Introduccin a la ingeniera y computacin

Practica

02

Microsoft Word: Plantilla de Documentos

y Correspondencia

OBJETIVOS
Reconocer la correspondencia en word
Implementar documentos en base a plantillas

PRACTICA 002

PROCEDIMIENTO
1. ABRIR MSWORD
Solo necesita escribir WINWORD en el botn de Windows

2. RECONOCER EL ENTORNO

Ing. Oscar J. Flores Gutirrez

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En la parte superior esta la barra de mens, donde estn agrupadas las principales
opciones en: Inicio, Insertar, Diseo, Referencias, Revisar, etc.
En la segunda fila se encuentra la barra de opciones que se desencadena en base
a mens, entre ellas esta la opcin estilos que nos ayudara a la prctica de hoy.

3. PREPARAR DATOS
PASO 1: PREPARAR LOS DATOS EN
COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

EXCEL

PARA

LA

El paso ms importante del proceso de combinacin de correspondencia es

configurar y preparar los datos. Deber usar su hoja de clculo de Excel como
origen de datos de la lista de destinatarios.
Aqu encontrar algunas sugerencias para preparar los datos para una
combinacin de correspondencia. Asegrese de lo siguiente:
Los nombres de columna en la hoja de clculo coinciden con los nombres de
campo que desea insertar en la combinacin de correspondencia. Por ejemplo,
para dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deber separar
columnas de nombre y apellidos.
Todos los datos que se combinarn estn presentes en la primera hoja de la hoja
de clculo.
Las entradas de datos con porcentajes, monedas y cdigos postales tienen el
formato correcto en la hoja de clculo para que Word pueda leer correctamente
los valores.
La hoja de clculo de Excel que se usar en la combinacin de correspondencia
se almacena en su equipo local.
Los cambios o adiciones en la hoja de clculo se completan antes de que se
conecte a su documento de combinacin de correspondencia en Word.
NOTAS: Puede importar informacin de su hoja de clculo de Excel importando
informacin de un archivo de valores separados por comas (.csv) o de texto (.txt)
y usar el Asistente para importar texto para crear una nueva hoja de clculo.
Para obtener ms informacin, consulte Dar formato a nmeros, fechas y otros
valores para la combinacin de correspondencia.

Ing. Oscar J. Flores Gutirrez

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PASO 2: INICIAR LA COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco.
En la pestaa Correspondencia del grupo Iniciar combinacin de correspondencia,
elija Iniciar combinacin de correspondencia y el tipo de combinacin que quiere
ejecutar.

Captura de pantalla de la pestaa Correspondencia de Word, donde se muestra el

comando Iniciar Combinar correspondencia y la lista de opciones disponibles para
el tipo de combinacin de correspondencia que desee ejecutar.
Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.

Captura de pantalla de la pestaa Correspondencia de Word, donde se muestra el

comando Seleccionar destinatarios con la opcin Utilizar una lista existente
seleccionada.
Busque su hoja de clculo de Excel y luego elija Abrir.
Si Word se lo solicita, elija Hoja1$ > Aceptar.
NOTA: De esta forma, la hoja de clculo de Excel queda conectada al documento
de combinacin de correspondencia que est creando en Word.

Ing. Oscar J. Flores Gutirrez

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Editar la lista de distribucin de correo

Puede limitar quin recibe el correo.
Elija Editar lista de destinatarios.

Captura de pantalla de la pestaa Correspondencia de Word, donde se muestra el

comando Editar lista de destinatarios resaltado.
En el cuadro de dilogo destinatarios de combinacin de correspondencia,
desactive la casilla junto al nombre de cualquier persona que no desee que reciba
sus correos.

Seleccione filas activando la casilla

NOTA: Tambin puede ordenar o filtrar la lista para que sea ms fcil encontrar
los nombres y direcciones. Para obtener ms informacin sobre cmo ordenar y
filtrar elementos, consulte Ordenar y filtrar los datos para una combinacin de
correspondencia.

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PASO 3: INSERTAR UN CAMPO DE COMBINACIN

Puede insertar uno o ms campos de combinacin de correspondencia para que
obtengan la informacin de su hoja de clculo y la inserten en el documento
Para insertar un bloque de direcciones para un sobre, una etiqueta, un mensaje de
correo electrnico o una carta
En la pestaa Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque
de direcciones.

Insertar el campo de combinacin de Bloque de direccin

En el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el
nombre del destinatario, tal como aparecer en los sobres.

Opciones del bloque de direccin

Elija Aceptar.
Elija Archivo > Guardar.

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Para insertar una lnea de saludo en un mensaje de correo electrnico o una carta
En la pestaa Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Lnea
de saludo.

Captura de pantalla de la pestaa Correspondencia de Word, donde se muestra el

comando Lnea de saludo resaltado.
En el cuadro de dilogo Insertar lnea de saludo, haga lo siguiente:
En el formato de la Lnea de saludo, cambie el saludo si es necesario
seleccionando el saludo (Estimado es el predeterminado), el formato del nombre
del destinatario y la puntuacin final (el valor predeterminado es una coma).
y
En Lnea de saludo para nombres de destinatarios no vlidos, elija una opcin en
la lista de saludos.
Elija Aceptar.
Elija Archivo > Guardar.
Para insertar datos de una hoja de clculo en un mensaje de correo electrnico o
una carta
En la pestaa Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Insertar
campo de combinacin.
En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, en Campos, elija un
nombre de campo (nombre de columna en la hoja de clculo) y elija Insertar.
Repita el paso 2 segn sea necesario y elija Cerrar cuando haya terminado.
Elija Archivo > Guardar.
Para obtener ms informacin acerca de agregar campos de la hoja de clculo en
el documento de combinacin, consulte Insertar campos de combinacin de
correspondencia. Adems, si est interesado en obtener ms informacin acerca
de las opciones para configurar el mensaje de correo electrnico, consulte
Combinacin de correos electrnicos en Word.

Ing. Oscar J. Flores Gutirrez

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PASO 4: OBTENER UNA VISTA PREVIA Y FINALIZAR LA

COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA
Despus de insertar los campos de combinacin de correspondencia que desee,
obtenga una vista previa de los resultados para confirmar que el contenido sea
correcto y ya estar listo para completar el proceso de combinacin de
correspondencia.
En la pestaa Correspondencia, elija Obtener una vista previa de los resultados.

Captura de pantalla de la pestaa Correspondencia de Word, donde se muestra el

grupo Vista previa de resultados.
Elija los botones de registro Siguiente Botn de registro siguiente para los
resultados de vista previa de combinacin de correspondencia o Anterior Botn
de registro anterior para los resultados de vista previa de combinacin de
correspondencia para desplazarse a travs de los registros en el origen de datos y
ver cmo aparecern los registros en el documento.
En el grupo Finalizar, elija Finalizar y combinar e Imprimir documentos o Enviar
mensajes de correo electrnico.
Captura de pantalla de la pestaa Correspondencia de Word, donde se muestra el
comando Finalizar y combinar, y sus opciones.

Ing. Oscar J. Flores Gutirrez

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PASO 5: GUARDAR LA COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

Al guardar el documento de combinacin de correspondencia, se mantendr
conectado al origen de datos. Puede volver a usar el documento de combinacin
de correspondencia para su prxima correspondencia en masa.
Abra el documento de combinacin de correspondencia y elija S cuando Word le
pregunte si desea mantener la conexin.

Ing. Oscar J. Flores Gutirrez

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PRCTICA PROPUESTA
Elaborar su curriculum vitae personal
Preparar una tabla con 10 personas. Con las siguientes columnas
Nombre
Apellido
Direccin
Telfono
Titulo profesional
Maestria
Doctorado
Idioma 1
Idioma 2
habilidades

Un curriculum vitae CV, es un documento que sirve para presentar las capacidades
y cualificaciones del interesado de una manera clara y eficaz. Por lo general tiene
algunos apartados como:
Datos personales
Resumen
Estudios profesionales
Habilidades personales
Experiencia laboral
Idiomas
Habilidades extraacadmicas

Se solicita:
Redactar su curriculum vitae para 10 personas
Una vez completo imprimirlo en PDF y enviar al correo ofloresg@usmp.pe

Ing. Oscar J. Flores Gutirrez