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Computacin y Amistad
EXCEL II 2013
ANALISIS DE DATOS
Excel Intermedio
Contenido
CONTENIDO ................................................................................................................................................ 2
INTRODUCCIN ......................................................................................................................................... 4
PANEL DE CONTROL ..................................................................................................................................... 4
CONCEPTOS BSICOS .............................................................................................................................. 5
INGRESANDO AL PROGRAMA ........................................................................................................................ 5
MANEJO DEL DOCUMENTO .......................................................................................................................... 5
MANEJO DE DATOS .................................................................................................................................. 6
FORMATO CONDICIONAL ............................................................................................................................. 6
NOMBRES DE RANGO ................................................................................................................................... 7
VALIDACIN ................................................................................................................................................ 8
HIPERVNCULOS........................................................................................................................................... 9
FUNCIONES FINANCIERAS ................................................................................................................... 10
SLN() ......................................................................................................................................................... 10
SYD() ......................................................................................................................................................... 10
PAGO() ....................................................................................................................................................... 11
PAGOINT() ................................................................................................................................................. 12
PAGOPRIN() ............................................................................................................................................... 13
TABLA DE AMORTIZACIN. ........................................................................................................................ 14
HERRAMIENTAS DE ANLISIS ............................................................................................................ 15
BUSCAR OBJETIVO ..................................................................................................................................... 15
FUNCIONES DE BSQUEDA ........................................................................................................................ 16
ConsultaV ............................................................................................................................................. 16
Funciones de Error ............................................................................................................................... 18
Sierror() ................................................................................................................................................ 18
ConsultaH ............................................................................................................................................. 18
SUMAR.SI ................................................................................................................................................... 19
CONTAR.SI ................................................................................................................................................. 19
ESCENARIOS .............................................................................................................................................. 20
LISTAS ......................................................................................................................................................... 22
CONCEPTO ................................................................................................................................................. 22
CONSTRUCCIN ......................................................................................................................................... 22
PANELES .................................................................................................................................................... 23
SUBTOTALES .............................................................................................................................................. 23
Subtotales anidados .............................................................................................................................. 23
FILTROS AVANZADOS................................................................................................................................. 24
Accin ................................................................................................................................................... 24
Rango de la lista ................................................................................................................................... 24
Rango de criterios................................................................................................................................. 24
Copiar a ................................................................................................................................................ 24
TABLAS DINMICAS ................................................................................................................................... 25
ESTRUCTURA DE UNA TABLA DINMICA ................................................................................................... 25
INFORMES DE TABLAS Y GRFICOS DINMICOS.......................................................................................... 25
CREACIN .................................................................................................................................................. 26
FICHAS CONTEXTUALES ............................................................................................................................ 27
IPC Computacin
Excel Intermedio
IPC Computacin
Excel Intermedio
Unidad 1
Introduccin
A continuacin se proceder a la utilizacin de tcnicas intermedias de Excel, es decir, que
no corresponden a un Excel bsico ni a un Excel avanzado, en general estn dirigidas a la
gestin de datos. Estos apuntes se han hecho pensando en usuarios con cierta experiencia en
Excel, que ya han superado el primer nivel en manejo de hojas electrnicas.
Microsoft Excel 2013 incluye mejoras en las herramientas que permiten la manipulacin de
datos. Es el caso de los formatos condicionales que hacen que sea ms fcil resaltar celdas o
rangos de celdas interesantes, enfatizar valores y visualizar datos a travs de barras o
conjuntos de iconos. Como tambin encontramos mejoras en las Tablas, herramientas que
permiten filtrar datos y realizar operaciones fcilmente.
Panel de control
El Panel de control se llama as porque es una especie de centro de comando de Windows. Da
acceso a todas las herramientas para configurarlo. De personalizacin, sistema y seguridad,
administracin de programas y hardware, o las relacionadas con Internet y las redes.
Para entrar en l:
1. Abro el men Inicio de Windows.
2. Hago clic en Panel de control a la derecha.
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Unidad 2
Conceptos bsicos
Ingresando al programa
Para llegar a la ventana de trabajo, presione el botn
seleccione
, luego seleccione
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Unidad 3
Manejo de Datos
Formato Condicional
El formato condicional permite asignar a un rango o
grupo de celdas, diferentes formatos o efectos
dependiendo del contenido que contengan las celdas.
Por ejemplo, se tienen productos en un inventario y
existe una columna donde se encuentre la fecha de
vencimiento, usando el formato condicional podemos
asignarle un color rojo a los productos vencidos, un
color amarillo a los que estn a pocos das de vencer
y un color verde a los productos que no tienen ningn
problema. Es importante que conozca que el formato
condicional, slo permite un mximo de tres
condiciones o evaluaciones para asignar los efectos a
los datos.
Para trabajar con el formato condicional, se debe
marcar primero todo el rango que se desea afectar, luego en la ficha de Inicio se activa la
opcin
este mostrara una serie de opciones en las cuales puede proceder a ejecutar
los formatos condicionales.
Para personalizar los formatos de debe de dar un clic en la opcin de ms regla contenida en
cada dato.
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Nombres de rango
Un rango es un conjunto de celdas.
Excel permite asignar nombres a rangos,
para as hacer referencia a este y no a las
coordenadas del mismo, adems, es ms
fcil recordar un nombre que una
coordenada. Para crear nombres de
rangos, se utiliza la ficha Frmulas, en
el grupo Nombres definidos, se presiona
el botn Asignar nombre y del submen
que se presenta se marca Definir
nombres
Otra forma de crear un nombre de rango es la siguiente: seleccione las celdas, d un clic en
el cuadro de nombres
ENTER
presione
y listo. Si se hace un clic en la lista colgante del cuadro de nombres,
se observan todos los nombres de rango que contiene el libro de trabajo. Estos se pueden
utilizar en cualquier hoja del libro actual.
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Validacin
Al ingresar datos en Excel, podemos
indicarle a la computadora que slo
permita cierto tipo de informacin dentro
de las celdas esto con el objetivo de que
nuestros trabajos contengan la menor
cantidad de errores posibles, o en el caso
de que los datos sean ingresados por
personas con un conocimiento bajo del
Excel. Por ejemplo, si est digitando los
sueldos, Excel no deber permitir digitar
datos tipo carcter o fechas dentro de esta
columna, hasta es posible que se muestre
un mensaje indicndole al usuario que est digitando mal la informacin.
Para definir la regla de validacin al ingresar datos, primero se debe seleccionar el rango en
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Hipervnculos
Excel tiene la posibilidad de unir hojas o crear vnculos entre las etiquetas de sus libros,
tambin se puede enlazar Excel con una direccin de correo electrnico. Los Hipervnculos
son muy tiles cuando se tienen varios archivos diferentes y desde un archivo principal, se
quieren acceder los otros archivos sin tener que estar utilizando la orden Abrir del men
de Archivo.
Para crear un Hipervnculo, se coloca el cursor en la celda donde se desea insertar el link
(unin hacia el archivo o correo). Luego se hace un clic en la ficha Insertar luego se
presiona el botn Hiper Vnculos.
Del cuadro de dialogo que se muestra, en la parte de la izquierda podemos seleccionar el tipo
de Hipervnculo que se desea crear. Por configuracin, Excel muestra la informacin para
crear un link hacia un archivo, slo se debe escoger el archivo y luego presionar
En todos los casos en los que se est elaborando un link, si el usuario desea puede digitar un
texto que se mostrar en la celda de la hoja, dentro del texto se encontrar el Hipervnculo.
1. Utilice Archivo o Pgina Web existente: para establecer un vnculo a una pgina web o
archivo existente en su disco.
2. De la opcin en este lugar puede vincular entre hojas del mismo libro o posiciones.
3. Y direccin de correo se crear los vnculos hacia un correo que se desee incorporar.
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Unidad 4
Funciones Financieras
Sln()
Devuelve la Depreciacin por Mtodo Directo de un activo, es decir, muestra el monto de
lo que pierde un bien durante un ao. Esta funcin utiliza los siguientes argumentos:
=SLN(costo;valor_residual;vida)
costo
valor_residua
l
vida
=Sln(8000000;13000
00;10)
Syd()
Devuelve la depreciacin por suma de dgitos de los aos de un bien durante un perodo
especfico.
= SYD(costo;valor_residual;vida;perodo)
Costo
Valor_residual
Vida
Perodo
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Por ejemplo, usted ha comprado un equipo por $150,000 que tiene una vida til de 10 aos y
un valor de rescate (valor residual) de $30,000. Cul es el valor de la depreciacin anual
permitido para la vida til del equipo?
Como resultado, la funcin y la depreciacin permitida para cada uno de los aos es la
siguiente:
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
30000,
30000,
30000,
30000,
30000,
30000,
30000,
30000,
30000,
30000,
10,
10,
10,
10,
10,
10,
10,
10,
10,
10,
1) = $21,818.18 en el primer ao
2) = $19,636.36 en el segundo ao
3) = $17,454.55 en el tercer ao
4) = $15,272.73 en el cuarto ao
5) = $13,090.91 en el quinto ao
6) = $10,909.10 en el sexto ao
7) = $8,727,28 en el sptimo ao
8) = $6,545.46 en el octavo ao
9) = $4,363.64 en el noveno ao
10) = $2,181.82 en el dcimo ao
Pago()
Sirve para calcular el monto de los pagos o ahorro mensual a efectuar dado los siguientes
argumentos:
=Pago(tasa;nper;va;[vf];[tipo])
tasa
nper
va
[vf]
[Tipo]
Ejemplo:
Suponga que necesita un prstamo a tres aos plazo, con una tasa de inters del 25% anual
por un monto del 1.500.000
=Pago(25%/12;3*12;1500000)
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El valor devuelto por la funcin PAGO incluye el capital y el inters, pero no incluye
impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los prstamos.
Se debe mantener uniformidad en el uso de las unidades con las que especifiquen los
argumentos tasa y nper. Si efecta pagos mensuales de un prstamo de 4 aos con un
inters anual del 22%; use 12%/12 para el argumento tasa (puesto que la tasa es anual) y
4*12 para el argumento nper (pues, el plazo est dado en aos). Si efecta pagos anuales del
mismo prstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.
El resultado de la funcin pago se mostrar negativo, puesto que se convierte en una salida
fija, es decir en un egreso. En caso de no querer verla de esa manera podemos optar por dos
maneras bsicas para hacerlo positivo:
1. Se multiplica la frmula por -1.
Ej. =Pago(25%/12;3*12;1500000;0;1)*-1
2. Se coloca el argumento Nper negativo en la frmula.
Ej. =Pago(25%/12;3*12;-1500000;0;1)
Ahora bien, con base en la mensualidad, podemos calcular el monto final y lo que se
cancelar por concepto de intereses. Observe los siguientes ejemplos.
Monto Final Mensualidad * Plazo (si el plazo es anual, se multiplica *12)
Monto Final + Monto Inicial
Intereses
PagoInt()
Muestra el monto correspondiente a los intereses de un prstamo. En los dos casos anteriores
hemos averiguado el monto mensual a pagar por el crdito y el monto que se amortiza. Con
la funcin Pagoint se obtiene el monto de los intereses que se gana el banco o entidad que
facilit el dinero o la compra a crdito.
=PagoInt(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo)
Tasa Inters por perodo. Si la tasa es anual se debe dividir entre doce.
Perodo Especifica el perodo en el cual se quiere saber lo que se est rebajando.
Debe estar entre 1 y nper.
Nper Nmero total de perodos o plazo que se tiene para pagar la deuda. Si es
anual se multiplica por doce.
[va] Valor actual del principal o monto actual de la deuda.
[vf] Valor futuro. Este es opcional, si se omite se asume cero.
[tipo] Tipo de vencimiento. 0 es vencido (por omisin), 1 si es adelantado.
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PagoPrin()
Esta funcin es un complemento de la funcin pago. PagoPrin calcula el monto que se le est
rebajando directamente al principal o monto de la deuda, tambin se conoce como
amortizacin. En el ejemplo anterior el monto de la cuota es de $59.639,74.
+PagoPrin(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo)
tasa
perodo
nper
va
[vf]
[tipo]
=PagoPrin(25%/12;1;3*12;1500000)
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Observe que, como en el ejercicio anterior, tanto la cuota mensual como la amortizacin para
el primer mes es la misma, esto es porque el pago y toda la mensualidad se amortiza completa
al saldo de la deuda.
Tabla de amortizacin.
El siguiente ejemplo es una muestra de una tabla de amortizacin completa haciendo uso de
las funciones anteriores.
Tasa anual
Plazo anual
Monto
Inicial
Mensualidad
1.400.000,00
76.843,90
Perodo
Amortizacin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
IPC Computacin
28%
2
44.177,23
45.208,03
46.262,89
47.342,35
48.447,01
49.577,44
50.734,25
51.918,04
53.129,47
54.369,15
55.637,77
56.935,98
58.264,49
59.623,99
61.015,22
62.438,91
63.895,81
65.386,72
66.912,41
68.473,70
70.071,42
71.706,42
73.379,57
75.091,76
Inters
Saldo
32.666,67
31.635,86
30.581,01
29.501,54
28.396,89
27.266,46
26.109,65
24.925,85
23.714,43
22.474,74
21.206,13
19.907,92
18.579,41
17.219,90
15.828,68
14.404,99
12.948,08
11.457,18
9.931,49
8.370,20
6.772,48
5.137,48
3.464,33
1.752,14
1.355.822,77
1.310.614,74
1.264.351,85
1.217.009,50
1.168.562,49
1.118.985,05
1.068.250,81
1.016.332,76
963.203,30
908.834,14
853.196,38
796.260,40
737.995,91
678.371,92
617.356,70
554.917,79
491.021,98
425.635,26
358.722,85
290.249,15
220.177,74
148.471,32
75.091,76
0,00
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14
Unidad 5
Herramientas de Anlisis
Buscar Objetivo
Esta herramienta de anlisis es
un mtodo para buscar un valor
especfico para una celda
ajustando el valor en otra
celda.
Cuando se busca un
objetivo, Excel vara el valor
de una celda que especifique
hasta que una frmula que sea
dependiente de esa celda
devuelva el resultado deseado.
Por ejemplo se tiene una serie
de notas de un grupo y curso
X, Cunto se debe sacar en el examen para pasar el curso con una nota de 80? O si tengo un
prstamo qu porcentaje de inters me deben cobrar para pagar un monto de 25000 por mes.
El objetivo es el valor que se necesita para llegar al resultado que se quiere o necesita. Para
ingresar a buscar un objetivo, primero se debe colocar en la celda donde se quiere obtener el
resultado, luego se selecciona la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos se hace un
clic en la opcin Anlisis de Hiptesis y luego se selecciona Buscar objetivo
En el espacio donde dice Definir la celda se indica la celda donde se encuentra la frmula
que calcula el resultado. En el campo Con el valor, se digita el valor que se desea obtener,
por ejemplo, la nota de ochenta o el monto de pago 25000. En el espacio Para cambiar en
la celda, se indica la celda donde debe aparecer el objetivo o resultado del comando.
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Funciones de Bsqueda
Cuando se tienen inventarios, planillas, facturas o cualquier base de datos desde la cual se
necesite extraer informacin hacia otro lugar, existen varias funciones que permiten realizar
dicha bsqueda y extraccin.
ConsultaV o BuscarV
Esta funcin busca en la primera columna de la izquierda el dato indicado, al encontrarlo se
desplaza hacia la derecha la cantidad de columnas que se indiquen y muestra o extrae en otra
celda el contenido de dicha columna. La letra V, significa vertical. Como ejemplo se
analizar una planilla, usted conoce el nombre del empleado y quiere que Excel le muestre el
sueldo neto. Los datos deben de estar ordenados por la columna que se va a utilizar para la
bsqueda.
=BuscarV(Valor_Buscado;Matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado])
Donde:
Valor_Buscado
Matriz_buscar_en
Indicador_columnas
[ordenado]
30% Utilidad
Producto
Precio
262,50
Chile
Cantidad
4
Total a pagar
1.050,00
Precio
Producto
Aceite
Arroz
Azcar
Frijoles
Helados
Leche
Maz
IPC Computacin
Precio
548,00
1.800,00
875,00
1.200,00
975,00
745,00
430,00
Precio Venta
164,40
540,00
262,50
360,00
292,50
223,50
129,00
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#N/A
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=BuscarV(A3;A6:C13;3)
Donde: A3, es el valor buscado ( en la presente lista no existe el producto ingresado),
A6:C13, es la matriz o rango en el cual se buscar dicho valor para extraer el Precio de
Venta, el cual se indica por el nmero 3, (argumento: indicador de columnas).
Ahora bien, el producto Chile no existe, Excel, sin embargo devuelve un resultado, esto
debido a dos situaciones: primero, la lista est ordenada por la columna Producto y segundo,
debido a que en este caso la bsqueda es aproximada, note que no se coloc el argumento
Ordenado, el cual es opcional. Si la lista se ordena por otra columna, la funcin devolver el
valor de error #N/A.
En la celda E6, se digit la siguiente frmula:
=BuscarV(A3;A6:C13;3;FALSO)
Debido a que la bsqueda es exacta (ntese el argumento: Falso), Buscarv devuelve el valor
de error #N/A.
Nota: va a depender del tipo de informacin que se necesite extraer de una lista para realizar
una bsqueda exacta o aproximada.
Realice el siguiente modelo junto con las frmulas correspondientes y compare los resultados
obtenidos con las soluciones de ste mismo modelo.
A
B
C
1 Densidad Saturacin Temperatura
2
0,457
3,55
500
3
0,525
3,25
400
4
0,616
2,93
300
5
0,675
2,75
250
6
0,746
2,57
200
7
0,835
2,38
150
8
0,946
2,17
100
1,09
1,95
50
.9
10
1,29
1,71
0
=BuscarV(1;A2:C10;2)
=BuscarV(1;A2:C10;3;VERDADERO)
=BuscarV(0,7;A2:C10;3;FALSO)
=BuscarV(2;A2:C10;2;VERDADERO)
Soluciones:
Ej. 1: Busca 1 en la columna A y devuelve el valor de la columna B en la misma fila. 2,17
Ej. 2: Busca 1 en la columna A y devuelve el valor de la columna C en la misma fila. 100
Ej. 3: Busca 0,746 en la columna A. Puesto que no hay ninguna coincidencia exacta en la columna A,
se devuelve un error. #N/A
Ej. 4: Busca 2 en la columna A y devuelve el valor de la columna B en la misma fila. 1,71
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Funcin de Error
Muchas son las ocasiones donde debemos de ocultar un error que aparece al crear una
operacin. Para esto podemos usar:
Sierror() o Si.error()
Sintaxis:
=SIERROR(VALOR; MENSAJE)
=SIERROR(CONSULTAV(A3;A6:C13;3;FALSO);"DATO NO EXISTE")
BuscarH o ConsultaH
La funcin BuscarH significa bsqueda en forma horizontal, en otras palabras Excel busca
en la primera fila el ttulo de la columna que se le pide encontrar, luego busca y devuelve el
valor de la fila de esa misma columna.
Los datos de la columna por la que vamos a buscar deben estar ordenados alfabticamente.
=BuscarH(Valor_Buscado;Matriz_buscar_en;indicador_filas;[ordenado])
Valor_Buscado
Matriz_buscar_en
Indicador_filas
[ordenado]
Ejemplo:
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=BuscarH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO)
=BuscarH("Pernos";A1:C4;4)
Sumar.si
La funcin SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango (rango: dos o ms celdas de
una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) que cumple los
criterios que se especifican.
Sintaxis:
SUMAR.SI(rango;criterios)
=SUMAR.SI(B2:B25;">5")
SUMAR.SI(rango;criterios; [rango_suma])
=SUMAR.SI(B2:B5; "Juan"; C2:C5)
suma el rango C2:C5 si en B2:B5 existe Juan
=SUMAR.SI(A2:A5,">" & C2,B2:B5)
Suma el rango B2:B5 si del rango A2:A5 es mayor a lo contenido en la celda C2
Contar.si
La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo
criterio especificado por el usuario.
Sintaxis:
CONTAR.SI(rango;criterios)
=CONTAR.SI(B2:B25,"Nancy") cuenta cuantas veces existe Nancy en el rango B2:B25
=CONTAR.SI(B2:B5;">55") cuenta el nmero de valores mayores a 55 en rango B2:B25
=CONTAR.SI(A2:A5;naranja)+CONTAR.SI(A2:A5;azules)
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Excel Intermedio
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Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que
Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Puede
utilizar los escenarios para prever el
resultado de un modelo de hoja de clculo.
Puede crear y guardar diferentes grupos de
valores en una hoja de clculo y, a
continuacin, pasar a cualquiera de estos
nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Bsicamente los escenarios permiten crear una proyeccin de cmo cambiarn los valores de
las frmulas en el futuro. Suponga que tiene una lista de materiales para la construccin de
una casa, la cotizacin se d con los precios actuales, pero no es sino, hasta dentro seis meses
que dar inicio , el escenario en este caso permite mostrar los posibles montos de los
materiales para la fecha en la cual iniciar la obra. Esto basado en que cambie el monto del
dlar o un porcentaje dependiente de dichos materiales.
Para ingresar se debe de ir a la ficha de Datos y la opcin de Anlisis de Hiptesis, del grupo
Herramientas de datos.
Al ingresar ver un
cuadro de dilogo con
una serie de botones, a
continuacin el detalle
de los mismos:
Permite
crear varios escenarios
con diferentes datos que
cambiarn en el futuro,
se pueden agregar la
cantidad de escenarios
que necesite y hasta el
momento que se van a
ver se utiliza el botn
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Excel Intermedio
20
IPC Computacin
Excel Intermedio
21
Unidad 6
Listas
Concepto
Una lista es una serie de filas de hoja de clculo con un rtulo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y nmeros de
telfono de clientes. La primera fila de la lista tiene los rtulos, por medio de los cuales se
identifica el contenido de cada columna. Cada rtulo de columna de la lista es el campo de
ttulo o criterio de la misma, puesto que posteriormente ser una palabra clave para la
manipulacin de los datos. Cada fila de datos completa de la lista es un registro, y tendr
varios campos, los cuales son los datos que se encuentran dentro de las celdas.
Construccin
Una lista es un conjunto de columnas, las cuales llevan un rtulo ubicado en la parte superior
de las mismas. Observe el siguiente ejemplo.
Ttulos o Campos de criterio
Nombre de
compaa
Nombre
del
contacto
Cargo del
contacto
Always Open
Quick Mart
Andre's
Continental
Food Market
Anthony's
Beer and Ale
Arocena
Provicentro
Melissa
Adams
Representante
de ventas
Heeneth
Ghandi
Mary
Throneberry
Toms
Hardy
Representante
de ventas
Asistente de
ventas
Representante
de ventas
Babu
Ji
Exportaciones
Bergstad's
Scandinavian
Grocery
Blue Lake Deli
& Grocery
Blum Granja
Avcola
Bobcat Mesa
Western Gifts
Guillermo
Fernndez
Propietario
Tammy
Wong
Hanna
Moore
Patricio
Simpson
Gladys
Lindsay
Administrador
de pedios
Botica
Barrientos
Bodegas
Vargas
y
Vargas
Cactus Pete's
Family Market
Caesar's
Mediterranean
Imports
Augusto
Cuaresma
Gerente
de
contabilidad
Victoria
Vargas
Murray
Soderholm
Representante
de ventas
Agente
de
ventas
Olivia
LaMont
Gerente
marketing
Cheap Chow
Markets
Louisa
Scarpaczyk
Representante
de ventas
Propietario
Gerente
de
marketing
Gerente
de
marketing
de
Direccin
77
Overpass
Ave.
P.O.
Box
209
33 Neptune
Circle
C/ Freixa,
86
Avda.
Diagonal,
342
41
S.
Marlon St.,
Suite 2
210
Main
St.
C/ Araquil,
67, Aravaca
213 E. Roy
St.
Avda. de la
Constitucin
2222
C/
San
Pablo, 12
87 Yuca Dr.
9308
Dartridge
Ave.
1225
Zephyrus
Rd.
Ciudad
Estado
Provo
UT
Bellingham
Clifton
Forge
WA
WA
Barcelona
Barcelona
Seattle
Port
Townsend
WA
WA
Madrid
Seattle
WA
Mxico D.F.
Sevilla
Albuquerque
NM
San
Francisco
CA
Anacortes
WA
Campos
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Paneles
El uso de los paneles, es importante para mantener una parte visible, durante el desplazamiento por
la hoja.
Este proceso lo haremos desde la ficha
Vista grupo Ventana.
Subtotales
Excel puede calcular automticamente valores principales y secundarios en una lista. Cuando
se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y
ocultar las filas de detalle de cada nivel.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se
desea calcular.
Para generar Subtotales, primero recuerde ordenar la lista por
la columna a totalizar, luego seleccione la ficha Datos, grupo
Esquema, comando
Subtotal la opcin Subtotales
Se presenta un cuadro de dilogo, donde se indican las
opciones correspondientes a aplicar.
En el campo Para cada cambio en: se utiliza para indicar
como se van a agrupar los datos, ac se debe de indicar la
misma columna por la cual est ordenada la informacin, en
caso contrario no se puede totalizar la informacin. En Usar
funcin, se indica cul va a ser la frmula que utilice Excel
para los datos agrupados, en la opcin Agregar subtotal a, se
le indica a Excel a cuales columnas se les va a aplicar la
funcin anterior. La opcin Reemplazar subtotales actuales, cuando se realiza un nuevo
clculo los resultados caen sobre los anteriores. La alternativa Salto de pgina entre grupos
permite que los datos que estn agrupados queden en pginas independientes y por ltimo la
opcin Resumen debajo de los datos coloca los subtotales debajo de cada columna, si esta
opcin no est activa los subtotales quedan arriba de cada agrupamiento.
Subtotales anidados
Se pueden insertar subtotales de grupos ms pequeos para los grupos de subtotales
existentes. Para esto primero se debe crear un subtotal con el procedimiento anterior, luego
de tenerlo en pantalla, se vuelve a entrar a la misma opcin de Subtotal, en el cuadro se le
indica la nueva columna sobre la que se realizar el sub-agrupamiento, y la opcin
Reemplazar subtotales actuales se debe desactivar.
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Filtros avanzados
Los filtros avanzados permiten seleccionar informacin que
no es posible obtener por medio de los filtros automticos.
Los autofiltros pueden utilizar hasta dos condiciones unidas
por una funcin lgica; los filtros avanzados pueden tener
ms.
Para utilizar los filtros avanzados, seleccione el rango de
datos a filtrar, luego seleccione la ficha Datos, en el grupo
Ordenar y filtrar, haga un clic en el botn
.
Si la lista tiene nombres de columna, Excel le permitir
utilizar estos nombres para poder definir el criterio.
Los filtros avanzados son muy tiles para la bsqueda de
informacin con condiciones complejas, sin embargo estos
requieren de trabajo previo antes de traer el cuadro de dilogo
para efectuar el filtro avanzado. El cuadro de dilogo pedir
lo siguiente:
Accin
Ac se indica a Excel donde colocar la informacin que
coincida con los criterios especificados, si ocultar los datos
originales y dejar los datos filtrados o enviar el resultado a
otro rango.
Rango de la lista
Este especifica donde se encuentra la informacin que se
desea filtrar. Debe utilizar tanto los ttulos de columna, como
todos los registros.
Rango de criterios
Este es el rea que contiene las
condiciones que se desean utilizar en
el filtro. Por lo general se utilizan
las funciones lgicas y las
expresiones de comparacin para
obtener el resultado. Aquellas lneas
que coincidan con estos criterios
sern procesados de acuerdo a lo que
indique el usuario. El criterio preferiblemente debe de estar fuera del rango de la lista, este
criterio incluye una primera lnea con el ttulo de la columna donde se va a buscar el dato y
en la segunda lnea el dato a buscar.
Copiar a
Este establece la ubicacin del resultado del filtro, es opcional. Permite adems indicar
cules columnas se mostrarn.
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Tablas dinmicas
Una Tabla Dinmica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma
ms fcil, cmoda y resumida. Adems, podemos modificar su aspecto y mover campos de
lugar.
Es un hecho bastante comn manejar pequeas bases de datos en Excel. Por lo general se
trata de tablas de hasta mil o dos mil lneas y hasta unas 10 15 columnas. Excel ofrece
mucha flexibilidad y es muy fcil montar este tipo de base de datos. Hay muchas
consideraciones que hacer sobre este tema, pero en esta entrada nos limitaremos a los
aspectos prcticos. Una de las mejores funcionalidades de Excel son las Tablas Pvot,
llamadas Tablas Dinmicas en la versin en espaol.
Informes de tablas y
grficos dinmicos
Son informes interactivos de tablas cruzadas
que resumen, ordenan y analizan la informacin
de las listas o tablas de datos, como registros de
una base de datos de varios orgenes, incluidos
los que son externos a Excel. Los informes de
Tablas Dinmicas ofrecen comparaciones,
revelan modelos y relaciones, adems de
analizar las tendencias.
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Usted decide qu datos desea analizar y cmo organizarlos. En lugar de ser un slo formulario
arbitrario que realmente no se adapte a sus necesidades, cada informe de tabla dinmica le
proporciona una vista distinta de sus datos, respondiendo al instante a sus preguntas, y est
personalizada para sus objetivos.
Para comparar datos y buscar sus significados, comience por plantear preguntas. Necesita
conocer las cifras totales de ventas por regin, por vendedor, por trimestre o por mes? Ira
mejor su negocio si los mejores vendedores slo vendieran los mejores productos? O
significara eso que habra lneas completas de productos sin generar ingresos?. Una vez que
tenga en mente las preguntas, Excel proporciona respuestas con facilidad. Adems, ofrece un
asistente para ayudarle a preparar los datos para mostrarlos en una nueva vista.
El Asistente tarda menos de un segundo en preparar una hoja de clculo con todo lo necesario
para crear una vista de Tabla Dinmica de sus datos: la Lista de campos de Tabla Dinmica,
desde donde se arrastran los elementos (campos), el rea de diseo, lugar donde se deben
colocar los elementos (campos) y la barra de herramientas Tabla Dinmica.
El asistente lo muestra todo
rea de diseo de la Tabla Dinmica,
donde se colocan los elementos (campos).
Creacin
Para crear un informe de Tabla Dinmica, se debe hacer un clic en la ficha Insertar, luego en
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En la seccin Seleccionar los datos que desea analizar, debe indicar la ubicacin de la
informacin, recuerde incluir los ttulos de las columnas. La opcin Utilice una fuente de
datos externa, permite conectarse con alguna base de datos utilizada anteriormente, o bien,
permite crear una nueva conexin con MS-Access, FoxPro, dBase, Paradox, entre otros.
En la seccin Elija donde desea colocar el informe de Tabla Dinmica permite al usuario
indicar a Excel la ubicacin que tendr la tabla dinmica, ya sea en una hoja de clculo nueva
o en una existente.
Luego de indicar la ubicacin se presiona el botn
pantalla las respectivas reas para su diseo.
Observe la siguiente ilustracin.
, seguidamente se muestran en
Fichas Contextuales
Estas fichas aparecen al seleccionar la Tabla Dinmica de forma automtica, en la cuales
estn todos los procedimientos de la misma.
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Cambie la forma desde Opciones de la ficha Opciones, del cuadro de dilogo que aparece d
clic en mostrar y active o desactive la casilla de verificacin Diseo de Tabla Dinmica
clsica
Lista de campos
El diseo es definir la ubicacin de los diferentes campos de la tabla dinmica Esta presenta
una seccin Lista de campos de Tabla Dinmicas, donde se encuentran los nombres de las
columnas. El usuario selecciona los campos deseados y los arrastra hacia la posicin deseada
en alguna de las cuatro reas que aparecen ubicadas en el rea de trabajo, o bien, hacia la
seccin correspondiente en Arrastrar campos entre las reas siguientes.
A continuacin una breve descripcin de los distintos rtulos del informe:
Etiquetas de Muestra los datos horizontalmente, un elemento en cada columna.
columna
Etiquetas de Muestra los datos verticalmente, un elemento por fila.
Fila
Filtro del En esta rea se agrupan y muestran los datos como si stos estuvieran en
informe pginas independientes.
(Pgina)
Valores Es aqu donde se muestran y resumen los datos, por lo general son siempre
(Datos) datos numricos.
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Configuracin de campos
Esta parte permite ver con mayor amplitud el anlisis de los datos, por ejemplo podemos,
definir que nos muestre la suma, promedio o cantidad.
Totales o Subtotales
Es importante para una Tabla Dinmica dar a conocer los totales o subtotales automticos,
pero en ocasiones se deben de desactivar para que el informe deseado sea otro.
Actualizar datos
Si se cambia la informacin de la lista que origina los datos a la Tabla Dinmica, esta tabla
no se actualiza automticamente, por lo que el usuario debe de indicar a Excel que actualice
la tabla dinmica. Para ello basta con presionar el botn secundario del ratn sobre la tabla, y
del men que se muestra seleccionar la opcin Actualizar datos, o bien, en la ficha de
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Estilos
Adems, al estar sobre la Tabla Dinmica se habilita la ficha Diseo, la cual presenta una
coleccin incorporada de estilos de Tabla Dinmica (como tamao de fuente, tramas y
alineacin) que puede aplicar a la Tabla Dinmica.
Creacin de Grupos
Si la tabla de datos contiene mucha informacin, puede optar por agrupar la misma y reducir
el informe de la tabla.
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Formato de Nmero
Con frecuencia se desea incorporar el formato de moneda a la informacin de la tabla, para
esto posicinese en la misma y con el botn derecho seleccione Formato de nmero o de
celda.
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En el caso de los elementos calculados, stos se utilizan con base en la informacin de los
elementos de un mismo campo, es decir, se puede categorizar. Por ejemplo se tiene un
campo llamado Mes, entonces podemos crear un Elemento calculado que se llame bimestre o
trimestre o cuatrimestre o semestre, eso depender de cmo necesitemos mostrar los
resultados.
En caso de que se necesite la informacin por trimestre, haramos lo siguiente, el
procedimiento para crear un elemento calculado es el mismo que se sigue para un campo
calculado, con la diferencia que
podemos utilizar su contenido de
acuerdo a nuestra necesidad.
En el caso anterior (el de los
trimestres), para los Elemento
calculados, haga el mismo
procedimiento de los Campos
calculados
posteriormente
seleccionamos el elemento, en
este caso: Mes, y en Nombre,
digitamos Trimestre1 y el campo
Frmula vamos agregando los
respectivos
meses,
hasta
completar los cuatro trimestres.
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Se muestra un listado
con todas las conexiones
existentes, o bien, el
usuario puede examinar
para
buscar
ms
conexiones de origen de datos que pueda utilizar en
el archivo actual, luego de aceptar los datos
aparecen los campos en pantalla y se manipula
como las tablas dinmicas explicadas anteriormente.
Sin embargo puede usar el botn de Examinar en
busca de ms para crearla directamente desde otro
documento.
Grficos
Un informe de grfico dinmico representa
grficamente los datos de un informe de tabla dinmica. Puede modificar el diseo y los
datos que se muestran en un informe de grfico dinmico tal y como se hace con un informe
de tabla dinmica. Un informe de grfico dinmico siempre tiene un informe de tabla
dinmica asociado (se crea un nuevo informe de grfico dinmico. Cuando se cambia el
diseo de alguno de los informes, el otro cambia tambin.) que utiliza el diseo
correspondiente. Ambos informes tienen campos que se corresponden. Cuando modifica la
posicin de un campo en uno de los informes, tambin se modifica el campo correspondiente
del otro informe.
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Campo de valores
En el campo del origen de datos van los valores que proporcionan valores para comparar o
medir. Se puede sumar o utilizar otras funciones de resumen: Sumar, Contar y Promedio.) a
Promedio, Contar, Producto u otro clculo.
Campo de serie
Campo que se asigna a una orientacin de serie en un informe de grfico dinmico. Los
elementos del campo proporcionan las series de datos individuales. En el grfico, las series
se representan en la leyenda.
Elemento
Los elementos representan entradas nicas en un campo de columna o de fila, y aparecen en
las listas desplegables de los campos de filtro del informe, en los campos de categora y en
los campos de serie.
Personalizar el informe
Puede cambiar el tipo de grfico y otras opciones, como los ttulos (ttulos de grficos: texto
descriptivo que se alinea automticamente con un eje o se centra en la parte superior de un
grfico.), la ubicacin de las leyendas, los rtulos de datos, la ubicacin del grfico, etc.
Puede crear un informe de grfico dinmico cuando primero crea un informe de tabla
dinmica, o bien puede crear un informe de grfico dinmico desde un informe de tabla
dinmica existente. Para obtener ms informacin, vea Crear o eliminar un informe de tabla
dinmica o de grfico dinmico y Crear y modificar los diseos de campo en una informe de
tabla dinmica o grfico dinmico.
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Unidad 7
Grficos
rficos
Presentar la informacin por medio de un grfico ayuda a estimar de una forma intuitiva el
comportamiento de los datos. Los grficos son una herramienta de mucho valor para la toma
de decisiones.
Excel maneja varios tipos de grficos, cada uno se puede ajustar al tipo de informacin que se
pretende mostrar.
Entre los grficos comunes estn:
Grfico de Barra
Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un perodo de tiempo o para
ilustrar comparaciones entre elementos.
En los grficos de columnas, las categoras normalmente se organizan en el eje horizontal y
los valores en el eje vertical.
Grfico de Lnea
Los grficos de lneas pueden mostrar datos continuos en el tiempo.
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Grfico Circular
Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos en una en proporcin a la suma
de los elementos.
Grficos 2D o 3D
Excel pone a disposicin del usuario varios tipos de grfico, y en la mayora de estos permite
obtenerlos en dos o tres dimensiones, esto para agregar un efecto que ayude al lector a
evaluar mejor la informacin que se presenta. Los grficos en dos dimensiones son
aconsejables cuando la informacin que se presenta no tiene muchos elementos, mientras que
los de tres dimensiones tienen la cualidad de presentar mucha informacin en un modelo ms
agradable.
Agrupar o Apilar
Muchos son los grficos que podemos elaborar, sin embargo hay un concepto fundamental en
ellos, que consiste en saber que un grfico AGRUPADO es para comparar los valores de las
categoras y APILADO d la relacin de cada elemento individual.
150
300
100
caf
200
aceite
50
arroz
100
arroz
aceite
1992 1993 1994
Grfico Apilado
Grfico Agrupado
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caf
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Crear grficos
Para crear un grfico bsico en Excel que luego se puede modificar y dar formato, primero
debe especificar los datos del grfico en una hoja de clculo, ya sea copiando la informacin
a otro lugar o seleccionando las columnas de datos a graficar. Luego en la ficha de Insertar,
se selecciona el tipo de grfico deseado, o bien, se presiona el botn
en el grupo Grficos,
el cual muestra un cuadro de dilogo con todas las opciones disponibles en la elaboracin de
grficos.
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Computacin y Amistad
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