Auditoria Interna Area de Talento Humano 2012 PDF

ALCALDIA DE CHINCHINA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION-MECI

PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
MC-PGC-2032-01-V1
Vigencia:
14/09/2012
Documento controlado
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AUDITORIA INTERNA
AREA TALENTO HUMANO
FECHA DE LA AUDITORA: Septiembre 03 de 2012.
LUGAR:
Oficina de Talento Humano
AUDITOR LIDER:
AUDITOR DE APOYO
AUDITADO:
MARIA JUDITH RAMIREZ GOMEZ

DORA ROCIO RINCON RESTREPO
IVAN EUGENIO RAMIREZ CARDONA
PERSONAL DE APOYO:
JHON JAIRO CARDONA FRANCO

MARIA LILIALBA GALLEGO
Objetivo de la Auditora:
Evaluar la gestin realizada por el rea de Talento Humano en los procesos de seleccin,
induccin, reinduccin, bienestar social, incentivos, formacin y capacitacin para los
funcionarios de la Administracin Municipal.
Alcance de la Auditora:
En la auditoria se determina el desarrollo y cumplimiento de los objetivos propuestos en
los procesos de Seleccin, induccin, reinduccin, bienestar social, incentivos, evaluacin
de desempeo, formacin y capacitacin y si estos se encuentran enmarcados dentro de
la normatividad legal vigente en materia talento humano y acorde con la misin
institucional.
Desarrollo de la Auditora:
La Auditora Interna se constituye en una herramienta de retroalimentacin del Sistema de
Control Interno, que analiza las debilidades y fortalezas del control, as como el desvi de
los avances de las metas y objetivos propuestos, cuyo propsito es hacer
recomendaciones imparciales de ajuste o mejoramiento de procesos a partir de
evidencias que sirvan de apoyo a los directivos en la toma de decisiones a fin que se
obtengan los resultados esperados.
El CONTROL INTERNO a travs de sus procedimientos y prcticas, deben apuntar a
formas ms efectivas de contribuir a los objetivos planteados por la organizacin y su
rea de Talento Humano, siendo uno de los principales el mantener la calidad y el
nmero apropiado de personas para aportar a la Administracin Municipal una fuerza
laboral adecuada en la cual se obtenga eficiencia y efectividad.
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La Auditora Interna en el rea de Talento Humano se inicia con la presentacin del

cronograma previamente establecido por la Oficina de Control Interno y en la cual se
determina la metodologa a seguir para el buen desarrollo y entendimiento de la misma.
REVISION DOCUMENTAL
HOJAS DE VIDA
Revisin aleatoria de las hojas de vida del personal activo dentro de la Administracin
Municipal.
El equipo auditor a fin de constatar el cumplimiento de la ley para la vinculacin de los
funcionarios, se revisa una muestra correspondiente a 15 hojas de vida de funcionarios.
Los cuales estn plasmados en el siguiente cuadro y se verifico el cumplimiento de los
requisitos bsicos para contratar como son:
Formato nico de hoja de vida

Declaracin juramentada de bienes
Cdula de ciudadana
Libreta militar
Antecedentes disciplinarios
Antecedentes fiscales
Antecedentes judiciales
Afiliacin a salud, pensin, cesantas, riesgos profesionales
Acto administrativo-acta de posesin
Acto administrativo resolucin de nombramiento
Las hojas de vida que se seleccionaron para la respectiva revisin y anlisis fueron las
siguientes:
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HOJAS DE VIDA DE FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS:

Nombre
JAIR ANONIO
TABARES
CHICA
NCOLAS
LOPEZ
ALVARAN
EDUARDO
ANDRES
GRISALES
LOPEZ
ADOLFO LEON
VALENCIA
MARIA
PATRICIA
DUQUE
LUIS
FERNANDO
JARAMILLO
AMPARO
HENAO
SALGADO
CRISTIAN
GOMEZ
MUOZ
LINA MARCELA
MARTINEZ
CLAUDIA
TATIANA
OSPINA MEJIA
Formato
Hoja de
vida
Declaracin
Juramentad
a
Cdu
la
Libreta
Militar
Ant.
Fiscales
Ant.
Judi
cial
Afiliacin
Salud,Pensin
,ARP
Ant
.
Dis
c.
X
Acto
de
Nombramient
o
Acta
de
Posesi
n
X
NOTA: Los funcionarios que vienen en cargos en continuidad la declaracin juramentada

se actualizan a fin de ao. Igualmente se verifica que toda la documentacin est bien
diligenciada y firmada por el peticionario, verificando estudios y calificacin y que cumpla
con los requisitos exigidos para el cargo y que los documentos soportes se encuentren
adjuntos.
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REVISION DOCUMENTAL - NOMINA, PLANILLAS Y MESADAS

Para la liquidacin de la nomina, mesadas y planillas son liquidadas a travs del programa
saimyr en el mdulo de nomina.
Se realiz la revisin documental de la nmina con el fin que no permanezcan en la
nmina ex funcionarios y que las deducciones por descuentos autorizados de ley fueron
liquidadas adecuadamente.
Nro. De Funcionarios
Nro. De Obreros
Nro. De Jubilados, Pensionados
58
8
187
Se verifica por parte del grupo auditor la correcta liquidacin de la nmina vigencia
2012 durante los meses de (Febrero, Mayo, Junio) y sus respectivos pagos
(Seguridad Social, Parafiscales, terceros, entre otros), de los Servidores
Administrativos, Trabajadores Oficiales, Pensionados y Personal de Vacaciones.
NOMINA FEBRERO
Total Liquidado
$70.278.501.oo
NOMINA MAYO
Total Liquidado
$71.882.731.oo
NOMINA AGOSTO
Total Liquidado
$78.061.273.oo
PLANILLA DE FEBRERO
TRABAJADORES
OFICIALES
Total Liquidado
$8.916.316.oo
MESADA FEBRERO
PENSIONADOS
PLANILLA MAYO
TRABAJADORES
OFICIALES
Total Liquidado
$8.633.956.oo
NOMINA MAYO
PENSIONADOS
PLANILLA DE AGOSTO
TRABAJADORES
OFICIALES
Total Liquidado
$11.048.780.oo
MESADA AGOSTO
PENSIONADOS
Total Liquidado
$280.576.379.oo
Total Liquidado
$280.576.379.oo
Total Liquidado $279.819.468.oo
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DESCUENTOS NOMINA, PLANILLAS Y MESADAS

Se pudo verificar que a la fecha a algunos funcionarios y pensionados se les autoriz
descuentos en donde el neto a pagar por parte de la Administracin Municipal es menos
est por debajo del 50% del neto de su salario o pensin, despus de los descuentos
legales, libranzas y otros (Muestra tomada del mes de Agosto), situacin esta que se
debe tener en cuenta para autorizaciones posteriores.
NOMBRE
CARGO
CLAUDIA PATRICIA Funcionaria

OROZCO
LUIS
ALFONSO Jubilado
GALLEGO USMA
LUIS FABER ARIZA
Jubilado
TOTAL
DEVENGADO
TOTAL
DEDUCCIONES
NETO
PAGAR
$904.816.oo
$398.882.oo
$355.934.oo
$1.561.791.oo
$1.179.201.oo
$382.590.oo
$1.534.694.oo
$1.013.111.oo
$521.583.oo
Esto dando cumplimiento a la Ley Nro. 1527 del 27 de abril de 2012 Por medio de la cual
se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras
disposiciones Artculo 3 Numeral 5: Que la libranza o descuento directo se efecte,
siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por
ciento (50%) del neto de su salario o pensin, despus de los descuentos de ley.
Las deducciones o retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que
tengan por objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarn
exceptuadas de la restriccin contempla en el numeral segundo del artculo 149 del
Cdigo Sustantivo del Trabajo.
VERIFICACION DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL.

En el proceso de la auditora se evidenci que la Administracin Municipal realiz el
pago de los aportes parafiscales y seguridad social de los meses mencionados
anteriormente, durante los 10 primeros das hbiles de cada mes de manera oportuna.
PROGRAMA DE CAPACITACION
En el proceso de la auditora se evidenci que existe la Resolucin Nro. 321 de junio 06
de 2012 Por medio de la cual se adopta el Plan Institucional de Capacitacin de la
Alcalda Municipal de Chinchin.
A la fecha se pudo constatar que la Administracin Municipal a travs del rea de Talento
Humano ha venido desarrollando el programa de capacitacin dando prioridad a los
programas brindados por la Escuela Superior de Administracin Pblica (ESAP), una vez
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que se est capacitando al Servidor Pblico en todos aquellos temas inherentes a sus
funciones diarias, con el fin de garantizar una correcta prestacin en el servicio en las
diferentes reas de la Administracin Municipal, programas de capacitacin que a su vez
son: Seminarios, Diplomados, Capacitaciones.
Que el Jefe del rea de Recursos Humanos a travs de Encuesta de Necesidades de
Capacitacin pudo determinar cules capacitaciones estn en primer orden de acuerdo a
las necesidades establecidas por los Servidores Pblicos, A la fecha de la auditora no se
tuvo el cronograma de cumplimiento del Plan de Capacitacin para la vigencia 2012 en el
que se pueda evidenciar el presupuesto asignado y cmo determinar los indicadores de
cumplimiento.
PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL LABORAL.
Se tiene adoptado mediante la Resolucin Nro. 336 Del 14 de Junio de 2012 Por medio
del cual se adopta el programa de bienestar laboral para los Servidores Pblicos de la
Administracin Municipal, que una vez este acto administrativo qued debidamente
aprobado el Jefe de Recursos Humanos a travs de encuesta direccionada a todos los
Servidores Pblicos de la Administracin Municipal solicit se determinara cules son los
programas de bienestar social que requeran de primera atencin.
No se evidenci el cronograma establecido para la vigencia 2012, en el que se permita
verificar el presupuesto asignado y los indicadores de cumplimiento sobre estos; pero de
acuerdo a entrevista con el Lder del proceso manifest que durante esta vigencia la
Administracin Municipal ha ejecutado los siguientes programas:
Concierto Municipal Cumpleaos de Chinchin.

Celebracin de los 120 das de gestin administrativa.
Reinauguracin del Coliseo Municipal.
Actitud Positiva para el Trabajo, el Servicio al Cliente y la Interrelacin Personal.
PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL.
Para la vigencia 2012 (mes de agosto), la alcalda de Chinchin cuenta con una pasante
en salud ocupacional, que tiene programado realizar las siguientes actividades a
desarrollar durante el ao 2012 y 2013:
1. Levantar el cronograma de actividades de la Alcalda Municipal
2. Diagnstico para el cambio de extintores por cuanto cumplen su ciclo funcional y
para recargas.
3. Base de datos por ausentismo laboral
4. Vigilancia peridica por puestos de trabajo
5. Inspeccin y mantenimiento de las instalaciones.
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6. Renovacin del Plan de Emergencia y Evacuacin de la Alcalda Municipal y de

las dems dependencias ubicadas por fuera del edificio.
7. Estudio y Realizacin del Panorama de los Factores de Riesgos Laborales.
8. Levantamiento de Planos que determinan las rutas de evacuacin actuales.
9. Construccin del Programa Sistema de Gestin y Seguridad en el Trabajo
Programa de Salud Ocupacional.
ACTAS DE REUNION DEL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL 2012
Se observo que durante la vigencia 2012 se realizaron 8 acuerdos de intervencin, de las
cuales estn establecidas mediante 5 reuniones del comit paritario de salud ocupacional,
desarrollando actividades tales como: Valoracin psicolaboral de los servidores pblicos,
socializacin del cronograma de actividades en el proceso de promocin y prevencin,
socializacin y protocolo de accidentes de trabajo.
En el proceso de auditora se evidenci que las actas de reunin del comit paritario de
salud ocupacional cuenta con los registro de firmas de los asistentes, observndose que
este comit est cumpliendo con lo normado en pro de brindar buenas condiciones de
trabajo y bienestar a los servidores pblicos del municipio.
Mediante la Resolucin Nro. 537 de septiembre 03 de 2012 en Acta de Constitucin Nro.
01 Constitucin del COPASO del 03 de septiembre de 2012 al da 31 de agosto de 2014
mediante el cual se nombran los nuevos integrantes del Comit:
Principales:
ORLANDO DE JESUS CASTAO

MAURICIO VALENCIA CARDONA
Suplentes:
JOSE ALBERTO SOLARTE GARCIA

JHON JAIRO CARDONA FRANCO
El empleador sesiono a:
Principales:
IVAN EUGENIO RAMIREZ CARDONA

CLAUDIA PATRICIA JARAMILLO HENAO.
Suplentes:
HENRY DE JESUS GOMEZ CARDONA

GERMAN BERNAL MORENO.
CODIGO DE ETICA: Adoptado mediante Resolucin Nro. 156 de marzo 08 de 2012 Por
medio del cual se adopta el Cdigo de tica de la Alcalda Municipal de Chinchin,
Caldas. A la fecha est en proceso de ser entregado a travs de plegable a todos los
servidores pblicos de la Administracin Municipal.
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REGLAMENTO INTERNO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL adoptado mediante la

Resolucin Nro. 268 de mayo 09 de 2012. A la fecha se estn realizando las gestiones
para que este sea publicado a travs de cartelera.
REVISION ENTREGA DE LA DOTACION AL PERSONAL OBRERO DEL MUNICIPIO:
En el proceso de auditora que la administracin Municipal efectu la entrega total
correspondiente a las 3 dotaciones para el ao 2012 , para lo cual se tiene el recibido de
las mismas por parte de los obreros (8) que adquieren estos derechos convencionales
Mediante acta de entrega de fecha se da cumplimiento a la Clusula 42 Dotacin de
Guayos y Uniformes suscrita entre el Municipio y Sintrachinchin
Fechas de entrega de la dotacin del personal:

La primera entrega en enero: Una (1) camisa, Un (1) Pantaln, y un (1) par de guayos.
La segunda en el mes de abril: Una (1) camisa, Un (1) Pantaln, y un (1) par de guayos.
La Tercera en el mes de agosto: Una (1) camisa, Un (1) Pantaln, y un (1) par de guayos.
Como Pargrafo: se hace entrega de un (1) par de botas de caucho, capas de caucho y
guantes.
DEMANDAS LABORALES E INDEMNIZACIONES PAGADAS POR EL MUNICIPIO
DURANTE LA VIGENCIA ACTUAL.
A la fecha (2012) la Administracin Municipal no tiene demandas pendientes por cancelar.
CUOTAS PARTES PENSIONALES:
La Administracin Municipal tiene planeado suscribir un contrato con un abogado
especializado, con el fin de darle manejo al cobro de cuotas partes, bonos Pensionales y
asesora para la implementacin de la jurisdiccin del cobro coactivo.
BONOS PENSIONALES:
La Administracin Municipal atraves de la oficina de talento humano reconoce el bono
pensional por medio de una resolucin emitida por la Alcalda Municipal como respuesta
al fondo que lo solicite y de ella enva copia al ministerio de hacienda y crdito pblico.
En lo que va corrido de la vigencia se han reconocido dos cuotas partes de bonos
Pensionales (detalladas as: Mediante la Resolucin Nro. 211 del 13 de abril del 2012 a
nombre de JORGE ALBERTO HERNANDEZ GIRALDO solicitada por el Fondo de
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Pensiones PORVENIR y mediante resolucin 130 del 29 de febrero de 2012 a nombre

del seor JORGE ENRIQUE PALACIO, el cual fue solicitado por el fondo de pensiones y
cesantas Proteccin.
Para la liquidacin del Bono se liquida a travs de una plataforma de bonos Pensionales
emitida por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, el cual solo es asignada para
este propsito.
El funcionario encargado de este proceso es el Secretario del rea es el Jefe de Recursos
Humanos, manifiesta que no presenta inconvenientes para realizar esta funcin, pero
solamente cuando se bloquea la clave el trmite para el desbloqueo directamente es el
Jefe de la Oficina.
PASIVOCOL: Opera bajo el programa PASIVOCOL del Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico, viene funcionando en la Administracin Municipal de Chinchin desde el ao
2000, el cual recibe capacitacin los funcionarios encargados de operar el programa dos
veces cada ao, peridicamente los administradores de Pasivocol envan reportes de
inconsistencias, las cuales la Administracin debe empezar a justificarlas mensualmente
al agente regional copia de la base de datos con el fin de hacer seguimiento a los avances
que la administracin municipal realiza frente a las inconsistencias manifestadas. El
prximo reporte para enviar a la entidad administradora es el 15 de enero de 2012. Todas
las modificaciones se realizan de acuerdo a los datos del ao inmediatamente anterior.
COMISION DE PERSONAL:
Se evidencio los actos administrativos correspondientes a las diferentes fases de
conformacin que en cumplimiento a la ley 909 de 2004 y su decreto reglamentario 1228
de 2005, se elaboraron as: convocatoria a los empleados, delegacin de los jurados de
votacin y adopcin de la comisin de personal para el Municipio de Chinchin; en la
vigencia 2010, sin embargo no se encontr evidencia de actas de reuniones a la fecha.
EVALUACION DEL DESEMPEO:
La concertacin de objetivos se hizo en el mes de febrero, vigencia 2012 a esta fecha
todos los funcionarios de carrera administrativa han sido calificados en la primera parcial
que va desde el primero de febrero a 31 de julio con plazo hasta el 15 de agosto para
hacer los ajustes pertinentes.
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CULTURA ORGANIZACIONAL:
Desde la oficina de talento humano a la fecha se han elaborado encuestas para la
evaluacin del clima laboral,
Mediante la Resolucin Nro. 192 de abril 11 de 2012 establece la conformacin y
funcionamiento del Comit de Convivencia Laboral en la Administracin Municipal, con el
fin de atender y darle aplicacin a la Ley 1562 del 11 de julio de 2012 por la cual se
modifica el sistema de riesgos laborales, Res. 2646 de 2008 (factores de riesgo
psicosocial en el trabajo) y la Ley 1010 de 1996.
MATRIZ DOFA AREA DE TALENTO HUMANO

DEBILIDADES: Se puede evidenciar que en el rea de Talento Humano hace falta
personal de apoyo, una vez que esta rea adems de las funciones sobre todo el tema de
personal tiene a su cargo todo el tema de inventarios de la Administracin Municipal,
previamente asignada esta funcin mediante el Manual de Funciones y Competencias
Laborales.
En la revisin documental se han detectado 3 casos (1 funcionario y 2 pensionados) a los
cuales no se da cumplimiento a la Ley Nro. 1527 del 27 de abril de 2012 Por medio de la
cual se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras
disposiciones Artculo 3 Numeral 5: Que la libranza o descuento directo se efecte,
siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por
ciento (50%) del neto de su salario o pensin, despus de los descuentos de ley.
Las deducciones o retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que
tengan por objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarn
exceptuadas de la restriccin contempla en el numeral segundo del artculo 149 del
Cdigo Sustantivo del Trabajo.
A pesar de que son identificados los objetivos de los procesos no los tienen previamente
actualizados ni socializados.
Se hallaron manuales de procedimientos desactualizados y no puestos en marcha.
Se cuenta con un organigrama desactualizado, por cuanto el existenete no muestra la
estructura real de la entidad.
OPORTUNIDADES:
Personal comprometido frente al desarrollo de sus funciones
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FORTALEZAS:
El personal de apoyo del rea cuenta con la experiencia suficiente para la ejecucin de
sus funciones
Implementan acciones de autocontrol.
Participaron en la implementacin del Cdigo de tica y Valores de la Administracin
Municipal.
Conocen claramente el orden jerrquico de los cargos frente a las lneas de autoridad.
La manera como viene funcionando el programa PASIVOCOL, el cual tiene un
acompaamiento permanente por parte del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico,
igualmente le permite a la Administracin Municipal mantener actualizada la informacin
que se requiere.
AMENAZA:
Faltan niveles de seguridad (Estanteras y Seguridad en el Acceso del rea en donde se
custodian las hojas de vida), esto con el fin de dar cumplimiento a la Ley de Archivo.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA:
La auditora se realiz satisfactoriamente sin ningn percance e inconvenientes, no fue

aplazada ni suspendida por ningn motivo.
Debe resaltarse la colaboracin y puntualidad del personal que labora en la dependencia
de Talento Humano, esto es un avance de compromiso para con todas las actividades de
organizacin y actualizacin que se desarrollan dentro del rea.
La entidad necesita tener actualizado su organigrama, esto con el fin de construir el mapa
de procesos.
Es necesario revisar y actualizar los manuales de funciones y competencias laborales y
el de procesos y procedimientos de la alcalda.
Es necesario contar con buenos niveles de seguridad para la custodia de Documentos
(Hojas de Vida)
La copia de seguridad es realizada por el ingeniero de sistemas desde el servidor a todos
los mdulos del programa SAIMYR, una vez por semana la cual es guardada en un
archivo en internet y el sistema hace dos semanales automticamente.
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Se observ la correcta liquidacin de la nmina la cual se realiza de manera mensual, los

pagos a seguridad social y parafiscales se realizan dentro de los 10 primeros das de
cada mes no se evidencio pago de intereses moratorios.
No se pueden autorizar descuentos en nmina, planillas de obreros y mesadas de
pensionados y jubilados del Municipio no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del
neto de su salario o pensin, despus de los descuentos de ley. Las deducciones o
retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto
operaciones de libranza o descuento directo, quedarn exceptuadas de la restriccin
contempla en el numeral segundo del artculo 149 del Cdigo Sustantivo del Trabajo.
SOPORTES QUE ACREDITEN EVIDENCIA DE AUDITORIA EN EL AREA DE

TALENTO HUMANO.
1) Entrevista con los funcionarios encargados de los procedimientos.
2) Revisin documental sobre nmina, planillas y mesadas, descuentos de ley.
3) Verificacin del funcionamiento del Programa SAIMYR integralidad que se tiene
sobre los aplicativos.
4) Inspeccin ocular que evidencia los documentos objeto de la auditora.

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION-MECI

MARIA JUDITH RAMIREZ GOMEZ

JHON JAIRO CARDONA FRANCO

La Auditora Interna en el rea de Talento Humano se inicia con la presentacin del

Formato nico de hoja de vida

HOJAS DE VIDA DE FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS:

NOTA: Los funcionarios que vienen en cargos en continuidad la declaracin juramentada

REVISION DOCUMENTAL - NOMINA, PLANILLAS Y MESADAS

Total Liquidado $279.819.468.oo

DESCUENTOS NOMINA, PLANILLAS Y MESADAS

CLAUDIA PATRICIA Funcionaria

VERIFICACION DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL.

Concierto Municipal Cumpleaos de Chinchin.

6. Renovacin del Plan de Emergencia y Evacuacin de la Alcalda Municipal y de

ORLANDO DE JESUS CASTAO

JOSE ALBERTO SOLARTE GARCIA

IVAN EUGENIO RAMIREZ CARDONA

HENRY DE JESUS GOMEZ CARDONA

REGLAMENTO INTERNO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL adoptado mediante la

Fechas de entrega de la dotacin del personal:

Pensiones PORVENIR y mediante resolucin 130 del 29 de febrero de 2012 a nombre

MATRIZ DOFA AREA DE TALENTO HUMANO

La auditora se realiz satisfactoriamente sin ningn percance e inconvenientes, no fue

Se observ la correcta liquidacin de la nmina la cual se realiza de manera mensual, los

SOPORTES QUE ACREDITEN EVIDENCIA DE AUDITORIA EN EL AREA DE

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