilo de lnea y en el color
que desea. Debajo de Valores predeterminados y Borde, haga clic en uno o en
varios botones para indicar la ubicacin del borde. En Borde hay disponibles dos
botones de borde diagonal
.
Para quitar bordes de celda, haga clic en la flecha que aparece junto a Bordes
a continuacin, haga clic en Sin borde
.
y,
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Para copiar una celda o rango de celdas, mantenga presionada la tecla CTRL
mientras coloca el puntero sobre el borde de la seleccin. Cuando el puntero se
transforme en un puntero de copia
otra ubicacin.
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Hojas
Para seleccionar rpidamente una hoja de clculo diferente, puede hacer clic en las fichas de las
hojas de clculo que se encuentran en la parte inferior de la ventana. Una hoja de clculo se
almacena siempre en un libro. Si desea escribir o modificar datos de varias hojas de clculo al
mismo tiempo, puede agrupar las hojas de clculo seleccionando varias hojas. Asimismo, puede
dar formato o imprimir una seleccin de hojas al mismo tiempo.
Crear Hojas
Pare insertar o crear una nueva hoja, presione clic en el botn Insertar Hoja de clculo :
Antes de insertar
Despus de insertar
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Ayuda en Ventanas
Inmovilizar paneles.- Para ver dos reas de una hoja de clculo y bloquear filas y columnas de
un rea se puede usar la inmovilizacin o la divisin de paneles. Para inmovilizar paneles, se
seleccionan filas o columnas especficas que permanecen visibles al desplazarse por la hoja de
clculo.
Por ejemplo, la inmovilizacin de paneles permite mantener visibles los rtulos de las filas y
columnas mientras se desplaza.
Para inmovilizar los paneles, seleccione la fila que desea inmovilizar, en este ejemplo la
fila 2.
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Al dividir paneles, se crean reas de hoja de clculo independientes dentro de las cuales es
posible desplazarse, mientras que las filas o columnas del rea no desplazable permanecen
visibles.
Nota Al inmovilizar paneles, la opcin Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles
para que pueda desbloquear filas o columnas inmovilizadas.
Ahora compruebe que al desplazarnos con el scroll roll del mouse o a travs del
desplazamiento de las teclas de direccin hacia abajo, la cabecera de nuestro documento
no se ha movido, lo cual nos facilita el uso adecuado de los datos cuando ingresamos o
queremos algn reporte.
2.- Haga clic en la ficha Vista, grupo Ventana y luego en Organizar todo.
3.- Elija la vista de las ventanas que usted desee y presione aceptar.
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En el grupo Nmero de la ficha Inicio, haga clic en el Selector de cuadro de dilogo situado
junto a Nmero (o slo presione CTRL+1).
En la lista Categora, haga clic en el formato que desee usar y, a continuacin, ajuste la
configuracin si fuera necesario. Por ejemplo, si usa el formato Moneda, puede
seleccionar un smbolo de moneda diferente, mostrar ms o menos posiciones decimales o
cambiar la forma en que se muestran los nmeros negativos.
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Funciones de Excel
Las funciones de Excel son una de las herramientas ms poderosas dentro de esta hoja de
clculo. Estas funciones nos facilitan mucho la realizacin de clculos y tratamiento de los datos.
Para poder realizar una hoja de Excel utilizando funciones es imprescindible conocer cada una
de ellas de forma individual. En este curso queremos dar una visin de las funciones ms
utilizadas dentro de Excel, con el funcionamiento, la estructura, las partes y un pequeo ejemplo.
FUNCIN SUMA
La funcin SUMA suma todos los nmeros que especifica como argumentos. Cada argumento
puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una matriz, o el resultado
de otra funcin. Por ejemplo, SUMA(B2:D2) suma todos los nmeros que estn contenidos en
las celdas B2 hasta D2. Otro ejemplo, SUMA(A1; A1; A5) suma los nmeros que estn
contenidos en las celdas A1, 2, A3, A4 y A5
Ejemplo:
En la siguiente tabla de datos vamos a sumar los valores del 1er Trim, 2do Trim y 3er Trim. Para
lo cual nos ubicaremos en la celda E2 y procedemos a aplicar la frmula correspondiente ya sea
en forma manual o puede ser a travs del asistente de funciones.
Copiar frmulas.- Una vez que se ha aplicado la frmula de la suma para el primer registro, el
siguiente paso es copiar la frmula hacia las dems celdas que estn hacia abajo y esto lo
podremos realizar de 2 formas.
1ra. forma mediante la tcnica del arrastre de la
esquina inferior de la celda activa hacia abajo hasta
la celda E11.
2da. forma mediante el efecto doble clic en la
esquina inferior de la celda activa. Se copiar la
frmula automticamente hasta la celda E11.
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FUNCIN PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango B2:D2
contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO(B2:D2) devuelve el promedio de dichos nmeros.
Promedio, que es la media aritmtica y se calcula sumando un grupo de nmeros y dividiendo a
continuacin por el recuento de dichos nmeros. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es
30 dividido por 6, que es 5.
para
Seleccione la funcin
PROMEDIO
Elimine el rango de datos que aparece por defecto (Graf. arriba) y marque el rango de celdas (B2:D2)
Graf. abajo y presione aceptar.
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FUNCIN CONDICIONAL SI
Comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si la condicin especificada se
evala como VERDADERO y otro valor si se evala como FALSO.
En el siguiente ejemplo, si la frmula es =SI(F2>=7;"Aprobado";"Reprobado") devuelve
"Aprobado" si F2 es mayor que 7 y "Reprobado" si F2 es menor o igual que 7.
Tomaremos como ejemplo la misma tabla anterior y nos ubicaremos en la celda F2 para aplicar
el asistente de funciones
Seleccione la funcin
SI
FUNCIN CONCATENAR
Une diferentes elementos de texto en una sola celda, estos elementos pueden ser celdas o
directamente texto utilizando comillas "".
Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...)
Ejemplo: Si en la celda A2 tenemos el texto "Daro Andrs", en la celda B2 "Pijal Salazar" y
queremos que en la celda C2 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda deberamos
escribir la siguiente funcin: =CONCATENAR(A2;" ";B2)
Observe que el segundo argumento es " " de esta forma hacemos que el nombre y el apellido
salgan separados por un espacio.
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FUNCIN IZQUIERDA
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte
izquierda de la cadena de texto.
Estructura: IZQUIERDA(Texto; Nmero de caracteres a extraer)
Ejemplo1: En la celda A2 escribimos el texto: "Daro". Si en la celda A2 escribimos la funcin
=IZQUIERDA(A2;1), obtendremos como resultado nicamente la primera inicial "D".
Ejemplo2:
Si aplicamos la funcin IZQUIERDA para obtener la primera inicial de cada nombre y apellido.
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Por ltimo aplique la funcin CONCATENAR a fin de unir las 4 iniciales en una sola celda,
seleccionando c/u de las iniciales ubicadas en las celdas E2,F2,G2 y H2 (seprelas de un punto en la
funcin para que no salgan unidas).
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Nota Excel mostrar la hoja de clculo en la vista Diseo de pgina. Tambin puede
hacer clic en Vista Diseo de pgina
en la barra de estado para que aparezca esta
vista.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar un encabezado o pie de pgina, haga clic en el cuadro de texto
izquierdo, central o derecho del encabezado o pie de pgina ubicado en la parte
superior o inferior de la pgina de la hoja de clculo (debajo de Encabezado o
arriba de Pie de pgina).
Para modificar un encabezado o pie de pgina, haga clic en el cuadro de texto de
encabezado o pie de pgina, en la parte superior o inferior de la pgina de la hoja de
clculo, respectivamente, y, a continuacin, seleccione el texto que desea modificar.
4. Escriba el nuevo texto de un encabezado o pie de pgina.
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Ahora para Insertar el Pie de pgina, se deber presionar la opcin Ir al pie de pgina.
Opcin de intercambio
entre el Encabezado y el
Pie
Ingrese el contenido
del pie de pgina.
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1.- Para esto tomaremos partiremos del siguiente ejemplo en que tenemos un documento
cualquiera, en el cual necesitamos BUSCAR un texto BONO y REEMPLAZARLO por
otro BONIFICACIN.
2.- Debe marcar el rango ya sea esta filas, columnas o la hoja completa (en nuestro
ejemplo seleccionaremos la fila 2.
En esta siguiente ventana podemos Reemplazar todas las entradas "BONO" que aparezcan en el
documento. El botn Opciones accede a un completo men desde el cual podremos reemplazar,
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no solamente, un dato sino buscarlo por filas o columnas, o reemplazar un formato (negrita,
subrayado, color) por otro.