UNIVERSIDAD JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL, SISTEMAS E INFORMTICA

E.A.P INGENIERA DE SISTEMAS
AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRAU

TEMA:
MANUAL DE USO MICROSOFT PROJECT 2016 APLICADO AL DESARROLLO DE UN
SOFTWARE DE VENTAS PARA LAS TIENDAS DARIO ROPA Y ACCESORIOS
AUTORES:
ARAGN ESPINOZA, CARLOS ALEJANDRO
RACACHA MONTES, FRANZ
ROMERO IZQUIERDO, FREDY
ROMERO GULARTE, FRANCIS
VEGA MIRANDA, HAN

HUACHO

I.

INTRODUCCION
En este trabajo tenemos en claro que debemos informar a las personas a conocer
un poco ms acerca de este software llamado Microsoft Project pues a muchos
administradores de proyectos les aria falta ya que les ayudara a desarrollar sus
planes, dar seguimiento a sus progresos por eso es que el presente manual fue
creado con la finalidad de convertirse en un texto de consulta para aquellas
personas que estn involucradas en la gestin, direccin

o planificacin de

proyectos, y que adems, estn interesadas en estudiar el Microsoft Project 2016.

Aqu encontraran las aplicaciones ms importantes que trae la ltima versin del
Project. Se presenta una serie de conceptualizaciones tericas que estn muy
vinculadas a la planificacin de proyectos, y que, es de vital importancia
comprenderlas para realizar una buena planificacin.
Adems para la aplicacin del software hemos elegido la empresa DARIO
ROPA Y ACCESORIOS que en el mercado de la regin de Huacho tiene
muchas ganancias y adems ahora estn implementando un software de
facturacin, la cual conlleva de varios procesos que graficaremos con la ayuda del
Microsoft Project para dar seguimiento a los procesos y administrar los
presupuestos de este proyecto.

1.1 Antecedentes del Microsoft Project 2016

Microsoft Project es un software de administracin de proyectos
desarrollado y vendido por Microsoft. La primera versin del programa
fue lanzada para el sistema operativo DOS en 1984 por una compaa
que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquiri todos los derechos del
software en 1985 y produjo la versin 2. La versin 3 para DOS fue
lanzada en 1986. La versin 4 para DOS fue la ltima versin para este
sistema operativo, comercializada en 1987. La primera versin para
Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versin 1 para Windows.
Un dato interesante es que la primera versin para DOS introdujo el
concepto de Lneas de

dependencia (link lines) entre tareas en la

grfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como

miembro de la familia Microsoft Office. Est disponible en dos
versiones: Standard y Professional.
Una versin para Macintosh fue lanzada en julio de 1991 y su
desarrollo continu hasta Project 4.0 para Mac en 1993. En 1994
Microsoft detuvo el desarrollo para la mayora de las aplicaciones Mac
y no ofreci nuevas versiones de Office hasta 1998, despus de la
creacin de la nueva unidad de negocio "Microsoft Macintosh" el ao

anterior. El MacBU no lanz ninguna versin actualizada para Project y

la versin de 1993 no es ejecutada nativamente en Mac OS X.

CONCEPTUALIZACIONES TEORICAS
2.1 Qu es un proyecto?
Podra definirse a un proyecto como el conjunto de actividades
coordinadas e interrelacionadas entre s que buscan cumplir con ciertos
objetivos, para lo cual precisa de un equipo de personas
multidisciplinarias y una determinada cantidad de recursos. ste

generalmente debe ser alcanzado en un periodo de tiempo previamente

definido.
2.2 Fases de un proyecto
Los proyectos, cualquiera sea su naturaleza estn divididas por fases o
etapas en toda su vida til. En la figura siguiente se presenta las
diferentes fases con la que cuenta un proyecto:

PERFIL DEL PROYECTO

PREINVERSION
FASES

II.

PRE FACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD

INVERSIN
OPERACIN

EJECUCIN DEL PROYECTO

OPERACIN Y
FUNCIONAMIENTO DEL
PROYECTO

2.3 Tipos de proyectos

2.3.1.1 Proyecto productivo:

Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y
obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos
suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar
beneficios econmicos.

2.3.2 Proyecto pblico o social:

Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de

la poblacin objetivo, los cuales no necesariamente se expresan en dinero.

Los promotores de estos proyectos son los gobiernos (municipales,

prefecturales y nacionales), los organismos multilaterales, las ONG, etc.
2.4 Otras clasificaciones de proyectos
Basndose en su contenido, los proyectos se las puede clasificar como:
-

Proyectos de construccin

Proyectos de Informtica

Proyectos de desarrollo de productos

Proyectos de desarrollo de organizacin

Proyectos Logsticos

Proyectos de Marketing

Proyectos Comunitarios

Proyectos culturales, etc.

2.5 Planificacin de proyectos

La planificacin es una herramienta fundamental dentro de la direccin de un

proyecto. La carencia de una buena planificacin se traduce en improvisaciones que

a la largo terminan generando fracasos o prdidas econmicas considerables.
Para entender mejor la planificacin, adoptaremos una definicin apropiada.
Aqu algunas definiciones importantes de planificacin:
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas"
(Stoner, 1996).

Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el

logro de los mismos antes de emprender la accin", (Goodstein, 1998).

Considerando las definiciones anteriores, podemos decir que, la

planificacin consiste en decidir con anticipacin lo que hay que

hacer en el futuro, quin tiene que hacerlo, cuando tienen que

hacerlo y cmo deber hacerse. Todo ello con la nica finalidad de

lograr el objetivo.
En trminos ms sencillos podemos decir que planificar es decir ahora lo que
vamos hacer maana.
2.6 Microsoft Project
El Microsoft Project es un software de administracin de proyectos diseado,
desarrollado

y comercializado por Microsoft para

asistir a administradores de

proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento

al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versin 2010 es la

ms reciente) es til para la gestin de proyectos, aplicando procedimientos descritos

en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management

Institute).
2.7 Qu son las tareas?
Son actividades que tienen un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan,

se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalizacin del proyecto.
Todo proyecto est compuesto por tareas.
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta antes de ella, excepto la inicial. La tarea
que se ejecuta antes que la actual se llama TAREA PREDECESORA.
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta despus de ella, excepto la Final. La tarea
que se ejecuta despus que la actual se llama TAREA SUCESORA.

2.8 Tareas crticas

Las tareas crticas son aquellas que tienen mayor incidencia en el tiempo de duracin
del proyecto, es decir, que al retrasarse en la ejecucin de alguna tarea critica
repercute directamente en la conclusin del proyecto.
El conjunto de tareas crticas forman la ruta crtica del proyecto.

2.9 Recursos
Los recursos son las personas, materiales y equipos que permiten realizar las tareas
en un proyecto, sin ellas sera imposible ejecutar las tareas.

El Project considera tres tipos de recurso, estos son: recurso Material, recurso trabajo
y Recurso costo.

III.

GUIA DE INSTALACION MICROSOFT PROYECT 2016

3.1
3.2

Gua de instalacin
Una vez obtenido el software Microsoft Project 2016 el proceso es el siguiente:
Instalacin
Ahora, se hace clic derecho sobre el archivo setup.exe para que ejecute la instalacin
del programa

Grafico 1 Ejecutar la instalacin

Aparece la siguiente pantalla, aceptamos los trminos y hacemos clic en continuar:

Grafico 2 Inicio de Instalacin

Elegimos el tipo de instalacin, en este caso le presionamos Instalar ahora:

Grafico 3 Tipo de instalacin

Esperamos hasta que termine la instalacin:

Grafico 4 Instalacin del software

Finalmente el software se termin de instalar y le damos clic en cerrar:

Grafico 5 Finalizacin de la instalacin

3.3

Interfaz de Usuario
En este captulo exploraremos el entorno del Microsoft Project 2016, as como las
poderosas herramientas que pone Project a disposicin del usuario. Cuando abrimos
el Microsoft Project 2016 nos muestra la siguiente pantalla:

Grafico 6 Ventana de inicio del Microsoft Project 2016

Luego, esta es la vista inicial que nos muestra el Project 2016:

Grafico 7
Ventana
principal del
Microsoft
Project 2016

En la siguiente
figura, se
muestra la
ventana
principal de
Project 2010
identificando cada una de las aplicaciones existentes:
Barra de acceso rpido
Fichas o pestaas de Men Cinta de opciones

Escala de tiempo

Hoja de clculo

Lnea de divisin

rea de diagrama

En la anterior figura se puede apreciar la nueva interfaz del Project 2016 compuesto por los siguientes
elementos:

a) Barra de Acceso rpido: Son aplicaciones de Office que las incluye en todos sus
programas, estas sirven para manipular el proyecto en forma directa y simplificada.
b) Fichas o pestaas de men: El Project 2016 presenta 8 tipos de pestaas de men
(Archivo, tarea, recurso, crear un informe, proyecto, vista, equipo, formato), cada una de
ellas cumplen funciones diferentes.
c) Cinta de opciones: Es la novedad de esta versin 2016, cuya finalidad es facilitar el trabajo
de planificacin al usuario.
d) Escala de Tiempo: Aqu se muestra las indicaciones de variaciones de tiempo, le ayuda al
usuario a interpretar la duracin de cada tarea del proyecto.
e) Hoja de clculo: Est al lado izquierdo de la vista. Se puede usar esta interfaz de hoja de
clculo para introducir, editar y ver informacin sobre su proyecto.
f) Lnea de divisin: Es la lnea que divide la hoja de clculo y el rea de diagrama.
g) rea de diagrama: En esta rea se desplazan las barras que indican la duracin,
vinculacin y programacin de las tareas.

3.4

Explorando las pestaas del men

Las pestaas de men tienen en su interior una serie de comandos que estn
agrupadas de acuerdo a la funcin que cumple cada una de ellas. A continuacin le
presentaremos cada uno del men que presenta el Microsoft Project 2016.

a) Tarea: El men tarea se divide en 8 grupos:

Ver
Portapapeles
Fuente
Programacin
Tareas
Insertar
Propiedades
Edicin

b) Recurso: El men recurso se divide en 5 grupo

Ver
Asignaciones

Insertar
Propiedades
Redistribuir

c) Crear un informe: El men crear un informe se divide en 3 grupos:

Proyecto
Ver los informes
Exportar

d) Proyecto: El men proyecto se divide en 6 grupos:

Insertar
Complementos
Propiedades
Programacin
Estado
Revisin

e) Vista: El men vista se divide en 7 grupos:

Vista de tareas
Vista de recursos
Datos
Zoom
Vista en dos paneles
Ventana
Macros

f) Equipo: El men equipo se divide en 2 grupos:

Elementos de trabajo
Ayuda

g) Formato: El men formato se divide en 6 grupos:

IV.

Formato
Columnas
Estilos de barra
Estilos de diagrama de Gantt
Mostrar u ocultar
Dibujos

Configuracin del Proyecto

Se recomienda realizar la configuracin del proyecto como primer paso dentro del proceso de
planificacin, no obstante, esto se lo puede realizar en la etapa intermedia o final de la
planificacin, pero, por razones de seguir un orden cronolgico, en esta manual de uso se
sugiere realizarlo al inicio de la planificacin del proyecto.
4.1

Configuracin Inicial del Proyecto

El objetivo de la configuracin del proyecto es introducir al Microsoft Project toda la

informacin principal del proyecto y configurarlo de acuerdo a sus caractersticas.
Para tal efecto se debe seguir los siguientes pasos:
a)
b)
c)
d)

Ingresar al men archivo

Luego, abrir la pestaa informaciones
Clic sobre informacin de proyectos
Clic sobre propiedades avanzadas

e) Dentro del cuadro de dialogo Propiedades de Proyecto abrir la opcin resumen.

El cuadro de dialogo propiedades tiene 5 pestaas, dentro de las cuales tiene como contenido informacin del proyecto. Solo nos concentraremos

Ttulo: escribir el nombre del proyecto.

Asunto: Poner el asunto, ejemplo: Construccin de vivienda, planificacin de e
Autor: Poner el nombre del encargado de la planificacin del proyecto.
Administrador: Nombre del Director, Gerente, Administrador del proyecto.
Organizacin: poner el nombre de la empresa ejecutora del proyecto.
Categora: Poner la categora genrica del proyecto, ej. Construcciones, evento
Palabra clave: si el usuario lo desea puede identificar con una palabra clave a
Comentario: si es necesario se puede introducir algn comentario al proyecto.

Una vez insertada toda la informacin solicitada hacer clic sobre acepta

f) Con todo ello, concluimos y salimos de este

cuadro de dialogo.
Prosiguiendo con la configuracin inicial del proyecto, ahora se debe ingresar a la ventana
opciones, para ello se debe seguir los siguientes pasos:
a) Ingresar al men archivo
b) Abrir la ventana opciones

c) C
lic sobre la pestaa general y se desplaza el siguiente cuadro de dialogo, en ella, se puede
cambiar las configuraciones predeterminadas que por defecto vienen con el Project.

La principal modificacin que se debe hacer en esta ventana es la definicin de la moneda a utilizar, el resto es informacin no relevante, por lo cua

Elegimos la moneda con la cual queremos trabajar en nuestro proyec

Escribir la abreviatura de la moneda elegida, en e

Hacer clic sobre aceptar para guardar la configu

d) Luego, hacer clic sobre mostrar, y se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:

Definir el da de comienzo de
la semana del proyecto.
Definir el comienzo del ao
fiscal del proyecto.
Definir el horario de ingreso
del proyecto.
Definir el horario de salida del
proyecto.
Definir la jornada laboral
diaria en horas del proyecto.
Definir las horas semanales a
trabajar en el proyecto.
Definir la cantidad
d d
a
trabajar en un
e a
mes.
s
De
las
dos
opciones
existentes en esta barra se
debe
elegir
programada
automticamente, esto facilita
considerablemente
la
planificacin.
Determinar la modalidad de
duracin del proyecto, se
puede elegir, horas, das,
semanas, meses, de acuerdo
a la necesidad del proyecto.
Finalmente establecer el tipo
de tarea, preferentemente se
debe elegir duracin fija.

e) Una vez
configurado la
pestaa Mostrar,
continuamos con la
tercera pestaa que
es programacin
hacemos clic sobre
ella y se desplaza
el siguiente cuadro.

4.2
DEFINIR FECHA DE
INICIO DEL PROYECTO
Para definir la fecha de inicio del
proyecto se debe ingresar en el men
Proyectos. Aqu se programa la
fecha de inicio del proyecto, para ello
hay que hacer clic sobre la opcin
Informacin del proyecto, tal como se
observa en la figura siguiente:

Clic en la opcin Informacin de Proyecto

Luego se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:

Por defecto sale la fecha de hoy da, no modificar nada

No disponible

Es un nmero de 1 al 1000, por defecto aparece con 500, define el nivel de prioridad del proyecto, se usa para compartir recursos e

En este espacio se debe

definir la fecha de inicio del
proyecto.

Se
tiene
la
opcin
de
programar
a
partir
del
comienzo del proyecto o final

Para predeterminar el
calendario a utilizar, se
puede elegir la que se
adapte mejor al proyecto,
lo ms usual y
recomendado es usar el
calendario estndar.

24 Horas: no posee horas no laborables.

Estndar: Da laboral de 09:00 a 19:00 de lunes a viernes con dos horas de descanso al medio da, cuyo horario se puede modificar de acuerdo a re

Turno Noche: es el trabajo nocturno.

4.3

Definir Calendario

El Microsoft Project nos permite establecer un calendario laboral especfico para el proyecto, a
travs de ello se puede programar el horario laboral diario, los das no laborables por feriado, y
cualquier otra excepcin que ocurra dentro del periodo de ejecucin del proyecto.
4.4

Ajustar el Horario Laboral Diario

Para ajustar el horario laboral del proyecto se debe ingresar al men Proyectos, luego, hacer
clic sobre la opcin cambiar tiempo de trabajo (ver figura siguiente).

Una vez hecho todo ello, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:

Para definir el horario laboral se debe seguir los siguientes pasos:

a) En la parte de abajo del cuadro seleccionar semanas laborables
b) Luego, poner el cursor sobre predeterminado y luego hacer clic sobre la opcin detalles (ver
la siguiente figura).

c) Seleccionar el da que se desee cambiar el horario en el lado izquierdo del cuadro del
dialogo.
d) Seleccionar la tercera alternativa mostrada en cuadro de dialogo, es decir, establecer da en
estos periodos laborables especficos.
e) Vera usted, que con la seleccin de la tercera alternativa en la tabla de abajo se habilitara los
espacios de las horas de trabajo.
f) Introducir manualmente el horario de trabajo deseado, en este caso se establecer el horario
de 8:30 a 12:30 y de 14:30 a 18:30 (ver cuadro siguiente).

g) Finalmente, para concluir con la configuracin se debe hacer clic en aceptar en los dos
cuadros de dilogos.

4.5

Establecer Das no Laborables

El Microsoft Project 2016 tambin nos presenta la posibilidad de definir das no laborables
dentro del proyecto, estas se pueden dar por feriados, o por cualquier otro motivo que el
proyecto considere necesario preverlo.
Para ello, debemos ingresar al mismo cuadro de dialogo estudiado en el anterior acpite, es
decir men cambiar tiempo de trabajo (ver la siguiente imagen).

Luego nos muestra el siguiente cuadro de dialogo:

Luego seguimos los siguientes pasos:

a) En la parte de abajo del cuadro seleccionar Excepciones.
b) Luego, poner el cursor sobre la fecha especificada que se quiera establecer como da no
laborable, en este caso definiremos el 6 de Agosto como da no laborable.
c) En la parte inferior del cuadro, en la columna de nombre poner el motivo por el cual se
considera esa fecha como no laborable, en este caso, diremos que el 6 de Agosto es aniversario
de Bolivia (ver las siguientes imgenes).

d) Vea en la figura anterior que el da programado como no laborable tiene un color de fondo
diferente a los dems, eso nos indica que se es un da de excepcin (no laborable). Y
finalmente para guardar las modificaciones realizadas hacer clic sobre aceptar.

V.

TAREAS

Las tareas, tambin conocidas como actividades o tem, son los elementos
individuales que estn interrelacionadas entre s, y que en conjunto forman el
proyecto.

5.1 Crear tareas

Crear tareas en el Microsoft Project 2016 es muy sencillo, simplemente se debe
escribir el nombre de la tarea en la columna nombre de tareas dentro de la hoja
de clculo (ver siguiente figura).
Con la finalidad de seguir un orden cronolgico, se recomienda crear
absolutamente todas las tareas que tiene el proyecto, inclusive la tarea genrica
(nombre del proyecto), luego, en el siguiente acpite se jerarquizara las tareas
de acuerdo a su importancia.

Grafico 5.1 Tarea

Grafico 5.1.1 Nombre a las Tareas

Note usted en la anterior figura que a todas las tareas el Project le asigna una
duracin de un da, seguido de un signo de interrogacin (?), este signo nos
indica que las duraciones de las tareas son estimadas automticamente por el
Project, luego, en el siguiente apndice veremos la forma de modificar esta
duracin de acuerdo a requerimiento del proyecto.

5.2

Organizar tareas

En el acpite anterior se indic que todas las tareas deberan ser creadas
indistintamente como si fueran similares, no obstante, cabe recordar que todo

tareas genricas y sub tareas (tareas de 1 nivel, 2 nivel, 3 nivel, ), en este

acpite nos concentraremos en la organizacin de las tareas agrupndolas de
acuerdo a su jerarqua.
Pasos a seguir para organizar tareas:
5.2.1 Seleccionar todas las tareas de nivel inferior (Sub tareas).
5.2.2 Aplicar sangra a todas las tereas seleccionadas, ubicada en el
men tareas (ver figura siguiente).

Grafico 5.2 Jerarqua a las Tareas

5.2.3
5.2.4

Hacer clic sobre la flecha aplicar sangra

Hacer la misma operacin para todas la sub tareas que tenga
el proyecto.

Note usted en la anterior figura, dentro de la hoja de clculo que las tareas de
nivel inferior tienen una mayor sangra a las tareas de nivel superior, esto es as
debido a la sangra aplicada a stas.
El tamao de las sangras nos indica los niveles de las tareas, en la figura
anterior podemos identificar tres niveles de tareas, segn trazo de las lneas
rojas.
Otro aspecto que diferencia a las tareas genricas de las sub tareas es el
formato de las barras del diagrama. Las tareas genricas tienen barras de
formato diferente y con fondo de color negro, mientras que las sub tareas tienen
barras con fondo de color azul.
5.3

Definir la duracin de las tareas

Al igual que en la creacin de tareas, para introducir la duracin de las tareas se

debe digitar manualmente el numero respectivo de la duracin de cada una de
las tareas dentro de la hoja de clculo en la columna Duracin (ver figura
siguiente).

Grafico 5.3 Duracin de las Tareas

Es importante hacer notar que solo se debe introducir la duracin de las tareas
de nivel inferir (sub tareas), mientras que para las tareas de nivel superior
(tareas genricas) el Project calcula la duracin automticamente, es decir que,
suma la duracin total de las sub tareas.

5.4

Vincular tareas

La vinculacin de las tareas define el grado de relacin que existe entre las
tareas de un proyecto. Una tarea que debe ocurrir antes que la otra es una tarea
predecesora, mientras que la tarea que ocurre despus de la otra se la
denomina tarea sucesora.
Los diagramas de Gantt muestran estos vnculos con lneas que se trazan entre
las barras de las tareas, finalizado con una flecha que siempre est apuntando a
la tarea sucesora.
Existen cuatro tipos de dependencias que definen la relacin entre el comienzo y
el fin de las tareas, estos son:
Fin Comienzo (FC)
Comienzo Comienzo (CC)
Fin Fin (FF)
Comienzo Fin (CF)
El Microsoft Project 2016 nos ofrece la posibilidad de vincular las tareas de tres
(3) formas diferentes. Al final el resultado obtenido es el mismo, simplemente
varia el procedimiento.
E aqu les presentaremos cada una de ellas en forma separada:
Primera:
5.4.1 Ingresar al men Tareas.
5.4.2 Seleccionar con el mouse las dos tareas a vincular, es decir, la
tarea predecesora y luego la tarea sucesora.
5.4.3
Hacer clic sobre la herramienta vincular tareas (ver figura
siguiente).

Grafico 5.4.1 Vincular las Tareas

5.4.4 En el rea del diagrama vera que se traza una lnea de

vinculacin entre las tareas seleccionadas. Por defecto el
Project establece el tipo de vinculacin Fin Comienzo. Para
cambiar este tipo de vinculacin se debe hacer doble clic sobre
la lnea de vinculacin y luego seleccionar el requerido (ver
figuras siguientes).

Grafico 5.4.2a Fin e Inicio de una nueva Tareas

Grafico 5.4.2b Fin e Inicio de una nueva Tareas

5.4.5

Una vez elegido el tipo de vinculacin requerido hacer clic

sobre aceptar.

Segunda:
a) Ingresar al men Tarea.
b) Seleccionar con el mouse la tarea sucesora a vincular.
c) Hacer clic sobre la herramienta informacin de la tarea (ver
figura siguiente).

Grafico 5.4.3 Predecesoras de las Tareas

Grafico 5.4.4 Informacin de las Tareas

d) Dentro del cuadro de dialogo informacin de la tarea ingresar a

la pestaa Predecesora.
e) Luego, dentro del cuadro informacin de tarea, en la columna
nombre de tarea elegir la tarea predecesora.

f) Hacer lo mismo en la columna Tipo, es decir, elegir el tipo de

vinculacin requerido por las tareas.
g) Finalmente, hacer clic en aceptar.
Tercera
Posiblemente sta tercera forma de vinculacin de tareas sea la ms sencilla,
simplemente se debe digitar con el teclado el tipo de vinculacin requerido.
Dentro de la hoja de clculo en la columna Predecesora digitar las tareas
predecesoras y el tipo de vinculacin a cada una de las tareas sucesoras. Vera
usted, que dentro del diagrama automticamente se traza la lnea de vinculacin
definida (ver figura siguiente).

5.5 Dividir tareas

Generalmente ciertas tareas de un proyecto demandan una pausa en su
ejecucin, para luego de un cierto tiempo reanudar su ejecucin. El Project, nos
permite programar esta pausa mediante la opcin dividir tareas.
Para dividir tareas se debe seguir el siguiente procedimiento:
5.5.1 Ingresar al men Tareas.
5.5.2
Hacer clic sobre la herramienta dividir tareas.

Grafico 5.4.5 Dividir Tareas

5.5.3 Ubicar el mouse sobre la tarea a dividir y manteniendo

presionado con el clic izquierdo recorrer la barra del diagrama
de acuerdo a requerimiento.

5.6 Crear tareas recurrentes

Los proyectos, a menudo tienen tareas que repiten su ocurrencia
frecuentemente. La reunin semanal del directorio, los informes trimestrales o la
revisin mensual del presupuesto, son ejemplos de tareas recurrentes.
En lugar de crear, por ejemplo, 20 o ms tareas de reunin de directorio, se
puede crear una sola tarea recurrente.
Para crear una tarea recurrente se debe seguir los siguientes pasos:
5.6.1 Ingresar al men tareas.
5.6.2
Seleccionar la tarea sobre el cual se desea que aparezca la
tarea recurrente.
5.6.3
Desplegar la lista de la herramienta tarea.
5.6.4
Una vez desplegada la lista de tarea, seleccionar y abrir
tareas peridicas.

Grafico 5.4.6 Tareas Recurrentes

5.6.5 Luego, se desplazar un cuadro de dialogo en el cual se debe

escribir el nombre de la tarea recurrente.
5.6.6 Definir la duracin de la tarea recurrente. Por ejemplo, la reunin
semanal de evaluacin de avance de proyecto tendr una
duracin de dos horas.

Grafico 5.4.7 Tareas Repetitivas

5.6.7 Luego, dentro del patrn de repeticin se debe elegir el periodo

de repeticin. Por ejemplo, la reunin se puede llevar a cabo
diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. En
este caso elegiremos semanal.
5.6.8 Definir el da que se llevara a cabo la reunin, en este caso,
diremos que las reuniones sern los viernes.

5.6.9 En intervalo de repeticin, se debe determinar el periodo durante

el cual se llevarn a cabo las reuniones. En este caso diremos
que se ejecutaran durante dos meses.

Grafico 5.4.8 Intervalo de repeticin

5.6.10 Finalmente, para producir el efecto deseado hacemos clic en

aceptar. En la figura siguiente se puede visualizar la tarea
recurrente creada.

5.7 Introducir notas de tareas

Las notas de tareas son prrafos textuales que se introducen a una tarea con la
finalidad de recordar ciertos parmetros o detalles de stas. Por ejemplo, si la
ejecucin de una tarea implica varios subcontratistas, es posible que desee listar
aqu la informacin de contacto, de modo que se encuentre disponible cuando
se lo requiera en la ejecucin del proyecto.
Para introducir nota a una tarea se debe seguir los siguientes pasos:
5.7.1
5.7.2
5.7.3

Ingresar al men Tareas.

Seleccionar la tarea en el cual se desee introducir una nota.
Hacer clic sobre la herramienta informacin de tarea.

Grafico 5.7 Introducir nota de tareas

5.7.4

En el cuadro de dialogo informacin de tareas ingresar a la

pestaa notas.

5.8 Crear Hitos

A menudo se usan los Hitos para marcar algn momento clave de un proyecto,
como la terminacin de una fase o la aprobacin un producto a actividad. Los
Hitos son tareas que por lo general tienen una duracin de cero.
Dentro del diagrama, el Hito est representado por un rombo, a diferencia de las
tareas normales, stas estn representadas por barras de color azul.
Una terea, no necesariamente tiene que tener una duracin de cero para ser un
Hito, existen hitos con duracin diferente a cero. En la siguiente figura se
muestra la forma de crear un hito:
Ingresar al men Tareas.
5.8.1
5.8.2

Seleccionar la tarea que se desee marcar como hito

Clic sobre la herramienta informacin de tarea

5.8.3

Luego, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo

Grafico 5.8.2 Informacin de tareas

5.8.4
5.8.5

Ingresar en la opcin avanzado

Luego, habilitar la opcin marcar la tarea como hito

Grafico 5.8.3 Cuadro de dialogo

5.8.6

Finalmente, clic en aceptar para guardar todos los cambios.

5.9 Rutas crticas

Existen dos formas de mostrar las rutas crticas:

Primera:
En el men Formato se debe habilitar la opcin tareas crticas y luego las barras
de todas las tareas crticas cambian de color, en este caso se vuelven de color
rojo, mientras que las tareas no crticas permanecen con el mismo color inicial.
Ver figuras de abajo:

Segunda:
Ingresamos al Men Formato y luego a la herramienta formato y seleccionamos
estilo de barras:

Luego se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:

Luego siga los siguientes pasos:

5.9.1
5.9.2
5.9.3

5.9.4
5.9.5

Seleccione tarea en la parte superior del cuadro de dialogo

Haga clic en la ficha texto en la parte inferior del cuadro de
dialogo
Seleccione una posicin para el formato: Izquierda, derecha,
arriba, abajo, dentro. AL hacer clic en una posicin, aparece un
cuadro de dialogo de listas.
Haga clic en la flecha y seleccione tareas crticas.
Haga clic en aceptar

VI.

APLICACIN DE CASO PRACTICO TIENDAS DARIOS