Parada de Planta

ANALISIS DE PROGRAMACION DEL PROCESO DE
PARADAS DE PLANTA
DESCRIPCIN:
En este trabajo se actualiz el manual del Proceso de Paradas de Planta de
Procesos con el fin de proporcionar una gua a los involucrados, sobre las diferentes
fases y actividades que se deben llevar a cabo para un desarrollo efectivo de dicho
proceso, cumpliendo con las premisas de calidad, seguridad, tiempo, costos e
integridad de la empresa.
El manual se actualiz de acuerdo con las mejores prcticas a travs del estudio de
dos libros guas titulados: Gua para el gerenciamiento de Paradas de Planta y Una
gua para la Gestin de paradas. De este estudio se defini que para que el proceso
se desarrolle de manera integral, debe realizarse en siete fases de tiempo y
abarcando 11 reas de desempeo.
El manual describe el alcance y los objetivos de las actividades que se deben seguir
es cada fase del proceso, as como a los responsables de cada una de stas;
tambin contiene el diagrama de flujo del modelo de gerenciamiento del proceso,
que explica el orden lgico de las actividades a realizar durante la parada; por otro
lado nombra las relaciones de las diferentes dependencias y Proceso de Paradas de
Planta y se definen los roles y responsabilidades de los involucrados.
INTRODUCCIN
Una Parada de Planta es la detencin total de las actividades productivas de una
unidad industrial con el objetivo de realizar el mantenimiento programado en los
equipos que hacen parte de ella, siendo un hecho que todas las empresas
industriales deben sortear; por tanto es necesario la definicin de un proceso que
describa las actividades y los procedimientos a seguir desde el inicio hasta la
ejecucin y fin de la Parada de Planta, para asegurar un desarrollo satisfactorio de
sta.
Se ha trabajado en el mejoramiento continuo del Proceso de Paradas de Planta,
parte de esto consisti en la actualizacin del manual que describe este proceso;
esta actualizacin se llev a cabo de acuerdo con las mejores prcticas.
La necesidad de la actualizacin del Proceso de Paradas de Planta en versiones
anteriores del manual no describa ni explicaba todas las actividades que se estaban
desarrollando en la prctica; el manual solamente estaba enfocado a las reas de
planeacin, programacin y ejecucin y no abarcaba las dems reas que son
importantes para un desarrollo integral del proceso.
El objetivo general de la actualizacin del manual del proceso de Paradas de Planta
es proporcionar a los involucrados una gua para la realizacin de las actividades y
procedimientos que ste conlleva, para lograr un desarrollo efectivo, cumpliendo con
las premisas de calidad, seguridad, tiempo, costos e integridad de la empresa.
Con la actualizacin del manual se espera que el Proceso de Paradas de Planta;
sea desarrollado eficazmente, logrando as, una reduccin en el tiempo de
ejecucin, mayor confiabilidad a las plantas, la optimizacin de los recursos
utilizados y el mejoramiento de la seguridad industrial durante el proceso de parada
de planta.
2. DESCRIPCIN DEL MANUAL DEL PROCESO DE PARADA DE PLANTA

2.1 OBJETO DEL MANUAL
Proporcionar a los responsables del proceso de Mantenimiento de Paradas de
Planta la informacin relacionada con las diferentes fases y actividades que a travs
de ste se deben llevar a cabo, para garantizar un desarrollo efectivo del proceso,
con el menor consumo de recursos, un alto grado de satisfaccin de los clientes y
cumpliendo con las premisas de calidad, seguridad, tiempo, costos e integridad de
la empresa.
2.2 ALCANCE DEL MANUAL
El manual contiene la descripcin de las actividades que se deben seguir en todas
las etapas del Proceso de Paradas de Planta. Para cada actividad se define el
objetivo, alcance, responsables y periodo de realizacin.
2.3 VERSIN
El manual del Proceso de Paradas de Planta, ha tenido varias actualizaciones
desde la fecha de su creacin el 10 de enero de 2015. La primera actualizacin se
realiz el 15 de abril de 2015 para ajustarlo al esquema internacional de paradas de
planta; la segunda actualizacin se hizo el 10 de julio de 2015; la tercera
actualizacin se realiz el 3 de septiembre de 2015 para la reorganizacin
administrativa de HUNGARO S.A. y la cuarta modificacin se hizo el 13 de octubre
de 2015 con el fin de actualizar los responsables del proceso y de establecer la
ubicacin electrnica del documento.
La actualizacin del manual realizada en el presente proyecto, corresponde a la
quinta versin, sta se efectu de acuerdo con las mejores prcticas. Se hizo debido
a que el manual existente no contena todas las actividades que en el momento se
estaban realizando en las Paradas de Planta de Procesos.
2.4 CONDICIONES GENERALES
2.4.1 El manual fue actualizado de acuerdo con las mejores prcticas de Paradas de
Planta de Procesos
2.4.2 La asignacin de responsabilidades a cada actividad est dada sobre la base

de la actual distribucin administrativa del personal y la definicin de cargos de las
Paradas de Planta
2.4.3 El proceso consta de siete fases, cada una de ellas cubre una estructura de
tiempo para el desarrollo del Proceso de Paradas de Planta.
2.4.4 Durante el Proceso de Paradas de Planta se gestionan 11 reas de
desempeo, las cuales se describen a continuacin.
2.4.5 El manual aplica para todas la paradas de planta que tengan un intervalo de
realizacin superior a 18 meses. Las plantas a las que aplica son: Planta de
Chancado, Planta de Molienda, Planta de tratamiento y Planta de Flotacion.
2.4.6 La reparacin de cancha de gruesos no se considera como parada de planta
sino como mantenimiento especial, por tanto no se le aplica el manual.
2.4.7 El manual se aplica a las paradas de planta programadas. No aplica a las
paradas de emergencia.
2.5 REAS DE DESEMPEO
El proceso de Parada de Planta comprende siete fases, en las cuales se deben
gestionar en cada una de ellas, 11 reas claves de desempeo, las cuales se
enumeran a continuacin:
2.5.1 rea 1. Contiene todas las estrategias e hitos para un desarrollo efectivo del
Proceso de Paradas de Planta.
2.5.2 rea 2. En este rea se define la organizacin de la parada, los roles y
responsabilidades de los involucrados en el proceso, los equipos que conforman la
Parada y las diferentes reuniones y talleres que se deben llevar a cabo.
2.5.3 rea 3. Este rea abarca lo relacionado con el alcance de la parada, como la
recopilacin del alcance y su cuestionamiento; gerenciamiento de los trabajos
emergentes y contingentes durante todas las fases de la Parada.
2.5.4 rea 4. Esta rea comprende las actividades relacionadas con la planeacin de
la parada; abarca los diferentes planes a realizar para el desarrollo de la Parada de
Planta. Se estiman los recursos necesarios en cada orden de trabajo, se hace la
programacin y desarrollo del plan detallado de trabajo.
2.5.5 rea 5. Esta rea incluye las actividades de estimacin, presupuesto y control de
los costos en todas las fases de la parada.
2.5.6 rea 6. En esta rea se gestiona el proceso de contratacin de la parada de
planta; abarca la estrategia de contratacin, formas de contratos, trmites,
administracin, liquidacin y evaluacin de los contratos.
2.5.7 rea 7. Este rea se ocupa del gerenciamiento de los materiales de la parada;
abarca de la solicitud, compra y seguimiento de los materiales y herramientas (de
largos y cortos plazos de entrega) necesarios para la Parada, para asegurar que stos
estn disponibles al momento de la ejecucin de los trabajos.
2.5.8 rea 8. En esta rea se hace gestin de la calidad del Proceso de Paradas de
Planta; de manera que asegura que el proceso se lleve a cabo bajo las normas de
calidad de la empresa y de acuerdo con los procedimientos establecidos. Contiene los

planes de calidad de la parada, las auditoras internas y externas que se deben
realizar durante el proceso. El aseguramiento y control de calidad durante la ejecucin
de los trabajos en la Parada.
2.5.9 rea 9. En este rea se hace el gerenciamiento de HSE del proceso, se define
el organigrama y los responsables de HSE de la parada, la elaboracin de los distintos
planes, charlas y capacitaciones de seguridad y el monitoreo durante la ejecucin de
los trabajos de la Parada de Planta.
2.5.10 rea 10. Esta rea contiene los diferentes aspectos a tener en cuenta en la
ejecucin de los trabajos de la parada; movilizacin de los recursos, apagada y
arranque de la unidad.
2.5.11 rea 11. Esta rea abarca las actividades para el cierre y finalizacin de la
parada, el registro de la informacin tcnica de la parada, el cierre de las rdenes de
trabajo, clculo de los indicadores de gestin y elaboracin del informe final de la
parada.
2.6 INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE PARADAS DE PLANTA
2.6.1 Roles y responsabilidades de los involucrados en el Proceso de Paradas
de Planta
Sponsor de la parada: orienta y facilita al equipo de coordinacin de la Parada de
Planta el logro de sus objetivos, a travs del conocimiento que tiene de las
necesidades del negocio, los riesgos, la demanda del mercado, los costos y sus
efectos.
Lder de la parada: es el responsable de la ejecucin exitosa de todas las actividades
de la Parada de una manera segura, en el tiempo previsto y dentro de los costos y
metas establecidas por el Sponsor.
Coordinador de Proyectos y Paradas de Planta: proporciona al Lder de la Parada
todo el soporte requerido mediante la asignacin de recursos, logstica, infraestructura,
administracin de personal, administracin de contratos, requeridas para el normal
desarrollo de una Parada.
Planeador General: encargado de la elaboracin del plan detallado de trabajo de la
parada de Planta.
Planeadores de rea o especialidad: planea las rdenes de trabajo concernientes a
su especialidad.
Coordinador de la planta: responsable del desarrollo de los programas de apagada,

descontaminacin y arrancada de la planta. Interacta con el programa de la
produccin y con los coordinadores de operaciones de otras unidades o reas, con el
fin de garantizar los compromisos del programa de produccin.
Coordinador de turno (Ejecucin): responsable de la ejecucin de los trabajos en un
turno especfico.
Coordinador de rea o especialidad: responsable de la ejecucin de los trabajos de
una(s) lnea(s) especfica(s) durante la Parada de Planta.
Coordinador de Confiabilidad: monitorea la ejecucin del plan detallado de inspeccin
y del plan de aseguramiento y control de calidad.
Coordinador de mantenimiento da a da: garantiza la disponibilidad de los talleres,
banco de vlvula de seguridad, central de herramientas, patios, equipo pesado y
recurso humano para supervisin de las actividades a realizar durante la Parada.
Coordinador de bodega de materiales y herramientas: suministra todos los materiales
y herramientas en el sitio y en forma oportuna durante la ejecucin de la Parada.
Coordinador de HSE: responsable del gerenciamiento de HSE durante todas las
fases de la Parada de Planta.
Analista de costos: hace un seguimiento y anlisis diario de los costos de la parada
de planta para facilitar la toma de decisiones del lder de la parada
Supervisor de rea o especialidad: responsable de la calidad de los trabajos de su
rea o especialidad durante la ejecucin de la Parada de Planta
Supervisor de operaciones: responsable de que las diferentes actividades que
corresponden a operacin de la planta se desarrollen con calidad y siguiendo los
procedimientos adecuados.
Soporte de infraestructura y logstica: coordina los requerimientos totales a
suministrar a la organizacin de la parada con servicios y facilidades de apoyo.
Soporte de materiales: responsable del gerenciamiento de los materiales durante
todas las fases de la Parada.
Soporte de gestin de personal: responsable del ingreso, capacitacin, dotacin y el
reporte del personal temporal necesario para la Parada, as como tambin de su
liberacin al final de sta.
Soporte de administracin de contratos: encargado del gerenciamiento de los
contratos durante todas las fases de la parada.
2.6.2 Equipos que conforman el Proceso de Paradas de Planta

Equipo de gerencia: es quin gerencia la parada de planta en cada una de sus fases;
es encargado de tomar las decisiones en relacin al costo, duracin y alcance de la
Parada, est conformado por:
-
El Gerente
Superintendente Tcnico
Superintendente de Produccin
Sponsor de la parada
Equipo de coordinacin: determina la forma de hacer las actividades durante todas

las fases del Proceso de Paradas de Planta; est conformado por:
-
Lder de la parada
Coordinadores de Operaciones
Coordinador de Confiabilidad
Coordinador de Administracin de Inventarios
Coordinador de HSE
Planeador general de la Parada.
Equipo de Planeacin: responsable de la planeacin de la Parada de Planta

especfica, est conformado por el Planeador General y los Planeadores de rea o
Especialidad.
2.7 FASES Y ACTIVIDADES DEL PROCESO
El proceso de parada de planta consta de siete fases, cada una de estas cubre una
estructura de tiempo en la planeacin, ejecucin o cierre de la parada. La finalizacin
de las fases la determina la realizacin de una serie de actividades propias de cada
fase, llamados entregables. Las fases son las siguientes:
2.7.1 Fase I. Establece la planificacin y los pronsticos de presupuesto a largo plazo
de la Parada, para integrarlos dentro del plan general por medio de la definicin de los
postulados o premisas bajo las cuales se llevar a cabo la Parada y a travs de la
definicin de los indicadores claves de desempeo esperados.
Esta fase tiene su duracin entre 18 y 12 meses antes de la ejecucin de la Parada y

el responsable de su realizacin es el Equipo de Gerencia de la Parada. En la tabla 4
se enuncian las actividades a desarrollar en esta fase.
Tabla 4. Actividades de la Fase I

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Identificar las
Jefe del Dpto de
necesidades del
programacin de la
negocio
Produccin
PERIODO DE
DESCRIPCIN
REALIZACIN
Contiene las reparaciones que se tiene previsto ejecutar en

3 meses antes de la
ejecucin de la parada
las diferentes unidades productivas de la Planta de

Procesos.
Jefe Dpto
Programacin de la
Elaborar plan
produccin -
El plan se debe hacer
Coordinador de
para 5 aos y debe
general de la parada Confiabilidad Coordinador de
revisarse y actualizarse
cada 6 meses.
Para cada parada se deber estimar los siguientes

aspectos: alcance global, duracin, fecha de inicio y costos
estimados.
Proyectos y Paradas
de Planta
Las premisas son las metas y/o objetivos que sirven como
parmetros cualitativos y/o cuantitativos del Proceso de
Parada de Planta. Los temas que deben incluir las
Definir
premisas de la
parada
Equipo de Gerencia Lder de la parada
Entre 3 y 4 meses
antes de la ejecucin de
la parada
Premisas (aunque no se limitan a ellos) son la fecha de

inicio, la duracin, el costo, el desempeo, tiempo de ciclo
post parada deseado, nivel de disponibilidad deseado de la
planta post parada, poltica de congelamiento del alcance,
proyectos a implementar, fechas de entrega de trabajos,
etc.
Nombrar Sponsor,
Entre 3 y 4 meses
Equipo de gerencia y Gerente
lder de la parada
la parada
Asignar Equipo de
coordinacin de la
parada
Sponsor de la parada
- Lder de la parada
de la ejecucin de la
parada
A ms tardar 12 meses
Equipo de
coordinacin
la parada
de planta y/o
Coordinador de
Entre 18 y 12 meses
ingenieras
ingeniera de
requeridas para la
procesos
la parada
inicio de la parada
desarrolle satisfactoriamente
Entre 3 y 4 meses antes
Lder de la parada -
Efectuar reunin de
Se definen los que van a liderar el proceso, para que se
Con el fin de informar a los involucrados del proceso las

premisas de la parada
Solicitar los cambios
parada
Se solicitan los cambios de ingeniera, diseo, etc., a

realizar en la parada.
El plan de hitos contiene los hitos a cumplir durante las

Entre 18 y 12 meses
Elaborar plan de
hitos de la parada
Lder de la parada
fases de la parada; debe contener las fechas de las
antes de la ejecucin de actividades a realizar, as como los responsables de stas.

la parada
Se deben resaltar los hitos importantes y tenerlos

presentes durante cada una de las fases
Elaborar plan I
Lder de la parada-
Entre 18 y 12 meses
(plantas) de la
Coordinador de
antes de la ejecucin de trabajos mecnicos y arranque de cada planta a ser
parada
operaciones
la parada
creacin del centro
Planeador
18 meses antes de la
Planta dentro del sistema de administracin de costos de la
de costos de la
general
refinera; en l se cargan los costos incurridos durante la
Solicitud de la
Parada de Plantal3]
Elaborar y gestionar
Entre 18 y 12 meses
el presupuesto para Lder de la parada
prxima vigencia
la parada
Definir estrategia y
plan de contratacin
Lder de la parada
Realizar solicitud de
materiales de
amplios plazos de
Lder de la parada
entrega
Analizar lecciones
parada anterior
2.7.2
intervenida en la Parada.
El centro de costos es el cdigo que identifica a Parada de
parada
aprendidas de la
Contiene las fechas de inicio y terminacin de la apagada,
Lder de la parada
Se estiman los costos de la parada con una desviacin de

ms o menos un 30%
Se define que trabajos van a ser contratados, como va a
ser la forma se pag, quien pone los materiales, etc.
Entre 18 y 12 meses
Los materiales que tienen tiempo y negociaciones
antes de la ejecucin de prolongadas o requerimientos especiales para la compra y

la parada
entrega.
Se identifica que se debe mejorar, para aplicarlo a la
parada de planta en desarrollo
Fase II. Define el alcance final de la Parada despus de hacer una
recopilacin y cuestionamiento a las rdenes de trabajo; al finalizar esta etapa se

realiza la primera auditora interna de la parada.
Esta fase tiene su duracin entre 12 y nueve meses antes de la ejecucin de la
Parada y el responsable de su desarrollo es el Lder de la Parada. Las actividades
que se desarrollan durante esta fase se enuncian en la tabla 5.
Tabla 5. Actividades de la Fase II

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PERIODO DE
DESCRIPCIN
REALIZACIN
Se enumeran todas las actividades y tareas que

Establecer lista de
Planeador
deben ser realizadas para adelantar con xito las
chequeo de planeacin
general
diferentes etapas de la Parada, estableciendo las

fechas requeridas y los responsables para cada una.Pl
Conformar el equipo de
planeacin de la parada
Lder de la parada
de planta
Realizar reunin de
Lder de la parada
parada (fase II)
El equipo planeador est conformado por Planeador
general, planeador electricista, de metalistera, de

mecnica, de HSE, etc.
9 meses antes de la
Para informar a los involucrados el avance del
proceso.
Consolidar el listado de
las rdenes de trabajo
existentes para el taller
Planeador
de
general
cuestionamiento de
De 12 a 10 meses antes Se solicita al departamento de apoyo tcnico a la

produccin las diferentes rdenes de trabajo de la
parada
parada.
alcance
Realizar
taller
cuestionamiento
de
del Lder de la parada
En el taller se define el alcance final de la Parada,

De 12 a 10 meses antes despus de un cuestionamiento de cada una de las
de la ejecucin de la rdenes de trabajo recopiladas en la actividad anterior.
alcance
parada
Creacin, modificacin y
Inmediatamente
En el taller participan un agente externo como

moderador y todos los involucrados en el proceso.
complementacin de las
rdenes de trabajo segn
Planeador
general
despus de realizado el
taller de
taller de cuestionamiento
cuestionamiento
de alcance
alcance
Efectuar
congelamiento
del Lder de la parada
alcance de la parada
del
Se
completan
las
rdenes
de
trabajo
con
la
informacin concerniente a la parada de planta
Consiste en suspender la inclusin de trabajos como

9 meses antes de la parte del alcance de la reparacin en la parada de
ejecucin de la parada planta. Se realiza a ms tardar nueve meses antes de
la ejecucin de la Parada
Elaborar plan II (grupos
Planeador
de equipos)
general
Estimativos de
presupuesto de +/- 20%
Entre 12 y 9 meses
Contiene la duracin de cada grupo de equipos a
antes de la ejecucin de intervenir en la Parada. Los grupos de equipos pueden

la parada
ser, intercambiadores, vlvulas, torres, tambores, etc.
Entre 12 y 10 meses de Se realiza de acuerdo a la valoracin que tienen las

Lder de la parada
la ejecucin de la
rdenes de trabajo recopiladas para el taller de
parada
cuestionamiento de alcance.
Se define el objeto y alcance del contrato, se describe
Definir
Entre 12 y 9 meses
especificaciones tcnicas Planeador

de los contratos de la
el trabajo, los procedimientos de ejecucin, los
antes de la ejecucin de equipos y herramientas, transporte, seguridad
general
la parada
parada
industrial, plazo de ejecucin de trabajos, sistema de

precios, normas, planos, etc.
Elaborar el presupuesto
Planeador
de los contratos
general
Hacer seguimiento a
Planeador
compras
general
Entre 12 y 9 meses
antes de la ejecucin de De acuerdo con los trabajos requeridos.
la parada
Desde su solicitud,
hasta que estn en
bodega
Efectuar primera auditoria

de la preparacin de la
Lder de la parada
parada
Divulgacin de premisas Coordinador HSEde HSE de la parada
Lder de la parada
HSE vigentes y aplicables
Planeador HSE
especificaciones tcnicas Planeador HSE

de HSE para contratacin
Consiste en una auditora interna en la cual se verifica

que el proceso se este llevando a cabo segn lo
establecido.
la ejecucin de la
parada
la parada
Definir
y/o herramientas solicitadas
Entre 12 y 10 meses de
Entre 12 y 9 meses
Definir Estndares de
2.7.3
9 meses antes de la
Se refiere a las rdenes de compra de los materiales
Se definen los estndares a utilizar en la parada, los

tipos de documento y su ubicacin
9 meses antes de la
Especificaciones como la legislacin y normatividad
colombiana, la poltica integral de HSE de Ecopetrol.
Fase III. En esta fase se desarrollan todos los procesos de contratacin,
hasta que se adjudiquen los contratos; se elaboran los organigramas de la gestin de

la parada, se definen los roles y responsabilidades del personal de HSE de la parada
Esta fase tiene su duracin entre nueve y seis meses antes de la ejecucin de la
Parada M y el responsable de su desarrollo es Lder de la Parada. Las actividades que
se realizan en la fase se enuncian en la tabla 6.
Tabla 6. Actividades de la Fase III
ACTIVIDAD
Definir
validar
RESPONSABLE
roles
de
Ecopetrol y Consultoras
Realizar
organigrama
DE
REALIZACIN
DESCRIPCIN
Sponsor de la parada - 8 meses entes de la

Lder de la parada
de
involucrados en la gestin de la Lder de la parada

parada
PERIODO
8 meses entes de la Se define el nivel de responsabilidad de los
ejecucin de la parada involucrados en la Parada de Planta.
Realizar reunin de parada
Lder de la parada
6 meses antes de la
Informa a los involucrados el avance del

Proceso.
En esta actividad se recopilan los trabajos
emergentes, para luego cuestionarlos en el taller
Sesin emergentes
Planeador general
6 meses antes de la
de trabajos emergentes. Los trabajos
ejecucin de la parada emergentes son aquellos que han sido

identificados o solicitados despus del
congelamiento del alcance de la parada.
Realizar taller de
Coordinador
descontaminacin
operaciones
Entre 9 y 6 meses
antes de la ejecucin
de la parada
Se define el plan de descontaminacin a seguir

en cada equipo, este contiene los
requerimientos, los estndares locales sobre
emisiones y las necesidades de proteccin
personal que se deben utilizar.
Planeacin nivel III (equipos)
Planeador general
Entre 9 y 6 meses
Contiene la planeacin de cada equipo a
intervenir en la parada de planta.
de la parada
Se ajusta el presupuesto despus de realizado
Ajustes del presupuesto y
elaborar curva "S" de costos
Crear OT hermana para

contratacin
Planeador general
Planeador general
Entre 9 y 6 meses
el taller de cuestionamiento de alcance y se
realiza el control de los costos incurridos hasta
de la parada
el momento.
Es una orden de trabajo adicional que se crea
9 meses antes de la
en caso de que Ecopetrol S.A. suministre los
ejecucin de la parada materiales para la ejecucin de un trabajo

contratado.
Realizar trmite de la solicitud de

contratacin
Hacer seguimiento al proceso de

contratacin
Generar solicitud de materiales

de plazos normales de entrega
Soporte de
administracin de
contratos
Entre 9 y 7 meses
Se presentan los documentos requeridos para el
inicio del trmite de contratacin
de la parada
Desde el trmite, hasta
Planeador general
que se adjudiquen los

contratos
Planeador general
Entre 7 y 6 meses
Para asegurar que los materiales se encuentren
disponibles a la hora de ejecutar los trabajos
de la parada
Hacer seguimiento del estado de
las solicitudes de material
Planeador general
Desde su solicitud,
hasta que estn en
bodega
Realizar segunda auditoria de la

parada
Definir Roles y responsabilidades

de HSE para la parada
Lder de la parada
6 meses antes de la
Auditora interna para verificar que el proceso se
ejecucin de la parada est realizando de acuerdo con lo establecido.
Planeador HSE
Entre 9 y 8 meses
de la parada
Realizar organigrama de HSE de Planeador HSE -
Entre 9 y 8 meses
la parada
Planeador general
Contiene los responsables de HSE de la parada
de la parada
Consiste en definir que puede salir mal, que
puede causarlo, que se va a hacer para evitarlo,
Realizar el anlisis integral de
riesgos de la parada
Planeador HSE
6 meses antes de la
quien es el responsable, hacer una valoracin
ejecucin de la parada en la matriz RAM y se define algunas

observaciones.
2.7.4
Fase IV. Se establecen el conjunto de actividades necesarias para
realizar la planeacin detallada de la parada y la elaboracin del programa general de

ejecucin que permita establecer la duracin total de la parada de planta, cantidades
ptimas de recursos a utilizar y mantener el control global y detallado de los trabajos
que debern ser ejecutados con la unidad fuera de servicio. [1, 2, 8]
Esta fase tiene su duracin entre seis y dos meses antes de la ejecucin de la Parada
M y el responsable de su desarrollo es el Planeador general de la Parada de Planta.
Las actividades que se realizan en esta fase se enuncian en la tabla 7.
Tabla 7. Actividades de la Fase IV
ACTIVIDAD
Elaborar estrategia general de

RESPONSABLE
Lder de la parada
PERIODO DE REALIZACIN
3 meses antes de la ejecucin

de la parada
DESCRIPCIN
Establece la estrategia de comunicacin

de los involucrados, los organigramas y
las reuniones a realizar durante la
ejecucin
Elaborar organigrama de
contratistas: roles y
Contratistas
responsabilidades
3 meses antes de la
Establecer y oficializar
Planeador general -
3 meses antes de la
organigrama de ejecucin
Lder de la parada
Planeador
De 6 a 2 meses antes de
general
la ejecucin de la parada
Lder de la parada
2 meses antes de la
Para informar a los involucrados el avance
del proceso.
3 meses antes de la
En el taller se cuestionarn los trabajos
Preparar libros de parada
Realizar reunin de parada
Realizar taller de trabajos

emergentes
Los libros contienen la informacin general

de la parada, estos sern entregados a
todos los involucrados
Equipo de coordinacin - ejecucin de la parada
emergentes para determinar si se
Lder de la parada
realizaran o no en la parada de planta.[1, 2]
Preparar carpetas de seguimiento Planeador
6 meses antes de la
de la planeacin
general
Contienen la informacin de soporte para el

desarrollo de la etapa de planeacin del
Proceso.
Entre 6 y 3 meses antes Se planean los recursos necesarios para la

Planear rdenes de trabajo
Planeador general -
ejecucin de cada orden de trabajo; de esto
Planeador de rea o
parada
se encargan los planeadores de rea o

especialidad.[3]
Los paquetes de trabajo recopilan la
especialidad
informacin de un trabajo especfico, se

pueden hacer para cada orden de trabajo o
para un grupo de stas. Contienen el
Preparar paquetes de trabajo
Planeador de rea o
especialidad
Entre 6 y 3 meses antes alcance del trabajo, los materiales

necesarios, plan de inspeccin y prueba,
parada
los planos, la planeacin, los

requerimientos para entrada a los equipos,
las herramientas, procedimientos e
instructivos, procedimientos de HSE,
procedimientos de alistamiento seguro, etc.
Programacin general
Preparar informacin para el taller

de cuestionamiento de la ruta
crtica
Planeador
general

parada
Planeador
3 meses antes de la
general
Se realiza el programa que contiene la

secuencia lgica de los trabajos a
desarrollar durante la ejecucin de la
Parada de Planta
En este taller se define la mejor forma de

realizar los trabajos de la Parada de Planta
de acuerdo con la experiencia de los
Efectuar taller de cuestionamiento
de la ruta crtica
Lder de la parada
3 meses antes de la involucrados. Entre los participantes del

taller estn el sponsor, el Lder, Planeador

General, planeadores de rea Coordinador
de la planta, Ingenieros de confiabilidad,
Ingenieros de mantenimiento, etc
Realizar programacin detallada
Planeador
general
A ms tardar 2 meses
la parada
Consiste en realizar el plan detallado de

trabajo que contiene el tiempo y los
recursos necesarios para la ejecucin de
los trabajos en la Parada de Planta.Pl
Definir y aprobar localizaciones
Planeador
2 meses antes de la
Definir le ubicacin de las instalaciones
fsicas y campamentos
general
para la parada, como los baos, cafetera,

materiales, etc.
Consolidar cantidad de
Planeador
herramientas
general
Consolidar cantidad de personal
Planeador
general
3 meses antes de la
3 meses antes de la
Consolidar necesidades y
Planeador
requerimiento de otras
general
dependencias
Estimativos de presupuestos y
Lder de la parada
ajuste curva "s" costos +/- 10%
Hacer seguimiento al proceso de

contratacin
Lder de la parada
3 meses antes de la
Se solicita el personal de otras
dependencias, necesario para la parada
3 meses antes de la
Ajuste del presupuesto despus de
realizada la planeacin de los trabajos.
Hasta que se adjudiquen

todos los
Hacer seguimiento del estado de Planeador
Desde que se hace la
las solicitudes de material
solicitud, hasta que
general
estn en bodega
Este taller es realizado por un ente externo,
puede ser de Shell Global Solutions, que
Realizacin del primer taller de
revisin del alistamiento
Lder de la parada
6 meses antes de la revisa el avance del proceso y el estado de

las 11 reas de desempeo, generando

recomendaciones
para
la
mejora
del
proceso.
Realizacin de los planes de HSE

de la parada
Planeador HSE
Entre 6 y 2 meses antes Se

desarrollan
los
planes
de
de la ejecucin de la comunicaciones, logstica, de manejo
parada
ambiental, de respuesta a emergencias, de
salud industrial, de capacitaciones, etc.
Realizar Anlisis de riesgos para

trabajos con la matriz RAM
Planeador HSE
Entre 6 y 2 meses antes Se determinan los riesgos y controles

de la ejecucin de la asociados a cada actividad y control de
parada
Realizar Estrategia para el control

de incidentes y fallas de control
2.7.5

Planeador HSE
parada
peligros y medidas de recuperacin.

Establecer como identificar, reportar,
investigar y cerrar, los incidentes y fallas de
control ocurridos, durante la ejecucin de la
Paradas de Planta.
Fase V. Secuencia de actividades para el alistamiento y realizacin de
trabajos previos a la iniciacin de la reparacin y a la intervencin de los equipos, que

permite asegurar la custodia de stos, la obtencin de los recursos y la ejecucin de
los trabajos planeados.
Esta fase inicia dos meses antes de la ejecucin y finaliza al inicio de la ejecucin de
la Parada M y el responsable de su desarrollo es el Lder de la Parada. Las
actividades de esta fase se enuncian en la tabla 8.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PERODO DE
REALIZACIN
DESCRIPCIN
Asignacin inicial de
Planeador
Entre 2 y 1 mes antes de
recursos humanos
general
la ejecucin de la parada
Asignar los nombres del

personal en los
Lder de la parada
organigramas de la parada
Divulgar libros con

informacin de parada
Equipo coordinador Planeador general - Lder

de la parada
Elaborar plan de
comunicaciones de la
Lder de la parada
parada
Efectuar reunin de inicio de
Lder de la parada
1 mes antes de la
Los libros contienen la informacin relacionada
con la parada de planta
Entre 2 y 1 mes antes de Se define el medio de comunicacin entre los

la ejecucin de la parada involucrados de la parada
2 meses antes de la
Para informar a los involucrados sobre el
avance del proceso.
de Trabajo actualizado
general
Analista de costos
Durante toda la parada
Planeador
Hasta la adjudicacin de
general
los contratos
Hacer
seguimiento al proceso de
contratacin
Recibir trabajos ejecutados
por contratos
Interventor de contratos
condiciones requeridas.
la ejecucin de la parada durante la ejecucin de la parada.
2 meses antes de la
de la parada
parada, asegurando que este tenga las
Entre 2 y 1 mes antes de Asignar al personal los roles a desempear
Revisin del Plan Detallado Planeador
Realizar el control de costos
Consiste en seleccionar al personal de la
1 mes antes de la
Hacer
Planeador
Hasta que los materiales
seguimiento a compras
general
estn en bodega
Se revisa la programacin de la parada.
Con el fin de asegurar que los costos gastados

sean aproximadamente los planeados
Se reciben los trabajos que hayan sido

ejecutados por contratistas, como
prefabricaciones, etc.
Se verifica que el proceso se

Realizacin del segundo taller
de revisin del alistamiento
2 meses antes de la ejecucin
Lder de la parada
de la parada
est desarrollando como se

plane y que todas las reas de
desempao
estn
siendo
tratadas.
Planeador
De 6 a 8 semanas antes Se preparan las herramientas y equipos a
Adecuacin y preparacin general
de la ejecucin de la utilizar en la parada, para garantizar la calidad
de herramientas y equipos
parada
Desarrollar
plan
de
Capacitaciones de HSE
Planeador HSE-
de stos a la hora de su utilizacin.
De 6 a 2 semanas antes Se realizan las charlas de HSE a los
Planeador
de la ejecucin de la involucrados de la parada, de acuerdo con los
general
parada
planes de capacitacin
De 6 a 2 semanas antes
Preparacin de los permisos Planeador
de la ejecucin de la Se
de trabajo
parada
general
Elaborar
corrida
evaluacin
previa
de
a
la
parada
Campamentos
Coordinador
de
operaciones
mes
antes
de
los
permisos
de
trabajo
la En donde se verifica el estado de la planta
y Planeador
movilizacin de recursos
preparan
necesarios para la parada
antes de la ejecucin de los trabajos.
De 3 a 2 semanas antes Se movilizan los materiales y recursos a utilizar
general
de la ejecucin de la en la parada en el sitio al que corresponden.

parada
2.7.6
Fase VI. Contiene el conjunto de actividades para la ejecucin y
documentacin de cada uno de los trabajos previstos en el plan y programa general

de la parada. Las actividades de esta fase se enuncian en la tabla 9.
2.7.7
Actividades de la Fase VI
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PERODO DE
REALIZACIN
Ajustes de estrategia segn
Planeador general -
Cuando haya cambios en el
desviacin del plan
Programador
plan de trabajo
Cuestionar y consolidar los

trabajos emergentes durante la
Lder de la parada
parada
Registrar informacin de
Planeador general -
utilizacin de recursos
Programador
Programacin del turno
Planeador general Programador
Durante toda la ejecucin de la

parada
Al final de cada turno
Al fin de cada turno
DESCRIPCIN
Cuando hay cambios en el plan es
necesario la implementacin de planes
de contingencia
Los trabajos adicionales que salgan
durante la ejecucin de la parada,
deben ser cuestionados
Se captura en campo los avances de

las actividades y se registran
Al final de cada turno se realiza la

programacin del turno siguiente
Hacer el control de costos de la
Analista de costos
parada
Interventora de los contratos
parada
Interventor de contratos
Generar salida de materiales y
Facilitador de materiales
herramientas
materiales, horas hombre,

herramientas, etc.

parada
Para asegurar que los contratistas

estn cumpliendo con las
especificaciones requeridas

parada
Genera las salidas de las herramientas

necesarias para la ejecucin de los
trabajos
Generar reporte diario de

consumo de materiales y
Se controlan los costos de los
Con el fin de conocer la cantidad de
Facilitador de materiales Al final del turno del da
materiales utilizados en la parada
herramientas
Planeador
general
parada
Realizar control de calidad
Inspectores de
Durante toda la ejecucin de la Se realiza el control de la calidad de
durante la parada
confiabilidad y procesos parada
Hacer seguimiento a compras
A los materiales que no han llegado
los trabajos realizados en la parada
Realizar control de HSE durante Coordinador
Durante toda la ejecucin de la Rondas, charlas de seguridad,
la parada
HSE
parada
Coordinador de
Antes de la ejecucin de los
operaciones
trabajos
Ejecutar la apagada de la unidad

y la descontaminacin de
equipos y sistemas
Recibir custodia fsica del equipo Supervisor
Despus de la pagada de
planta
simulacros, boletn de seguridad

Debe hacerse acorde con el plan de
apagada, para luego dar inicio a la
ejecucin de trabajos
Se oficializa la entrega de la planta a
los responsables de la ejecucin de la
parada
Revisar los trabajos a ejecutar,

Alistamiento del turno
Supervisor
Al inicio de cada turno
diligenciar los permisos de
2.7.8
trabajo, suministrar la
informacin necesaria al
personal de trabajo
Ejecucin fsica de trabajos

Entregar custodia fsica de los
equipos
Efectuar arrancada de la unidad
Supervisor
Durante toda la ejecucin de Se ejecutan los trabajos, de acuerdo

la parada
al programa establecido
Supervisor
Al finalizar los trabajos
Se entrega la custodia a operaciones
Coordinador de
Despus de recibir la custodia Se reanuda la operacin de la planta
operaciones
de la planta
Efectuar la desmovilizacin de
Coordinador de la
recursos e infraestructura
parada
de acuerdo al plan de arrancada
Terminada la ejecucin de los Se retirar los recursos e

trabajos y entregada la
infraestructura utilizada durante la
custodia
parada.
a
s
e
VII. Secuencia de actividades para cierre y finalizacin de la parada, como el registro

de informacin, cuantificacin de costos, balance tcnico econmico y la evaluacin
de desempeo del proceso.
Esta fase tiene su inicio finalizada de la ejecucin de la Parada y su duracin es de
dos meses y el responsable de su desarrollo es el Lder de la Parada. Las actividades
que se desarrollan en esta fase se enuncian en la tabla 10.
Tabla 10. Actividades de la FASE VII
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Lder de la parada
Aprendidas
Evaluar desempeo del
Generar
recomendaciones
posteriores a la parada y
solicitar cambios de planta
Calcular costos del

proyecto
Liquidacin de los
1 mes despus de la
proceso, lo que estuvo bien y lo que tiene posibilidad
de mejorar, luego se generan las lecciones aprendidas

del proceso
Equipo de
personal y valorar nuevas coordinacin - Lder

competencias
DESCRIPCIN
REALIZACIN
En este taller se identificarn las falencias en el
Realizar el Taller de
Lecciones
PERODO DE
de la parada
Coordinadores de
confiabilidad y
procesos
Analista de costos
2 meses despus de la
Con el fin de mejorar las competencias del personal

involucrado mediante capacitaciones y de una mejor
asignacin de los roles en la siguiente parada
Se generan las recomendaciones de posibles trabajos
a realizar en la prxima Parada de Planta.
1 mes despus de la
Costos totales de horas hombre, alimentacin,

transporte, servicios mdicos, materiales,
herramientas, consultorias.
Interventor de
Se calculan los costos totales del contrato, se efecta
contratos
el pago y luego se evalan los contratistas.
Realizar devoluciones a
Facilitador de
Finalizados los trabajos
bodega
materiales
de la parada
contratos y evaluacin de
los contratistas
Generar informe final

sobre el consumo de
materiales en la parada
Realizar auditoria final de

la parada
Realizar informe final de

HSE de la parada
Se realiza la devolucin de los materiales que no

fueron consumidos y de las herramientas utilizadas en
la Parada.
Contiene el listado de los cdigos y las salidas que se
Facilitador de
1 mes despus de la
utilizaron durante la reparacin. Se genera el costo
materiales
total de materiales, que sirve para el clculo del costo

total de la parada.
Lder de la parada
Planeador HSE
Verifica que el proceso se realiz de acuerdo con los
establecido
Se entregan los reportes de accidentalidad y

prdidas, recomendaciones de HSE para la prxima
parada y evaluacin del personal de HSE.
Efectuar corrida de
evaluacin de la unidad,
posterior a la arrancada
Coordinador
2 semanas despus de
Para conocer el estado de la planta despus de la
Operaciones
la parada
ejecucin de los trabajos
Se registra el porcentaje de cumplimiento de cada

Registrar la informacin
tcnica
Supervisor
1 mes despus de la
trabajo, novedades ocurridas durante la ejecucin,
recomendaciones particulares de cada tarea y

posibles modificaciones a los procedimientos.[3]
Cerrar y finalizar rdenes

de trabajo
Verificar si las tareas estn
Supervisor
1 mes despus de la
Se cierran en Ellipse
Planeador
1 mes despus de la
Se revisa si todos los trabajos planeados fueron
general
ejecutados en la parada y completados en un 100%
Evaluar informacin de
Planeador
Consolidar un listado de los recursos utilizados en la
utilizacin de recursos
general
parada como materiales, herramientas y personal.
De acuerdo con las premisas establecidas al inicio del
proceso.
ejecutadas y la
informacin est completa
Calcular indicadores de
gestin del proceso
Lder de la parada
Muestra los resultados del proceso, debe contener:

Aspectos de HSE, Antecedentes de la reparacin,
Aspectos de planeacin y control, Resumen de
eventos de la parada, Duracin de la parada, Sntesis
del alcance final de los trabajos realizados, Utilizacin
del talento humano, Reporte del consumo de servicios
de alimentacin y transporte, Reporte de las horas
Realizar el informe final de
la parada
Lder de la parada
hombre utilizadas, Reporte de accidentalidad, Reporte
de costos, Estructura organizacional preparada

durante la parada, Cronograma general de la
ejecucin de las actividades, Cuadro de resumen de
contratos que indique: proveedor, objeto del contrato,
valor inicial y final, fecha de inicio y finalizacin,
Comparativo de los costos estimados contra paradas
anteriores, Informe final de inspeccin y Propuestas
de mejoramiento y recomendaciones
2.8 RELACIN DEL PROCESO DE PARADAS DE PLANTA CON LAS DEMS

DEPENDENCIAS Y PROCESOS DE LA PLANTA
INSUMOS
1. Ordenes de Trabajo de origen predictivo,
correctivo y/o mejorativo
PROVEEDORES
Confiabilidad de equipos
2. Recomendaciones de proceso para hacer mejoras Confiabilidad de procesos

durante las reparaciones de planta o cuellos de
DEPENDENCIA
Apoyo tcnico a la produccin
Mejoramiento de procesos existentes

botella del
proceso
Ejecucin de proyectos
Paradas de planta y Administracin

de proyectos
Parada de plantas y Administracin
de proyectos
Administracin de herramientas
Mantenimiento de plantas
3. Informacin de equipos, herramientas y materiales Administracin de inventarios y

bodega
Mantenimiento da a da
Proveedores externos
4. Procedimientos de HSE, PTC y POP (apagada de
plantas, arrancada, cegado de plantas, panorama de
factores de riegos, plan de contingencia,
administracin del cambio, trabajo en alturas,
Unidad de
Soporte HSE, Apoyo tcnico a la
produccin y Operaciones
trabajos elctricos, trabajos confinados)

5. Lecciones Aprendidas
6. Informe sobre reparaciones de planta
7. Contratos de servicios, obras y/o suministro de
materiales para la reparacin de planta
8. Presupuesto anual aprobado para reparaciones

de planta
9. Programa de Produccin Mensual
Responsabilidad Integral Regional

Caribe, Apoyo tcnico a la
produccin y Departamento de
Operacin de Plantas
Gestin y aseguramiento del

conocimiento
Regional administrativa Norte
Contratacin
Gastos
Programacin de la produccin
Inversiones
Planeacin econmica y volumtrica
Administracin de herramientas
Desarrollo integral
Regional Gestin de Personal Norte
10. Disponibilidad real de personal temporal,

materiales, herramientas y equipos
Administracin de inventarios y
bodega
11. Planos fsicos de los equipos
12. Servicios de transporte, cafetera y aseo durante
las reparaciones de planta
13. Especialistas en reparaciones de plantas para
soporte, planeacin en trabajos de metalistera,
electricidad, mecnica e instrumentacin y
alistamiento
Confiabilidad de los equipos
Servicios Generales
Confiabilidad de procesos
Mejoramiento de procesos existentes Paradas de planta y Administracin

de proyectos
14. Listado de miscelneos (condiciones sub

estndares de equipos en mal estado detectadas por Procesamiento y transformacin
Operacin de plantas
los operadores durante su turno)

15. Soporte tcnico para liderar Taller de
Otras gerencias de Ecopetrol
Cuestionamiento del Alcance de las Reparaciones

de Planta y taller de revisin del alistamiento
Entidades externas
16. Requisicin anual de personal temporal

requerido para reparaciones de planta aprobada por Desarrollo integral
ECP
17. Marco Estratgico de ECP y Pronstico del
Negocio de VRP
Evaluacin de la gestin
Costos
18. Centro de Costos y de cargos contables para

registro de costos asociados a la reparacin de
planta
PRODUCTOS
CLIENTE
1. Trabajos ejecutados propios de la reparacin de
Procesamiento y
planta
transformacin
DEPENDENCIA
Operacin de plantas
Otras Gerencias de Ecopetrol

2. Solicitud de soporte tcnico para Taller de
Cuestionamiento de Alcance de Reparaciones de
Planta y taller de revisin del alistamiento
3. Solicitud de procedimientos de trabajos seguros a

realizar durante las reparaciones de planta
4. Reserva de materiales
Entidades externas
Soporte HSE
bodega
Unidad de Responsabilidad integral

Regional Caribe
5. Solicitud de contratos de servicios, obras y/o

suministro de materiales para trabajos de alistamiento,
prefabricaciones y/o alquiler de maquinarias especiales
Contratacin
Gastos
Presupuesto
Coordinacin de proyectos y
Paradas de planta y Administracin de
paradas de planta
proyectos
requeridas durante la reparacin de planta
6. Solicitud de presupuesto
7. Ordenes de Trabajo para trabajos previos y/o

prefabricaciones
8. Documentacin de lecciones aprendidas
9. Devolucin fsica de herramientas y equipos
Administracin de
herramientas
10. Devolucin de personal requerido como especialista Confiabilidad de equipos
para la reparacin de planta (planeacin, alistamiento y

ejecucin)
Mejoramiento de procesos
Paradas de planta y administracin de
existentes
proyectos
Soporte HSE
bodegas
Unidad de Responsabilidad integral

Regional Caribe
Contratacin
Gestin y aseguramiento del

11. Informe para retroalimentar a otros procesos sobre conocimiento
el desarrollo de la reparacin de planta
12. Informe de cancelacin de contratos del personal

temporal - reporte de sobretiempo
13. Informe de Indicadores de Gestin
Mejoramiento de procesos
Paradas de planta y administracin de
existentes
proyectos
Servicios generales
Relaciones laborales
Relaciones laborales
Evaluacin de la Gestin
14. Proyeccin anual de la planta de personal requerida Desarrollo

para su presupuesto y aprobacin
organizacional
Procesamiento y
15. Cierre y documentacin de las rdenes de trabajo

generadas para el alcance de las reparaciones de
transformacin
Regional Desarrollo Norte
Operacin de plantas
Costos
Costos
Costos
planta - manuales de informacin de la parada
16. Solicitud de creacin de centro de costos y cargos

contables para registro de costos asociados a la
reparacin de plantas
17. Registro de facturas para pagos
18. Cierre contable de la reparacin de planta para

informacin de costos
2.9
CONTROL DE COSTOS DEL PROCESO DE PARADAS DE PLANTA
El control de los costos del proceso se hace desde la primera hasta la ltima fase. Se
inicia en las primeras etapas con la estimacin y presupuesto de los costos y se
finaliza en la ltima etapa con la elaboracin del informe de los costos totales del
proceso.
Los objetivos de estimar y controlar los costos del proceso son los siguientes:
Asegurar que los recursos utilizados durante el proceso se aproximen a los

planeados
Optimizar la utilizacin de los recursos de la Parada de Planta
Registrar los costos y gastos que se van a generar en la parada de planta, para
as poder tener un control sobre stos a medida que se avanza en el proyecto.
Llevar un control efectivo sobre los recursos estimados y utilizados en el

Pronosticar
tempranamente
cualquier
desviacin
considerable
en
el
presupuesto aprobado, para que sean iniciadas las acciones correctivas

pertinentes
El control de costos del Proceso de Parada de Planta es llevado por un Analista de
Costos encargado del seguimiento y anlisis de los costos diarios del proceso; tiene
las siguientes responsabilidades:
Disponer de la curva de costos de la parada
Divulgar la curva de costos de la parada
Disponer de la tarifa de Ecopetrol para cada trabajo a realizar durante la parada
Realizar el costeo en un tiempo mximo de 24 horas de cada recomendacin

emitida por inspeccin
Actualizar la informacin de costos diariamente y emitir reporte que incluya anlisis

para la reunin diaria de la parada
Entregar al da tres despus de arrancada la unidad un informe de los costos

ejecutados en la parada.
El control de costos se realiza durante todas las fases de la Parada a los siguientes
tems:
Mano de Obra: se incluye alimentacin, transporte, beneficios y viticos.
Materiales y herramientas
Contratos
Consultoras
A continuacin se explican las actividades de Presupuesto, Estimacin y Control de

Costos durante todas las fases de la parada.
2.10.1 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fase I
Elaborar y gestionar el presupuesto para la prxima vigencia: en esta actividad se
determinan los recursos necesarios para la parada de planta. Se presupuesta lo
siguiente:
-
Mano de obra: Para la estimacin del presupuesto en la fase I se estiman los

costos de la mano de obra a utilizar durante la parada de planta de acuerdo a
datos histricos de las paradas anteriores y del informe de la ltima parada. Se
determina una cantidad aproximada de horas hombre para la parada; se analizan
que tipos de trabajo se van a realizar de acuerdo a las recomendaciones que se
realizaron en la parada anterior. En el presupuesto de mano de obra se incluyen
los costos indirectos de transporte, alimentacin, beneficios y viticos.
Materiales y herramientas: se presupuestan de acuerdo a recomendaciones de la

parada anterior y a datos histricos; para cada parada existen materiales que
siempre se piden y herramientas que siempre se utilizan, por ejemplo, material
refractario, esprragos, empaquetadura, etc. Los materiales de largos plazos de
entrega, tambin hacen parte de este presupuesto inicial, debido a que en esta
fase ya se conocen y se solicita su compra.
Contratos: se presupuestan de acuerdo a datos histricos, debido a que existen

contratos tpicos para una Parada de Planta, como el de andamios, limpieza de la
planta, etc.
Consultaras: Se debe presupuestar y cargar a la parada los gastos por la

contratacin de las consultoras que trabajan en la parada.
Una vez evaluado el presupuesto, se pueden presentar los siguientes dos casos:
El presupuesto aprobado es igual al solicitado: En este caso se continuar con

el proceso normal de planeacin de la parada.
El presupuesto aprobado es menor que el solicitado, en este caso se debe

reevaluar el alcance o solicitar una adicin presupuestal.
Para solicitar adicin presupuestal, se deben presentar una solicitud, por medio de
una carta al Departamento de Programacin de la Produccin. En esta carta se debe
explicar los motivos de la solicitud de adicin presupuestal
2.10.2 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fase II

Estimativo del presupuesto en un +/- 20%: antes del taller de cuestionamiento del
alcance, se realiza la valoracin de las rdenes de trabajo que van a ser cuestionadas,
de acuerdo con esto se realiza el presupuesto de la parada con una desviacin de +/20%.
2.10.3 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fase III
Ajuste del presupuesto y elaboracin de la curva "S" de costos: Luego de realizado el
taller de cuestionamiento del alcance y conociendo los trabajos a realizar en la parada
se ajusta el presupuesto de la Parada. Para el control de los costos se realiza la curva
"S", para comparar los costos presupuestados con los reales hasta el momento.
-
Mano de Obra: Se utiliza un formato que contiene valores estimados de

requerimientos de horas hombre para el mantenimiento de cada equipo segn su
tipo, basado en paradas anteriores, lo cual junto con el nmero de equipos a
intervenir pertenecientes a cada categora permite establecer la cantidad de horas
hombre que se requerir para la ejecucin de los trabajos.
Materiales y Herramientas: en esta fase ya han sido solicitados los materiales de

plazos normales de entrega, para el control de los costos se genera un reporte en
SAP de la gestin de los compradores hasta la fecha para determinar el valor real
de las solicitudes, adems con este reporte se hace seguimiento a las solicitudes
de los materiales
Contratos:
antes de realizar el trmite de contratacin se deben realizar los
presupuestos de los contratos de la parada, para esto se definen todos los tems
requeridos para el alcance de los trabajos, indicando la cantidad estimada
requerida, unidad de medicin, costo unitario y costo total de cada uno.
Luego cuando se inician los trmites de contratacin se solicita el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal (CDP), para hacer la reserva del recurso necesario para
hacer el contrato; esta solicitud se hace al Departamento de Programacin de la

Produccin P, Estos certificados de crean, visualizan y modifican en SAP. Con la
elaboracin del CDP el sistema deriva la cuenta, el centro de costos, el rea funcional
y el centro gestor.
Luego de la evaluacin de las ofertas se adjudican los contratos, y se ajusta el
presupuesto de la parada.
-
Consultoras: Se realiza el control de los costos llevando un registro de las horas

hombre trabajadas por el personal de la consultora.
2.10.4 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fase IV

Estimacin del presupuesto y ajuste la curva "S" de costos en un */- 10%:
Luego de que se planean las rdenes de trabajo y se adjudican los contratos, se
conoce la cantidad de recursos a ser utilizados en la parada y se realiza un
presupuesto ms aproximado.
La totalidad de costos de las rdenes de trabajo se realiza en Ellipse, y se obtiene el
costo total de mano de obra y materiales para cada una de las rdenes de trabajo, a
esto debe sumarse los dems costos indirectos de alimentacin, transporte, viticos,
con base en los pronsticos realizados y en las tarifas vigentes de precios.
2.10.5 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fases V y VI
Control de Costos de la Parada: En estas fases se realiza el control de los costos de la
parada, debido a que en la fase V se empieza la ejecucin de algunos contratos y se
efecta la movilizacin de recursos a la planta.
Mano de Obra: Para el control de los costos de horas hombre se utiliza al

Software SAP, en l se reportan las horas hombre trabajadas diariamente
durante el alistamiento y ejecucin del Proceso de Paradas de Planta. La
Regional Gestin de Personal Norte, ingresa a SAP el horario de trabajo de los
trabajadores temporales de la parada; el Departamento de Paradas de Planta y
Administracin de Proyectos se encarga de reportar en SAP las horas extras
trabajadas por el personal de parada y/o cualquier modificacin que se genere.
Materiales y Herramientas: para el control de los costos de generan informes

diarios del consumo de materiales y herramientas durante la ejecucin de la
parada, el costo de estos materiales y herramientas se adquiere por medio de
un reporte en SAP que contiene el valor real de las solicitudes de material.
[14 15]
Contratos: a medida que se reciben los trabajos contratados, se genera una

entrada de servicio en SAP cada vez que se recibe una factura del contratista,
luego se procede a hacer el pago al proveedor. Para dar por terminado el
contrato se debe finalizar en SAP la ltima entrada de servicio habilitando al
pedido el indicador Factura Final, con el fin de liberar el dinero no utilizado del
CDP.[9, 10 12]
Para el control de los costos de los contratos de la parada se genera el reporte

de seguimiento de pagos en SAP, con este se hace seguimiento a los pagos
que se cargan a la Parada de Planta y se verifica que los costos estn
cargados a su respectiva posicin presupuestaria.
Consultoras: Se lleva un control de las horas hombre del personal de la

consultora en la Parada de Planta.
Luego de que se genera la curva de costos, se compara con la ideal y se verifica la

desviacin; sta debe ser controlada y se deben generar planes de contingencia en
caso de que los recursos se estn utilizando de manera diferente a la planeada, para
asegurar que los recursos finales utilizados correspondan a los planeados.
2.9.6 Presupuesto, estimacin y control de costos en la Fase VII
Calcular Costos del Proceso: Luego de finalizados los trabajos se realiza un informe
final donde se consolidan los costos totales incurridos durante la parada, se realiza de
la siguiente manera:
La informacin sobre los costos totales del proyecto debe ser solicitada a la
Coordinacin de Contabilidad, a partir del dato registrado para los cargos contables
asignados al proyecto
El Planeador general de la Parada solicita a Contabilidad la emisin del reporte
detallado por conceptos de gastos de los gastos incurridos durante el desarrollo del
proyecto a su fecha de finalizacin. Esta dependencia deber entregar los registros de
cada una de las transacciones.
Con la ayuda de este reporte, el Planeador hace una revisin aleatoria de algunas de
las transacciones cargadas al centro de costo de la parada para identificar posibles
imprecisiones en los registros o la presencia de gastos no correspondientes a la
parada que por error se le hayan cargada a ella. De existir alguna irregularidad, se
notifica a la Coordinacin de Contabilidad para que realice el respectivo descargue
mediante transferencia entre cuentas
Se deben comparar los gastos totales con los planeados, en caso de que exista
mucha diferencia, se analiza a que se debe y se toman acciones correctivas para la
prxima parada
En el desarrollo de esta actividad el analista de costos debe tambin solicitar a las
otras dependencias relacionadas con el proceso, la remisin de los reportes que
correspondientes a cada una:
-
Mano de Obra: se solicita a personal un reporte de utilizacin de horas-hombre

detallando costo de salarios regulares y en sobretiempo. Deben esperarse el
tiempo suficiente para que sea incluida la totalidad los costos de salarios
(aproximadamente 30 das despus de la salida del ltimo trabajador de parada).
[3]
Se solicita al rea de Servicios Generales el reporte de costos de servicio de

transporte en buses y taxis, consumo de alimentacin en cafetera y aseo. Y se
solicitan los costos mdicos incurridos durante la parada.
-
[3]
Materiales y herramientas: Se realizan reportes en Ellipse que contienen la

cantidad de herramientas y materiales utilizados durante la Parada de Planta.
Contratos: se solicita al administrador de contratos los costos totales de los

contratos de la parada.
Consultora: reporte de horas hombre trabajadas por el personal de Consultora.
3. PROCEDIMIENTO SEGUIDO PARA LA ACTUALIZACIN DEL MANUAL

3.1 ESTUDIO DE LA VERSIN ANTERIOR DEL MANUAL
Este estudio consisti en la identificacin y anlisis de los subprocesos,
procedimientos y actividades descritos en la versin anterior del manual;
obtenindose las siguientes conclusiones:
El manual estaba dividido en 3 subprocesos que eran Planeacin,

Programacin y Ejecucin; en los cuales se explicaban las actividades a
seguir en el Proceso de Paradas de Planta.
El manual existente no contena todas las actividades que en la prctica

estaban siendo desarrolladas en el Proceso de Paradas de Planta
Estaba enfocado solamente a las reas de planeacin, programacin,

ejecucin y cierre del Proceso de Paradas de Planta, pero no tena en cuenta
reas como HSE, contratacin, Calidad, Compras y Control de costos, que
son necesarias para un desarrollo integral del proceso.
No se especificaban los roles y responsabilidades de los involucrados en el

No se definan clara y detalladamente los responsables de cada una de las

actividades del Proceso de Paradas de Planta.
No estaba especificado el periodo de tiempo en el cual deban realizarse

cada una de las actividades del proceso de Parada de Planta.
3.2 ESTUDIO
DE
LAS
MEJORES
PRCTICAS
DE
SHELL
GLOBAL
SOLUTIONS INTERNATIONAL B.V.

ASESORA PARA EL GERENCIAMIENTO DE PARADAS DE PLANTA: Gua para
el Gerenciamiento de Paradas de Planta. Este libro contiene los diversos aspectos a
tener en cuenta para el desarrollo de una parada de planta exitosa y describe las
herramientas disponibles para una efectiva preparacin, planeacin y ejecucin de
dicho evento.
UNA GUA PARA LA GESTIN DE PARADAS. Este libro contiene un modelo del
Proceso de Gestin del Trabajo para la Parada y diversos aspectos a tener en
cuenta al momento de la planeacin y ejecucin de una parada de planta.
En el estudio de los libros proporcionados por Shell Global Solutions International
B.V se establecieron las siete fases de tiempo y las 11 reas que deben ser
gerenciadas para un desarrollo efectivo del Proceso de Parada de Planta. Por otro
lado se siguieron las pautas de Shell Global Solutions International B.V para definir
las actividades del proceso y en qu periodo de tiempo realizarlas.
3.3 DESARROLLO DEL MANUAL DE PARADAS DE PLANTA
3.3.1 Definicin de las interacciones de las otras dependencias con el Proceso de
Paradas de Planta. En primer lugar, se definieron las entradas y las salidas del
Proceso de Paradas de Planta con respecto a los dems procesos
3.3.2 Identificacin de Roles y Responsabilidades de los involucrados en el Proceso
de Paradas de Planta. Se identificaron los roles de cada uno de los involucrados en
el proceso de Parada de Planta y luego se definieron las responsabilidades de cada
uno de ellos.
3.3.3 Identificacin de las actividades a desarrollar en cada etapa del Proceso de
Paradas de Planta. Se determinaron las actividades que conforman el Proceso de
Paradas de planta y se ubicaron en la fase y rea de desempeo a la cual
pertenecen, realizndose de la siguiente manera:
Las actividades contenidas en el antiguo manual y que formaban parte del

proceso de Parada de Planta se ubicaron en el rea de desempeo y fase a
la que pertenecan.
Se incluyeron las actividades no contempladas en el manual existente, pero

que estaban siendo realizadas en los procesos de parada de planta
Se adicionaron actividades nuevas que deben realizarse en el Proceso de

Paradas de Planta, de acuerdo con las mejores prcticas de Shell Global
Solutions.
Se asignaron los respectivos responsables de todas las actividades del

Se defini el objetivo, alcance y periodo de realizacin de cada una de las

actividades que conforman el Proceso de Paradas de Planta.
3.3.4 Realizacin del diagrama de flujo del modelo de gerenciamiento del Proceso
de Paradas de Planta
Se determin el tipo de relacin que tenan las actividades, cuales deban realizarse
antes que otras, cuales despus o sin no tenan ninguna relacin.
Como resultado se obtuvo el flujo grama que contiene la secuencia lgica de las
actividades a realizar en cada etapa del proceso de Parada de Planta.
3.3.5 Inclusin del control de costos del Proceso de Paradas de Planta.

Se incluyeron en el manual las actividades relacionadas con la estimacin de los
costos, elaboracin de presupuestos y control de los costos durante todas las
etapas de la Parada de Planta.
Se describieron en el manual los procedimientos para reportar el sobretiempo

en SAP, que se utiliza para controlar los costos generados por horas hombre.
Se incluyeron los pasos para la elaboracin, visualizacin y modificacin en

SAP de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), para los
costos de los contratos de la Parada.
Se describieron los procedimientos para la generacin de reportes de

materiales y herramientas en Ellipse y SAP, para el control de costos de
stos.
Se defini el procedimiento para generar el reporte en SAP de seguimiento

de los pagos de los Contratistas.
Se estableci el procedimiento para el clculo de los costos de las rdenes

de trabajo en Ellipse.

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ANALISIS DE PROGRAMACION DEL PROCESO DE

2. DESCRIPCIN DEL MANUAL DEL PROCESO DE PARADA DE PLANTA

2.4.2 La asignacin de responsabilidades a cada actividad est dada sobre la base

calidad de la empresa y de acuerdo con los procedimientos establecidos. Contiene los

Coordinador de la planta: responsable del desarrollo de los programas de apagada,

2.6.2 Equipos que conforman el Proceso de Paradas de Planta

Equipo de coordinacin: determina la forma de hacer las actividades durante todas

Coordinador de Administracin de Inventarios

Planeador general de la Parada.

Equipo de Planeacin: responsable de la planeacin de la Parada de Planta

Esta fase tiene su duracin entre 18 y 12 meses antes de la ejecucin de la Parada y

Tabla 4. Actividades de la Fase I

Jefe del Dpto de

Contiene las reparaciones que se tiene previsto ejecutar en

las diferentes unidades productivas de la Planta de

El plan se debe hacer

para 5 aos y debe

general de la parada Confiabilidad Coordinador de

Para cada parada se deber estimar los siguientes

Equipo de Gerencia Lder de la parada

Premisas (aunque no se limitan a ellos) son la fecha de

Equipo de gerencia y Gerente

Entre 3 y 4 meses antes

Se definen los que van a liderar el proceso, para que se

Con el fin de informar a los involucrados del proceso las

Solicitar los cambios

Se solicitan los cambios de ingeniera, diseo, etc., a

El plan de hitos contiene los hitos a cumplir durante las

fases de la parada; debe contener las fechas de las

antes de la ejecucin de actividades a realizar, as como los responsables de stas.

Se deben resaltar los hitos importantes y tenerlos

antes de la ejecucin de trabajos mecnicos y arranque de cada planta a ser

creacin del centro

Planta dentro del sistema de administracin de costos de la

refinera; en l se cargan los costos incurridos durante la

el presupuesto para Lder de la parada

Contiene las fechas de inicio y terminacin de la apagada,

Se estiman los costos de la parada con una desviacin de

Se define que trabajos van a ser contratados, como va a

ser la forma se pag, quien pone los materiales, etc.

Los materiales que tienen tiempo y negociaciones

antes de la ejecucin de prolongadas o requerimientos especiales para la compra y

Se identifica que se debe mejorar, para aplicarlo a la

parada de planta en desarrollo

Fase II. Define el alcance final de la Parada despus de hacer una

recopilacin y cuestionamiento a las rdenes de trabajo; al finalizar esta etapa se

Tabla 5. Actividades de la Fase II

Se enumeran todas las actividades y tareas que

deben ser realizadas para adelantar con xito las

diferentes etapas de la Parada, estableciendo las

parada (fase II)

El equipo planeador est conformado por Planeador

general, planeador electricista, de metalistera, de

Para informar a los involucrados el avance del

De 12 a 10 meses antes Se solicita al departamento de apoyo tcnico a la

produccin las diferentes rdenes de trabajo de la

En el taller se define el alcance final de la Parada,

En el taller participan un agente externo como

del Lder de la parada

informacin concerniente a la parada de planta

Consiste en suspender la inclusin de trabajos como

Elaborar plan II (grupos

Contiene la duracin de cada grupo de equipos a

antes de la ejecucin de intervenir en la Parada. Los grupos de equipos pueden