Unidad 9: Ejecucin

9.1. El programa. El desarrollo del evento. Atencin a invitados especiales,

disertantes, participantes, autoridades gubernamentales y protocolares, los
participantes y los medios de comunicacin. Hospitalidad empresaria. Cierre del
evento.
El programa del evento
El programa del evento contiene los datos bsicos:
Motivo
Lugar
Fecha

Programa:
00 Hs. Arribo de autoridades
Y as sucesivamente en orden cronolgico se detalla el desarrollo del evento; cuando se
trata de un evento de varias jornadas se imprime un programa que est detallado da a da
para que los participantes puedan seguir todas las actividades.
A continuacin se muestra un Modelo de programa:
Acto de Inauguracin Planta de Montaje - Renault Argentina (Crdoba).
09.00hs
Arribo del Sr. Presidente del Grupo Brasil y comitiva al Aeropuerto Crdoba
Arq. Ambrosio Taravella.
Reciben:
Sr. Intendente de la Ciudad de Crdoba
Sr. Cnsul de Brasil en Crdoba
Sr. Presidente de la Unin Industrial de Crdoba
09.25hs
Traslado a Renault Argentina Planta Santa Isabel
10.00hs
Arribo de comitiva a Renault Argentina Planta Santa Isabel
Reciben:
Sr. Director de la Planta Santa Isabel Renault Argentina
Sr. Gerente de Relaciones Institucionales de la Planta Santa Isabel Renault Argentina
10.30hs
Acto de Inauguracin Bendicin protocolar
10.35hs

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

Palabras de Bienvenida a cargo del Sr. Director de la Planta Santa Isabel Renault Argentina
10.45hs
Palabras a cargo del Sr. Presidente del Grupo Brasil
11.00hs
Palabras de cierre a cargo del Sr. Intendente de la Ciudad de Crdoba
11.10hs
Corte de cinta y recorrido por las instalaciones
12.00hs
Recepcin en saln comedor
13.30hs
Finalizacin del acto y traslado del Sr. Presidente del Grupo Brasil y comitiva al Aeropuerto
Crdoba
15.00hs
Partida del vuelo con destino a la ciudad de Porto Alegre. Brasil
Atencin
a
invitados
especiales,
disertantes,
participantes,
autoridades
gubernamentales y protocolares, los participantes y los medios de comunicacin.
En todo evento es importante atender a invitados especiales, disertantes, participantes,
autoridades gubernamentales y protocolares, los participantes y los medios de
comunicacin, por ello se designarn personas responsables de atender especficamente a
cada uno de estos grupos. El responsable debe cerciorarse que en cada actividad tengan las
ubicaciones adecuadas y estar pendientes de los pequeos detalles, as como verificar el
hospedaje, alimentos y transporte que utilizarn.
Aunque pueda parecer evidente, vamos a repasar algunos aspectos de la recepcin de una
personalidad que son esenciales:
1 Necesitamos asegurarnos que su llegada no sufra inconveniente alguno.
2 Para ello habremos confirmado con su secretaria privada, asistente o nuestro par de
Relaciones Pblicas que ste viajar con todos sus documentos de viaje en orden. Por
ejemplo, si es un viaje internacional: validez del pasaporte, visa, vacunas, obligacin de
registro de extranjeros, reserva de vuelos, entre otros detalles. Ahora bien, si el viaje es
local, necesitamos tambin constatar los vuelos, traslados en bus, en taxi, siempre buscando
respetar los cronogramas asignados.
3 Para lo cual, se le habr hecho llegar un programa provisorio de actividades, tanto
profesionales como sociales y culturales, de manera que al partir ya tenga una idea
suficientemente clara de su agenda durante la estada.
4 Al preparar la agenda, conviene tener en cuenta que todo el mundo necesita
esparcimiento y descanso. Por lo tanto, a excepcin que resulte absolutamente vital,
debemos evitar ser abusivos con una maratn de compromisos, tratando de programarle, en
proporcin al tiempo disponible, alguna maana o tarde para las compras y paseos, as
como alguna noche para descansar de las comidas oficiales. (Estos intervalos se suelen

llamar libres y se entiende que el visitante tendr absoluta libertad de accin, dentro de lo
razonable, para disfrutarlo como le parezca.
5 El programa de actividades se ir precisando paulatinamente, siempre en coordinacin
con la secretara privada, asistentes o par de Relaciones Pblicas del visitante, de manera
que al llegar, ste tenga un panorama lo ms completo posible de sus actividades y que los
imprevistos estn reducidos al mnimo.
6 Asimismo, habremos establecido contacto con el rea de relaciones pblicas
correspondiente tanto del Aeropuerto de arribo, como del hotel donde se hospedar, para
coordinar con cierta anticipacin todos los aspectos relativos a la tramitacin de sus
documentos de viaje, retiro de equipaje, calidad de sus habitaciones y del servicio, entre
otros. Naturalmente, tambin habremos controlado que su transporte, tanto al llegar como
durante su visita sea adecuado a su nivel. No menos importante es la partida, el traslado
acompaamiento y despedida es el cierre de la visita.
Imagine que usted, como Relacionista Pblico, logr el desarrollo de una estrategia de
alianza corporativa brillante para la rentabilidad y sustentabilidad de su organizacin.
Entonces reciben en su ciudad al Presidente de la organizacin con la cual firmarn la
alianza. Pero el Aeropuerto demor su arribo, el coche que lo traslad del Aeropuerto al
Hotel no le funcionaba el aire acondicionado, la reserva de la habitacin en el Hotel no haba
sido confirmada por lo cual se hosped en una habitacin de menor nivel al esperado.
Cmo cree usted que resultarn las negociaciones entonces? Con seguridad estos
descuidos en los detalles pondrn en peligro la alianza, el negocio de su empresa y por
supuesto su puesto de trabajo. Recuerde: Las grandes obras empiezan por sus detalles.
7 Otro aspecto importante es el de la seguridad y la salud. Tendremos que tomar siempre
las medidas necesarias para que el visitante cuente con una proteccin acorde con su
importancia y que est prevista la posibilidad de una pronta atencin mdica si llegara a
sufrir algn problema.
8 En ese sentido, tambin es fundamental poder contar con servicios legales y jurdicos, de
manera que toda contingencia de este tipo sea debidamente cubierta, tanto en cuanto a la
defensa del extranjero en nuestro pas, como en lo relativo a la eventual responsabilidad del
propio organizador si por alguna circunstancia desgraciada se incurriera en un ilcito civil o
penal. Visitas a establecimientos y otros acontecimientos.
En el caso de atencin a los medios de comunicacin el rea pertinente destaca el enlace
que conoce a los periodistas, les provee el material, press kit y todo otro requerimiento que
se le haga por parte de los periodistas.
Hospitalidad Empresaria
Referente a la organizacin de visitas transcribimos una serie de tips que aconseja la
especialista espaola en ceremonial Lola Garca1 directora de la empresa Soluciones
Eficaces:

http://www.microsoft.com/business/smb/es-es/rrpp/recepcion_visitas.mspx (septiembre de 2010)

La inversin que se realiza para posicionar y potenciar la imagen corporativa habitualmente

suele ser costosa. Se cuidan bastante los smbolos y elementos grficos que permitirn la
comunicacin con los pblicos objetivos y, en ocasiones, descuidando los pequeos
detalles que conforman su propia filosofa institucional.
Se pone mucha atencin en cuidar aquellas cuestiones por las que paga, pero se
despreocupan de las que, en principio, no cuestan dinero, no prestando la atencin
adecuada en su repercusin.
Un ejemplo lo podemos observar en la publicidad, tan explotada como herramienta de
difusin y promocin y de la que podemos obtener dos lecturas: la publicidad directa y la
publicidad indirecta. La primera hace referencia a la publicidad por la que se paga (por
ejemplo, un anuncio) y la segunda, la que se produce de forma espontnea y colateral (por
ejemplo, un problema que tuvo con un cliente y que no se solucion de forma conveniente, lo
que habitualmente produce una muy mala publicidad).
Pues lo mismo sucede cuando alguien va a visitarle a su empresa. Si usted no cuida los
detalles en cmo le recibe y el trato que le dedica, la impresin que puede sacar de su
compaa puede ser muy distinta de la que usted desea transmitir. Si desea cuidar todos los
elementos por los cuales, usted y su empresa, comunican hacia el exterior, debe dedicar un
tiempo en planificar cmo lo quiere hacer y cules son los cuidados que usted les va a
dedicar. Esto resultar ms fcil si usted cuenta con un lugar para la recepcin de las
mismas y si no es as, deber pensar en cmo lo desea hacer para causar una buena
impresin y ser hospitalario con sus visitas. Para ello, a continuacin le indicamos una serie
de ideas que le ayudarn en la planificacin de este tema y que le recomendamos
documente e incluya en el Manual de Protocolo y Comunicacin de su empresa:
1. Una de las acciones ms importantes en relacin a la imagen corporativa que deseamos
transmitir es la forma en la cual nos relacionamos con los dems y el cmo recibimos a
nuestras visitas es una de ellas, por ello, es importante prever una zona donde las
personas que vienen a vernos a nuestra empresa puedan ser atendidas. Dejarlas de pie
en recepcin no es una buena idea. Dejara usted a los invitados a su casa esperndoles
en la entrada o les hara pasar al saln?
2. Siempre que sea posible, la zona de espera debe tener unas caractersticas ptimas
para que nuestro visitante se sienta cmodo: colores claros, luz no demasiado tenue ni
potente (a ser posible natural), una temperatura agradable (entre 22 y 24), con ventilacin
apropiada, un olor agradable y si hay msica, que sirva de fondo, nunca de protagonista.
3. Si generalmente tiene distintos tipos de visitas y dispone de espacio, establezca
diferentes zonas de espera segn el tipo de visita. No deje al directivo de una empresa

proveedora con otra de su competencia o con un cliente. Planifique sus visitas y haga que no
coincidan.
4. Sea hospitalario con sus visitas y deje a su disposicin algn tipo de lectura, como
por ejemplo, su revista corporativa o tambin son una buena opcin, las revistas del sector.
Otra cuestin interesante es que la persona de recepcin le ofrezca algo de beber, como un
vaso de agua o caf.
5. El tiempo es oro. No haga esperar a sus visitas, especialmente cuando la reunin se
ha fijado con anterioridad. La puntualidad es obligada tanto para el que visita como para el
que recibe. Hacerse esperar no es seal de ser ms importante o superior, sino de falta
de respeto y consideracin hacia el otro.
6. Si tiene que hacer esperar a su visita ms de diez minutos, disculpe la tardanza y d
una breve explicacin. Si se prev que la reunin se retrasar ms, debe hacer que
alguien se disculpe en su nombre y avise al interesado sobre el tiempo de espera, para que
ste acte en consecuencia.
7. Observe y planifique con atencin que todas las personas que forman parte de la
cadena de recepcin, sigan las mismas normas de cortesa y de actuar: personal de
seguridad, de recepcin, de secretara, directivo... Una vez definida la filosofa de la empresa
todos los miembros de sta, deben de implementarla con el mismo grado de compromiso.
Para ello y tal y como hemos comentado anteriormente, lo preferible es documentarlo en su
Manual de Protocolo y Comunicacin
8. Establezca una jerarqua a la hora de atender las visitas. Cuestinese quin recibe y
cmo hacerlo. Hgase las siguientes preguntas dependiendo de su organizacin: quin
recibe a un comercial que va a visitar a un director o un jefe de departamento? Y a un
director general que recibe el director general de su empresa? A mayor importancia de la
visita, mayor deferencia al momento de recibirle. Establezca normas y prioridades al
respecto.
9. Es conveniente que la persona que atiende al recin llegado, bien como interlocutor o
como gua, se identifique, salude y le indique cmo se va a proceder. Por ejemplo:
Vamos a ir a mi despacho o le voy a llevar al despacho de D. Julin Gmez. Hacer que
nuestro visitante se sienta perdido o desorientado, no facilita la buena imagen que se desea
transmitir, es necesario que la visita sepa en todo momento, dnde est y quin le atiende.
10. Una vez que la visita es recibida por su interlocutor, ste debe actuar cmo un
buen anfitrin. Saludar de forma firme y sincera, invitar al visitante a sentarse y entregar y
recibir la tarjeta corporativa, si fuera necesario. Si es la primera vez que recibe a esta
persona lea la tarjeta, memorice el nombre y cargo de la persona y a ser posible, djela a la

vista por si necesita recordar el nombre de la persona o la empresa. Si recibe o se rene con
varias personas, coloque las tarjetas encima de la mesa, con un orden que le permita poder
dirigirse a ellos por su nombre, simplemente echando un vistazo a las mismas.
Independientemente de si la visita ha sido o no productiva, lo que s hemos de conseguir es
que el visitante se haya sentido cmodo y bien atendido, ya que esto permitir que la
persona que nos ha venido a ver se marche con una buena sensacin y esto redundar en
una mejor imagen y ms positiva.
Cualquier accin que permita mejorar la imagen corporativa de nuestra empresa y de las
personas que la integran, estar contribuyendo a mejorar la comunicacin, a transmitir
aquello que deseamos y a establecer relaciones ms cordiales que permitan un mayor
entendimiento y muchos puntos de encuentros, que nos permitan conseguir nuestros
objetivos.

Unidad 10: Cierre del evento

El cierre del evento se verifica una vez finalizado el mismo, se deben enviar los
agradecimientos por haber asistido, participado, cubierto el mismo, as como liquidar todas
las cuentas pendientes, incluyendo abonarles los honorarios a las personas que participaron
en el comit organizador. Se realizan las sesiones de evaluacin de cierre, se procede a
elaborar la memoria, el dossier, el envo del mismo a los sponsors, junto a los
agradecimientos; se publica en el facebook del evento el agradecimiento general,
pudindose colgar fotos y filmaciones. Si el material flmico es abundante conviene habilitar
un canal en Youtube con vnculo al Facebook. Si los organizadores poseen un Facebook
tambin se agradece all y se comenta el xito alcanzado en el evento, vinculndolo con el
Facebook del evento y el canal de youtube.

10.1. Definicin de Indicadores: Evaluacin general del evento.

Evaluacin de impacto y difusin. Evaluacin del equipo.
Resultados, informes financieros: presentacin. Dossier.
Introduccin
En la primera parte de la asignatura hemos hecho referencia a la evaluacin constante del
evento desde el primer momento. El coordinador general evala el cumplimiento de los
tiempos de organizacin y la gestin que lleva a cabo cada una de las reas del evento a
travs de reuniones informativas con los coordinadores de cada rea, donde se evala el
avance y el cumplimiento de los objetivos fijados para cada etapa de organizacin. Esta
evaluacin del evento en el curso del momento de planificacin y organizacin permite
corregir errores y prevenir contratiempos o salvar el obstculo de un imponderable, (suceso
climtico, clima poltico turbulento, amenazas de atentados, etc.), pues la evaluacin desde
el gnesis mismo del evento permite plantear alternativas, tiempos de realizacin posteriores
a la fecha original del evento, cambio de sede, etc.
Todos los antecedentes de la organizacin y su evaluacin antes y durante se registran para
proceder a su anlisis y evaluacin.
Tipos de evaluacin:
1. Evaluacin por reas y del comit organizador en general. (Evaluacin de
Desempeo). Antes durante y despus de evento. Se evala el desempeo de cada
rea y el comit organizador en general. Es una evaluacin intraequipo. Se evala el
desempeo y el cumplimiento de metas y objetivos.
2. Evaluacin financiera. Se evala la ejecucin del gasto previsto en el presupuesto,
para organizar. Si se trata de un evento destinado a generar fondos, se evala si

hubo prdidas o ganancias y si stas son las previstas, menores o mayores. Si se

trata de un evento financiado por patrocinantes, sponsors, adherentes, etc., si se
alcanzaron los ingresos previstos.
3. Evaluacin de Prensa. Si se alcanzaron los objetivos de prensa fijados, se debe
acompaar con el correspondiente clipping y la evaluacin de impacto y de
valoracin de la noticia del evento que hicieron los medios de comunicacin.
4. Evaluacin General (Dossier). Es la evaluacin del evento, si se alcanzaron o no
los objetivos especficos y general del evento.
En la evaluacin general se incluye la evaluacin de prensa. A veces, segn el tipo de
evento se incluye, si corresponde, la evaluacin financiera.

Memoria del Evento

La memoria del evento es la totalidad de archivos y documentos en soporte, papel, digital u
objetos e indumentaria (remeras, gorras), que se utilizaron durante el evento que se
clasifican y guardan para futuras realizaciones. En la memoria se archivan los resultados y
evaluaciones de toda ndole. Como su denominacin lo indica, son la memoria de todo el
evento desde el primer momento en que se organiz hasta su trmino y cierre.
Memoria Acadmica o Memoria de un congreso
Cuando se celebra un congreso al finalizar el mismo se realiza una publicacin que se le
enva luego a todos los participantes sobre las ponencias, comisiones de trabajo,
conclusiones, nmina de participantes, comit organizador, comit acadmico, comit
cientfico, comit de honor. En este libro est contenido el trabajo llevado a cabo durante el
congreso. Tambin se puede enviar esta memoria por e-mail y colocarla en el sitio web del
congreso en formato PDF.
Memoria para patrocinantes y sponsors
Junto al agradecimiento (generalmente una nota), se enva a los patrocinantes y sponsors
una memoria con todo el material que se utiliz en el evento que lleve su isologotipo,
imgenes, filmaciones, apariciones en el sitio web del evento, clipping de prensa. Con estos
elementos el sponsor o el patrocinante podrn apreciar su participacin y adems, si fue
satisfactorio el evento para ellos, y cubri sus expectativas u objetivos de participacin,
tendremos un vnculo positivo si es la primera vez que son nuestros sponsors que permitir
contarlos nuevamente en futuras realizaciones. Recuerde que ellos creyeron en nosotros e
invirtieron no slo dinero, mercaderas, bienes o servicios, sino que tambin sumaron su
marca, imagen y el prestigio comercial que poseen (bienes intangibles ms preciados), a
nuestro evento.

Indicadores
Evaluar un evento tiene una doble finalidad:
1. Mejorar la calidad y pertinencia de los eventos en lo referente a los temas
seleccionados, la metodologa utilizada y los objetivos fijados y alcanzados.
2. Recabar datos que permitirn una mejor organizacin de eventos futuros.
En lo referente a la evaluacin especfica del evento, segn las caractersticas del mismo
sern los indicadores a evaluar. Detallo a continuacin los ms utilizados:
Anlisis de consecucin de objetivos especficos y general o principal. A travs de encuestas
de satisfaccin a los pblicos involucrados al finalizar el evento.
Convocatoria: Asistencia de invitados esperados contrastada con la cantidad de invitados
que asistieron (cuantitativa). Jerarqua o prominencia oficial, empresarial, deportiva, cultural,
cientfica y social de los invitados (cualitativa).
Cantidad de pblico asistente, si se trat de un evento pago (concierto o recital). En ese
caso especfico, el resultado econmico, beneficios.
Cumplimiento de los horarios de las actividades programadas.
Anlisis de difusin del evento: previo, durante, despus. A travs de los soportes habituales
(campaa publicitaria y de prensa). Consecucin de objetivos, justificacin de costo de
inversin publicitaria.
Anlisis de cobertura especfica del objetivo principal del evento por los medios de difusin a
travs de clipping, anlisis y valoracin del tratamiento de la noticia y anlisis de impacto.
Cierre financiero del evento, ya sea un evento destinado a generar fondos o un evento
donde se ha invertido una determinada cantidad de dinero para presentar un producto,
lanzar una marca, celebrar el aniversario de una empresa (saldar deudas, realizar pagos
finales, determinar el costo final del evento, informe final de las operaciones financieras). Si
era un evento para generar fondos, si se alcanzaron las metas fijadas. Si se trat de un
evento con fines institucionales, de promocin, de gestin, si la ejecucin presupuestaria fue
la planificada, si se ejecut la totalidad del presupuesto o no, o si hubo que reforzar el
presupuesto, pues ste se excedi y consumi incluso la reserva prevista y, por lo tanto, fue
necesario ampliar el presupuesto.
A continuacin se muestra un modelo de evaluacin que posee la Unin Europea, que
organiza una gran cantidad de eventos anualmente en distintos pases de la Unin, de
diversas temticas.

Como se podr comprender de la lectura y anlisis de este material que se inserta

seguidamente, lo que se evala en este caso especfico son eventos informativos, de
difusin, discusin de temas, talleres, seminarios, jornadas.
La evaluacin sugerida es a la vez simple y prctica, siendo metodolgicamente correcta y
utilizable en la tipologa de eventos citada.

Como hemos manifestado en la introduccin, a cada tipo de evento le corresponde una

determinada herramienta de evaluacin. Seguidamente presentamos el trabajo de dos
profesionales mexicanos, Jorge Everardo Aguilar Morales y Jaime Ernesto Vargas Mendoza,
que redisearon un instrumento de evaluacin para cursos de capacitacin de personal de
oficinas pblicas de Mxico.
Como usted podr apreciar, se han aplicado en el diseo de este instrumento herramientas
de Mtodos y Tcnicas de Investigacin Social, que han permitido evaluar certeramente los
resultados y arribar a una conclusin final sobre el mejoramiento de la herramienta de
evaluacin.

Trabajo presentado en el XXXII Congreso del Consejo Nacional para la Enseanza e Investigacin en Psicologa realizado en
Mexicali en el abril del 2005.

Centro Regional de Investigacin en Psicologa, Volumen 1, Nmero 1, 2006 Pg. 97-102

LA EVALUACIN GLOBAL AL EVENTO DE CAPACITACIN: VALIDEZ Y

CONFIABILIDAD DEL INSTRUMENTO1

Jorge Everardo Aguilar-Morales, Jaime Ernesto Vargas-Mendoza

Asociacin Oaxaquea de Psicologa A. C.

Centro Regional de Investigacin en Psicologa
Mxico
Resumen. En el presente documento se reporta un estudio de validez y confiabilidad de un
instrumento diseado para evaluar los eventos de capacitacin realizados por una institucin pblica
federal. Se utiliz un diseo de dos mitades, presentado en bloques disparejos, obtenindose una
correlacin positiva fuerte con r=0.99.
Palabras clave: capacitacin, evaluacin.

a
capacitacin
de
los
L trabajadores de una empresa
es actualmente una parte de la
actividad cotidiana de la mayor parte de
las organizaciones laborales. Dentro de
esta prctica es comn el empleo de un
instrumento de evaluacin del evento, al
trmino de la imparticin de cada curso.
Con frecuencia el instrumento
utilizado arroja informacin que resulta
til para la planeacin de los siguientes
eventos, la distribucin de los recursos,
la
programacin de los cursos, la
contratacin de profesores, etc. Sin
embargo, tambin es posible emplear este
instrumento
para
detectar
las
necesidades de capacitacin del personal

de instructores, generando de ellas el programa de

formacin y actualizacin de profesores que nos
aproxime a las metas de calidad que nos hemos
trazado como Institucin.
En este sentido en el departamento de
capacitacin y planeacin de una institucin pblica
federal, se contaba con un instrumento de este tipo
(Anexo 1), sin embargo, no era suficiente la
informacin que arrojaba y no se haba evaluado su
confiabilidad como instrumento de medida. Estas
razones motivaron la intervencin de personal de la
asociacin en el diseo de un nuevo instrumento que
superara estas limitaciones tcnicas y cuya
experiencia se reporta en este documento.
Mtodo
Sujetos

Se trabaj con dos grupos que

TABLA 1

Prueba
Grupo

Instrumento 1
r

Instrument
o2
r

Grupo 1
(n=8)

0.999656

0.9989286

Grupo 2
(n=12)

0.9999577

0.9999214

terminaban su capacitacin en dos

diferentes cursos, uno impartido por un
instructor interno y el otro por uno
externo. El primer grupo tuvo 12
participantes y el segundo 8.

Materiales
Se desarroll un instrumento con reactivos
presentados
como
diferenciales
semnticos
(Osgood, 1979) que fueron distribuidos para cubrir
los rubros de contenido y estructura del curso,
comportamiento del instructor y organizacin del
evento. (Anexo 2).
Procedimiento
Se emple una metodologa para evaluar la
confiabilidad de los dos instrumentos, para ello se
decidi por un diseo de dos mitades (Magnuson,
1969), presentado en bloques disparejos, para
distribuir aleatoriamente cualquier efecto secuencial
de los reactivos particulares (Montgomery, 1991).
Resultados

Se muestra en la siguiente Tabla, donde se puede

observar que para ambos instrumentos se obtuvo
una correlacin positiva fuerte con r = 0.99.

Discusin
Como pudimos observar, queda claro que el instrumento que se haba estado utilizando
para evaluar los cursos, no era tan malo. Tena una alta confiabilidad.
Tambin resulta evidente que el nuevo instrumento cont con una confiabilidad
igualmente alta y que el cambio de tipo de reactivos no fue un factor relevante.
La ventaja, en realidad radica, en que el nuevo Instrumento nos arroja mayor
informacin, exactamente de lo que queremos medir. Es decir, tiene una ventaja en el contexto
de la validez.

Aguilar-Morales y Vargas-Mendoza

Conclusin
Es deseable que se desarrolle en los trabajadores de las instituciones
Gubernamentales, una actitud cientfica ante los acontecimientos de la vida laboral y sea
posible, como este caso, someter a comprobacin y desarrollar Instrumentos sencillos y
confiables para el desarrollo de un mejor desempeo.
Referencias:

Magnuson.- Los Tests psicolgicos.- Edit. Trillas.- 1969.

Montgomery, D.C.-Diseo y anlisis de experimentos. Edit. Iberoamericana.-1991.
evaluacin global

Osgood, Ch.- Curso superior de psicologaLaexperimental:

Mtodo
y teora.- Edit. Trillas.1979.
ANEXO 1
HOJA DE EVALUACIN AL EVENTO

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 112 -

Curso:

Instructor:

Periodo:

Horario

Con el propsito de valorar el curso con el cual has participado y poder optimizar las
acciones de capacitacin, te agradecemos que respondas en forma completa y sincera el
presente cuestionario.
Instrucciones:
Marca con una x la opcin ms adecuada utilizando la siguiente tabla de valores:
(E) Excelente, (B) Bueno, (R) Regular, (D) Deficiente
ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL CURSO
a) Consideras que adquiriste los conocimientos, habilidades o destrezas
sealadas en el objetivo general de manera?
b) Los temas vistos durante el curso correspondieron a los programados?
c) Los temas abordados fueron los adecuados para lograr el objetivo general?
d) Consideras que el curso estuvo relacionado con tus intereses y expectativas?
e) Los contenidos abordados durante el curso son aplicables en tu trabajo?
Total:
INSTRUCTOR
F) El dominio que tuvo el instructor sobre los temas fue...
g) La forma en que ensea el instructor es...
h) La retroalimentacin y solucin de dudas por parte del instructor fue...
i) El instructor foment el inters y la participacin de los alumnos de manera...
j) El ambiente y las relaciones humanas que propici el instructor en el grupo
durante el desarrollo del curso fueron...
k) El uso que dio el instructor al pizarrn, lminas, impresos, etctera, para
facilitar el aprendizaje fue...
Total:
ORGANIZACIN
l) Las condiciones del equipo e instalaciones utilizadas en su curso fueron...
m) Para cubrir los temas y actividades, el tiempo de duracin programado fue...
n) En trminos de oportunidad, preparacin, orden y atencin recibida por la
institucin, la organizacin general del curso fue.

Total:
Aguilar-Morales y Vargas-Mendoza

Comentarios Adicionales:

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 113 -

1. De los temas tratados durante el curso, Cules sern ms tiles para el desempeo de tu
trabajo?

2. Qu otros temas o actividades desearas que se incluyeran en este curso?

3. Recomendaras este curso (Si/No) y por qu?

4. Otras sugerencias, comentarios, crticas, quejas, etctera, que permitan mejorar el curso.

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 114 -

La evaluacin global

Anexo 2

CURSO:
INSTRUCTOR:

FORMATO DE EVALUACIN A LOS CURSOS

PERODO:
HORARIO:

COORDINADOR:

NM. DE PARTICIPANTES

LUGAR DE IMPARTICIN:
INSTRUCCIONES: Encierre en un crculo el nmero que represente mejor
su respuesta a cada reactivo.
1 es el ms bajo, 4 es el ms alto.
Considere que este cuestionario no afectar sus calificaciones.
CONTENIDO DEL CURSO Y ESTRUCTURA DEL CURSO
SIEMP
1.- LOS TEMAS REVISADOS SON APLICABLES A SU ACTIVIDAD
LABORAL
RE
SIEMP
2.- LOS TEMAS REVISADOS RESPONDIERON A SUS INTERESES Y
EXPECTATIVAS
RE
SIEMP
3.- EL DESARROLLO DE LOS TEMAS SE REALIZ DE LO
SENCILLO A LO COMPLEJO
RE
SIEMP
4.- LAS DINMICAS DE TRABAJO PERMITIERON AL ESTUDIANTE
SER ACTIVO
RE
SIEMP
5.- LAS ACTIVIDADES VARIARON DE ACUERDO AL CONTENIDO
DEL CURSO
RE
SIEMP
6.- LAS ACTIVIDADES PERMITIERON LA SOCIALIZACIN DE LOS
PARTICIPANTES
RE
SIEMP
7.- EL MATERIAL DIDCTICO (LMINAS, ACETATOS,
DIAPOSITIVAS, LECTURAS, ETCETERA) FUE VARIADO Y
RE
APROPIADO
SIEMP
8.- SE REALIZARON EVALUACIONES CONSTANTES
RE
SIEMP
9.- DESPUS DE CADA EVALUACIN SE REALIZARON LOS
AJUSTES NECESARIOS PARA ASEGURARSE DE QUE TODOS
RE
APRENDIERAN
SIEMP
10. LA PLANEACIN Y DISTRIBUCIN DEL TIEMPO PERMITI EL
LOGRO DE LOS OBJETIVOS
RE
-

4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA

HABILIDADES DEL INSTRUCTOR

1.-

PROYECT UNA IMAGEN AGRADABLE

2.-

DESPERT Y MANTUVO EL INTERS DEL PARTICIPANTE

3.-

PRESENT ESQUEMAS GENERALES DE LOS TEMAS Y EXPLIC

SIEMP
RE
SIEMP
RE
SIEMP

4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 115 -

LOS OBJETIVOS A LOGRAR

RE

9.-

RELACION UN TEMA CON OTRO, REMARC LO

IMPORTANTE Y REALIZ SNTESIS Y CONCLUSIONES
AYUD A LA COMPRENSIN DE LOS TEMAS CON
EJEMPLOS, ANALOGAS, ANCDOTAS, ETC.
UTILIZ UN LENGUAJE, UN RITMO DE EXPOSICIN Y UN
TONO DE VOZ APROPIADOS
APOY SU EXPOSICIN CON DESPLAZAMIENTOS EN EL AULA
Y ADEMANES APROPIADOS
OBSERV A LOS PARTICIPANTES, LOS ESCUCH Y LOS
LLAM POR SU NOMBRE
LOGR LA PARTICIPACIN DE LA MAYORA DEL GRUPO

10.

RECOMPENS LOS ACIERTOS Y SEAL LOS ERRORES

4.5.6.7.8.-

SIEMP
RE
SIEMP
RE
SIEMP
RE
SIEMP
RE
SIEMP
RE
SIEMP
RE
SIEMP
RE

4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA
4 3 2 1 NUN
CA

LA INFORMACIN QUE PROPORCION FUE CLARA,

COMPLETA Y CORRECTA

SIEMP
RE

4 3 2 1 NUN
CA

LAS REFERENCIAS DEL INSTRUCTOR INCLUYERON

INFORMACIN ACTUALIZADA

SIEMP
RE

4 3 2 1 NUN
CA

ESTABLECI RELACIONES AMISTOSAS CON LOS

PARTICIPANTES

SIEMP
RE

4 3 2 1 NUN
CA

11.
12.
13.
-

CA

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 116 -

Aguilar-Morales y Vargas-Mendoza

ORGANIZACIN
1.-

2.-

3.4.-

5.-

6.7.8.-

EL TIEMPO ENTRE LA PUBLICACIN DE LA

INVITACIN PARA PARTICIPAR EN LOS CURSOS
Y EL CIERRE DE INSCRIPCIONES FUE
LA INFORMACIN QUE SE LE PROPORCION
SOBRE EL TRMITE DE INSCRIPCIN Y EL
REGLAMENTO DE CAPACITACIN FUE
EN GENERAL, EL TRATO QUE RECIBI DEL
PERSONAL DEL REA DE CAPACITACIN FUE
EL MATERIAL QUE SE UTILIZ (MANUALES,
PLUMONES, PROYECTORES, ETC.) FUE
PROPORCIONADO OPORTUNAMENTE Y EN
BUENAS CONDICIONES
EN CUANTO A VENTILACIN, HIGIENE,
ILUMINACIN Y MOBILIARIO, LAS
INSTALACIONES FUERON
LA SUPERVISIN QUE REALIZ EL
DEPARTAMENTO FUE
SE RESPETARON LAS FECHAS Y TIEMPOS
ESTABLECIDOS
AL TERMINAR EL CURSO SE ENCUENTRA

SUFICIENT
E

4 3

1 INSUFICIE
NTE

COMPLETA

4 3

1 INCOMPLE
TA

BUENO

4 3

MALO

SIEMPRE

4 3

NUNCA

ADECUADA
S

4 3

1 INADECUA
DAS

PERMANEN
TE
SIEMPRE

4 3

NUNCA

4 3

NUNCA

SATISFECH
O

4 3

1 INSATISFE
CHO

Nota:
Por favor, anote lo que le gust y no del curso, as como sus sugerencias y si lo desea puede anotar su
nombre.

MUCHAS GRACIAS!

Como usted ha podido leer el instrumento del anexo 2 adems de evaluar los
contenidos del curso se evala tambin al disertante ms ampliamente y a la
organizacin.

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 117 -

Hay que tener en cuenta que cuando se encuesta a los pblicos asistentes a eventos,
el vocabulario del instrumento y el diseo del mismo debe ser acorde al tipo de evento
y edad de los participantes. A continuacin, presentamos una encuesta de un evento
en el que participaron nios y adolescentes.

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 118 -

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 119 -

Encuestas on line
Hay organizadores de eventos que envan las encuestas del evento por mail a los
invitados que asistieron, junto a un agradecimiento por haber asistido. Es una manera
prctica de encuestar. Si se enva por este medio una encuesta la misma debe ser
breve y puntual, para que sea respondida.
Hay empresas en la actualidad que para sus lanzamientos de productos o eventos
promocionales habilitan un blog con comentarios previos del evento creando una
expectativa respecto al mismo y luego suben fotografas y videos o lo vinculan con un
canal Youtube donde se suben imgenes del evento. En ese blog es donde reciben
adhesiones, felicitaciones y crticas del evento, abriendo as la posibilidad de opinar
libremente a personas que no han asistido personalmente, pero han visto las
imgenes y hacen llegar su opinin.
Otra alternativa para evaluar eventos es a travs de Facebook, donde tambin se
puede crear una expectativa desde el principio, utilizndolo como una herramienta de
difusin y convocatoria. Se puede ir mostrando un work in progress y durante la
etapa de organizacin del evento y durante el mismo ir colgando fotografas e
imgenes o tambin vincularlo con un canal de Youtube donde se cuelgan imgenes.
All, al igual que en el blog del evento, podrn participar personas que han asistido y
otras que lo han seguido por la web. Las respuestas son instantneas.
Por ltimo tambin Twitter, con sus 140 caracteres, sirve para ir contando cmo va la
organizacin, hacer convocatoria y recoger opiniones del evento que permitan
evaluarlo. Su mayor virtud es que las intervenciones son en el momento y muy
precisas, ya que slo se pueden utilizar 140 caracteres.
Una vez realizada la recoleccin de datos en general, la tabulacin y anlisis de
encuestas, el anlisis de medios segn lo recopilado en el clipping de prensa y el
informe financiero, el coordinador general del evento est en condiciones de evaluar el
evento junto a su grupo de colaboradores, es decir, el grupo de coordinadores de
reas. Luego del anlisis de todo el material aludido precedentemente y el debate, se
elaboran dos evaluaciones, una intraorganizacin, que permite evaluar la eficiencia del
equipo y el cumplimiento de los objetivos del comit organizador y otro informe final
especfico sobre la consecucin o no de los objetivos fijados para el evento. De la
evaluacin al equipo nos ocuparemos en el punto que sigue.
En la Regin de Traslasierra, en la provincia de Crdoba, se realiz un evento
deportivo denominado Megaevento Ciclstico Traslasierra 2010, al finalizar el mismo,
el comit organizador realiz una evaluacin que remiti a los medios de
comunicacin y los sponsors.

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- 120 -

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

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Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

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- 131 -

Evaluacin del Comit Organizador (Evaluacin del desempeo)

Desde el mismo momento en que se pone en marcha la organizacin del evento, cada
responsable de rea debe ir evaluando el desarrollo del trabajo de su equipo, el
coordinador general y el coordinador general adjunto evaluarn el desempeo general
de todo el comit organizador hasta llegar al momento O.
Qu es la evaluacin del desempeo?
Se puede hablar de evaluacin del desempeo como un proceso sistemtico y
peridico de estimacin cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia con el que las
personas llevan a cabo las actividades y responsabilidades de los puestos que
desarrollan. Por ser una herramienta del rea de Recursos Humanos del Comit
Organizador, es aconsejable que a esta tarea la lleve adelante un profesional de esta
especialidad.
Finalidad
Los coordinadores:

Potenciar la comunicacin y cooperacin con la persona evaluada.

Dar a conocer a los trabajadores sus puntos fuertes y sus puntos dbiles, as
como las reas donde debe mejorar.
Dar informacin a los trabajadores sobre las prioridades y pautas de actuacin
en su trabajo.
Reforzar la sensacin de equidad con el reconocimiento al trabajo bien hecho.
Fomentar las relaciones personales con sus trabajadores.

Los integrantes de las comisiones de trabajo:

Desarrollar la comunicacin y el conocimiento con su responsable.

Tener retroalimentacin de cmo se percibe su trabajo.
Definir conjuntamente con su responsable los planes de desarrollo para
mejorar las competencias profesionales.
Saber cmo se le va a valorar.

El Comit Organizador:

El establecimiento de un estilo de direccin comn.

Estimular a los colaboradores para mejorar la consecucin de los resultados.
Hacer una valoracin objetiva de los resultados individuales
Detectar el grado de adecuacin de la persona al puesto de trabajo.
Ser ms equitativos a la hora de tomar decisiones que afectan a la gestin de
las personas (promocin, retribucin).

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

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- 132 -

Perfil del
Puesto

Adecuacin
Colaborador/Puesto

Evaluacin del
Potencial de
Desarrollo

Estrategias,
capacitacin y
desarrollo

Perfil del
Colaborador

Barreras ante una evaluacin del desempeo

A pesar de las ventajas anteriormente citadas, un sistema de evaluacin del
desempeo no es garanta de xito. Existen dificultades a la hora de implantar un
sistema como ste. Entre las ms importantes destacar:
Falta de apoyo de la direccin al sistema de evaluacin.
Falta de acuerdo entre el evaluador y el evaluado.
Mala utilizacin de los resultados de la evaluacin a efectos de retribucin,
formacin, promocin y otras decisiones inherentes a los recursos humanos.
Falta de motivacin de los responsables a la hora de realizar las entrevistas
Problemas tcnicos y de comunicacin.
Uno de los problemas ms importantes es la oposicin de los colaboradores, para lo
cual ser fundamental la realizacin de una campaa de comunicacin sobre el
sistema de evaluacin. Una campaa que difunda de forma muy clara; los objetivos,
beneficios, etc.
Aplicaciones de un sistema de evaluacin del desempeo
Un sistema de evaluacin del desempeo aporta una fuente de informacin de suma
importancia que repercute en el resto de las siguientes reas de desarrollo de los
recursos humanos:
A) Seleccin
Mediante la evaluacin del desempeo, se pueden definir el perfil en lo referente a
conocimientos y cualidades, de las personas que deberan incorporarse a ese puesto.
Asimismo, observando los resultados obtenidos con un sistema de seleccin, se
puede obtener informacin sobre la validez y eficacia del mismo.
B) Formacin
A travs de la evaluacin, se detectan las reas de mejora, constituyendo estas reas,
un dato fundamental para la elaboracin de un plan de formacin integral individual y
grupal (conocimientos tcnicos y habilidades).
C) Anlisis del Potencial
Materia: Eventos, ceremonial y protocolo
Profesor: Ricardo Martnez

- 133 -

De la evaluacin se obtiene una informacin valiosa sobre el valor que cada

colaborador puede aportar a la organizacin en su puesto y en otros posibles.
D) Ajuste persona-puesto
La evaluacin, acta en lo relativo a rendimiento, observacin del grado de adecuacin
de la persona al puesto de trabajo. Es posible que la persona est en un puesto
inadecuado donde no puede desarrollar al mximo sus capacidades.
E) Planes de Carrera
En el momento que tenemos identificadas las capacidades y resultados de un
colaborador, se pueden tomar decisiones en lo referente a promocin y futuro dentro
de la organizacin.
F) Comunicacin interna
La evaluacin del desempeo implica un proceso de comunicacin entre responsable
y trabajador, proceso en el cual existe un cambio de impresiones sobre formas de
trabajar y resultados.
G) Motivacin
El reconocimiento tanto favorable como desfavorable de los responsables hacia sus
colaboradores, es un mecanismo que puede facilitar la motivacin dentro de la
organizacin.
H) Poltica retributiva
La evaluacin del desempeo facilita, de una forma ms objetiva, tomar decisiones
relacionadas con retribuciones, incentivos, etc.
Proceso de implantacin
Para la implantacin de un sistema de evaluacin del desempeo, existen cuatro
fases:
1. Fase de diseo:

Los objetivos que se pretenden conseguir: de progreso, de apoyo, de

supervisin
A la persona que va destinada la evaluacin
Enfoque, criterios, mtodos.

2. Fase de implantacin:
Se establecen las bases para que tenga xito el sistema, como por ejemplo, la
comunicacin a los interesados, diseo del programa de formacin de evaluadores.

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

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- 134 -

3. Fase de aplicacin:
Lo ms importante de esta fase es la entrevista de evaluacin, sin embargo, no se
pueden perder de vista aspectos relacionados con el envo de cuestionarios,
convocatorias, comunicacin de fechas.
4. Fase de desarrollo
Tiene como finalidad que el sistema siga fiel a los objetivos predeterminados y
requeridos para la organizacin. En esta fase tambin se pueden introducir
aportaciones de los evaluados, dndole de este modo mayor credibilidad y utilidad al
sistema.

Diseo

Definicin de

Implantacin

Aplicacin

Estrategia de

Etapas de

objetivos

Definicin de

implantacin

Formacin de

destinatarios

los
participantes

la puesta
en
marcha

Desarrollo

Aplicacin de
los
Mecanismos
de control del
sistema

La
entrevista
de
evaluaci
n

Eleccin
mtodo,
criterios,
enfoque

Mtodos de evaluacin
En cuanto a los posibles mtodos, es importante escoger uno que permita tener en
cuenta y dejar reflejado la aportacin concreta de cada persona con un alto grado de
objetividad. En cualquier caso cada mtodo intenta comparar las cualidades y los
resultados, respecto a determinados ndices de medicin, de la personas en sus
puestos de trabajo.
La evaluacin por objetivos

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 135 -

Con este mtodo se comparan los resultados logrados por la persona con los
resultados que se esperaban de l, analizando posteriormente las causas que han
podido intervenir en esa diferencia.
Es el mtodo ms flexible de todos, ya que facilita variar los criterios a lo largo del
proceso. Adems, no compara con otros evaluados.
Para aplicar este mtodo, el evaluado debe conocer a priori los objetivos o resultados
que debe conseguir.
Ventajas:

Altos niveles de objetividad

La evaluacin no se centra en el anlisis de la persona sino de sus logros
Es personalizada, considera funciones por puesto
El evaluador pasa a ser un entrenador-facilitador
Potencia la iniciativa en la persona evaluada, ya que se da cuenta de sus
progresos y sus deficiencias
Fomenta la planificacin de los recursos
Hace que se desarrolle la comunicacin entre responsable y colaborador

Inconvenientes:

No es fcil establecer objetivos concretos, realistas y que se puedan medir

Requiere una formacin especfica en el evaluador
La definicin de objetivos lleva mucho tiempo

Algunas consideraciones que podran suavizar los problemas:

Hacer participar a los evaluados en la definicin de los objetivos

Recoger las opiniones de los evaluados sobre cmo conseguir los objetivos
Considerar las inquietudes y posibilidades de futuro de los evaluados

La evaluacin por escalas

En sta, se establecen unos niveles de rendimiento para cada uno de los criterios que
se pretenden evaluar. El evaluador debe marcar para cada criterio el punto de la
escala que especifique el desempeo del evaluado. Lo normal es que todos los
criterios se les aplique una misma escala.
Las escalas consisten en una serie de grados (ABC, 123, bajo, regular, normal, bueno,
excelente).
Evaluacin por medio de acontecimientos significativos
El evaluador deja constancia en un documento de todos los acontecimientos que a l
le han parecido significativos u otros establecidos al principio del periodo, como
acontecimientos predeterminados a observar.

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

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- 136 -

El evaluador da su opinin sobre la persona, basndose en los diferentes

acontecimientos anotados, como ndice de su actuacin global.
La evaluacin abierta
El evaluador emite por escrito, de forma espontnea, su valoracin sobre el
desempeo de la persona evaluada.
El evaluador elige el enfoque, los factores y la forma de exponer la valoracin. No se
requiere una formacin especfica de los evaluadores y el coste del proceso es
reducido.
Existen dos mtodos:
a) Por clasificacin: Se establece por parte del evaluador una clasificacin entre
las personas que tiene que evaluar. En el primer lugar estara el colaborador
ms eficaz y en el ltimo lugar el que menos rinda. Se comparan los
colaboradores en funcin de la sensacin que se tiene del desempeo de cada
uno de ellos.
Ventajas:

Tiempo reducido
Poca formacin de los evaluadores
Bajo costo

Inconvenientes:

Es un mtodo muy subjetivo

Genera desconfianza y escepticismo

b) Por distribucin determinada

Se parte de la premisa de que en la organizacin existen tres tipos de colaboradores
segn su desempeo sea bajo, medio y alto. Se considera que la mayora tiene un
rendimiento normal.
Ventajas:

Tiempo reducido
Poca formacin de los evaluadores

Inconvenientes:
Hace una distribucin sin tener en cuenta las diferencias dentro de un comit
organizador.
Evaluacin del desempeo basada en Gestin por Competencias

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 137 -

En la gestin de los recursos humanos es necesario tomar decisiones sobre la

promocin, desarrollo y reubicacin de las personas.
Generalmente, esta prctica se divide en dos partes:
1. Una que permite realizar una evaluacin del desempeo (pasado)
2. Otra que permite determinar el potencial de las personas dentro de la
organizacin (futura)
Los sistemas de evaluacin del desempeo basados en competencias incorporan a
los estndares de evaluacin tradicionales aquellas conductas del trabajo necesarias
para realizar tareas especficas. Una evaluacin del desempeo efectiva se basar en
el anlisis de actuacin de las personas en los puestos y en su evaluacin, segn
parmetros predeterminados y objetivos para que proporcionen informacin medible y
cuantificable.
Un mtodo efectivo para una primera aproximacin al desempeo de las personas es
el anlisis de adecuacin al puesto. Se mantienen las mismas especificaciones
tcnicas de los perfiles definidos por competencias (manual de Gestin por
competencias) y se identifica el nivel de ajuste de la persona a la ocupacin de
manera objetiva, utilizando las competencias necesarias para cada puesto definiendo
los puntos fuertes y dbiles de cada persona.
Finalidad de la evaluacin
Mejorar la actuacin futura

Establecer un estilo de direccin participativo

Crear un sistema de comunicacin entre el coordinador de rea y sus

Informar a los colaboradores cmo lo estn haciendo

Evaluar objetivamente las contribuciones individuales

Motivar a los colaboradores mediante el reconocimiento del trabajo bien

Involucrar a las personas en los objetivos

Estimular a los colaboradores para obtener resultados eficaces

colaboradores

Mejorar
los
resultados
del
Comit
Organizador

hecho

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

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- 138 -

Evaluacin 360
En los procesos tradicionales nicamente el superior inmediato realizaba la evaluacin
de cada uno de sus subordinados, que alguna veces se vea influida, tanto positiva
como negativamente, por aspectos subjetivos de la persona que no tena relacin
directa con su desempeo en el puesto de trabajo.
Para obtener una visin ms global y objetiva se ha implantado en las organizaciones
lo que se denomina evaluacin de 360. Desde el enfoque de las competencias, este
mtodo consiste en cumplimentar un cuestionario confidencial por parte de todas las
personas relacionadas con el evaluado, internas o externas.
Dicho cuestionario busca conseguir informacin acerca del desarrollo de las
competencias para el puesto de trabajo de una manera objetiva y completa. Esto es,
los superiores, compaeros, subordinados, agentes externos y alguna persona que
tenga relacin profesional con el puesto, evalan a la persona en relacin con las
competencias necesarias en esa tarea.
Evaluacin 360
Global y objetiva

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 139 -

La entrevista de Evaluacin
La entrevista de evaluacin es un dilogo entre el superior directo (Coordinador de
rea o Comisin), y sus colaboradores sobre aspectos de su actuacin y resultados
obtenidos durante un periodo de tiempo determinado.
Su objetivo bsico y ms importante, es conseguir mejorar el rendimiento y el
desarrollo de sus colaboradores, se deber:

OFRECER UNA SNTESIS CONTRASTADA

Mostrar claramente el balance, el peso relativo de los logros, al igual que el de las
carencias, con respecto a los resultados esperados; y todo ello de manera sinttica.
De este modo, en primer lugar a partir de un anlisis de los elementos significativos
(resultados parciales en conocimientos, habilidades y actitudes), extraer una sntesis
que ponga de manifiesto los puntos fuertes y dbiles y su peso relativo.

CONCEDA TODA SU IMPORTANCIA A LO QUE SE HA CONSEGUIDO

Encontrar las palabras apropiadas para hablar de lo positivo. Y hablarlo, realmente,

con el colaborador, incitarle a hablar de ello y dedicar un tiempo a hacerlo. Pero no
basta con que se exprese usted mismo, aunque esto sea indispensable. Tambin tiene
que hacer que se exprese su colaborador, escucharle y dialogar con l al respecto.
Proponga preguntas como:
Qu obstculos, qu dificultades ha encontrado?
Cmo ha conseguido superarlas?
Qu necesitara para hacerlo mejor?
Plantee preguntas autnticas, no meras apariencias; intersese realmente por las
respuestas. Y djese sorprender.

LO QUE HA IDO BIEN: HECHOS Y SOLUCIONES

Lo negativo, lo que debe ser rectificado o aadido, hay que definirlo nicamente con
hechos, sin recurrir a la moral o a interpretaciones psicolgicas sobre la persona
evaluada.

DIALOGAR, ESCUCHAR Y RESPONDER CON PRECISIN

La entrevista de evaluacin es una reunin, por tanto debe ser un dilogo. El Directivo,
el Mando intermedio es sin duda quien formula sus evaluaciones, saca las
conclusiones, toma o valida las decisiones de actuacin. Pero tambin es fundamental
que la persona cuyos resultados estn siendo evaluados, pueda expresarse y recibir
las respuestas pertinentes. No se trata solamente de intercambiar con l / ella, sino
de ayudarle a profundizar su reflexin.

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 140 -

Por lo general, no tendemos a hacer suficientes preguntas, cuando en realidad las

buenas preguntas ayudan a progresar y a descubrir. Y recuerde que dialogar significa
ante todo un tiempo de palabra equilibrado entre responsable y colaborador.
ESCUCHAR, RESPONDER, es tratar todas las cosas importantes que se dicen,
especialmente las dudas, las dificultades o los bloqueos, para hacerlos desaparecer.

CONCLUIR CON PLANES DE ACCIN

La entrevista de evaluacin, debe aportar el mximo de respuestas a estas preguntas:

Qu es lo que estos resultados, y la manera de conseguirlo, nos ensean?
Qu podemos sacar de provechoso para actuaciones venideras?
La entrevista no concluye, con la valoracin atribuida (aunque obviamente sta es
importante para la persona evaluada) sino con las decisiones que inspira para el
periodo que viene.
El desarrollo de la entrevista
Es conveniente que durante la entrevista se encuentre otra persona con usted, que
sea la que vaya completando la informacin del dossier, y usted puede prestar toda su
atencin al entrevistado, preservando la calidad de los intercambios de esta reunin.
Para conservar durante la entrevista el mximo de disponibilidad para su interlocutor y
para el fondo de lo que estn evaluando juntos, es recomendable proceder de la
siguiente manera:
a. Redacte previamente su evaluacin de los resultados
b. En relacin con los objetivos resalte los puntos fuertes y los dbiles que
stos ponen de manifiesto, su evaluacin global, sus recomendaciones
sobre la evolucin profesional, etc.
c. Trate en primer lugar todos los puntos positivos y las conclusiones que
usted saca de todo ello y disctalo con su colaborador
d. Cuando concluya este captulo, anote las conclusiones en el dossier,
utilizando ampliamente sus notas previas.
e. Luego haga lo mismo con todos los puntos negativos. Y por ltimo la
valoracin global.
RECUERDE QUE:
Su colaborador al igual que usted, debe preparar su evaluacin. Al concertar con l /
ella, dos o tres semanas antes de la entrevista, NO OLVIDE RECORDRSELO.
CRITERIOS DE CALIDAD
Lo consideraremos desde un doble punto de vista: el Coordinador General o
Coordinador de rea o Comisin, cmo conduce la entrevista; y el colaborador, sus
conclusiones, su sensacin al termino de la entrevista.

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 141 -

Coordinador General/ Coordinador de rea o Comisin

Muestre los elementos positivos, el xito, exprese su satisfaccin, sea
entusiasta.
Muestre tambin lo que no va bien y lo que quiere ver en su lugar, sin
agresividad pero con firmeza. Sea ASERTIVO
Estimule el intercambio y la expresin del colaborador
Intente hacer progresar y guiar a su colaborador
Anuncie de manera clara y firme su valoracin y abra expectativas de futuro.
Llegue, en los puntos esenciales, a conclusiones prcticas de progreso
El Colaborador
El colaborador debe pensar:
Mi jefe y yo hemos hecho, juntos, un anlisis correcto de mis resultados.
Hemos sacado conclusiones de accin; para m y eventualmente para nuestro
trabajo en comn.
He podido expresarme
He sido escuchado
He percibido satisfaccin de mi jefe por lo que he logrado.
He comprendido lo que tengo que modificar
Mi evaluacin me parece objetiva, justa, formadora y motivante.
Lo esencial

Querer influir en su colaborador

Querer convencer no significa invadir el terreno
Utilice a fondo lo positivo, construya sobre puntos fuertes
Estar convencido y convencer a su colaborador

Qu se evala en las distintas reas?

Antes de evento
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Presentacin personal.
Capacidad de Comunicacin.
Conocimientos especficos y generales.
Actitud y predisposicin.
Proactividad
Capacidad de trabajar en equipo.
Capacidad para interpretar las instrucciones.
Aptitudes organizativas, de improvisacin y para solucionar problemas. Aptitud
de trabajar bajo presin.
9. Aprovechamiento del tiempo y cumplimiento de los tiempos de organizacin.
10. Cumplimiento de metas fijadas.

Materia: Eventos, ceremonial y protocolo

Profesor: Ricardo Martnez

- 142 -

Durante Evento
1. Habilidades de comunicacin.
2. Predisposicin para cumplir rdenes.
3. Cumplimiento del rol asignado.
4. Capacidad de comunicacin.
5. Capacidad de negociacin y resolucin de conflictos.
6. Capacidad de trabajar bajo presin.
7. Cortesa y buenos modales.
8. Presentacin personal.
9. Puntualidad.
10. Proactividad.
Post Evento
1. Cierre adecuado de actividades.
2. Predisposicin para la actividad.
En los coordinadores de reas se evala:
Antes de evento
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Capacidad de direccin y liderazgo.

Capacidad de motivacin.
Capacidad para delegar y controlar.
Sentido de la utilizacin del tiempo por parte del equipo.
Capacidad para negociar y resolver conflictos.
Capacidad para cumplir y hacer cumplir directivas.

Durante Evento
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Capacidad de direccin y liderazgo bajo presin.

Modales y cortesa al dirigirse a sus subordinados.
Capacidad de resolucin de conflictos y negociacin.
Actitud.
Presentacin.
Puntualidad.

Post evento
1.
2.
3.
4.

Sentido crtico.
Funcionamiento de su equipo pre y durante evento.
Cumplimiento de objetivos fijados al rea.
Resultados obtenidos en el evento y la contribucin de su rea a la
consecucin del objetivo general.

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- 143 -

El especialista Jack Fleitman2 indica algunas preguntas que se pueden hacer el

coordinador general y sus colaboradores son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

He sido un buen coordinador?

Estoy satisfecho con los logros alcanzados?
Trabaj organizadamente y utilic correctamente los papeles de trabajo?
Las actividades se iniciaron en los horarios previstos?
Qu es lo que ms me gust del evento?
Qu es lo que menos te gust del evento?
Mis colaboradores fueron eficientes y entregados?
Con quin me gustara volver a realizar un evento y con quin no?
Me gustara volver a coordinar un evento?

La evaluacin de desempeo del equipo debe ser crtica, equilibrada y asertiva,

efectundose la devolucin a cada rea y la devolucin de la evaluacin general del
evento.

Fleitman, Jack, Eventos y Exposiciones, una organizacin exitosa. Cap. 5. Pg. 160.
Materia: Eventos, ceremonial y protocolo
Profesor: Ricardo Martnez

- 144 -

La evaluacin del desempeo (ED) o evaluacin del Comit Organizador comienza

desde el inicio en la etapa de planificacin y finaliza cuando el evento se cierra, esto
permite alcanzar una alta calidad en la ejecucin del evento.
La evaluacin del equipo antes del evento permite corregir y determinar, puntos ciegos
en el plan (si los hay), no se debe tomar las observaciones o crticas como una
cuestin personal, sino funcional, que ayuda a corregir errores, mejorar el modo de
trabajo y desempeo personal. De los errores se aprende mucho, sirven para
acumular experiencia (sobre lo que no se debe hacer, o lo que se debe hacer para
evitar que suceda lo que no debe suceder), entendindose, por supuesto, que se trata
de errores de buena fe. Las evaluaciones deben ser asentadas en minutas que
servirn para la organizacin futura de otros eventos. Estas evaluaciones de equipo
son intraorganizacin. Se aconseja hacer adems de la evaluacin pre evento, hacer
al finalizar el evento una evaluacin en caliente, es decir, ni bien finaliz y luego una
evaluacin por rea y una evaluacin general de organizacin.
Comunicacin Post Evento
Una vez finalizado el evento es necesario que, por el rea de prensa, se enve la
gacetilla de cierre del evento, donde se explicita la cantidad de pblico, que asisti, los
fondos que se recaudaron, las celebrities que fueron, la calidad de la actuacin si fue
un recital o un evento artstico, los resultados si fue un evento deportivo, notas amenas
de lo que se produjo, comentarios del pblico, etc.
Si hay que cursar agradecimientos, hacerlo por nota o e-mail. Se deben enviar al da
siguiente del evento. Puede tratarse de fotografas, imgenes, filmaciones, efectuar
agradecimientos, colgar fotos, audio y filmaciones en el sitio web del evento, blog,
Facebook, colgar imgenes en Youtube. Utilizar Twitter para evaluar el evento
haciendo comentarios.
En el caso de congresos nacionales o internacionales, publicar la Memoria
Acadmica del evento con ponencias y conclusiones. Estas publicaciones se pueden

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realizar en soporte papel con formato de libro o se pueden enviar por va de correo
electrnico a todos los participantes.

Memoria de un Foro Internacional realizada en soporte papel en formato de libro, que

se envi por correo a todos lo que participaron de dicho evento.
Cuando ha sido un evento a beneficio u organizado para terceros con una finalidad
econmica, hay que enviar el balance y la rendicin de cuentas de cierre.
La tarea post evento es importante porque es el cierre formal del evento. El evento
no finaliza cuando se van los invitados o el pblico sino cuando se hace el cierre de
prensa, los agradecimientos y la difusin posterior del mismo.
Los agradecimientos junto a los resultados obtenidos, predispondrn a los sponsors,
disertantes, asistentes VIP a participar en futuros eventos organizados por nosotros.
En el caso de los eventos deportivos, se realiza una ceremonia especial para
presentar a los sponsors que se suman para apoyar una actividad deportiva o una
entidad deportiva, se suele organizar un evento para presentar al sponsor y luego se le
entrega el clipping de prensa de la cobertura obtenida por la conferencia de prensa.

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Conferencia de Prensa de presentacin de sponsors en el Club Atltico Boca Juniors,

al centro est ubicado el escudo del club, por orden alfabtico a derecha e izquierda
los isologotipos de LG y Total.
En otros casos se entregan presentes a un sponsor en acto especial en un club o
entidad deportiva, al terminar la temporada o campeonato, como reconocimiento y
para hacer prensa, generalmente participan los deportistas ms destacados, en su
calidad de dolos o celebrities para jerarquizar el evento y agregarle valor con su
presencia al sponsor.

Entrega de camiseta personalizada del Barca, a un sponsor, ntese detrs el escudo

del club, flanqueado por el isotipo de Audi, delante hay trofeos ganados por el club. El
Barca es el club que marca tendencia en Europa por su poltica de captacin de
sponsors.
Dossier del evento
Se debe elaborar un informe final del evento conteniendo los resultados obtenidos, las
metas alcanzadas, la concurrencia, el eco meditico obtenido con una memoria de
prensa (clipping), donde se especifique la difusin alcanzada en los distintos medios
de comunicacin: grficos, radiales, televisivos, en la web. Pre, durante, post evento.
La valoracin de la noticia por parte de los medios de comunicacin. Junto a imgenes
flmicas, fotografas, afiches, papelera de soporte, carpetas, merchandising, etc.,
donde aparece el sponsor. Habitualmente se enva en soporte papel encarpetado y en
soporte digital en CD o DVD.

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Dvd destinado a ser entregado a sponsors de un evento ciclstico con imgenes

fotogrficas del evento, filmacin del evento con presencia de sponsors, clipping de
medios de comunicacin y nota con evaluacin del evento.

Fotografa de promotores de un producto alimenticio delante de un banner con slogan

e isologotipo del producto al ingreso de una feria, las fotografas fueron tomadas por
los organizadores de la feria y remitidas en soporte digital al sponsor en un DVD, junto
a imgenes del evento con el pblico asistente degustando las amenities de
promocin del producto. Tambin se adjuntaron filmaciones de la feria y los lugares
donde haba puntos de promocin de este sponsor, detallando la cantidad de personas
que visitaron la feria durante su funcionamiento. Realizando el siguiente clculo:
Monto total de la inversin del sponsor dividido por la cantidad de visitantes =
Costo de la inversin por persona.
Adems en el blog, pgina web, Facebook y Youtube del evento, se cuelgan segn la
categora de los sponsors (aparicin segn categora) fotografas e imgenes, con la
valoracin de participantes (positiva), seleccionada por la organizacin. En el blog,
pgina web, Facebook, Youtube se realizan comentarios de agradecimiento a los

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sponsors junto a sus imgenes y filmaciones. Tambin durante el evento o a cierre de

evento se puede adelantar el agradecimiento por Twitter al sponsor.

Ejemplo: www.megaeventociclisticotraslasierra2010.com

Afiche del Megaevento Ciclstico Traslasierra 2010, con los isologotipos y escudos de
sus sponsors privados y oficiales. A estos sponsors, se les envi el DVD de
evaluacin, junto a nota de agradecimiento, diploma de sponsor y carpeta de
evaluacin deportiva, social y turstica del evento.
La constante evaluacin desde el comienzo de la organizacin del evento hasta su
finalizacin y cierre, ayuda no slo a prevenir y corregir errores de organizacin, sino
que hace a la calidad de organizacin del comit organizador de un evento. Ser
autocrtico es fundamental para un organizador de eventos.

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Adems, la evaluacin sea del tipo que sea, nos sirve como un rico banco de
experiencias para organizar futuros eventos. Puede ser que nos toque organizar el
mismo evento, una feria nacional, por ejemplo, varias veces, aunque ya sabemos
todos los pasos para organizarla y sea el mismo plan rector ao a ao. El evento
nunca ser el mismo, por las condiciones polticas, sociales y econmicas imperantes
al momento de cada realizacin, parte de los pblicos asistentes sern distintos o
renovados ao a ao, con sus perfiles propios y problemticas o demandas, siempre
cambiantes. Siempre habr algn nuevo factor o problema al que deberemos tener en
cuenta o enfrentar.
Entonces, teniendo en cuenta la memoria del evento y las evaluaciones, podremos
prever en parte los problemas que se pueden llegar a suscitar y estos elementos sern
complementarios a la investigacin que deberemos hacer para organizar el evento
este ao, que no ser igual al del ao que pas, ni al del ao que viene.
El evento termina recin cuando se hicieron todas las evaluaciones, se hicieron los
cierres de actividades: econmica, de prensa, agradecimientos, entrega de memoria y
resultados a sponsors, pagamos a todos los proveedores y al equipo.
Es ste el momento en que nos retiramos a descansar, hasta que recibimos un correo
electrnico, un llamado a nuestro mvil, o en una reunin alguien nos pregunta a qu
nos dedicamos y luego de cambiar tarjetas, nos manifiesta que desea reunirse con
nosotros, porque quiere organizar la presentacin de un producto
Y de nuevo comenzamos desde el principio, empezamos a investigar, a pensar, crear,
formular planes, calcular costos y vamos al archivo a consultar la memoria de un
evento similar que organizamos, para revisarla y formular nuestra propuesta, habiendo
analizado sus datos.

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