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Manual de procedimiento de
Compras
Desarrollo de Negocios
rea Logstica y Transporte
Elaborado por:
Fecha da/mes/ao
Proyecto
Manual de Procedimiento de
Compras
Desarrollo de Negocios
rea Logstica y Transporte
Presenta
Jennifer Anah Becerra Hernndez
Fecha da/mes/ao
Los miembros del comit de revisin de tesina, recomendamos que el Proyecto , realizado
por Usted durante el periodo de Estada Empresarial, en la empresa Nombre de la empresa
donde se realiz el proyecto, sea aceptado para obtener el Ttulo de Tcnico Superior
Universitario en Desarrollo de Negocios, rea Logstica y Transporte
Comit de Revisin
Nombre de la empresa
Direccin
Fecha __________
Universidad Tecnolgica de Coahuila
Ave. Industria Metalrgica #2001
Parque Industrial Ramos Arizpe
Ramos Arizpe Coahuila
los
Atentamente
<Tutor empresarial>
(En caso de ser distinto)
<Puesto>
AGRADECIMIENTOS
A DIOS
En primera estancia para agradecer, es a DIOS por acompaarme en este camino
tan importante, por guiarme, por darme la dicha de llegar a esta etapa que sin duda
es de las mas importantes para cualquier persona, por darme la fortaleza y gracia
para cumplir con cada una de las tareas que se me fueron asignando dentro de mi
carrera, por darme el entendimiento para cada una de las materias. Por cada una de
las oportunidades que se me fueron presentando tanto escolares como laborales.
A MIS PADRES
No cabe duda que mis padres fueron una pieza clave para dar este gran paso, por
tener una enorme paciencia, por cada desvelo. Cada uno de mis padre fueron
importantes en mi estudios, mi padre que a pesar de llegar cansado tenia tiempo
para ayudarme con algunas tareas, por siempre preguntarme como iba en cada una
de mis materias, por apoyarme en cada decisin que tome a lo largo de este
proceso. A mi madre que siempre esta en esos momentos difciles alentndome a
dar lo mejor de mi a pesar de la carga laboral y escolar, a darme ese empujon y esa
palmada en la espalda y y repetirme ese tu puedes que en realidad fueron de
mucha ayuda.
A MIS MAESTROS
Maestros infinitas gracias, en verdad no tengo palabras para describir todo lo que
hicieron por mi, todas las oportunidades que me otorgaron, para que no me bajara
del barco. Por todos esos buenos consejos tanto escolares como personales.
Quisiera mencionar a cada uno de los maestros que fueron piezas claves en mi
carrera pero en realidad no terminara.
A UTC
Gracias universidad Tecnolgica de Coahuila por ser una gran institucin y por
formarme como un profesional, y como un buen ciudadano para la sociedad. Infinitas
Gracias.
NDICE
CAPTULO 1
1.1 INTRODUCCIN
1.2 ANLISIS DE LA SITUACIN
1.2.1 ANTECEDENTES
1.2.2 REA DE OPORTUNIDAD
1.2.3 EVALUACIN DIAGNSTICA
1.3 JUSTIFICACIN
1.4 OBJETIVOS
CAPTULO 2
2.1 DESARROLLO DEL PROYECTO
2.1.1 METODOLOGA
2.1.2 MARCO TERICO
2.1.3 DESARROLLO
2.1.4 ANLISIS DE RESULTADOS
CAPTULO 3
3.1 CONCLUSIONES
3.2 GLOSARIO
3.3 BIBLIOGRAFA
3.4 ANEXOS
3.4.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
3.4.2 CONTRIBUCIONES ADICIONALES
1
2
3
4
n
n
n
n
n
n
n
n
n
n
n
n
n
n
n
n
n
CAPTULO 1
1.1
INTRODUCCIN
1.2
ANLISIS DE LA SITUACIN
1.2.1. ANTECEDENTES
El origen de Grupo Antolin nos lleva a un taller mecnico en Burgos, Espaa,
(especializado en reparaciones de vehculos y maquinaria agrcola), regentado por
Avelino Antoln Lpez junto a sus hijos Avelino y Jos. Hoy da, Grupo Antolin es una
multinacional lder en el desarrollo, diseo y fabricacin de componentes de interior
para la industria del automvil (Techos, Puertas, Asientos e Iluminacin). Una
empresa rentable y competitiva establecida en 26 pases y en la que 28.000
personas desarrollan su talento. Creatividad, liderazgo y orientacin al cliente, siguen
vigentes hoy da y son la mejor receta para afrontar el futuro con xito.
La orientacin al cliente es uno de los tres valores de la compaa y es lo que
determina nuestra estrategia de implantacin mundial, haciendo frente a la creciente
demanda de los fabricantes para proveer plataformas globales.
DEBILIDADES
Relacin usuarioproveedor
Incumplimiento de
responsabilidades por parte
de usuarios.
Las compras realizadas
dependen de la aprobacin previa
del departamento de contralora, lo
que conllevara un periodo de
tiempo, lo cual podra acarrear
retrasos.
Al no contar con una oficina bien
establecida, puede ocasionar que
haya prdida de algn documento
esencial o pueda confundirse con
algn documento de otro
departamento
Descontrol en el flujo de
procedimientos
OPORTUNIDADES
Se contemplan nuevos
proveedores.
AMENAZAS
Situacin econmica del
pas.
Exploracin de mercado
regional para garantizar
tiempos de entrega y
accesibilidad en casos de
emergencia.
Incremento de costos
Cambio de trminos de
pago
Restricciones y procesos
burocrticos de la empresa
para la aprobacin de
requisiciones.
3
Descontinuacin de
1.3 JUSTIFICACIN
Ingresando a las instalaciones de Grupo Antoln Arteaga se contempl que todo est
en perfecto control dentro del rea de compras. Realizando un anlisis ms a detalle
se detect que l departamento tiene dificultades para que el usuario se adapte al
sistema burocrtico de lo que es el proceso compra. La solucin a esta dificultad es
la elaboracin de un manual de compras para ejercerlo de manera estricta y
disciplinada, para que de esta manera los usuarios realicen de manera correcta el
proceso de sus adquisiciones y requerimientos. Los beneficios que se obtendrn con
este proyecto, es que el jefe de compras tenga un mejor control de las requisiciones
del usuario, asi mismo se har ms fluido el proceso.
1.4 OBJETIVOS
Lo que se quiere lograr al implementar el proyecto. Qu, cmo, dnde, cundo?
Debe desarrollarse en infinitivo e ir con vietas (desarrollar, conocer, estructurar).
de los mismos.
Estructurar el el procedimiento a seguir mediante un flujo grama del proceso
completo.
Informar de forma clara las polticas de compra.
Hacer cumplir cada una de los procesos burocrticos de la empresa y el
departamento de compras.
CAPTULO 2
2.1
2.1.1 METODOLOGA
Para llevar acabo el manual de compras lo principal fue buscar reas de oportunidad
en las que se puede trabajar para mejorarlas, la primera y mas importante es la del
contacto Usuario-Proveedor, la cual se va atacar con la presentacin del manual de
compras, en la parte de reas afectadas y responsabilidades de cada rea. Despues
tenemos el problema con tiempos de entrega de ciertos proveedores con los cuales
se negociara para que se adapten a las polticas de la empresa. Tenemos adems el
cambio de proveedor de medicamento para el departamento de servicio medico de la
planta; El proceso de cambio de proveedor se llevara acabo mediante una licitacin,
en la que se convocara a ciertos proveedores a cotizar un listado regular del
departamento. Una vez recibidas las cotizacin se realizara una cuadro comprarativo
de proveedores, es dicho cuadro se tendrn como apartados el medicamento,
precios, y descripcin del mismo. Se integrara el proceso de elaboracin de
requisiciones de compra para que sea usado de manera correcta sin alguna
manipulacin por parte de usuarios. Anexare lo que es el proceso completo de
aprobaciones marcadas por el proceso burocratico de la empresa. Se mostrara el
proceso de realizaciones de Ordenes de Compra, adems del proceso burocratico
del mismo. Estas actividades sern llevadas acabo dentro de un tiempo estimado de
3 meses dentro de la estancia en la empresa Grupo Antolin Artega. Se solicitara
informacin a cada una de las partes afectadas con el proceso de compra, para
identificar cada una de las responsabilidades de cada una.
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insitam; est usus legentis in iis qui facit eorum claritatem. Investigationes
demonstraverunt lectores legere me lius quod ii legunt saepius. Claritas est etiam
processus dynamicus, qui sequitur mutationem consuetudium lectorum. Mirum est
notare quam littera gothica, quam nunc putamus parum claram, anteposuerit
litterarum formas humanitatis per seacula quarta decima et quinta decima. Eodem
modo typi, qui nunc nobis videntur parum clari, fiant sollemnes in futurum.
2.1.3 DESARROLLO
De acuerdo al estudio realizado en la Empresa Grupo Antoln Arteaga, dentro del
departamento de compras, se detectaron necesidades variadas, en cuanto a
responsabilidades de cada una de las personas involucradas en el proceso de
compra. En primera estancia estn evidentemente las del personal de compras, que
en fechas anteriores eran 2 personas, 1 encargada de las compras de materia prima,
y la 2 persona es la encargada de compras de refacciones, servicios, e insumos de la
planta. En tanto hasta la fecha solo se cuenta con el comprador de almacn de MRO
(refacciones, insumos, servicios), dicha persona presenta dificultades para que el
personal de la empresa se adapte a los procesos burocrticos a los que se debe
someter los requerimientos de cada uno. Se opt por realizar un manual de compras
detallando los procesos correctos, las responsabilidades de cada autoridad, y todo lo
necesario para que el proceso se realice de manera correcta. Otra de las funciones
de este manual es para que los nuevos usuarios conozcan el proceso a detalle,
como lo es la requisicin, la orden de compra, el proceso burocrtico, seguimiento de
la orden de compra. Para las requisiciones se realiz un flujograma detallado de lo
que se debe hacer. Para la orden de compra se realiz algo similar para los posibles
prospectos del departamento, para que sepan con quien dirigirse en diferentes
situaciones. Para el seguimiento se anexaron una instruccin de lo que se debe
hacer despus de que su orden fue aprobada y realizada. Cada una de las
herramientas que se proporciona tienen sus debidos anexos con capturas de pantalla
para que los usuarios del manual tengan una mejor visin de lo que se debe hacer.
Cada uno de los apartados del manual de compras est diseado para que cualquier
usuario pueda hacer uso de l, evidentemente haciendo buen uso de l. Puede
usarlo como herramienta para guiarse para alguno de los procesos, como un manual
de consultora para saber con quin dirigirse o a quien acudir en caso de diferentes
situaciones que se presentaran. Este manual se llev a cabo en un tiempo de 4
meses de investigacin y adentramiento en la empresa Grupo Antoln Arteaga.
MANUAL DE
PROCEDIMIENT
INTRODUCCION
El manual de compras es sin duda una excelente herramienta para el personal de
cualquier empresa, ya que nos informa los procedimientos por los cuales debe pasar
un requerimiento de producto o servicio. Es mas que nada una guia para los usuarios
del departamento de compras de la emrpesa Grupo Antolin Artaga. Uno de los
objetivos principals en el departamento de compras es tener proveedores con calidad
de servicio, productos, tiempos de entrega y por supuesto precio. Segun la definicion
de lo que es un manual administrativo, son registros e instrucciones para la
realizacion de una operacion de manera correcta y sencilla. Dentro de la empresa,
para lo que nos servira el manual de compras es para que el usuario tenga de una
forma mas presente lo que se debe hacer cuando necesiten un producto o servicio,
lo que incluira el manual, abarca desde identificacion del requerimiento hasta la
llegada del mismo. Es verdad que en todas las empresas tienen un Sistema
burocratico para cada una de sus operacion, y sin duda el proceso de compra no es
la excepcion. En el departamento de compras se necesita este manual ya que
algunos usuarios no estan al tanto de quienes son los responsables de cada
actividad y por cuales filtros tiene que pasar su requerimiento (requision). Dicho
manual es mas bien un manual de organizacion, el cual incluye las areas
involucradas y sus funciones, con este manual se pretende lograr y mantener un plan
de organizacion, facilitara el procedimiento de la compra, pondran en claro las
fuentes de aprobacion, etc.
ANTECEDENTES
El uso de manual data de los aos de la segunda Guerra mundial, en virtud de que
en el frente se contaba con todo el personal no capacitado en estrategias de Guerra
y fue mediante estos que se instruia a los soldados en las actividades que deberian
desarrollar en combate. Dentro de la administracion de grupo antolin artega, no se
cuenta con tal infomacion concreta, ya que los usuarios solo saben quien puede
ayudarles a dar el seguimiento a su requerimiento.
OBJETIVOS
9
de los mismos.
Estructurar el procedimiento mediante un flujograma del proceso completo.
Informar de forma clara las politicas del departamento de compras.
Hacer cumplir cada uno de los procesos burocraticos de la empresa y el
departamento de compras.
AREAS AFECTADAS
Almacen
Finanzas
Usuarios
Recibo
DEFINICION DE TERMINOS
Definicion de compra: es la operacion en la que se propone suministrar, en las
mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los
materiales( materias primas, y productos semiacabados, accesorios, bienes de
consume, maquinas, servicios, etc) que son necesarios para alcanzar los objetivos
que la administracion de la misma ha definido.
OBJETIVOS DE COMPRAS
Las compras tienen como objetivos en primer termino:
CLASIFICACION
Las compras se clasifican en dos clases:
Bienes:
10
grado de transformacion.
Mercancias. Son productos terminados que se destinan a la venta de
quienes lo requieren.
Suministros. Bienes o servicios que proven en forma periodica o continua a
la empresa. Esto nos ayuda a abastecer al departamento de produccion de
una empresa.
Servicios:
Personales o profesionales
Financieros
Transportes
Turisticos
Sector privado
Sector publico
Compras internacionales. Se refiere a las que se efectuan entre dos o mas paises
acatandose a las leyes, o bien de acuerdos, convenios o tratados.
PRINCIPIOS BASICOS DE LAS COMPRAS
El funcionamiento ejecutivo bien preparado tiene coo cargo, busca utilizer los
recursos monetarios disponibles con mayor provecho para la empresa; se debe
observar con atencion los siguientes puntos:
Cubir las necesidades de la empresa
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12
IDENTIFICACION DE
LA NECESIDAD
NEGOCIACION
CON PROVEEDOR
ELEGIDO
CIERRE DE ACUERDO
CON
PROVEEDOR
REALIZACION
(alta deDE
proveedor,
PO
contrato)
(purchase
order)
PROVEEDOR
ENTREGA
FACTURA A
ALMACEN DE MRO
DEFINIR Y ESTANDARIZAR
LOS REQUERIMIENTOS
EJECUCION DE
TENDER
CONSULTA EL
BUDGET DISPONIBLE
DISEO DE
TENDER
DISEO DE
REQUISICION EN EL
SISTEMA TRANS4M
PROVEEDOR ENTREGA
MATERIAL AL ALMACEN DE
MRO
SOLICITUD
DE
COTIZACION
INVESTIGACION
DE OFFERS
APROBACION DE
RQ
ENVIAR PO A
PROVEEDOR
SOMETER PO A
PROCESO
BUROCRATICO
ALMACEN PROCESA
DEPARTAMENTO DE
FACTURA PARA PARA
FINANZAS PROGRAMA
FIN DEL PROCESO DE
PAGO EN
FLUJOGRAMA
A DETALLE.
PAGO A PROVEEDOR
COMPRA.
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS de la necesidad: El identificar la necesidad es una tarea del usuario.
Identificacion
El usuario debera estar conciente de lo que hace falta en su area, tanto como
refacciones y servicios. Las refacciones deberan tener un stock en el almacen y ellos
deberan saber que tanto falta para llegar al stock.
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14
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16
Evaluar si se cumpli con el objetivo y las metas del proyecto planteadas al inicio del
mismo; en caso de no haberse cumplido estos explicar las causas de las
desviaciones.
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Claritas est etiam processus dynamicus, qui sequitur mutationem consuetudium
lectorum. Mirum est notare quam littera gothica, quam nunc putamus parum claram,
anteposuerit litterarum formas humanitatis per seacula quarta decima et quinta
17
decima. Eodem modo typi, qui nunc nobis videntur parum clari, fiant sollemnes in
futurum.
18
CAPTULO 3
3.1 CONCLUSIONES
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minim veniam, quis nostrud exerci tation ullamcorper suscipit lobortis nisl ut aliquip ex
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Claritas est etiam processus dynamicus, qui sequitur mutationem consuetudium
lectorum.
Mirum est notare quam littera gothica, quam nunc putamus parum claram,
anteposuerit litterarum formas humanitatis per seacula quarta decima et quinta
decima. Eodem modo typi, qui nunc nobis videntur parum clari, fiant sollemnes in
futurum.
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3.2 GLOSARIO
20
3.3 BIBLIOGRAFA
Nombre del autor, Ttulo del Libro, Editorial, Lugar, Ao de publicacin, ISBN.
Nombre del autor, Ttulo del Libro, Editorial, Lugar, Ao de publicacin, ISBN.
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3.4
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
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