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Universidad Central del Ecuador

Facultad de Ciencias Administrativas


Administracin de Empresas
AE 5 2
Control de Costos
ETAPAS ESENCIALES DEL CONTROL
EFECTIVO SOBRE LOS COSTOS
Ing. Vinicio Mazn
Contento Dayana
Mediavilla Sofa
Pita Jonnathan
Ponce Edgar
Quishpe Bryan
Septiembre Febrero 2016

ETAPAS ESENCIALES DEL CONTROL EFECTIVO SOBRE LOS COSTOS


En general, el proceso de control, cualquiera sea el objeto (humano o material) que se
quiera controlar, puede ser dividido en cuatro etapas:
1) Establecimiento de Normas;
2) Medicin de la Actividad;
3) Evaluacin de la actividad pasada o futura, de acuerdo con las normas establecidas,
y
4) Correccin de las Desviaciones.
Establecimiento de normas: Las normas representan las metas de la planificacin. Se
procura, en general, que ellas sean cuantificables, lo que requiere, sin duda, un buen trabajo
de planificacin. La ms importante de las normas es el volumen de produccin. Otros
ejemplos de normas dentro de la empresa pueden ser el nmero de piezas rechazadas por
defectuosas; la cantidad de horas - hombre trabajadas; el volumen de las ventas y muchos
otros aspectos que se pueden medir fsicamente. Tambin las normas se pueden expresar en
trminos monetarios, de costos, de ingresos y de inversiones.
La clave del control efectivo consiste en establecer las normas para medir la actividad. El
ideal es establecer normas objetivas, es decir, normas tales que dejen, poco o ningn campo
para apreciaciones subjetivas. En este sentido, las normas cuantificadas cumplen con ese
ideal.
Medicin de la actividad: Consiste en medir la ejecucin la ejecucin y los resultados,
mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los
estndares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo
en reas con aspectos eminentemente cualitativos.
Para llevar a cabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de
informacin; por tanto, la efectividad del proceso de control depender directamente de la
informacin recibida, misma que debe ser oportuna, confiable, valida, con unidades de
medida apropiada y fluida.
Evaluacin de la actividad: Una vez que se ha obtenido informacin de la actuacin, sea
por observaciones personales, por informes orales o escritos, el tercer paso o etapa es la
evaluacin de la situacin mediante la comparacin de ella con la norma de control.
En esta etapa, lo que realmente interesa a la administracin son los casos excepcionales.
Cuando la actuacin es igual o se aproxima estrechamente al resultado esperado, no se
requiere desarrollar un esfuerzo de control: todo est normal. En cambio, cuando ocurren
variaciones, cuando la actuacin se encuentra desviada en relacin al resultado esperado,
entonces debe entrar en accin e1 control. Concentrarse en las excepciones lleva consigo un

ahorro de tiempo porque, en general, el nmero de casos que muestran variaciones con
respecto a las normas, tiende a ser bajo.
Por ejemplo, la empresa de tejedoras puede resumir los informes en una hoja que indique el
trabajo de cada una de ellas, la norma de control y una columna de observaciones,
traspasando a ella las observaciones de los informes escritos individuales. Esta hoja
resumen podra presentarse en la siguiente forma:
INFORME MENSUAL DE PRODUCCIN
Produccin
Real
9
10

Norma

Dif.

Observaciones

1. Juana Prez
10
-1
Enfermera
2. Gabriela Oyarce
10
0
3. Carmen
10
10
0
Gonzlez
4. Albertina Soto
10
10
0
5. Mariela Gajardo
8
10
-2
6. Ester Ovalle
10
10
0
7. Carmen Alvarado
10
10
0
8. Dolores Nez
11
10
+1
Le ayud su hija
9. Patricia Campos
9
10
-1
10. Raquel Urrutia
10
10
0
En este caso, la persona encargada del control deber preocuparse nicamente de los casos
1, 5, 8 y 9. Y este nmero puede an reducirse pues tenemos la explicacin de la variacin
en los casos 1 y 8. As slo deber preocuparse de los casos 5 y 9.
Correccin de las desviaciones: Esta ltima etapa es vital para un control efectivo. Se la
puede considerar como un esfuerzo para ajustar las operaciones, para lograr que la
actuacin se iguale a lo esperado. Si se hacen estimaciones, si se buscan informaciones
sobre la actuacin, si se efectan las comparaciones correspondientes y se determinan las
reas donde hay problemas y nada se hace por eliminarlos, entonces, todo el esfuerzo
desarrollado no significar nada y ser tiempo perdido.
Los errores volvern a cometerse y el control quedar reducido a un concepto sin valor.
Cada vez que se descubran variaciones importantes no slo significa que debe tomarse una
accin inmediata y vigorosa, sino que es imperativo hacerlo. Un control efectivo no puede
tolerar atrasos, excusas, compromisos o excepciones excesivas.
En general, es preferible tomar medidas que traten de remediar situaciones antes que
medidas correctivas. En otras palabras, es preferible encontrar la falla y solucionarla,
eliminando as el problema, que mantener el problema buscando soluciones que logren
producir los resultados esperados, pero sin corregirlo.

PRINCIPIOS DEL CONTROL


La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:
A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control
correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad
delegada est siendo debidamente ejercida.
De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el
control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
De la oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efecte el error. De tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipacin.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con
los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las
causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
Costeabilidad: Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas reales que este reporte.
De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales
funciones estratgicas requiere el control.
De la funcin controlada: La funcin controlada por ningn motivo debe comprender a la
funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que
seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar.

EL PROCESO CICLICO Y REPETITIVO DEL CONTROL


Consta de cuatro etapas principales las cuales se detallan a continuacin:
1. 1era. Etapa: Establecimiento de Estndares de Desempeo : Los estndares son
unidades de desempeo deseados, y funcionan como parmetros de comparacin
contra los cuales evaluar el desempeo real. Es posibles establecer estndares para
cualquier actividad: Financiera, operativa, legal, de beneficencia y otras. Toda
organizacin se fija metas, en cuanto a rendimiento, innovacin, satisfaccin
de grupo.
2. 2da. Etapa: Medicin del Desempeo: En esta etapa se evalan los niveles de
desempeo, como por ejemplo: las Unidades producidas, das de
ausencia, documentos archivados, muestras distribuidas y los mismos provienen de
tres fuentes: Informes por escrito, informes orales y observaciones personales.
3. 3era Etapa: Comparacin del Desempeo con el Estndar : en este proceso
el gerente evala el desempeo, en algunas actividades se admiten algunas pequeas
desviaciones del estndar, mientras que en otras la ms leve puede ser grave. Por lo
tanto los gerentes encargados del control deben analizar y evaluar los resultados con
cuidado.
4. 4ta. Etapa: Tomar Medidas Correctivas: Este paso va a garantizar que
las operaciones se ajusten donde sea necesario a fin de alcanzar los resultados que
se planearon en un principio. Por lo comn la accin correctiva es tomada por
quienes tienen autoridad sobre el desarrollo real.

CONCLUSION
En las etapas esenciales del control efectivo sobre los costos, el proceso de control se
enfoca en el cumplimiento de las normas establecidas, en medir las actividades, en
comparar el desempeo con lo estndar y en corregir desviaciones, tomando en cuenta
todos sus principios para su correcta aplicacin.
El proceso cclico y repetitivo del control basa su aplicacin en cuatro parmetros
especficos que son: establecimiento de estndares de desempeo, medicin del desempeo,
comparacin del desempeo con el estndar, tomar medidas correctivas.
BIBLIOGRAFIA
http://www.monografias.com/trabajos11/prico/prico.shtml#pro#ixzz3r6crxXQB
http://www.monografias.com/trabajos34/control-calidad/control-calidad.shtml#etapas
http://mazinger.sisib.uchile.cl/repositorio/lb/ciencias_quimicas_y_farmaceuticas/johanseno/
cap5/parte2.html

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