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LA ORGANIZACIN MODERNA
Autor: Ismeria Oca
Archivo: Las empresas pblicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales
originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.
Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemtica,
de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia,
puedan ser localizados fcil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos ms importantes, ya que en l se
recopila en forma organizada los registros, documentos de inters para la empresa. El
procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma
sistemtica se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de
lograr rapidez y eficacia en la localizacin de los documentos.
En todos los pases junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la
administracin pblica. Por lo general en los pases latinoamericanos no existe una
poltica precisa y sistemtica que determine la organizacin de los archivos
administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la
normativa interna emanada del mismo. y adoptan los procedimientos que consideren
ms convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organizacin y a la naturaleza de
los documentos.
Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados,
stos pueden clasificarse en: Sociales, gremiales, deportivos, polticos, eclesisticos,
notariales, educacionales, particulares.
Funciones de los archivos.
a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b.- Asegurar la perfecta conservacin de los documentos.
c.- Asegurar la mxima rapidez en la localizacin y envo de los documentos requeridos
por las diversas dependencias de la empresa.
COMPROBACIN
1.- Con qu propsito se archiva?
2.- Elabore una definicin de archivo.
3.- Establezca diferencias entre archivo y archivar
4.- Qu importancia tiene el archivo en una organizacin?
ARCHIVOS. TIPOS
- Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicacin por
trminos semejantes y para su posterior localizacin
- Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.
Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que
mejor se adapte a su actividad especfica siguiendo una coordinacin sistemtica que
permita mayor fluidez y garanta de informacin y control.
Manual o Cdigo de Clasificacin.
Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que sirva de
consulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de archivo y de algn
servicio general.
La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace necesaria la
existencia de normas y procedimientos para los que realizan la labor de clasificado en
todos los archivos.
Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las siguientes:
- Reunin de los documentos, colocacin de los documentos en las carpetas y archivos,
empleo de guas y carpetas, preparacin de las etiquetas para carpetas y archivadores.
Previo a la colocacin de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar
dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufran
deterioro.
ARCHIVO. SISTEMAS DE CLASIFICACIN
"La direccin de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia hacia el
archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que deba ser resuelto por los
propios empleados. Por esta razn muchas empresas se encuentran con sistemas de
clasificacin inadecuados y con archivos llenos de documentos intiles" (Landa Y
Farner, 1982).
Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayora de las
oficinas, an se contina manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de
muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines...
El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadsticas de
algunas empresas lo demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lgico es pensar en la
economa del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de documentos, y lo
primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificacin, que se adapte
a las exigencias de la empresa, que d seguridad a la informacin conservada y que est
disponible para un futuro uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los
documentos innecesarios.
Principios Fundamentales de Clasificacin.
Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos estn listos para ser archivados);
clasificar,(decidir bajo que nombre se archivar);codificar,(Indicar nombre o asunto
decidido en la clasificacin); distribuir( los documentos se coleccionan en grupos
dependiendo del asunto, lugar o nombre sealado en la clasificacin; guardar(Colocar
los documentos en las carpetas respectivas dentro de las gavetas)
ARCHIVO. SISTEMA ALFABTICO.
Sistema alfabtico: Sigue una secuencia lgica, basada en el arreglo de los nombres de
acuerdo con el alfabeto, muy similae al usado en los dicccionarios. Este sistema se
ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas:
La organizacin de carpetas y guas es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los
apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabtico.
Reglas para ordenar alfabticamente. se usan directa o indirectamente encasi todos los
sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas.
Existen varias reglas bsicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aqu se
estudiarn las mas usadaen nuestro pas.
Reglas de clasificacin
1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en
primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo
nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: Maria Elena Salas. quedar as:
- Apellido, en este caso, Salas;
2- Nombre de pila: Mara;
3- Segundo nombre: Elena; es decir quedara asi:
Salas, Mara Elena, siempre la inversin delnombre debe ir precedida por una coma. ( Si
aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituira la segunda unidad de
archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA,
NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN
INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIN.
Ordene alfabticamente los siguientes nombres de acuerdo a esta regla:
Mario Daz Prez, Carlos Arreaza, Juan E. Zarcos, Jos Perna
3.- Un apellido slo o una inicial. Los apellidos solos o acompaados de una inicial del
nombre preceden a un apellido con nombre completo que comience con la misma letra.
Ejemplo: Juan Guzmn Pez, J. Guzmn, J. E. Guzmn, Juan Ernesto Guzmn
Orden
Unidad 1
Unidad 2
Unidad 2
Unidad 3 Unidad 4
Unidad 3 Unidad 4
Duarte (de)
Matos,
Casalta,
Ana
Mara
Elsa
Araujo (de)
Casalta,
Matos,
Ana
Elsa
Santana (de)
Galeno,
Galeno,
Dilcia
Dilcia
Unidad 1
Araujo (de)
Mara
Duarte (de)
Santana (de)
Ejercicio.
Aplique las reglas estudiadas en los siguientes nombres;
Ana Rodriguez de Rojas, Adalgiza Rosario de Gonzlez, Flor mara de Serres, Hilaria
cardozo de Santamara, Ana de garca,
Ysaida Faras, Alida Mara Guillen, alejandra Victoria Len. Ritmar Jos Len Lozada,
Daniel Lozada, Daniel Alejandro Lozada,
Fabiola Lozada, Juana Sagaray, Rafael Bastidas, Rafael Bastardo, Carla Serrano Maria
Luisa Serrano Arguello, Ernesto Arguello,
Juana Arvelez. Juana Alvarez, Avilio Lozada, Paulina Borzellino, Mario Araujo. Jos
Araujo Daz
NOMBRES. CASAS COMERCIALES.
Regla: Cuando el nombre completo de un individuo se incluye en el nombre de una
firma comercia, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hace con
el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al final en el orden
como aparece. Ejemplo. Farmacia Luis Marn, quedara as:
Unidad 1
Marn,
Unidad 2
Luis
Unidad 3
Farmacia
Orden
Unidad 1
Unidad 2
2
Unidad 3
Unidad 3
Delln,
Marcos,
Mara,
Editorial
Sucesores (de)
Borges,
Mara,
Marcos,
Sucesores (de)
Editorial
Graterol,
Graterol,
Pedro,
Pedro,
Unidad 1
Unidad
Borges,
Delln,
Consorcio
Consorcio
Unidad 3
Unidad 3
Almacn (el)
Carmen
(el)
Carmen
Unidad
Almacn
Almacn
Almacn (la)
Rosa
los)
Helados (La)
Roja
Casa (de
Mndez (y)
Daz,
(y)
Daz,
Sucesores
Sucesores
Mndez
Unidad 2
Farmacia
Junn
Orden
Unidad 1
Unidad 2
Unidad2
Unidad 3
Talleres
Banco
Villasmil
Venezuela
Zapatera
Cedeo
Cristy
Unidad 3
Unidad 1
Librera
Optica
Bertl
Optica
Bertl
Librera
Prez
Cedeo
Daz
Sucesores
Banco
Villasmil
Venezuela
Talleres
Sucesores
Cristy
Prez
Daz
Zapatera
NMEROS.
Regla: Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen nmeros, stos
constituyen unidad de archivo, se escriben tal como aparecen, pero se consideran para
efectos de archivo, como si estuvieran escritos en letras.
Ejemplo: Ferretera las 5 letras, Almacn las 3 A, II Tienda del Cristal, Los 5 hermano,
4 Estaciones, Almacn
Clasificacin
Lgico
Orden
Unidad 1
Unidad 2
2
Unidad 3
Ferretera (las)
3
A
Almacn (las)
Hermano (Los)
Unidad 3
Unidad 1
Letras
Unidad
Almacn (las)
II
Estaciones,
5
5
Hermanos
Letras
Ferretera (las)
4
II
Estaciones
Tienda (del)
Almacn
Cristal
Unid2
Unid 3
Dra.
Sucesin (del)
la)
Profa.
Sr.
Sr.
Sucesores
Unid3
Unidad 4
Franco
Ejercicio:
Clnica (de
Oca
Escuela (de
Oca
Len (y)
Rene
Unid 1
Zurivic
Lozada
Zurivic
Lozada
Rita
Rene
Sr.
Unid 4
Rita
Oca
Sr
Orta
Orta.
Len (y)
Oca
Sucesores
Sucesin (del)
Sucesin
Aplique las reglas estudiadas en los siguientes nombres: Heladeria 1000 sabores,
Sucesin del Sr. Juan Perna, Almacn 3 colores, Sucesin de la Licda. Gonzalez Laya,
Medina, Prez sucesores, Ferretera los 3 golpes, Farmacia 4 Hierbas S. A, Clnica del
Dr. Joel Salas Sucesoo de Hermanos Daz, Abasto Narciso Salazar, III Avenida Tienda
de Mascotas, Perfumeria 3 fragancias, Sres Prez y Garcia Sucesores
NOMBRES. GEOGRFICOS Y ABREVIATURAS
Nombres geogrficos. Regla: Cuando en el nombre de una sociedad, corporacin o
institucin se incluye un nombre geogrfico conformado por dos o ms palabras; cada
palabra se considera como una unidad de archivo, excepto los artculos que pasan a
formar parte de la unidad. Ejemplo: San Juan de Areo, Abasto ,quedara: San Juan
(de) Areo , Abasto (4 unidades); La Guaira, Optica Company, quedara: La Guaira
Optica Company (3 unidades).
Frigorfico Los Chorros, Zapatera la Cueva del gucharo, Centro Comercial Parque
Aragua, quedarian as:
Clasificacin
Orden Lgico
Unidad 1
2
Unid 3
Unidad 2
Unid 4
Frigorfico
Comercial
Los Chorros
Parque Aragua
Zapatera
Unidad 3
Unidad 4
Unidad
Centro
Centro
Comercial
(del) Gucharo
Unidad 1
Parque
Zapateria La cueva
Abreviaturas. Regla: Las abreviaturas tales como: C. A, S. A. Ltda. Corp, Ca, Hnos,
S. en C. Sucrs. y cualquier otra abreviatura de significado conocido en el nombr de una
organizacin se consideran como palabras completas y conforman unidad de archivo.
Ejemplo. Mendez y Garcia S. A. quedara.
Mndez( y )Garca S.A. ($ unidades) Hnos Faras, quedara: Hnos Faras (2 unidades)
Aplique la regla en los siguientes nombres: George Garrido Co.; Barbera Hnos.
D'Acosta; Colegio Sto. Domingo; Almacen Sta. Rita; Lpez y Gonzlez Sucrs. Carlos
Daz Inc.; Peluquera Hnas Pereda
BANCOS.
Bancos. Regla: Los nombres de bancos se clasifican y archivan, en primer lugar bajo
el nombre del banco y en segundo bajo el nombre de la agencia. Ejemplo: Banco
Provincial Agencia Maturn, Banco provincial Agencia Palital; Banco Provincial
Agencia Aguasay. Quedarian:
Clasificacin
Orden Lgico
Unid 1
3
Unid 2
Unid 3
Unid 1
Banco
Aguasay
Unid 2
Provincial
Maturn
Banco
Provincial
Banco
Maturn
Provincial
Palital
Banco
Provincial
Banco
Palital
Provincial
Aguasay
Banco
Provincial
Unid
Ejercicio Integral. Aplique las reglas estudiadas y ordene alfabticamente los siguiente
nombres:
Prof. Roberto Diaz Agreda
Carmen carrillo
Dr. Alejandro Ajmad
Restaurant 5 y 6
Apolo 11 Lavandera
Castro
Restaurant Cuatricentenario
La Casa de la Moda
Hotel La Guaira