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MANUAL FUERZA COMERCIAL

CONTENIDO

I. LA REFORMA A LA SEGURIDAD SOCIAL

1. Antecedentes............................................................................................................ 5

2. Sistema General de Seguridad Social en Salud............................................................. 6

2.1.

Definicin

2.2.

Objetivos

2.3.

Principios

2.4.

Estructura

II. AFILIACIN AL SISTEMA

1. Afiliacin................................................................................................................... 9
2. Tipos de afiliacin...................................................................................................... 9
1. Individual
2. Colectiva
3. Personas obligadas a afiliarse al Rgimen Contributivo...................................... ........... 10
3.1
Como cotizantes.............................................................................................10
3.1.1
Trabajador dependiente
3.1.2
Trabajador independiente
3.1.3
Pensionados
3.1.4
Cnyuge Cotizante
3.1.5
Trabajador del Servicio domstico
3.1.6
Madres comunitarias
3.1.7
Subsidio de desempleo

3.1.8
3.2

Contrato de aprendizaje

Como beneficiarios......................................................................................... 16
3.2.1
Beneficiarios del grupo familiar bsico
3.2.2
Beneficiarios adicionales
3.2.3
Normas para la afiliacin de Beneficiarios adicionales

4. Personas que no pertenecen al rgimen Contributivo......................................................... 21

4.1
Beneficiarios del Rgimen subsidiado
4.2
Vinculados al sistema
4.3
Rgimen de excepcin
5

Afiliacin colectiva........................................................................................................... 23
5.1
Afiliacin colectiva de los trabajadores independientes con ingresos inferiores a 2
SMLMV
Casos especiales............................................................................................................. 28
6.1
Cooperativas y precooperativas de Trabajo Asociado
6.2
Empresas Asociativas de Trabajo
Movilidad en el sistema.................................................................................................... 31
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5

Requisitos para el traslado

Excepciones al tiempo mnimo de permanencia
Procedimiento para el traslado
Efectos y vigencia del traslado
Suspensin de los efectos del traslado

Vigencia de la afiliacin....................................................................................................36
8.1
Ingreso como nuevo al sistema
8.2
Vigencia en caso de traslado

Multiafiliacin.................................................................................................................. 37

10 Otras situaciones especiales relacionadas con la afiliacin.................................................. 39

10.1
Interrupcin de la afiliacin por viaje al exterior
10.2
Suspensin de la afiliacin
10.3
Desafiliacin
10.4
Reingreso al Rgimen Contributivo
10.5
Prdida de antigedad
10.6
Perodo de Proteccin Laboral
10.7
Afiliacin del recin nacido

11 Obligacin de los aportantes de certificar la afiliacin y cotizacin al Sistema de SGSSS....... 47

11.1
Empresas que contratan por prestacin de servicios (contratacin no laboral)
12 Proceso de afiliacin........................................................................................................ 48
12.1
Formularios................................................................................................... 48
12.2
Documentos soporte de la afiliacin................................................................ 51
12.2.1
Para empresas
Para cotizantes
12.2.2
12.2.3
Para beneficiarios
13
14
15
16
17

Novedades......................................................................................................................55
Auditoras a la afiliacin................................................................................................... 58
Verificacin permanente de las condiciones de afiliacin.................................................... 58
Manual del usuario......................................................................................................... 58
Afiliacin por mecanismos electrnicos de transmisin de informacin................................ 59

III. FINANCIACION DE LAS EPS

1. LA COTIZACIN Y EL IBC ............................................................................................... 60
1.1 COTIZACIN............................................................................................................ 60
1.1.1 Monto de la cotizacin
1.1.2 Obligacin de cotizar
1.1.3 Distribucin de la cotizacin
1.2 INGRESO BASE DE COTIZACIN................................................................................ 61
1.2.1 Salario
1.2.1.1 Elementos constitutivos de salario
1.2.1.2 Salario en especie
1.2.1.3 Elementos que no constituyen salario
1.2.2 Casos especiales de IBC
2. AUTOLIQUIDACIN DE APORTES..................................................................................... 69
2.1.
Contenido de la declaracin de autoliquidacin de aportes
Declaracin de autoliquidacin que se entiende por no presentada
2.2.
Responsabilidad del aportante por la no presentacin de la autoliquidacin o
2.3.
errores en la misma
Correccin a la declaracin de autoliquidacin
2.4.
2.5.
Obligacin de pago
Certificacin de Revisores Fiscales y Contadores Pblicos
2.6.
Reserva de la informacin
2.7.
Clasificacin de aportantes y fecha lmite de presentacin de la autoliquidacin
2.8.

2.9.
Reclasificacin de aportantes
2.10.
Aproximacin de valores
Mora en el pago de la cotizacin
2.11.
Consecuencia del no pago de aportes
2.12.
Pagos no vlidos
2.13.
3. Compensacin................................................................................................................. 76
4. Unidad de pago por capitacin......................................................................................... 77
5. Copagos y Cuotas Moderadoras....................................................................................... 77
5.1. Cuotas moderadoras
5.2. Copagos
5.3 Principios bsicos en la aplicacin de cuotas moderadoras y copagos
5.4 Practicas comerciales no permitidas alrededor de cuotas moderadoras y copagos
IV. REGIMEN DE BENEFICIOS
1.
PLAN DE BENEFICIOS DEL SGSSS................................................................................. 81
2.
BENEFICIOS DEL POSC................................................................................................. 82
2.1 Prestaciones asistenciales
2.2 Prestaciones econmicas
3.
NIVELES DE ATENCION.................................................................................................83
4.
EXCLUSIONES O PROCEDIMIENTOS NO CUBIERTOS POR EL POS....................................86
5.
PERIODOS MINIMOS DE COTIZACION........................................................................... 87
6.

INCAPACIDADES Y LICENCIAS.......................................................................................89
6.1 Incapacidad
6.2 Licencia de maternidad
6.3 Licencia de paternidad
6.4 Soportes para presentacin de licencias e incapacidades
6.5 Pago licencias e incapacidades

I. SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

1. ANTECEDENTES

La Seguridad Social en Colombia se remonta a 1.945 con la aparicin de la Caja Nacional de

Previsin y un ao despus con la creacin del Instituto Colombiano del Seguro Social.
Su desarrollo estuvo marcado por una fuerte diferencia entre el sistema que cubra a los
trabajadores privados, denominado Seguridad Social, y el sistema de los funcionarios
pblicos, denominado Previsin Social.
El Instituto del Seguro Social, nica institucin, cubri en forma monoplica a todos los
funcionarios del sector privado, mientras que el sistema de Previsin Social se desarroll en
forma desarticulada en mltiples instituciones, conformndose una caja de previsin por
cada empresa pblica.
La Institucin de la Seguridad Social, que permaneci vigente en Colombia por ms de
cuatro dcadas, present signos de deterioro y desigualdad reflejados en tres situaciones:

Cubrimiento mnimo de la poblacin;

Inoportunidad e ineficiencia de los servicios prestados; y
El dficit financiero.

Con el propsito de establecer un sistema al servicio del trabajador o afiliado como ente vital
y asegurar el acceso efectivo de toda la poblacin al desarrollo, cuidado y atencin de su
salud, el gobierno colombiano sancion la Ley 100 de Diciembre 23 de 1993, por la cual se
crea el Sistema de Seguridad Social Integral, lo que constituye la reforma e iniciativa social
ms importante del pas en los ltimos 50 aos.
El nuevo sistema propuesto por la Constitucin Nacional de 1.991 y consolidado a travs de
la Ley 100 de 1.993 est integrado por un conjunto de instituciones, normas y

procedimientos, de los que puede disponer el individuo y la comunidad, para gozar de un

mejor nivel de vida.
Dicho sistema destinado a proporcionar proteccin integral a los habitantes del territorio
nacional, genera que el derecho a la Seguridad Social sea un derecho de carcter
irrenunciable, que garantiza la cobertura de los riesgos de invalidez, vejez y muerte
(pensiones), salud y riesgos profesionales, a travs de la vinculacin a los siguientes
subsistemas:

Sistema General de Seguridad Social en Salud

Sistema General en Pensiones
Sistema General en Riesgos Profesionales.
Sistema de Servicios Sociales Complementarios (destinado a las personas de
la tercera edad)

Adems de ser un derecho es un servicio pblico, al cual todos los habitantes del territorio
nacional podemos acceder. Este servicio pblico se convierte en esencial cuando nos
referimos al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Con respecto al Sistema General
de Pensiones es esencial slo en aquellas actividades directamente vinculadas con el
reconocimiento y pago de las pensiones.

2. SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

2.1. Definicin
El Sistema General de Seguridad Social en Salud es el conjunto de entidades pblicas y
privadas, normas y procedimientos destinados a garantizar a toda la poblacin el servicio
de salud en todos los niveles de atencin.
2.2. Objetivos

Regular el servicio pblico esencial de salud

Crear condiciones de acceso de toda la poblacin al servicio en todos los niveles de

atencin.

2.3. Principios que rigen el Sistema de Seguridad Social en Salud

EQUIDAD: Es decir que se

proveen servicios de salud de igual calidad a todos los

habitantes de Colombia, sin distinguir capacidad de pago o riesgo de enfermedad.

OBLIGATORIEDAD: La afiliacin al Sistema de Seguridad Social en Salud es obligatoria

para todos, siendo responsabilidad del empleador el afiliar sus trabajadores y del Estado el
facilitar la afiliacin de quien carezca de este vinculo laboral o de capacidad de pago.
PROTECCION INTEGRAL: Es decir que se brindar proteccin en salud a sus afiliados, en
las fases de promocin y fomento de la salud, prevencin, diagnstico, tratamiento y
rehabilitacin de la enfermedad, segn lo previsto en el Articulo 162 de la Ley 100 de 1993.

LIBRE ESCOGENCIA: El usuario puede escoger libremente la Empresa Promotora de Salud

(EPS) y las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), cuando ello sea posible
segn las condiciones de la oferta de servicios.
AUTONOMIA DE LAS INSTITUCIONES: Las Entidades Promotoras de Salud tienen
autonoma administrativa e independencia econmica.

DESCENTRALIZACIN ADMINISTRATIVA:

La organizacin del Sistema General de

Seguridad Social en Salud es descentralizada y de ella hacen parte las direcciones seccionales,
distritales y locales de salud. Las instituciones pblicas del orden nacional que participen del
sistema adoptan una estructura organizacional, de gestin y de decisiones tcnicas,
administrativas y financieras que fortalezca su operacin descentralizada.

PARTICIPACION SOCIAL: La comunidad puede participar a travs de los beneficiarios de

la Seguridad Social en la organizacin, control, gestin y fiscalizacin de las Instituciones y
del Sistema en su conjunto.

CALIDAD: El Sistema cuenta con mecanismos de control a los servicios de salud, para
garantizar a los usuarios atencin oportuna, personalizada, humanizada, integral y continua.

CONCERTACIN: El sistema propiciar la concertacin de los diversos agentes en todos los

niveles y emplear como mecanismo formal para ello a los Consejos Nacional,
departamentales, distritales y municipales de Seguridad Social en Salud.

2.4. Estructura del Sistema de Seguridad Social en Salud

La Ley 100 de 1993 estableci un escenario en el cual la prestacin de los servicios de salud
est a cargo de diferentes entidades tanto pblicas como privadas permitiendo a los
usuarios la libre escogencia de cualquiera de ellas.
Desde el punto de vista de administracin y financiacin, surgen las Entidades Promotoras de
Salud (EPS) y el FOSYGA. Las Instituciones Prestadoras de Servicios (IPS) son tambin
integrantes del sistema.

Las EPS son los ncleos organizativos bsicos del Sistema de Seguridad Social en
Salud, en quienes se deleg la funcin de la afiliacin, a la vez que se las
responsabiliz de organizar y garantizar la prestacin del Plan de Salud Obligatorio a
los afiliados.

Las IPS son las clnicas, hospitales, centros mdicos, consultorios, laboratorios,
centros de atencin bsica y dems centros de servicios de salud y los profesionales
de la salud que, agrupados o individualmente, ofrecen sus servicios. Las EPS deben
tener una red de IPS para ofrecer a sus afiliados distintas alternativas de prestadores
de servicios de salud, pero permitir la libre escogencia.

El Fondo de Solidaridad y Garanta FOSYGA, es una cuenta adscrita al

Ministerio de la Proteccin Social que tiene por objeto garantizar la compensacin
entre personas de distintos ingresos y riesgos y la solidaridad del Sistema General de
Seguridad Social en Salud, como tambin cubrir los riesgos catastrficos y los
accidentes de trnsito. Al FOSYGA deben ingresar todos los recursos de la salud para
financiar la operacin de los Regmenes Contributivo y Subsidiado.

Desde el punto de vista de la Direccin y Control del Sistema se encuentran:

Ministerio de la Proteccin Social (antes Ministerio de Salud) formula y adopta las
polticas, estrategias, programas y proyectos para todo el sistema. El Ministerio de Proteccin
Social, a travs del Viceministerio de Salud, tiene como objetivo formular las polticas, los
planes, los programas y los proyectos que orienten los recursos y las acciones del Sistema de
Salud, as como las normas cientficas y administrativas pertinentes, con miras al fomento de
la salud, a la prevencin de la enfermedad, al tratamiento y a la rehabilitacin, procurando la
integracin de todas las acciones de salud.
El Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud (CNSSS), liderado por el Ministerio
de la Proteccin Social, es el director general del sistema y organismo de concertacin entre
los diferentes integrantes del mismo; sus decisiones son obligatorias y pueden ser revisadas
peridicamente por el mismo consejo.

En cuanto a la Superintendencia Nacional de Salud es un organismo adscrito al

Ministerio de la Proteccin Social, tiene facultades para aplicar sanciones y cumple funciones
como las de inspeccin, vigilancia y control, implementar mecanismos de evaluacin de
calidad cientfica de prestacin de los servicios y control presupuestal de las entidades
participantes.

II AFILIACION AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD

SOCIAL EN SALUD

El ingreso al Sistema General de Seguridad Social en Salud es obligatorio para todos los
habitantes del territorio nacional y se efecta a travs de la afiliacin a alguno de los
dos Regmenes:
*El Subsidiado para la poblacin pobre y vulnerable, sin posibilidad de pago. y
*El Contributivo para las personas con capacidad de pago.

1. AFILIACIN
La afiliacin, es el proceso mediante el cual se genera un vnculo (contrato) entre la EPS y la
persona que suscribe dicho formulario, donde se especifican y aceptan las condiciones
propias del Rgimen Contributivo; este vnculo lleva implcita la cobertura familiar.

2. TIPOS DE AFILIACIN
La afiliacin al Rgimen Contributivo del SGSSS, puede ser individual o colectiva y se realiza
a travs de una EPS.

La individual, es la forma de afiliacin mediante la cual una persona establece un

vnculo con la EPS, para que le sean garantizados tanto a l como a su grupo familiar,
todos los beneficios contemplados en el Plan Obligatorio de Salud Contributivo.

La afiliacin colectiva es la modalidad autorizada por la Superintendencia Nacional de

Salud y la EPS, que permite que trabajadores independientes de una misma rama de

actividad econmica o trabajadores del servicio domstico por das y que laboren al
servicio de ms de un empleador, se afilien a la EPS por medio de las cooperativas o
mutuales que hayan conformado o a las cuales pertenezcan.

3. PERSONAS OBLIGADAS A AFILIARSE AL RGIMEN

CONTRIBUTIVO
Est obligada a afiliarse al Rgimen Contributivo del SGSSS toda persona que cumpla alguna
de las siguientes condiciones:

Que resida en el territorio nacional y tenga capacidad de pago. En este caso deber
realizar un aporte o cotizacin proporcional a sus ingresos, razn por la cual se les
denomina COTIZANTE.
Que forme parte del grupo familiar del cotizante y que dependa econmicamente de
ste. Estos afiliados se conocen con el nombre de BENEFICIARIOS.

3.1. Cotizantes
Dependiendo de la forma como obtienen sus ingresos, los cotizantes pueden ser:
3.1.1. Trabajadores dependientes
Son todos los vinculados mediante contrato de trabajo (verbal o escrito) que se rija por las
normas colombianas, incluidos los servidores pblicos y aquellas personas que prestan sus
servicios en las sedes diplomticas y organismos internacionales acreditados en el pas.
Los trabajadores del servicio domstico 1 se afilian tambin como trabajadores dependientes
Como caso especial debe tenerse en cuenta que, las personas vinculadas a una mutual
mediante contrato laboral (secretaria, mensajero, Gerente), se afilian como trabajadores
dependientes. Los asociados a la mutual se consideran trabajadores independientes 2 .

Para la afiliacin de trabajadores dependientes a una EPS se requiere que el empleador los
tenga afiliados en el Sistema de Riesgos Profesionales a travs de una A.R.P. (art.83
D.806/98).
Ms informacin sobre trabajadores de servicio domstico en 3.1.5.
Se consideran como Asociados a una mutual aquellos trabajadores independientes que son
agremiados a travs de esta.
1
2

10

Los empleadores como integrantes del SGSSS, deben afiliar al Sistema a todas las personas
que tengan alguna vinculacin laboral. Tal afiliacin deber efectuarse al momento mismo
del inicio de la relacin laboral y deber mantenerse y garantizarse durante todo el tiempo
que dure dicha relacin.
Al momento de diligenciar el formulario de afiliacin a la EPS como Entidad Promotora de
Salud, el empleador deber ilustrar al trabajador sobre la prohibicin existente de la mltiple
afiliacin, y le informar sobre las consecuencias de orden econmico que la inobservancia
de esta prohibicin podr acarrearle.
3.1.2. Trabajadores Independientes
Son trabajadores independientes aquellas personas que se catalogan como rentistas,
propietarios de empresa y en general, todas las personas naturales residentes en el pas, que
no tengan vnculo contractual o reglamentario con algn empleador.
De acuerdo con este concepto, los propietarios de empresa o personas naturales cuyo NIT al
momento de la afiliacin al SGSSS, sea igual al nmero de su identificacin, deben cotizar
como independientes.
Igualmente, se considera independiente aquel que teniendo un vnculo laboral o
reglamentario, adems de su salario, percibe ingresos como trabajador independiente por
tener negocio alterno con empleados a cargo. En consecuencia, si es empleado y propietario
debe cotizar como dependiente y como independiente, es decir, por el total de sus ingresos
que en todo caso, no pueden exceder los 25 SMMLV.
Si la vinculacin es a travs de un contrato de prestacin de servicios u otro tipo de contrato
en que no haya relacin laboral, la retribucin econmica se har por Honorarios y tambin
se clasificar como independiente.
Por ltimo, se vinculan al sistema como independientes los asociados de las Mutuales o
Agrupadoras 3 , los que pertenezcan a una Empresa Asociativa de Trabajo 4 y las Madres
comunitarias 5 .
3.1.3. Pensionados

Ampliar informacin en 5.

Ampliar informacin en 6.2

Ms informacin en 3.1.6

11

Toda persona natural y beneficiaria de una pensin en el pas, ya sea por jubilacin o vejez,
invalidez, sobrevivencia o sustitucin 6 tanto del sector pblico como del sector privado, est
en la obligacin de afiliarse a una EPS como cotizante. En los casos de sustitucin pensional
o pensin de sobrevivientes, se afilia como cotizante a la persona beneficiaria de dicha
sustitucin y si son varios, se afilia como cotizante, el cabeza de los beneficiarios.

Si un cotizante tiene simultneamente la calidad de trabajador dependiente,

independiente y/o pensionado, debe afiliarse a una sola EPS y realizar aportes
proporcionales al ingreso que percibe por cada una de las actividades.
3.1.4. Cnyuge cotizante
Cuando dentro de un grupo familiar, el cnyuge o compaero(a) permanente de quien se
afilia como cotizante, tiene capacidad de pago, se tiene que afiliar a la misma EPS (salvo que

alguno de los cnyuges pertenezca a un sistema de salud especial que se denomina Rgimen
de Excepcin y que se estudiar ms adelante), en el mismo contrato y en condicin de
cnyuge cotizante. Cuando ambos cnyuges cotizan, todo el grupo familiar queda inscrito en
cabeza de uno de los dos y si el cotizante cabeza del contrato, con posterioridad pierde su
capacidad de pago, tanto ste como los beneficiarios quedan afiliados en cabeza del cnyuge
que continua cotizando.
3.1.5. Trabajadores del servicio domstico
Los trabajadores del servicio domstico son las personas naturales que a cambio de una

remuneracin, prestan su servicio personal en forma directa de manera habitual, bajo

continuada subordinacin o dependencia, residiendo o no en el lugar del trabajo, a una o
varias personas naturales, en la ejecucin de tareas de aseo, cocina, lavado, planchado,
vigilancia de nios y dems tareas inherentes al hogar (Artculo 1 del Decreto 824 de
1988). En el grupo de trabajadores del servicio domstico se encuentran los denominados
Pensin por Invalidez: Es una prestacin econmica para quienes han perdido por lo menos el 50%
de su capacidad laboral por una causa de origen no profesional y no provocada intencionalmente
(Clases: Invlido permanente total, Invlido permanente absoluto, Gran Invalidez).
Pensin por vejez o jubilacin : A esta pensin tienen derecho las personas que cumplan los requisitos
de ley vigentes en cuanto a edad y semanas cotizadas al Sistema General de Seguridad Social en
Pensiones.
Pensin de sustitucin o sobrevivientes: Es una prestacin a la que tienen derecho las personas que
crean tener derecho de reclamar cuando logran demostrar un vnculo directo con el asegurado que ha
fallecido.

12

internos y son los que residen en el lugar o sitio de trabajo. El segundo grupo son los
llamados trabajadores del servicio domsticos por das.
El trabajador del servicio domstico que sea interno o que trabaje por das bajo la
continua subordinacin de un solo patrono, ser afiliado al Sistema General de Seguridad
Social (SGSSS) directamente por dicho patrono como trabajador del servicio domstico. Los
trabajadores domsticos por das al servicio de varios patronos, pueden afiliarse al SGSSS a
travs de una entidad de afiliacin colectiva autorizada por la Superintendencia Nacional de
Salud.
No pueden afiliarse como trabajadores del servicio domstico, las siguientes personas naturales:

Quienes desempeen tareas propias del servidor domstico en lugares diferentes al hogar
de una persona o familia, tales como: clubes sociales o deportivos, fincas o haciendas
rurales cuando no sean la residencia permanente o el domicilio del patrono, reas comunes
de unidades multifamiliares, bares, restaurantes, hoteles y, en general, empresas con o sin
nimo de lucro;

Quienes realicen labores propias del servicio domstico durante una jornada ordinaria
inferior a cuatro (4) horas;

El cnyuge o compaera(o) permanente del jefe de familia;

Los parientes del patrono o de sus familiares hasta el quinto grado de consanguinidad7 ,
tercero de afinidad 8 y primero civil;

Quienes desempeen funciones de chofer familiar, y

Las dems personas que no tengan el carcter de trabajadores del servicio domstico o que
sean excluidas por la ley o por los reglamentos generales de los Seguros Sociales
Obligatorios.
3.1.6. Madres comunitarias

Afinidad en Primer Grado: hijos o padres; Segundo grado: hermanos, nietos o abuelos; Tercer grado:
tos, sobrinos, bisnietos o bisabuelos; cuarto grado: Tatarabuelo, tataranieto, primos.
8 Los grados de afinidad en relacin con el cotizante son los mismos grados de consanguinidad entre el
cnyuge del cotizante y sus familiares. Ej. Entre el cotizante y su suegro existe primer grado de afinidad
(entre el cnyuge y sus padres existe primer grado de consanguinidad); entre el cotizante y sus cuados
existe segundo grado de afinidad (entre el cnyuge y sus hermanos existe segundo grado de
consanguinidad)
7

13

La Madre o Padre Comunitario es aquella persona que por su reconocido comportamiento

social, moral, por su disposicin en la atencin de los nios y por su compromiso social y
solidario y voluntario con el Programa de Hogares Comunitarios, ha sido escogida(o) por la
Asociacin de Padres de Familia o por la Organizacin Comunitaria, para atender y tener
bajo su cuidado los Hogares Comunitarios de Bienestar.
La afiliacin de las madres comunitarias del programa de Hogares Comunitarios del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar, se efecta en forma individual y se registra como
trabajador independiente, las personas que hacen parte del grupo familiar de la madre o
padre comunitario, son afiliados al rgimen contributivo como grupo familiar 9 .
Las Madres Comunitarias cotizarn mensualmente como aporte al Sistema General de
Seguridad Social en Salud un valor equivalente al cuatro por ciento (4%) de la suma que
reciben por concepto de bonificacin del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (Art. 2
Ley 1023 de 2006).

3.1.7. Beneficiarios Subsidio de desempleo

Mediante la Ley 789 de diciembre de 2002 se crea el Sistema de Proteccin Social que busca
disminuir la vulnerabilidad y mejorar la calidad de vida de los colombianos, especialmente de
los ms desprotegidos, para obtener como mnimo el derecho a la salud, la pensin y al
trabajo.

Las Cajas de Compensacin Familiar administran en forma individual y directa o asociada con
otra u otras Cajas un fondo para apoyar al empleo y para la proteccin al desempleado. Los
recursos del fondo salen de los ingresos de las cajas, de los aportes que estas hacen para el
sostenimiento de la Superintendencia de Subsidio Familiar y no fueron ejecutados y de una
parte de la disminucin de gastos de administracin que deben tener con base en la Ley
mencionada.

El Fondo de Subsidio al Empleo y al Desempleo se crea como una cuenta especial

adscrita al Ministerio de Proteccin, sin personera jurdica, cuyos recursos son administrados
mediante fiducia pblica. Los recursos del Fondo se destinan para brindar a los jefes cabeza

9Ley 1023 de 2006, Artculo 1.

Afiliacin. Las madres comunitarias del programa de Hogares
Comunitarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, se afiliarn con su grupo familiar al
rgimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se harn acreedoras de todas
las prestaciones asistenciales y econmicas derivadas del mismo.

14

de hogar desempleados 10 , los siguientes beneficios, por una sola vez y hasta que se agoten
los recursos del fondo:

Subsidios equivalentes a un salario y medio mnimo legal mensual, divididos y

otorgados en seis cuotas mensuales iguales, las cuales se pueden hacer efectivas a
travs de aportes al sistema de salud, y/o bonos alimenticios y/o educacin, segn la
eleccin que haga el beneficiario 11 .

Capacitacin para el proceso de insercin laboral 12 .

Los recursos restantes del Fondo se utilizan para gastos de administracin y crditos para
micro, pequeas y medianas empresas que promuevan la creacin de empleo adicional.
Con base en el subsidio al desempleo, es posible entonces, que los beneficiarios del mismo
sean afiliados a una EPS. La afiliacin a la EPS se hace en calidad de independiente, con un
aporte equivalente al 12.5% del monto del reconocimiento econmico que se le ha otorgado.
La cotizacin es cancelada por la Caja de Compensacin Familiar. En caso que esta ltima no
efecte los pagos oportunamente, debe asumir el valor de la atencin en salud del
beneficiario del subsidio.
3.1.8. Contrato de aprendizaje
El contrato de aprendizaje es una forma especial de vinculacin dentro del
Derecho Laboral, sin subordinacin y por un plazo no mayor a dos (2) aos en la que una
persona natural recibe formacin terica en una entidad de formacin autorizada con el
auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los medios para que adquiera
formacin profesional metdica y completa requerida en el oficio, actividad u ocupacin
dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o financiero propios del giro ordinario
de las actividades del patrocinador con exclusividad en las actividades propias del
aprendizaje y el reconocimiento de un apoyo de sostenimiento 13 que garantice el

Se considera jefe cabeza de hogar desempleado la persona que demuestre haber sido afiliada
anteriormente (como cotizante y no como beneficiaria) a una EPS o una Caja de Compensacin, con
personas a cargo y que en el momento de recibir el subsidio no sea afiliada como empleada ni a una
EPS, ni a una Caja de Compensacin, ni como cotizante ni como beneficiario.
10

11 El 30% de los recursos del Fondo se destinan para Jefes cabeza de hogar desempleados y con
vinculacin anterior a las Cajas de Compensacin. El 5% para quienes no tienen una vinculacin
anterior a las Cajas de Compensacin.

Hasta el 25% de los recursos del Fondo, solo para Jefes cabeza de hogar desempleados y con
vinculacin anterior a las Cajas de Compensacin.
12

Durante toda la vigencia de la relacin, el aprendiz recibir de la empresa un apoyo de sostenimiento

mensual que sea como mnimo en la fase lectiva el equivalente al 50% de un (1) salario mnimo mensual
13

15

proceso de aprendizaje y el cual, en ningn caso, constituye salario.

Puede ser celebrado por personas mayores de 14 aos que hayan completado sus
estudios primarios o demuestren poseer conocimientos equivalentes a ellos, es decir saber
leer y escribir, sin que exista otro lmite de edad diferente del mencionado.
Deben estar afiliados al Sistema de Seguridad social y el pago de aportes se cumplir
plenamente por parte del patrocinador as:

Durante las fases lectiva y prctica el aprendiz est cubierto por el Sistema de
Seguridad Social en Salud y el pago de la cotizacin se efecta sobre la base de un salario
mnimo legal mensual vigente;

Adicionalmente, durante la fase prctica el aprendiz estar afiliado al Sistema de

Riesgos Profesionales por la Administradora de Riesgos Profesionales, ARP.

Cuando las fases lectiva y prctica se realicen en forma simultnea, el aprendiz estar
cubierto por salud y riesgos profesionales.
La afiliacin a una EPS se hace en la calidad de trabajadores con contrato de aprendizaje,
como trabajadores dependientes mediante la utilizacin de un formulario para
independientes ( Ley 789 DE 2002).

3.2. Afiliado beneficiario

Para dar cobertura en salud a un mayor nmero de personas, los cotizantes deben inscribir
como beneficiarios suyos en la misma EPS a todas aquellas personas que DEPENDAN
ECONOMICAMENTE de ellos; los beneficiarios se clasifican en:

Beneficiarios directos o beneficiarios del grupo familiar bsico y

Beneficiarios adicionales

3.2.1. Beneficiarios del grupo familiar bsico.

Para afiliar estos beneficiarios, el cotizante no paga suma adicional a su aporte; en este
grupo tenemos:
vigente. El apoyo del sostenimiento durante la fase prctica ser equivalente al setenta y cinco por
ciento (75%) de un salario mnimo mensual legal vigente. El apoyo de sostenimiento durante la fase
prctica ser diferente cuando la tasa de desempleo nacional sea menor del diez por ciento (10%), caso
en el cual ser equivalente al ciento por ciento (100%) de un salario mnimo legal vigente.

16

El cnyuge (si tiene capacidad de pago se afilia dentro del mismo grupo como cnyuge
cotizante).
A falta de cnyuge, el compaero compaera permanente, siempre y cuando la unin
sea superior a dos aos 14 .
Los hijos del cotizante o del cnyuge o compaero permanente (incluyendo los
adoptivos), que dependan econmicamente del cotizante y se encuentren en alguna de
las siguientes situaciones:
Sean menores de dieciocho aos.
Cualquier edad con incapacidad permanente (alteracin mental, orgnica o
funcional incurable que impide la capacidad de trabajo).
Entre dieciocho y veinticinco aos, cuando sean estudiantes 15 .
A falta de cnyuge o de compaera(o) permanente y de hijos, los padres del afiliado que
no estn pensionados y dependan econmicamente del afiliado.

Cuando ambos cnyuges o compaeros sean cotizantes y se encuentren afiliados en calidad

de cotizantes a la misma EPS, pueden inscribir en el grupo familiar a los padres de uno de
los dos, siempre y cuando dependan econmicamente de ellos y la suma de sus aportes sea
igual o superior al 150% de las Unidades de Pago por Capitacin 16 correspondientes a los
miembros del grupo familiar con derecho a ser inscritos incluyendo a los cnyuges y a los
padres que se van a afiliar.

Si el esposo tiene 45 aos, devenga $1.500.000, la cnyuge tiene 40 aos devenga

$800.000, tienen un hijo de 13 aos y los padres son mayores de 60 aos, entonces sus
aportes son:
Monto aportes esposo

187,500.00

Monto aportes esposa

100,000.00

Suma de los dos aportes

287,500.00

Valor A

Las UPC de los miembros a ser inscritos, son:

14 En caso de efectuar la exclusin del cnyuge, un compaero (a) permanente solo podr ser incluido
cuando hayan transcurrido dos aos de la exclusin del cnyuge. (pendiente actualizar segn sentencia
corte)
15 Para acreditar la calidad de estudiante, se requiere certificacin del establecimiento educativo, en
donde conste edad, escolaridad, perodo y dedicacin acadmica (Decreto 1703/02. Art.3).
16 Valor per cpita, que el Sistema General de Seguridad Social en Salud reconoce a cada Entidad
Promotora de Salud, por la organizacin y garanta de la prestacin de los servicios incluidos en el Plan
Obligatorio de Salud para cada afiliado.

17

Rangos

Miembros Grupo
familiar en el
ejemplo

UPC

De 5 a 14 aos($26.700)

Hijo de 13 aos

26.700

De 15 a 44 aos mujeres ($94.300)

Esposa

94.300

De 45 a 59 aos ($60.400)

Esposo

60.400

Mayores de 60 aos ($91.200)

Padre

91.200

Mayores de 60 aos ($91.200)

Madre

91.200

Suma UPC Grupo Familiar a ser inscrito

363.800

Valor
B

Los aportes de los padres (Valor A) deben ser superiores en un 150% a las UPC del Grupo
familiar a inscribir (Valor B), en este ejemplo el 150% de las UPC es 545.700 y los aportes
son 287.500, por lo que no alcanzan a afiliar a ambos padres como beneficiarios directos.
En este ejemplo, se puede afiliar a uno de sus padres y pagar la UPC adicional por el otro,
(Ejemplo realizado con tarifas de 2007).
En el caso que uno de los cnyuges o compaeros deje de ostentar la calidad de cotizante,
los padres inscritos como beneficiarios directos pasan a tener la calidad de beneficiarios
adicionales.
3.2.2.

Beneficiarios adicionales

Cuando un afiliado cotizante tenga otras personas diferentes a las que conforman su
grupo familiar bsico, que dependan econmicamente de l 17 y que sean menores de 12
aos o que tengan un parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad, puede incluirlos
en el grupo familiar, siempre y cuando pague el valor de la Unidad de Pago por Capitacin 18
correspondiente segn la edad y el gnero del beneficiario adicional.
Entonces, entre las posibilidades que tiene un cotizante para afiliar beneficiarios adicionales,
tendramos:
17 El cotizante que desconozca esta prohibicin deber reembolsar la totalidad de los gastos en que
hubiera incurrido la EPS frente al afiliado adicional, sin perjuicio de las sanciones adicionales como
prdida de la antigedad.
18

La UPC ADICIONAL es la sumatoria de los siguientes elementos:

1. El valor de la UPC que corresponda al grupo etreo al cual pertenece el beneficiario a incluir,
multiplicado por un factor establecido.
2. El valor que el CNSSS defina para promocin y prevencin.
3. Mas un 10% del valor que resulte de sumar los dos conceptos anteriores, destinado este
porcentaje a la subcuenta de solidaridad.

18

1. Hijos entre 18 aos y 25 aos, sin capacidad de pago para afiliarse como cotizantes al
Rgimen Contributivo y que no se encuentran estudiando.
2. Hijos mayores de 25 aos, sin capacidad de pago para afiliarse como cotizantes.
3. Padres del cotizante, cuando estos no tienen capacidad de pago y el cnyuge del
cotizante es beneficiario 19 .
4. Padres que dependen econmicamente de los cnyuges cuando ambos son cotizantes,
pero la suma de sus aportes no alcanza el valor establecido para poderlos incluir dentro del
grupo familiar bsico.
5. Padres de uno de los cnyuges, cuando ambos son cotizantes y ya han incluido a los
padres del otro cnyuge como beneficiarios del grupo familiar bsico.
6. Menores de 12 aos sin vnculo familiar pero dependientes econmicamente del
cotizante.
7. Abuelos, bisabuelos, nietos, bisnietos, hermanos, sobrinos o tos cuando dependen
econmicamente del cotizante.

3.2.3. Normas para la afiliacin de Beneficiarios Adicionales

Se deben tener en cuenta las siguientes reglas 20 :
No se puede incluir como beneficiarios adicionales a personas que tengan capacidad de
pago, que se encuentren afiliadas al rgimen subsidiado o a un rgimen de excepcin, salvo
que demuestren su desafiliacin a dichos Sistemas.
Los pagos frente a los afiliados adicionales se deben realizar en forma anticipada por
periodos mensuales, conjuntamente con el aporte del cotizante, de acuerdo al calendario de
pago establecido para tal fin.
La afiliacin o desafiliacin de beneficiarios adicionales deber ser registrada por el
cotizante mediante el diligenciamiento del formulario de novedades.
Los beneficiarios adicionales desde el momento en que son inscritos y su cotizante ha
cancelado el monto correspondiente a su UPC, quedan afiliados a la EPS con el derecho a
recibir los servicios contemplados en el POS.

Como se observa, el grado de consanguinidad es con el cotizante y no con el cnyuge o compaero(a)

permanente. La nica forma para que, por ejemplo, los padres del cnyuge o compaero(a) permanente
puedan estar afiliados es que ste sea tambin cotizante y la suma de los aportes de ambos sea igual o
superior al 150% de la UPC. Si esta suma es menor o el cnyuge o compaero(a) permanente es
beneficiario, sus padres no pueden estar afiliados bajo ese grupo familiar.
20 Pargrafo del Art. 40, decreto 806/98; Art. 2, decreto 047/00; Art. 7 y 8, decreto 783/00 y Art. 7 del
decreto 1703 de 2002.
19

19

 Los beneficiarios adicionales estn sujetos a perodos mnimos de cotizacin y

permanencia, los cuales se cuentan a partir de la fecha de su inclusin. Si ingresan con
tratamientos en curso sujetos a perodos mnimos de cotizacin y estos no estn completos,
el afiliado cotizante deber cancelar en forma directa a la EPS los recursos necesarios para
costear ntegramente este tratamiento hasta el momento en que cumpla con las semanas
requeridas.
El cotizante debe garantizar la afiliacin de los beneficiarios adicionales por un perodo
mnimo de un ao 21 . ley 1122 del 9 de enero de 2007.
Si el cotizante desea incluir beneficiarios adicionales con posterioridad a la fecha de
ingreso al sistema, deber haber cancelado en forma oportuna y completa sus obligaciones,
es decir no puede haber incurrido en mora, durante el trimestre inmediatamente anterior al
de la solicitud de inclusin del adicional.
Cuando el afiliado cotizante incluya a un beneficiario adicional e incurra en mora superior
a treinta das, en el pago del aporte de ste, el beneficiario adicional ser suspendido. Tres
meses continuos de suspensin originan la desafiliacin y prdida de la antigedad para el
adicional.
Por ser la afiliacin adicional inseparable de la afiliacin del cotizante principal, el pago
que se realice frente al afiliado adicional no tiene valor si el afiliado cotizante no se encuentra
al da con sus obligaciones.
Si a un afiliado cotizante se le hubiera cancelado su afiliacin por falta de pago, slo
puede incluir beneficiarios adicionales una vez hayan transcurrido doce meses de pagos
continuos contados a partir de la fecha de su reingreso al sistema.
No se puede incluir como beneficiario adicional a aquellas personas que se hubiesen
afiliado en calidad de adicional durante los tres aos anteriores y respecto de los cuales no
se hubiese mantenido pagos continuos.
Para los beneficiarios adicionales aplican as mismo las normas de movilidad, suspensin,
desafiliacin y prdida de la antigedad como para cualquier otro tipo de afiliado al SGSSS.
Si ambos cnyuges fueren cotizantes y alguno de ellos dejare de ostentar esa calidad de
cotizante y tuviere en cabeza suya beneficiarios adicionales, slo el cnyuge que ya no es
cotizante puede quedar inscrito como beneficiario del otro cnyuge que contine cotizando.

La garanta de permanencia del beneficiario adicional en el Sistema se respalda con la constitucin de

un ttulo valor con el cual se obliga a pagar en forma ininterrumpida las cotizaciones por el periodo
mnimo de afiliacin.
El ttulo valor queda sin validez cuando:

El cotizante pierde su capacidad de pago y lo informa oportunamente.

El beneficiario adicional cambia su condicin a cotizante o a beneficiario directo.

El cotizante manifiesta expresamente la exclusin del adicional por autoliquidacin y formato

de novedades.
21

20

44.. PERSONAS QUE POR SU CAPACIDAD DE PAGO O POR ESTAR

AFILIADAS AL RGIMEN DE EXCEPCIN, NO TIENEN LA
OBLIGACIN DE AFILIARSE AL RGIMEN CONTRIBUTIVO
Dentro de la poblacin hay personas que por la insuficiente capacidad de pago, no pueden
afiliarse al Rgimen Contributivo, como es el caso de los beneficiarios del Rgimen
Subsidiado y los vinculados al sistema; tambin se encuentran personas que a pesar de tener
suficiente capacidad de pago, no se pueden afiliar al Rgimen Contributivo ya que se
encuentran cubiertas por un rgimen especial de Excepcin.
4.1. Los beneficiarios del Rgimen Subsidiado
Es beneficiaria del Rgimen Subsidiado, toda la poblacin pobre y vulnerable, que no tiene
capacidad de pago para cotizar al Rgimen Contributivo y en consecuencia recibe subsidio
total o parcial para completar el valor del aporte al SGSSS POS Subsidiado; estas personas se
identifican de acuerdo a un orden de prioridades establecidos por la ley.
La identificacin de los potenciales beneficiarios del Rgimen Subsidiado se realiza en todos
los municipios del pas mediante la aplicacin del Sistema de Seleccin de Beneficiarios de
programas Sociales (SISBEN). La aplicacin, implementacin y administracin del SISBEN
est a cargo del alcalde del municipio. Todo ciudadano puede solicitar que le sea aplicada la
encuesta SISBEN en su municipio de residencia.
Las comunidades indgenas censadas por el gobernador del cabildo, la poblacin infantil
abandonada y certificada por el ICBF y la poblacin indigente (carente de vivienda e
ingresos) identificada por la respectiva alcalda, no estn obligadas a aplicarse el SISBEN y
son beneficiarias directamente del Rgimen Subsidiado.
4.2. Vinculados al Sistema
Se les da el nombre de vinculados al SGSSS, a las personas que no tienen capacidad de
pago y que an no se han afiliado al Rgimen Subsidiado.
Hasta tanto no se garantice la afiliacin a toda la poblacin pobre y vulnerable al Rgimen
Subsidiado, las personas clasificadas como vinculadas, tienen acceso a los servicios de
salud que prestan las instituciones pblicas y aquellas privadas que tengan contrato con el
Estado. Los vinculados, tienen derecho a los beneficios otorgados por concepto de accidente
de trnsito y eventos catastrficos 22 .
22

Lit. B., art. 157, Ley 100/93 y arts. 32 y 33, Decreto 806/98.

21

4.3. Rgimen de Excepcin

Tambin estn exentas de pertenecer al Rgimen Contributivo todas las personas que a
pesar de tener capacidad de pago, se encuentren cubiertas junto con su grupo familiar, por
un sistema de salud diferente, de conformidad con lo establecido en el artculo 279 de la Ley
100/93.
Con base en el artculo 279 de la Ley 100/93 pertenecen al rgimen de excepcin:
Los miembros de las Fuerzas Militares y de la Polica Nacional 23 .
Los civiles del Ministerio de Defensa y la Polica Nacional vinculados antes de la vigencia
de la Ley 100/93.
Los miembros no remunerados de las corporaciones pblicas.
Los servidores pblicos de Ecopetrol y los pensionados de la misma.
Los afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio y Servidores
Pblicos de la Educacin Superior 24 .

Para efecto de evitar el pago doble de cobertura y la desviacin de recursos, las personas
que se encuentren excepcionadas por ley para pertenecer al SGSSS, no pueden utilizar
simultneamente los servicios del Rgimen de Excepcin y del SGSSS como cotizantes o
beneficiarios.
Cuando la persona afiliada como cotizante a un rgimen de excepcin tenga una relacin
laboral o perciba ingresos adicionales sobre los cuales est obligado a cotizar al SGSSS, el
aporte por sus ingresos y las coberturas se hacen de la siguiente forma:

El aporte por los ingresos que percibe por su relacin con la entidad que lo vincula al
Rgimen de Excepcin, se har al Rgimen de Excepcin.

23 Los alumnos de las escuelas de formacin de Oficiales y Suboficiales de las Fuerzas Militares y de la
Polica Nacional y los alumnos del nivel ejecutivo de la Polica Nacional, a que se refieren el Artculo
225 del Decreto 1211 de 1990, el Artculo 106 del Decreto 41 de 1994 y el Artculo 94 del Decreto 1091 de
1995 y las normas que los deroguen, modifiquen o adicionen, respectivamente, y las personas que se
encuentren prestando el servicio militar obligatorio, no estn obligadas a pertenecer al Rgimen de
Excepcin.
24 No todos los Servidores Pblicos de la Educacin Superior, deben hacer parte de un Rgimen de
Excepcin, puesto que no es de obligatoriedad que las Universidades Estatales u Oficiales creen un
Rgimen Propio. As bien, existir personal Docente, Administrativo y Jubilado de las Universidades
Pblicas que coticen al SGSSS, y otros a su propio Rgimen. En el Fondo Nacional de Prestaciones
Sociales del Magisterio, no tendrn derecho al Rgimen de Excepcin los docentes nombrados en
provisionalidad, vinculados por horas y catedrticos.

22

El aporte por los ingresos que percibe por su relacin con la entidad o actividad diferente
a la que lo vincula al Rgimen de Excepcin, se har bien sea a travs de su empleador o
administrador de pensiones o por si mismo cuando se trate de un trabajador
independiente, directamente al FOSYGA, en los formularios que para tal efecto define el
Ministerio de Salud.
Los servicios asistenciales son prestados, exclusivamente a travs del Rgimen de
Excepcin.
Las prestaciones econmicas las pagar tanto el Rgimen de Excepcin como el SGSSS
(FOSYGA) en la proporcin de ingresos declarados en cada sistema.

Si el cnyuge, compaero(a) permanente del cotizante al Rgimen de Excepcin tiene

relacin laboral o percibe ingresos adicionales sobre los cuales est obligado a cotizar al
SGSSS, el empleador o administrador de pensiones deber efectuar la respectiva cotizacin
sobre tales ingresos directamente al FOSYGA. Los servicios asistenciales les son prestados
exclusivamente a travs del Rgimen de Excepcin y las prestaciones econmicas a cargo del
SGSSS son cubiertas por el FOSYGA.
Si el Rgimen de Excepcin no contempla la posibilidad de afiliar cotizantes distintos a los de
su propio rgimen, el cnyuge del cotizante del rgimen de excepcin deber permanecer
obligatoriamente en el Rgimen Contributivo y los beneficiarios quedan cubiertos por el
Rgimen de Excepcin.
Si el Rgimen de Excepcin no prev la cobertura del grupo familiar, el cnyuge cotizante
con sus beneficiarios permanecen en el SGSSS.
Si una persona afiliada al Rgimen de Excepcin recibe servicios de salud de una EPS o una
IPS que no haga parte de la red de servicios del Rgimen de Excepcin, dichas entidades
deben solicitar el reembolso al Rgimen de Excepcin al cual pertenece el usuario.

5. AFILIACIN COLECTIVA
La afiliacin colectiva 25 se puede realizar a travs de las agrupadoras, mutuales o
cooperativas que trata la Circular Externa 140/02 de la Superintendencia Nacional de Salud.
Las agrupadoras, cooperativas o mutuales a las que se refiere la citada Circular son aquellas
entidades sin nimo de lucro que se ocupan de aglutinar, exclusivamente, a los

25 La normatividad referente a la afiliacin colectiva se puede encontrar en la Ley 100/93, Decreto

1485/94, Decreto 806/98, Decreto 1406/99, Circular Externa No.140/02, Decreto 1703/02 y Decreto
2400/02.

23

trabajadores independientes de una misma rama de actividad econmica o a los

trabajadores del servicio domstico por das con el fin de afiliarlos al SGSSS a travs de una
EPS y/o manejar su informacin de afiliacin al Sistema, todo dentro de un marco de
afiliacin colectiva.
Estas entidades no estn autorizadas para cobrar suma alguna por la realizacin de
estas labores, no son delegatarias del libre derecho a la eleccin de EPS ni se encargan
del recaudo de los aportes en salud. Para su funcionamiento deben solicitar autorizacin
a la Superintendencia Nacional de Salud por cada grupo de afiliados de una misma rama de
actividad econmica que pretendan afiliar al SGSSS por va colectiva. Lo mismo deben hacer
de manera escrita a la EPS de su inters, para llevar a cabo el proceso de afiliacin colectiva.
Las mutuales pierden su autorizacin para realizar afiliaciones colectivas cuando se detecta
que promueven o toleran la evasin o elusin de aportes al sistema o cuando coartan la
libertad de eleccin de EPS para sus asociados. Tambin cuando no acreditan ante la
Superintendencia Nacional de Salud el cumplimiento de los requisitos exigibles para su
operacin. Cuando pierden la autorizacin, sus asociados mantienen su afiliacin al sistema
como independientes.
El hecho de promover y facilitar la afiliacin colectiva no autoriza a estas entidades para
realizar publicidad directa o indirecta a travs de medios masivos de comunicacin con
relacin a la afiliacin al SGSSS dado que esta es una actividad autorizada, nicamente, para
las EPS.
La Cmara de Comercio les avala su existencia y representacin legal. La Superintendencia
de Economa Solidaria es quien aprueba los estatutos y reglamentos adoptados por la
Mutual. La Superintendencia Nacional de Salud vigila su funcionamiento.
Para que un trabajador independiente o un trabajador del servicio domstico por das
pueda afiliarse al SGSSS, a travs de una de estas entidades especializadas, debe cumplir
con el requisito indispensable de no tener vnculo laboral ni legal o reglamentario con algn
empleador ni con la misma Mutual, ya que automticamente tendra la condicin de
trabajador dependiente, segn lo estipulado en la norma. El carcter de independiente
no se pierde por asociarse a una de estas Mutuales. La afiliacin del personal
administrativo contratado por la Mutual (secretarias, mensajeros, etc) no se hace por va
colectiva sino por el mecanismo de afiliacin laboral ordinaria, es decir, como trabajadores
dependientes y la cotizacin al SGSSS se hace bajo tal condicin.
Para la afiliacin de las personas que formen parte de la nmina de la mutual o cooperativa,
se aplican las normas establecidas para los casos de trabajadores dependientes.

24

Los asociados vinculados al Sistema por va colectiva tienen, entre otros, los siguientes
requisitos (los que aqu no se exponen se expresan en los requisitos dados para la afiliacin
de trabajadores independientes):

No tener deudas pendientes con el SGSSS.

Informar a la Mutual oportunamente las novedades que afecten su afiliacin y la de
sus beneficiarios.
Declaracin anual de ingresos, elaborada por un Contador Pblico. A la Declaracin
se le debe anexar la fotocopia de la tarjeta profesional del Contador y Certificacin
de la Junta de Contadores.
Formulario diligenciado de presuncin de ingresos 26 .
Constancia del primer pago anticipado de la cotizacin del 12.5% sobre la mayor
base de liquidacin que resulte entre la presuncin de ingresos y los ingresos reales
del trabajador.
Lista de Asociados certificada por el Representante Legal o Certificacin emitida por
la Mutual en donde conste la calidad de asociado del afiliado.
En el Formulario de afiliacin debe constar que la afiliacin se hace por conducto de
la Mutual autorizada.

Los pagos de las cotizaciones para los empleados de las Mutuales, se deben hacer a travs
de la planilla integrada de aportes (PILA) de acuerdo a las fechas establecidas por ley. Los
asociados de las mutuales hacen sus pagos a travs de la planilla asistida para
independientes de acuerdo a las fechas establecidas por ley y de forma individual.

Irregularidades alrededor de las afiliaciones colectivas

Como la prctica de algunas CTA, EAT e inclusive otros tipos de organizaciones como
empresas limitadas o empresas unipersonales, ha sido simular el objeto social propio de las
Mutuales, buscando, entre otras, lucro de esta actividad agrupadora, se han determinado
algunas caractersticas en el funcionamiento de estas organizaciones, para ser tenidas en
cuenta en el momento de desarrollar la actividad de afiliacin:

Coartar el derecho de libre eleccin de EPS a los Usuarios.

Promover o tolerar la elusin o evasin de aportes al SGSSS.

26 El Sistema de Presuncin de Ingresos es un modelo establecido por la Superintendencia Nacional de

Salud para determinar el ingreso presunto sobre el que deben cotizar quienes se afilian en calidad de
independientes. Se establece con base en el gnero, la escolaridad, experiencia laboral, si trabaja en zona
rural o urbana, si es propietario de vivienda u otra forma de tenencia.

25

Recaudar dineros sin la respectiva autorizacin de la Superintendencia Nacional de

Salud. Aun teniendo la autorizacin, cobran dinero a los Usuarios por la afiliacin,
recaudo y pago de sus aportes al SGSSS (nimo de lucro).
Cobran y se apropian de dineros por incapacidades.
Tienen nminas falsas as como convenios de asociacin y trabajo falsos. Fingen
relaciones laborales.

Delitos e infracciones cometidos por las agrupadoras ilegales

Falsedad ideolgica en documento privado

Evasin y elusin de aportes al SGSSS
Recaudo y apropiacin indebida de dineros de la seguridad social en salud
Cobros por realizar la afiliacin al SGSSS

5.1. Afiliacin colectiva de los trabajadores independientes con ingresos

inferiores a dos salarios mnimos legales mensuales vigentes a travs de
agremiaciones 27
Para afiliarse a travs de las agremiaciones, los trabajadores independientes deben
acreditar ante la Entidad Promotora de Salud:

Que estn vinculados a una agremiacin que tenga dentro de su objeto la afiliacin
al Sistema General de Seguridad Social en Salud
Que al aplicarles el sistema de presuncin de ingresos, tengan un ingreso base de
cotizacin 28 igual o superior a un salario mnimo legal mensual vigente 29 .
Que no perciben ingresos adicionales a los derivados de su calidad de trabajador
independiente 30 .
5.1.1. Verificacin existencia de la agremiacin

27 Se entiende por agremiacin toda persona jurdica sin nimo de lucro constituida de conformidad con
las disposiciones vigentes, que tenga o incluya dentro de sus actividades la afiliacin colectiva al
Sistema General de Seguridad Social en Salud y que cumplan con los requisitos sealados en el
decreto.
28 Ingreso Base de Cotizacin (IBC) es la parte del salario o mesada del trabajador dependiente,
independiente o pensionado, que se toma como base para definir el monto del aporte que debe realizar.
29 Cotizar sobre el IBC resultante de la aplicacin del Sistema Presuncin de Ingresos, sin que en
ningn caso el IBC sea inferior a uno (1) salario mnimo legal mensual vigente
30 Circunstancia que certificar mediante declaracin juramentada.

26

La EPS deber verificar la existencia de la agremiacin y el cumplimiento de los requisitos

establecidos para su funcionamiento, que son:
Estar debidamente constituidas conforme las normas jurdicas que les sean
aplicables.
Tener contemplado dentro de su objeto el servicio de afiliacin colectiva al Rgimen
Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, o que dentro de su
actividad actual contemplen funciones afines.
Tener contemplado dentro de su objeto la garanta del pago de los aportes al
Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Contar con una reserva o fondo especial 31 destinado a cubrir la garanta del pago de
la cotizacin del afiliado durante los dos (2) meses siguientes a aquel en el cual entr en
mora 32 .
Contar con un reglamento de afiliacin colectiva.
Para que la agremiacin pueda prestar el servicio de afiliacin colectiva al SGSSS,
debe contar con un nmero mnimo de tres mil (3.000) afiliados 33 .

Para efecto de la constitucin de la reserva que garantiza el pago de la cotizacin, la

agremiacin puede cobrar un aporte o contribucin econmica a cada afiliado, por un
monto del 25% de la cotizacin aplicable a dos salarios mnimos legales mensuales
vigentes, hasta por un perodo de tres (3) meses cada ao.
Suspensin de la vinculacin del afiliado por mora en el pago de la cotizacin
Cuando se haga efectiva la garanta de pago por mora de dos (2) meses del asociado, sin
que el mismo acredite nuevamente su regularizacin en los pagos de la cotizacin, se
entender que cesa la obligacin de la agremiacin frente a la EPS. La EPS deber proceder
a la desafiliacin de acuerdo con las normas generales, registrando al afiliado en mora a
partir del agotamiento de la garanta.

31 Estas agremiaciones deben contar con una reserva en dinero o fondo especial destinado a cubrir la
garanta del pago de la cotizacin por cuenta del afiliado, equivalente, como mnimo, a quinientos (500)
salarios mnimos mensuales legales vigentes por cada tres mil (3.000) afiliados y proporcionalmente por
cada fraccin que exceda los primeros tres mil (3.000).
32

Cada dos (2) meses la agremiacin debe informar a las EPS los afiliados que garantiza.

33 El nmero mnimo de afiliados, para efectos de mantener la vigencia de la afiliacin colectiva, debe
certificarse cada dos meses ante las EPS.

27

Cuando el afiliado o alguno de sus beneficiarios se encuentre recibiendo servicios en los que
est de por medio la vida, la agremiacin deber extender la garanta hasta por dos (2)
meses adicionales, perodo al trmino del cual la EPS deber dar cumplimiento a lo dispuesto
en el Decreto 806 de 1998.
Si el afiliado hubiere cotizado sobre una base inferior a la que legalmente estaba obligado, la
EPS proceder a realizar el ajuste de la cotizacin y a constituir en mora al afiliado, por la
elusin 34 cometida con los efectos legales correspondientes.

6. CASOS ESPECIALES DE AFILIACIN AL SGSSS

6.1 Cooperativas o Precooperativas de Trabajo Asociado, CTA 3355
Las Cooperativas de Trabajo Asociado 36 son empresas asociativas sin nimo de lucro, de
responsabilidad limitada, que vinculan el trabajo personal de sus asociados y sus aportes
econmicos para la produccin de bienes (incluidas las labores extractivas como la pesca,
minera y dems actividades de explotacin de recursos naturales), ejecucin de obras, o la
prestacin de servicios en forma autogestionaria. No estn autorizadas para actuar
como agrupadoras ni mutuales para la afiliacin colectiva.
Tampoco lo estn para desarrollar actividades propias de las empresas de servicios
temporales. Lo anterior se apoya en que:
1. El suministro de personal o envo de personal en misin, es objeto nico de las empresas
de servicios temporales 37 , que han sido autorizadas por el Ministerio de la Proteccin Social.
2. Las CTA pueden prestar servicios a otras cooperativas y a terceros en general, guardando
en todo caso la autonoma administrativa y responsabilidad en la realizacin de las labores.

34 Elusin es la utilizacin de algn mecanismo o triquiuela para disminuir la base gravable de una
tasa impositiva.

La normatividad referente a las CTA se puede encontrar en la Ley 079/88, Decreto 468/90, Ley
100/93, Decreto 1485/94, Ley 454/98, Decreto 806/98, Decreto 1406/99, Decreto 1703/02, Decreto
2400/02.

35

Como empresas de la Economa Solidaria son regidas por las leyes 79 de 1988 y 454 de 1998 y estn
reglamentadas por el Decreto 468 del 23 de febrero de 1990.
36

37 El ejercicio de la actividad de servicios temporales, consagrada en el artculo 71 de la Ley 50 de 1990,

solamente podr ser desarrollada por las empresas que autorice para tal fin el Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social, a travs de la subdireccin tcnica de servicios y gestin de empleo.

28

3. Si se hace mal uso de la figura de trabajo asociado, suministrando personal o enviando

trabajadores en misin, pueden ser sancionados tanto la empresa contratista (CTA) como la
contratante (Usuaria) 38 .
4. Una CTA puede asumir la prestacin de servicios que quiera con una empresa. La empresa
usuaria debe cumplir con el pago de los servicios contratados con la CTA y la CTA debe
pagar las compensaciones a los trabajadores asociados.
5. Las CTA deben ser dueas de los medios de produccin o labor, y en caso que stos sean
de propiedad de la empresa contratante, debe figurar en el contrato de forma de tenencia de
stas (arrendamiento, comodato, etc..)
Las normas que se aplican a las Cooperativas de Trabajo Asociado tambin tienen aplicacin
a las Precooperativas de Trabajo Asociado.
Con el slo
constituidas.
legalidad de
Ministerio de

registro ante la Cmara de Comercio, estas empresas quedan legalmente

La Superintendencia de la Economa Solidaria efecta el control sobre la
sus estatutos y reglamentos como empresa de la economa solidaria y el
la Proteccin Social, vigila su funcionamiento.

En las CTA, el trabajador asociado es quien ocupa o desempea un cargo dentro de la

Cooperativa y tambin dispone de la calidad de asociado dentro de la misma. Todos ellos
regulan sus relaciones de trabajo con la Cooperativa de Trabajo Asociado, mediante los
regmenes de trabajo, de previsin y seguridad social, y de compensaciones, los cuales
deben estar consagrados en los estatutos o reglamentos adoptados, registrados y aprobados
por parte del Ministerio de la Proteccin Social.
Solo en forma excepcional, por razones debidamente justificadas 39 , las CTA pueden
contratar Trabajadores No Asociados, quienes se rigen por las normas vigentes del Cdigo
Sustantivo del Trabajo. Estas personas se contratan para trabajos ocasionales que no pueden
ser superiores a dos (2) meses.

38 DECRETO 24/98 ARTCULO 19. El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social a travs de los
funcionarios competentes de las direcciones regionales, impondr multas sucesivas hasta de cien (100)
salarios mnimos mensuales vigentes a las personas o empresas:
a) Que desarrollen la actividad de empresa de servicios temporales sin la correspondiente autorizacin;
b) Que contraten servicios temporales con empresas no autorizadas para desarrollar esta actividad, y
c) Cuando incumpla con cualquiera de las obligaciones contenidas en el presente decreto y en la ley,
siempre y cuando no sean causal de suspensin o cancelacin de la autorizacin de funcionamiento....

Estas personas se contratan para trabajos ocasionales, por incremento transitorio de las actividades de
la Cooperativa, para reemplazar temporalmente a un asociado o vincular personal tcnico que no exista
en los trabajadores asociados y para llenar vacantes que requieran una inmediata vinculacin y que no
den espera a la afiliacin del trabajador como asociado.

39

29

Tanto los trabajadores asociados como los no asociados se afilian y hacen sus aportes al
SGSSS como trabajadores dependientes, sobre el ingreso base de cotizacin previsto en el
respectivo rgimen de compensacin y en su contrato de asociacin, acuerdo cooperativo o
contrato laboral.

Los pagos de las cotizaciones para los empleados y los trabajadores Asociados de una
C.T.A. o de una precooperativa se deben hacer a travs de la planilla integrada de
aportes (PILA) de acuerdo a las fechas establecidas por ley.
6.1.1 Precooperativas
Las Precooperativas son grupos de personas (no menos de 5) que se organizan para realizar
actividades permitidas a las cooperativas, bajo la orientacin y el concurso de una entidad
promotora 40 , y que por carecer de capacidad econmica, educativa, administrativa o tcnica,
no pueden organizarse inmediatamente como cooperativa. Estas precooperativas deben
evolucionar hacia cooperativas en un plazo de cinco (5) aos, que se pueden prorrogar a
criterio del ente de vigilancia y control.
Las entidades promotoras deben prestar a las precooperativas que estn promoviendo, la
asistencia tcnica, administrativa o financiera y la capacitacin de sus asociados, a fin de
impulsar su desarrollo y garantizar su evolucin. La participacin de las entidades promotoras
en la administracin y en el control de las precooperativas debe ir disminuyendo
gradualmente, con el propsito de asegurar la responsabilidad y la autonoma decisoria de
los asociados.
Los estatutos de las precooperativas deben contener el objeto social, el rgimen de
asociacin, las formas simplificadas de administracin y vigilancia, el rgimen econmico y
financiero, y el procedimiento para la reforma de los estatutos y su conversin en futura
cooperativa.
Irregularidades alrededor de las afiliaciones en la CTA:
Las CTA son utilizadas por las agrupadoras ilegales para:

Usar indebidamente la figura de Cooperativa de Trabajo Asociado

Reclutar asociados
Violar los principios de la economa solidaria
Desviar los fines de la economa solidaria

Se entiende por Entidad Promotora la empresa o cooperativa que patrocina en sus inicios a la
Precooperativa de Trabajo Asociado, antes de constituirse formalmente en una Cooperativa.

40

30

6.2 Empresas Asociativas de Trabajo, EAT 41

T

Las Empresas Asociativas de Trabajo son organizaciones econmicas productivas, cuyos

asociados aportan su capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos adems, entregan al
servicio de la organizacin una tecnologa o destreza, u otros activos necesarios para el
cumplimiento de los objetivos de la empresa. Estas empresas tienen como objetivo la
produccin, comercializacin y distribucin de bienes bsicos de consumo familiar 42 o la
prestacin de servicios 43 individuales o conjuntos de sus miembros.
Las Empresas Asociativas de Trabajo se integran con un nmero no inferior a tres (3)
miembros y no mayor de diez (10) asociados para la produccin de bienes. Cuando se trate
de empresas de servicios, el nmero mximo ser de veinte (20). Con el registro en la
Cmara de Comercio queda legalmente establecida su constitucin y el Ministerio de la
Proteccin Social vigila su funcionamiento. La razn social deber ir acompaada de la
denominacin de Empresa Asociativa de Trabajo, la cual es exclusiva de este tipo de
empresas.
A las EAT`s no les est permitido ejercer funciones de empleador, es decir, no pueden
vincular laboralmente a ninguna persona (ni aun a sus propios asociados). Por lo tanto, es
irregular encontrar afiliaciones de personas al SGSSS como dependientes de estas empresas.
El acceso y pago de las cotizaciones al SGSSS para los asociados en estas
Empresas se hace en la condicin de trabajadores independientes, dado que el
vnculo del asociado con la EAT obedece a una relacin eminentemente comercial, y en todo
caso sin que sea laboral.

7. MOVILIDAD EN EL SISTEMA
41 La normatividad referente a las EAT se puede encontrar en la Ley 10/91, Ley 100/93, Decreto
1485/94, Decreto 1100/95, Decreto 806/98, Decreto 1406/99, Decreto 1703/02.

Se entiende por produccin de bienes bsicos de consumo familiar, el proceso de aplicacin del
trabajo en la transformacin de los recursos naturales, insumos, productos semielaborados y en
elaboracin, en cualquier rama de la actividad econmica, para generar bienes destinados a la
satisfaccin de las necesidades del ncleo familiar o individual. Dentro de estos bienes bsicos de
consumo familiar se consideran todos los relacionados con: Salud, Educacin, Alimentacin, Vestuario,
Vivienda, Recreacin y Transporte.

42

43 Por servicio se entiende toda actividad humana manual, tcnica, tecnolgica, profesional y cientfica
encaminada a la produccin, comercializacin y distribucin de los bienes de consumo familiar y a la
prestacin del esfuerzo individual o asociativo para facilitar el bienestar de la sociedad.

31

Es el nombre con el cual se define el proceso operativo que ejecuta la EPS, para dar
respuesta o solicitar la intencin de traslado de un afiliado del Sistema General de Seguridad
Social en Salud hacia nuestra EPS o de esta EPS hacia otra EPS.

7.1. Requisitos para el traslado

Para tener derecho de traslado en el rgimen contributivo, se deben cumplir las siguientes
condiciones:

Encontrarse afiliado a una Entidad Promotora de Salud, en el momento en que se

diligencia la solicitud de traslado a la EPS a la que desea trasladarse. Cuando se
encuentra por ejemplo temporalmente por fuera por prdida de empleo, si es posible
el traslado y se le denomina Traslado No vigente. Al inicio de una nueva relacin
laboral debe reingresar a la misma EPS y luego si puede solicitar el traslado. Nota:
Aunque la norma lo establece de esta manera en la costumbre el usuario se puede
afiliar a la EPS de su eleccin y ser esta entidad quien tramite el traslado con la EPS
anterior.
Tanto el cotizante como los miembros de su grupo familiar (beneficiarios directos y
adicionales), deben acreditar una permanencia y un perodo mnimo de afiliacin de
12 meses 44 , en la EPS desde la cual opera el traslado 45 .
Los cotizantes que incluyan beneficiarios en fecha diferente a aquella en la cual se
produjo la afiliacin a la EPS, deben permanecer el tiempo que sea necesario para
que cada uno de sus beneficiarios cumpla el periodo sealado (12 meses de
afiliacin), salvo el caso del menor de un ao de edad afiliado desde su nacimiento
en la Entidad Promotora de Salud de la cual desea trasladarse.
El afiliado dependiente no debe tener sumas pendientes de pago a la EPS por
concepto de cuotas moderadoras, copagos o UPC adicionales. El trabajador
independiente adicionalmente debe estar al da en el pago de las cotizaciones 46 .

Cuando el afiliado haya ostentado diferentes calidades de afiliacin (cotizante, beneficiario directo,
adicional o afiliado al Rgimen Subsidiado), para efectos de determinar el cumplimiento del periodo
mnimo de permanencia, se tendrn en cuenta todos los periodos de los distintos tipos de afiliacin.
45 Para contabilizar los perodos mnimos de permanencia y pagos, no se tendrn en cuenta los das en
que estuvo desafiliado de la EPS de la cual se pretende trasladar. Para el efecto, solo computarn los
meses de afiliacin anteriores a la fecha de solicitud de traslado, sin importan si son continuos o
discontinuos. Siempre y cuando no haya dejado de cotizar ms de 6 meses.
44

Si el afiliado es Trabajador Independiente y se encuentra en mora en el pago de cotizaciones, aportes

adicionales, cuotas moderadoras o copagos, la vigencia del traslado iniciar a partir de la fecha de su
46

32

El afiliado no debe encontrarse gozando de licencia de maternidad o incapacidad por

enfermedad general. El traslado puede efectuarse una vez finalice la licencia o
incapacidad y tiene efectos a partir del primer da hbil del mes siguiente a aquel en
que termine la licencia o incapacidad 47 . Lo mismo sucede con el afiliado que requiere
procedimientos de alta complejidad y se encuentra internado en una entidad
hospitalaria.
El afiliado que hace uso de los servicios para atender procedimientos de alto costo,
deber permanecer, salvo mala prestacin del servicio, por lo menos dos aos ms
despus de culminado el tratamiento, independientemente del tiempo que lleve
vinculado a la EPS antes de solicitar un traslado de Entidad

7.2. Excepciones al trmino mnimo de permanencia

Cuando exista autorizacin expresa de traslado por parte de la Superintendencia

Nacional de Salud en los casos en que esta haya declarado la deficiente prestacin o
suspensin de servicios por parte de la Entidad Promotora de Salud de la cual desea
trasladarse 48 .
Cuando a la Entidad Promotora de Salud de la cual desea trasladarse, le haya sido
declarada la suspensin de la afiliacin o la revocatoria de la autorizacin para su
funcionamiento por parte de la Superintendencia Nacional de Salud.
Cuando al momento de la vinculacin laboral, el trabajador no ejerci el derecho de
libre escogencia, sino que fue el empleador quien realiz la seleccin. En este caso el
cotizante, puede cambiarse de EPS dentro de los tres meses siguientes. Si deja pasar
este tiempo, tiene que esperar a que transcurran los doce meses de afiliacin que
se exigen para el traslado (Ley 11220 de 2007 - reforma a la Ley 100).
Cuando el cotizante o los beneficiarios cambian su domicilio a un lugar donde la EPS
a la cual se encuentra afiliado, no tiene autorizada cobertura para la prestacin del
Plan Obligatorio de Salud.
Igualmente se pueden trasladar beneficiarios antes del trmino previsto, cuando hay
conformacin de nuevos grupos familiares o cambio de dependencia, por ejemplo:

pago (Art. 43 decreto 1406/99); igual sucede con el trabajador dependiente si hay mora en el pago de
copagos o cuotas moderadoras.
47

Pargrafo 2 Artculo 44 Decreto 1406/99.

La responsabilidad de la Entidad Promotora de Salud en la que se encuentra el afiliado, no se agota o

extingue en el momento del traslado, cuando la causa de esta determinacin se relaciona con el
inadecuado cumplimiento de sus obligaciones legales. En este sentido, es competencia de la nueva
Entidad Promotora de Salud iniciar las correspondientes acciones legales contra la Entidad Promotora
de Salud de la cual se traslada el afiliado, dentro de los principios de responsabilidad civil (art.9 dto
47/00).
48

33

o
o

Si Mara cotiza a una EPS y Juan a otra y estos se casan, se puede trasladar
el uno (menos antiguo) a la EPS del otro, nunca a una tercera.
Si Pedro es beneficiario de su padre y se casa con Ana que es cotizante en
otra EPS, Pedro puede pasar a ser beneficiario de Ana.

7.3. Procedimiento para el traslado

La solicitud de traslado de un independiente a nuestra EPS se debe presentar por lo

menos con 30 das calendario de anticipacin. Para el caso del trabajador
dependiente o el pensionado, esta solicitud deber ser diligenciada conjuntamente
con el empleador o la entidad pagadora de la pensin.

Nuestra EPS, al momento de una nueva solicitud de afiliacin o traslado, deber

consultar la base de datos de afiliados de la Superintendencia Nacional de Salud u
otra dispuesta por el Ministerio de Salud, con el fin de constatar que el solicitante y
los miembros de su grupo familiar no tengan registradas otra u otras afiliaciones al
Sistema.
De encontrarse registradas otras afiliaciones, nuestra EPS solicitar por escrito,
autorizacin a la entidad a la cual se encuentra afiliado el solicitante, identificando
plenamente a los cotizantes y los miembros del grupo familiar. La solicitud a la otra
entidad debe hacerse dentro de los cinco das hbiles siguientes a la fecha de recibo
de la solicitud de traslado.
En un trmino no mayor de ocho das hbiles, contados a partir de la fecha de recibo
de la solicitud de traslado, la entidad en la cual se encuentra el afiliado, debe
responder por escrito a nuestra EPS, si de acuerdo con la normatividad vigente, el
grupo familiar puede hacer uso del derecho de traslado. Si vencido este trmino, no
da ninguna respuesta se tiene como vlida la nueva afiliacin o traslado.
Si nuestra EPS no llega a un acuerdo con la otra EPS en relacin con la solicitud de
afiliacin por contravenir las disposiciones que regulan la afiliacin y movilidad dentro
del SGSSS, la Superintendencia Nacional de Salud dirimir las controversias, en un
trmino mximo de treinta das calendario.
Mientras la Superintendencia Nacional de Salud emite su pronunciamiento sobre la
solicitud de afiliacin en controversia, la entidad objetante garantizar la prestacin
de los servicios de salud a que tenga derecho el afiliado. Lo anterior sin perjuicio de
la manifestacin expresa que pueda hacer el afiliado sobre su permanencia en la
Entidad Promotora de Salud de su preferencia, siempre y cuando rena las
condiciones de permanencia en ella.

El no cumplimento del procedimiento de consulta a las bases de datos y de respuesta a las

EPS que lo requieran, har responsable a la EPS por las UPC pagadas en exceso por estos

34

afiliados y a las sanciones administrativas que imponga la Superintendencia Nacional de

Salud (CN 483/02, art. 31 decreto 1703/02).

Es deber de la EPS a la cual se traslada el usuario, informar por escrito al aportante,

sobre la autorizacin del traslado, a fin de que no se presenten irregularidades con
los pagos de las cotizaciones y con la prestacin de los servicios.

7.4. Efectos y Vigencia del traslado

7.4.1. Vigencia
El traslado entra en vigencia a partir del primer da calendario del mes subsiguiente a la
fecha en que se presenta la solicitud, siempre y cuando medie el pago de la cotizacin
correspondiente.

Por ejemplo: Juan presenta solicitud de traslado de la EPS X a la EPS Y el da 15 de Junio.

Para Juan, su traslado a la EPS Y es efectivo a partir del 1 de Agosto.
La EPS de la cual se retira el afiliado, tiene a su cargo la prestacin de los servicios hasta el
da anterior a aquel en que entre en vigencia el traslado en la nueva EPS. El pago de la
cotizacin correspondiente al mes en que entra en vigencia el traslado (mes subsiguiente al
de la radicacin de la solicitud), se debe realizar en la nueva EPS. Entrado en vigencia el
traslado, el cotizante y sus beneficiarios empiezan a recibir de la nueva EPS, todos los
beneficios a que tienen derecho de acuerdo con las semanas de cotizacin que llevan dentro
del Sistema.
7.4.2. Efectos del traslado
Por tratarse de un traslado y no una de nueva afiliacin, se conservan derechos, perodos de
cotizacin y dems beneficios adquiridos en el sistema.

Para efectos de los periodos mnimos de cotizacin, en el traslado se acumula el tiempo de

afiliacin de los usuarios en anteriores EPS, independientemente de que hayan sido
cotizantes o beneficiarios, pero siempre y cuando en la anterior EPS no haya operado la
prdida de antigedad en el sistema 49 .
7.5. Suspensin de los efectos del traslado
La solicitud de traslado quedar suspendida en los siguientes casos:

49

Ms informacin sobre prdida de antigedad en el captulo de Situaciones Asociadas a la Afiliacin.

35

Cuando a partir de la fecha de presentacin de la solicitud de traslado y hasta un da

antes de la fecha en la cual ste se hace efectivo, el cotizante o alguno de los
miembros de su grupo familiar se encuentre internado en una institucin hospitalaria
Cuando a partir de la fecha de presentacin de la solicitud de traslado y hasta un da
antes de la fecha en la cual ste se hace efectivo, coincida con el reconocimiento de
una incapacidad o licencia de maternidad.

En caso de presentarse una de estas dos situaciones, el aportante y la EPS desde la cual se
traslada, deben comunicarlo a la EPS a la que se est trasladando.
Una vez finalizada la hospitalizacin, licencia o incapacidad y comunicado este hecho a la
nueva EPS, el traslado se har efectivo a partir del primer da calendario del mes siguiente a
aquel en el que termine la hospitalizacin, licencia o incapacidad.

8. VIGENCIA DE LA AFILIACIN
Para determinar la vigencia de una afiliacin en nuestra EPS, es necesario tener en cuenta la
situacin en la que ingresa el afiliado. Esta puede ser:
8.1. Vigencia en caso de ingreso como nuevo al Sistema
El ingreso de un trabajador dependiente que se afilia como nuevo al Sistema, producir
efectos para la EPS desde el da siguiente a aquel en el cual se inicie la relacin laboral,
siempre y cuando se radique en la EPS el formulario de afiliacin debidamente diligenciado.
Mientras este requisito no se cumpla, el empleador asumir todos los riesgos.
Durante los primeros treinta das a partir de la afiliacin inicial del trabajador dependiente y
sus beneficiarios, se cubrir nicamente la atencin inicial de urgencias, la atencin
obsttrica y se tiene derecho a participar en los planes de promocin y prevencin.
Los trabajadores independientes que se afilian como nuevos en el Sistema, tienen derecho a
partir de la fecha de su afiliacin y pago, a los beneficios sealados en el POS.
Se considera que una persona ingresa como nueva al Sistema cuando:
a. Se afilia por primera vez, es decir no ha pertenecido nunca al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, ni como cotizante, ni como beneficiario.

36

b. Cuando a un cotizante del rgimen contributivo se le ha cancelado la afiliacin por

mora 50 en el pago de los aportes de cuatro meses 51 consecutivos, al reingresar al
sistema tiene que hacerlo como nuevo.
c. Cuando ha perdido la antigedad por cualquier motivo (ver concepto ms adelante en el
captulo de Situaciones Asociadas a la Afiliacin)
d. Al reingresar al Sistema despus de transcurridos seis meses sin haber realizado aportes,
por prdida de la capacidad de pago y no haber notificado la novedad de retiro.
Las afiliaciones de las personas que ingresan como consecuencia del reporte de la novedad
inclusin de beneficiarios, producen efecto a partir del momento en que sea radicado el
formulario de novedades correspondiente.
8.2.

Vigencia en caso de Traslado

En este caso y como se mencion anteriormente, el traslado surte efecto a partir del primer
da del segundo mes siguiente a aquel en que se produce la novedad, siempre y cuando
medie el pago correspondiente.
Los afiliados cuyo traslado ha sido aceptado por la anterior EPS, no entran en perodo de
urgencias. Tienen derecho a los mismos servicios que tenan en la anterior EPS, de acuerdo
con las semanas de afiliacin all alcanzadas.

9. MULTIAFILIACIN
La multiafiliacin 52 es una situacin en la cual una persona se encuentra afiliada ms de una
vez al SGSSS y/o al Rgimen de Excepcin; y/o al rgimen subsidiado; se presenta en cuatro
eventos:
1) Afiliacin simultnea al Rgimen Contributivo y Subsidiado: en este caso ser
vlida la afiliacin al Rgimen Contributivo; sin embargo el usuario del Rgimen
Subsidiado que haya obtenido capacidad de pago de manera temporal, puede solicitar a
la ARS que le conserve el cupo, mientras est afiliado al Rgimen Contributivo; este cupo
se puede conservar hasta por un ao.
Por ningn motivo se puede exonerar al empleador o cotizante independiente, de la obligacin de
cotizar sobre los periodos de mora existentes.
50

Tres meses de mora y al 4 mes se suspende

Normalmente la condicin de multiafiliado se adquiere cuando en el rgimen contributivo se realiza
traslado sin el cumplimiento de los requisitos legales o tambin cuando omite en la nueva afiliacin
informar la EPS anterior.
51
52

37

2) Afiliacin simultnea al Rgimen Contributivo y de Excepcin: es vlida la

afiliacin al Rgimen de Excepcin.
3) Afiliacin simultnea en diferentes EPS: Cuando las EPS mediante cruces de
informacin o por cualquier otro medio, establezcan que una persona se encuentra
multiafiliada, deben, previo aviso al afiliado, cancelar una o varias afiliaciones teniendo
en cuenta las siguientes reglas:
Cuando el afiliado cambia de EPS antes del trmino previsto, ser vlida la ltima
afiliacin efectuada dentro de los trminos legales.
Cuando el error por la doble afiliacin no sea originado por el afiliado, quien solicit
su traslado dentro del trmino legal, ser vlida la afiliacin a la EPS a la cual se
traslad.
Cuando una persona deba tener la calidad de cotizante pero est inscrita como
beneficiaria, se deber cancelar la afiliacin como beneficiario y la persona as
afiliada, tiene que cubrir los gastos en que haya incurrido la EPS por los servicios
prestados.
Si la persona se encuentra inscrita en calidad de cotizante ms de una vez, ser
vlida la primera inscripcin.
4) Afiliacin simultnea en la misma EPS, bien sea como cotizante o beneficiario: se
cancelan de manera inmediata las afiliaciones sobrantes y se deja una con base en las
siguientes reglas:
Si la persona se encuentra inscrita en calidad de cotizante ms de una vez, ser
vlida la primera inscripcin.
Si la persona se encuentra inscrita como beneficiaria y cotizante en forma
simultnea, ser vlida la inscripcin como cotizante.
Cuando un beneficiario est inscrito en cabeza de dos cotizantes, ser vlida la
primera inscripcin.
Cuando un beneficiario est inscrito en cabeza de dos cnyuges cotizantes, deben
tanto el beneficiario como uno de los cnyuges, quedar inscritos en cabeza de aquel
que se inscribi primero en la EPS. Si el cotizante deja de cotizar por prdida de la
capacidad de pago, tanto ste como los beneficiarios quedan automticamente
inscritos en cabeza del cnyuge que contine cotizando.
9.1.

Aspectos a tener en cuenta para la definicin de un usuario

multiafiliado

La solucin de multiafiliados como la movilidad (traslado entre EPS) es

responsabilidad de las EPS.

38

Se debe garantizar el servicio de urgencias por cualquiera de las EPS en que se

encuentre multiafiliado, hasta tanto no se solucione o defina a qu EPS le
corresponde prestar el servicio.
La multiafiliacin acarrea prdida de antigedad aun cuando el afiliado realice los
pagos a una de las EPS, en los casos en los cuales se compruebe que la
multiafiliacin obedece a la omisin de informacin por parte del afiliado; en las
dems situaciones, ajenas a la accin del afiliado, no se perder la antigedad.
Un cambio de EPS posterior a la afiliacin al SGSSS, deber ser tramitado como un
traslado normal y ser efectivo hasta el 1er da del mes subsiguiente a la fecha de
solicitud del traslado.
En ningn caso ser valida la certificacin o autorizacin presentada por el afiliado,
aun cuando esta indique que tiene validez para dicho tramite.
El afiliado cuya definicin se realice con el propsito de solucionar la multiafiliacin,
iniciar vigencia el primer da del mes siguiente al cual se realiza la definicin.

10. SITUACIONES
AFILIACIN
10.1.

ESPECIALES

RELACIONADAS

CON

LA

Interrupcin de la afiliacin

Esta figura permite que se pueda interrumpir la afiliacin cuando el cotizante y todos sus
beneficiarios residen temporalmente en el exterior; en este caso no tiene que pagar la
cotizacin correspondiente a los perodos que van a estar ausentes del pas. Deben tenerse
en cuenta las siguientes reglas:

La salida al exterior se tiene que comunicar previamente y por escrito a la EPS y

debe ser tanto del cotizante como de todos los beneficiarios que integran el grupo
familiar. Si nicamente se ausenta el cotizante y desea mantener cubierto a su
grupo familiar no es necesario reportar la salida del pas y el aporte debe continuar
realizndose igual

Se conservar la antigedad de todo el grupo aunque durante el periodo de

residencia en el exterior no se tenga que pagar cotizacin; por este tiempo slo se
deber aportar un 1.5% del IBC. Al regreso al pas se cancelar este 1.5% del IBC
por el tiempo en que se estuvo afuera.

El pago de la cotizacin se tiene que reanudar dentro del mes siguiente al regreso al
pas, de todo el grupo o de alguno de sus integrantes. El pago de los aportes se
debe hacer en planilla integrada de aportes (PILA) por cada perodo en que estuvo
por fuera del pas y teniendo en cuenta los incrementos en los aportes de un ao a

39

otro, cuando haya lugar a esto.

10.2.

Suspensin de la afiliacin

Procedimiento por el cual el afiliado pierde temporalmente sus derechos ante la EPS por
incumplimiento de las normas establecidas para el SGSSS. Se da en las siguientes
situaciones:
10.2.1. Al no presentar la documentacin requerida para los afiliados
beneficiarios
Se proceder a la suspensin de la afiliacin respecto de los afiliados beneficiarios sobre
quienes no se presente la documentacin requerida, ste hecho deber ser comunicado en
forma previa y por escrito a la ltima direccin registrada por el afiliado cotizante con una
antelacin no menor a quince das y se har efectiva a partir del primer da del mes siguiente
al de la respectiva comunicacin.
Durante el periodo de suspensin nuestra EPS no puede compensar por dichos afiliados.
Transcurridos tres meses de suspensin sin que se hayan presentado los documentos, se
proceder a la desafiliacin de los beneficiarios que no fueron debidamente acreditados con
la consecuente prdida de antigedad. Cuando se compruebe que el cotizante incluy
beneficiarios que no integraban su grupo familiar, el afiliado cotizante tambin perder su
antigedad en el Sistema.
La prestacin de los servicios de salud que requieran los beneficiarios suspendidos por esta
causal, son de cargo del afiliado cotizante del cual dependen.

10.2.2. Mora en el pago de la cotizacin o UPC Adicional

Se produce despus de un mes de no pago de la cotizacin o UPC Adicional que corresponde
hacer al Trabajador Independiente, al Cotizante que aporta por el beneficiario adicional, al
Empleador o a la Entidad pagadora de la pensin, segn sea el caso. Esta suspensin de la
afiliacin conlleva la suspensin en la prestacin de los servicios.
Cuando el Empleador o la Administradora de Pensiones no pagan la cotizacin y como
consecuencia de ello se suspende la afiliacin, tienen que cubrir los costos de los servicios
que en materia de salud llegare a necesitar el pensionado, el trabajador dependiente y los
beneficiarios de este. El hecho de que atiendan estos valores, no los exonera de la
responsabilidad de pagar las cotizaciones atrasadas ni de las sanciones a que haya lugar.
Igualmente si la EPS brinda servicios a los afiliados, cuya cobertura se encuentra suspendida,

40

puede cobrar el total de estos costos a quien sea el responsable del pago de la cotizacin y
el valor que se obtenga constituir un recurso de la respectiva entidad; si posteriormente
obtiene el pago de las cotizaciones atrasadas, deber girar al FOSYGA la totalidad de las
mismas y proceder a la compensacin de las UPC correspondientes a dichos periodos. Si los
valores recibidos de un aportante que se encuentra en mora por concepto de cotizaciones,
no son suficientes para cancelar la deuda, la afiliacin se mantiene suspendida.
Para que se levante la suspensin de la afiliacin y se pueda recibir atencin inmediata, es
necesario que se pague la totalidad de los aportes en mora. Realizado dicho pago, el periodo
al cual corresponda, se contabilizar para efectos de los periodos mnimos de cotizacin y la
antigedad en el Sistema.
Cuando se suspenda la prestacin de servicios de salud por el no pago de las cotizaciones, la
EPS deber informar este hecho al cotizante, indicndole a travs de correo certificado
dirigido al ltimo domicilio registrado, su posible desafiliacin al SGSSS. La calidad de afiliado
se mantiene hasta por tres meses del no pago de la cotizacin.
10.2.3. Mora del aportante cuando se le ha descontado la cotizacin a salud al
trabajador
Estando vigente la relacin laboral no se puede desafiliar al trabajador ni a sus beneficiarios
de los servicios de salud, cuando hubiera mediado la correspondiente retencin de los
recursos por parte del empleador y no hubiera procedido a su giro a la Entidad Promotora de
Salud. Los servicios continan siendo prestados por la Entidad Promotora de Salud a la que
el trabajador est afiliado hasta por un perodo mximo de seis (6) meses verificada la mora,
sin perjuicio de la responsabilidad del empleador, conforme las disposiciones legales. La
Entidad Promotora de Salud respectiva, cobrar al empleador las cotizaciones en mora con
los recargos y dems sanciones establecidos en la ley (Ley 789/02 Artculo 43. Aportes a la

seguridad social).
10.3.

Cancelacin de la afiliacin o desafiliacin

Procedimiento por el cual el afiliado pierde en forma definitiva sus derechos ante la EPS por
incumplimiento de la normas establecidas para el SGSSS.
La afiliacin a la EPS quedar cancelada en los siguientes casos:

Cuando el cotizante pierde su capacidad de pago y no depende econmicamente de

nadie para afiliarse como beneficiario.
Cuando el cotizante incluye a un beneficiario adicional e incurre en mora superior a
noventa das, el afiliado adicional ser desafiliado.

41

Transcurridos tres meses continuos de suspensin de la afiliacin por causa del no pago
de las cotizaciones o del no pago de la UPC adicional, al SGSSS.
Cuando el trabajador dependiente pierde tal calidad e informa oportunamente a la EPS, a
travs del reporte de novedades, que no tiene capacidad de pago para continuar afiliado
al Rgimen Contributivo como independiente.
Cuando el trabajador independiente pierde su capacidad de pago e informa a la EPS, tal
situacin, a travs del reporte de novedades.
Para los beneficiarios, cuando transcurran tres meses de suspensin y no se entreguen
los soportes de la afiliacin requeridos por la EPS;
En caso de fallecimiento del cotizante, tambin se producir la desafiliacin de sus
beneficiarios, por no haberse procedido por cualquier medio a reportar la novedad a la
EPS.
Cuando un aportante ha permitido que por mora en el pago, se cancele la afiliacin de
alguno o algunos de sus trabajadores, deber pagar a la EPS con la cual se encuentra en
deuda, la totalidad de los valores adeudados a fin de poder afiliar nuevamente trabajadores
al SGSSS; de igual manera deber proceder el trabajador independiente.
En ningn caso, conforme lo establece el pargrafo del artculo 210 de la Ley 100 de 1993,
puede condonarse o eximir al empleador del pago de los aportes adeudados por concepto de
cotizaciones (num. 2, art. 8, Decreto 047/00).
El cotizante al que se cancele su afiliacin por mora superior a tres meses, perder la
antigedad para efectos de los periodos mnimos de cotizacin necesarios para acceder al
100% de ciertos servicios; en el caso del trabajador dependiente y del pensionado, los
perjuicios que se ocasionen al afiliado como consecuencia de la prdida de antigedad, estn
a cargo del aportante, an despus de la desvinculacin del cotizante. (Art. 60, Decreto
1406/99 y art. 58, Decreto 806/98).
10.3.1. Procedimiento para la desafiliacin
Nuestra EPS debe enviar a la ltima direccin del afiliado, de manera previa y con una
antelacin no menor a un mes, una comunicacin por correo certificado en la cual se
precisen las razones que motivan la decisin, indicndole la fecha a partir de la cual se har
efectiva la medida; en caso de mora, copia de la comunicacin deber enviarse al empleador
o la entidad pagadora de pensiones.
Antes de la fecha en que se haga efectiva la desafiliacin, el aportante puede acreditar o
efectuar el pago de los aportes en mora y el cotizante entregar la documentacin que
acredite la continuidad del derecho de permanencia de los beneficiarios, en este evento, se
restablecer la prestacin de servicios de salud y habr lugar a efectuar compensacin por
los periodos en que la afiliacin estuvo suspendida.

42

Una vez desafiliado el cotizante y sus beneficiarios, el empleador o la administradora de

pensiones para efectos de afiliar nuevamente a sus trabajadores y pensionados, deben pagar
las cotizaciones en mora a nuestra EPS; en este caso el afiliado y su grupo familiar pierden el
derecho a la antigedad. A partir del mes en que se efecten los pagos se empezar a
contabilizar el periodo mnimo de cotizacin y la EPS, tiene derecho a efectuar las
compensaciones que resulten procedentes.

10.4.

Reingreso al sistema (al Rgimen Contributivo)

Se da cuando el trabajador dependiente, independiente, pensionado, beneficiario directo o

adicional, no obstante haber estado afiliado a una EPS, al momento de solicitar su reingreso
se encuentra desafiliado por cualquier motivo. En este caso, el usuario debe permanecer
afiliado a la misma EPS y no puede ejercer el derecho al traslado hasta tanto cumpla con las
condiciones para el mismo. El reingreso al Sistema se realiza con o sin prdida de la
antigedad. Se da en los siguientes casos:
a. Cuando el afiliado cotizante pierde su capacidad de pago y adquiere la calidad de
beneficiario con UPC adicional en un grupo familiar diferente frente al cual no tena
la obligacin legal de estar afiliado. Este grupo familiar puede encontrarse afiliado a
la misma u otra EPS.
b. Cuando el afiliado que tiene la calidad de beneficiario queda desafiliado por prdida
de la capacidad de pago del cotizante cabeza de grupo e ingresa como beneficiario
en otro grupo familiar. Este grupo familiar puede encontrarse afiliado a la misma u
otra EPS.
c. Cuando la persona se encuentra desafiliada y adquiere nuevamente capacidad de
pago para afiliarse como cotizante.
Nota: Las anteriores son las nicas excepciones en que puede cambiarse de EPS, cuando ha
estado desafiliado.
Para el reingreso a una EPS sin prdida de la antigedad (reconocimiento de los periodos
mnimos de cotizacin) se tienen en cuenta las siguientes reglas:
1.
2.

Que no hayan transcurrido ms de 6 meses de desafiliacin al Rgimen Contributivo

por prdida de la capacidad de pago.
El reingreso se debe solicitar en la misma EPS y solo estando activo y cumpliendo con
el periodo mnimo de permanencia se puede solicitar el traslado. Para no perder los
periodos de permanencia y pago, el empleador, independiente y empresa pagadora de
pensin, debe reportar el retiro del cotizante de manera oportuna.

43

3.

El reingreso a una EPS de trabajadores dependientes sin prdida de la antigedad,

dar derecho a la prestacin del POS, una vez transcurridos 30 das desde la fecha del
reingreso, perodo en el cual solo se tiene derecho a la atencin inicial de urgencias.
Para el caso de los trabajadores independientes, el POS se prestar a partir del pago
de la primera cotizacin 53 .
10.5.

Prdida de la antigedad

La antigedad es el tiempo que registra una persona de estar afiliado al SGSSS y que le da
derecho de acceder a los servicios y tratamientos que requieren de semanas de cotizacin.
En todo caso, la antigedad es diferente a suspensin y desafiliacin. Tambin es diferente a
los 12 meses de afiliacin que deben cumplirse para traslado de EPS. Significa que es posible
perder antigedad, pero si no se tienen los 12 meses de afiliacin, no hay traslado.
Las causales que se cuentan para la prdida de la antigedad son:

10.5.1. Por sanciones

54

Cuando el cotizante incluya a beneficiarios que deben ser reportados como cotizantes. En
este evento pierden la antigedad tanto el cotizante como los beneficiarios.
Cuando un afiliado se reporte como empleador sin realmente serlo o cuando es
reportado, a sabiendas, con salarios inferiores al real. Para este efecto bastar la prueba
sumaria.
Cuando un afiliado cotizante se afilie al Rgimen Subsidiado sin tener el derecho
correspondiente.
Cuando un trabajador independiente a travs de actos simulados pretenda cotizar como
trabajador dependiente, creando una vinculacin laboral inexistente para todos los
efectos legales.
Cuando se compruebe que el cotizante incluy beneficiarios que no integraban su grupo
familiar, el afiliado cotizante tambin perder su antigedad en el Sistema
Cuando el afiliado cotizante o beneficiario incurra en una de las siguientes conductas
abusivas o de mala fe:
o Solicitar u obtener para s o para un tercero, por cualquier medio, servicios o
medicamentos que no sean necesarios.

53 El reingreso a una EPS de trabajadores dependientes con prdida de la antigedad, dar derecho a la
prestacin del POS, una vez transcurridos 30 das desde la fecha del reingreso, periodo en el cual solo
se tiene derecho a la atencin inicial de urgencias. Para el caso de los trabajadores independientes, el
POS se prestar a partir del pago de la primera cotizacin.
54

Decreto. 806/98, Art.64 y Decreto 047/00, Art.14.

44

o
o
o

Solicitar u obtener la prestacin de servicios del Sistema General de Seguridad

Social en Salud a personas que legalmente no tengan derecho a ellos.
Suministrar a las entidades promotoras o prestadoras de servicios, en forma
deliberada, informacin falsa, incompleta o engaosa.
Utilizar mecanismos engaosos o fraudulentos para obtener beneficios del
Sistema o tarifas mas bajas de las que le corresponderan y eludir o intentar
eludir por cualquier medio la aplicacin de pagos compartidos, cuotas
moderadoras y deducibles.

10.5.2. Por no presentar soportes o novedades a la afiliaciones

Por no presentar soportes que demuestran las condiciones legales de los miembros del
grupo familiar. Transcurridos tres (3) meses continuos de suspensin sin que se hayan
presentado estos documentos, se proceder a la desafiliacin de los beneficiarios que no
fueron debidamente acreditados con la consecuente prdida de antigedad 55
Los beneficiarios de un cotizante fallecido que no reporten la novedad por cualquier
medio, en el mes siguiente al fallecimiento, se proceder a la desafiliacin y prdida de la
antigedad en el Sistema 56 .
10.5.3. Por mora

Despus de tres (3) meses continuos de suspensin por el no pago de las cotizaciones o
de la UPC Adicional, por parte del afiliado cotizante, el empleador o la entidad pagadora
de pensin 57 .

Por incumplimiento a los Acuerdos de pago establecidos. En aquellos eventos en los que
el trabajador independiente o el empleador, segn sea el caso, incumplan con las
obligaciones establecidas en los acuerdos de pago, la EPS proceder a la suspensin
inmediata de la prestacin de los servicios de salud de los afiliados comprendidos en
dicho acuerdo aun cuando se cancele en forma oportuna e ntegra la cotizacin
correspondiente al mes en curso. De igual manera se entiende que la persona pierde en
forma automtica los perodos de antigedad que fueron habilitados temporalmente
mediante el acuerdo de pago 58 .

55

Decreto 1703/02, Art.6.

56

Decreto 1703/02, Art.12

57

Al primer mes en mora se suspende la afiliacin y tres meses de suspendido se desafilia.

58

Decreto 783/2000, Art.8. Decreto 047/2000

45

10.5.4.

Por prdida de la capacidad de pago no reportada

Cuando un usuario pierde su capacidad de pago y no es reportada a la EPS correspondiente,

aplica la perdida de antigedad cuando no cotiza al sistema por ms de 6 meses.
La prdida de antigedad en ningn caso, implica traslado a una nueva EPS. La condicin
para su traslado se da, una vez cumplido el tiempo mnimo de permanencia que es de 12
meses de afiliacin.
Cuando un usuario (dependiente o independiente) reporte la novedad de retiro en la planilla
integrada de aportes, se le tendrn en cuenta las semanas cotizadas, sin importar el tiempo
que haya transcurrido desde el momento en que report su retiro hasta el momento de la
nueva afiliacin. Sentencia del Consejo de Estado Sala contencioso administrativo seccin
primaria Bogot, D.C., veintitrs (23) de febrero de dos mil seis (2006), expedientes
No.00175in.

10.6.

Periodo de proteccin laboral

Cuando se suspende el pago de la cotizacin, como consecuencia de la finalizacin de la

relacin laboral (trabajador dependiente) o de la prdida de la capacidad de pago (trabajador
independiente), el trabajador y su grupo familiar pueden gozar de los servicios contemplados
en el POS hasta por 30 das ms, contados a partir de la fecha de la desafiliacin, siempre y
cuando haya estado afiliado al Sistema como mnimo los doce meses anteriores.
Cuando el usuario lleve cinco (5) aos o ms de afiliacin continua a una misma EPS tiene
derecho a un periodo de proteccin laboral de tres (3) meses, contados a partir de la fecha
de su desafiliacin.
Durante el periodo de proteccin laboral, al afiliado y a su familia solo les son atendidas
aquellas enfermedades que venan en tratamiento o aquellas derivadas de una urgencia. En
todo caso, la atencin solo se prolonga hasta la finalizacin del respectivo periodo de
proteccin laboral. Las atenciones adicionales o aquellas que superen el periodo descrito,
corren por cuenta del usuario.
Como caso especial, los beneficiarios de un cotizante fallecido, tienen derecho a permanecer
en el Sistema en los mismos trminos y por los mismos perodos mencionados
anteriormente. En todo caso, deben comunicar a la Entidad Promotora de Salud, EPS, por
cualquier medio sobre la respectiva novedad, en el mes siguiente al fallecimiento; de no
hacerlo, cuando as se verifique, se proceder a su desafiliacin y pierden la antigedad en el
Sistema (ver tema relacionado con la prdida de la antigedad).

46

Cuando las novedades no hayan sido reportadas en debida forma por los beneficiarios del
cotizante fallecido a la Entidad Promotora de Salud, EPS, esta puede repetir por los servicios
prestados contra dichos beneficiarios; tales valores deben ser pagados debidamente
indexados y con los intereses causados.
10.7.

AFILIACIN DEL RECIEN NACIDO

En principio la Ley contempla que la afiliacin del recin nacido es automtica a la EPS en la
que se encuentra afiliada su madre. Sin embargo debe tenerse en cuenta que la forma de
afiliacin depende del vnculo entre el recin nacido y el cotizante, as:

Cuando el recin nacido es hijo del (la)cotizante o de su cnyuge y/o

compaera(o) permanente, debe ser afiliado a la EPS como beneficiario directo.
Cuando el recin nacido es hijo de beneficiarios diferente al cnyuge y/o
compaera(o) permanente, puede ser afiliado como beneficiario adicional con el pago de
la UPC Adicional estipulada por Ley.
Dentro de las excepciones a los periodos mnimos de cotizacin se encuentran los recin
nacidos, quienes cuentan con atencin inmediata sin requerir perodos mnimos de
cotizacin. Esto aplica para los menores de un ao afiliados a la EPS desde su nacimiento.
Sin embargo, pueden presentarse casos donde el grupo familiar est disuelto y la madre se
encuentra afiliada como beneficiaria de otro grupo familiar donde por imposibilidad
econmica no se puede cancelar una UPC adicional por el recin nacido. En este evento, el
recin nacido puede ser afiliado directo del grupo familiar del padre, con el soporte de los
documentos correspondientes.
11.

OBLIGACIN DE LOS APORTANTES DE CERTIFICAR

AFILIACIN Y COTIZACIN AL SISTEMA DE SGSSS

11.1.

LA

Empresas que contratan por prestacin de servicios (contratacin no

laboral)

En los contratos en donde est involucrada la ejecucin de un servicio por una persona
natural en favor de una persona natural o jurdica de derecho pblico o privado, tales como
contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestacin de servicios, consultora,

47

asesora y cuya duracin sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deber verificar
la afiliacin y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Si el ingreso base de cotizacin no corresponde con el valor mensualizado del contrato,
siempre que estn pactados pagos mensuales, el contratante deber requerir al contratista
para que justifique la diferencia. Si esta diferencia no tiene justificacin vlida, deber
descontar del pago de un (1) mes, lo que falte para completar el equivalente a la cotizacin
del 12.5% sobre el cuarenta por ciento (40%) del valor bruto 59 del contrato, dividido por el
tiempo de duracin del mismo, en perodos mensuales, para lo cual se entiende que el 60%
restante corresponde a los costos imputables al desarrollo de la actividad contratada. En
ningn caso, se cotizar sobre una base inferior a dos (2) salarios mnimos legales mensuales
vigentes.
Las sumas descontadas se entregan a la entidad promotora de salud, EPS, a la cual se
encuentre afiliado el contratista, en este caso nuestra EPS, junto con un documento en el
que se ponga en conocimiento la situacin para que nuestra EPS revise la presuncin de
ingresos del contratista y este deba efectuar la autoliquidacin de aportes sobre el nuevo
ingreso.
En el evento en que los pagos no sean mensuales y no exista justificacin vlida de la
diferencia, el contratante deber informar tal circunstancia a la entidad promotora de salud,
EPS, a la cual se encuentre afiliado el contratista, para que dicha entidad le revise la
presuncin de ingresos.
En los contratos de vigencia indeterminada, el Ingreso Base de Cotizacin ser el equivalente
al cuarenta por ciento (40%) del valor bruto facturado en forma mensualizada.

12. PROCESO DE AFILIACIN

12.1.

Formularios

La inscripcin a la EPS se har mediante el diligenciamiento y firma del formulario de

afiliacin; cuando se trate de cotizantes dependientes, el formulario de afiliacin deber
suscribirlo tambin el empleador. Los afiliados provenientes de una entidad agrupadora
autorizada deben dejar constancia en el formulario de afiliacin que dicha afiliacin la hacen
por conducto de esa Agrupadora.

Se entiende por valor bruto, el valor facturado o cobrado antes de aplicarle los recargos o
deducciones por impuestos o retenciones de origen legal.

59

48

El formulario de afiliacin se utiliza siempre que el cotizante vaya a ingresar por primera vez
a nuestra EPS, ya sea como nuevo en el Sistema o por traslado de otra EPS.

De la calidad de la informacin registrada en l, depende el comienzo de un excelente

servicio al cliente.
Adems de la obligacin de suministrar los soportes que acreditan la calidad de beneficiario
de su grupo familiar, es responsabilidad del afiliado cotizante reportar las novedades que se
presenten en su grupo familiar y que constituyan causal de extincin del derecho del
beneficiario, tales como fallecimientos, discapacidad, prdida de la calidad de estudiante,
independencia econmica, cumplimiento de la edad mxima legal establecida y dems que
puedan afectar la calidad del afiliado beneficiario.
En el momento de la afiliacin, es importante analizar cuidadosamente las diferentes
situaciones que se pueden presentar con los cotizantes, de tal forma que si el cnyuge
tambin tiene capacidad de pago, deber afiliarse en calidad de cotizante del mismo grupo
base; cuando un cnyuge es trabajador dependiente y el otro trabajador independiente y/o
pensionado, se recomienda afiliar como cnyuge cabeza del grupo familiar al trabajador
dependiente.

49

Formularios utilizados para la afiliacin

Dependiente

Independiente

Pensionado

Formulario nico de
Formulario nico de
Formulario nico de
afiliacin e inscripcin afiliacin e inscripcin a la afiliacin e inscripcin a la
a la EP.S, para
EPS, para trabajadores
EPS, para trabajadores
trabajadores
independientes y pensionados independientes y
dependientes y
(Forma IRC 002)
pensionados (Forma IRC
servidores pblicos
002)
(Forma IRC 001)
Cuestionario de Salud (Forma F 02-034-7); se debe tener en cuenta:

Existe un nico formato para todo el grupo familiar.

El Cotizante debe registrar los datos de cada afiliado en el mismo orden como
Formulario de Informacin Complementaria (Forma IRC 003); se debe utilizar

Si el cotizante trabajador dependiente labora con ms de un empleador.

Si el cnyuge es trabajador dependiente (cnyuge cotizante).

Si el cnyuge est afiliado como beneficiario y pasa a ser cotizante; en este caso
(F-02-010-5), el cual firma nicamente el cotizante.
Formulario de estimacin
de ingresos (SEI) (Forma F02-024-2)
El SEI es una declaracin
anual del ingreso base de
cotizacin del trabajador
independiente.

50

12.2.
12.2.1.

Documentos soporte para la afiliacin

Para empresas

51

12.2.2.

Para cotizantes

12.2.3 Para beneficiarios

12.2.3.1Beneficiarios del Subsidio de Desempleo por la Cajas de
Compensacin Familiar o Entidades Pblicas (Ley 789 de Diciembre de
2002)

Formulario nico de Afiliacin e Inscripcin a la EPS - Rgimen Contributivo

- para Trabajadores Independientes.
Cuestionario de Salud.
Fotocopia del Documento de Identificacin del Cotizante.

52

12.2.3.2

Formulario de Novedades.
12.2.3.3

En el caso en que exista ms de un empleador

Para el caso de un cnyuge cotizante

Formulario nico de Afiliacin e Inscripcin a la EPS - Rgimen Contributivo para Trabajadores Independientes o Dependientes de acuerdo al caso.
Adicionalmente debe diligenciar el formulario de NOVEDADES para Inclusin
de Beneficiarios, en el cual se indicar que el cnyuge cotizante es un
beneficiario del cabeza de grupo familiar.

12.2.3.4

Para beneficiarios (directos y adicionales)

Para garantizar la calidad de usuario (beneficiario) vigente, los documentos que acreditan
dichas calidades deben encontrarse permanente actualizados y en poder de la EPS.

53

12.2.3.5 UPC adicional

54

13. NOVEDADES
Se entiende como novedad todo hecho que produce variaciones en la informacin registrada
en el contrato inicial de afiliacin. Algunas afectan las obligaciones econmicas que el
aportante tiene frente al Sistema, otras modifican datos o la calidad de afiliado o los datos
del aportante; en todo caso las novedades se deben presentar con los respectivos soportes.

55

Todas las variaciones se deben reportar a la EPS y existen dos herramientas para
hacerlo, dependiendo del tipo de novedad:
NOVEDADES A REPORTAR EN FORMULARIO DE NOVEDADES
Actualizacin de Datos
Documento de identificacin
Direccin y/o ciudad residencia
Direccin y/o ciudad laboral
Estado civil
Cambio de titular
Cambio de IPS
Inclusin de beneficiarios
Cambio de cotizante a beneficiario
Exclusin de beneficiario
Cnyuge cotizante
Cambio de empleador
Cambio de documento de identidad
Cambio fondo de pensiones
NOVEDADES A REPORTAR EN FORMULARIO AUTOLIQUIDACION
ING: Ingreso
RET: Retiro
TDA: Traslado de otra administradora
TAA: Traslado a otra administradora
VSP: Variacin de salario
VST: Variacin transitoria de salario
SLN: Suspensin temporal del contrato de trabajo licencia no remunerada
IGE: Incapacidad general
LMA: Licencia de maternidad
VAC: Vacaciones

NOVEDADES QUE SE REPORTAN EN EL FORMULARIO DE NOVEDADES

56

57

14. AUDITORIAS A LA AFILIACIN

Nuestra EPS, debe realizar pruebas de auditora a travs de muestreos estadsticamente

representativos, de su poblacin de afiliados, con el objeto de verificar la perdurabilidad de
las calidades acreditadas al momento de la afiliacin y establecer las medidas correctivas a
que haya lugar.
Igualmente nuestra EPS debe realizar requerimientos a los afiliados cotizantes, para que
presenten la documentacin que les sea requerida para acreditar el derecho de los
beneficiarios a permanecer inscritos dentro del sistema.
Las EPS deben presentar a la Superintendencia Nacional de Salud un informe con los
resultados obtenidos en las auditoras realizadas o de los cruces de informacin y las
medidas de ajuste adoptadas; lo anterior sin perjuicio de las acciones que deba adelantar la
Superintendencia dentro del mbito de su competencia.
Las entidades pblicas o privadas suministran la informacin que se requiera por parte de
nuestra EPS, con el fin de que se puedan realizar los cruces de informacin, cuidando en
todo momento de la informacin entregada.

15. VERIFICACIN PERMANENTE DE LAS CONDICIONES ACTUALES

DE AFILIACIN.
A partir de agosto de 2002, nuestra EPS, cada tres meses realizar los procesos de
auditoria y dems actividades de control mencionadas anteriormente.
Si llegase a presentarse la situacin en la cual nuestra EPS, haya recibido la informacin y no
haya realizado los ajustes correspondientes, responder por la permanencia o no de tales
beneficiarios en el SGSSS y en especial, por el cobro de UPC a los afiliados cotizantes.

16.

Informacin de la afiliacin-Manual del Usuario

Nuestra EPS, deber informar a sus usuarios por escrito, en forma detallada, los derechos, y
obligaciones que comporta la afiliacin y el pago ntegro y oportuno de las cotizaciones, as
como las prohibiciones y las sanciones que se aplican en caso de que se infrinjan las normas
que regulan los derechos y obligaciones de los afiliados al Sistema; el incumplimiento de esta
obligacin dar lugar a las sanciones correspondientes por parte de la Superintendencia
Nacional de Salud.

58

A su vez, es deber de los afiliados informar a nuestra EPS, el nombre de las EPS a las que el
cotizante y los beneficiarios han estado afiliados con anterioridad.

17.
Afiliacin por mecanismos electrnicos de transmisin
de informacin.
Para facilitar la afiliacin de trabajadores dependientes y sus beneficiarios, nuestra EPS bajo
su responsabilidad puede desarrollar mecanismos que permitan su afiliacin va electrnica,
de transmisin de datos o Internet, siempre y cuando logre registrarse en forma segura la
informacin de los trabajadores y sus beneficiarios que as se afilien de acuerdo con las
exigencias legales.

PARTE III. FINANCIACION DE LAS EPS

En el primer captulo aprendimos las generalidades sobre la afiliacin al Sistema General de
Seguridad Social en Salud. Con esto ya podemos orientar a nuestros usuarios y a los
aportantes sobre temas relacionados directamente con la afiliacin (quines deben estar
afiliados, cmo se afilian, requisitos, situaciones asociadas a la afiliacin como suspensiones,
traslados, multiafiliacin, prdida de la antiguedad, entre otros).
El Rgimen Contributivo se financia con el aporte que hace el trabajador dependiente, el
empleador, el trabajador independiente o persona con capacidad de pago, para que l y su
grupo familiar accedan a los beneficios contemplados en el Plan Obligatorio de Salud (POS),
los cuales veremos ms adelante.
A la luz de las normas que integran el SGSSS en lo referente al Rgimen Contributivo, el
Fondo de Solidaridad y Garanta deleg en las EPS la responsabilidad del recaudo de la
cotizacin de los aportes que por ste concepto se realizan. Aunque se nos ha delegado la
responsabilidad del recaudo de las cotizaciones, los ingresos as recibidos no son
propiamente los ingresos de las EPS.
Las EPS realmente se financian con un valor per cpita que el Sistema General de Seguridad
Social en Salud, reconoce por cada afiliado y que se denomina Unidad de Pago por capitacin
(UPC). Adicional a esto, hacen parte de los recursos para el sostenimiento de las EPS los
copagos y cuotas moderadoras, los valores de los programas de Promocin y Prevencin, las
incapacidades y licencias.

59

Para convertir las cotizaciones que reciben las EPS a las UPC que representan sus ingresos,
es necesario que las EPS surtan un proceso en el que se cruzan las cotizaciones recibidas
contra el valor que representa la suma de las UPC que nos corresponden por cada afiliado.
Este proceso, que se surte ante el FOSYGA, recibe el nombre de compensacin. De existir
diferencias a favor del FOSYGA, nuestra EPS debe trasladar a ste la diferencia, en caso
contrario, el FOSYGA debe girar a nuestra organizacin el valor pendiente.
Con esta pequea introduccin, entremos a estudiar ms en detalle lo que aqu se esboza.

1. LA COTIZACIN Y EL IBC
1.1. Cotizacin
La cotizacin es el aporte que hace el trabajador dependiente o independiente con capacidad
de pago o el pensionado, para pertenecer al SGSSS.
1.1.1.

Monto de la cotizacin

La cotizacin para acceder al Rgimen Contributivo es del 12.5% del Ingreso Base de
Cotizacin. En el caso de los trabajadores dependientes, las dos terceras partes de la
cotizacin (8.5%) estn a cargo del empleador y una tercera parte (4%) a cargo del
trabajador. En el caso de los trabajadores independientes o los pensionados, el
ciento por ciento de la cotizacin est a cargo del cotizante.
1.1.2.

Obligacin de cotizar

Durante la vigencia de la relacin laboral, mientras la Entidad Pagadora de Pensiones pague

la mesada al beneficiario de la misma y hasta tanto el trabajador independiente tenga
capacidad para cotizar, las cotizaciones al Sistema son obligatorias por parte de empleadores
y afiliados, con base en los ingresos que estos devenguen. En el caso del trabajador
dependiente, el empleador es responsable del pago de su aporte y del aporte de los
trabajadores a su servicio, y debe consignar la totalidad del aporte an en el evento de que
no hubiere efectuado el descuento al trabajador.

1.1.3. Distribucin de la cotizacin

Las cotizaciones recaudadas por las EPS deben ser manejadas en cuentas independientes del
resto de rentas y bienes de cada entidad, y su distribucin se lleva a cabo de la siguiente
manera:

60

D is tr ib u c i n
T ra b a ja d o r
E m p le a d o r
In d e p e n d ie n t

1 2 .5
%

C o tiz a c i n
4 %
8 .5 %

T ra b a ja d o

IB C
E m p le a d o r

1 .5 %
F o n d o d e%

lid y id d
0 .5 %
G
S u b c u e n ta d e
in c i n
y P re v ei
OS GA

0 .2 5 %

D e l IB C , n o d e la
p a ra ire c oiin o c im ie n to y p a g o
din c a p a c id a d e s p o r
f
d gde n e ra l

E xcedent

C o m p e n s a c i

Uno punto cinco (1.5) de la cotizacin se traslada al Fondo de Solidaridad y Garanta

para contribuir a la financiacin de los beneficiarios del rgimen subsidiado (Ley
11220 de 2007).

Medio punto (0.5) de la cotizacin va para la subcuenta de promocin y prevencin

del FOSYGA (Art. 4, Acuerdo 11/94 CNSSS).
El 0.25% del Ingreso Base de Cotizacin (no de la cotizacin) lo deben destinar las
EPS para garantizar el reconocimiento y pago de incapacidades por enfermedad
general. Este valor incluye, lo concerniente a los aportes que debe asumir la EPS
cuando el trabajador independiente esta en incapacidad por enfermedad genera (Art.
2, Acuerdo 186/01 CNSSS).

Las licencias de maternidad se pagan con cargo al FOSYGA, subcuenta de

compensacin. En este valor se debe incluir lo concerniente a los aportes que debe
asumir la EPS cuando el trabajador independiente est en licencia de maternidad
(Art. 3, Acuerdo 186/01 CNSSS).

De la misma forma, de los aportes se descontar el valor de la UPC, que le

corresponde a la EPS por cada persona debidamente afiliada y compensada.

1.2. Ingreso base de cotizacin.

MAXIMO 25 SMMLV
MINIMO

Trabajadores independientes: 1
SMMLV

Es la parte del salario o mesada del trabajador dependiente, independiente o

pensionado, que se toma como base para aplicar el respectivo aporte con el fin Trabajadores dependientes: 1
SMMLV
de realizar la cotizacin al Rgimen Contributivo del SGSSS.

Empleados del servicio domstico:

En ningn caso la cotizacin a salud puede estar por debajo de la de

1 SMMLV

Madres Comunitarias: El 4% de la
suma que reciben por concepto de
bonificacin del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar.

61

pensiones 60 . De ser menor, la pensin se definir con base en el monto

cotizado a salud.

1.2.1. SALARIO
Salario es la remuneracin de los servicios prestados por el trabajador o empleado en una
relacin de trabajo dependiente
1.2.1.1.

Elementos constitutivos de salario

Constituye salario no solo la remuneracin ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el
trabajador en dinero o en especie como contraprestacin directa del servicio, sea cualquiera
la denominacin que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor
del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en das de descanso
obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.
1.2.1.2.

Salario en especie

Constituye salario en especie toda aquella parte de la remuneracin ordinaria y permanente

que reciba el trabajador, como alimentacin, habitacin o vestuario que el empleador
suministra al trabajador o a su familia; el salario en especie debe valorarse expresamente en
todo contrato de trabajo, a falta de estipulacin o de acuerdo sobre su valor real se estimar
pericialmente; el salario en especie no puede equivaler a ms del 50% de la totalidad del
salario; cuando el trabajador devengue el salario mnimo legal, el valor del salario en especie
no puede exceder del 30%.
Los viticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al
trabajador manutencin y alojamiento; pero no en lo que solo tenga por finalidad
proporcionar los medios de transporte o los gastos de representacin; los viticos
accidentales no constituyen salario en ningn caso 61 .

1.2.1.3.

Elementos que no constituyen salario

No constituye salario:

60 Decreto 510/03 Art.3. La base de cotizacin del Sistema General de Pensiones ser como mnimo en
todos los casos de un salario mnimo mensual legal vigente y mximo de veinticinco salarios mnimos
mensuales legales vigentes, lmite este que le es aplicable al SGSSS.
61 Son viticos accidentales aquellos que slo se den con motivo de un requerimiento extraordinario, no
habitual o poco frecuente.

62

 El auxilio de transporte.
Las prestaciones sociales: cesantas, intereses a las cesantas, prima de servicios,
pensin de jubilacin, entre otras.
Lo que recibe el trabajador en dinero o en especie para desempear sus funciones:
gastos de representacin, medios de transporte, viticos accidentales, elementos de
trabajo u otros semejantes.
Las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad se le cancelan al trabajador como
primas, gratificaciones o bonificaciones ocasionales.
Los beneficios o auxilios habituales u ocasionales, convencionales o contractuales u
otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes dispongan
expresamente que no tienen carcter salarial, tales como las primas extralegales, de
vacaciones, de servicios o de navidad.
Los pagos o suministros en especie (alimentacin, alojamiento y vestuario por ejemplo),
siempre que las partes acuerden expresamente que no constituyen salario, sin perjuicio
de lo previsto para el salario mnimo legal.

Los pagos laborales que por disposicin legal no tienen carcter salarial, tales como el
subsidio familiar, la prima de servicios, la participacin de utilidades, los viticos
accidentales y los viticos permanentes en la parte destinada a transporte y gastos de
representacin.
Tampoco constituye salario los elementos de trabajo, las propinas, ni la indemnizacin
por terminacin del contrato de trabajo.

1.2.2.

Casos especiales de IBC

1.2.2.1.
Cotizacin cuando se percibe salario o pensin de dos o ms
empleadores
Cuando el afiliado percibe salario o pensin de dos o ms empleadores o administradoras de
pensiones, o simultneamente tiene la calidad de asalariado y trabajador independiente,
asalariado y pensionado o independiente y pensionado, las cotizaciones se efectan sobre
la totalidad del salario, ingreso o pensin devengado y debe hacerse todas a la misma E.P.S.

63

1.2.2.2.

IBC para servidores pblicos

El salario base mensual para calcular las cotizaciones de los servidores pblicos, Est
establecido en el artculo 6 del Decreto 691/94, all define que la base de cotizacin para los
servidores pblicos estar constituida por los siguientes factores:
La asignacin mensual bsica o la retribucin ordinaria que se paga peridicamente.
Los gastos de representacin: sumas que recibe el funcionario para desempear sus
funciones y representar a la entidad contratante ante terceros.
La prima tcnica, cuando esta sea factor de salario: se otorga por el cumplimiento de un
determinado requisito de especialidad, profesin o conocimiento aplicables en el
desempeo de las funciones del cargo.
La remuneracin por trabajo dominical o festivo.
La remuneracin por trabajo suplementario o de horas extras o realizado en jornada
nocturna.
La bonificacin por servicios.
1.2.2.3.

IBC para profesores

Los profesores de establecimientos particulares de enseanza cuyo contrato se entienda

celebrado por el periodo escolar, tienen derecho irrenunciable a que el empleador efecte los
aportes al Rgimen Contributivo del SGSSS por la totalidad del semestre o ao calendario
respectivo, an en el evento en que el periodo escolar sea inferior al semestre o ao
calendario (Art. 69, D. 806/98).

1.2.2.4.

IBC empleados del servicio domstico

Para los trabajadores del servicio domstico, se establece que la base mnima de cotizacin
al SGSSS es de un (1) SMMLV, es decir, el aporte mensual por salud debe corresponder por
lo menos al 12.5% de un (1) SMMLV. Para los trabajadores de servicio domstico, que
trabajan por das y que laboren con distintos patronos (los afiliados a travs de una
Agrupadora autorizada) cotizan por intermedio de todos ellos, sobre el salario devengado con
cada patrono, sin que la suma de los aportes mensuales que deban cancelarse sean
inferiores al equivalente al 12.5% de un salario mnimo mensual legal vigente.

64

1.2.2.5.

IBC madres comunitarias

Las madres comunitarias perciben una bonificacin por su labor; Las Madres Comunitarias
cotizarn mensualmente como aporte al Sistema General de Seguridad Social en Salud un
valor equivalente al cuatro por ciento (4%) de la suma que reciben por concepto de
bonificacin del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. ( Ley 1023 de 2006)
1.2.2.6.

IBC para trabajadores con salario integral

El IBC de los trabajadores cuya remuneracin se pacte bajo la modalidad de salario integral,
ser el 70% de dicho salario 62 .
1.2.2.7.

IBC para pensionados

Las cotizaciones se calculan con base en la mesada pensional, que no puede ser inferior a un
SMLMV.
En muchas ocasiones, la base de liquidacin de cada uno de los beneficiarios de la pensin
por sobrevivientes, est por debajo del salario mnimo mensual vigente (como el caso de las
madres comunitarias que es permitida tal base inferior), por lo que en el sistema de
informacin, al momento de hacer la afiliacin o la novedad, se debe grabar en el campo
denominado Cargo, el nmero 50000 que identifica a los Pensionados por Sustitucin.

1.2.2.8.

IBC para trabajadores independientes

El Ingreso Base de Cotizacin para un independiente se establece como el mayor valor que
resulte entre la base del 100% de su Ingreso Real y el 50% de la Presuncin de Ingresos. Si
la mayor de las dos bases antes mencionadas, es inferior a 1 SMMLV, obligatoriamente se
debe ajustar el IBC a dicho valor. El Ingreso Base de Cotizacin, no puede exceder los 25
SMMLV.
Se calcula como Ingreso Real, el 100% del promedio mensual de los Ingresos Totales
recibidos el ao anterior o sobre la suma que este haya recibido durante la fraccin de ao

62Cuando el trabajador devengue un salario ordinario superior a diez (10) salarios mnimos legales
mensuales, valdr la estipulacin escrita de un salario que adems de retribuir el trabajo ordinario,
compense de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios tales como el correspondiente al
trabajo nocturno, extraordinario o al dominical y festivo, el de primas legales, extralegales, las cesantas
y sus intereses, subsidios y suministros en especie; y, en general, las que se incluyan en dicha
estipulacin, excepto las vacaciones. En ningn caso el salario integral puede ser inferior al monto de
diez (10) salarios mnimos legales mensuales, ms el factor prestacional correspondiente a la empresa
que no podr ser inferior al treinta por ciento (30%) de dicha cuanta.

65

correspondiente. La declaracin de ingresos debe hacerse sobre el 100% de los Ingresos

totales.
Por otro lado, la Presuncin de Ingresos se realiza con el fin de determinar las bases
presuntas mnimas de los aportes, que dichos trabajadores deben efectuar al SGSSS. Con
base en el programa dado por la Superintendencia Nacional de Salud denominado Sistema
de Estimacin de Ingresos para Trabajadores Independientes -SEI-, se calcula el 50% de
este valor.
El IBC para este tipo de trabajadores se debe determinar a travs de un Sistema de
Estimacin de Ingresos SEI, establecido por la Resolucin 009/96 de la Supersalud.
Para efectos de establecer el IBC del trabajador independiente, las EPS deben tomar como
base de cotizacin:
a. El valor obtenido a travs del SEI, deduciendo el 50% correspondiente a los costos
imputables a la actividad propia de este trabajador,
b. El 70% del IBC al sistema de pensiones, siempre y cuando sea al menos igual al SEI.
Si la base de cotizacin resulta inferior a un SMLMV, el trabajador independiente puede
afiliarse, si lo desea, pero deber cotizar sobre la base mnima establecida.
Los trabajadores independientes, deben presentar anualmente, en el mes de enero una
declaracin del IBC que la EPS deber tener en cuenta para el periodo de febrero a enero del
ao siguiente; las fechas lmite para la presentacin de dicho formulario son las mismas para
el pago de la autoliquidacin.
Si no se presenta la declaracin, la EPS debe tomar como IBC el reportado en el ao
inmediatamente anterior, ajustado en un porcentaje igual al reajuste del SMLMV.
El perodo mnimo de afiliacin y cotizacin de un trabajador independiente es de un mes;
igual trmino se aplica para la cotizacin de aquellos miembros adicionales del grupo familiar.
1.2.2.9.
IBC para trabajadores con ingresos mixtos (dependientes e
independientes)
Para efectos de la afiliacin y/o recaudo de la cotizacin de un trabajador con ingresos
mixtos (trabajador dependiente e independiente), la EPS deber efectuar presuncin de
ingresos como trabajador independiente y los ingresos como trabajador dependiente, sin que
en ninguno de los dos casos la base sea inferior a la establecida.

66

1.2.2.10. IBC en incapacidad por enfermedad general o riesgo comn

o licencia de maternidad
El IBC correspondiente al periodo durante el cual se reconozca al afiliado una incapacidad
por enfermedad general o riesgo comn o una licencia de maternidad, ser el valor de la
incapacidad o licencia segn sea el caso y si se trata de un trabajador dependiente se
mantiene la misma proporcin en la cotizacin que le corresponde al empleador y al
trabajador.
El IBC correspondiente a un periodo mensual de autoliquidacin en el que a la vez recibe
ingresos y subsidio econmico por concepto de incapacidad o licencia, estar conformado por
la suma del total devengado en el mes junto con el valor de los das de incapacidad o licencia
reconocidos; las cotizaciones que para salud se causen cuando un trabajador independiente
se encuentre en incapacidad por enfermedad general o licencia de maternidad, estar a
cargo de dichos cotizantes en la proporcin que comnmente corresponde al trabajador
dependiente (4%), el excedente (8.5%) ser de cargo de la respectiva EPS (inciso 5, art.
40, DR 1406/99).
1.2.2.11. IBC en incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad
profesional
El valor de los aportes para salud que se causen durante los periodos de incapacidad
originados por accidente de trabajo o enfermedad profesional, estn a cargo de la ARP en la
parte que corresponde al empleador, en este evento, la ARP descontar del valor de la
incapacidad el monto correspondiente a la cotizacin del empleado.

1.2.2.12. IBC en vacaciones y permisos remunerados

Las cotizaciones durante vacaciones y permisos remunerados se causan en su totalidad y el
pago de los aportes se efecta sobre el ltimo salario base de cotizacin reportado con
anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiere iniciado el disfrute del respectivo
permiso o vacacin.
Se toma como base el salario devengado en forma ordinaria.

67

1.2.2.13. IBC en perodo de huelga o suspensin 63 temporal del

contrato de trabajo
En los periodos de huelga o suspensin temporal del contrato de trabajo no habr lugar al
pago de los aportes por parte del afiliado, pero si el del empleador, los cuales se efectan
con el ltimo salario base reportado con anterioridad a la huelga o a la suspensin temporal
del contrato. En el caso de suspensin disciplinaria o licencia no remunerada de los
servidores pblicos no habr lugar a pago de aportes a la seguridad social; cuando se
levante la suspensin y haya lugar al pago de salarios por dicho periodo, se reiniciar el
aporte.
Con base en el art. 51 del Cdigo Sustantivo de Trabajo, el contrato de trabajo se suspende:
Por fuerza mayor o caso fortuito que temporalmente impida su ejecucin, por ejemplo
naufragio, terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por
un funcionario pblico, etc.
Por la muerte o inhabilitacin del empleador, cuando ste sea una persona natural y
como consecuencia necesaria y directa se suspenda la labor.
Por suspensin de actividades o clausura temporal de la empresa, establecimiento o
negocio, total o parcialmente, hasta por ciento veinte das, por razones tcnicas,
econmicas u otras independientes de la voluntad del empleador, con autorizacin previa
del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
Por licencia o permiso temporal concedido por el empleador al trabajador o por
suspensin disciplinaria.
Por ser llamado el trabajador a prestar servicio militar; el empleador est obligado a
conservar el puesto del trabajador hasta por seis meses despus de terminado el
servicio.
Por detencin preventiva del trabajador o por arresto correccional que no exceda de
ocho das y cuya causa no justifique la extincin del contrato.
Por huelga declarada en la forma prevista en la ley.
1.2.2.14. IBC en contratacin no laboral
En los contratos en donde est involucrada la ejecucin de un servicio como contratos de
obra, arrendamiento de servicios, prestacin de servicios, consultora, asesora y cuya
duracin sea superior a tres meses, el IBC debe corresponder al 40% del valor bruto del
contrato 64 .
63 La suspensin del contrato es aquella situacin en la que, por la ocurrencia de hechos previstos por la
ley, se interrumpe para el trabajador la obligacin de prestar el servicio prometido y para el patrono la
de pagar el salario, sin perjuicio de las obligaciones surgidas con anterioridad y de las que competen al
patrono por muerte o enfermedad del trabajador; no debe confundirse la suspensin con la terminacin
del contrato de trabajo, pues mientras en la suspencin apenas se interrumpen ciertos efectos y
obligaciones, en la terminacin de contrato cesan en dichos efectos y obligaciones.
64 Se entiende por valor bruto, el valor facturado o cobrado antes de aplicarle los recargos o

68

En los contratos de vigencia indeterminada, el Ingreso Base de Cotizacin ser el equivalente

al 40% del valor bruto facturado en forma mensualizada.
En ningn caso, se cotizar sobre una base inferior a un SMLMV.

1.2.2.15. IBC para trabajadores con jornada laboral inferior a la

mxima legal
Para la afiliacin de trabajadores dependientes diferentes a los empleados del servicio
domstico, cuya jornada de trabajo sea inferior a la mxima legal y el salario devengado sea
inferior al mnimo legal mensual vigente, se deber completar por el empleador y el
trabajador en las proporciones correspondientes, el aporte en el monto faltante para que la
cotizacin sea igual al 12.5% de un salario mnimo mensual legal vigente.

1.2.2.16. IBC para Sector Privado

Es el salario mensual devengado por el trabajador (remuneracin ordinaria fija o variable en
dinero o especie). Se excluye de esta base el subsidio de transporte y todo lo que no se
considere salario.

1.2.2.17. IBC en Salarios Variables

Base mensual: se tiene en cuenta todo lo devengado que constituya salario.
Base para incapacidades: Promedio de los ltimos 12 meses reportados a la EPS o fraccin
del tiempo que lleva cotizando.

2. LA AUTOLIQUIDACIN DE APORTES
Es el proceso mediante el cual los aportantes presentan mensualmente la liquidacin de las
cotizaciones, detallando el pago por cada uno de los trabajadores afiliados en el caso de
empleadores y las novedades ocurridas durante el perodo que estn reportando.
La liquidacin de aportes se efecta mensualmente de acuerdo con el calendario establecido
deducciones por impuestos o retenciones de origen legal.

69

por el Gobierno; el mes siempre se considera de 30 das calendario pero el aporte se efecta
por los das que el trabajador ha estado vinculado a la EPS.
La liquidacin se debe efectuar en la planilla integrada de aportes (PILA).
2.1. Contenido de la declaracin de autoliquidacin de aportes
La planilla integrada de aportes (PILA) para la declaracin de autoliquidacin de aportes al
SGSSS deber incluir la razn social y el NIT de la entidad administradora a la cual se
presenta, y deber contener, al menos, la siguiente informacin:
1. Apellidos y nombres o razn social del aportante, con indicacin de su respectivo NIT.

Cuando la declaracin corresponda a una sucursal deber indicarse, adicionalmente, el

cdigo que permita su adecuada identificacin.
2. Periodo de cotizacin, el periodo a cotizar corresponde al mismo mes en el cual se realiza
el pago, porque la cotizacin se realiza de manera anticipada, con base en los ingresos
del mes anterior. Con mucha frecuencia el empleador relaciona el mes de la nmina, lo
cual dara a entender que se estn pagando los aportes mes vencido, pero ante este
hecho el rea de operaciones lleva el registro adecuadamente, para aplicar los aportes al
mes que realmente corresponde.
3. Apellidos, nombres y documento de identidad de cada uno de los cotizantes.
4. Novedades del periodo de cotizacin, vistas en la seccin anterior.
5. Das cotizados, corresponde a los das efectivamente laborados; no puede ser en ningn
caso mayor al mes (treinta das).
6. Salario bsico.
7. Ingreso base de cotizacin, es el valor que efectivamente deveng el cotizante; equivale
a dividir el salario entre treinta das y multiplicarlo por el nmero de das cotizados.
8. Cotizacin obligatoria, igual a la aplicacin del porcentaje establecido segn sea el caso,
al ingreso base de cotizacin; generalmente es el valor del ingreso base por el 12.5%.
9. Valor de las incapacidades por enfermedad general o licencias, que hayan sido pagadas
por el aportante por cuenta de la EPS y se estn descontando de la autoliquidacin de
aportes. Cuando el valor del aporte que paga el empleador es menor al valor de las
incapacidades o licencias reconocidas por la EPS, es mejor que el empleador las cobre
por aparte y no las deduzca de la autoliquidacin.
10. Liquidacin de intereses moratorios y sanciones que resulten procedentes.
11. Correcciones de autoliquidaciones anteriores, para lo cual se deber diligenciar una
planilla integrada de aportes (PILA) por aparte.

70

2.2. Declaracin de autoliquidacin que se entiende por no presentada

Se considerar que el empleador no ha presentado la autoliquidacin de aportes, en los
siguientes casos:
a. No se presenta a traves del medio definido por ley.
b. No se identifica al aportante o se hace en forma equivocada.
c. No se diligencia completa y correctamente la planilla integrada de aportes (PILA) en
el siste
2.3. Responsabilidad del aportante por la no presentacin de la planilla
integrada de aportes (PILA) o errores en la misma
Los empleadores deben publicar mensualmente en sus empresas, los soportes de pago de
las cotizaciones de sus trabajadores a la EPS, permitiendo de esta manera a los trabajadores
acreditar sus derechos; el empleador que tenga el carcter de aportante, deber tener a
disposicin del trabajador que as lo solicite, el soporte de pago de aportes al SGSSS. Ser
deber del trabajador denunciar ante la Superintendencia Nacional de Salud, los casos en que
se presenten situaciones de retraso en el pago de las cotizaciones de salud por parte del
empleador.
Las consecuencias derivadas de la no presentacin de la planilla integrada de aportes o de
errores u omisiones, que afecten el cubrimiento de prestaciones a uno o ms de sus afiliados
son responsabilidad exclusiva del aportante.
2.4. Correccin a la declaracin de autoliquidacin
Cuando se presenten correcciones en la planilla integrada de aportes, se proceder as:

Si es por iniciativa del aportante, debe reportarla una vez detecte la inconsistencia.
Si es por requerimiento de la EPS, la correccin debe presentarse a ms tardar en el
periodo siguiente al del requerimiento.
Si la correccin conlleva liquidacin de intereses moratorios, se deben liquidar y pagar en
la presentacin de la misma.
Si la correccin se origina por sentencia judicial, o por variaciones del ingreso base de
cotizacin debido a una convencin o pacto colectivo, se debe realizar dentro de los dos
meses siguientes.
Si la correccin se debe a una desafiliacin no reportada oportunamente, se deber
aportar la prueba que lo demuestre, por ejemplo liquidacin de prestaciones sociales.

71

No se puede corregir el ingreso base de cotizacin con posterioridad a la fecha que haya
ocurrido un hecho que ocasion el reconocimiento del subsidio econmico por
incapacidad o licencia de maternidad.

Las correcciones no se pueden utilizar para realizar afiliaciones retroactivas.

2.5. Obligacin de pago

Los empleadores e independientes estn en la obligacin de llevar a cabo el proceso de
autoliquidacin de aportes de acuerdo a las normas definidas para tal fin, de igual manera
deben realizar los aportes en las fechas establecidas de acuerdo a su clasificacin.

2.6. Certificacin de Revisores Fiscales y Contadores Pblicos

Los Revisores Fiscales y Contadores Pblicos, deben certificar anualmente que el empleador
se encuentra a paz y salvo por concepto de pago de aportes al SGSSS y que su pago lo
efectuaron de manera oportuna.

2.7. Reserva de la informacin

La informacin contenida en la planilla integrada de aportes es reservada, por lo cual las EPS
y entidades que tengan a su cargo el recaudo de aportes, deben guardar la ms absoluta
discrecin sobre ella.

2.8. Clasificacin de aportantes y fecha lmite de presentacin de la

autoliquidacin
Para efectos de la forma de presentar la planilla integrada de aportes y los plazos para
pagar, los aportantes se clasifican en:
Grandes Aportantes
Pequeos Aportantes
Trabajadores Independientes
Las fechas definidas por Ley- Decreto 1670 de 2007 (14 mayo de 2007) por medio de las
cuales se ajustan las fechas para el pago de aportes al sistema de proteccin social y para la
obligatoriedad del uso de la planilla integrada de liquidacin de aportes, son:

72

Art. 1 Plazos para la autoliquidacin y el pago de los aportes a los subsistemas de la

proteccin social para aportantes de 200 o ms cotizantes:
Dos ltimos dgitos del NIT o documento de
identificacin
00 al 10
11 al 23
24 al 36
37 al 49
50 al 62
63 al 75
76 al 88
89 al 99

Da hbil de Vencimiento
1
2
3
4
5
6
7
8

Art. 2 Plazos para la autoliquidacin y el pago de aportes a los subsistemas de la proteccin

social para aportantes de menos de 200 cotizantes
Dos ltimos dgitos del NIT o documento de
identificacin
00 al 08
09 al 16
17 al 24
25 al 32
33 al 40
41 al 48
49 al 56
57 al 64
65 al 72
73 al 79
80 al 86
87 al 93
94 al 99

Da hbil de Vencimiento
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

Art. 3 Utilizacin obligatoria de la planilla integrada y liquidacin de aportes a los

subsistemas de proteccin social para pequeos aportantes e independientes. El pago de los
aportes parafiscales propios del sistema de proteccin social, para los aportantes y los
pagadores de pensiones que cuenten con menos de 20 cotizantes y para los trabajadores
independiente, se efectuara utilizando la planilla integrada de liquidacin de aportes en
modalidad electrnica o asistida a mas tardar en las fechas que se indican a continuacin:
ltimo digito del NIT o documento de
identidad
0,1 y 2
3,4 y 5

Fecha de Ley
1ero de septiembre de 2007
1ero de octubre de 2007

73

6,7,8 y 9
(Circular 0046 de julio 30 de 2007)

1ero de noviembre de 2007

Art. 4 Plazos para la autoliquidacin y el pago de los aportes a los subsistemas de la

proteccin social para los trabajadores independientes.
Dos ltimos dgitos del NIT o documento de
identificacin
00 al 07
08 al 14
15 al 21
22 al 28
29 al 35
36 al 42
43 al 49
50 al 56
57 al 63
64 al 69
70 al 75
76 al 81
82 al 87
88 al 93
94 al 99

Da hbil de Vencimiento
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

2.9. Reclasificacin de aportantes

Si el promedio mensual de trabajadores, aumenta durante los 10 primeros meses calendario
del ao e implica reclasificacin del empleador a gran aportante, esta modificacin se
aplicar a partir de enero del ao siguiente.
Una vez el aportante haya sido reclasificado como gran aportante, conservar dicha calidad
para siempre, aun cuando el nmero de trabajadores disminuya.
Si el aportante se clasifica en forma incorrecta, la EPS lo reclasificar; en este caso, los
plazos para presentar y pagar en la planilla integrada de aportes, son los establecidos para la
nueva categora, los cuales aplican desde el momento en que se dio la situacin que dio
origen a la reclasificacin.
2.10. Aproximacin de valores
Los valores a incluir en la planilla integrada de aportes deben aproximarse de la siguiente
forma:

74

El monto del ingreso base de cotizacin correspondiente a cada cotizante, al mltiplo de mil
ms cercano.
El valor de los aportes e intereses liquidados por cada afiliado, al mltiplo de cien ms
cercano.
La fraccin igual o menor de quinientos o cincuenta pesos, segn sea el caso, se deducir.

2.11. Mora en el pago de la cotizacin

Se considera que el cotizante incurre en mora en el pago de los aportes cuando deja de
pagar el valor mensual correspondiente o cuando paga despus de las fechas establecidas, al
respecto pueden presentarse varias situaciones:
1. No efecta el pago dentro de las fechas establecidas
2. Deja de pagar en forma indefinida
3. Efecta pago parcial
El incumplimiento impone como sancin para el empleador o el trabajador independiente,
unos intereses de mora cuya tasa es publicada por el gobierno nacional y cambia cada tres
meses.
Por cada mes se debe presentar una planilla integrada de aportes, por eso cuando se van a
pagar simultneamente varios periodos atrasados, se deben presentar tantas planillas
integradas de aportes como periodos se deban; en este caso el factor mensual del inters
por mora es el vigente al momento de realizar el pago y aplica slo para el perodo de renta
ms antiguo, ya que por los dems meses en mora no hay lugar al cobro de intereses,
siempre y cuando el pago por todos los periodos atrasados se realice en el mismo momento.
Lo anterior implica que si se deben varios periodos pero no se pagan simultneamente, cada
vez que se realice un pago, se deber liquidar los intereses por el periodo ms antiguo que
se est cancelando en ese momento.

2.12. Consecuencia del no pago de aportes

Adems de los intereses, la mora en el pago acarrea otras consecuencias, tales como:
1. Suspensin de los servicios asistenciales (en la definicin de suspensin de la
afiliacin dice el afiliado pierde temporalmente sus derechos de ser atendido por
la EPS....) tanto para el cotizante como para los beneficiarios, los cuales son
reactivados en el momento en que se realice el pago, o se confirme que el

75

empleador le vena realizando los descuentos para el pago de aportes a la

seguridad social y no los ha realizado (art 43, Ley 789 de 2002). Si estando en
mora se requiere atencin en salud y se trata de un trabajador independiente los
costos de dichos servicios corren por cuenta del cotizante; en caso de trabajador
dependiente o un pensionado los costos estn a cargo del empleador o de la
Administradora de pensiones (art 210 y 271 de la Ley 100).
2. Cuando un empleador est en mora en el pago de la cotizacin y algn
trabajador requiera atencin medica, la EPS dar la atencin sin que se exima al
empleador a pagar la mora pendiente y los gastos de atencin del trabajador 65 .
3. Cuando un empleador o trabajador independiente, est en mora en el pago de la
cotizacin, no se reconocen las prestaciones econmicas por concepto de
incapacidad general o licencia de maternidad si el cotizante es un trabajador
independiente, de tratarse de un trabajador dependiente, el subsidio econmico
corre por cuenta del empleador ( art 80 del Decreto 806 de 1998)

2.13

Pagos no vlidos

Los pagos que realice el empleador o trabajador a una entidad o persona diferente de EPS
debidamente autorizada, no tiene efecto frente al SGSSS y no exonera al empleador o
trabajador de su obligacin frente al Sistema; esto sin perjuicio de las responsabilidades
legales de la entidad o persona que reciba recursos parafiscales sin la debida autorizacin.

3. COMPENSACION
Por cada persona debidamente afiliada y cuyos aportes se hayan pagado, la EPS recibe el
valor correspondiente a una UPC. Como el Sistema ha delegado en las EPS la facultad de
recaudar las cotizaciones, stas descuentan de dicho monto el valor de las UPC que les
corresponde, as como los valores que reconoce el sistema por concepto de actividades de
promocin y prevencin, licencias de maternidad e incapacidades por enfermedad general.
Cuando el monto recaudado por cotizaciones es mayor a las deducciones hechas por la EPS,
se traslada la diferencia al FOSYGA; cuando la suma a compensar, es mayor que los ingresos
recibidos por cotizacin, el FOSYGA debe cancelar la diferencia a la EPS. Todo este
procedimiento se conoce con el nombre de COMPENSACION.

65 DECRETO 806/98 ARTICULO 81. PAGO DE SERVICIOS DE SALUD. Cuando un trabajador

requiera atencin mdica y su afiliacin se encuentre suspendida por causa del no pago por parte del
empleador, ste deber asumir totalmente el costo de dicha atencin o cancelar el valor total de las
cotizaciones atrasadas respecto de la totalidad de sus trabajadores.

76

4. UNIDAD DE PAGO POR CAPITACIN-UPC

La Unidad de Pago por Capitacin (UPC) es el valor per cpita que el SGSSS reconoce a las EPS
por cada afiliado. Se establece en funcin del perfil epidemiolgico de la poblacin relevante,
de los riesgos cubiertos y de los costos de prestacin del servicio en condiciones medias de
calidad, tecnologa y hotelera, y es definida anualmente por el Consejo Nacional de Seguridad
Social en Salud.
Al valor de la UPC, en algunas zonas del pas en que se le reconoce una prima adicional del
20% en los departamentos de Amazonas, Arauca, Casanare, Caquet, Choc, Guajira,
Guaina, Guaviare, Meta, Putumayo, San Andrs y Providencia, Sucre, Vaups, Vichada y la
regin de Urab; en estos departamentos se exceptan de este incremento las ciudades de
Arauca, Florencia, Riohacha, Sincelejo, Villavicencio, Yopal y sus respectivas reas de
influencia, en las cuales se aplicar la UPC del resto del pas.
El acuerdo 360 de Marzo de 2007 (CNSSS), publicado en Julio de 2007 en el Diario Oficial;
establece un ajuste diferencial para los grupos correspondientes a personas de 45 a 49 aos
y mayores de 60 aos, respecto a la unidad de pago por capitacin, UPC.

UPC ADICIONAL
GRUPO

RANGO DE EDAD

1
2
3
4

Menores de un ao
De 1 a 4 aos
De 5 a 14 aos
De 15 a 44 aos
(hombre)
De 15 a 44 aos
(mujer)
De 45 a 59 aos
Mayores de 60 aos

5
6
7

VALOR MES ZONA

NORMAL
$93.900
$48.900
$26.700
$68.200

VALOR MES ZONA

ESPECIAL
$112.300
$58.400
$31.700
$81.500

$94.300

$112.800

$60.400
$91.200

$72.200
$109.200

5. CUOTAS MODERADORAS Y COPAGOS

5.1. Cuota moderadora

Nivel de ingresos
Menos de 2 SMLMV
Entre 2 y 5 SMLMV
Ms de 5 SMLMV

Rango
A
B
C

77

Es un valor que deben pagar los cotizantes y beneficiarios a la EPS y se cancela al momento
de la utilizacin de cada uno de los servicios que as lo requiera; el objeto de la cuota
moderadora es regular la utilizacin del servicio de salud y estimular su buen uso.
Los servicios sujetos al cobro de cuotas moderadoras son:
1. Consulta externa mdica, odontolgica, paramdica y de medicina alternativa aceptada.
2. Consulta externa por mdico especialista
3. Frmula de medicamentos para tratamientos ambulatorios. La Cuota Moderadora se
cobrar por la totalidad de la orden expedida en una misma consulta, independientemente
del nmero de tems incluidos.
4. Exmenes de diagnstico por laboratorio clnico, ordenados en forma ambulatoria y que no
requieran autorizacin adicional a la del mdico tratante que los solicita. La Cuota
Moderadora se cobrar por la totalidad de la orden expedida en una misma consulta,
independientemente del nmero de tems incluidos.
5. Exmenes de diagnstico por imagenologa, ordenados en forma ambulatoria y que no
requieran autorizacin adicional a la del mdico tratante que los solicita. La Cuota
Moderadora se cobrar por la totalidad de la orden expedida en una misma consulta,
independientemente del nmero de tems incluidos.
6. Atencin en el servicio de urgencias nica y exclusivamente cuando la utilizacin de stos
servicios no obedezca, a juicio de un profesional de la salud autorizado, a problemas que
comprometan la vida o funcionalidad de la persona o que requieran la proteccin inmediata
con servicios de salud.

El valor de las cuotas moderadoras se define teniendo en cuenta el IBC del cotizante
expresado en salarios mnimos conforme al cuadro que sigue. Si en un ncleo familiar existe
ms de un cotizante, el clculo de las cuotas moderadoras para los cotizantes ser el que
cada uno declara y para los beneficiarios el del cotizante de menor ingreso.

Para efectos de facilitar el cobro de las cuotas moderadoras, los valores en pesos resultantes
de la aplicacin de los anteriores porcentajes, se ajustan a la centena inmediatamente
superior.
5.2. Copago
Es un aporte en dinero que corresponde a una parte del valor del servicio y tiene como
finalidad ayudar a financiar el Sistema.

78

Se cobra copago en todos los servicios del POSC en los que no se cobra cuota moderadora.
No se cobra copago en los siguientes eventos:
Servicios de promocin y prevencin
Programas de atencin materno infantil
Programas de control en atencin de enfermedades transmisibles
Atencin inicial de urgencias
Enfermedades catastrficas
Algunos de los servicios que generan el pago de copago son:
1.
2.
3.
4.

Los exmenes de diagnstico e imagenologa especializados de II y III nivel.

Los tratamientos especializados.
Los tratamientos quirrgicos o no quirrgicos.
El suministro de prtesis, rtesis, aparatos y aditamentos ortopdicos o para alguna
funcin biolgica.
5. Los copagos son cancelados nicamente por los beneficiarios, con base en el Ingreso
Base de Cotizacin del cotizante, as:
Ingreso Base de Cotizacin
MENOR A 2 SMLMV
Porcentaje del valor del servicio
Tope mximo por servicio (manejo de
una patologa especifica en el mismo
ao)
Tope mximo por ao (valor mximo por
ao en diferentes patologias)

ENTRE 2 Y 5 SMLMV

MAYOR A 5 SMLMV

11,50%

17,30%

23,00%

$ 124.472

$ 498.755

$ 997.510

$ 249.378

$ 997.510

$ 1.995.020

SMLMV: Salario Mnimo Legal Mensual Vigente, fijado en $433.700.oo para el

ao 2007

5.3. Principios bsicos en la aplicacin de cuotas moderadoras y copagos

Para la aplicacin de cuotas moderadoras y copagos, se deben respetar los siguientes
principios bsicos (Artculo 5 del Acuerdo 30 de 1.996 del CNSSS).
1. Equidad: las cuotas moderadoras y los copagos no pueden convertirse en una barrera
para el acceso a los servicios, ni ser utilizados para discriminar la poblacin en razn de
su riesgo de enfermar y morir, derivado de sus condiciones biolgicas, sociales,
econmicas y culturales.

79

2. Informacin al usuario: la EPS deber informar ampliamente al usuario sobre la

existencia, el monto y los mecanismos de aplicacin y cobro de cuotas moderadoras y
copagos, a que estar sujeto; en todo caso la EPS deber publicar su sistema de cuotas
moderadoras y copagos anualmente en un diario de amplia circulacin.
3. Aplicacin general: la EPS aplicar sin discriminacin alguna a todos los usuarios tanto
los copagos como las cuotas moderadoras que previamente haya establecido.
4. No simultaneidad: en ningn caso puede aplicarse simultneamente para un mismo
servicio copagos y cuotas moderadoras.

5.4. Prcticas comerciales no permitidas alrededor del cobro de cuotas

moderadoras y copagos.
Especficamente, con relacin al principio de aplicacin general la norma establece que las
EPS deben aplicar tanto los copagos como las cuotas moderadoras que hayan establecido,
sin ninguna discriminacin a todos los usuarios.

5.4.1 Prcticas no autorizadas con relacin a las cuotas moderadoras

Queda totalmente Prohibido llevar a cabo cualquiera de las acciones que a continuacin se
detallan u otras semejantes con relacin a las cuotas moderadoras:
1) Realizar convenios a travs de los cuales nuestra EPS asuma total o parcialmente las
cuotas moderadoras en forma directa o a travs de alguna de sus entidades vinculadas.
2) Cobrar la cuota moderadora como instrumento para promover o mantener la afiliacin,
salvo en los casos individuales, debidamente comprobados, en los que su cobro se constituye
en barrera de acceso.
3) Realizar prcticas mediante las cuales se excluyan a ciertos grupos o empresas del cobro
de la cuota moderadora.
4) Promover prcticas para devolver la cuota moderadora, olvidando que este es un
instrumento que regula la utilizacin del servicio de salud y estimula su buen uso.
5) Realizar convenios mediante los cuales el empleador asume el pago de la cuota
moderadora. Esta prohibicin no excluye los acuerdos que existan entre el empleador y el
trabajador para el reembolso de lo pagado por este concepto como beneficio extralegal.
6) Cobrar la cuota moderadora en trminos y condiciones diferentes a la publicada
aprobada en la Circular Reglamentaria VT-024 de Marzo 7 de 2.002.

5.4.2. Prcticas no autorizadas con relacin a los copagos

Bajo las mismas premisas del numeral anterior, estn Prohibidos como prcticas comerciales
en referencia a los copagos, las siguientes acciones y cualquier otra similar:

80

1) Excluir a ciertos grupos o empresas del cobro del copago, pasando por alto la aplicacin
de un criterio de igualdad frente a la totalidad de los afiliados.
2) Promover prcticas para devolver el copago. Cabe recordar, que este es un instrumento
de cofinanciacin del SGSSS.
3) Hacer cobro del copago en trminos y condiciones diferentes a lo publicado y aprobado en
la Circular Reglamentaria VT-024 de Marzo 7 de 2.002, y cuya forma efectiva de aplicacin
no se proyecte en trminos plenos de igualdad frente a todos los afiliados.

IV. REGIMEN DE BENEFICIOS

1. PLAN DE BENEFICIOS DEL SGSSS
Es el conjunto de actividades, procedimientos e intervenciones asistenciales y
reconocimientos econmicos que brinda a los afiliados el SGSSS, con el propsito de
mantener y recuperar su salud y evitar el menoscabo de su capacidad econmica derivada
de una incapacidad temporal por enfermedad general, maternidad y la incapacidad derivada
de los riesgos de accidente de trabajo o enfermedad profesional.
El plan de beneficios se compone de seis subsistemas:
El PAB complementa las acciones previstas en el POS. Est constituido por aquellas
actividades de promocin, prevencin y educacin, que se dirigen directamente a la
colectividad o a los individuos con el objeto de mantener la salud, promover estilos de vida
saludables, fomentar el autocuidado y la solidaridad y diagnosticar en forma precoz personas
con patologas de alto riesgo o comunidades endmicas o epidmicas.
EL POSS es el conjunto bsico de servicios que se presta a travs de las EPS privadas,
estatales y mixtas, las Administradoras del Rgimen Subsidiado (ARS), las empresas
solidarias de salud y las Cajas de Compensacin Familiar debidamente autorizadas para
administrar los recursos del Regimen Subsidiado.
Los PACS se ofrecen a travs de las EPS y comprenden actividades, intervenciones y
procedimientos para el tratamiento de las enfermedades y que no estn incluidos en el POS,
brindando condiciones adicionales de hotelera y tecnologa, que son financiados en su
totalidad por el afiliado con recursos distintos a las cotizaciones obligatorias bajo la
modalidad de prepago.

81

ACCIDENTES DE TRABAJO Y ENFERMEDAD PROFESIONAL, ATEP: La atencin en

salud derivada de enfermedades relacionadas con el trabajo de una persona o como
consecuencia de un accidente de trabajo es prestada a travs de las EPS, pero su costo se
cobrar a la correspondiente Administradora de Riesgos Profesionales (ARP). La ARP tambin
cubre las incapacidades, indemnizaciones y dems reconocimientos econmicos a que haya
lugar.
ACCIDENTES DE TRANSITO Y EVENTOS CATASTRFICOS: En los casos de urgencias
generadas por Accidentes de Trnsito, en acciones terroristas ocasionadas por bombas o
artefactos explosivos, en catstrofes naturales y otros eventos expresamente aprobados por
el Consejo Nacional de Seguridad Social en salud, los afiliados al sistema tienen derecho al
cubrimiento de los servicios mdico-quirrgicos, indemnizacin por incapacidad permanente
y por muerte, gastos funerarios y gastos de transporte al centro asistencial.
El POSC es el conjunto bsico de servicios de atencin en salud y subsidios econmicos a
que tienen derecho los afiliados al rgimen contributivo. Su contenido es definido por el
Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud. Los beneficios y dems generalidades del
POS se exponen a continuacin.

2. BENEFICIOS DEL POSC

A travs del POSC, las EPS y entidades adaptadas, estn obligadas a garantizar a sus
afiliados el plan de beneficios, comprendido por prestaciones asistenciales y prestaciones
econmicas.

2.1. Prestaciones asistenciales

Las prestaciones asistenciales se ofrecen a todos los afiliados al POSC (cotizantes y
beneficiarios) a travs de cinco fases de atencin, las cuales tienen por objeto generar en las
personas ms aos de vida saludables. Estas son:
2.1.1. Promocin y fomento de la salud
Fase dedicada a la educacin, informacin y motivacin a los afiliados para que lleven una
vida saludable.
2.1.2.

Prevencin de la enfermedad

82

Se desarrollan actividades tendientes a eliminar o minimizar un riesgo especfico a la

poblacin con caractersticas comunes en edad, patologa, condiciones ambientales, etc. Por
ejemplo, vacunacin, toma de citologa vaginal.
2.1.3. Diagnstico
Comprende todas las actividades tendientes a determinar la naturaleza de una enfermedad,
patologa o estado alterado de la salud de los afiliados.
2.1.4. Tratamiento
Actividades, procedimientos e intervenciones cuyo objetivo es eliminar o minimizar los
efectos de una enfermedad o patologa.
2.1.5. Rehabilitacin
En esta fase se busca que el individuo recupere fsica y/o psquicamente su estado ideal de
salud, sobre todo despus de haber padecido una enfermedad y haber sido tratada.

2.2. Prestaciones econmicas

Constituye el reconocimiento en dinero que el Sistema hace a los cotizantes dependientes e
independientes (exceptuando los pensionados), por concepto de incapacidad por enfermedad
general o licencia de maternidad.
2.2.1. Incapacidad
Es el estado de inhabilidad fsica o mental de una persona, que le impide desempear en
forma temporal o permanente su profesin u oficio.
2.2.2. Licencia de Maternidad
La incapacidad por licencia de maternidad es el reconocimiento que hace el SGSSS en el
Rgimen Contributivo a la progenitora del recin nacido, a la madre adoptante del menor de
7 aos o al padre adoptante cuando ste carezca de cnyuge o compaera permanente.

3. NIVELES DE ATENCIN
Dependiendo de la complejidad del servicio, la prioridad en la atencin, el tipo de actividad,
nivel de especializacin de los profesionales que intervienen y segn la relacin costo-

83

efectividad que representan, se han establecido cuatro niveles de atencin, siendo el primero
el nivel bsico 66 .
3.1. NIVEL I
Este nivel es atendido por el mdico general, personal auxiliar, paramdico y otros
profesionales de la salud no especializados:

Atencin inicial, estabilizacin, resolucin o remisin del paciente en Urgencias.

Atencin odontolgica.
Laboratorio clnico bsico.
Consulta con mdico general.
Citologa tumoral.
Medicamentos esenciales.
Promocin, prevencin y control (programas de crecimiento y desarrollo,
estimulacin, valoracin de agudeza visual y control prenatal, entre otros).
Atencin obsttrica.
Hospitalizacin y quirrgicas de los grupos 01 al 03 del MAPIPOS.

3.2. NIVEL II
Este nivel incluye la atencin ambulatoria especializada, brindada por un especialista de la
medicina, en la cual ha mediado interconsulta o remisin por un profesional general de la
salud:
Atencin con mdico especialista.
Radiologa (proyecciones, comparativas, vas biliares y digestivas y equipo porttil).
Electroencefalograma.
Anatoma patolgica.
Ecocardiograma.
Ecografa plvica y vaginal.
Procedimientos: oftalmologa, otorrinolaringologa, rehabilitacin, traumatologa,
psicologa y psiquiatra.
66 DECRETO 806/98 ARTICULO 11. CONDICIONES DE ACCESO. Para acceder a cualquiera de los
niveles de complejidad del Plan Obligatorio de Salud, se consideran como indispensables y de trnsito
obligatorio las actividades y procedimientos de consulta de medicina general y/o paramdica del
primer nivel de atencin. Para el trnsito entre niveles de complejidad es requisito indispensable el
procedimiento de remisin. Se exceptan de lo anterior solamente las atenciones de urgencia y
pediatra. Cuando la persona ha sido diagnosticada y requiera peridicamente de servicios
especializados podr acceder directamente al especialista sin hacer el trnsito por medicina general.

84

Odontopediatra.
Sangre y sus derivados.
Hospitalizacin y quirrgicas de los grupos 04 al 08 del MAPIPOS.

3.3. NIVEL III

Este nivel est a cargo de un mdico especialista con la participacin del mdico general y/o
profesional paramdico:
Atencin con mdico especialista.
Laboratorio clnico especializado.
Radiologa (tomografas, gamagrafas, medicina nuclear y ecografas de mayor
complejidad).
Exmenes y otros procedimientos diagnsticos y/o teraputicos no considerados en
los niveles I y II (anatoma patolgica, nefrologa, cardiologa, neumologa y
neurologa).
Hospitalizacin y quirgicas de los grupos 09 al 23 del MAPIPOS.
Se caracteriza porque para la utilizacin de los servicios se requiere la aprobacin previa de
la EPS.

3.4. NIVEL IV
Contiene las patologas de tipo catastrfico, es decir aquellas que representan una alta
complejidad tcnica en su manejo, alto costo, baja ocurrencia y bajo costo efectividad en su
tratamiento:
Transplante de rganos (crnea, corazn, rin y mdula sea).
Dilisis para insuficiencia renal.
Neurociruga.
Reemplazos articulares.
Manejo del gran quemado.
Manejo de pacientes infectados por VIH (SIDA).
Quimioterapia y radioterapia para el cncer.
Manejo de pacientes en unidad de cuidados intensivos.
Tratamiento quirrgico de enfermedades congnitas.
Ciruga del corazn.
Manejo del trauma mayor.
Resonancia magntica.

85

4. EXCLUSIONES O PROCEDIMIENTOS NO CUBIERTOS POR EL POS

En desarrollo del principio de integralidad en el SGSSS, se da cobertura a todas las
contingencias que afectan la salud, por tal razn no se exige examen de ingreso para efectos
de la afiliacin al sistema, ni se aplican preexistencias a ninguno de los afiliados 67 .
No obstante, el hecho de que no se pueda aplicar preexistencias, no impide que se
consagren exclusiones y limitaciones en el POS, por lo cual todas las actividades,
procedimientos, intervenciones, medicamentos y guas de atencin integral que no tengan
por objeto contribuir al diagnstico, tratamiento y rehabilitacin de la enfermedad, se han
excluido del POS conforme a lo dispuesto en el artculo 7 del Acuerdo 8/94 del CNSSS.
Existe una serie de procedimientos considerados como cosmticos, estticos o suntuarios,
que no son cubiertos por el POS, los cuales se denominan Exclusiones. Dentro de estos
encontramos:
Procedimientos cosmticos, estticos o suntuarios: ciruga esttica con fines de
embellecimiento, tratamientos nutricionales con fines estticos.
Tratamientos para combatir la infertilidad.
Tratamientos no reconocidos por las asociaciones mdico-cientficas a nivel mundial
o de carcter experimental.
Tratamientos o curas de reposo o del sueo.
Medias elsticas de soporte, corss, fajas, plantillas, prtesis y zapatos ortopdicos.
Sillas de ruedas.
Lentes de contacto.
Lentes para anteojos (se autoriza lentes para anteojos una vez cada cinco aos en
adultos y en los nios una vez cada ao, siempre por prescripcin mdica y para
defectos que disminuyan la agudeza visual).
Medicamentos o sustancias que no se encuentren expresamente autorizados en el
Manual de Medicamentos y Teraputica.
Tratamientos con drogas o sustancias experimentales para cualquier tipo de
enfermedad.
Transplantes de rganos, exceptuando los descritos en el IV nivel.
Tratamiento con psicoterapia individual, psicoanlisis o psicoterapia prolongada (no
se excluye la psicoterapia individual de apoyo en la fase crtica de la enfermedad y

DECRETO 806/98 ARTICULO 25 PARAGRAFO. En ningn caso podr exigirse examen de ingreso
para efectos de la afiliacin al sistema.

67

LEY 100/93 ARTICULO 163. PREEXISTENCIAS. En ningn caso podr exigirse examen de ingreso
para efectos de la afiliacin al sistema..

86

solo durante la fase inicial; se entiende por fase crtica aquella que se puede
prolongar mximo hasta los treinta das de evolucin).
Tratamientos de periodoncia, ortodoncia y prtesis en la atencin odontolgica.
Actividades, procedimientos e intervenciones de tipo curativo para enfermedades
crnicas, degenerativas, carcinomatosis, traumticas o de cualquier ndole en su fase
terminal o cuando para ellas no existan posibilidades de recuperacin (puede
brindarse soporte psicolgico, terapia paliativa para el dolor, la disfuncionalidad y la
incomodidad o terapia de mantenimiento).
Actividades, procedimientos e intervenciones de carcter educativo, instruccional, o
de capacitacin que se lleven a cabo durante el proceso de rehabilitacin, distintos a
aquellos necesarios para el manejo de la enfermedad y sus secuelas.
Actividades, intervenciones y procedimientos no autorizados expresamente en el
MAPIPOS.

5. PERIODOS MNIMOS DE COTIZACIN

El Acuerdo 008 del 6 de Julio de 1.994 expedido por el CNSSS define los periodos mnimos
de cotizacin como el tiempo transcurrido entre el momento de la afiliacin al SGSSS y el
inicio de la atencin por parte de la EPS para ciertas enfermedades de alto costo en su
manejo 68 .
En caso de requerirse un servicio sujeto a perodos mnimos de cotizacin y no contar con la
totalidad de las semanas de cotizacin, el afiliado debe asumir el costo del servicio
equivalente a las semanas de cotizacin faltantes.

Ejemplos:
1. Si requiere una ciruga de cataratas (procedimiento que requiere de 26 semanas de
cotizacin) y slo lleva 13 semanas cotizadas, nuestra EPS pagar el 50% de la cuenta y
el afiliado deber pagar el 50% restante.

68 DECRETO 806/98 ARTICULO 62. EXCEPCIONES A LOS PERIODOS MINIMOS DE

COTIZACION. Sern de atencin inmediata sin someterse a perodos de espera las actividades,
intervenciones y procedimientos de promocin y fomento de la salud y prevencin de la enfermedad,
que se hagan en el primer nivel de atencin, incluido el tratamiento integral del embarazo, parto,
puerperio, como tambin la atencin inicial de urgencia. En ningn caso podr aplicarse perodos
mnimos de cotizacin al nio que nazca estando su madre afiliada a una EPS. El beb quedar
automticamente afiliado y tendr derecho a recibir de manera inmediata todos los beneficios incluidos
en el POS-S, sin perjuicio de la necesidad de registrar los datos del recin nacido en el formulario
correspondiente.

87

2. Si requiere un tratamiento con quimioterapia (procedimiento que requiere 26 semanas

de cotizacin), y lleva 7 semanas cotizadas, nuestra EPS pagar el 26% del valor de la
cuenta y el afiliado deber cancelar el 74% restante .
Si el cotizante no tiene capacidad de pago para cancelar el porcentaje establecido y acredita
debidamente esta situacin, deber ser atendido l o sus beneficiarios, por las instituciones
pblicas prestadoras de servicios de salud o por aquellas privadas con las cuales el Estado
tenga contrato (Art. 61, Dto 806/98).
Los periodos mnimos de cotizacin se aplican con relacin al tiempo de afiliacin al SGSSS y
no a la EPS, es decir que si el afiliado se traslada, conservar su antigedad; se puede estar
afiliado como cotizante o beneficiario y por cualquiera de las dos calidades se contabiliza el
tiempo para efecto de los periodos mnimos de cotizacin
Los periodos mnimos de cotizacin, segn el caso, son:

Para el tratamiento de enfermedades catalogadas como catastrficas o ruinosas del

nivel IV en el POS, se requiere haber cotizado como mnimo 26 semanas al SGSSS
(por lo menos 26 semanas deben haber sido pagadas en el ltimo ao).
Para el tratamiento de enfermedades que requieran manejo quirrgico de tipo
electivo y que se encuentren catalogadas en el MAPIPOS, como del grupo 8 o
superiores, se requiere haber cotizado 26 semanas en el SGSSS (por lo menos 26
semanas deben hacer sido pagadas en el ltimo ao).
Los afiliados adicionales estn sujetos a periodos mnimos de cotizacin que se
cuentan desde su inclusin. Cuando se afilian beneficiarios adicionales con
tratamientos en curso sujetos a periodos mnimos de cotizacin y no las ha cumplido,
el cotizante debe cancelar a la EPS los recursos necesarios para costear el
tratamiento hasta que cumpla con las semanas requeridas.
No se aplican los periodos mnimos de cotizacin a las actividades, procedimientos e
intervenciones de promocin y fomento de la salud y prevencin de la enfermedad,
que se hagan en el primer nivel de atencin, incluido el tratamiento integral del
embarazo, parto, puerperio, como tambin la atencin inicial de urgencias.
En ningn caso se pueden aplicar periodos mnimos de cotizacin al nio que nazca
estando su madre afiliada a una EPS. El bebe queda automticamente afiliado y
tiene derecho a recibir de manera inmediata todos los beneficios incluidos en el POS.

Cuando ha operado la prdida de antigedad, las semanas previamente cotizadas pierden

vigencia y se empieza a contabilizar nuevamente los perodos para tener derecho a los
servicios que as lo requieren.

88

6. INCAPACIDADES Y LICENCIAS
Tienen derecho a las prestaciones econmicas derivadas de incapacidad por enfermedad
general, licencia de maternidad y licencia de paternidad, solamente los afiliados que tengan
la calidad de cotizantes dependientes e independientes (exceptuando los pensionados).
Nota: Estas prestaciones no se reconocen cuando las mismas se originen en tratamientos
con fines estticos o sus complicaciones, por ejemplo:
Incapacidades generadas por tratamientos nutricionales estticos.
Incapacidades generadas por tratamientos de infertilidad.
Incapacidades generadas por tratamientos no reconocidos Cientficamente.
Incapacidades generadas por tratamientos o curas de sueo.
Incapacidades generadas por tratamientos de periodoncia, ortodoncia prtesis en la
atencin odontolgica derivadas de enfermedad general.
Transplante de rganos, tanto como para el donante como para el receptor (Excepto
Rin, Mdula, Corazn y Cornea).

6.1. Incapacidad
Es el estado de inhabilidad fsica o mental de una persona, que le impide desempear en
forma temporal o permanente su profesin u oficio habitual.
La incapacidad se reconoce a afiliados cotizantes nicamente y puede originarse por
Accidente de Trabajo, Accidente de Trnsito, Enfermedad Profesional o Enfermedad General.
En todo caso la incapacidad debe estar soportada por la prescripcin profesional certificada
por el mdico u odontlogo tratante adscrito a la EPS. En caso de no serlo, dicha incapacidad
debe transcribirse en nuestra EPS para su validez.

6.1.1. Clases de incapacidad:

6.1.1.1.

Incapacidad por enfermedad general

Es el estado de inhabilidad fsica o mental de una persona que le impide desempear en

forma temporal o permanente su profesin u oficio como consecuencia de un estado
patolgico que sobrevenga como consecuencia de una enfermedad o de un accidente, no
originado por causa o con ocasin de la clase de trabajo que desempea el afiliado, ni del

89

medio en que desempea sus funciones laborales y que no haya sido definida, clasificada o
calificada como de origen profesional.
Para acceder a las prestaciones econmicas generadas por incapacidad por enfermedad
general, los trabajadores dependientes e independientes deben haber cotizado un mnimo de
cuatro semanas en forma ininterrumpida y completa.
Las incapacidades por enfermedad general son de dos tipos:
a. Ambulatoria: Cuando la sintomatologa originada por la enfermedad no requiere que
el paciente sea hospitalizado y la atencin no sea superior a 24 horas.
b. Hospitalaria: Cuando la sintomatologa originada por la enfermedad requiere que el
paciente sea hospitalizado y/o la atencin sea superior a 24 horas.
Esta clasificacin de incapacidad se tiene en cuenta para determinar el momento a partir del
cual hay derecho al reconocimiento econmico por parte de la EPS.
6.1.1.2.

Incapacidad por accidente de trnsito

Accidente de trnsito es toda patologa o lesin causada por un vehculo motor en

movimiento. En algunas ocasiones y dependiendo de la naturaleza de las funciones del
cotizante, el accidente de trnsito se puede constituir como accidente de trabajo; este es el
caso de los mensajeros y los vendedores que visitan a clientes, entre otros.
El costo de los servicios por la atencin en accidente de transito, esta a cargo del SOAT en
los primeros 500 SMLDV; si se supera esta cuanta el FOSYGA a travs de la cuenta de
eventos catastrficos y accidentes de trnsito, cubrir los siguientes 300 SMLDV. Superada
esta cuanta, el costo adicional lo asumir la EPS.

El reconocimiento econmico de la incapacidad por accidente de trnsito lo asume la EPS, en

las mismas condiciones de la incapacidad por enfermedad general.

6.1.1.3.

Incapacidad por enfermedad profesional

Enfermedad Profesional es toda patologa o lesin causada al cotizante (trabajador

dependiente o independiente), por el desarrollo rutinario de su labor, requiere para su
reconocimiento del concepto y calificacin como enfermedad de origen profesional por parte
de la A.R.P.

90

El reconocimiento econmico de la incapacidad derivada de una enfermedad profesional est

a cargo de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) y no de la EPS.
6.1.1.4.

Incapacidad por accidente de trabajo

Accidente de Trabajo es toda patologa o lesin causada al cotizante (trabajador dependiente

o independiente) de manera sbita y en ejercicio de sus funciones o bajo la subordinacin de
sus superiores.
El reconocimiento econmico de las incapacidades derivadas de un accidente de trabajo est
a cargo de la ARP y no de la EPS, en el caso de los trabajadores dependientes, siempre y
cuando el empleador haya cumplido con la obligacin de pagar los aportes por este concepto
y haya tenido en cuenta la implementacin y aplicacin de normas de seguridad industrial,
definidas para cada cargo en su empresa 69 . El trabajador independiente por no estar
obligado a afiliarse a una ARP, no tiene derecho al reconocimiento econmico por las
incapacidades de este tipo.
6.1.2. Prdida del derecho de la incapacidad
Se pierde el derecho al reconocimiento econmico de la incapacidad, por:

Cotizante en mora
No guardar el reposo ordenado por el mdico tratante.
Dejar de asistir a los controles mdicos.
Uso de la incapacidad para fines lucrativos.
No aceptar el tratamiento mdico.
Abandonar el tratamiento mdico formulado.

69 Decreto 1295 de 1.994 Artculo 23. Acciones de Cobro. Sin perjuicio de la responsabilidad del
empleador de asumir los riesgos profesionales de sus trabajadores, en caso de mora en el pago de las
primas o cotizaciones obligatorias corresponde a las entidades administradoras de riesgos profesionales
adelantar las acciones de cobro con motivo del incumplimiento de las obligaciones del empleador, de
conformidad con la reglamentacin que expida el Gobierno Nacional. Para tal efecto, la liquidacin
mediante la cual la administradora de riesgos profesionales determine el valor adeudado, prestar
mrito ejecutivo.

Decreto 1295 de 1.994 Artculo 91o. Sanciones. ....

a.
Para el empleador.
1.
El incumplimiento de la afiliacin al Sistema General de Riesgos Profesionales, le acarrear a
los empleadores y responsables de la cotizacin, adems de las sanciones previstas por el
Cdigo Sustantivo del Trabajo, la legislacin laboral vigente y la ley 100 de 1.993, o normas
que la modifiquen, incorporen o reglamenten, la obligacin de reconocer y pagar al trabajador
las prestaciones consagradas en el presente Decreto.
La no afiliacin y el no pago de dos o ms perodos mensuales de cotizaciones, le acarrear al
empleador multas sucesivas mensuales de hasta quinientos (500) salarios mnimos legales
mensuales vigentes.

91

6.1.3.

Suspensin de la afiliacin.
Periodo de proteccin laboral.
Prrroga de la incapacidad

Una incapacidad se entiende prorrogada cuando se cumple conjuntamente con las siguientes
condiciones:

Cuando la siguiente incapacidad es causada por la misma enfermedad o

lesin, o por una patologa que tenga relacin directa (desencadenante).
Que entre una y otra incapacidad no haya interrupcin mayor de treinta das.

La prrroga de la incapacidad es fundamental para determinar el porcentaje del

reconocimiento econmico a cargo de la EPS (enfermedad general y accidente de trnsito).

6.1.4.

Reconocimiento y liquidacin

Cuando se afilia por primera vez al Sistema, o cuando se afilia despus de haber perdido
la antigedad por haber dejado de cotizar seis (6) meses al sistema (cuando existe
novedad de retiro reportada en planilla o por carta) y a los cuatro (4) meses por mora,
se reconocer la incapacidad, cumplidas cuatro (4) semanas despus de la afiliacin, la
cual equivaldr a las 2/3 partes del ingreso base de cotizacin reportado en el pago del
mes inmediatamente anterior a la fecha de inicio de la incapacidad, durante los primeros
90 das y a la del Ingreso Base de Cotizacin del da 91 al da 180 de incapacidad,
tiempo despus del cual la EPS no cubre econmicamente ningn tipo de incapacidad
por prrroga de la misma lesin o enfermedad, si presenta otra incapacidad con
diagnstico diferente, inicia como nueva (Artculo 70 Decreto 806/98, Artculo 40 Decreto
1406/99, Artculo 226 del Cdigo Sustantivo del Trabajo). A partir del da 181 de
incapacidad el pago y reconocimiento de la misma ser a cargo de la Administradora de
Pensiones a la cual pertenezca el afiliado. Para cotizantes independientes se liquida en
las mismas condiciones pero adicional a la liquidacin se reconoce ms el 8%.

Cuando se afilie por traslado de otra EPS a la cual viene cotizando, o cuando se reafilia
sin haber perdido la antigedad tiene derecho desde el primer da de afiliacin al
reconocimiento de la incapacidad en las mismas condiciones del numeral anterior.

Siempre que se trate de trabajadores dependientes e independientes, la EPS cubrir a

partir del cuarto (4) da de incapacidad (Art. 40 pargrafo primero Decreto 1406/99)

El reconocimiento econmico de las incapacidades de tipo ambulatorio se cubren a partir

92

del cuarto da hbil y las incapacidades de tipo hospitalario se realiza a partir del primer
da (Art. 90 Resolucin 2266/98). El reconocimiento econmico de la incapacidad por
prrroga por enfermedad general se realiza a partir del primer da, sin importar el tipo de
incapacidad (ambulatorio hospitalario), siempre y cuando este primer da no haga
parte de los tres primeros das de la incapacidad. Se entiende por prrroga de
incapacidad por enfermedad general, la que se expide con posterioridad a la inicial, por
la misma enfermedad o lesin, o por otra que tenga relacin directa con sta, as se trate
de diagnstico diferente, y siempre y cuando no exista una interrupcin mayor a 30 das
calendario.

Toda incapacidad por enfermedad general se liquidar sobre el salario mensual base de
cotizacin reportado en el mes calendario inmediatamente anterior. En caso de
trabajadores con salario variable con variacin en los ltimos tres meses, se tomar
como base de liquidacin el salario promedio base de cotizacin en el ultimo ao en
todo el tiempo si la cotizacin ha sido menor. Para ello es importante que el empleador
reporte dichas novedades en las planillas de Autoliquidacin. En el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, las variaciones en el IBC que excedan del 40%, respecto del
promedio de los doce (12) meses inmediatamente anteriores, no son tomadas en
consideracin, en la parte que excedan de dicho porcentaje, para efectos de liquidacin
de incapacidades por enfermedad y licencias de maternidad (Art. 27 Dcto. 1406/99).

En los casos que el IBC se modifique por cambio de empleador el salario base de
liquidacin ser el ltimo reportado. En tal efecto se debe verificar el reporte de la
novedad.

Caso especial: Incapacidad por Tuberculosis Pulmonar. Cuando la incapacidad

provenga de tuberculosis (TBC), adquirida durante la vigencia del contrato de trabajo, el
trabajador tiene derecho durante todo el tiempo de su enfermedad y hasta por un
periodo de quince (15) meses, a un subsidio por incapacidad igual a su salario base
mensual (SBM) del mes anterior a aquel en que se inicie la incapacidad. Nuestra EPS
atender los servicios mdico asistenciales para estos enfermos por el periodo sealado y
reconocer subsidio por incapacidad durante los primeros seis (6) meses, debiendo el
Empleador asumir el pago durante el periodo restante (Cdigo Sustantivo del Trabajo,
Articulo 227 Ordinal 3047).

Nota: En caso de mora no se reconocen ni pagan incapacidades a partir del da 30 de mora.

El empleador ser el obligado a responder por dicho concepto cuando se trate de cotizantes
dependientes; y directamente el trabajador independiente cuando se encuentre afiliado en
dicha calidad. (Art. 8 y 80 Dec. 806/98)
No se expiden incapacidades mayores de treinta das.

93

En el caso especial de incapacidad comprobada para desempear sus labores, ocasionada

por enfermedad no profesional, el trabajador dependiente tiene derecho a que el patrono le
pague un auxilio monetario hasta por ciento ochenta das, as: las dos terceras partes
(66,67%) del salario durante los primeros noventa das y la mitad (50%) del salario por el
tiempo restante; si la incapacidad es superior a los ciento ochenta das, se debe evaluar si
origina una invalidez 70 que debe ser estudiada por la Administradora del Fondo de Pensiones
(AFP) correspondiente.
Dependiendo del tipo de salario, el Salario base de cotizacin (SBC) para la liquidacin de
incapacidades y licencia de maternidad es:

Salario fijo (el declarado).

Salario fijo que present incremento, si el incremento se realiz hace ms de noventa
das es el ltimo declarado; de lo contrario se tomar el promedio del ltimo ao o
fraccin de ao.
Salario variable, el promedio del ltimo ao o fraccin de ao.
Salario fijo, pero con cambio de empleador o tipo de cotizante (el ltimo declarado).

Las incapacidades por enfermedad profesional o accidente de trabajo se cubren (por la ARP
o el empleador) a partir del primer da, al 100% del SBC, hasta los ciento ochenta das,
prorrogables a 360 das.
6.2. Licencia de maternidad
Se entiende como Licencia de Maternidad, el tiempo reconocido de acuerdo con las normas
legales a la afiliada cotizante al rgimen contributivo del SGSSS que llega al termino del
embarazo con bebe vivo, para que se retire temporalmente del trabajo, con el fin de que su
parto sea atendido, pueda recuperarse y prodigar al recin nacido los cuidados que
requiere 71 .
Este reconocimiento de tiempo tambin se le otorga a la madre adoptante de un menor de 7
aos o al padre adoptante cuando ste carezca de cnyuge o compaera permanente.

Art. 227 del CST

Si durante el perodo de gestacin se presentan complicaciones mdicas como amenazas de Aborto,
hemorragias en embarazo, hipertensin inducida por embarazo entre otras, las incapacidades
generadas por estas causas se expiden como incapacidades por enfermedad General. Si se presenta
solicitud de transcripcin UNA SEMANA ANTES de la fecha probable de parto, se expide por Licencia
de Maternidad y no por Enfermedad General.
70
71

94

El cumplimiento de esta obligacin por parte del SGSSS ser financiado directamente por el
FOSYGA, como una transferencia diferente a las UPC.
La licencia de maternidad puede tener origen en las siguientes razones:
a. Parto normal o cesrea
b. Aborto o parto con criatura no viable
c. Adopcin
6.2.1. Licencia por parto normal o cesrea
Se tiene derecho al subsidio cuando la cotizante ha aportado de manera ininterrumpida
mnimo durante todo el periodo de embarazo y por lgica que el beb haya nacido vivo.
La licencia de maternidad en este caso es de 84 das, contados a partir de la fecha del
nacimiento o si el mdico tratante lo estima conveniente (embarazos de alto riesgo),
aproximadamente una semana antes del parto. Si la madre cotizante al momento del parto
ya se encuentra incapacitada y la criatura nace en el transcurso de esa incapacidad, se
interrumpe la incapacidad y se da inicio a la licencia de maternidad.
El valor del subsidio es igual al 100% SBC; el descuento por autoliquidacin de aportes o
recobro se hace por mes o fraccin de mes.
Cuando exista relacin laboral y se cotice un periodo inferior al de la gestacin en curso o no
se cumplan las condiciones previstas, el empleador debe cancelar la licencia correspondiente
a la afiliada cotizante.
Otros requisitos a tener en cuenta para el reconocimiento de sta licencia son:

Que dentro de los ltimos meses del periodo de gestacin, por lo menos cuatro de
stos se hayan pagado de manera oportuna.
Que el da que ocurra el parto, no haya mora en el pago de los aportes.
6.2.2. Aborto 72 o parto con criatura no viable

Se reconoce como subsidio mximo 28 das (segn criterio mdico), al 100% del SBC.
6.2.3. Licencia por adopcin
72 El aborto no se encuentra definido expresamente en la norma como contingencia licencia de
maternidad. Se considera como enfermedad general.

95

El beneficio de la licencia de maternidad se hace extensivo para la madre adoptante del

menor de siete aos de edad, asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del
menor que se adopta. Este beneficio se aplica tambin cuando el adoptante es un cotizante
hombre y no tiene cnyuge o compaera permanente.
El tiempo y valor del subsidio que se otorga a la madre adoptante es el mismo del parto
normal o cesrea (84 das al 100% del IBC).

6.3. Licencia de paternidad

Conocida tambin como la Ley Mara (Ley 755 de Julio 25/02, que modifica el pargrafo del

Artculo 236 del CST).

La licencia remunerada de paternidad slo opera para los hijos nacidos de la cnyuge o de la
compaera permanente. En este ltimo caso se requieren dos (2) aos de convivencia 73 .
Los padres cotizantes tienen derecho a la licencia de paternidad, bajo las siguientes
condiciones:

Ocho das hbiles, si ambos cnyuges cotizan.

Cuatro das no hbiles, si nicamente cotiza el pap.
En ambos casos, el padre cotizante debe haber cotizado de manera ininterrumpida al
menos cien semanas previas al reconocimiento de la licencia.

El soporte para reclamar el derecho es el Registro Civil de Nacimiento.

El plazo mximo para la solicitud de la licencia es de treinta das contados desde el
nacimiento del beb.

Se reconoce al 100% del IBC del padre cotizante.

Aplica tambin para bebs prematuros o adoptados.
Los cnyuges o compaeros deben cumplir con la obligacin de cotizar en la misma EPS
(esto no lo dice la citada ley)

La licencia a padres no se debe relacionar con los permisos que algunos empleadores
dan a los padres al momento del nacimiento de sus hijos; son dos hechos diferentes.

6.4. Soportes y emisin de una incapacidad

73

Es posible que sea necesaria la declaracin juramentada o copia del Registro Civil de Matrimonio

96

Toda solicitud de incapacidad debe ser presentada con sus respectivos soportes
documentales de acuerdo a su origen (enfermedad general, soat, licencia de maternidad,
accidente de trabajo y enfermedad profesional) en cualquier centro mdico propio o en las
oficinas de atencin al usuario, para su autorizacin en donde ser liquidada y entregada
inmediatamente al usuario.
Para las incapacidades y licencias que no puedan ser liquidadas en forma automtica en
nuestra EPS, se entregar un certificado de incapacidad y posteriormente la liquidacin ser
remitida por la EPS al empleador en un trmino no mayor a 8 das hbiles.
Para trascripcin de incapacidades y licencias generadas en otra IPS deber acercarse a
nuestra EPS de atencin de I nivel, con los siguientes documentos:

Incapacidad por Enfermedad General y SOAT

Original de la incapacidad.
Fotocopia del documento de identificacin.
Resumen de la historia clnica
Licencia de Maternidad
Original de la Licencia Fotocopia del documento de identificacin
Fotocopia del documento de identificacin
Resumen de Historia Clnica en el que se especifique la atencin del parto
Certificado de nacido vivo o fotocopia del registro civil de nacimiento
Licencia de Paternidad

Fotocopia de la licencia de maternidad

Documento de identificacin del cotizante y de la cnyuge o compaera
permanente
Resumen de historia clnica en el que se especifique la atencin del parto
Fotocopia de Registro civil de nacimiento del menor
Certificado de nacido vivo o fotocopia del registro civil de nacimiento
En el caso de cnyuge o compaera permanente afiliada a otra EPS,
certificado de afiliacin a la EPS. (Ley 755 de 2002, artculo 27)

NOTA: La trascripcin de la licencia de Paternidad debe realizarla a ms tardar

dentro de los 30 das siguientes a la fecha del nacimiento del menor.
ATEP

Formulario o Recetario donde se relacionan datos de la incapacidad (Solicitud

de Incapacidad por el medico tratante).

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Formato de Accidente de Trabajo. I.P.A.T.

Fotocopia de la Historia Clnica de la IPS que lo atendi si se trata de una
I.P.S. diferente a red propia.

6.5. Modalidad de Pagos de Incapacidades y Licencias de Maternidad

6.5.1. Descuento por planilla de autoliquidacin de aportes
Como las incapacidades son entregadas con su respectiva liquidacin, el empleador debe
entregar el autorizador de incapacidad a su aportante, para que sea descontada del
formulario de autoliquidacin de aportes el valor reconocido a ms tardar en las dos
siguientes liquidaciones del pago de cotizaciones.
6.5.2 Pago mediante cheque
Cuando el valor de las incapacidades y/o licencias de maternidad y paternidad superen el
valor a pagar de las cotizaciones queden saldos a favor, debe solicitar el pago por cheque,
mediante carta dirigida al rea de Incapacidades, anexando el original de la autorizacin de
incapacidades y/o licencias de maternidad. stas solicitudes deben ser radicadas en las
oficinas de atencin a usuarios ubicadas en cada Regional.

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