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Resumen:
Esta investigacin est enfocada en mejorar un aspecto puntual en la concesin del crdito educativo en la Regional Guayaquil, esto es, la disminucin del tiempo destinado a la aprobacin de
una solicitud de crdito. Para poder lograr esta reduccin, la presente tesis propone la aplicacin
de la metodologa Kaizen que consiste en realizar mejoras para lograr cambios en los procesos, lo
que permitir aprobar los crditos educativos en menor tiempo e incrementar la cobertura en la
poblacin objetivo.
Las mejoras se refieren a estandarizar el proceso de crdito y eliminar las denominadas mudas
(trmino japons que significa desperdicio) de tiempo y administrativas. Con esta implementacin
se podr conceder el crdito de manera eficiente y en el tiempo previsto en la propuesta, adems
se estara en capacidad de conseguir el incremento esperado de las operaciones, ya que el efecto
de una atencin oportuna ser la mejor imagen con que cuente esta Institucin para brindar este
servicio a ms ecuatorianos que requieran financiamiento.
Palabras Claves
Crdito educativo, metodologa Kaizen, procesos, mejora continua.
Abstract
The improvements consists on standardize the credit process and eliminate the most common named mute (Japanese word which means waste) in time and administrative. This implementation
may be granted the credit efficiently and on time expected. It also would be in the capacity to get
an expected increment in operation, the effect of an opportune attention will be the best image of
this institute which offers this service to all Ecuadorian citizenships who require this kind of finance.
Key Words
educational credit, Kaizen methodology, process, constantly improvement.
37
Introduccin
El Instituto Ecuatoriano de Crdito Educativo y
Becas IECE con 37 aos de gestin, es el organismo encargado de la concesin de crditos
a los ciudadanos ecuatorianos para financiar sus
estudios en forma total o parcial, en el pas o
en el exterior, sean stos, estudios superiores, de
capacitacin, tcnicos, compensatorios, carreras
militares y afines e idiomas.
El IECE cuenta con una oficina matriz con sede
en la ciudad de Quito y seis oficinas regionales
ubicadas en las ciudades de Cuenca, Riobamba,
Loja, Esmeraldas, Portoviejo y Guayaquil, adems de agencias provinciales en todo el pas.
Esta investigacin est enfocada en mejorar un
aspecto puntual en la concesin del crdito educativo en la Regional Guayaquil, esto es, la disminucin del tiempo destinado a la aprobacin
de una solicitud de crdito
Para poder lograr esta reduccin, la presente
tesis propone la aplicacin de la metodologa
Kaizen que consiste en realizar mejoras para lograr cambios en los procesos, lo que permitir
aprobar los crditos educativos en menor tiempo e incrementar la cobertura en la poblacin
objetivo.
Las mejoras se refieren a estandarizar el proceso de crdito y eliminar las denominadas mudas
(trmino japons que significa desperdicio) de
tiempo y administrativas, las mismas que de implementarse permitirn descartar:
La excesiva subdivisin de procesos.
La duplicidad de funciones.
El cuello de botella en la aprobacin del
crdito.
El tiempo muerto de papelera en la legalizacin de contratos.
La deficiente supervisin, carencia de liderazgo y ausencia de motivacin.
El uso de Internet en actividades no relacionadas con el proceso de concesin.
PROYECCIN
VARIACIN ANUAL
2008
3762
2009
2340
- 38%
38
PTi
N DE
FUNCIONARIOS
CRDITOS
CONCEDIDOS
CRDITOS
POR MES
CRDITO MENSUAL
POR FUNCIONARIO
CADA
PORCENTUAL
2008
981
327
65
2009
485
162
32
51%
2010
328
109
22
32%
Sin un estudio tcnico estadstico no se poda haber establecido como meta un nmero inferior
de crditos respecto al ao anterior, equivalente
al 38%, cuando todo el entorno econmico fue
similar para ambos aos, es decir no hubo recortes del presupuesto, reduccin de personal, e
inclusive las tasas de inters bajaron del 7.7% al
4.6%. Adems, los montos asignados por crdito educativo tuvieron un incremento del 198%
en crdito pas, pasando de $ 3.360 a $ 10.000,
MONTOS
CONCEDIDOS
VARIACIN
PORCENTUAL
CRDITOS
CONCEDIDOS
VARIACIN
PORCENTUAL
2008
18.810.726
4,481
2009
16.598.006
- 12%
2,766
- 38%
Inherentemente se puede mencionar que el nmero de bachilleres del Guayas crece anualmente a una tasa del 2,35% anual, por lo que el nmero de posibles aplicantes debi incrementar
la meta propuesta y no reducirla.
Si productividad representa reducir los recursos
manteniendo los mismos resultados, en base a
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Reduccin
en el nmero
de crditos
concedidos
Menor nmero
de aplicantes
que reflejan un
impacto en la
sociedad
Retraso en la
revisin de
solicitudes de
crdito
Retraso en la
aprobacin del
crdito
Insatisfaccin
de los clientes
y stress de los
funcionarios
Excesivo tiempo
destinado a la
aprobacin de
crdito
Polticas
de Crdito
restrictivas
Capacidad
tecnolgica
insuficiente y
mal utilizada
40
Duplicidad de
funciones
Ambiente
laboral tenso
PTi
Legalizacin del
contrato por Gerencia
de Crdito
Contrato (Impreso)
Demora
Recepcin de expediente
Revisin de solicitud y
otros documentos
Verificar central de
riesgos
Demora
Verificar datos
telefnicamente
Demora
archivo
temporal
Control posterior de la
verificacin
Demora
Medir capacidad de
pago
Realizar anlisis
acadmico
Realizar anlisis
financiero
Distribucin de
contrato
Copia a:
Fin
Aprobacin definitiva
del proceso de crdito
Demora
Revisar el proceso
realizado y dar primer
visto bueno
Calificacin en el SIGEN
del monto solicitado
Ingresar datos del estudiante
y garante SIGEN del monto
solicitado
Proyeccin de la
solicitud de crdito
(impresa)
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Incremento
en el nmero
de crditos
concedidos
SOLUCIONES
OBJETIVO
EFECTOS
Alternativas de Solucin
rbol de Problema Del Departamento de Crdito del IECE Regional 5
Menor nmero
de aplicantes
que contribuye
al progreso de la
sociedad
Revisin gil de
solicitudes de
crdito
Prontitud en la
aprobacin del
crdito
Satisfaccin de
los clientes y
equilibrio en los
funcionarios
Establecer
periodos
limitados de
tiempo para la
aprobacin de
crdito
Definir polticas
de Crdito
con vigencia
mnimas de un
ao
Redistribuir
equipos
tecnolgicos
Reasignar
funciones
Crear un
ambiente
laboral
agradable
Una vez expuestas las soluciones y segn las indicaciones del Kaizen se debern realizar mejoras pequeas pero continuas en todas las actividades involucradas en el proceso en anlisis.
Este cambio debe realizarse paso a paso por lo
que se propone el siguiente plan de accin:
42
PTi
Sem.12
21-25
Generacin de estadstica
semanal de asistentes a
charlas
Revisin y depuracin de
requisitos
REASIGNACIN DE
FUNCIONES
Distribucin de actividades
inherentes en el proceso
Establecimiento de
Responsabilidades
ELIMINACIN Y
DISMINUCIN DE
ACTIVIDADES
Establecimiento de periodos
limitados en tareas a
ejecutar
Remisin oportuna de
documentos
Rediseo de listados
4
Sem.8
24-28
Emisin de listado de
contratos adjudicados
semanalmente
Talleres de trabajo en
equipo
3
Sem.7
17-21
Sem.6
10-14
Sem.4
26-30
Sem.5
3-7
Sem.3
19-23
Identificacin y compromiso
con la misin del IECE
Sem.2
12-16
Emisin de reportes
semanales de solicitudes
Eliminacin de tareas
duplicadas
Adiestramiento en el
proceso de crdito
Sem.1
5-9
Sem.11
14-18
INCORPORACIN DE
FUNCIONARIOS
Sem.10
7-11
JUNIO
Sem.9
31-4
ACTIVIDADES GENERALES Y
ESPECFICAS
MAYO
ESTANDARIZACIN
Determinacion de
proyecciones mensuales en
el POA
Elaboracin de presentacin
gua del proceso de crdito
IMPLEMENTACIN DE
CONTROL INTERNO
43
Conclusiones
La inexistencia de responsabilidades de
cada uno de los partcipes del proceso
de crdito conlleva a duplicidad de funciones y a que existan cuellos de botella
en la aprobacin del prstamo. As mismo se realizan actividades que no agregan valor al proceso.
Las reformas en las polticas de crdito
tornan el proceso ms estricto y complejo, ocasionando la brusca disminucin
en los crditos otorgados.
La capacidad tecnolgica con la que
cuenta el rea de crdito es insuficiente
impidiendo cumplir con otras actividades que agiliten el proceso.
No existe control interno que permita
evaluar los procedimientos, ni se han
establecido estndares para medir la
productividad de los ejecutivos involucrados.
El personal del departamento de crdito
no se identifica con los objetivos institucionales y su trabajo no se rige por un
buen sistema administrativo.
Se observa que en la Regional 5 demora
15 das aprobar un contrato de crdito,
excedindose en 10 de lo estipulado en
el Manual de Gestin.
Por lo expuesto anteriormente los autores determinan que debe ser aplicada
la propuesta planteada (Kaizen) en esta
investigacin con el fin de reestructurar
el proceso de crdito para mejorar el
servicio e incrementar la cobertura del
Instituto Ecuatoriano de Crdito Educativo y Becas, Regional 5 Guayaquil.
Recomendaciones
Se recomienda implementar la propuesta de reestructuracin del proceso de
crdito para mejorar el servicio e incrementar la cobertura del Instituto Ecuatoriano de Crdito Educativo y Becas
- Regional Guayaquil - de acuerdo a lo
planteado en este trabajo de investigacin.
Segn el anlisis realizado, de los datos
estadsticos recopilados, se aprecia que
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