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+ ESTUDIO DE CASO
Sistema de gestin de
los interesados:
Un proceso de mejora
continua
DESAFOS PRINCIPALES
La estandarizacin de procesos de las reas sociales, siempre es un reto. Con ello se
busca la simplicacin de actividades, la unicacin y generacin de especicaciones que
ayuden a prevenir errores de identicacin, creando un lenguaje preciso y claro en toda la
organizacin. El proceso se inicia con el levantamiento del proceso actual y se crea una
manera de compartirlo, documentarlo y utilizar las lecciones aprendidas. El siguiente paso
es mejorar el proceso para llegar una estandarizacin que benecie en cuanto a la
productividad, tiempo de respuesta y prevencin de errores.
La recopilacin sistemtica de informacin puede ser un verdadero desafo para los
proyectos de minera, y petrleo y gas que deben atenuar sus riesgos de gestin social. Y
estos son necesarios para comprender la problemtica social a la que las empresas se
enfrentan. Un programa con datos obsoletos tiene un uso limitado: los riesgos deben
evaluarse.
Los datos deben ser conables, precisos y transmitirse. Es muy comn describir fallas
en errores humanos de tomas de decisiones debidos a datos incompletos, imprecisos o
falsos. Por ello es necesaria la incorporacin de los mecanismos adecuados para
garantizar la calidad de la informacin capturada.
La interpretacin de datos. Los datos deben ser presentados con el lenguaje adecuado, y
de forma tal que evite la mala interpretacin de la informacin.
La necesidad de datos para la toma de decisiones en organizaciones complejas, donde
hay que implementar mecanismos que garanticen el compartir la informacin rpidamente
y donde adems existen recursos nitos, obligan a preocuparse por los costos relativos
tanto del acopio, procesamiento, anlisis, presentacin y distribucin de los datos.
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La participacin de las
partes interesadas consiste
en la interaccin directa
entre la empresa y sus
grupos de inters clave e
incluye diferentes niveles de
divulgacin de informacin,
consulta y cooperacin. Es
un proceso de dos vas para
las empresas para
proporcionar informacin, y
recibir informacin y
retroalimentacin de las
partes interesadas con
respecto a la empresa y su
actividad(1).
Continua
comunicacin y
revisin
Atencin o
respuesta
Planicacin
A n de comprender y
resolver correctamente un
problema, ste debe ser
reconocido y los datos
relevantes deben reunirse y
analizarse. Tratar de resolver
un problema sin datos duros
es similar a recurrir a
corazonadas y sentimientos
no es un enfoque muy
cientco u objetivo(3).
El principio: basura entrabasura sale,
se basa en la observacin de
que las buenas entradas
generalmente dan como
resultado buenas salidas y
entradas de malas,
restriccin en la intervencin
del diseo generalmente da
como resultado malas
salidas(4).
En primer lugar se debe
resolver el proceso manual, y
luego automatizarlo. Trate de
construir el sistema con la
mayor exibilidad como le
sea posible para que pueda
seguir la mejora continua del
proceso de acuerdo a los
cambios en su negocio(5).
Comunicacin
inicial
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La organizacin debe
monitorear y evaluar
sistemticamente la calidad
general de la participacin
de los interesados y los
propietarios de las
actividades de participacin,
debern evaluar la calidad de
sus actividades
individuales(6).
La mayora de las reuniones eran interacciones uno-auno. Las preguntas de los participantes se registraban,
pero no las respuestas por parte de la empresa, lo que
haca difcil el seguimiento de la reunin y no brindaba
antecedentes para hacer frente a nuevos problemas.
Una vez se deni la problemtica, se acord con RC el alcance de los servicios en cuanto a problemas a resolver, productos
esperados, tiempo de implementacin y calidad de los servicios.
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Sistema o sistema de
gestin representa los
procesos que en conjunto
proporcionan un marco
sistemtico para garantizar
que las tareas sean
realizadas correctamente, de
manera coherente y ecaz
para lograr un resultado
especco y para impulsar la
mejora continua de los
resultados(7) .
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Una vez implementado el sistema, la empresa pas a la siguiente etapa que es la revisin
o evaluacin continua de los resultados. Para ello se procedi a vericar si se estaban
logrando los objetivos originales y evaluar los procesos y el sistema con el objetivo de
mejorar la los resultados. Adems vericar si el sistema, sus procesos y componentes son
comprendidos por todos adecuadamente.
Comparar condiciones existentes con
condiciones anteriores y futuras deseadas para evaluar el progreso general de las
actividades de engagement y validar las suposiciones iniciales segn las cuales se
desarroll el IMS.
Para lo anterior Boralis hizo una evaluacin de los aspectos operativos tales como:
administracin de sistemas, procesos de negocio, implementacin de actividades, bases
de datos e infraestructura de TI a la luz de los objetivos y de los principios de
responsabilidad social corporativa de la empresa.
Las actividades especcas incluyeron:
Evaluacin de los procesos.
Revisin del rendimiento del IMS.
Los conjuntos de datos y documentos clave del proyecto.
Evaluar el progreso del proyecto en relacin con el resultado previsto y recomendacin
de formas de mejorar la ejecucin del proyecto.
Evaluar la ecacia de la organizacin y gestin de proyectos con respecto a su tamao
y composicin, la estructura organizativa, e informacin.
Identicar las lecciones aprendidas en relacin con aspectos de la implementacin del
proyecto que pueden beneciar al seguimiento las actividades.
Brindar asesoramiento sobre las formas de mejorar la aplicacin de entrada de datos y
presentacin de informes actividades y determinar las formas en que la empresa
puede maximizar el impacto del IMS.
Pequeas mejoras en
muchos procesos se
acumulan poco a poco,
dando lugar a una mejora
signicativa en la calidad,
ventajas econmicas y
mejoras en la
productividad(8).
Problemas de tipo se
producen cuando el tipo i de
las entradas se introduce
incorrectamente en un
sistema, tal como introducir
un nmero de telfono en un
campo de nmero de tarjeta
de crdito. Los problemas de
tipo son graves porque las
aportaciones podran ser
radicalmente diferentes de
las entradas esperadas(9).
Hallazgos
La comparacin de datos durante un plazo permite que los usuarios obtengan tendencias
de parmetros para reas especcas y posibilita una implementacin proactiva de
medidas para atenuar los riesgos/impactos sociales.
Entre los hallazgos se encontraron:
Proyecto de ejecucin fue de acuerdo a los objetivos iniciales: Personal CR est
siguiendo en una entrada de datos todos los das de reuniones, consultas y tareas
informales. Pero luego de un ao an debe de fortalecer el registro de datos de forma
regular las quejas y compromisos.
Se encontraron problemas de tipo y de calidad en los datos, especialmente en el
personal que no fue capacitado al inicio y en los primeros registros.
Algunos datos de encuestas previas, como nombres de personas y organizaciones que
fueron cargados inicialmente, deben ser removidos, ya que los datos generan ruido, ya
que no son los Stakeholder impactados directa o indirectamente por el proyecto.
El equipo al ser recientemente conformado cuando se inici la denicin del sistema, a
pesar de tener todos los procesos documentados y haberse mejorado, no fue
suciente, y tuvo que denirse alguna terminologa y complementarse algunos
procesos.
El equipo de RC est usando el IMS como una herramienta con nes de auditora. Es
decir, en la auditoria interna de la empresa, RC utiliz los reportes como medio de
vericacin de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos.
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BENEFICIOS CLAVE
En marco de la evaluacin, el equipo de CR identic los benecios que ellos pervivieron. A
continuacin se presentan sus impresiones:
Ms fcil y mejor monitoreo de las actividades y bsqueda de datos.
Procesos auditables y trazables. Se tienen registros de todas las actividades de
participacin.
Reduccin de tiempo en el procesamiento, la bsqueda y la presentacin de informes.
No hay duplicacin de esfuerzos ni de informacin.
Mejora los procesos de negocio, siendo ahora estndar.
Mejora de la calidad de los datos y seguridad de archivos e informacin. Se sigue las
reglas de seguridad y respaldo de la empresa.
Mejor comunicacin del personal de CR.
Acceso optimo a la informacin clave del proyecto. Ahora es disponible para todos los
miembros del equipo del proyecto.
Almacenamiento centralizado de todas las actividades.
Mejor documentacin y capacidad de presentacin de informes.
Toma de decisiones basada en datos actualizados y ables.
El verdadero valor de la
mejora continua es en la
creacin de un ambiente de
aprendizaje continuo y un
ambiente que no slo acepta,
sino que promueve el
cambio(2).
REFERENCIAS
1.
2.
3.
4.
5.
A MODO DE CONCLUSIN
La gestin de los interesados es uno de los temas ms sensibles de muchos proyectos de
minera, y de petrleo y gas. Si se realiza correctamente, puede tener un impacto positivo
en el proyecto. Tambin puede ocurrir lo contrario! La implementacin de un IMS que
contenga herramientas de control y elaboracin de informes, apoya a las empresas a
manejar ecientemente gran volumen de datos y monitorear diversas actividades.
La solucin de Boralis permite que las compaas administren ecazmente a todas sus
actividades de comunicacin con las partes interesadas, a n de recopilar la Informacin
en una base de datos centralizada, generar informes y enviar alertas para avisar a los
usuarios cuando una actividad va a llegar a su fecha limite y pueda tomar una medida
preventiva si es necesario.
La aplicacin de Boralis se adapta a los procesos de la empresa. Al ser stas dinmicas,
se debe contemplar evaluar los procesos y la herramienta peridicamente con la nalidad
de mejorar continuamente el rendimiento no solo del sistema sino tambin de las
actividades de engagement.
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