Universidad autnoma de Chiapas

Escuela de humanidades, UNACH Pijijiapan

Campus IX.

Docente:
Mtro Heriberto Lorenzana Guzmn.

Alumna:
Paola Itzel Hernndez Escobar.

Producto:
#2

Sptimo semestre A

Pijijiapan Chiapas a 17 de Agosto del 2016

ndice

Paginas
3
4
4
11
13
15
16
18
19
20
22
24
26
27
29
32
34
36
37
40
43
44

Introduccin
Introduccin a elementos de Excel
Empezando a trabajar con Excel
Operaciones con archivos
Manipulando celdas
Los datos
Las funciones
Formatos de celdas
Cambios de estructura
Insertar y eliminar elementos
Correccin ortogrfica
Impresin
Grficos
Imgenes, diagramas y ttulos
Esquemas y vistas
Importar y exportar datos en Excel
Tablas de Excel
Las tablas dinmicas
Macros
Compartir documentos
Conclusin
Bibliografa

Introduccin
Excel es un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias
a sus funciones, desarrolladas especficamente para ayudar a crear y trabajar
con hojas de clculo, es ideal para profesionistas como contadores,
administradores, docentes, comerciantes, alumnos, entre otros.
En esta antologa encontraras diversos temas sobre Excel 2013 como
operaciones con archivos, como saber insertar y eliminar elementos, insertar
imgenes, diagramas y ttulos, importar y exportar datos, hacer grficos,
correccin ortogrfica, esquemas y vistas, tablas de Excel y dinmicas, y
macros.
El objetivo de esta informacin es dar a conocer los usos y funciones de esta
herramienta bsica que todos deberamos de tener en nuestra mquina, a
continuacin se presenta la informacin ms relevante de cada aspecto,
esperando cumplir con las expectativas.

a) INTRODUCCION ELEMENTOS DE EXCEL

3

Excel 2013 es una aplicacin del tipo hoja de clculo que forma parte del
paquete Microsoft Office 2013 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar
datos. A travs de ella, podemos realizar diversas operaciones, desde las ms
sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por medio de funciones
y frmulas. Tambin permite elaborar distintos tipos de grficos para analizar y
comprender los resultados de dichas operaciones.
Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir
administrar datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinmicas
nos brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos
para luego tomar decisiones. Con las macros es posible optimizar los procesos
rutinarios.
b) EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles

en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un
libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo. Conceptos de Excel
Vamos a ver algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de
trabajo, Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... - Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los
libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los
reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se
abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo
puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en la parte
superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel - Libro1. Cada vez que
empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando
dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos
otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as
sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia
para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso
significa que el archivo ya se encuentra guardado. Un libro de trabajo est
formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de
stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de
Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas
4

nombradas de la forma Hoja1, Hoja2... Los libros de trabajo son una gran
herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un
mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro. - Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un
libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que
trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u
operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384
columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el
conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. Cada fila se numera desde 1
hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una
hoja de datos. La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y
se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el
nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la
fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs
comprobar todo lo explicado anteriormente. Cuando el cursor est posicionado
en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina
Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De
igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y
columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en
una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o
ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja
de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ms
adelante veremos las distintas formas de definir un rango.
3. Movimiento rpido en la hoja Tan solo una pequea parte de la hoja es
visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces,
ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es
necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto
ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA
ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA
IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1
5

CTRL+INICIO Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA ltima

celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa
FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO ltima celda de la fila activa FIN FLECHA
DERECHA Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con
seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en
el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas: Por ejemplo, para ir a
la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de
desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre
sta. Movimiento rpido en el libro Dentro de nuestro libro de trabajo existen
varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el
nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos
para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por
utilizar la barra de etiquetas.
4. Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la
hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic
sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de
hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a
partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos
visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que
queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas
las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn
ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para
realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO TECLADO

Hoja

Siguiente

CTRL+AVPAG

Hoja Anterior

CTRL+REPAG Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es

posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a
seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a
introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en

dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes

observar en el dibujo siguiente:
5. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres
mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor
introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra
justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en
la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada,
es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la
derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al
hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda
activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias
de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo
hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de
la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el
valor que tena. Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos
aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido,
leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o
no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo
raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el
error. Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo
tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an
no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede
modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter
situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se
puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada
de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,
Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de
Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de
Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o
cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el
botn Aceptar. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de
7

opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay

que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
6. sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los
datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el
contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el
nuevo valor directamente sobre sta. Tipos de datos En una Hoja de Clculo,
los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES
CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. - Para introducir nmeros
puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) /
% E e . . - Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un
nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). - Al escribir un
nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual
es tpico en contabilidad. - El carcter E o e es interpretado como notacin
cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). - Se
pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como
constantes. - Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma
decimal. - Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda
al nmero y as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer
dicho smbolo. - Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo
considera como smbolo de porcentaje. - Si introduces fracciones tales como
1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero luego espacio y luego la fraccin
para que no lo confunda con una fecha - Si un nmero no cabe en su celda
como primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica. - Por
defecto los nmeros quedan alineados a la derecha en la celda FECHA U
HORA - Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la
forma en que deseas que aparezca. - Al igual que los nmeros (ya que
realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la
derecha en la celda. - Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los
aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del
ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho
rango, necesariamente deberemos introducir el ao completo.

7. TEXTO - Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y
escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres
especiales que se puedan reproducir en la impresora. - Una celda puede
contener hasta 16.000 caracteres de texto. - Si un texto no cabe en la celda
puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para
visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda FRMULAS,
es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el
anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar
siempre por el signo =. Una frmula es una secuencia formada por valores
constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una
frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Seno,
Coseno, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la
barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de
operadores que se pueden utilizar en una frmula son : - OPERADORES
ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + - * /
% ^ - OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que
contengan texto. Ejemplo: & - OPERADORES RELACIONALES se emplean
para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como
resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <> - OPERADORES DE
REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la frmula. En Excel pueden ser: o Operador de rango indicado por
dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 o Operador de unin indicado por un punto y coma (;), une los valores de dos o
ms celdas. Ejemplo: suma(A1;G5) Cuando hay varias operaciones en una
misma expresin, cada parte de la misma se evala y se resuelve en un orden
determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Se

pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la

resolucin de algunas partes de una expresin antes que otras.
8. Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que
estn fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene
la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen
operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen
operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de
comparacin y por ltimo las de operadores lgicos . Los operadores de
comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de
izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: COMPARACIN
Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que
(<=) Mayor o igual que (>=) Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos
en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor): ARITMTICOS
LGICOS Exponenciacin (^) Not Negacin (-) And Multiplicacin (*) y Divisin
(/) Or Adicin (+) y Sustraccin (-) Concatenacin de caracteres (&) Cuando
hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta
a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se
presentan adiciones y sustracciones en una misma expresin, cada operacin
es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de
concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador
aritmtico pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparacin.
Errores en los datos Cuando introducimos una frmula en una celda puede
ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que
Excel nos avise o no.
9. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el
aspecto que ves debajo: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar
haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No. Podemos
detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en
la esquina superior izquierda tal como esto: . Al hacer clic sobre el smbolo
aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar
un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este
cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
10

opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no

tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo,
sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer,
disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es
comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar
la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se
utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina
de la celda. Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de
la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del
tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna
no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #VALOR!
cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. Ejem
=sum(a2;a4)
10. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. Ejem
BUSCARV Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior,
contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este
smbolo se utilizar como hemos visto antes.
c) OPERACIONES CON ARCHIVOS
Objetivo: Practicar las distintas operaciones sobre archivos (libros de trabajo)
con Excel 2013.
1. Si no tienes abierto Excel2013, brelo para realizar el ejercicio.
2. Sitate en la celda A1 y escribe Prueba de operaciones con archivos en
Excel 2013.
3. En la celda A3 escribe El primer mtodo consiste en guardar como.
Supongamos

que

ahora

nos

interesa

guardar

nuestro

libro

carpeta Documentos del disco duro, y asignarle el nombre Pruebas.

11

en

la

4. Elegiremos Guardar como en el men de la pestaa Archivo. Dejamos

seleccionada la opcin Equipo y pulsamos el botn Examinar. Se abrir el
cuadro de dilogo Guardar como.
Observa cmo aparece la carpeta Documentos, donde se supone que
deseamos guardar nuestro libro de trabajo.
En caso de no querer guardar la informacin en esta carpeta, tendremos que
situarnos en la carpeta deseada. Nosotros utilizaremos la carpeta Documentos.
6. Escribe Pruebas en el recuadro Nombre de archivo. Por defecto Excel le
asignar como nombre Libro1, Libro 2,... dependiendo del libro en el que
estbamos.
Observa cmo en el recuadro Tipo pone Libro de Microsoft Excel. Esto hace
que le asigne automticamente la extensin XLSX al libro. No hay que
cambiarlo, a menos que queramos guardar el documento en un formato distinto
(cosa que no es muy habitual).
7. Haz clic sobre el botn Guardar.
Se guardar nuestro libro en la carpeta Documentos, y el nombre de ste
aparecer ahora en la barra de ttulo.
Ahora vamos a seguir trabajando con nuestro libro.
8. Escribe El segundo mtodo consiste en guardar en la celda A5.
. Pulsa en la pestaa Archivo.
10. Elige la opcin Guardar.
Parece que no se haya realizado ninguna operacin, pero en realidad se ha
guardado el libro de trabajo completo con el nombre Pruebas y dentro de la
carpeta Documentos.
11. Escribe Tambin se puede guardar con el botn de la barra de acceso
rpido en al celda A6.
12. Haz clic sobre el botn guardar, de la barra de acceso rpido.
12

Se ha realizado la misma operacin que con la opcin Archivo > Guardar.

Supongamos que no queremos seguir trabajando con este libro de trabajo,
tendremos que cerrarlo.
13. Pulsa la pestaa Archivo.
14. Elige la opcin Cerrar.
15. Pulsa la pestaa Archivo.
16. Elige la opcin Abrir. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir.
17. Elige Equipo y pulsa el botn Examinar. Tienes que poner la carpeta donde
se encuentra el libro de trabajo a recuperar, por defecto pondr Documentos.
Si nuestro libro no se encuentra en esta carpeta, podremos hacer clic sobre la
flecha de la derecha para elegir otra unidad de disco u otra carpeta. Si se
encuentra en una carpeta que visualizamos en la parte inferior, bastar con
hacer doble clic sobre sta para abrirla.
18. Una vez tengamos abierta la carpeta de nuestro libro, seleccinalo
haciendo clic sobre ste, de forma que aparezca en el recuadro Nombre de
archivo.
19. Haz clic sobre el botn Abrir.
Nuestro libro de trabajo aparecer otra vez en pantalla.
20. haz clic sobre el botn cerrar que se encuentra en la parte superior
derecha.
d) MANIPULANDO CELDAS
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas
con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que
queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de
los mtodos de seleccin ms utilizados. A la hora de seleccionar celdas es
muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente

13

vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del
ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca.

Seleccin de una celda

Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a
seleccionar con el botn izquierdo del ratn.
Seleccin de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo
del ratn en la primera celda aseleccionar y mantener pulsado el botn del
ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo
y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y
cambian de color.
Seleccin de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo
superior de la columna a seleccionar
Seleccin de una fila
Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo
izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste.

Seleccin de una hoja entera

Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo
de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste.
Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja,
no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar
situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

14

e) LOS DATOS
Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya
sean datos literales o frmulas. En este tema, nos centraremos centrar en
algunas de las operaciones tpicas que se pueden realizar sobre ellos.
Eliminar filas duplicadas
Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de informacin o
recopilamos datos desde varios orgenes diferentes, aparecen en nuestro libro
de trabajo filas idnticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la
frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayora de las veces
no

nos

interesar

tener

duplicados,

porque no

aportan

informacin

adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadsticas basadas en los

datos.
Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la
media de edad, el clculo se vera comprometido en el caso de que un mismo
trabajador apareciese varias veces.
Para eliminar filas duplicadas:
- Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de
forma que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cul nos
referimos. Visualizars un marco alrededor de todos los registros que se vern
afectados por la comprobacin.

Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas,

puedes seleccionarlas manualmente antes de pulsar el botn.
La validacin de datos
La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se
introducen en las celdas son los adecuados, pudiendo incluso mostrar un
mensaje de error o aviso si nos equivocamos.
15

Para aplicar una validacin a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.
- Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos. Desde ah
podremos escoger remarcar los errores con crculos o borrar estos crculos de
validacin. Pero nos vamos a centrar en la opcin Validacin de datos....

Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en

la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el dato sea

correcto.
f) LAS FUNCIONES
Introducir funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera
con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en
la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
16

- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes
espacios antes o despus de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas. As A1:C8indica
todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la funcin
anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+
C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer
funciones anidadas dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Autosuma y funciones ms frecuente
Una funcin, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta
tarea.

17

g) FORMATOS DE CELDAS
A continuacin,

veremos

las diferentes

opciones disponibles

en

Excel

2013 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y

cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin,
bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo
cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos
utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones. A continuacin, te
describimos estas dos formas; en cualquiera de las dos primero debers
previamente seleccionar el rango de celdas para el que deseas modificar el
aspecto:
Utilizando los cuadros de dilogo:
En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la
seccin Fuente.

18

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el
botn Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en
el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la
celda. Esto es muy til a la hora de elegir el formato que ms se adapte a lo
que queremos.
h) CAMBIOS DE ESTRUCTURA
Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel 2013 para modificar el
aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y
obtener as un aspecto ms elegante.
Alto de fila
Excel 2013 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo
de letra ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra
mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 15. Si
aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de
toda la fila pasa automticamente a 15,75.
Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los
siguientes pasos:
Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no
seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos
encontramos.
19

En la pestaa Inicio, pulsar el botn Formato del men Celdas.

Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila en el que tendrs que indicar el alto
de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",".
Escribir la altura deseada. En este caso est 15 que es la altura que tiene la fila
por defecto.
Hacer

clic

sobre el botn Aceptar para que

los cambios se

hagan efectivos.

El

mtodo

segundo

consiste

en utilizar

el

ratn. Para ello:

1. Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la
fila que desees modificar, en la cabecera de la fila.
2. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal
como:

3. Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva

posicin. Conforme movemos el ratn, la altura de la fila cambia.
4. Al final, soltar el botn del ratn.
i) INSERTAR Y ELIMINAR ELEMENTOS
Insertar filas en una hoja
En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos
cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos:
20

Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que las filas siempre
se aaden por encima de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar del apartado Celdas en la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Insertar filas de hoja.
Todas las filas por debajo de la nueva bajarn una posicin. En caso de no
haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el cursor
como fila seleccionada.
Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas
filas como filas a aadir.
Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas
vare, seguirn habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las
ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas aadir filas y Excel no te deja,
seguro que las ltimas filas contienen algn dato. Cuando insertamos filas con
un formato diferente al que hay por defecto nos aparecer el botn
para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.
Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botn y aparecer el
cuadro de la imagen desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila
ser el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato. No
es obligatorio utilizar este botn. Si te molesta, no te preocupes, ya que
desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo.

Insertar columnas en una hoja

Excel 2013 tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas.
Para aadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

21

Seleccionar la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las

columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Insertar columnas de hoja.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una posicin.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2013 toma la
columna donde estamos situados como columna seleccionada.

j) CORRECCION ORTOGRAFICA
Configurar la Autocorreccin
Esta herramienta nos ayuda a corregir automticamente errores habituales de
escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de
autocorreccin asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic en el men Archivo
Seleccionar Opciones.
En el cuadro de dilogo que se abrir selecciona la categora Revisin.
Aqu tienes muchas de las opciones que conciernen a la correccin de textos
en Excel.

22

Haz clic en el botn de Opciones de Autocorreccin...

Aparecer el cuadro de dilogo Autocorreccin que te mostramos en la imagen.

Si activas la casilla Corregir DOs MAysculas SEguidas, no permitir que a la

hora de escribir una palabra las dos primeras letras estn en mayscula y el
resto en minscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que
interesa que esta opcin est activada.
Si activas la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin, Excel
comprueba a la hora de escribir una frase si la primera letra est en mayscula.
En caso de que no lo est, automticamente la cambiar. Si escribimos la frase
toda con mayscula, no se cambiar. Esta opcin tambin interesa que est
activada.
Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das, en caso de
encontrar una palabra que corresponda a un da de la semana, Excel pondr

23

automticamente la primera letra en mayscula. Esta opcin no siempre

interesa que est activada.
Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de
empezar una frase, si la primera letra est en minscula y el resto en
mayscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado est activado por
error y automticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opcin
interesa que est activada.
La opcin Reemplazar texto mientras escribe activa la lista de sustituciones de
la parte inferior del cuadro de dilogo, donde se encuentran muchos de los
elementos comunes a sustituir. De esta forma, Excel reemplazar el texto que
coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en
la columna de la derecha.
Si deseas aadir algn elemento a la lista, bastar con escribir en el
recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija
automticamente, en el recuadro Con: escribir la correccin a realizar, y hacer
clic en el botn Agregar.
Si deseas eliminar algn elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer
clic sobre el botn Eliminar. Cuando hayamos configurado la autocorreccin,
hacemos clic sobre el botn Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el
cuadro de dilogo.
k) IMPRESIN
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos,
como puede ser el diseo y la configuracin de las pginas a imprimir y la
operacin de imprimir los datos.
Vista de Diseo de pgina
En

anteriores

versiones

exista

la vista

preliminar como

herramienta

para visualizar nuestra hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos

estticos. En Excel 2013, la vista preliminar como tal est mucho ms limitada
y sirve nicamente para dar una ltima ojeada al aspecto general antes de
imprimir. Lo veremos ms adelante.
24

En Excel 2013, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento
para la impresin se utiliza el Diseo de pgina. Accedemos a esta opcin
desde la pestaa Vista.

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta
ahora. La nica diferencia es que sabremos cmo quedar la hoja al imprimirla.
Veremos los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina y
sabremos
cuntas
ocuparn
cmo

hojas
y

se ajustan los

datos a la pgina. Si

los datos ocupan ms de una pgina, deberemos utilizar las barras de

desplazamiento para ir vindolas:
Al mover las barras de desplazamiento, un pequeo cuadro informativo nos
indicar en qu columna o fila estamos situados. Tambin aparecen las reglas
superior e izquierda. En ellas, podremos ajustar los mrgenes de forma
sencilla, arrastrando sus lmites.

25

La
pestaa Vista permite personalizar qu elementos mostrar.
Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Lneas de cuadrcula, la Barra de
frmulas y

los Ttulos.

En caso de estar en la vista normal y no en la de diseo, tambin

dispondremos de estas opciones, exceptuando la regla.
Otra opcin muy utilizada es la de Zoom.
Con la opcin Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios
valores.
La opcin central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamao real.
Y Ampliar seleccin aumenta el zoom a 400%, centrndolo en la celda u objeto
seleccionado.
Cuando volvemos a la vista Normal, aparecern unas lneas discontinuas que
nos indicarn dnde har Excel los saltos de pgina. Estas lneas no se
imprimirn.

l) GRAFICOS
Un grfico es la representacin grfica

de

los datos de

una hoja de

clculo y facilita su interpretacin. En esta unidad, vamos a ver cmo crear

grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La
utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los
datos. A menudo, un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos
clasificados por filas y columnas.

26

Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico.
En las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la
seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que

participen

en

el

grfico.

De

esta

forma,

Excel

podr

generarlo

automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se

crear debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes ver, existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin.
Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos
interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran
disponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en
la parte inferior del listado que muestra Ms grficos de... Hacer clic en esa
opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se
muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
seccin Grficos.

27

Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles. Selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste los
datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Adems,

vers

que

aparece

en

la

barra

de

mens

una

seccin

nueva, Herramientas de grficos, con dos pestaas: Diseo y Formato.

m) IMGENES, DIAGRAMAS Y TITULOS

Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo
ilustraciones. Excel permite insertar:
Imgenes desde archivo,
Imgenes en lnea, pertenecientes a una galera online de Office.com,
Formas, es decir, lneas, rectngulos, elipses, etc, para disear nuestros
propios dibujos,
SmartArt, que se compone de plantillas para crear organigramas,

28

WordArt, compuesto por rtulos de una galera que se pueden personalizar con
diversas opciones.

Sobre las imgenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones,

como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello,
disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo, compuestas
fundamentalmente por las pestaas de Diseo y Formato que vimos para los
grficos.
Con todos estos elementos, no hay excusa para no disear hojas de clculo
con una componente grfica atractiva.
Insertar imgenes en lnea
En Excel 2013, el catlogo de imgenes prediseadas slo est disponible
online: es decir, deberemos disponer de una conexin a internet para poder
acceder a ellas. Para insertar una imagen en lnea, debemos seguir los
siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botn de la pestaa Insertar. Aparecer un cuadro de

dilogo Imgenes en lnea donde podremos o bien realizar una bsqueda
29

sobre
red

la

galera

mediante

el

de Office.com, o explorar imgenes en toda la

buscador Bing.

Si

tenemos

instalado

integrado nuestro disco duro virtual One Drive, tambin aparecer aqu
- Las ilustraciones de la galera de Imgenes prediseadas de Office.com estn
etiquetadas bajo conceptos de forma que, por ejemplo, la imagen de la torre
Eiffel

est

relacionada

con

los

conceptos arquitectura, edificios,

Europa, Francia, Pars, etc. En el recuadro Buscar en Office.com: podemos

escribir el concepto que buscamos. Si se trata de una de las palabras clave
relacionadas con una imagen, sta se mostrar.
Si quisiramos buscar imgenes en la web, deberamos escribir en el
recuadro Buscar en Bing.
Una vez nos aparezca la lista con los resultados de la bsqueda, si queremos
aadir una o varias ilustraciones a la hoja de clculo simplemente
seleccionamos las que nos interesen y hacemos clic en el botn Insertar.
n) ESQUEMAS Y VISTAS
Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2013: Manual y Automtica.
Creacin automtica de esquemas
La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente,
puesto que tarda mucho menos tiempo que si lo hacemos nosotros a mano.
Existen unos requisitos previos para que Excel 2013 pueda crear el esquema
de forma automtica:
- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezcladas.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos,
nunca entremezcladas.
Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas, nos
veremos obligados a definir el esquema manualmente.
En la imagen podemos ver un ejemplo de datos bien estructurados:
30

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11,
B20, C20, D20 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las
filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 aparecen los
totales de los subtotales.
En este ejemplo, podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas,
puesto que se han organizado los subtotales de cada comunidad autnoma
(filas) y se han calculado los subtotales de cada trimestre (columnas).
Por tanto, como ya tenemos los datos, vamos a realizar el esquema.
Para

ello

nos

situamos

en

la

pestaa Datos.

En

la

seccin Esquema encontraremos el botn Agrupar. Al pulsarlo, elegiremos la

opcin Autoesquema del men.

Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema, como podemos
ver a continuacin:

31

En la

imagen

anterior, podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona situada a la
izquierda de las filas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.
Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos
indican cuntos niveles tiene el esquema.
Por columnas, podemos ver que existen dos niveles:
- La tabla desplegada por completo
- y la tabla con los datos trimestrales.
Por filas, tenemos tres niveles:
- La tabla desplegada completamente,
- por autonomas
- y slo con Espaa.
Para comprimir y expandir el esquema slo tenemos que hacer clic en los
smbolos - y + de cada nivel.

o) IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS EN EXCEL

Introduccin a la importacin

32

En muchas ocasiones, tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos

procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo
que ello implica ms el riesgo de introducir errneamente los datos al
introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
Para importar datos externos a Excel, disponemos bsicamente de dos
opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la
aplicacin externa y pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que estar necesariamente en
formato Excel.
La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms
laboriosa y tediosa.
La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de
compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.
Si todava no ests familiarizado con el funcionamiento del Portapapeles.
El problema fundamental de la importacin de datos externos es debido, segn
lo descrito, al formato de los propios archivos. Esto quiere decir que cada
aplicacin genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el
contenido de los datos. Por ejemplo, Excel al generar un archivo .xls no
solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un
formato especial para interpretar el documento en su plenitud. De esta manera,
sabe exactamente dnde estn las frmulas, qu formato esttico tiene el
documento, etc.
Adems de esto, al importar datos de una aplicacin externa, debemos tener
en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:
- Algunas de las frmulas no ajustan correctamente.
33

- El formato no se ajusta al original.

- Las frmulas y funciones que no entiende no las copia.
Utilizar el asistente para importar texto
Cuando hablamos de archivos de texto, nos estamos refiriendo a archivos que
no tienen formato: los conocidos como archivos de texto plano(ASCII); los
archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los de WordPad (.rtf)
tienen otra forma de importarse a Excel que veremos ms adelante.
Para importar archivos de texto con el asistente, podemos hacerlo de dos
formas distintas:
- Podemos acceder a la pestaa Datos y seleccionar uno de los tipos de
orgenes de datos que podemos encontrar en esta seccin.

O acceder mediante el men Archivo > Abrir > Equipo > Examinar y donde
pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos
De una forma o de otra, acto seguido se llevar a cabo el mismo
procedimiento. Nos aparece un cuadro de dilogo para seleccionar el archivo a
importar. Una vez seleccionado el archivo de texto, aparece una serie de tres
pantallas correspondiente al asistente para importar texto.

34

En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1 de 3, aparecen varias

opciones:
Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no, para
que Excel sepa dnde empieza un campo y dnde acaba.
Podemos indicar a partir de qu fila queremos importar, por si queremos
descartar ttulos, tambin podemos decidir el Origen del archivo.

p) TABLAS DE EXCEL
Crear una tabla:
Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en
la lista.
- Seleccionar Tabla en la pestaa Insertar.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

35

Si

nos

hemos

saltado

el

paso

de

seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras
(recomendado),

activaremos

la

casilla

de

verificacin La

tabla

tiene

encabezados.
- Hacemos clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones
aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

36

q) LAS TABLAS DINAMICAS

Crear una tabla dinmica
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando
la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Para aquellos que tengis conocimientos de Access, es lo ms parecido a una
consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad. Veamos cmo
podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos
dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn,
con el nmero de referencia y el mes de compra. Adems, sabemos la cantidad
comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar
mejor las ventas de cada artculo en cada mes. Para ello, vamos a la
pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica.

37

Aparece

el

creacin

de

Desde

cuadro de dilogo de

aqu

lugar

tablas

dinmicas.

podremos

indicar

donde

el
se

encuentran
los datos

que
queremos

analizar

el

lugar

donde

queremos

ubicarla.

En nuestro caso, indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de

celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear
una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente
diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o
rango, debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo
las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.

r) MACROS
En esta unidad, estudiaremos qu son las Macros, en qu nos pueden ayudar y
cmo crear macros automticamente. Esta unidad tratar de manera muy
sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad en el lenguaje de
38

programacin utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que

esto ocupara un curso entero y se sale del objetivo del curso.
Crear una macro automticamente
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador
de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar
las acciones deseadas que, posteriormente, son traducidas a instrucciones en
VBA,

las

cuales

podemos

modificar

si

tenemos

conocimientos

de

programacin.
Para grabar una macro, debemos acceder a la pestaa Vista, desplegar el
submen Macros y, dentro de este submen, seleccionar la opcin Grabar
macro...

Tambin

podramos acceder

a este cuadro de dilogo con este botn situado en la barra de

estado.
Adems de esta opcin, en el men podemos encontrar las siguientes
opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese
libro.
Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias relativas,
para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial
seleccionada.
Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de
dilogo Grabar macro, donde podemos darle un nombre (no est permitido
insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

39

Podemos

asignarle

un Mtodo

abreviado: mediante la combinacin de las tecla CTRL + "una tecla del

teclado". El problema est en encontrar una combinacin que no utilice ya
Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo,
en el libro de macros personal o en otro libro.
En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier
otro dato que creamos conveniente.
Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar cuantas veces queramos.
Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro
que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden
afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo, si hemos creado una macro que automticamente da formato a
las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente
antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro, debemos acceder al men Ver Macros..., que se
encuentra en el men Macros de la pestaa Vista, donde nos aparecer el
cuadro de dilogo Macro como el que vemos en la imagen, con un listado de
las macros creadas.

40

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botn Ejecutar. Se

cerrar el cuadro y se ejecutar la macro. En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar ninguna accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin, abriendo el editor de
programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el
cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los que sepan
programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de
mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la macro
sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro. Un detalle
importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es posible
deshacer la accin desde la herramienta deshacer comn, por lo que es
interesante ir con sumo cuidado al ejecutar macros que vayan a realizar
cambios importantes.

s) COMPARTIR DOCUMENTOS
Exportar como pgina web
41

Si tenemos una pgina web propia y queremos exportar un libro de clculo al

formato html para publicarlo, lo podemos convertir en pgina web. Para hacer
esto, debemos seguir los siguientes pasos:
1. Pulsar sobre el men Archivo.
2. Seleccionar la opcin Guardar como.
3.

Dejando

marcada

en

el

men

central

la

opcin Equipo,
seleccionar E

xaminar.

4. En el cuadro de dilogo Guardar como, desplegable Tipo:, tendremos que

seleccionar el tipo Pgina Web. Disponemos de dos posibles modos: Pgina
Web de un solo archivo o Pgina Web; el formato ms comn es este ltimo.
5. Una vez hayamos elegido la opcin que ms nos interesa, podemos pulsar
sobre Guardar.
Obtendremos la pgina html con la informacin del libro. Obviamente, habr
que publicarla en el sitio web de que dispongamos para que los usuarios de la
red de redes tengan acceso a ella.
Enviar documentos por fax o correo electrnico
Una tarea muy comn suele ser la de exportar el Excel a PDF como, por
ejemplo, una factura, para luego enviarlo por correo electrnico o por fax. Excel
2013 facilita esta tarea.
Accede al men Archivo > Compartir. Y selecciona Correo electrnico.

42

Las
opciones de que disponemos son:
Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electrnico con
una copia simple del contenido actual del libro.
Enviar un vnculo, que lo que enva no es una copia, sino un enlace a travs del
correo electrnico para modificar un mismo documento. Sera ideal, por
ejemplo, para una circular en la empresa en la que queramos que los
empleados indiquen algn tipo de informacin.
Enviar como PDF es una opcin similar a la primera. Se trata de enviar adjunta
la informacin, slo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de
formato ms comn para enviar informacin que no deseamos que se manipule
como, por ejemplo, un presupuesto. Una ventaja es que el receptor no
necesitar tener Office para poder leer el documento.
Enviar como XPS tiene las mismas caractersticas que el envo de un PDF,
pero no es estndar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas
que utilicen sistemas operativos que no sean Windows pueden tener ms
dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.
Enviar como fax de Internet permite, en caso de que tengamos contratado un
servicio de fax online, enviar el documento de esta forma. Simplemente
43

deberemos elegir la que ms nos convenga y hacer clic sobre su botn

correspondiente. Ten en cuenta que lo que hace Excel para enviar los
documentos es gestionar el envo ordenando al programa gestor de correo
electrnico lo que debe hacer. Es decir, que ser necesario tener una cuenta
configurada en Microsoft Outlook.

Conclusin
Como lo mencione al principio Excel es un programa auxiliar para personas
que necesitan ingresar informacin, actualizarla, organizarla, analizarla y
presentarla en informes, todas estas facultades permiten tomar importantes
decisiones de lo que se quiera hacer. Puedo concluir diciendo que este trabajo
tuvo un objetivo principal; darme un panorama ms especfico de lo que se
puede hacer en Excel y lo que no.
En esta actualidad es imprescindible aprender a usar cualquier tipo de
programa, el Excel uno de ellos, pues como futuros profesionistas ya sea como
dueos o encargados de un negocio o empresa necesitaremos organizar
informacin correctamente.

44

Bibliografa
http://www.aulaclic.es/excel-2013/
especialistasenexcel.com/profesionales-que-mas-utilizan-excel/

45