FILTROS

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.)
que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar,
aplicar formato, representar mediante grficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver
a organizarlo ni moverlo.
Tambin puede filtrar por ms de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional
se basa en el filtro actual y adems reduce el subconjunto de datos.
Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos
tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar
por color de celda o por una lista de nmeros, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro
personalizado, pero no por ambos.

Filtrar texto
1.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas
1.

Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanumricos.

2.

En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.

Tabla

Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos
alfanumricos.

1.

Haga clic en la flecha

del encabezado de columna.

2.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de valores de texto

En la lista de valores de texto, active o desactive uno o ms valores de texto por los que filtrar.
La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista
es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los
valores de texto concretos por los que desea filtrar.
Crear criterios

1.

Elija Filtros de texto y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del operador de
comparacin o en Filtro personalizado.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carcter especfico, seleccione
Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres especficos en cualquier lugar del
texto, seleccione Contiene.

2.

En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o

seleccione el valor de texto de la lista.

Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carcter
comodn.

UTILICE

PARA BUSCAR

? (signo de interrogacin)

Un nico carcter
Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco)

Cualquier nmero de caracteres

Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~

Un signo de interrogacin, un asterisco o una tilde

Por ejemplo, fy06~? buscar "fy06?"

3.

Tambin puede filtrar por ms de un criterio.

Filtrar nmeros
Crear criterios
1.

Elija Filtros de nmero y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del operador de
comparacin o en Filtro personalizado.
Por ejemplo, para filtrar por un lmite numrico inferior y superior, seleccione Entre.

2.

En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha, escriba los

nmeros o seleccinelos de la lista.
Por ejemplo, para filtrar por un nmero comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.

3.

Tambin puede filtrar por ms de un criterio.

Filtrar fechas u horas

Crear criterios
1.

Elija Filtros de fecha y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtro comn
NOTA

Un filtro comn es un filtro que est basado en un operador de comparacin.

1.

Haga clic en uno de los comandos del operador de comparacin (Igual a, Antes, Despus o
Entre) o haga clic en Filtro personalizado.

2.

En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o
una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botn Calendario para
buscar y escribir una fecha.
Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora mxima y una mnima, seleccione Entre.

3.

En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la derecha, escriba

una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botn Calendario
para buscar y escribir una fecha.
Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al "6/1/2006",
escriba 3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00 a.m." y
posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m.
Filtro dinmico

NOTA

Un filtro dinmico es aquel cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a aplicar el

filtro.
1.

Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida.

Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy. Para filtrar
por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente.

2.

Haga clic en Aceptar.

NOTAS

Los comandos del men Todas las fechas en el perodo, como Enero o Trimestre 2,
aplican un filtro por el perodo independientemente del ao que sea. Esto puede resultar til,
por ejemplo, para comparar las ventas por perodo de varios aos.

Este ao y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de tratar fechas
futuras. Este ao puede devolver fechas futuras del ao en curso, mientras que Hasta la
fecha nicamente devuelve fechas hasta la fecha actual, sta incluida.

Informacin general sobre filtros

avanzados
El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos importantes.

Muestra el cuadro de dilogo Filtro avanzado en vez del men de Autofiltro.

Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de clculo y
sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de criterios
independiente del cuadro de dilogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.
Ejemplo: rango de criterios (A1:C4) y rango de datos (A6:C10) que se usan en los siguientes
procedimientos
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
Cmo copiar un ejemplo

1
Tipo

Vendedor

Ventas

Tipo

Vendedor

Ventas

Bebidas

Suyama

5122 $

Carnes

Davolio

450 $

Alimentos

Buchanan

6328 $

Alimentos

Davolio

6544 $

2
3
4
5

10

Utilizar el signo igual para escribir texto o un valor

Dado que el signo igual (=) se utiliza para indicar una frmula cuando se escribe texto o un valor en una celda,
Excel evala lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para indicar un
operador de comparacin de igualdad para texto o un valor, escriba los criterios como expresiones de cadena
en las celdas apropiadas del rango de criterios:
=''=entrada''
En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo:

EN LA CELDA SE ESCRIBE

EXCEL EVALA Y MUESTRA

="=Davolio"

=Davolio

="=3000"

=3000

Considerar la distincin entre maysculas y minsculas

Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre maysculas y minsculas. Sin embargo, puede usar una
frmula para realizar una bsqueda que distinga entre maysculas y minsculas. Para ver un ejemplo, vea
Filtrar utilizando criterios de carcter comodn para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres
pero no otros.

Utilizar nombres predefinidos

Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecer automticamente en el
cuadro Rango de criterios. Tambin se puede definir el nombre Base de datos para el rango de datos que se
deben filtrar y definir el nombre Extraer para el rea donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecern
automticamente en los cuadros Rango de la lista y Copiar a, respectivamente.

Crear criterios utilizando una frmula

Puede utilizar como criterio valores calculados que sean el resultado de una frmula (frmula: secuencia de
valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor
nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). Tenga en cuenta los puntos importantes
siguientes:

La frmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.

Puesto que est utilizando una frmula, escriba la frmula como lo hara normalmente, pero no la
escriba de la forma siguiente:
=''=entrada''

No utilice rtulos de columnas para los rtulos de los criterios; deje los rtulos de criterios en blanco o
utilice uno que no sea un rtulo de columna incluido en el rango (en los ejemplos siguientes, Promedio calculado
y Coincidencia exacta).
Si en la frmula utiliza un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango,
Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #NOMBRE? o #VALOR! en la celda que contiene el criterio.
Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango.

La frmula que se utiliza para los criterios debe usar una referencia relativa (referencia relativa: en
una frmula, direccin de una celda basada en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y la celda
a la que se hace referencia. Si se copia la frmula, la referencia se ajusta automticamente. Una referencia
relativa toma la forma A1.) para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila. En el ejemplo,
Filtrar utilizando una frmula para valores mayores que el promedio de todos los valores en el rango de datos,
se utilizara C7, y en el ejemplo, Filtrar utilizando una frmula para texto en una bsqueda en la que se distinga
entre maysculas y minsculas, se utilizara A7).

Todas las dems referencias usadas en la frmula deben ser referencias absolutas (referencia de celda
absoluta: en una frmula, direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que
contiene la frmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.).
VOLVER AL PRINCIPIO

Filtrar utilizando varios criterios en una

columna en la que puede cumplirse
cualquier criterio
Lgica booleana:
1.

(Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan")

Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango
de criterios debe tener rtulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de
criterios y el rango.
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

Cmo copiar un ejemplo

1
Tipo

Vendedor

Ventas

Tipo

Vendedor

Ventas

Bebidas

Suyama

5122 $

Carnes

Davolio

450 $

Alimentos

Buchanan

6328 $

Alimentos

Davolio

6544 $

2
3
4
5

10

2.

Para buscar filas que cumplan varios criterios para una columna, escriba los criterios directamente
debajo de cada uno en filas independientes del rango de criterios. En el ejemplo, escribira:

A
1

Tipo

B
Vendedor

="=Davolio"

="=Buchanan"

C
Ventas

3.

Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, hara clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

4.

En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

5.

Siga uno de los siguientes procedimientos:

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin
moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo, haga clic en
Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del
rea donde desea pegar las filas.

SUGERENCIA Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que deben incluirse
en la operacin de copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las columnas deseadas a la primera
fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rtulos de columna
copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se
hayan copiado.

1.

En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rtulos de criterios. En el

ejemplo, escribira $A$1:$C$3.
Para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios,
haga clic en Contraer dilogo

2.

En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sera:

Tipo

Vendedor

Ventas

Carnes

Davolio

450 $

Alimentos

Buchanan

6328 $

10

Alimentos

Davolio

6544 $

Filtrar utilizando varios criterios en

varias columnas en las que deben
cumplirse todos los criterios
Lgica booleana:
1.

(Tipo = "Alimentos" Y Ventas > 1000)

Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango
de criterios debe tener rtulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de
criterios y el rango.
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

1
Tipo

Vendedor

Ventas

Tipo

Vendedor

Ventas

Bebidas

Suyama

5122 $

Carnes

Davolio

450 $

Alimentos

Buchanan

6328 $

Alimentos

Davolio

6544 $

2
3
4
5

10

2.

Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en la
misma fila del rango de criterios. En el ejemplo, escribira:

A
1

Tipo

="=Alimentos"

B
Vendedor

C
Ventas
>1000

3.

Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, hara clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

4.

En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

5.

Siga uno de los siguientes procedimientos:

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin
moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo, haga clic en
Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del
rea donde desea pegar las filas.

SUGERENCIA Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que deben incluirse
en la operacin de copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las columnas deseadas a la primera
fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rtulos de columna
copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se
hayan copiado.

1.

En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rtulos de criterios. En el

ejemplo, escribira $A$1:$C$2.
Para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios,
haga clic en Contraer dilogo

2.

En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sera:

Tipo

Vendedor

Ventas

Alimentos

Buchanan

6328 $

10

Alimentos

Davolio

6544 $

VOLVER AL PRINCIPIO

Filtrar utilizando varios criterios en

varias columnas en las que puede
cumplirse cualquier criterio
Lgica booleana:
1.

(Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio")

Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango
de criterios debe tener rtulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de
criterios y el rango.
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
Cmo copiar un ejemplo

A
1

Tipo

Vendedor

Ventas

Tipo

Vendedor

Ventas

Bebidas

Suyama

5122 $

Carnes

Davolio

450 $

2
3
4
5
6
7
8

Alimentos

Buchanan

6328 $

Alimentos

Davolio

6544 $

9
10

2.

Para buscar filas que cumplan varios criterios en varias columnas, en las que se deben cumplir algunos
criterios, escriba los criterios en las distintas columnas y filas del rango de criterios. En el ejemplo, escribira:

Tipo

="=Alimentos"

Vendedor

Ventas

="=Buchanan"

3.

Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, hara clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

4.

En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

5.

Siga uno de los siguientes procedimientos:

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin
moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo, haga clic en
Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del
rea donde desea pegar las filas.

SUGERENCIA Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que deben incluirse
en la operacin de copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las columnas deseadas a la primera
fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rtulos de columna
copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se
hayan copiado.

1.

En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rtulos de criterios. En el

ejemplo, escribira $A$1:$B$3.
Para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios,
haga clic en Contraer dilogo

2.

En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sera:

Tipo

Vendedor

Ventas

Alimentos

Buchanan

6328 $

10

Las mejoras en el formato condicional son una caracterstica popular en Microsoft Office Excel 2007. El anlisis
de datos nunca ha sido ms interesante y divertido. Ahora, puede realizar un seguimiento de las tendencias,
revisar el estado, localizar datos y buscar valores mximos.

Se ha proporcionado un libro lleno de ejemplos e instrucciones para ayudarle a familiarizarse. ste es un

resumen de lo que incluye el libro.

TIPO DE REGLA
Valor de celda

DESCRIPCIN
Identificar nmeros, fechas y texto especficos en una lista de productos

Valor de celda (con frmula) Identificar un nmero o texto modificado de forma dinmica en una lista de productos
Valores superiores e
Identificar los valores superiores, inferiores y por encima del promedio en un informe sobre un
inferiores
reciente viaje de promocin de libros
Por encima o por debajo del
promedio
Valores superiores e
inferiores

Determinar quines son los dos mejores alumnos de la clase

nico o duplicado

Buscar las filas duplicadas de una lista de clientes

Conjunto de iconos

Ver rpidamente el estado de los ingresos y las tendencias de un trimestre al siguiente

Conjunto de iconos

Comparar los diferentes criterios de productos mediante una escala de clasificacin

Conjunto de iconos

Examinar las tendencias de beneficios mes a mes

Conjunto de iconos

Identificar las ventas regionales por debajo de $900.000

Barras de datos

Comparar la altura de las montaas ms altas

Escala de 3 colores

Examinar las distribuciones de ventas totales en las categoras de producto clave

Basado en frmulas

Sombrear filas alternas en un rango

Basado en frmulas

Comparar los datos en una celda fuera del rango de celdas con formato condicional

Basado en frmulas

Sombrear una fila completa en la que deben cumplirse varios criterios

Basado en frmulas

Sombrear una fila completa si la fila es un valor nico

Para descargar el libro, haga lo siguiente:

1.

Haga clic en el vnculo de ejemplos de formato condicional (en ingls).

2.

En el cuadro de dilogo Descarga de archivo, haga clic en Guardar.

NOTA No haga clic en Abrir dado que si lo hace aparecer un mensaje de advertencia y se abrir una versin
de slo lectura del libro.

3.

En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Guardar.

4.

Cuando la descarga del archivo se haya completado, haga clic en Abrir