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Misin Sucre
Plan Nacional de Formacin en Administracin
ESPECIFICACIN CURRICULAR
AUDITORIA
Trabajo Acompaado
Trabajo Independiente
Horas por semana
Total horas por trimestre
horas
3
3
6
84
ENERO 2009
Tabla de Contenidos
Competencias a desarrollar
Programa Instruccional
Fundamentacin
Unidad I: Marco Conceptual
Marco Histrico
Definiciones
Necesidad de la auditoria
Objetivo
Tipos de auditoria
Diferencia entre Auditoria Administrativa y Financiera
Perfil del Auditor
Normas de auditoria generalmente aceptadas
Normas generales
Normas de ejecucin del trabajo
Normas de Informacin
Pg.
4
5
7
10
11
13
14
15
16
18
22
26
28
28
29
30
31
33
35
39
40
42
42
44
45
46
47
52
60
63
71
72
73
75
Auditoria de Ventas
Auditoria de Compra
77
81
86
91
96
BIBLIOGRAFIA
97
98
101
105
107
114
UNIDAD TEMTICA
Participacin en desarrollo
endgeno
Habilidades y Destrezas
Compromiso social
Relaciones asertivas.
Conocimientos
Elaboracin informes.
Administrativo
Principios de Cooperativismo. y
PYME
Generales
procedimientosLeyes, Normas y
COMPETENCIAS A DESARROLLAR
Actitudes y
valores
PROGRAMA INSTRUCCIONAL
Sinopsis de Contenidos:
UNIDAD I. AUDITORIA MARCO CONCEPTUAL
Objetivo: Conocer los aspectos tericos en los cuales se basa la Auditoria.
Marco Histrico
Definiciones
Necesidad de la auditoria.
Objetivos
Tipos de auditorias
Diferencias entre la Auditoria Administrativa y Auditoria financiera
Perfil del auditor.
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Estrategias Metodolgicas
Exposicin del Facilitador.
Estudio de casos.
Dinmica Grupal Asincrnica.
Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo
Estrategia de evaluacin
La evaluacin de las competencias adquiridas por el participante se har a nivel
terico- reflexivo como parte de las actividades de esta unidad curricular y, a nivel
de aplicacin, en el eje longitudinal proyecto IV
FUNDAMENTACION
El administrador debe estar preparado, en sus conocimientos bsicos, para asumir
los retos que se presenten en su rea de trabajo y aceptar que debe estar
capacitado para
administracin.
KIFRCXZ<HGFD
Aclaratoria
Unidad I
Marco conceptual
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Marco Histrico
El expansionismo territorial Ingls, que estableci colonias en diferentes lugares
del mundo; en las cuales constituyeron empresas poderosas, con sus principales
dueos residiendo en Inglaterra, hizo necesario la creacin de medios idneos
para controlar a distancia estas inversiones. A tal efecto, ya para el siglo XV, era
rutinario el envi de emisarios; quienes en representacin de los dueos de tales
empresas, las visitaban peridicamente y efectuaban una revisin minuciosa de
los registros de contabilidad; as como una verificacin de los comprobantes
respectivos, para, finalmente preparar un informe completo, que mostrara a
dichos seores dueos, cual era la verdadera situacin financiera de dichas
empresas, as como el grado de Fidelidad, de Confiabilidad de la gestin de sus
administradores. Al correr del tiempo, las actividades de auditoria fueron
reglamentadas por la ley de uso obligatorio en las empresas pblicas de
Inglaterra. De Inglaterra, las funciones de auditoria pasaron a los Estados Unidos
de Amrica; ya que le siglo XIX, pero sin los rigores legales del viejo mundo; al
extremo de que los auditores contratados por las gerencias de las empresas, con
la finalidad expresa de evitar los fraudes, errores u omisiones, tanto en los
registros de Contabilidad, como en la gestin administrativas de las empresas. De
all el origen tambin de la Auditoria Administrativa.
Con el advenimiento de la Revolucin Industrial y la consecuente proliferacin de
todo tipo de empresas, la contabilidad y la auditoria tomaron un gran impulso y se
hicieron Indispensables. Pero, al mismo tiempo se creo una especie de vasos en
ese campo de actividades; debido a que cada quien interpretaba las cosas a su
manera; hasta que el fin, por el ao 1917, luego de finalizada la primera guerra
mundial, un tribunal norteamericano dicto normas para regularizar y uniformar los
principios y procedimiento de Contabilidad . (Rondon 1993, Pp. 1-5 y 1-7).
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Marco Conceptual
El conocimiento es hoy ms esencial para la riqueza de las
naciones que el capital o la mano de obra. Los factores de la
produccin tradicionales. La tierra, la mano de obra y el capital,
no han desaparecido, pero se han vuelto algo secundario, pues
siempre se les puede obtener, y con gran facilidad si se cuenta
con conocimiento.
Peter Drucker.
Definiciones
Para William .p. Leonard. La Auditoria es un examen comprensivo y constructivo
de la estructura de una empresa de una institucin o de cualquier parte de un
organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma
de operacin y sus equipos, humanos y fsicos.
La auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las
cifras de los estados financieros; es la revisin misma de registros y fuentes de
contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestra los estados
financieros emanados de ellos. Escalante (2003. Pp.12).
Para Gmez Rondn. (1993). La auditoria es una revisin y anlisis minucioso,
con espritu critico, de los registros y estados financieros de una organizacin; con
la finalidad de dictaminar el grado de confiabilidad que ofrecen; considerando las
leyes, principios y usos, que norman a tales registros.
Auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el
propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades. Franklin (1982. Pp.13).
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La auditoria es el
Necesidad de la auditoria
La necesidad del examen del estados financieros es indiscutible, el administrador
y el inversionista necesitan, como un elemento importante para tomar decisiones,
primero, conocer la situacin financiera de la empresa que administran o en la que
desean invertir y, segundo tener certeza de que tal situacin financiera
corresponde a la realidad que vive el negocio. Las decisiones de un director o un
inversionista son producto de varios elementos
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Objetivo
La auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar
el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en que
reas se requiere de un estudio mas profundo, que acciones se pueden subsanar
deficiencias, como superar obstculos, como imprimir mayor cohesin al
funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un anlisis causa-efecto que concilie
en forma congruente los hechos con las ideas. Franklin (2003. Pp12).
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Tipos de auditorias
Existen tres criterios de clasificacin para el estudio de la auditoria a saber:
a) Considerando su campo de actuacin, la Auditoria puede ser Financiera, o
Administrativa; tambin llamada Operativa
b) De acuerdo al grado de relacin existente entre el auditor y la empresa u
Organizacin auditada, la Auditoria puede ser Interna y Externa.
c) En atencin a la Periodicidad, con que se lleva a cabo dicha Auditoria, esta
puede ser Continua, o Peridica; y representada en forma sinptica, la
clasificacin de las distintas clases de auditoria seria como sigue:
Interrelacin
Interna
Deliberada
Externa
Automtica
AUDITORIA
Campo de accin
Financiera
Administrativa.
U Operativa
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beneficiosa, para toda clase de empresa u organizacin; puesto que permite a las
mismas ejecutar sus labores y alcanzar sus objetivos, con un mnimo consumo de
tiempo, esfuerzos y recursos; as como una mayor eficiencia y efectividad.
La eficacia de la auditoria administrativa guarda siempre proporcin con la
habilidad que muestre el auditor en la confeccin de los cuestionarios que utilizara
en su trabajo de investigacin; a fin de poder obtener toda la informacin posible y
precisa como para identificar las polticas administrativas, y los procedimientos; as
como la medida en que estas se cumplan.
Muchos Ejecutivos se preocupan por detectar aquellas reas administrativas
problemticas, a consecuencia de dificultades, tales como:
a) Alta rotacin de personal.
b) Fallas en investigacin de Mercados
c) Muchos desperdicios
d) Duplicidad de funciones
e) Falta organizacin y coordinacin de esfuerzos.
Todos estos problemas se detectarn por medio de los resultados que nos
proporcionara la auditoria administrativa.
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Auditoria Administrativa
-
Apreciar
la
calidad
de
administracin
- Calidad tanto individual como
colectiva
1.- Propsito
Auditoria Financiera
la
- Factor procesal
- La situacin Financiera
- Factor Analtico
- Facto medio- ambiente
- Hacia la situacin administrativa
y operativa de los organismos
3.- Orientacin
4.- Medicin
5.- Mtodo
7.- Interesados
8.- Realizacin
administracin.
6.- Precisin
- Relativa en precisin.
- Bsicamente internos: La
direccin superior gerentes
funcionales.
- Potencial
- Requerida Opcionalmente
- Requerida legalmente
- Mayor antecedente de su
10.- Antecedentes
existencia
- Por tradicin
11.- Catalizador
evaluar lo administrativo en un
9.- Necesidad
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direccin.
- Peridica pero su periodicidad
12.- Frecuencia
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Administrado la
empresa en cuanto a:
a) Dar cumplimiento a las metas y polticas adoptadas por la organizacin.
b) Hacer efectiva la planificacin
c) Funcionamiento del sistema organizacional
d) Dirigir y controlar las operaciones
e) Toma de decisiones
f) Desviaciones, fraudes, errores
g) Mejorar procedimientos
La auditoria administrativa revela las posibles fallas que se podran suceder en
futuro econmico de la empresa.
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Perfil Del Auditor Las caractersticas de un Auditor constituyen uno de los tpicos
de mayor importancia en el proceso de instrumentacin de una auditoria
administrativa,
es
en
el
auditor
en
que
recae
la
responsabilidad
de
que esta
exige, pues eso le permitir interactuar de manera natural con los mecanismos de
estudio de una u otra manera se emplearan durante el desarrollo.
Atendiendo a tales necesidades, es recomendable apreciar los siguientes niveles
de formacin.
Formacin acadmica
Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, Informtica,
comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales,
ingeniera industrial, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho.
Formacin complementaria
Instruccin en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional, a travs de
conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos etc.
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Formacin emprica
Conocimiento resultante de la implementacin de auditorias en diferentes
instituciones, con o sin contar con un grado acadmico. Adems, el auditor deber
saber operar equipos de computacin y de oficina. La actualizacin continua
permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su
funcin en forma prudente y justa.
Habilidades y destrezas
En forma complementaria a su formacin profesional, terica, practica, o ambas,
se demandan del auditor otro tipo de cualidades que son determinantes en su
trabajo, producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter.
Recursos personales: Son el producto del desenvolvimiento y dones intrnsecos
al carcter.
Experiencia
Una de las caractersticas fundamentales que se deben considerar en el auditor,
es la experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y
diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitir sus
observaciones.
Responsabilidad Profesional
El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad conocimiento y
criterio profesional para determinar el alcance, las estrategias y tcnicas que habr
de aplicar en una auditoria, y como evaluar los resultados y presentar los informes
correspondientes.
Para este efecto el auditor deber hacer nfasis en:
Capacitacin contina.
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Vinculo
personales,
profesionales,
financieros
obligaciones
con
la
organizacin.
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Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas
Generales
(Cualidades personales
Del Auditor)
1) Formacin y
competencia tcnica
2) Independencia de
Actitud mental
1) Planear el trabajo
y supervisar los
asistentes.
2) Conocer el control
interno
De Informacin
1) conformidad de los
estados con los PCGA.
2) Uniformidad en la
aplicacin de los PCGA
3) Suficiencia de
revelacin
3) Debido Cuidado
profesional
3) Obtener suficiente
evidencia
competente
4) Expresin de
Opinin
Codificado como
Statements on
Auditing Standardars
(SAS)
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Unidad II.
Evidencia Control
Interno y Riesgo en
la auditoria
administrativa
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Evidencia
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Evidencia
de la auditoria es toda la informacin que utiliza el auditor para llegar la conclusin
en que se basa su opinin. Esta informacin incluye tanto los registros de los
estados financieros como otros tipos de informacin.
Evidencias de auditoria y mtodos de obtencin de informacin:
Tipos de evidencia
Evidencia fsica
Evidencia testimonial
Evidencia documental
Evidencia analtica
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Control Interno
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,
se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al
medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se
centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para
mantenerse en el mercado.
Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la
importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles
se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las
exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los
departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen
dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de
afinar su funcionabilidad dentro de la organizacin.
El sistema de control Interno de una empresa comprende diversos elementos,
entre los cuales se incluyen el ambiente de control, los sistemas de contabilidad y
los controles internos contables y administrativos. Esos elementos, que se
componen de polticas, procedimientos y los medios para vigilar su cumplimiento,
son diseados por la administracin de la empresa con el fin de proteger sus
activos, generar registros contables confiables, fomentar la eficacia de operacin
y alentar la observancia de las polticas administrativas prescritas. Colectivamente,
los diversos elementos de un sistema de control interno funcionan dentro de una
empresa con el fin de reducir la exposicin involuntaria a riesgos de carcter
comercial, financiero o contable. Montgomery (2001).
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Delegacin de autoridad
Asignacin de responsabilidades
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y
prdidas.
La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:
Caja y Banco
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Caja chica
Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro
de la misma que no requiere uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja
chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques.
La Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se
carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los
mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor.
Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
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Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de
mes.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la
venta. Mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de
adquisicin, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un
departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.
Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, entre los
cuales se han destacados los siguientes:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Mtodo de promedio mvil:
Este mtodo de control de inventarios tiene com caractersticas fundamentales
las siguientes:
cada
Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de
Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la
primera mercanca que se compra es la primera en venderse o salir.
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Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas
que se comprar son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
Todas las funciones de efectivo.
Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una divisin
de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son
responsables por:
La entrega de mercanca
La funcin de facturacin
La verificacin de la factura
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Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por
suministradores, y en cada uno, por cada recepcin, y cada pago
efectuado.
Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de vencimiento, a fin de
tener conocimiento actualizado de los tiempos de vencimiento y proceder a
activar su pago.
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Riesgo de la auditoria
Relacin entre el riesgo y la evidencia de la auditoria
La expresin riesgo de auditoria indica la posibilidad que los auditores sin darse
cuenta no modifiquen debidamente su opinin En otras palabras, es el riesgo de
que los auditores emitan una opinin sin salvedades, que contengan una
desviacin material de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Se
reduce recabando evidencia: cunto ms confiable sea, menor ser el riesgo. Los
auditores han de reunir suficiente evidencia para aminorar el riesgo a un nivel bajo
en todas las auditorias. Una forma sencilla de obtenerla consiste en aumentar el
alcance de los procedimientos. Sin embargo, tambin se logra seleccionando
procedimiento mas eficientes o relazndolos en una fecha mas cercana a la del
balance general (o despus de terminado). La necesidad de recoger evidencia
suficiente y competente esta incluida en la ejecucin del trabajo. Debe obtenerse
evidencia suficiente y competente mediante la observacin, la inspeccin, las
preguntas y confirmaciones para contar con un fundamento razonable que permita
emitir una opinin respecto los estados financieros.
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Unidad III
Metodologa
De La Auditoria
Administrativa
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marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se
conduzcan en forma programada y sistemtica, unifique criterios y delimiten la
profundidad con que se revisaran y aplicaran las tcnicas de anlisis
administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Tambin cumple con la funcin de facilitar al auditor la identificacin y
ordenamiento de la informacin correspondiente a los registros de hechos,
hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones,
para su examen, informe y seguimiento. (Franklin 2003 pp. 55)
De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodologa son:
a) Planeacin
b) Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento
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A) PLANEACION
Es un lineamiento generales que norma la aplicacin de la auditoria administrativa,
para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la
investigacin preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean
suficientes pertinentes y relevantes.
Objetivo
Determinar las acciones que deben realizar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que
prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.
Para planificar una auditoria es necesario tomar en cuenta los siguientes factores.
Fuentes de estudio
Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la
informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Internas
Gobierno Corporativo
Socios
Niveles de organizacin
Sistemas de informacin
Externas
Redes de informacin
Proveedores
Clientes o usuarios
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Investigacin preliminar
Definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica para su desarrollo
requiere de
Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido. Franklin 2003 pp. 56
48
49
50
Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin
de procurarse una imagen positiva; lo que facilitara su tarea y estimulara la
participacin activa del personal de la organizacin.
Con el propsito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el
equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios que no tengan un sustento,
o de hacer promesas que no puedan cumplir, apegndose en todo momento a las
directrices de la auditoria en forma objetiva.
Diagnostico preliminar
El diagnostico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptible de
alcanzar, los factores que se van a examinar, las tcnicas a emplear y la
programacin que se va orientar el curso de accin de auditoria.
Con esta perspectiva, el auditor esta obligado a prever la realizacin de los
siguientes pasos:
1. Enriquecer la documentacin de antecedentes y justificacin de la auditoria
2. Afina el objetivo general
3. Definir los objetivos tentativos especficos por rea
4. Complementar la estrategia global
5. Ajustar y concretar el proyecto de auditoria
6. Determinar las acciones a seguir
7. Delimitar claramente el universo a examinar
8. Proponer tcnicas para la capacitacin y el anlisis de la informacin
9. Plantear alternativas de medicin
10. Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias
11. Coadyuvar en el diseo y aplicacin del examen
12. Contribuir en la elaboracin del informe
13. Proponer mecanismos de seguimiento
En la planeacin se fija el objetivo de la auditoria, los factores a revisar, que
incluyen el proceso administrativo y los elementos especficos que complementan
su funcionamiento, las fuentes de estudio interna y externas, la investigacin
51
B) Instrumentacin
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditoria,
etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin
que se estimen mas viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la
auditoria, la medicin que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y
evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin
efectiva.
Recopilacin de informacin
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que
haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin,
reprogramar la auditoria o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminacin, teniendo siempre
presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y
evaluacin, para mantener una lnea de accin uniforme.
Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede emplear
alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas.
Investigacin documental
Observacin directa
Entrevistas
Cuestionarios
Cedulas
Investigacin documental
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Normativa
Acta constitutiva
Reglamento interno
Reglamentacin especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Administrativos
Organigramas
Manuales administrativos
Sistemas de Informacin
Plantillas de personal
Mercado
Productos y servicios
reas (poblacin ingresos factores limitantes).
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Determinacin de precios
Ubicacin geogrfica
Localizacin
Caractersticas
Del terreno
Estudios financieros
Programas de financiamiento
Evaluacin financiera
Situacin econmica
Sistema econmico
Aspectos sociales
Variables demogrficas
Observacin directa
Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la
organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional
imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin
directa, y comente y discuta su percepcin con su equipo de trabajo; de esta
manera se asegurara de que exista un consenso entorno a las condiciones de
funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los que deber sujetarse en
todo momento la auditoria.
La entrevista
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55
El proyecto de auditoria
Evidencia
La evidencia comprende como ya se dijo es la comprobacin fehaciente de los
hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento
relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y
conflicto que pueda traer consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y
utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se
apegue en todo momento a la lnea de trabajo acordada, alas normas en la
materia y a los citerior que durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La
evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
Fsica: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades,
bienes o sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas, cuadros, mapas o
muestras materiales.
Documental. Se obtiene por medio del anlisis de documentos y esta contenidas
en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de
comunicacin producto del trabajo.
Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la
aplicacin de la auditoria.
57
Pertinente:
Cuando
existe
congruencia
entre
las
observaciones,
Monitorear constantemente
cualquier duda
Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometido a
revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable
59
Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor lder del
equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones
C) Examen
En el examen se establece el propsito, el procedimiento y las variables
cuantitativas seleccionadas para revisar la informacin captada, y la formulacin
del diagnostico administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrn
de servir para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un
modelo analtico de la organizacin.
El examen de los factores de la auditoria consiste en dividir o separar sus
elementos componentes parta conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen
de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e
interaccin de las partes entre si y con el todo, y de estas con sus contexto.
Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y
las circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin
ptimos.
Procedimiento
60
haciendo
comparaciones
buscando
analogas
discrepancias.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos:
Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio,
planteando la pregunta Por qu?
61
profunda en cuanto al las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del
auditor. (Franklin 2003 pp. 73)
Tcnicas de anlisis administrativos
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus
observaciones, y le posibilitan:
Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis, y que representan un
apoyo valioso apara el auditor, se encuentran las siguientes:
Organizacionales
Anlisis de sistemas
Anlisis de estructura
rbol de decisiones
Autoevaluacin
Control de calidad
Diagrama de pareto
Benchmarking
Empowerment
62
Estudio de factibilidad
Estudio de viabilidad
Inteligencia emocional
Reingeniera organizacional
Reorganizacin
Cuantitativas
Cadena de eventos
Modelo de inventarios
Muestreo
Programacin dinmica
Programacin lineal
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D) Informe
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en el
cual se consignen los resultados de la auditoria; identificando claramente el rea,
sistema, programa, proyecto, etctera, auditado, el objeto de la revisin, la
duracin, alcance, recursos y mtodos empleados.
En virtud de que este documento se sealan los hallazgos as como las
conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde
suficiente informacin respecto al la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que
se presentan, dependiendo del numero de caos o transacciones revisadas en
funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo, es importante
que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por
evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer los si los
instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales,
64
para su
65
Ofrecer a los niveles de detencin los elementos idneos para una toma de
decisiones objetiva y consistente.
66
Titular de la organizacin
rgano de gobierno
Niveles directivos
E) Seguimiento
Finalmente
en
el
seguimiento
se
integran
las
observaciones
67
Verificar
que
las
acciones
realizadas
como
resultado
de
las
Objetivo general
Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las
observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atencin y puesta en
operacin.
Lineamientos generales
68
Reprogramar
las
fechas
compromisos
para
implantar
las
Acciones especficas
69
Asignacin de responsabilidades
Factores considerados
reas de aplicacin
Periodo de realizacin
Porcentaje de avance
Costo
Resultados obtenidos
Impacto logrado
Desviaciones
Causas
Efectos
Calendarios de aplicacin
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Resumen
El marco metodolgico representa el camino indicado o pasos a seguir, para
guiar las acciones de una auditoria administrativa, debe permitir realizar las
correcciones necesarias para cumplir con los objetivos de la misma y
transformar las experiencias adquiridas en conocimientos.
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UNIDAD IV
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
POR AREAS
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Presentacin
En este capitulo se abordaran algunas reas funcionales de inters para el auditor
administrativo, que representan actividades susceptibles
de auditarse. No se
73
74
13. Se han explicado claramente las relaciones del departamento con los dems
departamentos? Cmo?
14. Qu tipo de departamentalizacin se ha llevado a cabo en la unidad y con base en qu
se ha hecho? Explquelo.
15. Alcanza la organizacin sus fines con el mximo de eficiencia y el mnimo de
esfuerzo? Cmo?
DESCRIPCIN DE FUNCIONES
16. Las actividades bsicas de la empresa se dividen y agrupan de una manera orgnica,
constituyendo funciones?
17. Cada funcin bsica se realiza en una sola seccin o departamento de la empresa?
18. La funcin principal controla las subfunciones auxiliares?
19. Se utilizan cuadros de distribucin del trabajo paro revisar las actividades del
personal?, desde cundo se ocupan?
20. Se cuenta con un manual de organizacin, que especifique claramente la estructura
funcional?, est actualizado?
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HOJA DE ANALISIS
Unidad Administrativa:
GERENCIA
Fecha de Inicio
Observaciones
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Auditoria de ventas
Descripcin del rea funcional
Esta funcin es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o
servicios en manos de la gente dispuestas a pagar mas de lo que cuesta elaborar
el bien o proporcionar lo servicios. No existe empresa comercial (privada) que
venda bienes y servicios sin un margen de contribucin que le permite al ente
mantenerse en el tiempo. Pero la actividad de vender con ganancia no es cosa
fcil; viene a ser el producto final de un conjunto complejo de actividades.
Sencillamente, la habilidad para administrar las actividades de ventas o
comercializacin y la manera de utilizar los recursos revisten de un inters
especial para el auditor administrativo. Cuando el auditor revisa el desempeo de
un departamento de ventas debe ver
si la administracin se aplica
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Distribucin
Polticas
Registros
Control
Comercializacin
Estrategia de planeacin
Anlisis de ventas
Pronostico de ventas
Investigacin de mercados
Planeacin de mercados
Tctica (Accin)
Promocin y publicidad
Administracin de ventas
Servicio al cliente
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1.
2.
3.
4.
POLITICAS
Se cuenta con polticas de ventas por escrito?
Reflejan los objetivos de la direccin superior?
Conoce las polticas el personal del departamento?
Las polticas describen condiciones tales como: a) caractersticas del
vendedor, b) seleccin del vendedor, c) obligaciones del vendedor, d) formo
de realizar la venta, el adiestramiento, f) descuentos, g) actividades poro la
venta?
REGISTROS
Se disean y controlan las formas y registros?
Existe un mtodo adecuado para el manejo de documentos?
Los expedientes de clientes se localizan fcilmente y existe un mtodo de
informacin adecuado?
Qu registros se preparan para informacin sobre ventas?
CONTROL
1. Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?
2. Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases
ptimas?
3. Se elaboran estadsticas de ventas: por vendedor, por producto y por
lnea, y se tienen datos de los ltimos tres aos?
4. Se controlan los volmenes de devolucin, quejas, servicios visitas y
gastos, y se reportan a la direccin superior?
ANLISIS DE VENTAS
1. Se desarrolla alguna forma de anlisis de ventas?
2. Existe algn medio para medir lo redituabilidad por vendedor y por
territorio de ventas?
3. Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades del
vendedor, devoluciones, gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones,
etc.?
PRONSTICOS DE VENTAS
1. Se elaboran pronsticos de ventas todos los aos para cada producto?
2. Estn bien basadas y son lgicas las proyecciones de ventas? Es decir,
se desarrollan despus de una investigacin del mercado o econmica?
3. Se preparan proyecciones con suficiente detalle paro comparar con ellas el
desempea?
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INVESTIGACIN DE MERCADOS
1. Se llevo a cabo alguna investigacin de mercados?
2. Cmo se investigan nuevas mercados?
3. Informan los vendedores respecto a lo que los clientes creen necesitar en
materia de diseo del producto, qu producto se vende mejor y por qu,
efectos sobre ventas proyectadas, etctera?
PROMOCIN Y PUBLICIDAD
1. Son adecuados los presupuestos de publicidad promocional?
2. Se revisan los gastos hechos por las agencias de publicidad a fin de tener
un adecuado control de gastos?
3. Existe alguna manera de conocer la efectividad de cada campaa
publicitaria?
4. Proporciona la empresa servicio para sus productos? Es adecuada la
literatura tcnica de ventas?
ADMINISTRACIN DE VENTAS
1. Se camparon los volmenes de ventas esperados por cada vendedor con
los resultados obtenidos? Qu acciones se toman con las desviaciones?
2. Elaboran reportes los vendedores? Con qu frecuencia?
3. Se asignan cuotas de ventas o cada vendedor y participan en la fijacin de
sus cuotas?
SERVICIOS AL CLIENTE
1. Formo parte el servicio a clientes, del departamento de ventas?
2. Se lleva un control sobre las quejas de los clientes?
3. Algn funcionario se encarga de analizar las quejas de los clientes?
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 171-172
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Auditoria de compras
Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el suministro
de materias primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir para
producir y vender un producto; por tanto las compras son de vital importancia para
las ganancias. La influencia que tienen las compras en una empresa depende del
porcentaje del valor agregado del producto acabado y en un grado considerable
de contribucin a la empresa. En la mayora de las empresas el gerente de
compras depende del nivel ejecutivo superior. Pero tal reconocimiento no siempre
resulta en que el departamento de compras adopte o se vea obligado a tener las
perspectivas debidas a la organizacin y a los procedimientos. La funcin de
compras se concepta como la operacin que se propone suministrar, en las
mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo, a los distintos
sectores de la misma, los materiales (materias primas y productos semi acabados,
accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios etc.) que son necesarios para
alcanzar los objetivos.
Por abastecimiento se entiende al conjunto de actividades cuyo objetivo es
proveer a todas las areas de la empresa relacionada con materiales como
produccin, ventas y servicio de cantidad adecuada de estos materiales en el
momento preciso y al menor costo posible.
Objetivo de la auditoria de compras
La auditoria de compras tiene como propsito examinar y evaluar si la funcin de
compras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios adecuados para
determinar
su
eficiencia
eficacia.
Para
esto
debern
examinarse
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COMPRAS
ORGANIZACION
ABASTECIMIENTO
Operacin
Anlisis de costo y tiempo
Planeacin de compras
Polticas
Ventas
Alcance de la auditoria
La justificacin principal para formalizar las actividades de compras es econmica.
Por lo tanto, el alcance de esta auditoria es la verificacin de los costos y el tiempo
implicados en las compras. Sin embrago, hay que revisar la estructura orgnica,
sus objetivos y planes, las polticas de compras, as como la informacin usada,
administracin, investigacin, procedimientos, que indican el alcance de esta
operacin dentro de una empresa.
El alcance en la organizacin consiste en determinar que departamento o puestos
sern afectados en nuestra revisin. (De acuerdo con la causa que determine la
misma). Es conveniente analizar las jerarquas para obtener las aprobaciones que,
en su caso, sern necesarias y evitarse bloqueos y fricciones innecesarias.
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Plan de auditoria
Para llevar a cabo la auditoria de compras y abastecimiento se requiere de un plan
para revisar esta rea funcional y se puede estructurar en: organizacin y
abastecimiento (ver grafico anterior).
A continuacin se muestra un cuestionario por rea de compras que el auditor
puede aplicar en esta rea de anlisis.
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Departamento de COMPRAS
ORGANIZACIN
1. Existe un departamento o una sola unidad orgnica encargada de las
compras?
2. Estn definidas las funciones del departamento de compras? En dnde?
3. Parece justificado el grado actual de centralizacin o descentralizacin de
as compras?
4. Adems del departamento de compras, existen otras reas o personas que
efectan compras? Quines y por qu?
INFORMACIN
1. Cuentan con suficiente informacin para hacer una aprobacin adecuada
de las personas encargadas de autorizar las solicitudes?
2. Se utilizan informes del anlisis de control de calidad como medida de
desempeo del agente de compras?
3. Se informa a compras sobre cambios de ingeniera o material que se
hagan para evitar que se compre en exceso o para reducir al mnimo lo caduco
del inventario?
4. Hay coordinacin entre compras y control de inventarios, y planeacin de
produccin para establecer nuevos pedidos, tiempos, inventarios, etctera?
SOLICITAR
1. Se lleva a cabo una verificacin de solicitudes? Quin la realiza?
2. Se consiguen cotizaciones y se efecta un anlisis, no slo de precios,
sino de condiciones de crdito, tiempo, entrega, etctera?
3. Se efecta una programacin de compras y entregas?
4. Se llevan a cabo trmites poro la entrega y verificacin del recibo de
materiales?
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INVESTIGACIN
1. Se llevan a cabo estudios sobre el mercado y los materiales para encontrar
materiales y componentes de sustitucin?
2. Se han hecho en el departamento anlisis de operaciones comparativas?
3. Se ayudo a desarrollar y mantener con normas y especificaciones los
nuevos productos, as como los ya establecidos?
4. Se hacen anlisis sobre materiales de desecho, obsoletos y excedentes?
OPERACIN
1. Estn definidos por escrito los procedimientos del departamento?
2. Se han documentado los procedimientos de compras en un manual?
3. Est actualizada la documentacin de procedimientos y a disposicin del
personal encargado de stos?
4. Cubren los procedimientos aspectos como: solicitud, autorizacin, formas,
relaciones organizacionales y operaciones con contabilidad,
recepcin, inventarios, polticas, etctera?
PLANEACIN DE COMPRAS
1. Estn elaborados los planes con tiempo suficiente para cumplir con los
compromisos de la empresa?
2. Interviene personal especializado en la formulacin de planes y
programas? Existe coordinacin?
3. Se lleva a cabo una programacin y control de las compras de materiales
de consumo y las de pequeo volumen?
4. Se avisa al departamento de compras en cuanto a cambios para evitar que
se compre en exceso o para reducir al mnimo lo caduco del
Inventario?
POLITICAS
1. Se cuenta con polticos escritas sobre compras?
2. A qu nivel se han establecido polticas: a) de empresa, b) divisionales, c)
de administracin local, d) departamental?
3. Qu polticas rigen sobre tolerancias y clasificaciones tcnicas y perodos
de entrega?
4. Existen polticas que describen las condiciones bajo las cuales la seleccin
de proveedores se pueda hacer independientemente del departamento de
compras?
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Objetivo de la auditoria
La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar
aspectos de personal con fines de administracin, informacin, y control. Sin
embargo, hay que profundiza mas sobre el objetivo de este tipo de auditoria, y
podemos decir que este es el siguiente: examinar y evaluar funciones, actividades
y formas en que operan los recursos humanos para determinar si se ajustan a los
programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijadas en
la materia; sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para
el mejor cumplimiento de los fines de la administracin de los recursos humanos.
Alcance de la auditoria
La auditoria de recursos humanos no puede realizarse exclusivamente en los
registros y elemento de control que posee el departamento de recursos humanos,
sino que tendr un alcance muy amplio, por ejemplo, reas como: objetivos,
polticas, funciones, reclutamiento, capacitacin, relaciones con el sindicato,
rotacin, y movimiento del personal entre otros.
Plan de auditoria
Planear una auditoria es decir como va a practicarse el examen, cuales sern los
procedimientos a seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicacin
y el personal que debe asignarse al trabajo. En la planeacin de una auditoria
formamos una estructura del trabajo a seguir, eligiendo y formando los
procedimientos de revisin, elaborando un programa y organizando al personal
que tomara parte en esta actividad
Las consideraciones anteriores implican la necesidad y la conveniencia de
elaborar un proyecto de la forma en que se va a realizar, el examen y evaluacin,
es decir, la planeacin de la auditoria.
El examen y la evaluacin de los recursos humanos son difciles; el xito de este
trabajo depender, en gran parte, del auditor, en cuanto a los aspectos generales
de la funcin y las actividades ms significativas.
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Recursos Humanos
humano
Administracin de personal
Relaciones Laborales
Contratacin colectiva
Reglamentos de trabajo
Relaciones Laborales
Higiene y seguridad
Industrial
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CONTROL DE PERSONAL
1. Se cuenta con registros de personal y estn adecuadamente archivados?
90
91
agente de produccin. Da
92
93
Crdito y cobranza
Operacin de crdito
Operacin
Polticas
Sistemas de crditos
Control de Operaciones
Operacin de Cobro
Forma de Operar
Polticas
Gestiones de cobro
Control de operaciones
94
96
Unidad V
AUDITORIA
PUBLICA
97
Administracin Pblica
98
fiscal del estado, su funcin consiste en recaudar los tributos de los que se sirve
el estado para invertirlos en los servicios pblicos que presta a la ciudadana, este
rgano tambin tiene como funcin la creacin de instrumentos o mecanismo de
recaudacin de tributos para el estado. La hacienda pblica gestiona los ingresos
y los egresos, los primeros por medio de la recaudacin y los segundos por medio
de la asignacin mediante los presupuestos anuales elaborados por el estado
(ONAPRE).
La Oficina de Resguardo Nacional: Es un organismo pblico creado por el
Ejecutivo Nacional para custodiar los bienes que constituyen la Hacienda Publica
nacional, fiscalizar e inspeccionar las rentas Nacionales, impedir el contrabando y
cualquier otro fraude que atente contra el patrimonio Pblico.
Bienes Nacionales
99
100
101
cargo
de
los
Tribunales
que
integran
la
Jurisdiccin
102
103
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105
informes
los
estados
financieros
de
una
entidad
pblica
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109
Control
de
la Administracin
Descentralizada
Poltico-Territorial;
110
INSTRUMENTOS LEGALES
.- NORMAS GENERALES DE AUDITORIA DE ESTADO. Gaceta Oficial N 36.229
de fecha 17-06-97
Conjunto de orientaciones generales, dirigidas a uniformar y optimizar la labor de
la auditoria del sector pblico, las cuales determinan los requisitos exigidos para
que los auditores y las entidades fiscalizadoras realicen sus funciones de
fiscalizacin e informen de manera oportuna y eficaz.
.-NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO. Gaceta Oficial N 36.229 de
fecha 17-06-97
Criterios bsicos de carcter general a ser observados por los entes u organismos
que conforman el sector pblico en las distintas reas financieras y operativas, por
lo que constituyen estndares mnimos aceptables que facilitan a las instituciones
el establecimiento de los sistemas de control interno y a los auditores la
evaluacin de los mismos.
NORMAS PARA EL FUNCIONAMIENTO COORDINADO DE LOS SISTEMAS DE
CONTROL EXTERNO E INTERNO. Gaceta Oficial N 36.229 de fecha 17-6-97
Conjunto de disposiciones que permiten llevar a cabo, de manera estructural y
coordinada, las funciones de control en los distintos niveles y sectores donde se
materialice la actividad del estado.
NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD DEL SECTOR PBLICO. Gaceta
Oficial N 36.100 de fecha 4-12-96
Supuestos fundamentales, conceptos bsicos o postulados que tienen por
propsito que la contabilidad del sector pblico logre el objetivo de producir
sistemtica y estructuralmente informacin veraz para la toma de decisiones de la
entidad pblica.
111
PARA
LOS
ORGANISMOS
DEL
PODER
NACIONAL.
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
la
OLACEFS:
113
114
Fuentes consultadas
Constitucin. (1999). Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
5453. marzo 3, 2000.
COMITE INTERNACIONAL DE PRACTICA DE AUDITORIA (IFAC) Normas
Internacionales de Auditoria Emitidas por- el Instituto Mexicano De contadores
Pblicos (IMCP).
FEDERACIN DE COLEGIOS DE CONTADORES PBLICOS DE VENEZUELA.
Declaraciones de Normas y Procedimientos de Auditoria (DNA) Todas.
Franklin F. (2001). Gua de Auditoria. Edit. Mc Graw Hill.
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS (IMCP). Normas y
procedimientos de Auditoria.
Ricardo, C. Auditoria Montgomery Edit. Limusa-Noriega Editores. 2001.
Rodrguez, Joaqun, V. (1990) Sinopsis de Auditoria Administrativa. Editorial Trillas.
Gmez Rondn 1992 Auditoria Administrativa, Ediciones fragor, Venezuela
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, (1995). Gaceta oficial de
la Republica de Venezuela. N 5016 Extraordinaria de fecha 13 de diciembre de
1995.
Victor M. Mendivil Escalante 1982 Elementos de auditoria, ediciones contables y
administrativas .s.a Mxico tercera reimpresin.
Wittington. (2000). Auditoria Un Enfoque Integral. Edit. Mc. Graw Hill.
115
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