1.1.

Etapas del anlisis de puestos

El anlisis de puestos consiste en la obtencin, evaluacin y organizacin de

informacin sobre los puestos de una organizacin. Se debe aclarar que esta
funcin tiene como meta el anlisis de cada puesto de trabajo y no de las
personas que lo desempean. Las principales actividades vinculadas con
esta informacin son:

Compensar en forma equitativa a los empleados

Ubicar a los empleados en los puestos adecuados

Determinar niveles realistas de desempeo

Crear planes para capacitacin y desarrollo

Identificar candidatos adecuados a las vacantes

Planear las necesidades de capacitacin del Talento Humano

Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral

Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afecten el

desempeo de los empleados

Eliminar requisitos y demandas no indispensables

Conocer las necesidades reales del Talento Humano de una empresa

OBTENCIN DE INFORMACIN
Antes de estudiar cada puesto los analistas deben conocer la organizacin,
sus objetivos, sus caractersticas, sus insumos (personal, materiales y
procedimientos) y los productos o servicios que brindan a la comunidad.
Estudian tambin informes que la misma empresa genera o de otras
entidades del mismo rubro e informes oficiales.
Provistos de un panorama general sobre la organizacin y su desempeo
los analistas:

Identifican los puestos que es necesario analizar

Preparan un cuestionario de anlisis del puesto

Obtienen informacin para el anlisis de puestos

Identificacin del puesto, en una organizacin pequea resulta una tarea

simple. En una grande el analista debe recurrir a la nmina y a los
organigramas vigentes, o a una investigacin directa con los empleados,
supervisores y gerentes.
Desarrollo del cuestionario Tienen como objetivo la identificacin de
labores, responsabilidades, conocimientos, habilidades y niveles de
desempeo necesarios en un puesto especfico. En el cuestionario, primero
se procede a identificar el puesto que se describir ms adelante, as como
la fecha en que se elabor. Muchos formatos especifican el propsito del
puesto y la manera en que se lleva a cabo. Los deberes y responsabilidades

especficos permiten conocer a fondo las labores desempeadas,

especialmente en los puestos gerenciales. En otra parte del cuestionario se
describen las aptitudes humanas y condiciones de trabajo, es decir los
conocimientos, habilidades, requisitos acadmicos, experiencia, etc.
Asimismo, esta informacin permite la planeacin de programas de
capacitacin.
Obtencin de datos. Dada la gran gama de ocupaciones que existen, no es
posible aplicar siempre la misma tcnica para la recoleccin de datos. El
analista deber aplicar la combinacin ms adecuada de ellas, manteniendo
la mxima flexibilidad. Una de las tcnicas ms usadas es la entrevista que
le realiza el analista a la persona que puede proporcionarle informacin del
puesto (nivel operativo o supervisores). Se puede basar en el cuestionario
general.
Otra es recabar informacin de un grupo de expertos lo que da un alto
grado de confiabilidad. Otra alternativa es la verificacin del registro de las
actividades diarias del empleado, segn lo consigna l mismo en su
cuaderno o ficha de actividades diarias. La observacin directa es otro
mtodo, pero susceptible de conducir a errores, ya que se pueden perder
detalles de las actividades.
En conclusin, el analista debe desarrollar su creatividad para poder lograr
la mezcla ptima para los procedimientos de descripciones de puestos.

Un programa de anlisis de puestos incluye normalmente las

siguientes etapas:
1.1.1.Etapa de Planeacin
En esta etapa se planea y organiza cuidadosamente todo el trabajo de
anlisis de cargos para minimizar cualquier tipo de resistencia.
Dependiendo de la situacin en que se encuentra la empresa, pueden darse
los siguientes pasos:

Determinacin de los cargos que van a describirse: deben examinarse

cuidadosamente cules son los cargos que van a referirse, e incluir
sus caractersticas.

Elaboracin del organigrama: al colocarse el puesto en el

organigrama, se obtiene informacin adicional.

Elaboracin del cronograma de trabajo: especificando los tiempos y

movimientos se iniciar el programa de anlisis. El xito de un
programa puede verse afectado si el programa se inicia durante un
perodo de incertidumbre econmica o intranquilidad laboral, ya que
los empleados podran considerar al programa como una amenaza
para su seguridad.

Eleccin de los mtodos de anlisis que se aplicarn: los mtodos se

escogen segn la naturaleza y las caractersticas del cargo.

Seleccin de los factores de especificaciones: se realiza sobre la base

de dos criterios.

Criterio de generalidad: abarca aquellos factores que deben estar

presentes en la totalidad de los cargos.

Criterio de variedad o diversidad: comprende los factores que deben

variar segn el cargo.

Dimensionamiento de los factores de especificaciones: Los factores

de especificacin constituyen un conjunto de medidores que sirven
para analizar un cargo, por lo que se hace necesario dimensionarlos
para establecer que segmento de su totalidad servir para analizar
un determinado conjunto de cargos.

Graduacin de los factores de especificaciones: un factor de

especificacin se grada para facilitar y simplificar su aplicacin. La
graduacin consiste en asignarles valores que representan
segmentos de su amplitud de variacin.

1.1.2.Etapa de Preparacin
En esta etapa se renen a las personas y se preparan los esquemas y
materiales de trabajo. Esta fase comprende las siguientes actividades:

Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de las personas que

conformarn el equipo de trabajo: las personas a cargo del proyecto
deben comprender los propsitos que se persiguen y cmo se
obtendrn con objeto de poder explicar el programa a otros miembros
de la organizacin.

Preparacin del material de trabajo: confeccin del material impreso

para que ayude al personal a familiarizarse con los propsitos y
beneficios del anlisis de puestos.

Disposicin del ambiente

Recoleccin previa de dato

1.1.3.Etapa de Ejecucin
En esta etapa se proceder a recolectar los datos relativos a cada uno de los
cargos que se analizarn y luego se redactar el anlisis. Un detalle de las
actividades que se realizarn en esta etapa son:

Recoleccin de los datos: el analista obtiene la informacin del puesto

segn el mtodo escogido. Para que el anlisis de puestos cumpla los
objetivos, los datos proporcionados deben ser precisos. Las personas
responsables de reunir y revisar los datos deben estar atentas a la
omisin de hechos importantes, la inclusin de declaraciones
imprecisas, la tendencia a exagerar la dificultad o importancia del
cargo.

 Seleccin de los datos obtenido

Redaccin provisional del anlisis

Presentacin de la redaccin provisional: Las descripciones

provisionales de cada puesto se entregan al supervisor inmediato
para que las compruebe y apruebe.

Redaccin definitiva del anlisis

Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis: para la aprobacin

por el organismo responsable de su oficializacin en la empresa.