Frmulas y funciones de Excel

Microsoft Excel es una de las aplicaciones ms utilizadas en el mundo y parte de

su xito se lo debe a la facilidad con que podemos crear frmulas que nos
permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra
informacin.
Las frmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir
que podemos tener frmulas que utilicen ms de una funcin para lograr su
objetivo. A continuacin, encontrars una serie de artculos para saber ms sobre
este tema de las frmulas y funciones de Excel.
Frmulas de Excel
Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de
clculo. Sin las frmulas nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro
documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las frmulas de
Excel para realizar clculos en los datos de una hoja y obtener los resultados
actualizados cada vez que los datos cambien.
Qu son las frmulas de Excel?
Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese
cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la
celda.
Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la
frmula que mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la
cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern seguir las mismas reglas en
especial la regla que indica que todas las frmulas deben empezar con un smbolo
igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda A1 ingresada en la barra de
frmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual

ser mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo

contrario Excel tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto.
Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del
texto:

Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la

operacin, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin
pero no realiza ningn clculo.
Partes de una frmula de Excel
Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto

tambin puede ser utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar
encerrado por dobles comillas como Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras

frmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que
contiene el valor que queremos incluir en nuestra frmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores

matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo *
para la multiplicacin.

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar

funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la
cual podemos incluir como parte de una frmula.

Constantes y referencias de celda

Las frmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente
debemos introducir la ecuacin en la Barra de frmulas, pulsar la tecla Entrar y
Excel calcular el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo
de frmula que utiliza solamente nmeros:

Estos nmeros son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiar y la
frmula siempre regresar el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos
los nmeros. Sin embargo, una de las ventajas ms grandes al utilizar frmulas en
Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuacin.

Referencias de celda en frmulas

Las referencias de celda nos ofrecern un mayor grado de flexibilidad en
nuestras frmulas. Considera el siguiente ejemplo

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la

celda D2 crear la siguiente frmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar
obtendr el resultado de la operacin:

La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado

de una frmula con referencias de celda depender del valor de otras celdas. Si
el valor de cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado
de la frmula tambin ser actualizado.
Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar
habr dos actualizaciones en la hoja de clculo. En primer lugar se actualizar el
valor de la celda B2 y en segundo lugar el resultado de la frmula de la celda D2
tambin ser actualizado.

Observa que el resultado de la frmula de la celda D1 no cambia porque sus

elementos son siempre constantes.
De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias
de celda dentro de nuestras frmulas ya que podemos controlar su resultado sin
la necesidad de editar la frmula.

Referencias absolutas y relativas

Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera nica en
Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que
permitirn a las frmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para
utilizarlo en los clculos.
Seguramente habrs escuchado sobre las referencias absolutas y las referencias
relativas, as que hoy dedicaremos algn tiempo a conocer las diferencias entre
ambos tipos de referencias.
Referencias relativas en Excel
Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una
relacin con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir
es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustar
automticamente su columna y su fila.
Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias
relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual
es muy fcil, ya que es la combinacin de la columna y la fila de una celda. Por
ejemplo, la siguiente frmula contiene una referencia relativa a la celda A1 y cuyo
valor es multiplicado por 2.
=A1*2
As de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinacin de una
letra y un nmero sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen
puedes observar que he ingresado la frmula anterior en la celda B1 y el resultado
de dicha frmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado
por 2.

Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de

copiarlas hacia otra celda. Como lo he mencionado antes, este tipo de referencias
guarda una relacin con la fila y la columna en la que se encuentra as que, al
momento de copiar la frmula, las referencias relativas sern modificadas por
Excel de manera automtica.

La siguiente imagen muestra el resultado despus de haber copiado la frmula

hacia abajo. Recuerda que cada resultado de la columna B representa la
multiplicacin de los valores de la columna A por 2. La frmula de la celda B4
muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que tena la frmula
original.

Este cambio automtico en la referencia sucedi porque, al copiar la frmula hacia

abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar la frmula de la
celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y por lo tanto la fila de la
referencia tambin aumentar en uno.

Al copiar la frmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino solamente la

fila de la referencia. Ahora considera el siguiente ejemplo, donde tengo una
frmula que suma el total de las ventas para el mes de Enero:

Nuestra frmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento de

copiarla hacia la derecha estaremos aumentando la columna por lo que la formula

copiada deber aumentar tambin su columna. La siguiente imagen muestra el

resultado de copiar la frmula de la celda B7 a la derecha:

Al copiar la frmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica su

columna. Por esta razn, cada celda de la fila 7 sumar el rango superior de su
misma columna.
Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al momento
de copiar la frmula a otras celdas. El cambio ser relativo a la cantidad de
columnas o filas que se ha desplazado la frmula.
Referencias absolutas en Excel
A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que
Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas
sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el smbolo $ a
la columna y fila de la referencia. La siguiente frmula tiene una referencia
absoluta a la celda A1:
=$A$1*2
Esta es la misma frmula del primer ejemplo de la seccin anterior. As que la
colocar tambin en la celda B1 y la copiar hacia abajo. La siguiente imagen
muestra el resultado de dicha accin:

En esta ocasin tenemos como resultado el nmero 20 en todas las filas de la

columna B y eso se debe a que la referencia permaneci fija an despus de
haber copiado la frmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias
absolutas permanecern inamovibles sin importar que las copiemos a otras
celdas.
Las referencias absolutas son muy tiles cuando queremos que una frmula haga
referencia a una misma celda sin importar a dnde las copiemos. Cuando
combinamos las referencias absolutas con las referencias relativas, tenemos una
combinacin sumamente til como lo veremos en el siguiente ejemplo.
Referencias absolutas y relativas en Excel
Dentro de una frmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas como
referencias relativas. Cada una de ellas se comportar de la manera en que lo he
mostrado en los ejemplos anteriores.
Nuestro siguiente ejemplo nos mostrar una frmula que combina las referencias
absolutas y relativas para obtener el precio de una lista de productos en la
moneda local. Considera la siguiente tabla de datos:

Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de precios

en dlares y el tipo de cambio que est indicado en la celda E2. El primer intento
que haremos por resolver este problema es utilizando la siguiente frmula:
=B2*E2

Ingresar esta frmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos el

siguiente resultado:

La frmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las frmulas de las

filas inferiores devuelven cero. Al observar la frmula de la celda C6 nos damos
cuenta que, al copiar la frmula hacia abajo, Excel modific ambas referencias,
inclusive la que haca referencia a la celda E2 que contiene el tipo de cambio y por
esta razn obtenemos el valor cero.
Si queremos que todas las frmulas hagan referencia a la celda E2 sin importar
que la copiemos a otra ubicacin, entonces es necesario hacer que dicha
referencia sea absoluta. Nuestra frmula quedar de la siguiente manera:
=B2*$E$2
En esta frmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta. En el
momento en que ingresamos esta frmula en la celda C2 y la copiamos hacia
abajo, obtenemos el resultado correcto para cada uno de los productos.

Lo mejor de este tipo de frmulas es que, podrs cambiar el valor del tipo de
cambio y obtendrs los nuevos precios automticamente sin la necesidad de
modificar las frmulas.

Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa
est en que la primera de ellas utiliza el smbolo $ para hacer saber a Excel que
queremos dejarla fija an despus de haberla copiado a otra celda.
Precedencia de operadores aritmticos
Un operador es un smbolo que especifica el tipo de clculo matemtico que se
desea realizar en una frmula, por ejemplo, la suma o la multiplicacin. Si una
frmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos clculos en un orden
predeterminado.
Precedencia de operadores
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer
despus del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia
de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el
siguiente:
1. Porcentaje [%]
2. Exponenciacin [^]
3. Multiplicacin [*] y divisin [/]
4. Suma [+] y resta [-]
Seguramente el concepto quedar claro con un ejemplo. Considera la siguiente
frmula:
=5+3*4-6/2
Las multiplicaciones y divisiones se calcularn primero obteniendo el siguiente
resultado:
=5+12-3

El nmero 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el nmero 3 es el resultado de la

divisin 6/2. Finalmente se realizar la suma y la resta dando como resultado 14
que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:

Uso de parntesis con operadores aritmticos

Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir
en la precedencia de operadores al utilizar parntesis los cuales tendrn la
preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente frmula:
=(5+3)*4-6/2
Esta es una frmula similar a la anterior solamente que he colocado un parntesis
para la suma (5+3), la cual ser calculada antes que cualquier otra cosa dejando
el siguiente resultado:
=8*4-6/2
Ahora que ya no hay parntesis Excel aplicar el orden predeterminado
empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado:
=32-3
Finalmente se har la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cmo
Excel efectivamente obtiene este resultado:

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritmticos en Excel y

debes tomarlo muy en cuenta al momento de crear frmulas ya que
definitivamente influirn en el resultado obtenido.
Comparar valores en Excel

Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de
comparacin. A travs de estos operadores podremos saber si un valor es mayor,
igual o diferente al valor con el cual lo estamos comparando.
Al utilizar los operadores de comparacin recibiremos como respuesta un valor
VERDADERO o un valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la
expresin.
El operador Igual a (=)
Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador
Igual a (=). Observa el siguiente ejemplo:

La columna C contiene las expresiones de comparacin entre los valores de la

columna A y la columna B. Observa cmo para la celda C2 el resultado es FALSO
por que los valores comparados son diferentes. En la imagen superior he colocado
unos parntesis alrededor de la comparacin de manera que podamos diferenciar
el operador Igual a (=) del signo igual que identifica el inicio de la frmula. Sin
embargo podemos quitar los parntesis y la frmula funcionar correctamente.
El operador Mayor que (>)
El operador Mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro.
Observa cmo funciona este operador en los datos de ejemplo:

Podemos tambin juntar este operador con el signo de igual de manera que
tengamos una comparacin Mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar

para comparar valores. Observa la diferencia en los resultados al utilizar este

operador:

El operador Menor que (<)

El operador Menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresin sea
menor que el valor de la derecha.

De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para
tener una comparacin Menor que o igual a (<=). Observa los resultados:

El operador Diferente de (<>)

El ltimo operador de comparacin es el operador Diferente de (<>). Este
operador nos ayuda a saber si los valores comparados son diferentes, en cuyo
caso obtendremos un valor VERDADERO.

Si los valores son iguales entre s, entonces el operador nos regresar un valor
FALSO como es el caso de la celda C4 del ejemplo. Es importante familiarizarse
con los operadores de comparacin porque sern de gran utilidad al momento de
trabajar con otras funciones de Excel.
Ingresar frmulas en Excel
Para ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el
smbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendr una
frmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes
mtodos para ingresar nuestras frmulas.
Ingresar una frmula manualmente
La manera ms simple de introducir una frmula en Excel es capturando todo el
texto que la compone directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como
cualquier otro texto podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto as
como realizar cualquier edicin con el teclado.

Ingresar frmulas con el ratn

Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera
ms rpida y menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn
para seleccionar las celdas que forman parte de una frmula.
Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez
que necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con
el ratn en lugar de introducirla con el teclado.

Ingresar frmulas con las flechas del teclado

Este mtodo es similar que el anterior, pero la diferencia es que en lugar de utilizar
el ratn para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para
movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la que deseamos crear una
referencia en nuestra frmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una funcin

Las frmulas de Excel pueden utilizar funciones y para insertarlas en la frmula
podemos hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace ms
sencillo introducir el nombre de la funcin.

En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para
introducir las referencias de las celdas dentro de la frmula.
Insertar nombres de rango en frmulas
En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y
podemos utilizar dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el
rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre
Gastos. Podemos ingresar estos nombres en nuestras frmulas de la siguiente
manera:

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que

debemos conocer previamente el nombre al menos saber la letra inicial para
obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni
la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de
dilogo Pegar nombre el cual nos dejar seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no

suceder nada.
Editar frmulas en Excel
Despus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la necesidad
de realizar alguna modificacin. Para editar una frmula podemos seguir cualquier
de las siguientes opciones:
Asignar nombres a celdas o rangos
Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda
como a un rango pero tambin existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo
que los represente adecuadamente.
Asignar un nombre a un rango de celdas
Estos nombres se pueden utilizar dentro de una frmula para ayudar en la
compresin de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda
sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignars un
nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo
de la barra de frmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el

botn Asignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y se
mostrar el cuadro de dilogo Nombre nuevo:
Estilo de referencia A1 y F1C1
Pocos usuarios de Excel saben que la hoja de clculo es capaz de utilizar dos
estilos de referencia. El estilo A1 es el ms conocido, donde las columnas estn
identificadas por una letra y las filas por un nmero. El otro estilo de referencia,
conocido como F1C1, identifica a las columnas y a las filas con un nmero.
A continuacin, puedes observar dos imgenes, la primera utiliza la referencia A1
y lo podemos comprobar al observar el cuadro de nombres que tiene la referencia
a la celda activa B5. En la imagen de la derecha se utiliza la referencia F1C1
donde el cuadro de nombres muestra la referencia F5C2 para la misma celda.

Adems puedes notar la diferencia en los encabezados de columna. Al configurar

Excel para que utilice el estilo de referencia F1C1, los encabezados de columna
tendrn un nmero al igual que las filas.
El estilo de referencia A1
En la actualidad, las referencias A1 son el estilo predeterminado de Excel. Cuando
instalas el software y lo abres por primera vez, las columnas siempre estarn
identificadas por una letra y las filas por un nmero.

No existe un carcter separador ni smbolo alguno entre la letra que identifica la

columna y el nmero de la fila. Despus de la columna Z tenemos la columna AA y
despus de la columna ZZ estar la columna AAA hasta llegar a la ltima columna
posible en una hoja de Excel que es la columna XFD.
En cuanto a las filas, siempre veremos un nmero consecutivo hasta llegar al
mximo de filas que es de 1048576 (un milln cuarenta y ocho mil quinientos
setenta y seis). La siguiente imagen muestra la ltima columna y la ltima fila de
una hoja:

Una ventaja de este estilo de referencia es que queda totalmente claro que al
crear una referencia a una celda, las letras representarn la columna y los
nmeros sern la fila.
Es interesante saber que el estilo de referencia A1 fue introducido originalmente
en VisiCalc que era un competidor de Excel en los aos 80. El estilo de referencia
A1 tambin era utilizado por Lotus 1-2-3 en aquellos aos.
La primera hoja de clculo creada por Microsoft en 1982, y que era conocida como
Multiplan, utilizaba el estilo de referencia F1C1. Cuando Multiplan fue reemplazado
por Excel y comenz a ganar mercado a VisiCalc y a Lotus 1-2-3, se implement
el estilo de referencia A1 en Excel para facilitar el uso a todas aquellas personas
que tenan experiencia previa con Lotus 1-2-3 o con Visicalc.

El estilo de referencia F1C1

Aunque este estilo de referencia fue el propuesto inicialmente por Microsoft en su
hoja de clculo Multiplan, con el paso de los aos fue reemplazada por el estilo de
referencia A1. Sin embargo, el estilo de referencia F1C1 siempre ha estado
presente en todas las versiones de Excel.

Este estilo de referencia utiliza las letras F de Fila y C de Columna para identificar
adecuadamente el nmero que les sigue.

Las letras F y C siempre estarn presentes en una referencia de este estilo as

que es algo a lo que deben acostumbrarse los usuarios que utilizan este estilo de
referencia. Adems, es necesario acostumbrarse a colocar primero el nmero de
fila y posteriormente el nmero de columna.
En la siguiente imagen puedes observar el cuadro de nombres con la referencia
para la ltima columna y la ltima fila de una hoja de Excel utilizando el estilo de
referencia F1C1.

Con este estilo de referencia es fcil saber que la ltima columna de una hoja es la
columna 16384, algo que es difcil de saber cundo las columnas estn
identificadas por una letra. Esta es una ventaja del estilo de referencia F1C1 ya
que es muy fcil identificar las columnas por nmero, especialmente si tenemos
muchas columnas.
Por ltimo, debo decir que el estilo de referencia F1C1 es conocido tambin como
R1C1 por su nombre en ingls donde la letra R proviene de la palabra Row (Fila) y
la letra C de la palabra Column. Podrs encontrar mucha informacin en Internet
sobre este estilo de referencia por su nombre en ingls.
Cmo cambiar entre estilos de referencia

Para cambiar entre los estilos de referencia A1 y F1C1 debes ir a Archivo >
Opciones > Frmulas y en el panel derecho encontrars un cuadro de seleccin
que te permitir habilitar el estilo de referencia F1C1.

El mejor estilo de referencia en Excel

El objetivo de este artculo no es declarar a un estilo de referencia como el mejor.
El objetivo es recordar a los usuarios de Excel sobre la existencia del estilo de
referencia F1C1 de manera que no sean sorprendidos si alguna vez se encuentran
con un equipo donde Excel utilice dicho estilo de referencia.
El mejor estilo de referencia ser siempre el que utilizas actualmente y con el cual
creas frmulas de Excel que hagan ms eficiente el trabajo da con da.

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignars a la celda o rango y

oprime el botn Aceptar.
Utilizar un nombre en una frmula
Como ejemplo final utilizar el nombre que acabamos de crear dentro de una
frmula para que observes cmo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre
del rango, observa la barra de frmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese
nombre dentro de tus frmulas para facilitar tu trabajo.

Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de

frmulas.

Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en la celda.

Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la celda.

Insertar funciones

El cuadro de dilogo Insertar funcin en Excel 2010 simplifica el uso de las

funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de dilogo nos brinda ayuda para
localizar la funcin adecuada y nos da informacin sobre sus argumentos.
Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el teclado y
podrs hacer prcticamente todo con el puntero del ratn.
Desplegar el cuadro de dilogo Insertar funcin
Existen tres maneras de mostrar este cuadro de dilogo. La primera es haciendo
clic sobre el botn Insertar funcin de la ficha Frmulas. La otra alternativa es
utilizar el icono mostrado en la barra de frmulas el cual se muestra como fx. El
tercer mtodo es seleccionar la opcin de men Ms funciones que se muestra al
pulsar el botn Autosuma.

Seleccionar la categora de la funcin de Excel

De manera predeterminada se mostrar la categora de funciones Usadas
recientemente. Esto permitir que hagas una revisin rpida sobre la lista para
saber si la funcin que buscas se encuentra ah.

De lo contrario, puedes seleccionar la categora de la funcin que ests buscando

para poder encontrarla rpidamente. Si no conoces la categora de la funcin
tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opcin Todo dentro de la lista
desplegable lo cual mostrar todas las funciones de Excel y podrs buscar entre
ellas. La otra opcin que tienes es utilizar el cuadro Buscar una funcin para
introducir el nombre de la funcin que buscar y oprimir el botn Ir para permitir que
Excel encuentre dicha funcin.
Seleccionar la funcin
Una vez que has encontrado la funcin que necesitas, debes seleccionarla y hacer
clic en el botn Aceptar o tambin puedes hacer doble clic sobre su nombre y de
inmediato Excel mostrar el cuadro de dilogo Argumentos de Funcin.

Ingresar los argumentos de la funcin

Dentro de este nuevo cuadro de dilogo debers seleccionar las celdas que
contienen cada uno de los argumentos de la funcin. Una vez que hayas
terminado de especificar los argumentos debers pulsar el botn Aceptar para
terminar con la insercin de la funcin de Excel. Una ventaja del cuadro de dilogo
Argumentos de funcin es que provee una descripcin de ayuda para cada uno
de los argumentos de la funcin utilizada de manera que si has olvidado alguno de
ellos puedas rpidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.
Trucos para la Autosuma en Excel
En esta ocasin te dar dos consejos para aplicar la Autosuma fcil y rpidamente
en tus hojas de Excel. El primero de los trucos es el siguiente.
Obtener la suma de una columna
Selecciona la celda justo debajo de la columna que deseas sumar:

Oprime la combinacin de teclas ALT + = y Excel seleccionar y sumar

correctamente los valores numrcios de la columna:

Sumar todas las columnas y filas

Antes de mostrarte el siguiente truco debo resaltar un comportamiento extrao de
Excel. Tomar la misma tabla de datos de ejemplo y comenzar a sumar las filas
hasta llegar a la tercera fila en donde Excel realmente no sabr qu hacer:

Observa cmo despus de haber sumado dos filas y llegar a la tercera fila Excel
intenta sumar la columna en lugar de la fila. El segundo truco que te mostrar
ayuda a resolver la confusin de Excel y a sumar rpidamente tanto filas como
columnas. Para aplicar el truco debes seleccionar todas las celdas de valores
numricos e incluir una fila y una columna adicionales donde se colocar los
resultados:

Despus de seleccionar las celdas oprime el botn de suma el atajo de teclado

que acabamos de revisar ALT + = y Excel sumar automticamente tanto
columnas como filas y colocar los resultados en las celdas vacas:

Funciones de tiempo en Excel

Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con informacin de
tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer informacin especfica
de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.
Cada funcin, de acuerdo a su nombre, extrae una parte especfica de una hora
con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por
ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente informacin:

La funcin HORA en Excel

Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la funcin HORA de la
siguiente manera:

Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas
en el formato de 24-horas.

La funcin MINUTO en Excel

Para extraer la informacin de los minutos utilizamos la funcin MINUTO:

La funcin SEGUNDO en Excel

Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la funcin
SEGUNDO:

Ya lo sabes, cuando necesites extraer informacin especfica sobre una hora

puedes hacer uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier clculo
posterior.

Funciones de texto
La funcin EXTRAE en Excel
La funcin EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a
una cadena de texto. Lo nico que debemos proporcionar es el nmero de
caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de
texto.
Sintaxis de la funcin EXTRAE
La funcin EXTRAE tiene 3 argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer

los caracteres.

Posicin inicial (obligatorio): El nmero de la posicin que ocupa el primer

carcter que deseamos extraer. El primer carcter del Texto tiene siempre
la posicin nmero 1.

Nm_de_caracteres (obligatorio): El nmero de caracteres que se van a

extraer del Texto a partir de la posicin inicial.

Ejemplo de la funcin EXTRAE

Para probar la funcin EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo
pero ilustrativo en el cual extraer la palabra Archivo 5 del contenido de la celda
A1.

1. En
la
celda
=EXTRAE (

B1

comenzamos

introduciendo

la

frmula:

2. Ya que el primer argumento de la funcin es la cadena de texto, har clic

sobre la celda A1 para obtener la referencia de celda:
=EXTRAE (A1,
3. El segundo argumento de la funcin es la posicin inicial de la palabra
Archivo 5 dentro de la cadena de texto de la celda A1. Esta posicin es la
nmero
4.
=EXTRAE (A1,4
4. El ltimo argumento es el nmero de caracteres que deseo extraer que son
9. Es importante considerar el espacio en blanco como un carcter y de
esta
manera
tengo
la
frmula
final:
=EXTRAE(A1,4,9)
De esta manera la funcin EXTRAE nos da el resultado esperado:

La funcin EXTRAE y las fechas

Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la funcin EXTRAE con datos de tipo
fecha con la intencin de obtener informacin del da, del mes o del ao. Sin
embargo, estos intentos siempre resultarn en un error ya que las fechas en Excel
son un nmero el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto.
La solucin para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES
y AO.
Fechas en Excel
Excel almacena una fecha como si fuera un nmero entero. Al utilizar un sistema
como ste, Excel puede sumar, restar y comparar fcilmente las fechas sin
necesidad de hacer alguna conversin ni clculo especial.

Por ejemplo, la fecha 1/1/2000 est representada por el nmero de serie 36526 y
la fecha 05/10/2000 tiene asignado el valor 36804. Como puedes imaginar, al
realizar una operacin con fechas se utiliza su nmero de serie para facilitar las
operaciones.
El primero y ltimo da de Excel
Excel reconoce todas las fechas posteriores a 1/1/1900. Es por eso que el primer
da del ao 1900 tiene asignado el nmero 1. Por el contrario, el ltimo da que
Excel reconoce es el 31/12/9999 el cual tiene asignado el nmero 2958465.
Valor numrico de una fecha
Es realmente sencillo conocer el valor numrico de una fecha, solamente cambia
el formato de la celda que contiene una fecha a un formato General y Excel
desplegar su valor numrico.

La funcin FECHA
Finalmente mencionar la funcin FECHA la cual nos ayuda a obtener el nmero
de serie que le corresponde a una fecha dados el da, el mes y el ao.

Esta funcin es de gran utilidad para convertir datos a un formato fecha en caso
de que tengas el da, mes y ao en columnas separadas. Una vez convertidos al
tipo de dato adecuado se podrn hacer operaciones con las fechas sin dificultad
alguna.
Partes de una fecha
Las funciones DIA, DIASEM, MES y AO nos ayudan a obtener una parte de la
fecha que se especifica como argumento. Todas estas funciones se encuentran
dentro del grupo de funciones de fecha y hora.
La funcin DIA
Esta funcin obtiene el nmero de da especificado en una fecha. El dato
regresado es siempre un nmero entre 1 y 31. Por ejemplo, observa el resultado al
introducir la siguiente frmula:

La funcin DIA despliega precisamente el nmero 5 que es el da del mes

especificado en la fecha.
La funcin DIASEM
En ocasiones deseamos saber el da de la semana a la que se refiere una fecha
especfica. Por ejemplo, utilizando la misma fecha del ejemplo anterior utilizando la
funcin DIA.SEM obtenemos el siguiente resultado:

La funcin regresa el valor 4 porque es el valor entero que representa al da

mircoles ya que de manera predeterminada Excel toma al domingo como el
primer da de la semana y al sbado asigna el nmero 7.
La funcin MES
Para obtener el nmero de mes especificado en una fecha utilizamos la funcin
MES. La funcin siempre regresar un valor entre 1 y 12.

La funcin AO
Finalmente tenemos la funcin AO la cual obtiene el ao de la fecha
especificada.

Al trabajar con aos en Excel debes tener cuidado ya que siempre que quieras
hacer referencia a un ao del sigo XXI debes especificar los 4 dgitos, de lo
contrario recibirs un nmero que seguramente no esperabas. Observa el
siguiente ejemplo donde en lugar de especificar el ao 2011 he especificado
solamente 11:

El trabajo con fechas es muy importante en Excel y debes conocer las funciones
adecuadas que te ayudarn a trabajar con este tipo de datos.
La funcin CONCATENAR en Excel
La funcin CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o ms cadenas de
texto en una misma celda lo cual es muy til cuando nos encontramos
manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenacin.
Sintaxis de la funcin CONCATENAR
La funcin CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento
ser un texto que se ir uniendo al resultado final. El mximo de argumentos que
podemos especificar en la funcin es de 255 y el nico obligatorio es el primer
argumento.

Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unir a la cadena de texto final.

Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los

argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.

Ejemplo de la funcin CONCATENAR

La funcin CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la informacin
est distribuida en varias columnas y deseamos integrar la informacin en una
sola. Por ejemplo, tengo informacin de los nombres de los empleados en 3
columnas diferentes:

Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D

podemos seguir los siguientes pasos.
1. En la celda D2 comenzar a escribir la funcin CONCATENAR
especificando el primer argumento:
=CONCATENAR(A2,
2. Como segundo argumento debo especificar un espacio vaco de manera
que el Nombre y el Apellido paternos permanezcan separados en la nueva
cadena de texto:
=CONCATENAR(A2," ",
3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que ser el Apellido
paterno con su respectivo espacio:
=CONCATENAR(A2," ",B2," ",
4. Y como ltimo paso en el quinto argumento ir el Apellido materno:
=CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)
La funcin CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:

Slo resta copiar la frmula hacia abajo para que Excel realice la concatenacin
de los dems nombres.

La funcin ENCONTRAR en Excel

La funcin ENCONTRAR en Excel nos devuelve la posicin inicial de una
cadena de texto, o de un carcter, dentro de otra cadena de texto. La funcin
ENCONTRAR hace diferencia entre maysculas y minsculas.
Sintaxis de la funcin ENCONTRAR
La funcin ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:

Texto buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carcter que se desea

encontrar.

Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde realizaremos la

bsqueda.

Nm_inicial (opcional): Indica la posicin de la cadena Dentro_del_texto

donde se comenzar la bsqueda. El primer carcter siempre es el nmero
1. Si se omite este argumento se supone que se realizar una bsqueda
desde la primera posicin.

Si el Texto_buscado es contrado, entonces la funcin ENCONTRAR regresa un

nmero que indicar la posicin donde se encontr. Si no se encuentra ninguna
coincidencia la funcin ENCONTRAR regresar el error #VALOR!
Ejemplo de la funcin ENCONTRAR
A continuacin, podrs observar una serie de ejemplos de la funcin
ENCONTRAR que nos ayudarn a dejar claro su uso. Cada una de las funciones
buscar un carcter especfico dentro del texto de la columna A. Observa los
resultados:

El primer ejemplo nos muestra la siguiente frmula:

=ENCONTRAR("T", A2)
Esta frmula encontrar la primera ocurrencia de la letra T (mayscula) que se
encuentra en la primera posicin y por lo tanto el resultado es 1. Como haba
mencionado anteriormente, la funcin ENCONTRAR es sensible a maysculas y
lo comprobamos con el segundo ejemplo:
=ENCONTRAR("t", A3)
Al buscar la letra t (minscula), obtenemos como resultado la posicin 4 aun
cuando se ha iniciado la bsqueda desde el primer carcter lo cual no indica que
la bsqueda hace diferencia entre maysculas y minsculas.
El tercer ejemplo hace una bsqueda de la letra i:
=ENCONTRAR("i", A4)
Lo interesante de este ejemplo es que la cadena original tiene dos letras i, pero
la funcin ENCONTRAR regresa la posicin de la primera, que es la posicin
nmero 9. Sin embargo, en el ltimo ejemplo utilizamos el tercer argumento de la
funcin ENCONTRAR:
=ENCONTRAR("i", A5, 10)
Con el tercer argumento estoy indicando a la funcin ENCONTRAR que inicie la
bsqueda a partir de la posicin 10, que es la letra g, y por lo tanto me regresa la
posicin de la segunda letra i.
Errores comunes con la funcin ENCONTRAR
Si la funcin ENCONTRAR regresa el error #VALOR! es probable que tengas
alguno de los siguientes problemas:

Si olvidamos que la funcin ENCONTRAR hace diferencia entre

maysculas y minsculas podemos obtener el error #VALOR! porque la
funcin no encontrar coincidencias.

Al utilizar el tercer argumento de la funcin, que indica la posicin inicial de

la bsqueda, debemos tener cuidado de no especificar un nmero que sea
mayor a la longitud de la cadena o de la contrario obtendremos el error
#VALOR!

La funcin CARACTER en Excel

La funcin CARACTER en Excel regresa un carcter especfico para un nmero

entero que ha sido proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego
de caracteres con un nmero entero asignado y es precisamente ese nmero el
que debemos proporcionar como argumento.
Sintaxis de la funcin CARACTER
La sintaxis de la funcin CARACTER solamente admite un argumento:

Nmero (obligatorio): Nmero entero entre 1 y 255 que especifica el

carcter que deseamos obtener.

La funcin CARACTER puede ayudarnos a hacer uso de caracteres especiales o

smbolos dentro de alguna celda como pueden ser los saltos de lnea o encontrar
alguna letra del alfabeto.
Agregar un salto de lnea
Cuando necesitamos agregar dos cadenas de texto que incluyan un salto de lnea
entre ellas podemos utilizar la funcin CARACTER (10), que representa
precisamente el salto de lnea. Observa cmo la celda C2 hace la unin de las
cadenas de texto de la celda A1 y B1 pero introduce un salto de lnea entre
ambas.

Para ver reflejado el salto de lnea debemos ir al cuadro de dilogo Formato de

celdas (CTRL + 1) y seleccionar la opcin Ajustar texto que se encuentra en la
pestaa Alineacin.
Encontrar una letra del alfabeto
Si queremos saber rpidamente cual es la letra 10 del alfabeto podemos utilizar la
funcin CARACTER que nos dar el resultado inmediato sin necesidad de ir letra
por letra.
Antes de mostrar el ejemplo debemos saber que la letra A (mayscula) tiene
asociado el cdigo 65 y de esta manera podemos imaginar que la primera letra del
alfabeto es lo mismo que 64 +1, la segunda letra del alfabeto ser 64 +2, la tercera
64 + 3 y as sucesivamente. Si necesitamos conocer la dcima letra del alfabeto
utilizaremos la frmula CARACTER(64 + 10):

La suma 64 + 10 que coloqu dentro de la funcin no es necesaria. Solamente lo

he hecho para ilustrar de una mejor manera que estoy buscando la dcima letra
del alfabeto pero obtendramos el mismo resultado con solo especificar la frmula
CARACTER(74).
Puedes hacer un ejercicio y enlistar todas las letras del alfabeto de acuerdo a su
posicin. En la siguiente hoja de Excel tengo las posiciones de las letras en la
columna C y en la columna D mostrar la letra correspondiente con tan solo hacer
la suma del nmero 64 y la posicin deseada:

Funciones de fecha y hora

La funcin DIAS.LAB en Excel
La funcin DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el nmero de das laborables
entre dos fechas determinadas. La funcin DIAS.LAB nos permite especificar un
conjunto de das de vacaciones que sern excluidos de los das laborables
contabilizados.
Sintaxis de la funcin DIAS.LAB
A continuacin, una descripcin de los argumentos de la funcin DIAS.LAB:

Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarn a

contar los das laborables.

Fecha_final (obligatorio): La fecha que marca el final de la contabilizacin

de das laborables.

Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que sern

excluidas del calendario de das laborables.

La funcin DIAS.LAB contabiliza los das laborables de lunes a viernes y excluye

los fines de semana (sbado y domingo).
Ejemplos de la funcin DIAS.LAB
En el siguiente ejemplo podrs observar el nmero de das laborables que existen
entre el 1 de enero del 2012 y el 22 de febrero del 2012.

Con este resultado puedes comprobar que se han excluido los sbados y los
domingos. Ahora incluir una lista de das de vacaciones de la siguiente manera:

Observa que he colocado un nombre para el rango de celdas B3:B5 y lo he

llamado Vacaciones. En seguida modificar la funcin DIAS.LAB para que
considere los das de vacaciones.

La funcin deja de contabilizar las fechas especificadas como vacaciones y lo

puedes ver reflejado en el resultado final.
Si por alguna razn llegamos a colocar en la lista de das de vacaciones la fecha
de un sbado o de un domingo esos das no surtirn ningn efecto porque la
funcin DIAS.LAB no contabiliza esos das. Observa en el siguiente ejemplo cmo
he agregado a la lista de das de vacaciones un par de fechas que corresponden a
un sbado (18/02/2012) y un domingo (19/02/2012) y sin embargo el resultado de
la funcin DIAS.LAB no cambia respecto al ejemplo anterior:

Observa que para este ltimo ejemplo no utilic el nombre Vacaciones en el tercer
argumento de la funcin, sino que coloqu explcitamente la referencia para el
rango B3:B7. Esto nos confirma que podemos utilizar ambos mtodos al momento
de especificar la lista de das de vacaciones.
La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel
La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel fue introducida en la versin 2010 y nos
permite contar los das laborables entre dos fechas pero con la ventaja de poder
especificar los das de la semana que necesitamos considerar como fines de
semana adems de los das de vacaciones.
La sintaxis de la funcin DIAS.LAB.INTL
La funcin DIAS.LAB.INTL tiene cuatro argumentos que nos permiten
personalizar adecuadamente la manera en como deseamos contar los das
laborables.

Fecha_inicial (obligatorio): Fecha donde se inicia el conteo de los das

laborables.

Fecha_final (obligatorio): Fecha final del conteo de das laborables.

Fin_de_semana (opcional): Nmero que especifica el da o das que sern

considerados como el fin de semana.

Das_no_laborables (opcional): Conjunto de una o varias fechas que

indican los das no laborables.

Si no especifica el argumento de Fin_de_semana la funcin DIAS.LAB.INTL har

el clculo de das laborables suponiendo un fin de semana de sbado y domingo.
Establecer un fin de semana personalizado
El tercer argumento de la funcin DIAS.LAB.INTL nos permite especificar los
das de la semana que sern considerados como fines de semana. Por ejemplo, si
deseo especificar que el fin de semana est formado slo por el da domingo debo
escribir la funcin de la siguiente manera:
=DIAS.LAB.INTL(B1,B2,11)
El nmero 11 en el tercer argumento de la funcin har que se consideren slo los
domingos como el fin de semana. Observa el resultado de la funcin recin
escrita.

A continuacin muestro la lista completa de nmeros vlidos para el tercer

argumento de la funcin DIAS.LAB.INTL:

Considerar das no laborables

Para agregar una lista de das no laborables a la funcin DIAS.LAB.INTL
podemos crear un rango con la lista de fechas que deseamos que no sean
contadas. En el siguiente ejemplo especificar un fin de semana de viernes y
sbado y adems agregar tres fechas como das no laborables en el rango
B3:B5:

La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel es una funcin muy flexible que

seguramente se adaptar adecuadamente a la manera en cmo necesites realizar
el clculo de los das laborables.
La funcin DIASEM en Excel
La funcin DIASEM en Excel nos devuelve el nmero que identifica a un da de
la semana, es decir, nos regresa un nmero entre 1 y 7 el cual indicar qu da de
la semana corresponde a una fecha determinada.
Sintaxis de la funcin DIASEM
La funcin DIASEM tiene dos argumentos

Nm_de_serie (obligatorio): Es la fecha de la cual necesitamos conocer el

da de la semana.

Tipo (opcional): Nos permite configurar el da asignado como primer da de

la semana.

El segundo parmetro de la funcin es opcional pero nos permite configurar la

manera en que la funcin identifica los das de la semana. Por ejemplo, si
especificamos el nmero 2 para este argumento, la funcin DIASEM devolver el
nmero 1 en caso de que la fecha especificada sea lunes.
En base al nmero especificado en el segundo argumento ser la numeracin de
los das. A continuacin, la tabla de posibles valores para el argumento Tipo:

En caso de que se omita el argumento Tipo la funcin asumir el valor 1 y

regresar el nmero 1 al encontrar un da domingo y el nmero 7 para un da

sbado. Para las versiones anteriores a Excel 2010 solamente estn disponibles
los valores 1, 2 y 3 para el argumento Tipo.
Ejemplos de la funcin DIASEM
Para conocer el da de la semana que corresponde a la fecha 14/02/2012
podemos utilizar la funcin DIASEM de la siguiente manera:

Ya que no hemos especificado el segundo argumento de la funcin, Excel asume

que el nmero 1 es para el da domingo y por lo tanto el 14 de febrero del 2012
que es martes tendr asignado el nmero 3. Si ahora utilizo el segundo argumento
de la funcin para que asigne el nmero 1 al da lunes entonces la respuesta de la
funcin deber cambiar. Observa el resultado:

De acuerdo a la tabla de valores del argumento Tipo puedes observar que al

poner el valor 2 estoy indicando a la funcin que el lunes tendr asignado el
nmero 1 y por lo tanto ahora la funcin DIASEM nos da como resultado un 2
bajo esta nueva configuracin que corresponde al da martes.
Mostrar el nombre del da
Como hemos visto, la funcin DIASEM devuelve el nmero de da de la semana
(Domingo = 1, sbado = 7), pero es posible obtener el nombre del da si utilizamos
el formato personalizado dddd para una celda que contenga la fecha original.
Para nuestro ejemplo he copiado la fecha de la celda B1 a la celda B3 y he
aplicado el formato de la siguiente manera:

La funcin DIASEM nos ayudar a conocer fcilmente el da de la semana que

corresponde a cualquier fecha especificada.

Funciones lgicas
La funcin SI en Excel
La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite
evaluar una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de
gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba
lgica.
Sintaxis de la funcin SI
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos
especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la funcin.

Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para

conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que

el resultado de la Prueba_lgica sea VERDADERO.

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la

evaluacin es FALSO.

La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o
tambin puede ser una funcin de Excel que regrese como resultado
VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de
texto, nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se
ejecutar de acuerdo al resultado de la Prueba_lgica.
Ejemplos de la funcin SI
Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos
con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin SI
desplegar un mensaje de APROBADO si la calificacin del alumno es superior o
igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificacin es menor a 60. La
funcin que utilizar ser la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.

Utilizar una funcin como prueba lgica

Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita
la funcin SI siempre y cuando esa otra funcin regrese como resultado
VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de funcin es la funcin
ESNUMERO la cual evala el contenido de una celda y devuelve el valor
VERDADERO en caso de que sea un valor numrico. En este ejemplo quiero
desplegar la leyenda SI en caso de que la celda de la columna A efectivamente
tenga un nmero, de lo contrario se mostrar la leyenda NO.
=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")
Este es el resultado de aplicar la frmula sobre los datos de la hoja:

Utilizar una funcin como valor de regreso

Como ltimo ejemplo mostrar que es posible utilizar una funcin para especificar
el valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en
caso de que la celda de la columna A contenga un valor numrico se le sume el
valor que colocar en la celda D1. La funcin que me ayudar a realizar esta
operacin es la siguiente:
=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")
Como puedes observar, el segundo argumento es una funcin la cual se ejecutar
en caso de que la prueba lgica sea verdadera. Observa el resultado de esta
frmula:

Slo en los casos donde la funcin SI era verdadera se realiz la suma. De la

misma manera podramos colocar una funcin para el tercer argumento en caso
de que el resultado de la prueba lgica fuera falso.
La funcin O en Excel
La funcin O es una de las funciones lgicas de Excel y como cualquier otra
funcin lgica solamente devuelve los valores VERDADERO o FALSO despus de
haber evaluado las expresiones lgicas que se hayan colocado como argumentos.
Sintaxis de la funcin O
La funcin O en Excel nos ayudar a determinar si al menos uno de los
argumentos de la funcin es VERDADERO.

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la

funcin.

Valor_lgico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones

lgicas a evaluar con opcionales hasta un mximo de 255.

La nica manera en que la funcin O devuelva el valor FALSO es que todas las
expresiones lgicas sean falsas. Si al menos una expresin es verdadera
entonces el resultado de la funcin O ser VERDADERO.
Ejemplos de la funcin O
Para comprobar el comportamiento de la funcin O haremos un ejemplo sencillo
con la siguiente frmula:
=O(1=2, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)

Si analizas con detenimiento cada una de las expresiones vers que todas son
falsas y por lo tanto la funcin O devolver el valor FALSO. Observa el resultado:

Como mencion anteriormente, la funcin O devolver un valor VERDADERO si

al menos una de las expresiones lgicas es verdadera. En nuestro ejemplo
modificar solamente la primera expresin para que sea 1=1 de manera que tenga
la siguiente frmula:
=O(1=1, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)
Esto deber ser suficiente para que la funcin O devuelva un valor
VERDADERO:

Funciones como argumento de la funcin O

Podemos utilizar funciones como argumentos de la funcin O siempre y cuando
devuelvan VERDADERO o FALSO como resultado. En el siguiente ejemplo utilizo
las funciones ESNUMERO y ESTEXTO para evaluar el tipo de dato de las celdas
B1 y B2.

Ya que la celda B1 es un nmero la funcin ESNUMERO regresa el valor

VERDADERO. Por otro lado la celda B2 es efectivamente una cadena de texto y
por lo tanto la funcin ESTEXTO devuelve el valor VERDADERO. En
consecuencia la funcin O tambin regresa el valor VERDADERO. Ahora
intercambiar los valores de las celdas B1 y B2 de manera que tanto la funcin
ESNUMERO como la funcin ESTEXTO devuelvan FALSO.

No olvides que la funcin O en Excel siempre devolver VERDADERO excepto

cuando TODAS las expresiones lgicas evaluadas sean falsas.
La funcin Y en Excel
La funcin Y en Excel es una funcin lgica que nos permitir evaluar varias
expresiones lgicas y saber si todas ellas son verdaderas. Ser suficiente con que
cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la funcin
tambin sea FALSO.
Sintaxis de la funcin Y
Los argumentos de la funcin Y en Excel son los siguientes:

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la

funcin.

Valor_lgico2 (opcional): Expresiones lgicas a evaluar, opcional hasta un

mximo de 255.

La funcin Y solamente regresar el valor VERDADERO si todas las expresiones

lgicas evaluadas son verdaderas. Bastar con que una sola expresin sea falsa
para que la funcin Y tenga un resultado FALSO.
Ejemplos de la funcin Y
Observa la siguiente frmula y te dars cuenta de que todas las expresiones son
verdaderas:
=Y(5=5, 1<3, 8>6)
Ya que todas las expresiones son verdaderas, la funcin Y devolver tambin el
valor VERDADERO.

Ahora agregar una cuarta expresin que ser falsa: 7<>7. Observa cmo ser
suficiente para que la funcin Y devuelva el valor FALSO:

Argumentos de la funcin Y
Cada un de los argumentos de la funcin Y puede ser una expresin lgica como
en los ejemplos anteriores pero tambin puede ser una funcin de Excel que
devuelva un valor FALSO o VERDADERO.
Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresin lgica con la
funcin ES.PAR y la funcin ES.IMPAR las cuales evalan un nmero para
indicarnos si es par o impar respectivamente.

Ya que tanto la expresin lgica como las funciones son evaluadas como
verdaderas, entonces la funcin Y nos un resultado VERDADERO. Ahora
observa como al cambiar solamente el argumento de la funcin ES.IMPAR con el
nmero 6 (en lugar de 5), causar que la funcin Y nos devuelva el valor FALSO.

Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lgicas
sean verdaderas, la funcin Y en Excel ser una excelente opcin para hacerlo.