INDICE

INTRODUCCIN

1. Ideas sobre el departamento de compras 4

2. Mejor sistema para una empresa, centralizado o descentralizado o mixto
6
3. Plan de estructuracin de como usted va organizar el departamento de
compras 7
4. Redacten un prrafo de veinte lneas utilizando varios conceptos
10
5. Porque es importante el revisar los procesos administrativo en una
empresa 11
CONCLUSIONES 12
ANEXOS
13
BIBLIOGRAFIA
16

INTRODUCCIN
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones
necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un
precio adecuado
La organizacin del departamento de compras ocupa una posicin nica debido a
su importancia dentro de una organizacin, porque las compras son una de las
claves para el xito de una empresa o negocio de produccin moderna que basa
su trabajo en un flujo continuo de materiales adecuados que se entregarn
eficientemente.
En el siguiente trabajo le hablaremos sobre lo importante que es la organizacin
del departamento de compras en la empresa, como tambin hablaremos de cul
es el mejor sistema para una empresa ya sea centralizado, descentralizado o
mixto, luego de esto se elaborara un plan de estructuracin de cmo nosotras
organizaramos el departamento de compras, redactaremos un prrafo con
conceptos de compras y para finalizar se dir porque es importante revisar los
procesos administrativos en una empresa.
Al final de esta investigacin esperamos comprender un poco ms sobre el
departamento de compras y su importancia en la empresa y utilizar esta
informacin en un futuro laboral.

1. Ideas sobre la organizacin del departamento de compras.

La organizacin del departamento de compra es de suma importancia para
una empresa, ya que de este departamento depende el xito de la

empresa, debido a que las compras son claves para la empresa.

Para una buena organizacin el departamento de compras debe considerar

los objetivos, para as establecer con claridad los que se quiere lograr.
La ubicacin del departamento de compras debe establecerse dentro de la

estructura organizacional de la empresa.

Se fijan las actividades que pueden ser centralizadas o descentralizadas.
Las compras centralizadas tienen como finalidad adquirir materiales,
suministros y equipo a travs de una sola oficina matriz, con unidad de
polticas de compras y en la cual se rene personal especializado y
competente.
Compras descentralizadas son aquellas que efectan los departamentos

que directamente van a utilizar lo comprado.

La organizacin debe ser lo ms sencilla posible, para as realizar las

actividades de la manera que se quiere.

Debe existir armona, la relacin que tenga el departamento de compras

con los dems departamentos deben funcionar de manera positiva.

La flexibilidad es importante, el departamento de compras debe adaptarse a

los cambios que ocurren en la empresa.

La buena organizacin del departamento de compras debe reflejare en la

eficiencia.
El sistema de organizacin que se escoger debe moldearse de tal forma

que se adapte a las condiciones especficas de la empresa.

Existen tipos de organizacin con ventajas y desventajas, pero aquella que
se elija debe reunir las mejores condiciones segn la necesidad que tenga

la empresa.
Los principales tipos de organizacin son los siguientes:
Organizacin lineal.
Organizacin funcional.
Organizacin de lnea y staff.
Debe establecerse una buena panificacin en el departamento de compras,
para que as se genere un mejor uso de los recursos.

Para una buena organizacin se hace una planificacin estratgica que

define la estrategia, mediante el cual se van estableciendo las posibles vas

a seguir.
Se establecen los proveedores que tengan lo que la empresa necesita, y el

departamento hace buena relaciones con estos proveedores.

El departamento de compra para la decisin de comprar o hacer debe
basarse principalmente en la optimizacin de los costos y beneficios a largo
plazo, ya que las pequeas diferencias en lo uno y en lo otro pueden surtir
grandes efectos en las utilidades.

Para una buena organizacin el manejo de materiales debe tener un control

constante para ver si lo que se ah adquirido se ajusta a las necesidades
reales de la empresa.

El departamento de compra har las compras de suministros de materiales

de la calidad deseada, cuando sea necesario y al menor costo posible para
la minimizacin del costo de los materiales.

Para una buena organizacin el departamento de compras debe reducir o

minimizar los retrasos en la adquisicin de bienes.

El departamento de compras realiza anlisis peridico de materiales

especficos con el fin de simplificar y estandarizar su proceso de compra.

Se debe tomar en cuenta las normas y especificaciones de compra, es aqu

donde el Departamento de Compras puede demostrar a travs de las
diferentes negociaciones y acuerdos con los distintos proveedores, la

utilidad y economa de sus servicios.

el departamento de compras est en posicin de introducir nuevos
materiales en sustitucin de otros, lo que puede repercute en el
abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad

2. Mejor sistema para una empresa, centralizado o descentralizado o mixto,

sustntelo y aporte ejemplo funcional.
El sistema a utilizar va a depender del tipo de empresa, ya que los sistemas
centralizados, descentralizados y mixtos tienen formas distintas para llevar a cabo
su labor.
En lo personal consideramos que el mejor sistema para una empresa es el
descentralizado ya que este es caracterstico de organizaciones que funcionan en
ambientes complejos e impredecibles y las empresas que enfrentan competencia
intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y
creatividad.
La descentralizacin permite que las decisiones sean tomadas por los niveles ms
bajos en la jerarqua proporcionando un aumento de la eficiencia, los jefes estn
ms cerca del punto donde deben tomarse las decisiones, permite mejorar la
calidad de las decisiones aliviando a jefes del exceso de trabajo decisorio.
Aunque este sistema tenga sus desventajas consideramos que este sistema
permite dar una respuesta ms rpida a sus clientes.
Por ejemplo una empresa, luego de estar establecida en un lugar determinado,
explora distintos circuitos de produccin, encontrando mejores condiciones, ya
sean fiscales, territoriales, sindicales, etc. Todo esto, dando por hecho los ya
conocidos beneficios que otorga la divisin del trabajo.
El caso de Henry Ford es ilustrativo. Langlois y Robinson (1995, cap. 4) sostienen
que el xito de Ford con el modelo T fue en gran parte resultado de su estrategia
en la integracin vertical, que permiti una reinvencin sistemtica en el proceso
de fabricacin de autopartes, el cual haba sido previamente del dominio de una
red descentralizada de proveedores. Con todo, una vez que se instituy el nuevo
sistema de produccin, fue posible volver a descentralizarlo de acuerdo con los
nuevos lineamientos que l y su personal haban trazado (Ford y Crowther, 1923,
pp. 83-84).

3. La empresa XX es una tienda al por mayor y al detal con 5 departamentos,

debido a su crecimiento el dueo de la empresa comprendi la importancia
de abrir un departamento de compras y lo nombran a usted como Gerente
encargado. El gerente general de la compaa le solicita que elabore un
plan de estructuracin de como usted va organizar este departamento y qu
objetivos se va a plantear para mantener la cadena de suministro siempre
al da, adems debe indicar como puede lograr ahorros importantes.
Gracias al crecimiento de la empresa, el gerente general comprendi la
importancia de abrir un departamento de compras y que este ocupa una posicin
nica debido a su participacin dentro de la tienda XX, porque las compras son
una de las claves para el xito de la empresa. Para organizar este departamento
buscara ayuda de profesionales que me asesoren y as hacer lo mejor posible
para tener un buen departamento de compras. Este departamento se relaciona
con los 5 departamentos que tiene la empresa, su funcin interna es solucionar y
satisfacer las necesidades de sus clientes internos y como funcin externa es
buscar los proveedores adecuados y negociaciones adecuadas para la mejora de
la empresa.
La forma en que yo organizara este departamento sera la centralizada ya que
como la empresa ha ido creciendo, con esta forma tendra ms control sobre el
volumen de las compras, a los que le dara un seguimiento de los elementos
pedidos para los colaboradores o los otros departamentos y para la empresa.
Tambin facilitara el control y la calidad de los bienes adquiridos, minimizara el
uso del personal de compras, obtendra mayores descuentos por volmenes de
compras. Adems de esto tendra un mejor control del inventario en la empresa y
reducira el trabajo administrativo.
Pero como toda accin tiene su reaccin la forma de organizar este departamento
tendra algunas desventajas que a medida que avanza el tiempo se hara lo
posible para mejorar todos los puntos que obstruirn el paso del departamento.

Una de esas desventajas sera la lentitud para atender a los requerimientos en

situaciones de emergencia, la prdida de personal en el departamento que quizs
sea valioso y esto traera consigo mayor carga de trabajo para el personal que
este en el rea de compras, entre otros.
Al conocer las desventajas que esta forma de organizar nos traera, se har lo
posible para que este departamento funcione de la mejor manera posible y se
pueda realizar todas sus funciones a tiempo, para que as traiga los mejores
beneficios a la empresa.
Al tener organizado el departamento de compras visitara a los jefes de los
departamentos para discutir las experiencias de compras previas. Aceptara y
obtendra consejos sobre cmo mejorar los mtodos de procedimiento del
departamento, la trazabilidad y el cumplimiento.
Tambin debo mantenerme al corriente de las nuevas tendencias de la industria
para aprender nuevas tcnicas de organizacin de las operaciones del
departamento de compras.
Para una buena organizacin creara un modelo de informe del progreso que el
departamento de compra a tenido para actualizar a la gerencia metdicamente de
los elementos que se han pedido para no estar en la situacin de responder a la
pregunta de para cundo viene al producto?
El departamento de compras es considerado por muchos Gerentes como el primer
eslabn de la cadena de abastecimiento.
Para mantener a la cadena de suministro al da debemos conocer qu importancia
y posibles implicaciones generan las fallas en las compras, fallas como retrasos en
las entregas, mala calidad, cantidades erradas. En los procesos logsticos a
menudo se presentan inconvenientes como un embalaje inadecuado, llegada de
un camin con dimensiones diferentes a las requeridas, materias primas erradas o
defectuosas, pedidos que no llegan a tiempo etc., lo que constituye sin duda un
problema y en consecuencia retrasos en el objetivo final.
7

Debemos tratar de disminuir todas las fallas que se presenten durante el proceso
en la empresa. Identificar los mtodos de identificacin y trazabilidad son de vital
importancia en los procesos de produccin, abastecimiento y dems en la cadena
de suministro, debemos asegurarnos que las materias primas y el material de
empaque primario y otros insumos sean trazables desde el producto terminado, el
producto en proceso hasta un nivel hacia abajo de la cadena de abastecimiento.
Hoy en da la supervivencia de las empresas depende en gran porcentaje de sus
ventas, de adquirir nuevos clientes y permanencia de los antiguos pero al final
ellos perciben un producto o servicio, pero este bien es el resultado de la gestin
de una cadena conformada por proveedores, transportadores, Fabricantes y
distribuidores entre otros y deben considerarse de una forma holstica que al final
del proceso entregaron dicho bien. Cada vez es ms cierto que no son las
empresas las que compiten si no las cadenas de suministro.
Una de las formas de conseguir ahorros importantes es en la seleccin del
proveedor ya que este permitir a la Gestin Logstica mejorar los tiempos de
respuesta hacia los clientes, adems de establecer estrategias de negociacin y
contratacin con los mismos, con lo que se podrn disminuir reproceso y cuellos
de botella en las diferentes reas que apoyan este proceso.
El departamento de compras debe seleccionar un proveedor confiable que cumpla
con los requerimientos necesarios. Al seleccionarlo podremos negociar precios
que nos ayudaran a disminuir costos en la empresa.

4. Redacten

un

prrafo,

de

veinte

lneas

utilizando

los

conceptos:

Departamento de compras, centralizacin, gerente de compras, inventario,

costos de inventario, negociacin, tiempo de respuesta, estratgico, ahorro.
Hoy en da las empresas se han dado cuenta de la importancia de tener un
departamento de compras dentro de la misma. Ya que compras es el motor que
impulsa las empresas y este es un departamento que trabaja en conjunto con
todos los departamentos que existan en ella. Un gerente de compra debe ser una
persona estratgica, capaz de hacerle frente a las adversidades que la empresa
se enfrente y buscar soluciones a los problemas que tenga. Este tiene mucha
responsabilidad ya que la responsabilidad del departamento de compras da a da
va aumentando. El siempre busca proveedores que le convengan a la empresa,
que brinden servicios de la mejor calidad y a un precio razonable. Se realizan
negociaciones con el proveedor que presente una cotizacin que el tiempo de
respuesta sea lo ms rpido posible y confiable, adems de que tengamos la
seguridad que cumplirn todo lo acordado en las negociaciones. Para de esta
manera tengamos un buen inventario en la empresa, sin exceder ni que falten
productos en la misma. Con la seleccin de un buen proveedor podremos regular
y disminuir los costos de inventario de la empresa y hasta obtener un ahorro en
costos que incurran en cualquier departamento.
Un departamento de compras organizado de forma centralizada sera de mucha
importancia a la empresa, ya que este tendra ms control sobre el volumen de las
compras realizadas, a los que le dara un seguimiento de los elementos pedidos
por los colaboradores u otros departamentos de la empresa.

5. Porque es importante el revisar los procesos administrativo en una

empresa.
Es importante revisar los procesos administrativos en una empresa ya que estos
brinda informacin importante para mantener la empresa estable y obtener
resultados beneficiosos a futuro, se debe tomar en cuenta las distintas funciones
de planificacin, organizacin, direccin y control que tienen que realizarse para
as tener el orden y crecimiento de la compaa, realizndose adems una
sectorizacin de los trabajos en distintas reas especializadas, y logrando que
cada una de ellas no funcione como entes autnomos, sino que se realicen
acciones

conjuntas

para

poder

alcanzar

la

realizacin

de

un

objetivo

administrativo, que es propuesto justamente por la administracin misma.

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CONCLUSIONES
Concluimos que cada una de las funciones del proceso administrativo cumple un
rol importante; plantendose el poder lograr el proceso de administrar.
En cuanto al departamento de compras, este es muy importante por su
participacin dentro de todos los departamentos de la empresa, y la
responsabilidad que este tiene.
Los gerentes del departamento de compras deben mantenerse al corriente de las
nuevas tendencias de la industria para aprender nuevas tcnicas de organizacin
de las operaciones del departamento de compras.

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ANEXOS

Fig. N1 Ejemplo de organigrama del departamento de compras.

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Articulo
Cules son las funciones del departamento de compras de una organizacin?
Escrito por Alexis Writing, Demand Media | Traducido por Azul Benito
La mayora de las empresas e incluso algunas organizaciones gubernamentales
poseen un departamento de compras o departamento de adquisiciones como
parte de sus operaciones diarias. Estos departamentos proveen un servicio que es
la actividad principal de muchas organizaciones industriales, militares y de venta al
por menor. Muchas personas, incluso algunas que trabajan para estas empresas,
desconocen lo que hace el departamento de compras, por qu existe o los fines a
los que sirve. Para entender mejor cul es el rol del departamento de compras,
considera algunas de las funciones que realiza.
Aprovisionamiento de materiales
Uno de los roles del departamento de compras es aprovisionar todos los
materiales necesarios para la produccin o las operaciones diarias de la empresa
u organizacin gubernamental. Para una empresa de manufacturas, esto puede
involucrar materiales crudos como hierro, acero, aluminio o plsticos, pero tambin
puede incluir herramientas como maquinaria, camiones de entrega o hasta los
suministros de oficina necesarios para las secretarias y equipos de venta. En el
ambiente de las ventas al por menor, el departamento de compras se asegura de
que siempre haya suficientes productos en las estanteras o en los depsitos para
mantener a los clientes satisfechos y al negocio bien abastecido. Para los
negocios pequeos, es especialmente importante mantener el orden del inventario
en un nivel razonable. Invertir grandes cantidades de capital en exceso de stock
puede provocar problemas de almacenamiento y en una escasez de capital para
otros gastos como por ejemplo publicidad e investigacin y desarrollo. Compras
tambin supervisa a todos los proveedores que abastecen a una compaa con los
artculos que necesita para funcionar de manera correcta.

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Evaluacin de precios
Los departamentos de compras tambin se encargan de evaluar continuamente si
se encuentran recibiendo estos materiales a el mejor precio posible para
maximizar las ganancias. Esto puede ser desafiante para una empresa pequea
que puede comprar en menores cantidades que una grande y que por lo tanto,
puede no recibir el mismo tipo de descuentos por compras en cantidad. Los
departamentos de ventas en pequeas empresas, necesitan comparar precios
para encontrar a los mejores proveedores y los precios ms razonables para los
pedidos en las cantidades particulares de la compaa. El personal de los
departamentos de compras puede comunicarse con proveedores alternativos,
negociar mejores precios por compras en cantidad o investigar la posibilidad de
adquirir materiales ms econmicos de fuentes alternativas como parte de sus
actividades diarias.
Trabajo administrativo y contabilidad
Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo relativo a la
compra y la entrega de suministros y materiales. Compras se asegura de realizar
la entrega de los materiales de los proveedores a tiempo, genera y sigue rdenes
de compra y trabajos conjuntamente con el departamento de recepcin y el de
contabilidad para asegurarse de que las entregas prometidas se reciban en su
totalidad y sean abonadas a tiempo. En pequeas empresas, esto significa
trabajar estrechamente con el departamento de contabilidad para asegurarse de
que haya capital suficiente para comprar los artculos adquiridos y que haya un
flujo continuo de efectivo y que todos los pagos se realicen a tiempo.
Cumplimiento de polticas
El departamento de compras tambin debe asegurarse de que se cumplan todas
las polticas de la empresa. Por ejemplo, en una pequea empresa, el personal
puede comunicarse con el departamento de compras por sus necesidades de
adquirir cosas tales como suministros de oficina o computadoras. Antes de realizar
14

una compra, el departamento de compras debe asegurarse de que se cumplan los

protocolos adecuados para las compras y la aprobacin del presupuesto y debe
asegurarse de que todos las compras sean realizadas de acuerdo a las polticas
generales de compras de la organizacin.

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BIBLIOGRAFIA
Molina Ramos Emmanuel Alejandro. (2014, Noviembre 4). Importancia del
proceso

administrativo

en

las

empresas.

Recuperado

de:

http://www.gestiopolis.com/importancia-del-proceso-administrativo-en-lasempresas/.
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Plan

Nacional

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Descentralizacin.

Recuperado

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http://observatoriograduados.uleam.edu.ec/doc/DOCUMENTOS/Plan-Nacional-deDescentralizacion-2012-2015.pdf/.

Diebold forma grupo orientado a mejorar la cadena de abastecimiento. (2005, Dec

15). PR Newswire En Espaol (South America).

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