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ANLISIS PROCESO DE CONTRATACIN CON TERCEROS EN LA UNIDAD DE

APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)

ALEJANDRA MARA LPEZ SNCHEZ


ANDRS FELIPE AGUDELO CASTAO

Profesor(a).
CARMEN ELENA PATIO RODRIGUEZ
Gestin de mtodos y tiempos.

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
FACULTAD DE INGENIERIA
DEPARTAMENTO INGENIERIA INDUSTRIAL
MEDELLIN
2016

CONTENIDO
Pg.
1. INTRODUCCIN
2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo Principal
2.2 Objetivo especifico
3. Descripcin del Proceso
4. Diagrama de flujo (Proceso de contratacin a terceros)
5. Diagramas de seleccin
6. Diagramas Informativos. Contratacin a terceros.
7. Cuadro comparativo del proceso en otras Dependencias.
8. CONCLUSIONES
9. BIBLIOGRAFA

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1. INTRODUCCIN
Para el ptimo desarrollo de cualquier investigacin se debe realizar una constante
observacin para identificar problemas; es precisamente lo que se pretende hacer en la

unidad de apoyo administrativo de la facultad de ingeniera especficamente en el proceso


de contratacin con terceros, donde se desarrollara un estudio de los mtodos utilizados
en este proceso para culminar una contratacin con un tercero y adicional a esto se
realizar la toma de tiempos en cada uno de los sub-procesos que comprende este
proceso.
En este trabajo se mostrar los pasos para la realizacin del estudio de tiempos donde se
escoger una actividad en particular para el anlisis de tiempos.
Se analizarn diferentes actividades desempeadas por la auxiliar encargada de
contratacin con terceros para lograr escoger la que mejor se ajustara a lo que se
solicitaba realizar en esta etapa del trabajo de la unidad administrativa de la facultad de
ingeniera y que adicional a esto no se alejara mucho del proceso macro que se viene
analizando a lo largo de este proceso de trabajos en este lugar y en particular en la
contratacin con terceros.

2. OBJETIVOS

2.1. Objetivo Principal.


Someter el proceso de contratacin con terceros que se realiza en la unidad de apoyo
administrativo de la facultad de ingeniera los ocho pasos para la realizacin del estudio
de tiempos.
2.2. Objetivos especficos.

Realizar una observacin detallada del procedimiento de contratacin con terceros


para lograr identificar la tarea que ms favorezca para la implementacin de los
pasos del estudio de tiempos dentro de todas las actividades realizadas por la
auxiliar encargada del proceso.
Lograr responder correctamente con la realizacin de la actividad para lograr
desarrollar a plenitud cada uno de los ocho pasos en el estudio de tiempos.

Descripcin.
Para la realizacin del estudio de tiempos se debe realizar un anlisis previo sobre los
mtodos empleados en el proceso en el que se desea trabajar, ya que se deben identificar
aquellas tareas donde se presentan problemas que afectan directamente el normal
desarrollo del proceso ya sea productivo o administrativo y sobre el cual se desea trabajar
para implementar mejoras que ayuden a contrarrestar las prdidas ocasionadas por dicho
problema.
El estudio de tiempos se compone de ocho pasos los cuales se proceden a nombrar a
continuacin.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Definir la tarea a estudiar


Dividir la tarea en elementos precisos
Decidir cuantas veces se va a medir la tarea
Cronometrar y registrar los tiempos elementales y el ndice de eficacia
Calcular el tiempo medio de ciclo observado
Calcular el tiempo normal para cada elemento
Sumar los tiempos normales de cada elemento, para obtener el tiempo normal de
cada tarea
8) Calcular el tiempo estndar
Siguiendo los pasos anteriores se realizar el estudio de tiempos en el proceso de
contratacin con terceros que se desarrolla en la unidad de apoyo administrativa que
como en los trabajos anteriores se haba nombrado est ubicada en el bloque 21 Facultad
de Ingenieria de la universidad de Antioquia en la oficina 108 y cuyo proceso viene siendo
manejado por Gladys Londoo.
En varias visitas que se le realizarn a esta auxiliar se observaron las veces en que
estaba realizando algn tipo de actividad dentro su trabajo (Tiempo productivo) y las
veces en las que no estaba realizando actividades(Tiempo improductivo) para poder
tener las bases para calcular el nmero de observaciones que tendramos que hacer para
realizar este estudio, adicionalmente se le solicito que nos comunicara cual era la
actividad que en los ltimos das estaba desempeando con mayor regularidad para
poder facilitar la toma de tiempos de manera ms rpida y de acuerdo a lo expresado por
la auxiliar se decidi escoger la tarea de solicitud de pedido y una vez se escogi la
actividad se realizaron varias visitas en las que se hicieron la toma de tiempos que
demoraba haciendo este procedimiento para comenzar con la realizacin matemtica de
los pasos del estudio de tiempos, estas tomas de tiempos se realizaron mediante video
cmaras y cronometro electrnico.

PASOS PARA LA REALIZACIN DEL ESTUDIO DE TIEMPOS.

1) Definir la tarea a estudiar: La tarea que se ha decidido estudiar es la realizacin


de solicitud de pedido, una de las tareas ms importantes dentro del proceso de
contratacin con terceros en la cual se analizaran los tiempos de los elementos
que comprenden la tarea. Esta tarea fue escogida dentro de las dems porque era
la que Gladys estaba realizando con mayor regularidad en el momento en que se
comenz a realizar el estudio, lo que en cierta medida facilito las tomas de los
videos de las n observaciones que se deban hacer.
2) Dividir la tarea en elementos precisos:
Tomar el contrato fsico (Hojas organizadas con la documentacin
completa)
Buscar en el contrato fsico el nmero de la solicitud de pedido
Abrir archivo en Excel que contiene informacin de los contratos en
proceso
Abrir S.A.P
Seleccionar objeto de la solicitud que se encuentra almacenada en el
archivo de Excel
Pegar el objeto de la solicitud en el cuadro correspondiente a este tem en
S.A.P
Seleccionar y aceptar el tipo de imputacin en S.A.P
Buscar en el contrato fsico el monto por el cual se hizo la solicitud
Introducir en el cuadro correspondiente al valor del servicio en S.A.P el
monto por el cual se realiz la solicitud.
Buscar la fecha en la cual el interventor desea programar el servicio
Introducir en el cuadro correspondiente a fecha del servicio en S.A.P dicha
fecha y guardar
Abrir documento en Excel que contiene los cdigos de materiales en S.A.P
Buscar y copiar cdigo de material directamente del documento de Excel
Pegar el cdigo en el cuadro correspondiente al cdigo del material en
S.A.P
Buscar en el contrato fsico hoja de la DIAN y mirar el nmero de NIT
Introducir el nmero del NIT en el cuadro correspondiente a nmero de
identificacin de proveedor y verificar que este creado.
Buscar en el contrato fsico los datos del interventor
Introducir datos del interventor en el cuadro correspondiente a informacin
adicional del proveedor en S.A.P y clic en aceptar
Presionar botn verificar y comprobar que no existan errores en la
informacin suministrada a S.A.P
Guardar informacin en S.A.P
Poner sello de aprobacin en el contrato fsico con la fecha de realizacin.
3)

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